Форма сзв-стаж: как правильно заполнить новую отчетность для пфр. Как правильно заполнять сзв-стаж, и кому поручить это дело

Приводит рекомендации и инструкции для работы с документом. Читателям предлагается для ознакомления образец заполнения и краткий обзор программ, в которых можно заполнить указанный вид отчетности. Информация основывается на законодательстве по состоянию на ноябрь 2017г.

Где взять бланк

Форма отчетности СЗВ-М – относительно новая, внедрена в 2016 г. постановлением ПФР №83п. ежемесячно до 15 числа месяца следующего за отчетным.

Форма доступна:

• на веб-сайте ПФР по этому адресу ;
• в электронной базе правовых источников;
• имеется в наличии в ряде бухгалтерских программ, о которых мы поговорим ниже.

В зависимости от обстоятельств, организации и вида деятельности можно воспользоваться любым из перечисленных способов для получения этой формы отчетности.

Как заполнять СЗВ-М

Правила

Как правило, законодатель приводит методические рекомендации по заполнению предусмотренной документом формы. Вышеуказанное постановление стало исключением. Правила для заполнения формы указаны в ней самой.

В отчет необходимо включить , включая:

• отпускников;
• командированных и т.д.

В случае найма организацией менее 25 сотрудников, отчет сдается в бумажном виде, в остальных случаях – .

• За несоблюдение формы сдаваемой отчетности предусмотрен штраф в размере 1 000 рублей.
• Штраф также предусмотрен за ошибки, допущенные при сдаче документа, в размере 500 рублей за сотрудника, поэтому лицу сдающему отчет . Это можно сделать автоматически при помощи программ ПФР, о которых речь пойдет ниже.

Инструкция

В отчетности необходимо указать следующие сведения:

• номер регистрации страхователя ( или ) в ПФР;
• название ИП или , ИНН и ;
• отчетный период, за который сдается отчет;
• отметка о типе сдаваемой формы: как правило, это исходная, в случае необходимости отмены предыдущей исходной формы или , в случае необходимости внести сведения;
• ФИО, и ИНН застрахованных работников;
• Должность руководителя, подпись, расшифровка, дата и .

Также необходимо учесть, что:

• индивидуальный предприниматель указывает:
  • «ИП» и ФИО;
  • указывает себя в качестве ;
  • не включает себя в перечень застрахованных лиц, поскольку не заключает договор с собой;
• юрлицу необходимо указать в соответствии с и .

Образец и пример

Образец заполнения вы найдете ниже.

Пример заполнения

Можно ли заполнить на сайте ПФР

Отчетность можно заполнить в бесплатных программах разработанных различными территориальными подразделениями ведомства. Среди которых:

• Spu_orb, разработана оренбургским подразделением, доступна для скачивания по следующему адресу . В ней можно подготовить отчетность по различным формам, включая СЗВ-М – Сведения о лицах, которые были застрахованы. В ней можно ввести, распечатать и выгрузить документы для ПФР;
• CheckPFR, разработана ПФР – Башкортостан, доступна для бесплатного скачивания на веб-сайте ПФР по следующему адресу . С ее помощью можно проверить подготовленный отчет перед подачей в ПФР;
• PsvRSV, предлагаемая разработчиками из Волгограда , в которой также можно заполнить обсуждаемый вид отчетности;
• ПД СПУ, программа, предлагаемая ПФР – Смоленск по этому адресу .

Заполнение бланка непосредственно на сайте ПФР не предусмотрено функционалом страницы.

Как внести сведения по форме СЗВ-М в 1С:Бухгалтерия 8.2, расскажет данный видеоролик:

Какие есть программы для оформления

На рынке существует , которые стараются создать конкуренцию лидеру – 1С, перечислим наиболее популярные из них для сдачи отчетности, предусмотренной формой СЗВ-М:

• Бухсофт онлайн:
  • имеет все виды отчетностей подаваемых в государственные органы;
  • проста в использовании;
  • составляет отчеты автоматически;
  • осуществляет автоматический расчет данных.
• Платная версия предлагает дополнительные возможности, а именно:
  • формирование отчетности, включая по форме СЗВ-М;
  • печать форм, баланса и деклараций;
  • ведение нескольких организаций;
  • импорт данных;
  • выгрузка заполненных документов.
• Контур. Экстерн. Программа предлагает следующие возможности:
  • проверку видов отчетности, созданных в любой другой программе и ;
  • использование действующих форм документов, справочников и классификаторов;
  • своевременное обновление;
  • сдачу отчетов в ПФР в электронном виде, в случае трудоустройства более 25 сотрудников в отчетном периоде. Для этого юрлицо или ИП заключает соглашение с ПФР;
  • формирование других отчетов.
• Мое дело. Сервис:
  • самостоятельно рассчитывающий налоги и взносы согласно ;
  • формирующий различную отчетность;
  • напоминающий о и уплаты налогов;
  • предоставляющий возможность сдавать различные виды отчетности в ПФР онлайн, для этого необходима электронная подпись;
  • предлагающий оптимизацию уплачиваемых налогов.

