Дипломная работа: Формирование и хранение дел в делопроизводстве. Правила формирования дел Какие документы нельзя формировать в одно дело

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в делопроизводстве.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководи­теля предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты.

При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разде­лить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. д.

Основные документы предприятия

Устав и др. учр.

Рис. Примерное разделение документов коммерческого предприятия на группы дел

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

    номинальный признак - название разновидности дел. Например : приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

    При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например : “Документы по вопросам текучести кадров (сводки, аналитические справки, докладные записки)”.

    Для группировки переписки используетсякорреспондентский признак . При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например : “Переписка с органами социальной защиты граждан по вопросам назначения пенсий”.

    Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляетсяпо географическому признаку . Например: “Переписка с учебными центрами Москвы по вопросам переподготовки кадров”.

    Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется похронологическому признаку . Например : “Квартальные отчеты о работе с кадрами за 1998 год”.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

    в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

    Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

    документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

    документы, касающиеся одного вопроса, помешаются в одно дело;

    в дело включается один экземпляр документа;

    в дело формируются, как правило, документы одного года;

    документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хроно­логической (02.01.98, 01.01.98 и т. д.) последовательности (для документов временного хранения - до 10 лет включительно – допускается обратный хронологический порядок расположения документов в деле).

    устав предприятия и другие учредительные документы формируются в са­мостоятельное дело.

    протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров.

    Приложения и другие допол­нительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

    Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в раз­ных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работника­ми.

    Приказы по основной (производственной) деятельности формируют­ся отдельно от приказов по личному составу.

    Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

    Документы ограниченного доступа с грифом "КТ" или "Конфиден­циально" формируют отдельно от остальных документов предприятия.

    При формировании дал с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

    При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

    Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

    При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

    В ряде фирм при формировании дал с перепиской используется подшивка "письма-ответа"" рядом с "письмом-запросом".

    Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относят­ся по содержанию, независимо от времени их составления или утвер­ждения.

    Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 1995 - 2000 гг. будет нахо­диться в деле 1995 г.

    Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

    Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров.

    Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

    Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии-заверительную надпись, отметку “В дело.”

    Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

    Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно , то в этом случае можно применить объектовый признак формирования до­кументов, т. е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т. п.), относящиеся к одной организации, например: "Документы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием "Крисс" за 1998 г.".

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели , рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

Папки-файлы импортного производства (типа "Leitz", "Grand", "Bantex" и т. п.) могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо исполь­зовать разделители с указанием года.

Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с их номенклатурой. В него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку, при этом запрещается группировать в них черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой делопроизводства организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство), так и службой делопроизводства организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости- и соответствующего государственного архива. При их формировании необходимо:

соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать его в документы одного календарного года;

исключение составляют: переходящие; судебные; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, документы депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие документы- по датам поступления, исходящие документы- по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. Все дела в зависимости от срока хранения делятся на следующие категории: - дела постоянного хранения; - дела временного хранения со сроком хранения свыше 10 лет; - дела временного хранения со сроком хранения до 10 лет включительно.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет включительно передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Дела хранятся в службе делопроизводства (при использовании в организации централизованной формы работы с документами) или в структурных подразделениях (при децентрализованной или смешанной формах) по месту их формирования в дела. В небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного обеспечения. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов.

Для повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи.

Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта- заместитель дела (см. приложение 16).

По истечении сроков хранения дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет подлежат уничтожению по актам, составляемым в результате экспертизы ценности документов, которую проводят ежегодно работники службы документационного обеспечения управления совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива. Форма акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, приводится в приложении 15. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные делопроизводством в 2005 г. дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 г. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Решение вопроса об отборе дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отборе дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях, выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, принимается на основе экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» («Экспертно-проверочная комиссия») подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Одновременно с этим при проведении экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. По результатам экспертизы ценности документов в организации, кроме вышеназванного акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, в организации составляются описи дел постоянного (приложение 17), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 18) и по личному составу (приложение 19).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению, поэтому организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты, только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения.

3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

3.5.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Правила формирования дел:

  1. В дела помещаются только исполненные документы, правильно оформленные, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел.
  2. В одно дело помещаются все документы, относящиеся к одному вопросу,
  3. В одно дело помещаются документы, относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел, личных дел и документов выборных органов.
  4. Не помещаются в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики,
  5. Дело не должно содержать более 250 листов. При большем количестве документов, дело разделяют на самостоятельные тома. Документы последующего тома являются продолжением предыдущего.
  6. В разные дела помещаются документы постоянного срока хранения и временного срока хранения.
  7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимся к ним приложениям.
  8. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами, протоколами, решениями), являются приложениями к приказам, протоколам, решениям и хранятся вместе с ними. Эти виды документов, утвержденные ректором, являются самостоятельными документами и хранятся в папках с уставами, положениями, инструкциями.
  9. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
  10. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
  11. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
  12. Утвержденные планы, сметы, отчеты, лимиты, титульные списки и т. п. группируются отдельно от проектов. Планы и отчеты помещаются в дела того года, к которым относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия. Отчеты о выполнении перспективного плана относят к последнему году действия плана. Например: отчет за 1996 год, составленный в 1997 году, относят к 1996 году. План на 1993 - 1996 гг. относят к 1993 году. Отчет о выполнении плана за 1993 - 1996 гг., составленный в 1997 году, относят к 1996 году.
  13. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
  14. Лицевые счета группируются в самостоятельные дела и располагаются по алфавиту.
  15. Предложения, заявления, жалобы по основным вопросам работы Предприятия и все документы по их рассмотрению, исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений, и жалоб по личным вопросам.
  16. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Ответ помещается за запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшей в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Оформление дел



Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается после окончания года, после проведения экспертизы ценности документов.

