Укд расшифровка. Что из себя представляет универсальный корректировочный документ

Наш контрагент получил от нас ошибочно выписанные документы (УПД) за декабрь на сумму 150 000-00, затем мы исправили нашу ошибку предоставили им акт сверки, они его подписали уже с исправленной суммой 160 000-00, но у себя сумму не исправили, исправленные документы получили от нас уже после сдачи НДС. Могут ли они уже в текущем квартале частично оприходовать у себя 10 000-00 по документам за декабрь и принять к зачету НДС с 10000-00?

Продавец товара должен оформить и передать покупателю УКД, на основании которого могут быть внесены исправления в учет. Просто заменить комплект первичных документов нельзя.

В указанном случае необходимость корректировки вызвана изменением цены на товар после его передачи покупателю. Поэтому продавцу нужно оформить универсальный корректировочный документ (УКД).

УКД представляет собой корректировочный счет-фактуру, форма которого дополнена реквизитами кредит-ноты или другого документа, подтверждающего согласие сторон на изменение стоимости поставленных товаров. Отразить УКД в учете продавец покупатель должны на дату составления документа.

Регистрация УКД в книге продаж у продавца и в книге покупок у покупателя выполняется по правилам, установленным для отражения корректировочных счетов – фактур:

• покупатель регистрирует УКД в книге покупок и может воспользоваться дополнительным вычетом в том квартале, в котором получил правильно оформленный УКД у продавца;
• продавец регистрирует УКД в книге продаж и доначисляет НДС в том налоговом периоде, когда составлен документ.

Как применять универсальный передаточный (корректировочный) документ (УПД и УКД)
При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). В настоящее время без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).

После отгрузки стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) может измениться. Такое изменение может быть вызвано увеличением или снижением либо цены, либо количества (объема) поставленных ресурсов. В этих случаях продавцы вместо корректировочного счета-фактуры могут составлять универсальный корректировочный документ (УКД).

Аналогичные выводы можно сделать и в отношении УКД.

Что заменяют собой универсальные документы

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

• товарного раздела товарно-транспортной накладной ;

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.

УКД представляет собой корректировочный счет-фактуру, форма которого дополнена реквизитами кредит-ноты или другого документа, подтверждающего согласие сторон на изменение стоимости поставленных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Отказ от составления счетов-фактур и переход на применение универсальных документов тоже целесообразно отразить в учетной политике. Если организация переходит на оформление универсальных документов в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС.

Следует отметить, что использование универсальных документов не исключает возможность применять обычные счета-фактуры или товарные накладные. Даже если разные документы оформляются в рамках одного договора. Например, если один договор поставки предусматривает несколько отгрузок, то по одной партии продавец может составить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру, а по другой партии – УПД со статусом 1. В этом случае покупатель вправе учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль, а сумму предъявленного НДС принять к вычету. письме ФНС России от 27 мая 2015 г. № ГД-4-3/8963 .

Когда можно применять УКД

УКД можно оформить в двух случаях:
– если после отгрузки продавец меняет цену или количество отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав);
– если продавец согласен с претензией покупателя, который при приемке (до оприходования) обнаружил расхождения по количеству и качеству переданных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

УКД не применяется:
– для исправления ошибок, которые продавец допустил при составлении первичного счета-фактуры, УПД или других первичных документов на отгрузку. В этом случае ошибку нужно исправить в первоначальном комплекте документов. Порядок исправления ошибок в УПД приведен в приложении 7 к ;
– при возврате продавцу товаров, принятых на учет покупателем («обратная реализация»).

Заполнение универсальных документов

УКД

В зависимости от цели использования УКД может иметь статус 1 или 2 . Если организация собирается заменить универсальным корректировочным документом и корректировочный счет-фактуру, и первичный учетный документ, то УКД нужно присвоить статус 1 и заполнить все реквизиты, обязательные для корректировочного счета-фактуры .

Помимо этого должны быть заполнены строки 8 «Предлагаю изменить стоимость» или 9 «Уведомляю об изменении стоимости», а также строка 12 «С изменением стоимости согласен».

В УКД со статусом 2 тоже должны быть заполнены строки 8 (или 9) и строка 12. При этом в той части, которая дублирует корректировочный счет-фактуру, достаточно заполнить только те реквизиты, где отражаются изменения стоимостных или количественных показателей.