• Небо. В программе можно:
  • рассчитывать приход и расход;
  • учитывать запасы;
  • рассчитывать заработную плату сотрудников;
  • создавать отчеты для государственных органов;
  • импортировать файлы;
  • вести несколько организаций.

• Астрал-Отчет. В программе возможно:
  • отправлять отчеты в государственные органы по действующим формам;
  • получать обновление;
  • импортировать данные;
  • проверять отчет перед отправкой;
  • контролировать статус отправленного отчета;
  • направлять письма в ПФР;
  • получать уведомления о сроках, дабы .

Пожалуй, самая известная и распространенная бухгалтерская программа в стране – 1С, которая обладает качествами всех вышеперечисленных программ и не нуждается в рекламе.

Заключение

Резюмируя вышеизложенное, отметим следующее:

• бланк можно найти несколькими способами указанными выше;
• форма сдается каждый месяц;
• она содержит сведения обо всех сотрудниках, включая подрядчиков – физических лиц;
• ПФР предлагает ряд бесплатных программ для ее формирования с инструкциями на своем сайте по такому адресу ;
• рынок предлагает большой выбор бухгалтерских программ, в которых можно сдавать предусмотренные законом виды отчетности в ПФР, выше приведены несколько из них.

Формирование отчета о застрахованных лицах СЗВ-М в 1С:Бухгалтерии 7.7показано в данном видео:

В 2017 году была введена в действие СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей. Автором ее создания был Пенсионный фонд, поскольку при передаче администрирования соцвзносов в ФНС, в фонд перестала поступать информация о трудовом стаже работников. В этом году новую форму нужно выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, однако с 2018 года по ней необходимо отчитываться в обязательном порядке всем хозяйствующим субъектам.

До 2017 года организации и предприниматели подавали в Пенсионный фонд отчет РСВ-1, из которого орган получал сведения о страже застрахованных лиц.

Однако с 2017 года управление взносами был передано, отчет отменили, и у фонда возникла проблема - у него исчез источник необходимых сведений для исчисления трудового стажа.

Для этих целей была разработан и введен СЗВ-СТАЖ. Она по внешнему виду напоминает другой отчет, отправляемый в фонд - СЗВ-М, но содержит по каждому из работников более подробные сведения.

Документы по своему действию не отменяют друг друга - ведь на основании ежемесячных сведений из СЗВ-М пенсионный фонд получает информацию о работающих пенсионерах с целью отмены постоянной индексации пенсии. Новый же отчет будет источником сведений о стаже каждого трудоустроенного работника, а также о размере начисленных на них взносов.

В качестве годового отчета новая форма будет подаваться в фонд только в 2018 году. Тем не менее, если в течение 2017 года работник решит уволиться, организация обязана выдать ему на руки СЗВ-СТАЖ. Кроме этого, при выходе на пенсию, и своевременном уведомлении об этом компании, ответственный работник должен будет подать электронную версию в фонд в период 3 дней по факту обращения.

Кто должен предоставлять СЗВ-СТАЖ?

По разработанным правилам, новый бланк необходимо будет обязательно подавать:

• Компании, а также относящиеся к ним подразделения, расположенные в других регионах;
• Предприниматели, сыщики, имеющие лицензию, адвокаты, нотариусы, у которых есть наемные сотрудники.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2017 году

Документ СЗВ-СТАЖ субъекты, у которых есть наемные работники, должны сдавать в ПФ каждый год один раз. Крайним сроком подачи этого документа определено 1 марта такого года, который идет за отчетным. На эту даты действует правило, что если она будет выпадать на выходной день, то окончательный срок подачи будет автоматически перемещаться на первый ближайший рабочий день.

В 2017 году этот отчет сдавать в обязательном порядке не было необходимости. Впервые хозяйствующие субъекты это будут делать до 1 марта 2018 года за период – 2017 год.

Однако также есть два случая, при которых необходимо будет незамедлительно оформить СЗВ-СТАЖ:

• Если сотрудник оформляет себе пенсию, и принес в свою бухгалтерию уведомление об это событии, то на него необходимо оформить бланк и передать его в срок трех дней с факта сообщения;
• Необходимо обязательно составлять СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника. Это должно происходить в завершающий рабочий день при выдаче на руки остальных обязательных документов.

Куда предоставляется отчетность

Оформленный отчет подается:

• Если это делает предприниматель - по месту его проживания;
• Если это делает компания - по ее месту расположения;
• Подразделения, которые ведут учет самостоятельно - по их месту расположения.

Способы сдачи отчетности

У отчета ест два способа его передачи в пенсионный орган:

• Бумажная форма. В таком виде отчет имеют право передавать только те предприятия и предприниматели, у которых принято на работу не более 25 человек. Бланк отчета необходимо заполнить самостоятельно на компьютере, распечатать в двух экземплярах, а кроме этого на флэш-носителе нужно принести электронный файл. Сотрудник фонда дает отметку на одной копии отчета, а также копирует к себе его электронный файл.
• Электронная форма. В этом виде его обязаны сдавать все субъекты, с количеством работников свыше 25 человек. Для того, чтобы сдавать отчетность, нужно оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключить договор с оператором по передаче данных через интернет.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Форма СЗВ-СТАЖ обязательна к выдаче на руки при увольнении работника. Однако здесь есть свои нюансы. Так, если при сдаче за отчетный год в бланк включаются все имеющиеся работники, то в этом случае в документ вносятся сведения только по одному человеку.

Заполняется бланк следующим образом:

• Форма должна быть отмечена как исходная, отчетный год - год увольнения.
• В таблицу заносят одного человека, период работы - с начала года либо даты приема (если он был оформлен в текущем году) и до даты увольнения.
• В графе 14 ставится отметка только тогда, когда работник уволился 31 декабря.
• Разделы 4 и 5 для увольняющихся не заполняются.

Внимание! Внесение информации по всем лицам в данном случае является нарушением закона о персональных данных и может караться штрафными санкциями для ответственных за это лиц. В отчете указывается только увольняемый.

Форма сдачи отчета

СЗВ-СТАЖ включает в себя общую информацию об организации или предпринимателе, а также сведения о работниках, которые были наняты в течение этого периода.

Помимо самого отчета, вместе с формой еще необходимо сдавать опись ОДВ-1, куда вносят информацию о хозяйствующем субъекте и общее количество сведений о работниках.

Скачать бланки форм отчетности

Скачать в Excel.

Скачать в формате Excel.

Скачать .

Скачать .

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ: пошаговая инструкция

Этот документ можно заполнять при помощи компьютера, или от руки на бумаге.

В последнем случае нужно придерживаться следующих правил:

• Нужно использовать ручку с темными чернилами. Запрещается заполнять красной либо зеленой пастой;
• Если произошла ошибка, то тот лист нужно заполнить заново.
• Зачеркивать либо пользоваться средством «Штрих» запрещено;
• При заполнении используются только заглавные буквы.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В графу «Регистрационный номер в ПФР» заносится номер, который ПФ присвоил хозяйствующему субъекту.

После этого располагаются графы для указания ИНН и КПП. В графе для записи ИНН присутствует 12 клеток. В том случае, когда отчет оформляется на организацию, у которой в коде ИНН только 10 цифр, то оставшиеся две клетки прочеркиваются. В графу КПП вносят информацию только организации, поскольку он у них присутствует. Предприниматели оставляют его пустым.

В графу «Наименование» записывается краткое название компании, либо полные Ф.И.О. предпринимателя. Данные заносятся так, как это указано в учредительных документах.

Блок граф «Тип сведений» определяет ситуацию, в которой подается данный отчет:

• Отметка «Исходная» показывает, что отчет передается впервые;
• Отметка «Дополняющая» говорит о том, что данным отчетом производится внесение новых данных, либо изменение сведений в ранее поданном отчете;
• Отметка «Назначение пенсии» говорит о том, что работник, указанных в отчете, выходит на пенсию, и стаж за этот год необходимо принять в расчет при назначении выплаты.

Раздел №2 - Отчетный период

Тут находится единственная графа из четырех квадратиков. Сюда записывается год, за который подается документ.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Этот отчет выглядит как таблица, в которую построчно записывается информация о сотрудниках.

В столбцы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» вносится личная информация по каждому работнику. В столбце «СНИЛС» указывается присвоенный ему фондом страховой номер.

Столбец «Период работы» включает в себя два отдельных – «Начало» и «Окончание». В том случае, когда сотрудник проработал весь год, то сюда заносятся первый и заключительный дни года. Если на одного и того же работника необходимо занести более одного периода (если он увольнялся, а потом снова устроился на работу), то их записываю один под другим в разных строках. При этом предыдущие столбцы со СНИЛС и ФИО не заполняются.

Если работник собирается выходить на пенсию, то при заполнении указывается ориентировочная дата события.

Если гражданин производил работы по гражданскому договору, то указывается его период действия, а в столбце 11 проставляется код «ДОГОВОР». Если же работы была выполнена, но не оплачена - то указываются коды «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В графе 11 также проставляются следующие коды:

	Расшифровка
ДЕТИ	Сотрудница находится в отпуске по ухода за ребенком до полутора лет
ДЛДЕТИ	При нахождении работницы в отпуске по уходу за детьми до трех лет
ДЕТИПРЛ	В случае предоставления отпуска по уходу за детьми до трехлетнего возраста, который был предоставлен дедушке, бабушке, опекунам ребенка или другим родственникам, если они фактически осуществляли за ним уход
ДЕКРЕТ	Если сотрудница находится в декрете
ЧАЭС	В случае предоставления дополнительного отпуска гражданам, которые были подвержены воздействию радиации в следствии катастрофы в Чернобыле
НЕОПЛ	· При простое, который произошел по вине сотрудника · В случае предоставлении отпуска за своей счет (без сохранения зарплаты) · При наличии неоплачиваемых периодов ввиду недопущения или отстранения от работы · Если было неоплачиваемое время в виду проведения забастовки · При предоставлении одного неоплачиваемого дня, который может быть предоставлен женщинам в сельской местности · Если педагогическому работнику был предоставлен неоплачиваемый период отпуска длительностью до одного года · Другие виды неоплачиваемых периодов

В столбце «Территориальные условия» проставляется специальный код, если работник выполнял свои обязанности в особых условиях, к которым относится, например, Крайний Север. Коды, которые можно заносить в этот столбец, для справки приведены в приложении 1 к отчету.