Оформление дел выполняется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. при методической помощи и под контролем работников архива Предприятия.

Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке документов в деле деле и оформление обложки дела. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного срока хранения свыше 10 лет и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи и внутренней описи не составлять.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций в них, металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, в начале (по необходимости) бланки форм внутренней описи дел.

Нумерация. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, черным графическим карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи нумерации не подлежит. Иллюстративные документы, фотографии и др. нумеруются на оборотной стороне листа в левом углу.

Внутренняя опись. Рекомендуется составлять при оформлении дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью их содержание, а также при оформлении дел определенных категорий (особо ценных, личных дел, арбитражных дел, дел на патентуемые изобретения, с грифом “ Секретно”, “ДСП”, “КТ”).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и № листов дела.

Заверительная надпись (лист - заверитель). Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Составляется на отдельном листе-заверителе дела, который помещается в конце дела. (в книгах- на обратной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки). Заверительная надпись составляется на отдельном листе по установленной форме

В заверительной надписи дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак “+” (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). Далее в заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

  • физическое состояние дела (при необходимости);
  • наличие литерных номеров листов и пропущенных №;
  • № листов с наклеенными фотографиями, документальными вырезками из газет;
  • № крупноформатных листов;
  • № конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителями с указанием расшифрованной подписи, должности и даты составления.

Обложка дела оформляется следующим образом:

  • наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • № дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
  • заголовок дела;
  • аннотация к документам дела (особо ценные документы для дел постоянно хранящихся);
  • дата дела (тома, части);
  • кол-во листов в деле;
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела.

Наименование организации указывается полностью. Официально принятые сокращения указываются в скобках после наименования. При изменении наименования в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке записывается новое наименование, а старое заключается в скобки.

Номер дела и заголовок переносятся на обложку из номенклатуры дел. В необходимых случаях вносятся изменения в заголовок дела и дополнительные сведения (номера приказов, протоколов).

Если дело состоит из нескольких томов, частей, на обложку каждого тома выносятся общий заголовок и заголовок тома, части В конце заголовков, содержащих копии документов, проставляется слово “Копии”.

Дата дела указывается на обложках всех дел, за исключением содержащих планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела на обложке (например, приложения), то с новой строчки делается об этом запись: ”В деле имеются документы за _______годы”.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, частей проставляются крайние даты документов каждого тома (части).При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц, год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Допускается сокращенное цифровое написание даты, если это не приводит к неоднозначности ее толкования.

Количество листов приводится на основании заверительной надписи.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел.

После составления описей, на обложке проставляются номер дела по описи и, по согласованию с архивом предприятия, номер описи и фонда.

Переплет.Дела постоянного и временного срока хранения (свыше 10лет) подлежат переплету или подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (с учетом возможности свободного прочтения всех реквизитов документа). При наличии в деле отдельных особо ценных документов (дипломов, трудовых книжек) эти документы вкладываются в конверт, а затем подшиваются в дело.

После того как работа с документами закончена, они помещаются в дела (скоросшиватели, регистраторы) и раскладываются в них в определенном порядке.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел.

В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. В случае если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в кᴏᴛᴏᴩых с ними работали.

Правила и порядок формирования дел

Формирование дел проводится по правилам, кᴏᴛᴏᴩые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.

На обложках указываются:

  • наименование организации (полное и краткое);
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела в полном ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел;
  • срок хранения дела.

При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.

В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы , кᴏᴛᴏᴩые ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.

Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.

Существует правило, по кᴏᴛᴏᴩому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см . Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. В случае если создается больше документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к ϶ᴛᴏму делу, заводится новый том с тем же заголовком.

Дела формируются в течение одного календарного года . В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август) При этом существует определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним ᴏᴛʜᴏϲᴙтся судебные дела, дела, решения по кᴏᴛᴏᴩым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.

Приказы по основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с установленными сроками их хранения.

Внутри дела документы также должны систематизироваться . Распорядительные документы вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии . То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам.

Приложения обычно присоединяются к документам, к кᴏᴛᴏᴩым они ᴏᴛʜᴏϲᴙтся. В случае если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующим заголовком.

При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к кᴏᴛᴏᴩому они ᴏᴛʜᴏϲᴙтся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно.

В отдельные дела помещают обращения граждан , располагая их в алфавитном порядке. При ϶ᴛᴏм предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.

Хранение дел

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках .

Дела располагаются на полках вертикально . На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В ϶ᴛᴏм случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Поделиться: