Договор дарения сотруднику (работнику). Как составить договор дарения денежных средств Договор на подарки сотрудникам образец

В настоящее время корпоративные мероприятия многих организаций и предприятий сопровождаются вручением подарков сотрудникам. Поводом для одаривания могут быть как производственные показатели работника, так и памятная дата – юбилей сотрудника, профессиональный праздник, день рождения фирмы. В статье разберем, в каких случаях необходимо оформить договор дарения сотруднику, как правильно составить документ, а также рассмотрим пример договора дарения подарка работнику.

Понятие подарка в трудовом законодательстве

Согласно положениям ТК РФ, под подарком подразумевают объект материальной либо нематериальной формы, переданный сотруднику от имени компании на безоплатной основе. Существенными считаются следующие критерии акта дарения:

1. Порядок не является поощрением за трудовые достижения сотрудника (выполнение плана продаж, повышение качества изготовляемой продукции, т.п.). Поводом для вручения подарка сотруднику может служить памятная дата (профессиональный праздник, юбилей), выход работника на пенсию, «круглая дата» стажа на фирме, т.п.
2. Стоимость подарка и порядок его вручения не являются элементами оплаты труда. Иными словами, подарком не считается премия, доплата, бонус и иное вознаграждение (как в денежном эквиваленте, так и в виде материального объекта), выданная/врученная в соответствие с внутренним порядком оплаты труда.
3. Передача подарка не влечет за собой возникновение у сотрудника каких-либо обязательств перед фирмой.

Порядок налогообложения стоимости подарка сотруднику

Порядок начисления налогов и страховых взносов на стоимость подарка, переданного сотруднику от имени компании, регламентирован действующими положениями Налогового кодекса.

Согласно НК РФ, подарок сотруднику является базой для налогообложения НДФЛ. При этом при начислении налога компания вправе применит налоговый вычет в размере 4.000 руб. Таким образом, подарок, стоимость которого равна или менее 4.000 руб., НДФЛ не облагается.

В случае если стоимость подарка превышает 4.000 руб., то налог начисляется на разницу между стоимостью подарка согласно договору и размером вычета (4.000 руб.).

Рассмотрим пример . Образовательный центр «Сократ» вручил своим сотрудникам памятные подарки ко дню учителя. Стоимость подарка для каждого сотрудника – 7.305 руб.

Согласно НК РФ, на стоимость подарков начислен НДФЛ, размер которого рассчитан следующим образом:

(7.305 руб. – 4.000 руб.) * 13% = 429,65 руб.

Порядок начисления страховых вносов на подарки сотрудникам утвержден НК РФ. Кроме того, особенности налогообложения подарков взносами описаны в разъяснениях и письмах Минфина и ФНС. В соответствие с действующим законодательством и разъяснениями контролирующих органов, объектом начисления страховыми взносами является размер вознаграждения, которое выплачивается (передается) работнику в качестве поощрения за трудовые показатели.

Договор дарения сотруднику

Передача подарка сотруднику от имени компании осуществляется на основании договора дарения и акта приема-передачи. Перечисленные документы являются основанием для вручения подарка и должны быть составлены в соответствие с положениями ГК РФ.

В каких случаях составляется

Договор дарения сотруднику должен быть составлен по каждому случаю вручения подарка сотруднику от имени фирмы. С целью разграничения понятия подарка от элементов оплаты труда, договор дарения должен быть составлен в виде отдельного документа, подписанного работодателем (дарителем) и работником (одаряемым).

В случае если порядок вручения подарков сотрудникам регламентируется внутренними нормативными актами компании (например, Положение о поощрениях и мотивационных мероприятиях), то врученные подарки признаются элементом оплаты труда и подлежать налогообложению НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Рассмотрим пример . По итогам полугодия сотруднику ООО «Гамма» вручен подарок – мобильный телефон стоимостью 12.330 руб. Передача подарка осуществлялась в соответствие с Положением о поощрениях, с оформлением приказа руководителя.

