Командировочные расходы в 1 с 8.3 зуп.

Одни из клиентов, которых я веду по зарплате, обратили внимание на тот момент, что в программе отсутствует возможность удобно делить командировки на аванс и конечный расчет. Как всегда все началось с угроз, что "моя" программа не работает. Начали пугать всякими статьями:

ТК РФ. Статья 236. Материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику
(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 272-ФЗ)

КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Потом, когда все успокоились, решили, что все не так уж и смертельно. В общем и целом ЗУП дает рассчитать командировку на период и разделить выплаты на аванс и расчет отдельно, однако руками. Трудность предприятия заключалась в том, что на нем ведется табельный учет, вводятся табеля как за первую половину месяца, так и за целый при окончании. Соответственно порядок ввода документов, иногда страдал. То есть кадровик мог не успеть вовремя ввести командировку, а расчетчик не мог постоянно мониторить сам процесс. Неприятность происходила, когда был введен табель за первую половину месяца и после выполнялся расчет командировки, которая пересекала середину месяца. Да, забыл сказать, самое главное - зарплата на предприятии считается 2 раза. В этом случае при расчете командировке, которая переходит граничный период (середину месяца) - 15 число, программа напрочь отказывалась считать оставшиеся дни командировки. Выглядело это примерно так:

То есть тогда когда введен табель, командировка обрезалась 15 числом.

Поэтому, было создана данная доработка, оформленная в виде расширения. В чем суть, в документе так и остается расчет за период с "Дата начала" до 15 числа месяца периода регистрации. При проведении оставшийся период падает в плановые начисления сотрудника. Относиться это к месяцу периода регистрации. Также на форму выводится уведомление о том что командировка попала в так называемый "переходящий период" и нужно учесть, что аванс и конечный расчет по командировке будут начислены отдельно. В конечном итоге выглядит это так:

И в конце месяца начисление происходит в документе "Начисление зарплаты и взносов".

В результате данная проблема решена. Как итог хочу отметить, что далеко не у всех предприятий возникнет такая проблема, так как табель сам по себе зло, а пятидневка +табель = ????. Но тем не менее такое может произойти. Для таких случаев - скачиваем и пользуемся=)

В сегодняшней статье затронем тему оформления командировок в 1С Зарплата и управление персоналом 8.3. Как всегда, мы покажем вам пошаговую инструкцию по работе в программе, а если у вас останутся вопросы о командировках в 1С 8.3, то можете оставлять их в комментариях к статье. Далее мы рассмотрим следующие вопросы:

1. Открываем подраздел “Командировки”

Откройте программу, в разделе “Зарплата” перейдите в “Командировки”.

Важно! Чтобы позиция “Командировки” была активной, вам необходимо в изначальных настройках расчёта ЗП поставить соответственный флажок.

2. Перечень документов

В разделе “Зарплата Командировки” перед вами откроется форма перечня документов.

3. Создание документа

Посмотрите, в программе для создания документа предусмотрены 2 кнопки. По 1-ой кнопке создаётся документ для расчёта оплаты командировки для 1-го сотрудника.

4. Расчет среднего заработка

Вам необходимо указать месяц, в котором будет регистрироваться расчёт. В программе по умолчанию указывается нынешний месяц. Открываем справочник “Сотрудника” и выбираем нужного нам.

Далее вам нужно указать начало и конец командировки. Если у вас в программе ведётся штатное расписание, то вы можете освободить ставку на время отсутствия сотрудника, установив соответствующий флажок. Ср. заработок и начисление за командировку программа рассчитает в автоматическом режиме.

В случае, если командировка заканчивается в след. месяце, программа 1С ЗУП 8 помогает спланировать оплату целиком или за каждый месяц. Если вы выбираете помесячную оплату, то этим документом вы обеспечиваете оплату только за нынешний месяц. Что касается расчёта оплаты за другие месяцы, то он будет осуществляться при начислении ЗП. Далее средний заработок для подобных расчётов будет соответствовать значению, полученному в документе “Командировка”.