Какую строку заполнять – 8 или 9 – зависит от того, как составлен договор. Если с самого начала в нем не было условия об изменении стоимости, продавец заполняет строку 8 «Предлагаю изменить стоимость». Если же в договоре уже было условие о возможности изменить стоимость поставки, то продавец заполняет строку 9 «Уведомляю об изменении стоимости».

В первом случае (продавец заполнил строку 8) свое согласие на изменение стоимости покупатель отражает в строке 12 «С изменением стоимости согласен». Кроме того, покупатель обязательно должен заполнить строки 14 и 15.

Во втором случае (продавец заполнил строку 9) строки 14 и 15 заполнять не обязательно. Но если покупатель их заполнит, то он сможет рассматривать поступивший УКД в качестве своего внутреннего учетного документа (аналога справки бухгалтера), который подтвердит изменение стоимости полученных ранее товаров (работ, услуг).

Строку 13 «Дата» тоже стоит заполнить – это позволит исключить споры о моменте изменения стоимости, если в своем экземпляре продавец укажет произвольную дату.

Подробные рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УКД приведены в приложениях и к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86 .

УКД должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации-продавца (исполнителя). Вместо них УКД могут подписать другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Если УКД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности предпринимателя. В обоих случаях в УКД должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Кроме того, в УКД ставят свои подписи:

• сотрудники, ответственные за принятие решения об уменьшении стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя);
• сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя).

Дата составления УПД (УКД)

В форме УПД могут быть зафиксированы три даты:

• в строке 1 «Счет-фактура» – дата составления УПД;
• в строке 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» – дата совершения хозяйственной операции, например дата передачи товаров продавцом покупателю;
• в строке 16 «Дата получения (приемки)» – дата подтверждения принимающей стороной, что обязательства по договору исполнены. Например, дата приемки товаров покупателем или дата подписания заказчиком акта приемки-передачи выполненных работ (если такой акт составлялся).

По общему правилу первичный документ нужно составлять непосредственно в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее (п. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому продавец может оформить УПД либо в день отгрузки товаров (передачи работ, услуг, имущественных прав), либо позднее, если по каким-то причинам вовремя это сделать не удалось. В первом случае дата составления УПД по строке 1 «Счет-фактура» будет совпадать с датой, указанной в строке 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)». А во втором – нет.

Что касается УКД, то этот документ, как и корректировочный счет-фактуру, продавец должен выставить покупателю в течение пяти календарных дней:
– либо с того дня, когда покупатель был уведомлен об изменении показателей (если возможность такого изменения предусмотрена договором);
– либо с того дня, когда покупатель подтвердил свое согласие на изменения (если возможность изменений договором не предусматривалась).

Регистрация универсальных документов у продавца

УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, независимо от статуса, присвоенного документу, продавец должен зарегистрировать в журнале учета счетов-фактур и книге продаж за тот квартал, в котором состоялась реализация товаров (работ, услуг). При этом под периодом реализации следует понимать квартал, в котором определяется налоговая база по НДС. Он может определяться по факту:

• отгрузки (например, при реализации товаров);
• приемки (например, при сдаче заказчику выполненных работ).

УПД, которые решили использовать в качестве счетов-фактур, можете нумеровать в единой хронологии с обычными счетами-фактурами.

УПД, в котором обязательные реквизиты счета-фактуры не заполнены, выполняют роль только первичного документа. Они не могут быть использованы в качестве счета-фактуры, поэтому регистрировать их не требуется. Такие документы нужно нумеровать обособленно.

Если УПД составили в день отгрузки товаров (передачи работ, услуг, имущественных прав), то при регистрации в части 1 журнала учета счетов-фактур в графах 2 «Дата выставления» и 6 «Дата составления счета-фактуры» укажите, соответственно:

• даты, приведенные в строках 1 «Счет-фактура» и 11«Дата отгрузки, передачи (сдачи)» УПД, – если реализация определяется фактом отгрузки;

Если оформить документы в день совершения хозяйственной ситуации не удалось, то при регистрации УПД в части 1 журнала учета счетов-фактур в графах 2 «Дата выставления» и 6 «Дата составления счета-фактуры» журнала учета укажите, соответственно:

• дату, приведенную в строке 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)», и дату, отраженную в строке 1 «Счет-фактура» УПД, – если реализация определяется фактом отгрузки;
• дату, приведенную в строке 16 «Дата получения (приемки), и дату, отраженную в строке 1 «Счет-фактура» УПД, – если реализация определяется фактом приемки.

Независимо от того, когда был составлен УПД, при его регистрации в книге продаж в графе 1 «Дата и номер счета-фактуры продавца» укажите дату, приведенную в строке 1 «Счет-фактура» УПД.