В данном случае подарок признается элементом оплаты труда и облагается налогами и взносами в следующем порядке:

• НДФЛ – 13 % за счет сотрудника (12.330 руб. * 13% = 1.602,90 руб.);
• ПФР – 22% за счет компании (12.330 руб. * 22% = 712,60 руб.);
• ФСС – 2,9% за счет компании (12.330 руб. * 2,9% = 356,70 руб.);
• ОМС – 5,1% за счет компании (12.330 руб. * 5,1% = 628,83 руб.).

Обязательные реквизиты

Бланк, в соответствие с которым должен быть оформлен договор дарения сотруднику, законом не утвержден. Документ составляется в свободной форме, с указанием обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дата и место составления;
• информация о дарителе в преамбуле (полное наименование компании, ФИО, должность руководителя либо иного лица, от имени которого действует фирма в рамках договора дарения);
• информация об одаряемом в преамбуле (ФИО, ИНН, должность, структурное подразделение);
• реквизиты компании (юридический адрес, код ЕГР, номер расчетного счета в банке);
• адрес, паспортные данные сотрудника;
• подписи сторон;
• печать организации, которая выступает дарителем.

Согласно ГК РФ, составление договора в письменной форме является обязательным условием передачи подарка сотруднику от имени фирмы. Кроме того, письменная форма договора обязательна для освобождения стоимости подарка от налогообложения страховыми взносами.

Бланк договора дарения. По договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом.

При наличии встречной передачи вещи или права либо встречного обязательства договор не признается дарением. К такому договору применяются правила, предусмотренные пунктом 2 статьи 170 Гражданского Кодекса.

Обещание безвозмездно передать кому-либо вещь или имущественное право либо освободить кого-либо от имущественной обязанности (обещание дарения) признается договором дарения и связывает обещавшего, если обещание сделано в надлежащей форме (пункт 2 статьи 574 ГК РФ) и содержит ясно выраженное намерение совершить в будущем безвозмездную передачу вещи или права конкретному лицу либо освободить его от имущественной обязанности.

Обещание подарить все свое имущество или часть всего своего имущества без указания на конкретный предмет дарения в виде вещи, права или освобождения от обязанности ничтожно.

Договор, предусматривающий передачу дара одаряемому после смерти дарителя, ничтожен.

Форма договора дарения

Дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому, может быть совершено устно, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 2 и 3 статьи 574 ГК РФ.

Передача дара осуществляется посредством его вручения, символической передачи (вручение ключей и т.п.) либо вручения правоустанавливающих документов.

Договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме в случаях, когда:
— дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает три тысячи рублей;
— договор содержит обещание дарения в будущем.

Договор дарения недвижимого имущества подлежит государственной регистрации.

г. Москва «__» ___________201 _ г.

__ (Ф.И.О., адрес, паспорт, зарегистрированный по адресу) __, именуемый далее «Даритель», и ____ (Ф.И.О., адрес, паспорт, зарегистрированный по адресу) _____, именуемый далее «Одариваемый», заключили настоящий договор дарения, далее — «Договор», о следующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. В соответствии с настоящим договором дарения Даритель обязуется безвозмездно передать в собственность Одариваемому ___________________, далее именуем___ как «вещь».
1.2. Стоимость передаваемой вещи составляет ___________ (___________________) рублей __ коп.
1.3. Передача вещи оформляется путем подписания акта приема-передачи ______________________.
1.4. Вещь считается переданной с момента подписания указанного договора и фактической передачи ___________ по акту.
1.5. Указанная вещь не является предметом залога и не может быть отчуждена по иным основаниям третьим лицам, в споре и под арестом не состоит.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1. Одариваемый вправе в любое время до передачи ему дара от него отказаться. В этом случае настоящий договор дарения считается расторгнутым. Отказ от дара должен быть совершен в письменной форме.
2.2. Даритель вправе отказаться от исполнения настоящего договора дарения, если после заключения договора имущественное или семейное положение либо состояние здоровья Дарителя изменилось настолько, что исполнение договора дарения в новых условиях приведет к существенному снижению уровня его жизни.
2.3. Даритель вправе отменить дарение либо потребовать отмены дарения в судебном порядке в случаях, указанных в ст. 578 ГК РФ.
2.4. В случае отмены дарения Одариваемый не вправе требовать .

3. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
3.1. Условия настоящего договора дарения и дополнительных соглашений к нему конфиденциальны и не подлежат разглашению.

4. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ
4.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между сторонами по вопросам, не нашедшим своего разрешения в тексте данного договора дарения будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства.
4.2. Неурегулированные в процессе переговоров споры разрешаются в суде в порядке, установленном действующим законодательством.

5. СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА
5.1. Настоящий договор дарения вступает в силу с момента заключения и прекращает действие после выполнения принятых на себя обязательств сторонами в соответствии с условиями договора.
5.2. Настоящий договор дарения прекращается досрочно:
— по соглашению сторон;
— по иным основаниям, предусмотренным законодательством и настоящим договором.

6. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ И ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
6.1. Во всем, что не предусмотрено договором дарения, стороны руководствуются действующим законодательством РФ.
6.2. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны надлежаще уполномоченными на то представителями сторон.
6.3. Все уведомления и сообщения должны направляться в письменной форме.
6.4. Договор дарения составлен в двух экземплярах, из которых один находится у Дарителя, второй — у Одариваемого.
6.5. Адреса и реквизиты сторон:

7. РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
Даритель: _________________.
Одариваемый: ______________.

8. ПОДПИСИ СТОРОН

Даритель: ____________________
Одариваемый: _________________

Имущественное поощрение сотрудников путем их одаривания, принято понимать как один из элементов корпоративной этики. Важнейшим условием такого дарения, должно быть отсутствие его взаимосвязи с трудовыми успехами сотрудника - в случае обратного, такое поощрение является производственным премированием, которое порождает совершенно иные налоговые последствия, требует иного оформления и регулируется нормами трудового, а не гражданского законодательства.

Оформление договора дарения сотруднику

Право работодателя на поощрение работника за его добросовестный труд, закреплено в ст. 191 ТК РФ , в которой также определен открытый перечень представляемых работнику поощрений. Кроме того, предусмотрено, что коллективным договором, правилами внутреннего распорядка и другими локальными нормативными актами, могут быть предусмотрены любые другие формы поощрения, вплоть до государственных наград.

К сведению

Поскольку дарение, это также и финансовая операция, требующая учета, то расходы должны быть документально подтверждены . Так, кроме договора дарения, руководитель организации должен издать распоряжение или приказ о приобретении и выдаче подарков сотрудникам. Целевой характер понесенных на подарки расходов подтверждается путем предоставления договоров на поставку подарков, счетов их оплаты и товарных накладны на них.

Дополнительно

При выдаче подарка работнику, заполняется ведомость, составляемая в свободной форме. В ней фиксируются сведения о подарках, их стоимости и самом одаряемом сотруднике, который расписывается за получение подарка. Указанный документ выполняет функции передаточного акта .

От лица компании договор дарения в пользу сотрудника подписывает либо руководитель, либо уполномоченный на то сотрудник с доверенностью. Согласно п. 5 ст. 576 ГК , доверенность на совершение дарения, в которой отсутствует указание на одаряемого и конкретный подарок, ничтожна.

Дарение новогодних подарков сотрудникам

Неотъемлемым элементом предновогоднего периода являются подарки, которыми, каждый из уважающих себя собственников компаний, одаривает своих сотрудников и их детей. Отметим, что даже незначительные, символические новогодние подарки подлежат правильному оформлению - договором, приказом и ведомостью по их выдаче.

К сведению

Если новогодние подарки в пользу сотрудников будут оформлены как вознаграждение, производимое в рамках гражданско-правового договора (ст. 572 ГК), то согласно п. 3 ст. 7 ФЗ № 212 от 24.07.09г. , они будут освобождены от обложения всеми обязательными страховыми взносами.

При расчете налога на прибыль организаций и при УСН, расходы на новогодние подарки сотрудникам и их детям, не могут уменьшить налоговую базу . При этом с их стоимости обязательно необходимо начислять НДС .

