Федеральная налоговая служба письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Федеральная налоговая служба направляет для сведения и использования при проведении мероприятий налогового контроля рекомендации по вопросу оценки налоговыми органами документов, которые одновременно содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счетов-фактур, и для первичных учетных документов.
Обеспечить исполнение данных рекомендаций в практической работе налоговых органов и довести до сведения налогоплательщиков.

В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
При этом глава 21 НК РФ и постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – постановление Правительства РФ № 1137) не содержат ограничений на введение в формы счетов-фактур дополнительных реквизитов. Указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете сумм налога на добавленную стоимость (далее – НДС), предъявленных покупателю продавцом.
Согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон №402-ФЗ) предусмотрена самостоятельность хозяйствующих субъектов в выборе форм документирования фактов хозяйственной жизни. В статье 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов.
Таким образом, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
Используя приведенные здесь принципы и основания, ФНС России предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее - УПД) на основе формы счета-фактуры.
Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.
Предложение ФНС России формы универсального передаточного документа не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной непосредственно постановлением Правительства РФ № 1137.
Согласовано с Минфином России (заместитель Министра финансов Российской Федерации С. Д. Шаталов) письмом от 07.10.2013 №03-07-15/41644. Источник 1.

Под занавес уходящего года ФНС России по согласованию с Минфином России выпустила письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, в котором предложила форму нового первичного документа. Называется он «Универсальный передаточный документ (акт)», а сокращенно — УПД.

Его необычность в том, что он объединяет в себе как накладную на реализацию товара (акт выполненных работ или оказанных услуг), так и . Причем, как пояснили налоговики в своем письме, пользоваться таким документом можно было уже с самого начала 2013 года. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) предоставляет право организациям и предпринимателям самим разрабатывать нужную и удобную «первичку». Главное — предусмотреть в ней все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 указанного закона.

Так вот, ФНС предлагает совместить бухгалтерский документ со счетом-фактурой. Понятно, что данное, уже свершившееся новшество не оставит в стороне и «упрощенцев». Ведь вы теперь можете как получать универсальный передаточный документ от контрагентов, так и сами его выписывать. О том, насколько это может быть вам полезным и на что обращать внимание, работая с УПД, читайте наш комментарий.

Какие функции может выполнять универсальный передаточный документ

Итак, универсальный передаточный документ создан на базе счета-фактуры. Причем счет-фактура перенесен в новый документ полностью и отделен жирной чертой. После чего идет информация о дате отгрузки и приемки груза, ответственных лицах — то есть те реквизиты, которые обычно содержатся в таких первичных документах, как № ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и т. п.

Благодаря тому, что в новой форме присутствуют как реквизиты налогового документа — счета-фактуры, так и первичного бухгалтерского документа, ее можно использовать в двух разных качествах. Либо просто как документ, подтверждающий переход права собственности. Либо как документ на переход права собственности и для исчисления НДС. В зависимости от выбора в выписанном УПД нужно указать статус документа в специальном поле в верхнем левом углу. Для этого используется код 2 (передаточный документ (акт)) или 1 (счет-фактура и передаточный документ (акт)). При этом не запрещено выписывать УПД со статусом только передаточного документа и отдельно при необходимости оформлять счет-фактуру.

Обратите внимание! Универсальный передаточный документ может подтверждать как переход права собственности, так и . Собственник имущества сам решает, какой статус придать этому документу.

Когда УПД может быть удобен для «упрощенцев»

Организации и предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, не являются плательщиками НДС (п. 2 и 3 ст. 346.11 НК РФ). Поэтому при продаже товаров (работ, услуг) выписывают только один основной документ — накладную или акт, подтверждающие реализацию и переход права собственности покупателю. На наш взгляд, при таких продажах удобнее продолжать использовать накладные или акты, потому что их форма привычнее и не такая объемная, как у универсального передаточного документа. Однако, если вы хотите, можно начать применять и УПД, указав его статус 2 (в верхнем левом углу), поскольку начисление НДС при продаже не происходит.