. При этом дату регистрации определяйте как дату выставления УКД .

Особенности регистрации УКД в книге продаж и журнале учета счетов-фактур приведены в приложении 5

Регистрация универсальных документов у покупателя

УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, покупатель (заказчик) должен в хронологическом порядке регистрировать:

УПД, в которых не заполнены обязательные реквизиты счета-фактуры, в журнале учета и книге покупок регистрировать нельзя.

В журнале учета полученные УПД регистрируйте по мере их поступления в организацию. При этом в графе 2 «Дата получения» журнала указывайте дату, приведенную в строке 16 «Дата получения (приемки)» УПД. А в графе 6 «Дата составления счета-фактуры» указывайте дату, приведенную в строке 1 «Счет-фактура».

В книге покупок регистрируйте УПД в том квартале, в котором у организации появилось право на вычет НДС. В графе 2 «Дата и номер счета-фактуры продавца» книги покупок укажите дату, приведенную в строке 1 «Счет-фактура». А в графе 4 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг) имущественных прав» укажите дату, приведенную в строке 16 «Дата получения (приемки)».

УКД регистрируйте по правилам, установленным для регистрации корректировочных счетов-фактур . Особенности регистрации УКД в книге покупок и журнале учета счетов-фактур приведены в приложении 5 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86.

Отражение доходов (расходов) из-за изменения цены у продавца

Если продавец снизил стоимость ранее отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), он может уменьшить свои налоговые обязательства по налогу на прибыль. При этом подавать уточненную декларацию за период, когда состоялась первоначальная отгрузка, не обязательно. В зависимости от условий договора корректировку можно сделать:
– либо в том периоде, когда были выполнены предусмотренные договором условия, необходимые для изменения стоимости (на дату, указанную в строке 1 УКД);

Если продавец повысил стоимость ранее отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), он обязан увеличить налоговую базу по налогу на прибыль в том периоде, в котором были признаны доходы от реализации по первоначальному договору.

Такие разъяснения содержатся в приложении 6 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86 .

Отражение доходов (расходов) из-за изменения цены у покупателя

Если стоимость приобретенных ресурсов не была отнесена на расходы, покупатель должен внести изменения только в регистры налогового учета (например, изменить покупную стоимость товаров, хранящихся на складе). Подавать уточненные декларации по налогу на прибыль в этом случае не требуется.

Если же стоимость приобретенных ресурсов включалась в состав расходов, то порядок действия покупателя зависит от того, увеличилась или уменьшилась стоимость.

Если продавец повысил стоимость ранее отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), покупатель может уменьшить свои налоговые обязательства по налогу на прибыль. При этом подавать уточненную декларацию не обязательно. В зависимости от условий договора корректировку можно сделать:
– либо в том периоде, когда он получил уведомление о предусмотренном договором изменении стоимости (на дату, указанную в строке 1 УКД);
– либо в том периоде, когда покупатель согласовал не предусмотренное договором изменение стоимости (на дату, указанную в строке 13 УКД).

Если продавец снизил стоимость ранее отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), покупатель обязан увеличить налоговую базу в том периоде, в котором эти ресурсы были включены в состав расходов. Важно: если потребуется внести изменения в данные за прошлый отчетный (налоговый) период, необходимо будет сдать уточненную налоговую декларацию.

Такие разъяснения содержатся в приложении 6 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86 .

Как составить корректировочный счет-фактуру, зарегистрировать его в книге продаж и книге покупок

Как регистрировать корректировочные счета-фактуры

Выставленные продавцами и полученные покупателем корректировочные счета-фактуры надо зарегистрировать. Где делать записи сторонам сделки – в книге покупок или продаж, зависит от того, какие изменения оформлены. .

Продавец: увеличение стоимости

При увеличении цены или количества отгруженных товаров, объема выполненных работ, оказанных услуг или переданных имущественных прав продавец обязан увеличить налоговую базу по НДС. Для этого он, уведомив покупателя, оформляет корректировочный счет-фактуру. На основании этого документа продавец доначисляет НДС с разницы, образовавшейся в результате увеличения цены. Такой порядок следует из положений пункта 10

Составив положительный корректировочный счет-фактуру, продавец регистрирует его в своей книге продаж. Делают это в том квартале, в котором были составлены документы, являющиеся основанием для оформления корректировочного счета-фактуры. Это следует из положений пункта 10 статьи 154 Налогового кодекса РФ.

При повторном увеличении стоимости продавец выставляет новый корректировочный счет-фактуру. В нем должна быть отражена разница между показателями первоначального корректировочного счета-фактуры и новыми. Повторный положительный корректировочный счет-фактуру регистрируют в том же порядке, что и первоначальный. При этом запись о первоначальном корректировочном счете-фактуре в книге продаж не аннулируют. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 27 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5306 .

Запись в книге продаж о корректировочном счете-фактуре, в котором стоимость возросла, – это основание для доначисления НДС ( приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Покупатель: увеличение стоимости

Согласовав с продавцом увеличение стоимости отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг или переданных имущественных прав, покупатель вправе заявить к вычету дополнительную сумму НДС. А именно, разницу между суммами НДС, исчисленными с первоначальной и со скорректированной стоимости покупок.

Воспользоваться дополнительным вычетом покупатель может в том квартале, в котором получил правильно оформленный корректировочный счет-фактуру продавца. Это право сохраняется за покупателем в течение трех лет с момента получения корректировочного документа.

Такой порядок следует из положений абзаца 2 пункта 13 статьи 171 и пункта 10 статьи 172 Налогового кодекса РФ.

Положительный корректировочный счет-фактуру нужно зарегистрировать в книге покупок. Это будет основанием для уменьшения исчисленного НДС на дополнительный вычет. Таким образом, при повышении цены на товары (работы, услуги) после их отгрузки покупатель вправе принять к вычету сумму НДС, указанную в корректировочном счете-фактуре. Такой порядок установлен в пунктах и раздела II приложения 4 к

Федеральная налоговая служба письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Федеральная налоговая служба направляет для сведения и использования при проведении мероприятий налогового контроля рекомендации по вопросу оценки налоговыми органами документов, которые одновременно содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счетов-фактур, и для первичных учетных документов.
Обеспечить исполнение данных рекомендаций в практической работе налоговых органов и довести до сведения налогоплательщиков.

В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
При этом глава 21 НК РФ и постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – постановление Правительства РФ № 1137) не содержат ограничений на введение в формы счетов-фактур дополнительных реквизитов. Указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете сумм налога на добавленную стоимость (далее – НДС), предъявленных покупателю продавцом.
Согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон №402-ФЗ) предусмотрена самостоятельность хозяйствующих субъектов в выборе форм документирования фактов хозяйственной жизни. В статье 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов.
Таким образом, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
Используя приведенные здесь принципы и основания, ФНС России предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее - УПД) на основе формы счета-фактуры.
Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.
Предложение ФНС России формы универсального передаточного документа не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной непосредственно постановлением Правительства РФ № 1137.
Согласовано с Минфином России (заместитель Министра финансов Российской Федерации С. Д. Шаталов) письмом от 07.10.2013 №03-07-15/41644. Источник 1.

Вносить исправления в счета-фактуры нельзя. Для устранения ошибок следует оформлять:

• корректировочные счета-фактуры (корректировки)
• исправленные (исправительные). В некоторых случаях ошибки разрешено оставлять.

Как поступать в той или иной ситуации, читайте в этой статье.

Корректировка или исправление

Корректировочный счет-фактура (КСФ) оформляется дополнительно к первоначальному документу. Другими словами, КСФ не может существовать отдельно от исходного счета-фактуры. Составлять корректировку следует в случае изменения цены и/или уточнения количества товаров, работ, услуг, переданных имущественных прав (абз. 3 п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ).

Продавец обязан выставить корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней с даты составления первичного документа (договора, соглашения или пр.), подтверждающего согласие покупателя на изменения. Таким образом, корректировочный документ необходимо оформлять в случаях изменения цены по причине скидки или др., изменения количества товаров вследствие недопоставки, обнаружения брака и т.п.

Обращаем внимание, корректировочные счета-фактуры выставляются исключительно при взаимном согласии сторон, что подтверждается соответствующими первичными документами. Если покупатель не согласен с фактическими условиями поставки, то корректировочные документы не оформляются. В зависимости от ситуации производятся возврат, обратная реализация, допоставка или др. Как правило, порядок действий в подобных ситуациях оговаривается в договоре между сторонами.

Исправленный счет-фактура (ИСФ) – это новая версия (экземпляр) первоначального документа (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ N 1137). Он расценивается как новый самостоятельный документ, который может существовать без первоначального. В отличие от корректировочного счета-фактуры ИСФ присваивается номер и дата первичного счета-фактуры, а в строке «1а» указываются порядковый номер и дата исправления.