5. Как начислить суточные по командировке

Чтобы ознакомиться с подробным расчётом, перейдите на вкладку “Начислено (подробно)”.

6. Особые территориальные условия

Если сотрудник отправляется в особые территориальные условия, то на вкладке “Стаж ПФР” вам необходимо заполнить графу “Территориальные условия”.

7. Печать

Чтобы вывести печатную форму, вам предварительно нужно заполнить вкладку “Дополнительно”. На этой вкладке вам нужно заполнить следующие данные: место командировки, количество дней, основание, цель и финансирование поездки.

8. Как провести командировку

Когда все необходимые данные будут заполнены, проводим документ. Кроме того, на основании данного документа вы можете пустить в печать приказ о командировке, все расчёты, командировочное удостоверение и служебное задание (последние 2 пункта с 2015 года оформлять не обязательно).

9. Совмещение должностей

В случае, если в вашей компании практикуется совмещение должностей (и это указано в программе 1С ЗУП 8), то по документу “Командировка” вы можете создать документ “Совмещение должностей”. Это позволит вам назначит доплату тому сотруднику, который будет исполнять рабочие обязанности того, кто отправился в служебную командировку.

10. Совместительство

Или может быть ситуация, когда работник, который уехал в командировку, имеет совместительство. В документе ставится гиперссылка, которая позволяет оформить его отсутствие.

11. Выплата командировочных

Если вы выбираете выплату в межрасчётный период, то осуществить эту операцию можно по кнопке “Выплатить”. В остальных случаях выплата выполняется вместе с ЗП.

12. Расчет удержаний

Если вы выбираете такой выбор выплаты, то при этом будет производиться расчёт удержаний. Тоже самое будет происходить и при виде выплаты “С авансом”. Чтобы посмотреть подробности расчёта и удержаний, нажмите на “карандаш” в правом углу.

13. Приказ на командировку

По кнопке “Т-9а” мы переходим к формированию приказа на командировку сразу нескольких работников.

14. Создание табеля

Заполнение документа осуществляется по кнопке “Добавить”. При добавлении информации в табличную часть документа в последней колонке “Учёт отсутствий и начислений” данные отобразятся в виде гиперссылки. В указанном примере по 1-му работнику отсутствия учтены. поскольку по нему уже добавлен документ “Командировка”, а по 2-му сотруднику ещё нет. Таким образом получается, что необходимо по каждому командированному работнику оформлять отдельный документ “Командировка”.

15. Оплата выходных дней в командировке

Если командировка приходится на выходной день, и сотрудник при этом работал, тогда необходимо внести информацию в документ “Оплата праздничных и выходных дней”. Рабочие дни, которые работник провёл в командировке, в табеле обозначаются буквой “К”.

На главной вкладке документа “Командировка” вы можете поставить флажок напротив позиции о внутрисменной командировке. Это позволит вам внести информацию о командировке на неполный рабочий день

Командировка на неполный рабочий день (внутрисменная)

В табеле учёта это будет выглядеть так:

Таким образом, вы оформили и рассчитали оплату работника, направленного в командировку, и отразили в программе 1С ЗУП.

Практически каждая организация в своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью направления работников в служебные командировки. Для работодателя командирование работника связано с выполнением целого ряда действий. Во-первых, факт направления в служебную командировку должен быть соответствующим образом оформлен документально. Во-вторых, работодатель обязан сохранить за работником средний заработок на период нахождения в командировке и возместить работнику расходы. В-третьих, расходы на командировки необходимо учесть для целей налогообложения. Как корректно провести все эти операции в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", рассказывает Е.А. Грянина, ведущий специалист ООО "ИТ-Базис".

(форма № Т-10а)

(форма № Т-10)

Рис. 1

Обратите внимание

Обратите внимание

Документальное оформление командировок

Порядок оформления направления работников в служебную командировку установлен инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция о командировках, действует в части не противоречащей ТК РФ).

Для документального оформления служебных командировок могут использоваться следующие виды форм первичной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 для учета кадров.

Служебное задание и отчет о его выполнении
(форма № Т-10а)

Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и на его основании издается приказ (распоряжение) о направлении в командировку.

По возвращении из командировки сотрудник составляет отчет о выполненной за период командировки работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию.

Составление служебного задания и отчета о его выполнении не является обязательным требованием Инструкции о командировках, но его наличие будет полезно для подтверждения производственного характера командировки для возможности принятия расходов на командировку в целях налогообложения прибыли.

Приказ (распоряжение) о направлении работника
в командировку (формы № T-9 и № Т-9а)

Применяются для оформления и учета направления работника (или работников) в командировку. Заполняются на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Командировочное удостоверение
(форма № Т-10)

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке на территории РФ или страны СНГ, при въезде и выезде в которую, согласно межправительственным соглашениям, не проставляется отметка о пересечении государственной границы.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку и передается работнику. В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки, командировочное удостоверение предоставляется в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом работника и документами, подтверждающими произведенные расходы. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Также не выписывается командировочное удостоверение при командировках за рубеж (кроме вышеупомянутых стран СНГ).

В соответствии с пунктом 2 Инструкции о командировках, если работнику выдается командировочное удостоверение, то оформление приказа по организации о направлении в командировку является необязательным, но может производиться по решению руководителя.

Согласно разъяснениям Минфина России, организация может самостоятельно устанавливать перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку, которыми в частности могут быть приказ о командировании и (или) выдача командировочного удостоверения. Составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности, по мнению финансового ведомства, является необязательным (письмо Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158).

Таким образом, при направлении работников в командировку на территории РФ достаточно выписать командировочное удостоверение, приказ по организации в этом случае можно не оформлять. Направление работников в зарубежную командировку следует оформить приказом по организации, так как при таких командировках не выписывается командировочное удостоверение.

Программа "1С:Зарплата и Управление Персоналом" позволяет оформить все рассмотренные выше унифицированные формы первичных документов, связанные с направлением работников в служебную командировку: № Т-9, № Т-9а, № Т-10 и № Т-10а.

Регистрация факта направления работника или списка работников в командировку производится в программе с помощью документа подсистемы кадрового учета "Командировки организаций" (см. рис. 1).

Рис. 1

В экранной форме документа указывается место назначения: страна, город и организация, в которую направляются работники (работник), а также реквизиты документа, являющегося основанием командировки (служебного задания или иного документа).

Табличная часть заполняется списком работников, направляемых в командировку.

В виде произвольной текстовой строки для каждого работника указывается цель командировки (содержание служебного задания). Дополнительно для вывода в печатной форме приказа можно указать источник финансирования расходов на командировку.

Для получения печатных форм командировочного удостоверения, приказа о направлении в командировку и служебного задания необходимо воспользоваться выпадающим подменю кнопки "Печать" нижней командной панели формы документа.

Обратите внимание , что Трудовым кодексом РФ запрещается направлять в командировки беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ), и работников в период действия ученического договора - в командировки, не связанные с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

Допускается направление в командировки, но только с письменного согласия и при условии ознакомления в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 ТК РФ):

• женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями;
• работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет;
• работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
• мужчин, воспитывающих несовершеннолетних детей без матери, а также опекунов и попечителей несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для каждого работника в документе указываются даты начала и окончания командировки (с учетом времени нахождения в пути), количество дней нахождения в пути вводится в отдельном поле строки табличной части.

Обратите внимание , что в соответствии с пунктом 4 Инструкции о командировках срок командировки в пределах РФ не должен превышать 40 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Предельный срок, на который работник может быть направлен в командировку за рубеж, не установлен.

Оплата времени нахождения в командировке

За время нахождения в командировке за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Расчет средней заработной платы производится в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213.