Если же вы начисляете НДС при реализации, например пошли навстречу ценному покупателю, который хочет получить товар с «входным» налогом, то здесь уже универсальный передаточный документ может быть удобен, поскольку он заменяет сразу два документа — накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру. Такому УПД присваивается статус 1.

Кроме того, использовать УПД может быть удобно посредникам на УСН, реализующим от своего имени товары (работы, услуги) с НДС, так как у данных лиц есть обязанность выставлять накладные (акты) и счета-фактуры для покупателей.

Как заполнить новый документ

Итак, универсальный передаточный документ может совмещать функции как документа на отгрузку, так и счета-фактуры. И чтобы это действительно произошло, важно правильно заполнить УПД. Ведь счет-фактура содержит свои обязательные реквизиты, а бухгалтерская «первичка» — свои, и эти реквизиты различны. Рассмотрим каждый из случаев.

Ситуация № 1 . УПД выполняет роль одновременно и счета-фактуры, и первичного учетного документа (статус 1). Убедитесь, что верно заполнены все реквизиты счета-фактуры, входящего в УПД. Это строки 1 — 7, а также графы 1 — 11 формы. Правила заполнения, напомним, указаны в пункте 5 статьи 169 НК РФ и постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Кроме того, в наличии должны быть подписи руководителя организации и главбуха либо их уполномоченных лиц. Предприниматель, помимо своей подписи, указывает реквизиты свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Далее УПД заполняют так, как описано в ситуации № 2.

Ситуация № 2 . УПД является бухгалтерским первичным документом (статус 2). Здесь в УПД нужно вписать показатели, которые являются обязательными для любой «первички». Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Информацию о том, какие поля УПД соответствуют обязательным реквизитам первичных учетных документов, мы представили в таблице ниже. Обратите внимание: можно заполнить и другие строки формы. Это не будет ошибкой — наоборот, так полнее раскрывается содержание проведенной операции. Только будьте аккуратны с графами 7 и 8 УПД, в которых указывается налоговая ставка по НДС и сумма налога. Если, выставляя УПД, вы заполните их, вас посчитают плательщиком НДС. То есть это будет означать, что вы выставили счет-фактуру с налогом. А поскольку в большинстве случаев такой обязанности у вас нет, эти графы оставляйте пустыми. Если же вы выписываете счет-фактуру добровольно по просьбе контрагента или в качестве посредника, то данные графы, конечно, вам придется заполнить.

Таблица Какие показатели УПД соответствуют обязательным реквизитам первичного учетного документа

Реквизит	Где найти показатель в УПД
Наименование документа	Название документа указано в левом верхнем углу и конкретизируется статусом 1 или 2. Поле «Статус» носит информативный характер, и само по себе его заполнение без указания других реквизитов не придает документу статус счета-фактуры или «первички»
Дата составлениядокумента
Наименование экономического субъекта, составившего документ	Строки 14 и 19 или печати (реквизит «М.П.»)
	Строки 2, 2а, 2б и 6, 6а, 6б (информация о сторонах сделки); графа 1, а также на усмотрение графа Б (предмет сделки); строка 8 (основание возникновения правоотношений); строки 9, 12 и 17 (дополнительная существенная информация об условиях и обстоятельствах операции — при ее наличии); строки 11 и 16 (уточняющие данные о датах исполнения операции — при их наличии)
Натуральное и (или) денежное измерение хозоперации	Графы 2 — 6, 9, в случае предоплаты — строка 5
Наименование должностей лиц, совершивших операцию или ответственных за ее оформление	Строки 10 и 15 или строки 13 и 18
Подписи вышеуказанных лиц с указанием их ФИО или иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц	Строки 13 и 18. А при отсутствии в них подписей — строки 10 и 15. При этом если подписи нет и по строке 10 — строка «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо»

На что нужно обратить внимание продавцу, выписывающему УПД

Бланк УПД, помимо привычных реквизитов, не вызывающих вопросов, содержит и те, с которыми бухгалтер столкнется впервые. ФНС России в приложении № 3 к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ пояснила, какую информацию вписывать в незнакомые графы. А также на что обратить внимание, заполняя уже знакомые поля.

Строка 3 «Грузоотправитель и его адрес » и строка 4 «Грузополучатель и его адрес ». В данных строках приводится наименование и адрес отправителя и получателя груза. Так вот данные показатели допустимо дополнить информацией об ИНН и КПП указанных лиц.

Графа Б «Код товара/ работ, услуг ». Данный реквизит не является обязательным, и его можно не заполнять. Главное, чтобы предмет сделки был ясен из графы 1.

Если же графу Б вы решили заполнить, то в ней можно указать артикул в отношении товаров. А если речь идет о работах и услугах — код вида деятельности, в рамках которого они выполняются, согласно ОКВЭД и ОКУН соответственно. Проставленные коды видов деятельности в УПД могут облегчить вам подсчет доходов, если вы совмещаете несколько специальных налоговых режимов. Либо пользуетесь пониженными тарифами страховых взносов. Поскольку пронумерованная таким образом «первичка» позволит однозначно относить операции к конкретному виду деятельности.

Строка 10 «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал ». По этой строке укажите должность лица, ответственного за отгрузку или сдачу работ (услуг). Также приведите его подпись, фамилию и инициалы. Заметьте: если вы оформляете УПД со статусом 1, то после заполнения табличной части формы вы обязательно ставите подписи руководителя, главного бухгалтера или их уполномоченных лиц. Так вот, если товары (работы, услуги) сдает одно из этих лиц, то по строке 10 достаточно указать только его должность и ФИО. А подпись повторно можно не ставить. То есть ответственному лицу достаточно расписаться один раз.

Строка 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи) ». По общему правилу дата отгрузки должна совпадать с датой оформления отгрузочного документа. Ведь «первичку» нужно составлять в день совершения хозяйственной операции. Однако могут быть случаи, когда документ оформлен в один день, а отгрузка по ряду причин состоялась только на следующий. Тогда даты будут разными. Поэтому в УПД предусмотрена строка 11 — в ней указывается реальная дата операции. И даже если даты совпадают, то все равно рекомендуется указывать информацию по строке 11. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ. А также поможет в решении спора.

Строка 12 «Иные сведения об отгрузке, передаче ». Здесь могут быть приведены ссылки на сопутствующую передаче информацию. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. Например, если по УПД передаются работы или услуги, отдельно может быть приложен подробный отчет с их описанием, поскольку налоговики, как правило, в таких случаях требуют детальной информации.

Строка 13 «». В этой строке указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки со стороны продавца. А также его подпись, фамилия и инициалы. Правда, подпись может не понадобиться, если это лицо уже было указано выше как ответственное за отгрузку или за подписание счета-фактуры. Тогда достаточно только должности и ФИО.

Обратите внимание! В универсальном передаточном акте может быть по одной подписи от имени продавца и покупателя. При условии, что лица, ставящие подпись, ответственны как за саму операцию, так и за ее оформление.

Строка 14 «Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т. ч. комиссионера (агента)) ». Здесь нужно указать наименование организации, составившей документ, это может быть фирма, которая ведет бухучет у продавца на основании договора.

Строку разрешается не заполнять, если в поле «М.П.» поставить печать, на которой будет наименование организации, составившей документ. При этом если строку все же заполнить, то ставить печать не обязательно. Документ будет действителен и без нее.

Какие сложности могут возникнуть у покупателя, заполняющего УПД

Теперь несколько слов о том, какие строки УПД могут вызвать вопросы у покупателя.

Строка 15 «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял ». По этой строке укажите должность лица, получившего груз или принимающего результаты работ (услуг). А также подпись лица, его фамилию и инициалы.

Строка 16 «Дата получения (приемки) ». Речь идет о реальной дате, когда покупатель получил товар, принял результаты работ (услуг).