Чтобы выставить исправление, сторонам не требуется заключать соглашение на вносимые в документ изменения. Вместе с этим действующее законодательство России не определяет сроки для оформления ИСФ. Исправленные счета-фактуры выставляются в случаях неправильного указания ставки налога, арифметической ошибки, опечатки и т.п.

Ошибки в счетах-фактурах, а также в корректировочных счетах-фактурах, которые не мешают налоговым органам идентифицировать стороны сделки (продавца, покупателя), наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, ставку и сумму налога, разрешено не исправлять (абз. 2 п. 2 ст. 169 Налогового кодекса, п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ N 1137). Такими ошибками могут быть строчные буквы вместо заглавных, лишние символы (запятые, тире и т.п.), опечатки в индексе или обозначении единиц измерения и др. К сожалению, действующее законодательство РФ не определяет исчерпывающий список ошибок, которые допускается не исправлять.

Поскольку исправить счет-фактуру можно лишь составив новые документы, возникает вопрос, что делать, если ошибки допущены в корректировочном или исправленном документах? Как выставить повторную корректировку или внести поправки в исправленный счет-фактуру? Разбираемся дальше.

Исправляем исправленный счет-фактуру

Предположим, что после выставления счета-фактуры мы обнаружили опечатку в наименовании покупателя, которая препятствует налоговым органам его идентифицировать, и вместо ООО «Мельница» указали ООО «Мыльница». Создаем новую версию первоначального документа – Исправление 1. Оформляем документ согласно Приложению N 1 к постановлению Правительства N 1137.

После выставления исправленного документа выясняем, что кроме ошибки в наименовании покупателя, также была допущена опечатка в ИНН контрагента, которую мы не заметили и не поправили в Исправлении 1. В этом случае создаем еще один экземпляр документа – Исправление 2, в котором отражаем правки в наименовании и ИНН покупателя.

Количество создаваемых версий счета-фактуры не ограничено требованиями действующего законодательства РФ. Новые версии документа также создаются в случаях обнаружения опечаток и арифметических ошибок в предыдущих версиях, т.е. в исправленных счетах-фактурах.

Исправляем корректировочный счет-фактуру

Оформить новый экземпляр документа можно как для первоначального, так и для корректировочного счета-фактуры. В случае обнаружения арифметической ошибки или опечатки необходимо выставить исправленный корректировочный счет-фактуру (ИКСФ) (п. 6 Приложения 2 к постановлению Правительства РФ N 1137).

В новом экземпляре КСФ не допускается изменение показателей, указанных в строках «1» и «1б» корректировочного счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка «1а», где указывается порядковый номер и дата исправления.

При повторном обнаружении ошибки в первоначальном КСФ или при повторном допущении ошибки уже в исправленном необходимо выставить новое исправление, которое будет новой версией первоначального корректировочного документа.

Как быть, если меняется цена или количество товаров (работ, услуг) в момент, когда выставлена уже новая версия счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры?

Корректируем исправленный счет-фактуру

Допустим, у первоначального счета-фактуры существует версия, т.е. выставлен исправленный документ. Спустя некоторое время в табличной части уже исправленного счета-фактуры находим ошибку (изменилась цена товаров вследствие скидки). Покупатель согласен на изменения, что подтверждено соответствующим дополнительным соглашением к договору. В этом случае поставщику следует выставить корректировочный счет-фактуру к последней версии первоначального документа, т.е. к Исправлению 1.

Примечание. Корректировочный счет-фактура всегда выставляется к последней версии первоначального счета-фактуры, т.е. к последнему исправлению.

Корректируем корректировочный счет-фактуру

На практике встречаются ситуации, когда требуется составить корректировку к корректировочному документу (повторная корректировка) либо дважды и более раз скорректировать первоначальный счет-фактуру. Рассмотрим подробнее.

А. Повторная корректировка

Повторная корректировка может потребоваться в случае повторного изменения стоимости товаров (работ, услуг). Тогда оформляется новый корректировочный счет-фактура к ранее выставленной корректировке. В соответствии с письмом Минфина РФ от 26.05.2015 № 03-07-09/30177 в новый КСФ переносятся соответствующие данные из предыдущего КСФ (в строку А (до изменения) повторного КСФ переносятся сведения из строки Б (после изменения) предыдущего КСФ). В строке «1б» новой корректировки указать номер и дату предыдущего корректировочного счета-фактуры.