В столбец «Особые условия» вписывается код, если сотрудник осуществлял деятельность в среде, дающей право на досрочное получение пенсии. Все коды, которые можно здесь использовать, приводятся в приложении 2 к отчету.

Внимание! Если информация об особых условиях не имеет документального подтверждения, то сведения в столбцы 9, 12 и 13 не заносятся.

В столбец «Сведения об увольнении застрахованного лица» ставится отметка «Х» только тогда, когда день увольнения – это заключительный день года (31 декабря).

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Указанный раздел обязателен для заполнения только тем, кто выходит на пенсию (была проставлена отметка «Назначение пенсии». В разделе располагаются два вопроса, и ответы на них необходимо пометить в соответствующем поле.

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Указанный раздел также нужно заполнять, только если отчет подается на выходящего на пенсию работника. Здесь указываются периоды, за которые начислялись взносы, а также нужно указать, производились ли за эти периоды перечисления.

Опись ОДВ-1

Одновременно с отчетом нужно также подготавливать и передавать опись ОДВ-1. Здесь обобщаются все данные из основного документа.

Описи можно присвоить один из трех типов – «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Выбор производится путем отметки в графе напротив статуса.

Раздел 1 включает в себя реквизиты хозяйствующего субъекта, и заполняется аналогично разделу 1 основного отчета.

В разделе 2 в графу «Отчетный период» нужно вносить 0, а вот в графе «Год» записывать номер года, за который сдается отчет.

В разделе 3 нужно указать общее количество сотрудников, на которых сдаются данные в СЗВ-СТАЖ.

Раздел 4 заполняется только в той ситуации, если сдаются отчеты, отмеченные СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР с отметкой «Особая», и сюда записывается обобщающая информация за весь период.

Раздел 5 оформляется в той ситуации, когда данные подаются на рабочих, имеющих право досрочно получать пенсионные выплаты за труд в специальных условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Нормативный акт, определяющий как точно необходимо заполнять данный отчет, устанавливает, что СЗВ-СТАЖ отправляется компаниями и ИП, которые выступают работодателями. За отчетный период поэтому у такого субъекта бизнеса должен присутствовать хотя бы один работник.

Когда же ИП, нотариусы, адвокаты, население, имеющее статус самозанятого, не заключало ни одного трудового контракта, то сдавать отчет не надо. Кроме этого, при попытке сдать его система выдаст ошибку, поскольку по правилам документ должен содержать хотя бы одни сведения.

В то же время, до сих пор не ясна ситуация с организациями. Дело в том, что у такого лица всегда есть директор, который указывается в уставе при регистрации. И с одной стороны, если с ним не подписано трудовое соглашение, то и отчет на него подавать не нужно. С другой стороны, если договор с ним подписан, но деятельности никакой нет, то необходимо подавать отчет в ПФР, указав в нем только директора.

На текущий момент ПФ не дал каких-либо разъяснений по сдаче организациями нулевого отчета.

Штрафы за не сданный отчет или не выданный при увольнении

Действующие нормы права предусматривают различные размеры штрафных санкций, связанных с несдачей или недостоверным представлением данных в документе СЗВ-СТАЖ.

• Нарушение сроков направления в ПФР отчета влечет наказание компании штрафом в сумме 500 р. за каждого работника, включенного в него с опозданием.
• За невключение в вовремя сданный отчет отдельных работников - фирме могут предъявить штраф в сумме 500 р. за каждого такого сотрудника.
• Сданный в установленные сроки отчет, содержащий неверные данные на представленных в нем сотрудников, влечет наказание для компании в сумме 500 р. по каждому выявленному такому работнику.
• Существуют также штрафные санкции на должностных лиц организации за несвоевременное представление отчета в размере 300-500 р.
• Если отчет будет представлен в ПФР в бумажной форме вместо установленной электронной, то фирма может быть наказан штрафом в размере 1000 р..
• Если работнику в момент увольнения не выдается СЗВ-СТАЖ или при оформлении пенсии он не был отправлен по запросу в ПФР, предприятие ожидает штраф в размере 50000 р.

С 2019 года форма СЗВ СТАЖ обновлена. Как заполнять новый отчет – читайте в статье, здесь построчный образец заполнения с примерами, документы для скачивания, справочники на 2019 г. и полезные ссылки.

Без проблем отчитываться в Пенсионный фонд помогут следующие документы, их можно скачать:

Форма СЗВ-СТАЖ – это один из персонифицированных отчетов, которые сдаются в Пенсионный фонд. Данная отчетность появилась в 2017 году – с изданием постановления от 11.01.17 N 3п. Цель отчета – довести до ПФР информацию о страховом стаже физлиц, получающих вознаграждения по трудовым или ГП договорам, лицензиям, за авторские произведения, исключительные права и т.д.

До 2019 года все вопросы по персонифицированным отчетам были урегулированы. Однако постепенно условия работы меняются, госрганы переходят на электронное взаимодействие, и Пенсионному фонду потребовалась дополнительная информация, персонифицированные сведения в новом формате. В связи с этим ведомство с 1-го января 2019 г. уточнило бланки отчетности и порядок их заполнения. Правки затронули, в том числе, форму СВЗ-СТАЖ.