Данный реквизит не является обязательным. Но ФНС России рекомендует его указывать всегда. При этом обратите внимание: дата в этой строке не может быть раньше даты составления самого УПД (строка 1). А также раньше даты передачи, зафиксированной продавцом в строке 11 .

Строка 17 «Иные сведения о получении, приемке » . Здесь можно указать, что приемка про изошла без претензий. А если таковые были, сослаться на документы, которыми претензия оформлена.

Строка 18 «Ответственный за правильное оформление сделки, операции ». В этой строке записывают должность лица, ответственного со стороны покупателя за правильное оформление сделки. Лицо ставит свою подпись с расшифровкой. Правда, подпись может не понадобиться, если это же лицо указано в строке 15 как ответственное за приемку. Тогда достаточно вписать только должность и ФИО, а подпись повторять не требуется.

Строка 19 «Наименование экономического субъекта — составителя документа ». Здесь нужно привести наименование фирмы, которая заполнила документ от имени покупателя. Это может быть в том числе и компания, которая ведет у него бухучет на основании договора. Строку не заполняют, если в поле «М.П.» поставить печать, на которой будет наименование организации, составившей документ. При этом, если строку заполнить, ставить печать не обязательно. Документ действителен и без нее.

Как отражать УПД в учете

Как вы, наверное, уже убедились, в универсальном передаточном документе может фигурировать несколько разных дат (дата составления самого УПД, дата отгрузки, дата приемки). В такой ситуации главное — не запутаться и отразить документ в учете на нужное число.

Ситуация № 1. Вы сами выставляете УПД . Являясь продавцом, на основании универсального передаточного акта вы отразите в учете бухгалтерскую выручку. По общему правилу сделать это нужно на дату отгрузки, которая указывается в строке 11. А если данная строка не заполнена, доход признайте на дату составления УПД (строка 1).

На заметку. Три главных отличия счета-фактуры от первичного учетного документа
Отличие 1. Счет-фактура необходим для целей учета НДС. И по общему правилу его выставляют только плательщики данного налога. А «упрощенцы» таковыми не являются (п. 2 и 3 ст. 346.11 НК РФ), поэтому при реализации счета-фактуры не выписывают.
Что касается первичных учетных документов (накладная, акт), то их при реализации товаров (работ, услуг) должны выставлять все продавцы независимо от применяемой системы налогообложения. На основании первичных бухгалтерских документов происходит списание ценностей в бухучете и формируется доход от продажи.
Отличие 2. Обязательные реквизиты счета-фактуры установлены статьей 169 НК РФ. А показатели, необходимые для первичного учетного документа, перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. И реквизиты не идентичны. Например, при продаже товара в счете-фактуре должна быть указана страна его происхождения (исключение — российские товары). А вот для первичного документа такое требование не предусмотрено. С другой стороны, ряд позиций, обязательных для «первички», отсутствуют в счете-фактуре. Например, наименование организации, составившей документ.
Отличие 3. Чтобы внести исправления в счет-фактуру, нужно оформить новый счет-фактуру по той же форме и с тем же номером и датой, что и неверно составленный документ, но уже с корректными данными. В специальной строке 1а такого счета-фактуры следует указать порядковый номер и дату исправления.Ошибки в первичном учетном документе исправляют проще: неверная сумма зачеркивается и рядом пишется правильная. Также указывается дата исправления и ставится подпись руководителя организации или предпринимателя с расшифровкой (п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Однако право собственности на передаваемый груз может переходить в момент, когда вещь вручена покупателю. Тогда доход отражают на дату, на которую оформлено получение груза (строка 16). Аналогичный порядок действует, когда продавец передает результаты работ (услуг).

В налоговом учете при УСН, напомним, факт продажи значения не имеет. Доход продавец признает по дате оплаты (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

И это еще не все. Если УПД имеет статус 1 (счет-фактура и передаточный документ), нужно определиться еще с одной датой — на которую счет-фактура считается выставленным. Ведь если вы выписываете счет-фактуру по просьбе контрагента, то именно по итогам квартала, в котором документ выставлен, нужно подать декларацию по НДС (п. 5 ст. 174 НК РФ). А если вы работаете посредником, на дату выставления счета-фактуры должны зарегистрировать УПД в журнале учета счетов-фактур.