Б. Повторная корректировка первоначального документа

В корректировочный счет-фактуру переносят только те сведения, в отношении которых осуществляется изменение цены и/или уточнение количества (п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ N 1137).

Предположим, что нам необходимо уточнить количество товара, указанное в строках «1» и «5» первоначального счета-фактуры. Выставляем корректировку. Все стандартно. Спустя время поставщик предлагает скидку по товарам, отраженным в строках «2» и «4» первоначального счета-фактуры. В этом случае выставить корректировочный документ к предыдущей корректировке не получится, поскольку речь идет не о повторном корректировании, а о корректировании других сведений документа.

Таким образом, если изменение цены или количества товаров (работ, услуг) произошло в разное время и оформлено разными первичными документами, то на каждое изменение необходимо составить отдельный корректировочный счет-фактуру. Другими словами, к одному счету-фактуре можно составить один или несколько корректировочных документов (письмо Управления ФНС по УР от 19.11.2015 N 16-3-02/17851@).

В практике существуют более сложные кейсы, когда на исправление выставляется корректировка, которая в свою очередь также имеет новые версии, и другие. Такое «смешанное» исправление встречается крайне редко. Рассмотрим ситуацию, вероятность столкнуться с которой достаточно высока.

Исправляем повторную корректировку

Понятно, что сложные кейсы складываются из нескольких простых, рассмотренных выше. Подробно останавливаться на простых сценариях не будем, просто обозначим происходившие события: выставили счет-фактуру, по причине уточнения количества некоторых товаров оформили корректировочный документ, который спустя время был скорректирован еще раз вследствие предоставления скидки (повторная корректировка). После повторного корректирования в первоначальном счете-фактуре и во всех корректировочных обнаружили опечатку в адресе покупателя, которая однозначно помешает налоговым органам идентифицировать компанию.

В такой непростой ситуации мы вынуждены выставить два исправительных документа: первый к первоначальному счету-фактуре, в который перенести исходные сведения о количестве и ценах; второй – к последнему корректировочному счету-фактуре, в котором уже следует отразить скорректированные сведения.

Чтобы не запутаться, какой документ и в какой ситуации оформлять, достаточно запомнить два несложных правила:

1. Корректировочный счет-фактура выставляется в случае изменения цены и/или уточнения количества товаров (работ, услуг, переданных имущественных прав), исправленный счет-фактура – при обнаружении арифметической ошибки или опечатки.
2. Правильное заполнение корректировочных и исправленных документов зависит от того, к какому документу они составляются. Будьте предельно внимательны при выборе документа-основания для исправлений.

Обращаем внимание, правила исправления счетов-фактур одинаковы для бумажных и электронных оригиналов. Если ранее на бумаге допускались вычерки, то сейчас поправить счет-фактуру можно исключительно с помощью составления новых документов – корректировок и исправлений.

Создание универсального корректировочного документа было необходимым шагом, который позволил решить вопрос о порядке корректировки показателей, отраженных в универсальном передаточном документе, в случае изменения стоимости товаров. В конце 2014 года чиновники обнародовали разработанную ими на основе корректировочного счета-фактуры форму комплексного документа, который назвали "универсальный корректировочный документ" (приложение № 1 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ (далее - Письмо ФНС)). В статье мы расскажем о том, когда и как его следует заполнять .

В 2013 году применение унифицированных форм первичных документов стало необязательным. В том же году ФНС России предложила форму комплексного документа (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@), соединяющего в себе функции "первички" и функции счета-фактуры. Документ получил название универсального передаточного документа (далее - УПД).

Для дальнейшего широкого использования универсального передаточного документа необходимым шагом стало создание универсального корректировочного документа (далее - УКД), который позволил решить вопрос о порядке корректировки показателей, отраженных в универсальном передаточном документе, в случае изменения стоимости товаров.

Как и форма предложенного ранее УПД, бланк УКД носит рекомендательный характер. Поэтому налогоплательщики могут:

• не применять универсальный корректировочный документ, а по-прежнему заполнять два отдельных документа - корректировочный счет-фактуру и соглашение об изменении стоимости отгрузки;
• использовать самостоятельно разработанную форму документа, объединяющего показатели корректировочного счета-фактуры и соглашения об изменении стоимости отгрузки.

Для тех, кто решит воспользоваться в своей работе рекомендуемой ФНС России формой универсального корректировочного документа, и тех, кто уже получает такой документ от своих поставщиков, будет полезно узнать особенности заполнения этого документа.