Сам договор, даже если стоимость подарка является небольшой, целесообразно заключить в письменной форме. В договоре дарения новогодних подарков, обязательно должно быть указано, что вручение подарков прямо связано с предстоящими/прошедшими новогодними праздниками и никак не связано с трудовой деятельностью работника .

Кроме этого, в заключаемом договоре необходимо прописать права и обязанности сторон, в том числе, право работника на отказ от получения подарка, до его непосредственного вручения (ст. 573 ГК). Отметим, что форма отказа должна соответствовать форме заключенного договора, а в случае нанесения таким отказом убытков - одаряемый сотрудник будет обязан возместить их.

Сотрудник Прохоров, получил от работодателя новогодний подарок «Наручные часы «Кристалл»», стоимостью 18 тыс. рублей. Договор дарения между работником и работодателем был заключен 28 декабря. Поскольку у одаряемого возникла налоговая обязанность, а даритель являлся налоговым агентом, то он обязан был удержать сумму налога из следующей зарплаты одаряемого в текущем налоговом периоде.

Однако, поскольку в таком периоде, каких-либо выплат Прохорову не предусматривалось, удержать сумму налога (1820 рублей = 18 тыс. -4 тыс.*13%) не представлялось возможным. Так, руководствуясь п. 5 ст. 226 НК , работодатель сообщил о такой невозможности в налоговые органы, ввиду чего, указанный налог Прохоров будет обязан уплатить самостоятельно.

Дарение денег сотрудникам от организации

Деньги, являются самым распространенным видом подарков, в том числе и в пользу сотрудников. Поскольку зарплата выдается также деньгами, подарки в денежной форме довольно легко перепутать с формой поощрения за труд, что в ряде случаев может привести к негативным последствиям - начислению сумм неуплаченных налогов и страховых взносов.

Во избежание таких последствий, дарение денег сотруднику не должно быть связано с его трудовыми взаимоотношениями с работодателем. Для этого, достаточно составить с работником договор дарения , в котором будет содержаться указание, что передача средств не является формой оплаты труда.

Сам договор, исходя из этого и положений ст. 161 ГК , целесообразно составить в письменной форме . Обязательному нотариальному удостоверению такая дарственная не подлежит.

Как известно, безвозмездная передача подарка, является его реализацией в целях налогообложения НДС (ст. 146 НК). Однако данное правило действует лишь в отношении товаров - поскольку деньги не являются товаром, их реализация невозможна, а следовательно, при их дарении у работодателя не возникает обязанности уплаты НДС.

В то же время расходы, понесенные работодателем на любые из видов вознаграждений работников, не входящие в рамки трудового договора или контракта, согласно п. 21 ст. 270 НК , не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций .

Исходя из этого, затраты на дарение работникам денег, должны осуществляться организацией из уже полученной чистой прибыли, полученной после удержания налогов. Исходя из этого, работодателю выгоднее произвести премирование работника в рамках трудовых отношений, поскольку это позволит учесть расходы для целей налогообложения, однако обяжет также уплачивать страховые взносы.

При дарении сотруднику денег, как уже говорилось, у работодателя-дарителя, как у налогового агента, возникает обязанность удержания НДФЛ с зарплаты работника. И если подарок имеет натуральное выражение - удержание осуществляется из последующих после дарения выплат, если же денежное - непосредственно перед выплатой денежного подарка из его суммы .

Дарение путевки сотруднику организацией

Не менее распространенным подарком сотруднику являются путевки в санаторно-курортные учреждения, выдаваемые сотрудникам и членам их семьи для оздоровления. Как и с вышеуказанными случаями дарения, порядок оформления таких поощрений непосредственно влияет на необходимость уплаты страховых взносов, обязанность уплаты работником НДФЛ и прочие особенности.