Так вот, датой выставления счета-фактуры будет дата отгрузки (строка 11). А если она не указана — дата составления УПД (строка 1). Исключение — случаи, когда в разные дни передаются и принимаются результаты работ. Тогда актуальной будет дата приемки работ из строки 16, а не дата их сдачи.

Обратите внимание! Если вы выписываете УПД со статусом счета-фактуры, имейте в виду, что даты, когда счет-фактура составлен и выставлен, могут не совпадать. Первая дата всегда будет фигурировать по строке 1 формы, а вторая — по общему правилу указывается по строке 11.

Ситуация № 2 . Вы получили универсальный передаточный документ . На основании полученного передаточного акта покупатель отражает у себя расходы. В бухгалтерском учете делать это нужно на дату покупки, указанную по строке 16. Эта же дата является и датой получения счета-фактуры, если, конечно, УПД выписан со статусом 1 и в документе приведены все необходимые в таком случае реквизиты.

Отражая расходы в налоговом учете, помните, что при УСН важен факт не только оформления покупки, но и ее оплаты. Также к расходам могут предъявляться дополнительные требования. Например, чтобы учесть расходы по купленному основному средству, оно должно быть введено в эксплуатацию (подп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Пример . Отражение универсального передаточного акта в учете покупателя на УСН
ООО «Омега», работающее на общей системе налогообложения, продает деревянную мебель ООО «Стар», которое применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Передачу товара оформили универсальным передаточным документом (см. форму на с. 56—57). Оплата товара произведена 7 ноября.
На основании универсального отгрузочного документа 6 ноября бухгалтер ООО «Стар» оприходовал в бухучете товар на сумму 11 092 руб., включая НДС — 1692 руб. В налоговом учете затраты были отражены 7 ноября.

Обратите внимание!
УПД — совершенно новая форма, которую рекомендует к использованию налоговая служба. Он совмещает в себе элементы накладной и счета-фактуры.
УПД не обязателен для использования. Вы можете действовать привычным способом и, когда это требуется, оформлять по-прежнему два документа — передаточный акт или накладную и счет-фактуру.
Чтобы универсальный передаточный акт имел статус одновременно и счета-фактуры, и накладной, то есть выступал единым документом, нужно заполнить в нем ряд обязательных реквизитов.

УПД – универсальный передаточный документ – рекомендованная «первичка», которая сокращает документооборот. Но оформлять этот документ можно не всегда. Рассмотрим особые случаи.

Универсальный передаточный документ (УПД) появился не так давно – в 2013 году. На тот момент фирмам и предпринимателям уже было разрешено разрабатывать бланки «первички» самостоятельно и утверждать их для дальнейшего использования приказом руководителя. С этой точки зрения появление универсального передаточного бланка стало логичным продолжением принятого решения о необязательности типовой «первички». Данный документ, как и любой другой бланк «первички», было разрешено дополнять необходимыми реквизитами самостоятельно.

Тем не менее, появившаяся свобода в применении бланков для оформления хозяйственных операций – это не главное новшество, с которым связана форма УПД. Дело в том, что этот документ стал аналогом традиционного счета-фактуры, который допускает более гибкое использование при оформлении операций. Заполнение УПД 2019 г., как правило, необходимо для НДС, в таком случае данный документ регистрируют в Книге покупок, в Книге продаж.

Программа БухСофт автоматически заполняет Книгу покупок или Книгу продаж, формирует файл с документом и проверяет его. Вам остается лишь скачать и распечатать Книгу. Попробуйте бесплатно:

Сформировать Книгу покупок

Другие документы по налогам

Ознакомившись с заполнением УПД 2019 г., не забудьте посмотреть следующие документы, они помогут в работе:

Форма УПД 2019 г.: что это такое

Универсальный передаточный документ уникален тем, что подтверждает и отгрузку для получения вычетов по НДС, и расходы для целей бухучета и налогообложения. Такая возможность обусловлена тем, что форма УПД 2019 г. объединяет в себе счет-фактуру и передаточный документ.