Но сначала разберемся, в каких именно случаях компании могут использовать этот новый универсальный документ.

Как применять универсальный корректировочный документ

Если коротко: форма УКД может применяться во всех случаях, когда возникает обязанность по составлению корректировочного счета-фактуры. В частности, при изменении цены товаров (работ, услуг) задним числом и (или) количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Причем здесь речь идет о тех ситуациях, когда предложение о таких изменениях исходит от продавца и требует (или не требует) согласия покупателя.

Форму универсального корректировочного документа можно использовать и для документирования продавцом согласия с претензией покупателя, если последний выявил расхождения по количеству и качеству товаров (работ, услуг) при их приемке (без постановки на учет), и документ о расхождениях представителем продавца при этом не подписывался (односторонний акт о расхождениях).

В Письме ФНС также даны разъяснения по поводу того, когда универсальный корректировочный документ составлять не нужно. Например, универсальный корректировочный документ не оформляется во всех случаях возврата товаров, принятых покупателем на учет. Объясняется это тем, что при возврате товаров установлен специальный порядок вычетов (п. 5 ст. 171 НК РФ), для которого наличие корректировочного счета-фактуры не требуется. Не предназначена форма УКД и для использования в ситуациях, когда изменение общей стоимости отгрузки обусловлено допущенной продавцом ошибкой в первоначальном комплекте документов, сопровождающих отгрузку.

Функции универсального корректировочного документа

Универсальный корректировочный документ сочетает в себе по сути два документа: корректировочный счет-фактуру и документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости ранее произведенной отгрузки.

Таким образом, использование в работе УКД призвано упростить работу бухгалтерам компаний-поставщиков, которым вместо двух документов будет достаточно заполнить всего один - универсальный корректировочный документ. При этом не важно, был ли оформлен универсальный передаточный документ (УПД) по самой отгрузке. Иначе говоря, допускается ситуация, когда на саму отгрузку продавец оформляет товарную накладную и счет-фактуру, а при изменении стоимости этой отгрузки оформляется УКД.

Кроме того, применение УКД позволит подтверждать затраты в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).

Заполнение УКД

Перейдем непосредственно к особенностям заполнения универсального коррестировочного документа. В левом верхнем углу УКД содержится поле "Статус". В это поле можно вписать цифру 1 или 2. В зависимости от присвоенного статуса меняется и назначение УКД.

Статус "1" указывается в том случае, когда универсальный корректировочный документ применяется одновременно в качестве и первичного учетного документа, и корректировочного счета-фактуры. При статусе "2" УКД может использоваться в качестве первичного учетного документа, подтверждающего изменение стоимости ранее отгруженных ценностей. В таком случае не заполняются показатели, которые обязательны для корректировочного счета-фактуры (или в соответствующих полях ставятся прочерки). Например:

• "к счету-фактуре (счетам-фактурам) № ... от..., с учетом исправления № ... от..." (строка 1б);
• "В том числе сумма акциза" (графа 6);
• "Налоговая ставка" (графа 7).

Следовательно, универсальный корректировочный документ могут применять и те организации, которые не являются плательщиками НДС (к примеру, применяющие спецрежимы и использующие освобождение на основании ст. 145 Налогового кодекса). Оформление ими формы УКД не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. При этом у таких организаций в показателях граф 7 "Налоговая ставка" и 8 "Сумма налога" значений не будет.

Надо отметить, что статус документа носит лишь информационный характер. Если бухгалтер по ошибке поставит статус "2" вместо "1", но при этом заполнит все поля УКД, то такая ошибка не повлечет негативных налоговых последствий ни для продавца, ни для покупателя.

Форма универсального корректировочного документа

Визуально форма универсального корректировочного документа делится на две части. Первая часть полностью дублирует форму корректировочного счета-фактуры и обведена жирной линией. Вторая часть относится к первичному учетному документу, подтверждающему согласие покупателя на изменение стоимости отгрузки. Соответственно, если компания является плательщиком НДС, при оформлении УКД этому документу присваивается статус "1" и заполняются обе части. Если же компания, к примеру, находится на "упрощенке", то в УКД ставится статус "2" и первая часть (форма корректировочного счета-фактуры) заполняется выборочно, вторая - полностью.

В этой статье мы не будем рассматривать особенности и правила заполнения той части УКД, что дублирует собой форму корректировочного счета-фактуры, а рассмотрим показатели некоторых строк, которые расположены ниже.