Дополнительно

Если санаторно-оздоровительные путевки передаются сотрудникам по заключенному договору дарения (ст. 572 ГК), то их стоимость не вносится в базу для исчисления страховых взносов , поскольку такие выплаты не относятся к объектам обложения страховыми взносами (ст. 7 ФЗ № 212 от 24.07.09г.). Данное правило не действует при компенсировании работодателем стоимости путевки.

Договор дарения путевки сотруднику, если стоимость такой путевки превышает 3 тыс. рублей, согласно п. 2 ст. 574 ГК , обязательно подлежит составлению в письменной форме. Нарушение данного правила влечет ничтожность сделки.

При получении сотрудником или членами его семьи путевки, стоимость которой превышает 4 тыс. рублей, у них возникает обязанность по уплате 13% НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК). Налог исчисляется из стоимости, превышающей указанные 4 тыс .

Если работодатель не дарит путевку своему сотруднику, а производит компенсирование ее стоимости за счет средств, не отнесенных к расходам, учитываемым при определении налога на прибыль, а сама путевка предусматривает отдых в российских санаториях, пансионатах и базах отдыха, то такой доход сотрудника освобождается от налогообложения НДФЛ (п. 9 ст. 217 НК).

Таким образом, для работника куда выгоднее получить не саму путевку, а ее компенсацию. Отметим, что вышеуказанное исключение не распространяется на туристические путевки.

Передача путевок сотрудникам и членам их семей осуществляется по передаточному акту . Что интересно, при возникновении необходимости уплаты НДФЛ, обязанности налогового агента у работодателя действуют как в отношении работника, так и в отношении членов его семьи. Однако возможность удержать налог у него отсутствует, о чем он и обязан сообщить в налоговые органы (п. 5 ст. 226 НК).

Заключение

Обобщая вышесказанное, следует отметить, что особенности одаривания сотрудников прямо взаимосвязаны с видом передаваемого им подарка, а также мотивом работодателя, которым обусловлено такое дарение. Порядок оформления такого поощрения прямо влияет на особенности налогообложения дарителя - налоговые органы проявляют особый интерес к таким финансовым операциям. Исходя из этого, при заключении с сотрудниками подобных сделок, необходимо соблюдать все требования законодательства - только так можно избежать последующих негативных последствий.

Любая сделка – это договор, договоренность между двумя сторонами. Если такие отношения не оформлены, то считается, что договор заключен устно. В некоторых же ситуациях законодательство предписывает обязательное заключение письменного соглашения. Договор дарения денежных средств, о котором пойдет речь в нашей статье, в зависимости от условий может оставаться лишь устной договоренностью, но в ряде случаев должен быть непременно оформлен на бумаге.

Устный и письменный договор дарения

Порядок заключения договора дарения прописан в статье 574 Гражданского кодекса. Она регламентирует общие случаи дарения, причем как имущества, так и денежных средств.

В целом, согласно положениям упомянутой статьи договор дарения может быть заключен в устной форме, то есть даритель просто передает одаряемому деньги, правоустанавливающие документы на объект или некий другой ключ к владению объектом. В момент этой передачи сделка считается исполненной. Но письменно оформить договор нужно, если происходит дарение недвижимого имущества, подлежащее государственной регистрации, или если стороны договариваются о передаче объекта в будущем. Обязательному письменному оформлению подлежит договор дарения денежных средств или имущества на сумму свыше 3000 рублей, если дарителем выступает юридическое лицо.

Последнее особенно актуально для тех компаний-работодателей, которые практикуют вручение подарков своим сотрудникам к различным праздникам. С одной стороны, такой подход непременно должен повышать лояльность работников по отношению к нанимателю, укреплять корпоративный дух внутри коллектива, но в то же время требует от организации дополнительного бумажного оформления таких сделок. И тут стоит добавить, что дарителю-юрлицу можно порекомендовать оформлять письменный договор даже в тех случаях, когда его сумма не превышает установленный лимит. Во-первых, это совершенно четко закрепит в учете сумму подарка. К тому же в данной ситуации возникает проблема уплаты НДФЛ, для которого установлены свои лимиты. Так, не облагаются налогом на доходы физлиц подарки, сделанные работодателем на сумму в пределах 4000 рублей в году. Иными словами, подарков может быть несколько (и это проще всего будет отследить, если с сотрудником каждый раз подписывать соответствующий договор), но их общая сумма не должна превышать необлагаемый предел. С превышения работодатель должен удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, так же, как он это делает в роли налогового агента по обычной зарплате .