Преимущества УПД 2019 г.

Форма УПД 2019 г. не обязательна для фирм и предпринимателей, они могут оформлять одновременно разные бланки.

1. Традиционный счет-фактуру – в подтверждение отгрузки для целей НДС.
2. Передаточную «первичку» – в подтверждение отгрузки продукции, товаров, передачи имущественных прав, результатов работ или услуг.

Если же организация или ИП захотят сократить документооборот, то заполнение УПД 2019 г. позволит им:

1. Подтвердить обоснованность вычета НДС;
2. Обосновать отражение операции в бухучете;
3. Подтвердить факт несения расходов для целей налогообложения, в том числе по налогу на прибыль, УСН и ЕСХН.

Какие документы заменяет заполнение УПД

Форма УПД 2019 г. – это своего рода универсальный передаточный акт. Он заменяет одновременно счет-фактуру и передаточную «первичку», а именно:

• акт передачи основных средств, в том числе унифицированный - по форме № ОС-1;
• накладную на товары, в том числе типовую – по форме № ТОРГ-12;
• товарный раздел ТТН, в том числе унифицированной – по форме № 1-Т;
• накладную на отпуск материалов на сторону, в том числе типовую – по форме № М-15.

Использовать универсальный передаточный документ можно:

• или как комплексный бланк по НДС и расходам – со статусом 1;
• или как передаточную «первичку» - со статусом 2.

В зависимости от способа применения заполнение УПД осуществляется по-разному.

УПД образца 2019 г. или счет фактура

Ответ на вопрос «заполнение УПД или счета фактуры» подтверждает преимущества любого решения фирмы или предпринимателя. Ведь применение формы УПД 2019 г. не препятствует организации или ИП составлять счета-фактуры. Подробнее об этом читайте в таблице 1.

Таблица 1. Заполнение УПД или счета фактуры

Заменив счета-фактуры и передаточную «первичку» на УПД образца 2019 г., фирма или предприниматель получают сразу несколько преимуществ.

1. Уменьшается число бумаг по сделкам с контрагентами.
2. Сокращается количество документов, интересующих налоговиков.
3. Снижаются финансовые и трудовые затраты на ведение документооборота, включая оформление, хранение, учет и уничтожение бумаг.
4. Отсутствуют проблемы с подтверждением расходов и НДС-вычета.

Универсальный передаточный документ: когда можно применять

Чтобы перейти на заполнение УПД, фирме или предпринимателю придется выполнить четыре основных действия.

Шаг 1. Закрепить применение формы УПД в рамках учетной политики, закрепив в ней:

• решение применять УПД с отказом от использования счетов-фактур;
• утвержденный руководителем бланк УПД;
• ситуации и случаи, когда составляется УПД.

Шаг 2. Изменить шаблоны договоров с контрагентами.

В тексте договора желательно согласовать, как стороны заполняют УПД образца 2019 г. – как передаточную «первичку» или как комплексный бланк, сочетающий в себе «первичку» и счет-фактуру. Текст соглашения может быть таким:

«Исполнитель выставляет Заказчику универсальный передаточный документ по форме из письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 – как первичный документ в подтверждение отгрузки и как счет-фактуру для подтверждения права на вычет НДС».

Шаг 3. Контролировать актуальность универсального передаточного документа.

Форму УПД приходится менять по мере корректировки бланка стандартного счета-фактуры. Так как УПД разрешено дополнять любыми реквизитами, в случае внесения изменений в бланк счета-фактуры передаточный документ нужно привести в соответствие с новшествами. Подробнее о последних изменениях, которые необходимо учесть при формировании бланка, читайте в таблице 2.

