У документов истек срок хранения. Как их правильно уничтожить

В процессе деятельности любой организации накапливается большой объем документов различной важности. Именно поэтому своевременное и правильное уничтожение документов, не подлежащих хранению, является актуальным вопросом в делопроизводстве любой компании, организации. Стоит отметить, что процесс уничтожения документов строго регламентирован законодательством РФ. Так, уничтожение документов, не подлежащих хранению, начинается с полистного просмотра документов, который определит ценность документов, далее надо отобрать из них те, которые следует хранить дальше, а какие нужно уничтожить.

В результате работы определены :

• дела постоянного хранения;
• дела временного хранения;
• дела, не подлежащие хранению.

Список документов, не подлежащих хранению

Список документов, не подлежащих хранению, должен быть утвержден руководством организации, в виде акта о выделение документов, не подлежащих хранению в некоторых ситуациях, также и вышестоящими организациями. Только после того, как акт утверждён. документы, не подлежащие хранению, я может быть уничтожена. При этом, после уничтожения документации необходимо составить ещё один акт.

Уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено

Нужно отметить также тот факт, что уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено. Порча личных дел, отчетов может повлечь за собой материальную ответственность. В некоторых случаях предусмотрена не только административная ответственность, но также и уголовная.

Составление акта о выделение документов к уничтожению

После выделения документов к уничтожению составленный акт рассматривается и утверждается Экспертной комиссией(ЭК) или экспертно проверочной комиссии(ЭПК), соответствующего учреждения, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. По утвержденным актам документы с истекшими сроками хранения, вывозится и утилизируются.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае выделение документов к уничтожению и работа с документами не подлежащим хранением осуществляется по установленным правилам:

Правила выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению

• Решение о уничтожение документов;
• Полистный просмотр документов;
• Отбор и выделение документов к уничтожению;
• Составление акта о выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению;
• Утверждение акта о выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• Конфиденциальное уничтожение документов;
• Составление акта о том, что документы физически уничтожены.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, можно, конечно, произвести и самостоятельно - документацию либо сжигают, либо уничтожают с помощью шредера. Однако, первый вариант чреват проблемами с пожарной службой, второй подходит только для небольших объемов документации.

Услуги по уничтожению документов

Поэтому все большей популярностью пользуются услуги посреднических фирм, которые, кроме всего прочего, берут на себя работу по выборке необходимых документов, соблюдают правильный порядок уничтожения документов. Своевременная выборка и уничтожение документов, не подлежащих хранению, представляет собой совокупность услуг, которые способствуют оптимизации работы организации, документоведения.

Оперативное уничтожение документов

Высококвалифицированные специалисты нашей компании в кратчайшие сроки и с максимальным качеством выполнят все поставленные перед ними задачи, в том числе, и уничтожение документов, не подлежащих хранению. Мы производим уничтожение бумажных документов любых форматов. Специалисты Компании "Архивный Сервис" проведут грамотную экспертизу ценности документации, отобрав те документы, которые должны быть уничтожены. По результатам выборки нами составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Упаковка и вывоз

Уничтожение документов в организации - необходимая процедура, которую нужно проводить регулярно. Как подготовить акт о выделении документов к уничтожению, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Правила уничтожения документов

Правила уничтожения деловых бумаг с истекшими сроками хранения для всех организаций одинаковы. Обычно это логическое завершение экспертизы ценности (ЭЦ) бумаг . Самая массовая группа документов, которые уничтожают, - дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет.

Выделяет деловые бумаги для утилизации экспертная комиссия (ЭК) организации. Это коллегиальный совещательный орган при руководителе организации, который принимает решение об архивном хранении деловых бумаг или их утилизации. ЭК создается приказом руководителя организации. ЭК состоит из должностных лиц, которые могут дать профессиональную оценку бумагам разных систем документации. Грамотно оценить деловые бумаги по личному составу может только начальник отдела кадров, деловые бумаги бухгалтерского и налогового учета - главный бухгалтер и т. д.

Экспертиза ценности деловых бумаг, проводящаяся в делопроизводстве по завершении календарного года, заключается в разделении дел, находящихся на хранении в структурных подразделениях организации, на три группы:

Оценивают деловую бумагу, чтобы определить: имеет ли она после окончания срока хранения практическую, научную, историческую или любую другую ценность. Если бумага ценная, то ЭК решает продлить срок ее хранения. Если нет - она уничтожается. До того как срок хранения истечет, вопрос об оценке деловой бумаги не поднимается и она хранится, даже если ЭК в полном составе считает его ненужным.