Если же дарителем и одаряемым являются физлица, то в случаях передачи обычных подарков или денежных сумм налоговых последствий не возникает (ст. 217 НК РФ). Так что в такой ситуации стороны вполне могут воспользоваться своим правом не заключать письменно договор дарения денежных средств или имущества. И наоборот, письменное соглашение стоит оформить при передаче, например, автомобиля. С одной стороны, Гражданским кодексом не запрещается оставить такую сделку устной: ведь хоть право собственности на такой объект и требует госрегистрации, но речь идет не о недвижимом имуществе, а, следовательно, под требование статьи 574 ГК РФ о письменном оформлении данный договор не подпадает. Однако подобного рода сделка облагается все тем же НДФЛ, если только подарок не передается между близкими родственниками. А эту ситуацию опять же проще и надежнее будет прописать в письменном договоре.

Форма договора дарения

Но вернемся к самому вопросу, как оформлять договор дарения денежных средств. Образец такого соглашения законодательством строго не установлен.

Форма договора должна содержать обычные реквизиты и элементы, раскрывающие суть сделки и идентифицирующее ее участников. Это ФИО и паспортные данные физлиц, участвующих в сделке, или наименования и основные регистрационные данные юридических лиц-участников. Обязательно прописывается и сумма дара, либо же, если речь идет о соглашении на передачу имущества, приводится описание этого объекта и его примерная стоимость. Не лишним будет прописать порядок передачи денег или имущества, и прочие условия, которые стороны сочтут важными.

Договор дарения денежных средств, образец:

Запрет на дарение

В заключении несколько слов нужно сказать о ситуациях, в которых деньги или имущество дарить запрещено. Все они прописаны в статье 575 Гражданского кодекса.

Так, невозможна сделка дарения от имени малолетних или недееспособных. Запрещено принимать подарки сотрудникам медицинских, образовательных и социальных организаций, если даритель или его близкий родственник получает услуги этих организаций. Государственные или муниципальные служащие и прочие лица на государственных или муниципальных должностях не могут принимать подарки в рамках своих должностных обязанностей. Подарки же между юрлицами и вовсе запрещены. В данном случае само понятие подарка теряет свою суть, уступая место определению дохода, который вне зависимости от применяемой системы налогообложения повлечет за собой определенные налоговые обязательства.

Многие организации в преддверии празднования Нового года задумываются о способах поощрения своих сотрудников. Одни собираются

подарков для работников может быть разная: от недорогих конфет и мягких игрушек до предметов бытовой техники и дорогих

аксессуаров.

В предпраздничной суете важно помнить о правильном оформлении порядка и условий дарения в локальных актах и о других нюансах, которые позволят компании избежать претензий со стороны налоговых органов. Когда нужно оформлять письменный договор дарения? Кто не может дарить и принимать подарки? Всегда ли при вручении подарка нужно удерживать налог?

Регламентируем порядок выдачи подарков сотрудникам

Работодатель вправе поощрить работника, который добросовестно­ исполняет трудовые обязанности, объявив ему благодарность, выпла­тив премию, наградив ценным подарком, почетной грамотой, представив к званию лучшего по профессии и т. д. (ч. первая ст. 191 ТК РФ). Однако подарки сотрудникам могут вручаться не только за их трудовые достижения, но и по традиции (на праздники, дни рождения, юбилеи и т. д.).

Трудовое законодательство не обязывает работодателя регламентировать порядок выдачи подарков в локальных актах. В то же время фиксация оснований и условий дарения во внутренних документах может принести пользу работодателю. Во-первых, это позволит избежать вопросов со стороны налоговых органов. Во-вторых, избавит от возможных ошибок при оформлении выдачи подарков. В-третьих, будет способствовать повышению лояльности сотрудников.