Для начисления работнику сохраняемого среднего заработка в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" предназначен документ "Оплата по среднему заработку". Документ может быть создан, рассчитан и проведен автоматически на основании документа "Командировки организаций" с помощью обработки "Анализ неявок" (рис. 2). Вызвать обработку можно непосредственно из формы документа "Командировки организаций" по кнопке "Открыть начисления".

Рис. 2

По умолчанию для начисления оплаты за время нахождения в командировке используется предопределенный вид расчета "Оплата по среднему заработку" (указывается в поле "Вид расчета" формы документа). В то же время в плане видов расчета "Основные начисления организаций" может быть описан пользовательский вид расчета для выполнения начисления (например, в случае необходимости особой настройки отражения в учете для отдельного вида командировок).

Данные для расчета среднего заработка указываются в табличной части документа на закладке "Расчет среднего заработка" с обобщением по видам заработка:

• основной заработок;
• премии, полностью учитываемые в среднем заработке;
• премии, частично учитываемые в среднем заработке;
• годовые премии, полностью учитываемые в среднем заработке;
• годовые премии, частично учитываемые в среднем заработке.

При расчете документа эти данные формируются автоматически на основании настроек базовых начислений для видов расчета из плана видов расчета "Средний заработок", данных о начислениях работника, отработанном им времени и норме времени, а также данных об индексации заработной платы работника за расчетный период.

Данные по основному заработку и премиям, не являющимся годовыми, собираются отдельно за каждый месяц расчетного периода. Суммы основного заработка попадают в тот месяц расчетного периода, за который они начислены. Суммы премий включаются в месяце начисления независимо от того, за какой период они начислены.

Годовые премии включаются в базу, только если они начислены за предшествующий дате события календарный год независимо от того, в каком месяце произведено начисление.

Расчетным периодом считается 12 календарных месяцев, предшествующих периоду сохранения среднего заработка, если иное не определено настройками вида расчета, выбранного для оплаты времени нахождения в командировке в документе.

Для расчета результата начисления вычисляется среднедневной, а для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени - среднечасовой заработок, который умножается на количество рабочих дней (часов) по графику работника, приходящихся на период командировки. Результаты расчета оплаты за время командировки помещаются на закладку "Начисления" документа.

В случае если по состоянию на конец месяца командировка работника еще не закончилась, но ему требуется начислить оплату за время командировки, то в качестве периода оплаты в документе "Оплата по среднему заработку" следует установить период с даты начала командировки по дату конца месяца и рассчитать документ. В следующем месяце начисляется оплата за вторую часть периода командировки - с начала месяца по день возвращения из командировки. Вторая часть периода нахождения в командировке должна быть оплачена, исходя из того же размера среднего заработка, что и первая часть. Для этого необходимо скопировать зарегистрированный в прошлом месяце документ "Оплата по среднему заработку", указать соответствующий период оплаты и рассчитать только начисления, без пересчета среднего заработка, т. е. следует воспользоваться пунктом "Рассчитать начисления" подменю кнопки "Рассчитать".

В соответствии с пунктом 9 Инструкции о командировках при командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется по месту работы в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям.

Таким образом, для решения вопроса о необходимости оплаты времени нахождения в командировке для совместителей, необходимо рассматривать цель командировки - с выполнением обязанностей по какой должности (месту работу) она связана.

Если работник направляется в командировку для выполнения обязанностей только по основному месту работы, то его отсутствие на рабочем месте по совместительству необходимо зарегистрировать в программе с помощью документа "Невыходы в организациях".

Возмещение расходов, понесенных работником в связи с командировкой

Перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, направляемому в командировку, установлен статьей 168 ТК РФ и включает:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Вместе с тем следует учитывать, что для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, возмещение расходов, связанных со служебными командировками, производится в соответствии с установленными законодательством нормами.

Для остальных организаций нормы и порядок возмещения командировочных расходов установлены только для целей налогообложения.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

В течение трех дней по возвращении из командировки по территории РФ (или в течении 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы РФ) работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Расчеты по возмещению командировочных расходов с работниками, направляемыми в служебную командировку, не регистрируются в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", так как не относятся к расчетам по оплате труда.