Составление акта о выделении документов к уничтожению

Уничтожить деловые бумаги нужно способом, который исключает возможность восстановить информацию. Поэтому нельзя пускать деловые бумаги на черновики или разрывать. Уничтожить бумаги организация может сама, если у нее, например, есть промышленный шредер – обыкновенные «кабинетные» шредеры для масштабной утилизации деловых бумаг не подходят. Также можно воспользоваться услугами специализированной компании.

Графы 1, 2, 3, 6 и 7 являются обязательными, а графы 4 и 5 заполняются в том случае, если выделение деловых бумаг для утилизации проводится в архиве организации (имеются в виду документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения и деловые бумаги по личному составу , выделение для утилизации которых проводится по истечении сроков их хранения уже в архиве).

Cрок хранения истек

Дела отбираются к уничтожению и включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составляется.

На деловые бумаги с отметкой «ЭПК» может составляться отдельный акт о выделении деловых бумаг для утилизации.

В нем указываются:

дата и место его составления, наименование перечня, в соответствии с которым проводилась экспертиза ценности документов, годы, за которые выделяются к уничтожению документы, заголовки дел, количество дел (единиц хранения), сроки хранения и номера статей по перечню.

Если к уничтожению выделяются деловые бумаги, имеющие одинаковые заголовки (дела, состоящие из нескольких томов, или дела за несколько лет), в акт вносится групповой заголовок документов дела, а количество дел (единиц хранения) указывается в графе 6, например:

Хранение деловых бумаг, отобранные для утилизации

Деловые бумаги, отобранные для утилизации, должны храниться отдельно от документов, подлежащих передаче в архив организации и быть систематизированы по группам в соответствии с тем, как они включены в акт о выделении к уничтожению.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, отобранные для утилизации дела физически не уничтожаются до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа и утверждения описей дел руководителем организации.

Акты согласовываются с экспертной комиссией организации и утверждаются руководителем организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в нем указывается, что описи дел постоянного хранения за те же годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК архивного учреждения, при этом делается ссылка на дату и номер протокола ЭПК.

Организации - источники комплектования государственного или муниципального архива, как правило, представляют акты о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК» на рассмотрение ЭПК архивного органа в двух экземплярах вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

Уничтожение дел с истекшими сроками хранения, включенных в акт, производится только после утверждения руководителем организации описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период. Накладная (или иной документ), выданная пунктом приема вторсырья и подтверждающая прием деловых бумаг для утилизации, хранится в организации вместе с актом.

Все операции в организации должны сопровождаться документальным оформлением. Отдел кадров не является исключением. Как и в любом другом структурном подразделении, в нем образуется огромное количество бумаг. С каждым годом архив организации растет и места для хранения текущих документов остается все меньше. Как же быть работодателю? Можно ли ликвидировать архив? Какие документы и как можно уничтожить? На эти и другие вопросы ответим в данной статье.

Нормативно-правовое регулирование

Порядок хранения, архивации и уничтожения различных видов документов регламентируется достаточно большим количеством нормативных правовых актов. В их числе и федеральные законы, и постановления Правительства РФ, и ГОСТы, и приказы различных ведомств. Основными законодательными актами являются:

— Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ);

— Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила работы архивов);

— приказы Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

— Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Сроки хранения документов

Ведение архива документов можно поручить специализированной организации на основании договора. Если же вы решили самостоятельно хранить свои документы, требуется разработать локальный нормативный акт, который будет регламентировать порядок хранения. Кроме того, нужно создать соответствующее структурное подразделение, например, «Архивный отдел». На практике коммерческие организации вместо создания такого отдела прописывают функции по его ведению в должностной инструкции руководителя структурного подразделения. Так, обычно за хранение кадровых документов отвечает начальник отдела кадров, а бухгалтерских — главный бухгалтер.

В целях рационального документационного обеспечения и соблюдения действующего законодательства необходимо правильно хранить документы. Для своевременного приема от структурных подразделений архивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов это может быть самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления или отдела кадров, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.

Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 Правил работы архивов).

Дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.

Длительный или постоянный срок хранения обычно имеют документы, которые:

— документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;

— используют для создания «памяти» об организации в научных, культурных или исторических целях;

Основным законодательным актом в области установления сроков хранения документов является Перечень. Он необходим не только для определения сроков хранения образующихся в деятельности организации документов, но и для составления номенклатуры организации и формирования дел. Также им пользуются экспертно-проверочные комиссии.

Примечание. Перечень распространяется на все виды организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Кадровым документам в Перечне посвящено два раздела:

— раздел 7 «Трудовые отношения» (включает документацию по организации труда и служебной деятельности, а также по нормированию, тарификации, оплате и охране труда);

— раздел 8 «Кадровое обеспечение» (включает документацию по приему, переводу, увольнению, установлению и повышению квалификации, а также по награждению работников).

Течение сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 году, началось с 1 января 2010 года.

Сроки хранения, указанные в Перечне, применяются организациями по-разному: временные сроки применяются всеми, а постоянный — государственными и муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в архивы, а также частными организациями, которые заключили соответствующие договоры с архивами.

В любом случае коммерческие организации и индивидуальные предприниматели должны хранить документы не менее десяти лет. Дальнейший же срок хранения определяется согласно действующему законодательству или необходимостью их дальнейшего использования. Приведем сроки хранения основных кадровых документов.

Создание ЭК

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. В комиссию входят лица из числа наиболее квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений. Также в комиссию могут быть приглашены представители системы Росархива.

Необходимо разработать и утвердить положение о такой комиссии. За основу можно взять Приказ Росархива от 19.01.1995 N 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Основными задачами вышеуказанной комиссии являются организация и проведение:

— экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

— экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

— отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

Комиссия имеет право давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов. Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии.

Общество с ограниченной ответственностью «Колокол»

Приказ N 67

о создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения документов, образующихся в деятельности общества, отбору документов на архивное хранение и уничтожению документов с истекшими сроками хранения

Приказываю:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

— заместителя директора по финансовым вопросам Пашкова А. Д. (председатель комиссии);

— начальника отдела архивации Солушкиной Р. Т. (секретарь комиссии);

— начальника отдела кадров Тюриной О. Е.

2. Разработать и представить на утверждение положение о работе экспертной комиссии до 30.11.2010 (Солушкиной Р. Т.).

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Крайнов /С. Л. Крайнов/

С приказом ознакомлены:

Зам. директора

По финансовым вопросам Пашков /А. Д. Пашков/

Начальник

Отдела архивации Солушкина /Р. Т. Солушкина/

Начальник отдела кадров Тюрина /О. Е. Тюрина/

Комиссия на основании номенклатуры дел выделяет документы с истекшими сроками хранения для уничтожения и составляет на них акты, которые впоследствии представляет руководителю организации на утверждение. Документы, перечисленные в актах, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Правила уничтожения документов

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами:

— уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;

— документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;

— уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

— уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.

Оформляем уничтожение документов

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. Для наглядности приведем пример такого акта на стр. 45. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

Примечание. Шредер — прибор для уничтожения бумаг. Шредирование — разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Общество с ограниченной Утверждаю

Ответственностью «Марс» Директор ООО «Марс»

(ООО «Марс») Копылов /Г. Д. Копылов/

──────────

г. Кострома

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании ────────────────────────────────────────────────────────────

Отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

Утратившие практическое значение следующие документы

Итого 19 (девятнадцать) ед. хр. за 1998-2008 годы

──────────────────────── ───────────────

Начальник отдела архивации Пучкина /А. И. Пучкина/

Согласовано

Протокол ЦЭК (ЭК)

────────── ────

Документы в количестве 19 (девятнадцать) ед. хр. весом 9 кг 500 г

Сданы в ООО «Переработка вторсырья» на переработку по приемо-сдаточной

Накладной от 04.02.2010 N 16.

Изменения в учетные документы внесены.

Начальник отдела архивации Пучкина /А. И. Пучкина

Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9 x 50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78 x 11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Запись «Изменения в учетные документы внесены» означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе «Примечания» указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.

Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.

Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.

На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер»

Утверждаю

Шилимина, 10.11.2010

Директор А. Д. Шилимина

Акт N 4

об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек

и вкладышей в них

Комиссией в составе Морозовой П. Л., Романовой Н. Н., Петровой Е. В. составлен настоящий акт о том, что за период с 01.10.2010 по 09.11.2010 при оформлении оказались испорчены 3 (три) бланка трудовой книжки и 1 (один) бланк вкладыша в трудовую книжку в том числе:

1. Бланки трудовой книжки:

— серия ТК N 1234567;

— серия ТК N 4567891.

2. Бланк вкладыша в трудовую книжку — серия ВТ N 7123589.

Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.

Менеджер по персоналу Морозова /П. Л. Морозова/

Главный бухгалтер Романова /Н. Н. Романова/

Секретарь Петрова /Е. В. Петрова/

К акту можно приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

Ответственность за нарушение порядка обращения с документами

На основании ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

— на граждан — от 100 до 300 руб.;

— на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение требований о хранении документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным. Это карается наложением административного штрафа:

— на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;

— на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

Неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влекут аналогичные размеры штрафа.