Для закрепления условий и порядка выдачи подарков не обязательно разрабатывать отдельный локальный акт. Необходимые пункты можно включить в существующие документы, например, правила внутреннего трудового распорядка, положение о социальных гарантиях, о премировании или коллективный договор (при его наличии) (ч. первая ст. 8 ТК РФ).

В документах целесообразно прописать все случаи, когда работодатель дарит подарки, зафиксировать порядок документального оформления дарения, определить категории сотрудников и предельные размеры стоимости презентов. Например, можно установить, что для сотрудников рабочих специальностей приобретаются презенты стоимостью до 2000 рублей, специалистам и административно-управленческому персоналу – до 4000 рублей, руководителям – до 6000 рублей, а детям сотрудников – до 1000 рублей.

Чтобы подтвердить целевой характер расходов на подарки, нужно правильно оформить их покупку и выдачу. Прежде всего, работодатель должен издать приказ о проведении праздничного мероприятия (образец выше). Приобрести подарки лучше централизованно по договору купли-продажи. В нем нужно указать следующие существенные условия:

• о наименовании товара (п. 3 ст. 455 ГК РФ);
• о количестве товара (п. 3 ст. 455, ст. 465 ГК РФ);
• о цене товара (п. 2 ст. 494, п. 1 ст. 500 ГК РФ).

Если подарки будут приобретаться в розницу, то покупка должна подтверждаться чеками и товарными накладными.

Факт выдачи подарков лучше всегда фиксировать в приказе о поощрении по формам № Т-11 и Т-11а 1 , а также в ведомости, которая составляется в произвольной форме (образец ниже). Кроме того, внесите запись о награждении в трудовую книжку и личную карточку работника 2 .

Нужно ли оформлять договор дарения?

Если компания приобретает для сотрудника дорогой подарок, стои­мость которого превышает сумму 3000 рублей, необходимо заключить с работником договор дарения в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ) (образец договора ниже). Наличие документа позволит подтвердить стоимость подарка, факт вручения его работнику, а также избежать начисления страховых взносов на сумму презента 3 .

Чтобы избежать бумажной волокиты при документальном оформлении подарков большому количеству сотрудников, составьте и подпишите с ними многосторонний договор дарения до вручения презентов (п. 1 ст. 154, п. 2 ст. 420 ГК РФ)

Кому нельзя дарить и принимать подарки?

Необходимо помнить о том, что далеко не всем лицам можно дарить и принимать дорогие подарки. Если организация захочет поздравить, например, работника налоговой службы или муниципального органа, то такой подарок могут не принять. Дело в том, что закон запрещает делать презенты дороже 3000 рублей госслужащим и муниципальным служащим в связи с их должностным положением или исполнением служебных обязанностей (подп. 3 п. 1 ст. 575 ГК РФ).

Исключения составляют случаи дарения в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными событиями (п. 2 ст. 575 ГК РФ). Однако даже в этом случае подарок стоимостью свыше 3000 рублей будет считаться собственностью государства. Служащий должен будет передать их по акту в орган, в котором замещает должность (п. 2 ст. 575 ГК РФ).

Подарки для детей сотрудников

Кроме самих работников подарки могут выдаваться и их детям. Обычно это игрушки, конфеты, билеты на праздничные новогодние мероприятия и т. д. Порядок предоставления подарков детям сотрудников может также устанавливаться в локальном акте организации (ст. 8, абз. 4, 7 ч. первой ст. 22 ТК РФ). В нем можно определить возрастную категорию детей работников, которым дарят презенты, а также условие о минимальном стаже работы сотрудников в компании. Например, можно указать, что работник имеет право на получение подарка для своего малолетнего ребенка, если проработал в организации не менее трех месяцев.

Чтобы порадовать детей сотрудников презентом, необходимо прежде всего составить список работников, у которых имеются дети. Важно учесть их количество и возраст. Затем нужно издать приказ о приобретении подарков, установить сроки их вручения и назначить ответственных лиц за составление ведомости. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме (образец выше).