Вместе с тем, неизрасходованные и своевременно не возвращенные авансы, выданные в с связи со служебной командировкой, могут удерживаться из заработной платы работника. Удержание оформляется в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" с помощью документа "Регистрация разовых удержаний работников организаций" (рис. 3). Соответствующий вид удержания должен быть описан в плане видов расчета "Удержания организаций" со способом расчета "Фиксированной суммой".

Рис. 3

Налогообложение командировочных расходов НДФЛ и ЕСН

Согласно пункту 3 статьи 217 и подпункту 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных, в частности, с возмещением командировочных расходов.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы освобождаются от налогообложения суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Обратите внимание , что с 1 января 2008 года Федеральным законом от 24.07.2007 № 216-ФЗ устанавливаются предельные нормы суточных, освобождаемые от налогообложения НДФЛ: до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.*

Примечание:
* Подробнее об этих изменениях в НК РФ читайте в статье Л.П. Фомичевой "Налоговый кодекс РФ снова подправили" в номере 9 (сентябрь) "БУХ.1С" за 2007 год, стр. 6.

Для целей исчисления НДФЛ в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" сверхнормативные суточные, не подтвержденные документально транспортные расходы и расходы по найму жилого помещения, а также прочие расходы, прямо не поименованные в НК РФ, возмещаемые в связи с направлением в служебную командировку, должны быть начислены работнику в виде дохода в неденежной форме. Начисление производится документом "Регистрация разовых начислений работникам организаций". Виды расчета, с помощью которых начисляется доход, должны быть описаны в плане видов расчета "Основные начисления организаций" или "Дополнительные начисления организаций" с установленным флажком "Является доходом в натуральной форме" (рис. 4).

Рис. 4

Для целей исчисления НДФЛ подобные доходы учитываются по коду 4800 "Иные доходы".

Для целей налогообложения ЕСН и страховыми взносами в ПФР для организаций - плательщиков налога на прибыль в форме вида начисления устанавливается значение "Не является объектом налогообложения ЕСН, взносами в ПФР согласно пункту 3 статьи 236 НК РФ (выплаты за счет прибыли)". Для организаций, применяющих специальные налоговые режимы, т. е. не уплачивающих налог на прибыль организаций, такие начисления должны облагаться взносами на обязательное пенсионное страхование. Для них в качестве способа налогообложения ЕСН и взносами в ПФР следует указать значение "Облагается ЕСН, взносами в ПФР целиком" (фактически в программе в этом случае будут начисляться только взносы на ОПС).

Рассматриваемые начисления облагаются также взносами на обязательное страхование от несчастных случаев, что соответствующим образом отмечается в форме вида начисления.

При определении размера сверхнормативных суточных следует иметь в виду, что нормы установлены в размере выплат за каждый день нахождения работника в командировке, включая время нахождения в пути. Днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда - календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Если место, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, то при определении дней выезда и приезда учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства (вопрос о наличии такой возможности в каждом конкретном случае решает работодатель).

Если работник заболел в командировке

Согласно пункту 16 Инструкции о командировках, в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не

свыше двух месяцев. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.

Отражение таких случаев в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" зависит от того, была ли зарегистрирована в программе оплата периода командировки на момент начисления пособия по временной нетрудоспособности, и если да, то в каком расчетном периоде - текущем или одном из прошлых.

Если сначала в программе проводится начисление по больничному листу, а после этого вводится оплата командировки, то при расчете начисления за время командировки программа автоматически учтет период временной нетрудоспособности: за дни болезни командировка работнику оплачена не будет.

Если оплата за время командировки уже была зарегистрирована ранее в текущем месяце, то после проведения начисления по больничному листу документ начисления оплаты за период командировки "Оплата по среднему заработку" необходимо пересчитать, о чем программа напомнит на панели текущих задач.

Если оплата за время командировки была произведена в одном из прошлых периодов, то при расчете начисления по больничному листу, суммы оплаты командировки, приходящиеся на дни болезни, будут автоматически сторнированы (рис. 5).