Не исключено, что ПФР не в последний раз корректирует отчетные формы. Чтобы не следить постоянно за изменениями и не сверять бланки вручную, удобнее составлять и сдавать персонифицированные отчеты автоматически – в программе БухСофт.

Программа БухСофт автоматически подготовит СЗВ-СТАЖ для сдачи в Пенсионный фонд с учетом всех изменений законодательства на актуальном бланке. Форма будет протестирована всеми проверочными программами ПФР. Попробуйте бесплатно:

Скачать СЗВ-СТАЖ онлайн

Другие документы по работе с персоналом

Ознакомившись с образцом заполнения СЗВ-СТАЖ , не забудьте посмотреть следующие документы, они помогут в работе:

Для чего нужен образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ предназначена для предоставления ПФР информации о страховом стаже физического лица, с которым фирма или ИП:

• состоят в трудовых отношениях, в том числе в рамках трудовых договоров;
• оформили договоры гражданско-правового характера, по которым физлицо выполняет для компании работы или услуги;
• заключили договоры лицензии или авторские договоры.

ПФР нужно знать страховой стаж, чтобы отслеживать возникновение прав на оформление пенсии, в том числе досрочной. Страховой стаж - это временной промежуток в годах и месяцах, в течение которого физическое лицо было застраховано в рамках системы обязательного пенсионного страхования. На протяжении этого временного промежутка фирмы и ИП начисляют обязательные пенсионные страховые взносы с выплат физическим лицам.

Что отражено в образце заполнения СЗВ-СТАЖ

Бланк персонифицированного отчета включает пять разделов.

1. Информация о фирме или предпринимателе, подающем отчет.
2. Отчетный год.
3. Данные о стаже физлиц.
4. Информация о пенсионных взносах к начислению и к уплате.
5. Данные о взносах на пенсионное негосударственное обеспечение.

Однако разделы 4, 5 в общем случае не заполняют.

Актуальный бланк СЗВ СТАЖ представлен в окне ниже, этот документ можно скачать:

Чтобы не собирать информацию непосредственно у физлиц по всей стране, функцию по сбору и предоставлению информации о стаже возложили на бизнесменов, которые выплачивают физлицам вознаграждения. Они сообщают в Пенсионный фонд о каждом человеке следующие сведения:

• фамилию и инициалы;
• пенсионный номер СНИЛС физлица;
• длительность работы по трудовому или ГП договору с разбивкой по периодам, которые включаются либо не включаются в трудовой стаж;
• коды условий труда – территориальных и особых;
• есть ли условия для досрочного оформления пенсии;
• информацию об увольнении.

В результате действующий бланк содержит информацию о СНИЛС, ФИО физических лиц, дате заключения трудового договора или договора ГПХ, дате увольнения или прекращения договора, а также информацию о периодах работы с особыми условиями или на Крайнем Севере, которая позволяет назначить пенсию досрочно. Пенсионному фонду важно получать эту информацию вовремя и без искажений, поскольку от этого зависит право граждан на пенсию и ее размер. Поэтому установлены санкции на нарушения по персонифицированным отчетам.

Невыполнение обязанностей по направлению отчетов в ПФР грозит штрафами и фирмам, и их сотрудникам. Подробнее об этом читайте в таблице 1.

Таблица 1. Санкции по персонифицированным отчетам в ПФР

СЗВ СТАЖ: как заполнить – на бумаге или файлом

Вариант по СЗВ СТАЖ как заполнить зависит от количества физлиц – получателей вознаграждений по трудовым, лицензионным, ГП договорам у соответствующего работодателя, заказчика, лицензиата и т.д. Подробнее о форме сдачи персонифицированного отчета читайте в таблице 2.

Таблица 2. СЗВ СТАЖ: как заполнить – на бумаге или файлом

Как правильно заполнить СЗВ-СТАЖ в общем случае

В общем случае заполнение формы СЗВ-СТАЖ необходимо по итогам отчетного (календарного) года. Документ представляют в ПФР не позднее 1 марта года следующего за отчетным. То есть отчитаться за 2018 г. необходимо к 1-му марта 2019 г.

К общему случаю не относятся следующие ситуации.

Ситуация 1. Гражданин – получатель вознаграждений оформляет пенсию и написал заявление на выдачу персонифицированного отчета.

Ситуация 2. Фирма ликвидируется в течение года.

Ситуация 3. В фирме происходит реорганизация в течение года.

Ситуация 4. Лицо, ведущее частную практику и выдающее физлицам вознаграждения, утрачивает свой статус.

Отметим: увольнение работника, не связанное с выходом на пенсию, относится к общим случаям. Как заполнить отчетность в этих случаях, расскажем далее, а сначала – разберемся, как правильно заполнить СЗВ СТАЖ для сдачи в общем порядке по итогам года. Она состоит из шапки и пяти разделов.

СЗВ СТАЖ: как заполнить первый раздел

В разделе 1 заполните строки:

• «Регистрационный номер в ПФР»,
• «ИНН»,
• «КПП»,
• «Наименование (краткое)» (согласно учредительным документам).

В поле «Тип сведений» укажите символом “Х” нужную форму:

• "Исходная",
• "Дополняющая",
• "Назначение пенсии”.

СЗВ СТАЖ: образец заполнения второго раздела

В разделе 2 цифрой укажите соответствующий отчетный год.

Оформление третьего раздела отчета

В разделе 3 впишите периоды действия трудовых договоров и договоров ГПХ с физлицами. Номера записей в графе 1 делайте в порядке возрастания. Когда делаете несколько записей по одному физлицу, нумеруйте только первую.

• В графах 2–4 укажите ФИО физлица.
• В графе 5 - номер СНИЛС.
• В графах 6–7 укажите периоды работы физлиц.
• Если фирма или ИП ведут деятельность, которая предусматривает досрочную пенсию для физлиц, нужно заполнить графы 8–10, 12, 13. Это информация об условиях труда, досрочного назначения пенсии. Соответствующие коды, необходимые для заполнения, вы можете найти в Классификаторе параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, утв. Постановлением № 3п.
• В графе 11 укажите периоды, в которые человек не работал в силу временной нетрудоспособности, ухода в отпуск и т. п., а также периоды, когда он был занят на вредных работах. В рамках отношений по договору ГПХ, укажите «ДОГОВОР», если делали по нему выплаты в отчетном году либо «НЕОПЛДОГ»/«НЕОПЛАВТ», если не делали выплаты.
• В графе 14 укажите физлиц, увольняющихся в отчетном году.

С 2019 года Пенсионный фонд внес изменения в порядок заполнения отчета СЗВ СТАЖ. Постановлением от 06.12.18 N 507п уточнено наименование и оформление графы 14 раздела 3.

До 1-го января текущего года этот реквизит был предназначен только для информации об увольнении наемных сотрудников. И если человек увольнялся 31-го декабря, то в графе 14 раздела 3 нужно было проставлять знак «Х». Теперь же данный реквизит содержит еще и сведения о промежутках времени, которые зачисляются в стаж безработных. Эти сведения вносят службы занятости.

Новшество по заполнению графы 14 раздела 3 для работодателей заключается в том, что по сотрудникам, дата увольнения которых приходится на 31-е декабря, в графе 14 нужно указать эту дату.

СЗВ СТАЖ: как заполнить четвертый и пятый разделы

В общем случае разделы 4, 5 не заполняют.

СЗВ СТАЖ: образец заверения отчета

На заполненной форме должен расписаться руководитель компании. Также поставьте на ней печать компании, если она применяет печать в своей деятельности

СЗВ-СТАЖ: образец отчета на новом бланке

Пример оформления персонифицированного отчета за 2018 г. на новом бланке смотрите в окне ниже, этот документ можно скачать:

Как правильно заполнить отчет на пенсионера

Когда физлицо увольняется из компании по причине выхода на пенсию, нужно заполнить персонифицированный отчет и сдать его по особым правилам. Подготовьте на этого человека отдельный бланк и сдайте его в Фонд не позже, чем три календарных дня с момента, когда физлицо обратилось в компанию с заявлением о достижении пенсионного возраста.

Как правильно заполнить СЗВ СТАЖ в общем случае, мы рассказали выше. При оформлении пенсии отличия заключаются в том, что в поле «Тип сведений» нужно выбрать реквизит «Назначение пенсии».

Кроме того, необходимо заполнить разделы 4 и 5.

В разделе 4 знаком «X» помечают поле о начислении и уплате страховых взносах.

5 Раздел заполняют при наличии соответствующего договора с НПФ.

СЗВ-СТАЖ: образец отчета на пенсионера

Пример оформления на новом бланке персонифицированного отчета для оформления пенсии смотрите в окне ниже, этот документ можно скачать:

Как отчитаться в ПФР в особых ситуациях

В заключение отметим иные случаи, при которых срок сдачи формы отличается от общеустановленного. К ним относятся:

• закрытие юрлица (отчитаться нужно в течение месяца, следующего за месяцем утверждения промежуточного баланса);
• реорганизация юрлица (отчитаться нужно в срок, равный месяцу, начинающемуся с момента утверждения передаточного акта, но до подачи перерегистрирующих документов в ИФНС);
• потеря статуса частнопрактикующего лица (отчитаться в ПФР нужно одновременно с подачей в налоговую заявления на снятие с учета в качестве плательщика налогов и сборов).

Также возможны две ситуации, когда составить отчетность необходимо в связи с действиями сотрудников:

• при увольнении (копия формы СЗВ СТАЖ выдается сотруднику в последний день работы вместе с прочими кадровыми документами);
• при получении от сотрудника заявления с просьбой выдать копию отчета (копия с информацией только об этом человеке выдается ему в течение 5 дней с даты обращения).

Нужно ли сдавать отчет, если не было выплат?

Возможна ситуация, когда физлица, с которыми заключены договоры, какое-то время не получают вознаграждений. Например, если в фирме нет наемных сотрудников, а физлицо-исполнитель выполняет длительный заказ по ГП договору, оплата за который будет перечислена позже. В таких случаях неоплаченный период не формирует страховой стаж физлица, ведь если нет выплат, но и взносы начислять не на что. В связи с этим возникает вопрос – нужно ли отчитываться в ПФР за такие периоды?