Оформлять договор дарения для этого не нужно, поскольку стоимость детских подарков обычно не превышает 3000 рублей. Презенты можно передать родителям или вручить самим детям, если компания организует елку.

Внимание!

Если с суммы подарка работодатель не удержал НДФЛ, работник сам должен уплатить налог (подп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ)

Порядок налогообложения подарков

Поскольку дарение подарков – это безвозмездная передача имущества, то затраты на приобретение этих ценностей не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций (п. 16 ст. 270 НК РФ). Приобретать такие подарки работодатель может только за счет чистой прибыли (письмо Минфина России от 17 мая 2006 г. № 03-03-04/1/468). Кроме того, на стоимость товаров, приобретенных в качестве новогодних подарков сотрудникам, компания должна начислить налог на добавленную стоимость (письмо Минфина России от 22 января 2009 г. № 03-07-11/16). Связано это с тем, что передача права собственности на товары на безвозмездной основе в целях исчисления НДС признается их реализацией (абз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Необходимость уплаты налога на доходы физических лиц в отношении подарков зависит от того, на какую сумму приобретен подарок. Подарки общей стоимостью до 4000 рублей в год не облагаются НДФЛ (абз. 2 п. 28 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 1 февраля 2013 г. № 03-04-05/9-90). Если цена подарка больше 4000 рублей, то налог в размере 13 процентов уплачивается с суммы превышения (п. 1 ст. 224 НК РФ). Работодатель должен начислить и удержать НДФЛ со стоимости презента при выплате сотруднику очередной заработной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ), а перечислить налог в бюджет – не позднее следующего дня после его удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Пример

Заместителю генерального директора ООО «Аэростат» на Новый год подарили кофеварку стоимостью 4200 руб. Поскольку цена подарка превышает 4000 руб., работодатель должен удержать из заработной платы сотрудника НДФЛ в следующем размере: (4200 руб. – 4000 руб.) x 13% = 26 руб.

Что касается страховых взносов, то необходимость их начисления полностью зависит от порядка документального оформления подарков. Если вручение презента зафиксировано в письменном договоре дарения, то никакие взносы уплачивать не нужно (ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, письма Минздравсоцразвития России от 5 марта 2010 г. № 473-19, от 12 августа 2010 г. № 2622-19 и от 19 мая 2010 г. № 1239-19).

Если же документ отсутствует, а подарки предусмотрены для работников трудовыми договорами или локальными актами работодателя, то он обязан начислить и уплатить страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 5 марта 2010 г. № 473-19).

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Татьяна Ярмолич – директор Консалтингового центра «Элита-профф» (г. Челябинск):

– Трудовой кодекс не предусматривает обязанности работодателя установить порядок и основания выдачи подарков сотрудникам в локальных нормативных актах. Однако закрепление этих условий, например, в положении о премировании позволит избежать вопросов со стороны налоговых органов и избавит от возможных ошибок

Виктория Сапранова – руководитель службы по кадровому администрированию ООО «Ителла» (Москва):

– Если общая стоимость подарков сотруднику или его ребенку составит более 4000 рублей в год, работодатель должен начислить и уплатить НДФЛ из заработной платы работника. Налог в размере 13 процентов удерживается не со всей суммы презента, а лишь с суммы, превышающей 4000 рублей

Галина Мережкина – бухгалтер МОУ СОШ № 3 г. Жирновска (г. Жирновск Волгоградской обл.):

– Если общая стоимость подарков сотруднику или его ребенку составит более 4000 рублей в год, работодатель должен начислить и уплатить НДФЛ из заработной платы работника. Налог в размере 13 процентов удерживается не со всей суммы презента, а лишь с суммы, превышающей 4000 рублей.

1 Если вы ведете учет по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

2 Подробнее о том, как правильно оформить награждение ценным подарком, читайте в № 12, 2007.

3 Часть 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 5 марта 2010 г. № 473-19 «Об уплате страховых взносов со стоимости подарков сотрудникам» (далее – письмо Минздравсоцразвития России № 473-19).