Рис. 5

Для описанного поведения программы в список вытесняющих вида начисления оплаты за командировку ("Оплата по среднему заработку") должны быть включены виды расчетов, с помощью которых производится оплата пособия по временной нетрудоспособности ("Оплата больничных листов" и "Оплата БЛ по травме на производстве").

Конфигурация ЗУП редакции 3.1, разработанная фирмой 1С, имеет исчерпывающий инструментарий для эффективной работы кадрового департамента компании любого масштаба. В этой статье подробнее рассмотрим, как с помощью ЗУП осуществить такую часто встречающуюся операцию, как расчет командировок работников. Согласно законодательству, мы имеем дело с осуществлением сотрудником работы не на постоянном месте, что является ситуацией нестандартной, требующей специальной системы оплаты.

Командировочные в 1С ЗУП 8.3

Для оформления приказа на командировку и расчета соответствующего начисления в ЗУП 3.1 предназначен документ «Командировка», который мы откроем через меню «Кадры/ Все отсутствия сотрудников».*

Рисунок 1.Кадровый учет и расчет командировок в ЗУП

*Также «Командировка» может быть создана из журнала соответствующих документов в разделе «Кадры/Зарплата».

В развернутом перечне выбираем «Создать» и тип документа «Командировка»:

Рисунок 2.Создание командировочных в 1С ЗУП 8.3

Рассматриваемый нами типовой документ разработан для регистрации, расчета и последующей оплаты командировочных. С помощью него можно вывести на печать соответствующие печатные формы:

• Приказ о направлении (Т-9);
• Удостоверение (Т-10);
• Служебное задание (Т-10а);
• Расчет среднего заработка;
• Подробный расчет начислений.

Рисунок 3.Печатные формы документа «Командировка»

Для создания командировок сразу нескольких работников используется соответствующий документ Для его создания в том же разделе «Кадры/Все отсутствия сотрудников», нажав «Создать», выбираем «Командировки группы». После заполнения шапки и табличной части документа сотрудниками, на которых оформляются командировки, на его основании можно автоматически создать «Командировку» непосредственно по каждому сотруднику. Для этого нужно воспользоваться ссылкой «Оформить отсутствия», которая находится внизу документа.

Заполнение документа «Командировка»

Отражение начисления будет зарегистрировано в месяце, указанном в шапке документа. Для вывода в печатные формы используются дата и номер документа. Номер формируется автоматически при записи документа. В начало добавляется префикс организации, затем префикс базы и собственно следующий по порядку номер. Префиксы задаются для удобства различия документов, введенных в разных организациях или базах.

Если префиксы не заданы, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули. Для расчета необходимо указать начало и окончание командировки. Этот период включает дни нахождения сотрудника в дороге. Командировочные в 1С ЗУП 8.3 оплачиваются за дни или часы, которые являются рабочими, по установленному сотруднику графику.

При ведении штатного расписания в ЗУП, с помощью проставления соответствующего флажка можно освободить ставку на период отсутствия сотрудника. В этом случае в отчетах по штатному расписанию ставка будет показываться как свободная, а также на эту ставку будет возможен прием другого сотрудника.

Если командировка оформляется сотруднику, который занят в организации по основному месту работы, а также и по совместительству, требуется регистрировать отсутствие по всем рабочим местам работника. Для этого на форме документа присутствует ссылка «Отсутствия по другим местам работы».

Рисунок 4.Освобождение ставки при расчете командировочных в ЗУП 3.1

В случае длительной командировки, можно выбрать разные виды оплаты:

• Оплатить сразу и целиком – оплата будет полностью начислена в текущем документе;
• Производить оплату пребывания в командировке ежемесячно.

Рисунок 5.Оплата длительных командировочных в ЗУП 8.3

Расчет документа производится автоматически. Если автоматический пересчет документов при их редактировании отключен, то для расчета документа следует вручную нажать кнопку со стрелками. Желтый цвет этой кнопки показывает, что документ не пересчитан в соответствии с внесенными в него изменениями. В области результатов расчета показывают краткие итоги расчета этого документа. Эти данные предлагаются только для просмотра.