Официальный отчет – сдавать отчет необходимо, если в течение периода продолжает действовать хотя бы один договор с физлицом, по которому должно быть выплачено вознаграждение. Отчитаться необходимо «нулевкой», то есть сдать форму СЗВ СТАЖ образца с нулевыми показателями. В таком случае исключены штрафы со стороны Пенсионного фонда за просрочку с отчетностью.

Нужно ли сдавать отчет, если не было деятельности?

Бизнес не всегда идет гладко. Иногда ситуация складывается так, что деятельность приостанавливается – нет выплат, нет продаж, может даже не быть объектов налогообложения за отчетный период. В таких случаях неясно, обязательно ли сдавать персонифицированный отчет.

Согласно официальной позиции, отчитаться необходимо – опять-таки «нулевкой». Факт предоставления отчетности, пусть даже нулевой, избавляет от риска штрафных санкций. Фирму, которая сдала отчет СЗВ-СТАЖ образца с нулевыми показателями, Пенсионный фонд отличит от экономического субъекта, который не отчитался вообще или отчитался с задержкой, за что ведомство привлекает к ответственности.

СЗВ-СТАЖ: образец заполнения нулевого отчета

Нулевая отчетность подается с типом сведений «исходная». Разделы 1 и 2 оформляются по общим правилам, а в разделе 3 будут заполнены только первые семь граф:

• графа 1 – номер записи;
• графы 2-4 – ФИО физлица;
• графа 5 – СНИЛС физлица;
• графы 6-7 – период работы физлица по договору.

Остальные графы раздела 3, а также разделы 4 и 5 не заполняются.

Именно по обновленной форме СЗВ-СТАЖ страхователи должны отчитаться по итогам 2018 года. Кроме того, нужно сдавать в ПФР при выходе работника на пенсию, а также предоставить сотруднику в случае его .

Когда сдавать СЗВ-СТАЖ за 2018 год?

Страхователи должны сдавать сведения обо всех застрахованных лицах, работающих у них как по трудовым договорам, так и договорам ГПХ, в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ). Сказанное означает, что за 2018 год форма СЗВ-СТАЖ (Приложение 1 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п), заполняемая на застрахованных сотрудников, должна быть сдана не позднее 01.03.2019.

При этом к сдаваемым формам СЗВ-СТАЖ, объединяемым в пакет входящих документов, должна быть приложена форма ОДВ-1 «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета».

Общий порядок заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Порядок заполнения отчета СЗВ-СТАЖ приведен в Приложении 5 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п .

При заполнении СЗВ-СТАЖ нужно использовать инструкцию, состоящую из двух частей: общие требования и собственно порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ.

Общие правила заполнения СЗВ-СТАЖ, применяемые также к формам ОДВ-1, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ, в частности, такие:

• формы заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи компьютера без помарок и исправлений. Цвета могут использоваться любые, кроме красного и зеленого;
• формы СЗВ-СТАЖ подписываются руководителем или иным уполномоченным на то лицом.

Как заполнять СЗВ-СТАЖ: образец заполнения за 2018 год

В соответствии с инструкцией по заполнению формы СЗВ-СТАЖ в 2019 году форму нужно заполнять так:

• в разделе 1 «Сведения о страхователе» приводятся данные о страхователе, представляющем формы (регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП, краткое наименование организации) и типе сведений (в формах, первоначально представляемых за 2018 год нужно пометить «Исходная»);
• в разделе 2 «Отчетный период» нужно указать «2018»;
• в разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» указываются в соответствующих графах сведения о работниках. В общем случае нужно заполнить следующие графы: в графах 2-4 нужно указать Ф.И.О. работника (в именительном падеже), в графе 5 его СНИЛС, в графах 6-7 — период работы в 2018 году (к примеру, с 01.01.2018 по 31.12.2018, если работник проработал весь год), в графе 11 - код неотработанных периодов (к примеру, для отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет нужно указать код «ДЕТИ»). Если у конкретного работника в 2018 году были периоды, когда он не работал, то в форме СЗВ-СТАЖ по нему необходимо будет привести несколько строк подряд: без кода в графе 11 за период, когда он работал, и с соответствующим кодом за период, когда не работал. При этом Ф.И.О и СНИЛС такого лица заполняются только один раз.

Для застрахованных лиц, работающих по ГПД, в графе 11 нужно указать «ДОГОВОР», если оплата по договору произведена в 2018 году, и «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ», если работу по договору не была оплачена в 2018 году. К примеру, из-за того, что работа еще не завершена.

Предстоит впервые сдавать данную форму, поэтому они должны четко знать все правила заполнения бланков.

Кто заполняет

В вопросе кто должен заполнять эту форму разобраться довольно просто. С одной стороны может показаться, что ее должны оформлять кадровики, так в бланке детально расписываются все периоды, когда каждый конкретный находился или не находился на работе, то есть:

• человек выполнял трудовые функции;
• предприятие не работало;
• другие ситуации кадрового характера.