Ответственность за неправильное хранение документов предусмотрена не только административным законодательством. Налоговый кодекс тоже содержит нормы, предусматривающие такую ответственность. В частности, на основании ст. 120 НК РФ за отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, как и за уничтожение до истечения сроков их хранения, организация может быть наказана штрафом в размере 10 000 руб. За повторное подобное нарушение норм законодательства штраф увеличивается до 30 000 руб.

Если благодаря необеспечению сохранности документов произошло занижение налоговой базы, организация может быть оштрафована на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Документооборот является неотъемлемой стороной деятельности любой организации, вне зависимости от направления, вида бизнеса. И в процессе деятельности со временем накапливается достаточно большой объем документов разной важности. Понятно, что некоторые документы необходимо хранить длительный срок, но есть и документация, которая не подлежит хранению, или срок хранения которой уже вышел. В таком случае документация подлежит уничтожению.

Отбор документов не подлежащих хранению

Отбор документации, подлежащей уничтожению, как правило, проводится ежегодно - в конце каждого года. Многие недооценивают важность такой процедуры, как уничтожение документов, не подлежащих хранению. А между тем, в случае, если речь идет о порче важных отчетов, личных дел, то возможна административная, материальная ответственность. Иногда речь может идти и об уголовной ответственности.

Процесс уничтожения документов не подлежащих хранению

Уничтожение документов, не подлежащих хранению - процесс, структура и этапы которого строго регламентированы российским законодательством. и это необходимо учитывать. Первый этап - это создание экспертной комиссии, которая должна определить ценность каждого документа и выявить среди них те, которые не подлежат хранению и, соответственно, должна быть уничтожены.

Опись на документы

Перед тем, как проводить уничтожение документов, не подлежащих хранению, необходимо, чтобы список этих документов был утвержден руководством компании, в чьем ведении находятся данные документы. В некоторых случаях утверждение проводится вышестоящими организациями. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, может быть произведено только в том случае, если список утвержден. При этом после уничтожения документов, не подлежащих хранению, необходимо составить акт.

Самостоятельное уничтожение

Некоторые компании проводят уничтожение документов, не подлежащих хранению, самостоятельно. Тем более, что на первый взгляд, это не так сложно - документы либо сжигаются, либо пропускаются через шредер. Однако, во-первых, далеко не всегда есть возможность сжечь документы, а в случае с уничтожением документации при помощи шредера подойдут только небольшие объемы, а во-вторых, процесс поиска документов, не подлежащих хранению, может занять очень много времени. Не лучше ли потратить это время более эффективно, целесообразно - на развитие приоритетных для компании направлений, в то время, как сопутствующими задачами, такими как уничтожение документов, не подлежащих хранению, займутся профессионалы?

Обращайтесь к профессионалам.

Своевременная грамотная выборка документов, подлежащих уничтожению - сложный процесс, который, однако, способствует оптимизации работы предприятия.Наша компания предоставляет услуги по всем видам архивных работ, в том числе, проводит уничтожение документов, не подлежащих хранению.

Наш опыт

Специалисты нашей компании имеют большой опыт работы в области архивных услуг, способны решить любые задачи по архивной обработке документов. Кроме того, мы имеем постоянный доступ к новым технологиям, знаниям, и любые нововведения в российском законодательстве в отношении архивных работ, документооборота учитываются нами в полной мере. Наши сотрудники произведут комплексное обследование архивного фонда, экспертизу практической и научной ценности документации с полистным просмотром, отберут дела и документы с истекшим сроком хранения, утративших практическое значение.

Акт уничтожения документов не подлежащих хранению

Мы также подготовим акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению, осуществим вывоз и непосредственно уничтожение документов, не подлежащих хранению, в присутствии представителей Клиента.

Составление акта о выделении к уничтожению документов

Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения научно-технической обработки документов.

Иными словами, сначала нужно обязательно провести экспертизу ценности документов, сформировать дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу с 75-летним сроком хранения. Дела переплести, оформить в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, составить на них описи и утвердить в установленном нормативными документами порядке. И только после этого заниматься уничтожением документов с истекшими сроками хранения.