При необходимости просмотреть или отредактировать детальные записи о начислениях или перерасчете следует использовать закладку «Начислено (подробно)»:

Рисунок 6.Результат начисления командировочных в 1С ЗУП 8.3

Согласно условиям, указанным на закладке «Главное», рассчитывается начисление для оплаты командировки: число оплачиваемых дней или часов командировки умножается на среднедневной или среднечасовой заработок.

Командировка оплачивается по часам для сотрудников с графиком суммированного учета рабочего времени или по дням из среднедневного заработка.

Работа с результатами расчета производится так же, как при «Начислении зарплаты и взносов».

Расчет командировок в ЗУП 3.1 исходя из среднего заработка

Для вычисления среднего заработанного берем последние 12 месяцев. Когда появляется необходимость просмотреть или откорректировать расчет среднего, можно воспользоваться кнопкой «Изменить данные расчета среднего заработка»:

Рисунок 7.Проверка расчета среднего заработка

Для вывода средней зарплаты за период «руками», проставляем необходимые даты, нажимаем «Задать вручную» и «Пересчитать».

Как в 1С ЗУП отразить командировку в выходной день

Сотрудник может находиться и работать в командировке в выходной или праздничный день, что, согласно законодательству, приводит к необходимости дополнительной оплаты. В 1С ЗУП отразить командировку в выходной день, то есть факт работы в такой день и необходимость его оплаты, можно отдельным документом «Работа в выходные и праздничные дни»:

Рисунок 8.Расчет командировок при работе в выходной день

После проведения документа сотрудникам автоматически рассчитывается оплата работы в праздничные и выходные дни в двойном размере по дням или по часам, в зависимости от параметров основного документа начисления заработной платы.

Выплата командировочных

Для выплаты командировочных необходимо создать ведомость на выплату зарплаты. Создать ведомость непосредственно из документа «Командировка» можно посредством кнопки «Выплатить»:

Рисунок 9.Выплата командировок в ЗУП

В случае, когда оплата командировочных будет осуществляться в межрасчетный период, это изначально необходимо указать в документе «Командировка». В ведомости на перечисление выбрать «Выплачивать/ Командировки», и далее – документ основания из списка доступных командировок.

Почти ни один бухгалтер в своей работе не обходится без оформления направлений сотрудников в служебные командировки. Такая поездка работника может повлечь за собой не только регистрацию и расчет оплаты, но и вызвать определенные вопросы, например, когда командировка совпала с выходным днем. Подобные случаи встречаются достаточно часто, тем самым обеспечивая бухгалтеру некоторые трудности при оформлении и учете командировок в 1С. Попытаемся в этой статье разобраться, каким образом строится работа с командировками в программе "1С: Зарплата и управление персоналом 8" редакции 3.0.

Итак, в разделе "Зарплата" есть пункт "Командировки".

Данный пункт будет активным, если в первоначальных настройках расчета зарплаты проставлен флажок в соответствующей позиции.

Для работы с документом "Командировка" достаточно одного флажка. Второй флажок, который касается внутрисменного отсутствия, требуется в случае, когда, например, сотрудник часть дня был в командировке, а оставшееся рабочее время находился в офисе.

Вернемся в раздел "Зарплата", по обращению к пункту "Командировки" открывается форма списка документов.

Можем заметить, что присутствуют две кнопки с функцией создания. С помощью первой кнопки создается документ для регистрации и расчета оплаты командировки одного сотрудника.

Месяц указываем тот, в котором будут регистрироваться расчеты, отраженные в данном документе, по умолчанию проставляется текущий месяц. Не забываем, что дата используется в печатных формах. Из справочника "Сотрудники" выбираем нужного.