Вместе с тем, исходя из данных формы СЗВ — СТАЖ в ПФР будет фиксироваться информация про страховой стаж и перечисленные суммы страховых взносов. Отдел кадров не владеет этой информацией. Данные про дни, когда особа выходила на работу, и про различные формы нерабочих касательно конкретного человека кадровики передают сотрудникам бухгалтерии, так как те должны знать за какой период начислять человеку заработную плату. Исходя из этого можно сделать вывод, что форму СЗВ — СТАЖ должна заполнять бухгалтерия.

Об основах заполнения отчета СЗВ-СТАЖ вы узнаете из данного видео:

Как заполнять СЗВ-СТАЖ

Каждая форма должна быть заполнена грамотно и четко, поэтому специалисты должны полностью следовать всем правилам оформления отчетности, которые прописаны в нормах законодательства.

Правила

Алгоритм и порядок заполнения вышеуказанной формы четко прописан в разделе 2 Постановления Правительства Российской Федерации от 11 января 2017 года №3п. Каждый бухгалтер должен четко следовать данному порядку, потому что контролирующие органы не примут форму при наличии малейшей ошибки. Безусловно, подготовка и предоставление изменений (дополнений) в орган ПФР — это лишние и никому не нужные нервы, поэтому каждый российский должен очень четко изучить нормы порядка заполнения этого отчета.

Инструкция по заполнению

В форме СЗВ — СТАЖ предусмотрено 5 разделов, каждый из которых должен быть заполнен. Бланк доступен для скачивания .

1 раздел

В разделе 1 указывается следующая информация:

• регистрационный номер страхователя в рамках в органах ПФР;
• ИНН предприятия или физического лица, которое является по закону;
• . Данная информация берется из регистрационного свидетельства, которое выдано территориальным органом ФНС плательщику налогов;
• в разделе «Наименование (краткое)» ответственный сотрудник указывает либо полное ФИО ; название или ;
• в пункте «Тип сведений» прописывается информация про данную форму (исходная, дополняющая, для назначения пенсии сотруднику).

Раздел 1 «Сведения о страхователе»

Раздел 2

Раздел № 2 — самый короткий, потому что в нем надо только прописать отчетный период. Форма сдается раз в год, поэтому отчетным периодом будет календарный год, который предшествовал году на момент заполнения бланка. Например, до 1 марта 2018 года надо будет предоставить информацию за 2017 год.

Раздел 2 «Отчетный период»

Раздел 3

Раздел №3 — самый объемный и довольно сложный в заполнении, потому что по сути это табличка на 14 пунктов. В первом столбике бухгалтер прописывает порядковый номер каждой записи. Далее по столбцам:

• фамилия сотрудников;
• отчество (при наличии);
• номер полиса СНИЛС (согласно данных, которые ранее уже переданы в органы ПФР);
• периоды работы особы в рамках установленного отчетного периоды. Здесь надо отразить информацию про:
  • рабочие дни;
  • дни отпуска оплачиваемого;
  • период отпуска особы за свой счет либо другие дни, за которые оплата труда не начислялась;
  • даты работы в рамках гражданско-правового договора;
• в графе 8 указываются исходя из данных специального Классификатора, который прилагается к Постановлению от 11 января 2017 года №3п;
• в графе 9 отображаются периоды работы особы, которые предоставляют человеку право на получение пенсии досрочно;
• в графах 10 и 11 прописываются специальные коды, по которым исчисляется стаж особы (например ДЛДЕТИ, ДОГОВОР). Данные коды также есть в Классификаторе;
• пункты 12 и 13 заполняются только в случае необходимости досрочного ;
• графа 14 заполняется только в случае в рамках отчетного периода (года).

Раздел 3. «Сведения о периодах работы застрахованных лиц»

Образец

Теоретические основы заполнения формы рассмотрены. Для более четкого практического понимания приводим образец данной формы.

Регистрационный номер в ПФР ХХХ-ХХХ-ХХХХХ Стр. 0001

ИНН 123456789012 КПП ХХХХХХХХ

Форма СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц

1. Сведения о страхователе
   • Регистрационный номер в ПФР 086- 086- 12345
   • ИНН 123456789012 34567890
   • Тип сведений ИСХОДНАЯ
   • Наименование (краткое) «ФК «Спартак (Москва)»
2. Отчетный период: Календарный год — 2017
3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц

N п/п	Фамилия	Имя	Отчество	СНИЛС	Период работы		Территориальные условия (код)	Особые условия труда (код)	Исчисление страхового стажа		Условия досрочного назначения страховой пенсии		Сведения об увольнении застрахованного лица
с дд.мм.гггг	по дд.мм.гггг	Основание (код)	Дополнительные сведения	Основание (код)	Дополнительные сведения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
1.	Ткаченко	Инна	Ивановна	11 цифр	01.01.2017	28.02.2017
2.					01.03.2017	25.03.2017
...					26.03.2017	31.12.2017

Можно ли заполнить онлайн

Заполнить и передать данную форму в режиме реального времени невозможно, так как на предприятии ведется специальная опись распечатанных форм СЗВ — СТАЖ. Допускается три возможных способа внесения информации в бланк.