Итак, сразу под жирной линией, отделяющей корректировочный счет-фактуру, находится строка 5 "К передаточным (отгрузочным) документам". Эта строка позволяет включать в документ информацию, которая дает возможность идентифицировать первичные учетные документы, оформленные в отношении отгруженных ранее товаров, стоимость которых подлежит изменению. Например, это может быть дата и номер товарной накладной, которая составлялась ранее при отгрузке товаров, стоимость которых теперь меняется. Показатель данной строки не относится к обязательным реквизитам, поэтому бухгалтер может оставить ее пустой.

Следующая строка предназначена для отражения реквизитов документа, являющегося основанием для изменения стоимости товаров (работ, услуг). Например, это может быть договор, соглашение, акт об установленном расхождении по результатам приемки ценностей и т.п. Так же, как и предыдущий показатель, этот реквизит не является обязательным.

Если имеется дополнительная информация об изменении стоимости, то для ее отражения есть строка 7 "Иные сведения". Там, в частности, может быть приведена информация о конкретных достигнутых объемах закупок, результатом чего явилось предоставление скидки.

Подписание УКД и проставление печатей

В первой части универсального корректировочного документа, дублирующей корректировочный счет-фактуру, предусмотрены подписи руководителя организации (или уполномоченного лица) и главного бухгалтера (или уполномоченного лица). Если УКД оформляется индивидуальным предпринимателем, то, соответственно, проставляется подпись ИП.

Подписи в этих строках должны проставляться обязательно в том случае, если УКД присвоен статус "1". Таково требование пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса, предъявляемое к заполнению корректировочных счетов-фактур.

Если же планируется использовать универсальный корректировочный документ только как первичный документ (со статусом "2"), то проставлять подписи в первой части не нужно. В этом случае подписи сторон достаточно проставить в нижней части универсального корректировочного документа.

Обращаем внимание, что формой УКД предусмотрено место для проставления печатей (со стороны продавца и покупателя). Однако печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати не является препятствием ни для вычета НДС, ни для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль. В то же время если проставить печать, то полное наименование продавца и покупателя (строки 11 и 15 формы УКД) можно не заполнять.

Даты составления универсального корректировочного документа

В форме универсального корректировочного документа предусмотрены две даты, которые влияют на момент отражения корректировки в книге продаж и книге покупок у продавца и у покупателя. Так, в начале документа проставляется дата составления УКД (строка 1). А в нижней правой части УКД предусмотрена строка для отражения даты выражения покупателем согласия на полученное от продавца предложение изменить стоимость или дата получения уведомления от продавца об изменении стоимости (строка 13). При этом дата, указанная в строке 13, не может быть ранее даты составления УКД, приведенной в строке 1.

Если в договоре с покупателем условие об изменении стоимости изначально не было согласовано, то очевидно, что от покупателя требуется согласие на изменение стоимости. Поэтому покупатель, получив УКД, в строке 13 укажет дату такого согласия.

Если согласия покупателя на изменение стоимости не требуется (например, когда возможность изменения цены изначально была оговорена в договоре), то в строке 13 покупатель поставит дату уведомления, то есть дату получения им УКД.

Заполнение строки 13 не является обязательным, но чиновники рекомендуют его заполнять, аргументируя тем, что это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений. На наш взгляд, есть аргумент более весомый. Дело в том, что по этой дате определяется момент отражения корректировок в книге продаж или книге покупок у продавца и у покупателя. Например, если продавец уменьшает стоимость ранее произведенной отгрузки и при этом изменение стоимости он обязан согласовать с покупателем, то сумму такой корректировки он отразит в книге покупок на дату, которую покупатель проставит в строке 13 УКД.

ПРИМЕР
Компания "Премьер" 22.12.2014 отгрузила в адрес компании "Радуга" 500 мешков цемента по цене 250 руб. общей стоимостью 147 500 руб. (в т.ч. НДС - 22 500 руб.).
При приемке 23.12.2014 было установлено, что из общего количества 12 мешков цемента непригодны к использованию. В связи с этим "Радуга" составила односторонний акт об установленном расхождении и в этот же день направила в адрес "Премьера" претензию. 24 декабря акт и претензия были приняты продавцом, и он оформил универсальный корректировочный документ (см. образец ниже).

Образец оформления универсального корректировочного документа

Стоимость товаров уменьшилась на 3540 руб. (в т.ч. НДС - 540 руб.). Это изменение компания "Премьер" отразила в книге покупок 24.12.2014 - на дату, указанную покупателем в строке 13 УКД.