Универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и накладной. Универсальный передаточный документ Для чего был разработан универсальный передаточный документ
- Настройка ЭДО в типовых решениях Использование одного идентификатора различными обособленными подразделениями
Настройка системы для обмена УПД (на примере конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, релиз 3.0.57.10)
Если при осуществлении электронного документооборота с контрагентами было принято решение применять УПД (Документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, также именуемый "Универсальный Передаточный Документ"), то необходимо произвести соответствующую настройку учетной системы.
Настройка выполняется в разделе «Профиль настроек ЭДО» (Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Профили настроек ЭДО), см. Рис. 1 .
Рис. 1
Если в работе используется несколько Профилей, выполнить настройку необходимо во всех используемых.
Рис. 2
Зайдя в Профиль, на закладке «Виды электронных документов» необходимо установить галочки напротив пунктов «Использовать УПД» и «Использовать УКД». При этом автоматически будут сняты галочки с некоторых документов из списка, расположенного ниже, см. Рис. 3 .
Рис. 3
Таким образом, система перенастроена на использование электронного УПД. Сформированный электронный документ будет иметь следующий вид, см. Рис. 4 :
Рис. 4
Если использование УПД не требуется и с контрагентами согласован обмен отдельными документами, счетом-фактурой и первичным документом (товарной накладной, актом выполненных работ (оказанных услуг), актом на передачу прав), то в Профиле необходимо снять галочки с пунктов «Использовать УПД» и «Использовать УКД». При этом автоматически будут установлены галочки на всех документах в списке, расположенном ниже, см. Рис. 5 .
Рис. 5
Но в этом случае нужно обратить внимание на Форматы электронных документов (Акта на передачу прав, Акта об оказании услуг, Товарной накладной) – они могут быть разными.
На Рис. 5 показаны форматы, утвержденные приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@.
На Рис. 6 показаны форматы, утвержденные приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@.
Рис. 6
Для успешного обмена электронными документами необходимо согласовать с контрагентом их формат.
Согласованный формат нужно выставить в Профиле настроек ЭДО. Для этого устанавливаем курсор на изменяемый тип документа по столбцу "Формат электронного документа" и делаем двойной клик, см. Рис. 7 .
Рис. 8
Выбранные в Профиле форматы по умолчанию распространяют свое действие на все Настройки ЭДО с контрагентами.
Если с каким-то контрагентом согласованы форматы, отличные от форматов, установленных в Профиле, то нужно воспользоваться функцией «Расширенный режим» (Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Настройки ЭДО – Выбираем нужную настройку – Еще – Включить расширенный режим настроек ЭДО). После этого устанавливаем согласованные с контрагентом форматы. Включение этой функции позволит вести обмен с данным контрагентом независимо от общих настроек системы ЭДО, см. Рис. 9 и Рис. 10 : в Настройке с контрагентом используются новые форматы, в то время как в Профиле установлены более ранние форматы электронных документов.
Рис. 9
Рис. 10
Ваша проблема решена?
Ваше сообщение отправлено.
УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.
Какие документы заменяет УПД?
На бумаге его можно использовать вместо:
В электронном виде — вместо:
- пакета «счет-фактура + первичный документ»;
- первичного документа;
- счета-фактуры.
Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.
Когда можно применять УПД?
УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.
УПД можно оформить:
- поставку товаров, услуг или работ;
- передачу имущественных прав.
Бумажный УПД
Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)
Статус УПД показывает, какое у него назначение:
1 — счет-фактура + акт;
2 — первичный документ.
В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.
В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.
Электронный УПД
Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:
- как счет-фактура (СЧФ);
- как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
- как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).
Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).
Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.
Как заполнять электронный УПД
Если это СЧФ
Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:
- порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
- название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
- названия и адреса отправителя и получателя груза;
- номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
- состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
- количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
- цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
- стоимость поставки или имущественных прав без налога;
- акциз, где это необходимо;
- налоговая ставка;
- налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
- стоимость поставки с учетом налога;
- страна происхождения товара;
- номер таможенной декларации;
- код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.
В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.
Если это ДОП
В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- название документа;
- число, месяц, год его создания;
- экономический субъект, который сформировал документ;
- суть сделки;
- сумма или объем поставки;
- ФИО и подписи ответственных лиц.
Если это УПД (СЧФДОП)
В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.
Особенности формата
Если он используется как ДОП или СЧФДОП:
- Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
- Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
- Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.
Для всех типов документов
- Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
- Сведения об участниках сделки содержат поля:
- код ОКПО;
- структурное подразделение;
- информация для участника документооборота;
- для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
- адрес;
- контактные сведения (номер телефона, e-mail);
- банковские реквизиты.
- Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».
«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.
5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).
Области полномочий подписанта-продавца
Области полномочий подписанта-покупателя
Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).
От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.
Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.
Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.
Подписантов может быть несколько.
Порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.
Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12 : основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15 , акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.
Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.
Сфера и порядок применения УПД
Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).
УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.
Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.
Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 . О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 .
Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.
Статус УПД
В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).
Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:
- строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
- графу 6 «В том числе сумма акциза»;
- графу 7 «Налоговая ставка»;
- графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
- графу 11 «Номер таможенной декларации».
Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.
Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.
Дополнительные реквизиты УПД
Форма УПД носит рекомендательный характер и не обязательна к применению. Налогоплательщик имеет право вносить дополнительные реквизиты в документ (п. 3 письма ФНС России от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@).
Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж
Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее - в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137 .
Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.
Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).
Преимущества УПД
Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.
Среди основных плюсов УПД можно отметить:
- снижение расходов на бумагу;
- единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12 , ОС-1 , М-15);
- экономию времени на оформление документов;
- сокращение архива документов.
Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.
Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 .
Как исправить ошибки в УПД, подскажет Норматива.
Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной
В программе 1С есть дополнительная возможность по автозаполнению печатных форм:- «Универсальный передаточный документ»;
- «Транспортная накладная»;
- «Универсальный корректировочный документ».
В документе «Реализация (акты, накладные)» по ссылке «Доставка» заполняются сведения о транспортировке и сопроводительных документах.Шаг 2.
Если поле «Ответственный за оформление» не заполнено, то при формировании печатной формы «Универсальный передаточный документ» в строку 13 вписываются сведения о руководителе организации. Печатная форма «Универсальный передаточный документ»
Для того, что бы в печатной форме «Транспортная накладная» автоматически заполнялись сведения о перевозчике и реквизиты транспортной накладной, необходимо установить флажок «Перевозка автотранспортом» и заполнить соответствующую группу полей.Шаг 3.
Заполненный фрагмент печатной формы «Транспортная накладная»
В документе «Корректировка реализации» на закладке «Дополнительно» заполняются сведения о сопроводительных документах и ФИО ответственного за их оформление.
Эти сведения используются для автоматического заполнения печатной формы «Универсальный корректировочный документ».
Заполнение строки 5 «К платежно-расчетному документу №» в печатной форме УПД
Что бы в печатной форме УПД была заполнена строка 5 «К платежно-расчетному документу №» необходимо выполнить следующие действия: Шаг 1.1) Оформляем документ «Реализация (акт, накладная)» – вид операции «Товары».Шаг 2.
2) Регистрируем из документа «Счет-фактуру выданный».
Если на данном этапе сформировать УПД, то графа 5 будет не заполненной.
Переходим по ссылке в документ «Счет-фактура» и в табличной части «Платежные документы» заполняем реквизиты платежных документов - их может быть несколько.Шаг 3.
Из документа «Счет-фактура» можно сформировать печатную форму УПД по кнопке «Печать» - графа 5 заполнена.