Однако очень часто в организациях встречается совершенно другая практика. Руководители и особенно бухгалтеры стремятся к тому, чтобы в первую очередь освободиться от документов с истекшими сроками хранения, а приведение в порядок документов с длительными сроками хранения оставляют на неопределенный срок. Эта практика свидетельствует об отсутствии системы в работе, так как, только приведя документы в порядок, мы можем уверенно утверждать, что выделили к уничтожению документы, утратившие практическое и не имеющие научно-исторического значения. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения - это своего рода завершающий этап в наведении порядка в работе с документами.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется по форме, установленной нормативными документами.

Акт о выделении документов к уничтожению может составляться как на документы всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Перед включением дел в акт на уничтожение обязательно проводится полистный просмотр дел, чтобы исключить малейшую случайность ошибки и не уничтожить документ, срок хранения которого еще не истек.

В акт можно включать как заголовки отдельных дел, так и групповые заголовки на однородные дела. Четвертый и пятый разделы акта заполняются только на дела, срок хранения которых выше 10 лет. Но если вы принимали на хранение документы временного (до 10 лет) хранения по сдаточным описям, то следует указать номера выделенных к уничтожению документов по этим описям.

При составлении акта нужно помнить о том, что в него включаются дела, не подлежащие хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, если дело "Квартальные финансовые планы", срок хранения которых 3 года при условии наличия годовых планов, закончено делопроизводством в 2000 году, оно может быть включено в акт о выделении к уничтожению документов не ранее 1 января 2004 г. В том случае, если срок хранения документов определен по перечням как "3 года после проведения комплексной налоговой проверки", тогда точкой отсчета является дата проведения проверки. Например, дело "Кассовые документы по рублевым счетам за 2003 год" при проведении проверки в 2005 году может быть выделено к уничтожению не ранее 1 января 2009 г. и то при условии, если во время проверки этот период (2003 год) был обревизован. Если проверке подверглись документы до 2002 года включительно, тогда дело, указанное в нашем примере, не может быть включено в акт о выделении к уничтожению. Оно остается на хранении в организации до тех пор, пока не будут обревизованы документы за 2003 год, даже если придется ждать проверки еще несколько лет. Разумеется, при такой постановке вопроса срок хранения дел значительно увеличивается.

Нужно иметь в виду, что под налоговой проверкой понимается только комплексная выездная проверка. При составлении акта о выделении к уничтожению документов важно помнить, что если налоговая проверка проверила документы, например, за последние три года, а документы за более ранний период не смотрела, это значит, что в акт о выделении к уничтожению документов включаются документы с истекшими сроками хранения только за тот период, который был обревизован. Документы, которые не были обревизованы, даже если они относятся к более раннему периоду, мы обязаны оставить на хранение.

Государственные организации Списка №1 (т.е. организации, сдающие свои документы на государственное хранение) акт о выделении к уничтожению документов вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу представляют на согласование экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) государственного архива и затем на утверждение руководителю организации.

Акт о выделении к уничтожению документов в государственных организациях Списка №2 (т.е. в организациях, не сдающих документы на государственное хранение) и в организациях негосударственной формы собственности согласовывается на заседании экспертной комиссии организации и утверждается руководителем организации.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья; желательно предварительно их измельчить. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов на переработку оформляется приемосдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. На основании акта вносятся изменения в учетные документы архива организации, если документы до уничтожения находились в архиве на хранении и на них были составлены описи.

В заключение составим примерный (но не претендующий на полноту) акт о выделении к уничтожению документов для организации негосударственной формы собственности.

Предположим, что налоговая проверка проходила в 2005 году. В результате проверки были обревизованы документы за 1999-2004 годы.

ООО "Булвинил"

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО "Булвинил"

Переплетов М.А. Переплетов

06.02.2009 №1 г.

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению на основании перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (ч. 2) (М., 1989), перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (Мн., 2001) и перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (Мн., 2006), акта проверки налоговой инспекции правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов и других платежей в бюджет и внебюджетные фонды от 10.03.2005 №1 за период с 01.01.1999 по 31.12.2004 отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда ООО "Булвинил" за 1999-2004 годы.

Итого 186 (сто восемьдесят шесть) дел за 1999-2004 годы.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу за 1999-2004 годы согласованы с ЭК ООО "Булвинил" (протокол от 27.11.2007 №2).

Ведущий специалист Ананич Е.В. Ананич

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ООО "Булвинил"

Документы в количестве 186 (сто восемьдесят шесть) дел, весом 190 кг сданыООО "Белбумленд" на переработку по приемосдаточной накладной от 20.02.2009.

Специалист Мечникова Л.П. Мечникова

Нормативные документы, определяющие порядок уничтожения документов:

1. Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 №3277XII "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (ст. 24) (в редакции от 20.06.2008 №349З);

2. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 №5;

3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4.