Так закладка "Главное" выглядит, при условии, что в настройках отсутствует "галочка", отвечающая за внутрисменную командировку. Требуется задать начало и окончание командировки. В случае ведения в программе штатного расписания, доступна возможность освобождения ставки на период отсутствия по средством установки флажка. Автоматически, используя предшествующие данные о заработке, рассчитывается средний заработок и начисление. Необходимо определиться как будет происходить выплата, из предложенных вариантов, выбирается подходящий.

Когда служебная поездка заканчивается не в этом месяце, а в следующих, программа позволяет определить, каким образом планируется оплата целиком или помесячно. Выбирая второй вариант, обеспечиваем начисление этим документом только за текущий месяц, расчет оплаты за остальные месяца будет происходить при начислении зарплаты. Средний заработок для подобных расчетов в дальнейшем соответствует значению, полученному в документе "Командировка".

При переходе на закладку "Начислено (подробно)", можем посмотреть детальный расчет с указанием количества отработанных дней.

На закладке "Стаж ПФР" доступно для заполнения единственное поле "Территориальные условия", которое заполняется из одноименного справочника. Используется в том случае, когда сотрудник отправляется в особые территориальные условия.

Для печатных форм требуется заполнение закладки "Дополнительно", вносим информацию о том, куда был отправлен сотрудник, сколько дней провел в пути, основание, финансирование и цель поездки.

После заполнения документ записываем и проводим. Имеем возможность из данного документа распечатать приказ о направлении и расчеты, также командировочное удостоверение и служебное задание. Две последние позиции с 2015 года оформлять не требуется.

Если в организации принято совмещение должностей и это отмечено в настройках программы, то на основании документа "Командировка" возможно создание документа "Совмещение должностей", чтобы назначить доплату тому, кто будет, например, исполнять обязанности сотрудника, уехавшего в командировку.

Либо другая ситуация: командированный сотрудник имеет совместительство, тогда прямо в этом документе появляется гиперссылка для оформления его отсутствия как совместителя.

Кнопка "Выплатить" приходит в действие в случае выбора выплаты в межрасчетный период, ведь в других случаях выплата осуществляется вместе с зарплатой.

Также можем заметить, что при таком выборе выплаты происходит расчет удержаний. Аналогичную картину наблюдаем при выборе "С авансом". По "карандашику" открываются подробности расчета удержаний и среднего заработка.

Выше было рассмотрено заполнение документа "Командировка" по кнопке "Создать", при нажатии на кнопку "Создать Т-9а" мы обратимся к формированию приказа на командировки нескольких сотрудников одновременно.

Заполнение происходит по кнопке "Добавить". В ходе внесения данных в табличную часть получим в последней колонке "Учет отсутствий и начислений" информацию в виде гиперссылки. Как видим, в нашем примере по первому сотруднику отсутствия учтены, так как для него уже внесен документ "Командировка", а по второму требуется оформить. То есть для завершения оформления командировок, чтобы рассчитать зарплату в этот период, необходимо по каждому командированному сотруднику внести отдельный документ "Командировка" по гиперссылке.

Теперь затронем некоторые сложные обстоятельства. Что делать когда командировка приходится на выходной день? Рабочие и выходные дни сотрудника, находящегося в командировке, определяются также по графику основного места работы. Из этого следует, что если в выходные дни в командировке сотрудник отдыхал, то и в программу нет надобности что-то вносить. Если же он работал в эти дни, тогда вносим документ "Оплата праздничных и выходных дней".

Те рабочие дни, которые сотрудник провел в командировке отражаются в табеле буквой "К".

Что касается внутрисменной командировки, о которой упоминалось в начале, когда говорилось о постановке флажков в учете отсутствий. То, при наличии как раз второго флажка, на главной закладке документа "Командировка" появляется возможность внести данные о командировке на неполный день.

В итоге в табеле учета рабочего времени увидим следующую комбинацию:

Так выглядит оформление и расчет оплаты сотрудника, направленного в служебную командировку. Обращаем внимание, что от первоначальных настроек зависит вид документов и возможность ввода информации.