Таблица 2. Недавние изменения при заполнении передаточного документа

Дата изменения счета-фактуры	Новый реквизит счета-фактуры	Что добавить в форму УПД
	Строка 8 обычного счета-фактуры	Новый реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора, соглашения», заполняемый в случае предоставления из федбюджета: бюджетных инвестиций; субсидий; вкладов в уставный капитал
	Строка 5 корректировочного счета-фактуры
	Графа 1а в табличной части обычного счета-фактуры	Новый реквизит «Код вида товара», заполняемый в соответствии с ЕТН ВЭД ЕАЭС при экспорте товаров из России в страну-участницу ЕАЭС
	Графа 1б в табличной части корректировочного счета-фактуры

Шаг 4. Не применять документ при авансах для:

• вычета НДС при уплате аванса;
• начисления НДС при получении аванса;
• вычета НДС, начисленного при получении аванса;
• восстановления НДС, заявленного к вычету при уплате аванса.

Заполнение УПД со статусом 1

Указав статус «1», можно использовать универсальный передаточный документ как комплексный бланк, заменяющий одновременно:

• счет-фактуру в обоснование вычета НДС;
• передаточную «первичку» в обоснование бухгалтерских и налоговых расходов.

В этом случае придется заполнить все поля бланка.

Заполнение УПД со статусом 2

Указав статус «2», использовать универсальный передаточный документ можно только как передаточную «первичку». В нем не нужно заполнять поля для счета-фактуры – строку 7 и графы 6, 7, 10, 10а и 11.

Такой бланк подойдет:

• неплательщикам НДС, в том числе фирмам и предпринимателям, работающим на спецрежимах;
• плательщикам НДС при отгрузках и реализации вне территории России.

УПД (универсальный передаточный документ): когда можно применять

В 2013 году ФНС России ввела в гражданский оборот новую форму первичного документа - УПД (универсальный передаточный документ). Когда можно применять УПД? Для чего нужна эта форма? Кто может ее использовать и что для этого сделать? Расскажем в этой статье.

Назначение УПД

Виды УПД

УПД может использоваться в 2-х вариантах:

• либо одновременно как счет-фактура и передаточный документ;
• либо только как документ, подтверждающий передачу материальных ценностей.

В первом случае в УПД указывается статус документа 1, во втором - 2. В зависимости от варианта использования предусмотрены разные правила заполнения этих документов.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Только в этом случае такой документ можно будет применять для получения вычетов по НДС и учета затрат по налогу на прибыль.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции. Счет-фактура при этом оформляется при необходимости отдельно.

Электронный УПД позволяет решать задачи отражения НДС и передачи товарно-материальных ценностей, оказания услуг. В отличие от бумажной версии, он имеет 3 возможных функциональных значения.

Новый формат можно использовать как:

• Счёт-фактуру
• Счёт-фактуру с расширенным набором реквизитов (счёт-фактура + документ-основание), что позволит применять документ как основание для вычетов по НДС и как первичный учётный документ, соответствующий требованиям Федерального закона N 402 «О бухгалтерском учёте»
• Первичный учётный документ для оформления фактов хозяйственной жизни

Один электронный формат содержит в себе возможность отражения сразу трёх видов документов на выбор. Чтобы контрагент понял какой именно документ ему направил пользователь, применяются цифровые функциональные статусы в «шапке» формата (Рис. 1):

1. Счёт-фактура (функция СЧФ);
2. Счёт-фактура + первичный документ (функция СЧФДОП);
3. Первичный документ (функция ДОП).

Рис. 1. Форматы УПД

Эти функциональные статусы фиксируются в каждом электронном документе и, в зависимости от их простановки, УПД может быть передан по разным бизнес-процессам подписания и курсирования ФНС-квитанций.

Электронный закреплённый формат представляет универсальный «конструктор» с единым наименованием полей, на базе которого, в случае простановки конкретной цифровой функции, уже реализуется передача нужного документа.

УПД с функцией «3 - первичный документ ДОП»

При использовании УПД с функцией «ДОП» электронный документ работает на платформе провайдера по бизнес-процессу, максимально схожему с обычным электронным ТОРГ-12 или «Актом выполненных работ» (Рис. 2):

Рис. 2. Схема обмена квитанциями УПД (функция «ДОП»)

Обозначения:

• 9 и 10 - номера подписанных квитанций (статусы)

В этом случае формируется:

1. Титул продавца - базовая часть электронного УПД, где продавец указывает все поля «шапки» документа, табличную часть и итоги. Эту часть продавец подписывает электронной подписью.
2. В ответ покупатель, если он согласен с документом, формирует «Титул покупателя», куда вносит информацию о ФИО лиц, которые принимали товар/услугу, информацию о доверенности и другие данные, которые обычно вносит покупатель на бумаге. Покупатель подписывает ЭП и отправляет продавцу через ЭДО-платформу.
3. Собранные вместе оба титула + их электронные подписи и составляют УПД с функцией «ДОП» в электронном виде.

Также покупатель может не согласиться с полученным документом и отправить уточнение на УПД.

В электронном виде полностью завершённый архив с УПД будет состоять из файлов титулов продавца и покупателя, а также подписей к ним (Рис. 3).

Рис. 3. Состав завершенного УПД

УПД с функцией «1 - Счёт-фактура СЧФ»

Если документ передаётся с функцией «СЧФ», его бизнес-процесс передачи через провайдера схож с обычным электронным счётом-фактурой. «Титул покупателя» не требуется, так как документ носит характер одностороннего подписания отправителем (как у счёта-фактуры). Однако добавляется процесс передачи регламентированных ФНС-квитанций (Рис. 4).

Рис. 4. Схема обмена квитанциями УПД (функция СЧФ)

Обозначения:

• P1 - Титул продавца
• Пунктир - взаимосвязь между титулами и квитанциями

В данном случае квитанции схожи с аналогичными квитанциями по счетам-фактурам и ставят целью зафиксировать юридически факт выставления документа в определённое время, что подтверждается отправителем, получателем и самим провайдером. Важно, что Edisoft, как и в случае со счетами-фактурами, предоставляет возможность пакетного подписания квитанций через веб-интерфейс, а также решения по автоматизации подписания квитанций в полностью автономном режиме.

Электронный УПД в полностью завершённом виде будет представлять из себя комплект из исходного подписанного документа и подписанных квитанций (Рис. 5).

Рис. 5. Состав завершенного УПД

Специфика работы полностью схожа со стандартным электронным счётом-фактурой. Задача поставщика - вовремя выставить документ, подписав его своей ЭП; подписать квитанции подтверждения факта выставления со своей стороны; следить за тем, не было ли отправлено от покупателя уведомлений об ошибках в данном документе. Задача покупателя - подписать квитанции о получении со своей стороны, проверить документ на корректность, а в случае найденных неточностей отправить квитанцию с описанием ошибок.

УПД с функцией «2 - Счёт-фактура + первичный документ СЧФДОП»

Если УПД отправляется с функцией «СЧФДОП», то бизнес-процесс передачи документа предусматривает как движение ФНС-квитанций, подтверждающих факт выставления, так и отправку покупателем «Титула покупателя», где указана информация об ответственных лицах, которые подтвердили факт передачи товарно-материальных ценностей. Документ совмещает в себе свойства электронной накладной/акта и счёта-фактуры одновременно (Рис. 6).

Рис. 6. Схема обмена квитанциями УПД (функция «СЧФДОП»)

Обозначения:

• P1 и P2 - Титулы продавца и покупателя
• 2 - 10 - номера подписанных квитанций (статусы)
• Пунктир - взаимосвязь между титулами и квитанциями

В этом случае электронный УПД будет физически представлять из себя подписанные файлы «Титулов отправителя и получателя», а также комплект квитанций (Рис. 7).

Рис. 7. Состав УПД с функцией «СЧФДОП»

По итогам прохождения всего бизнес-процесса можно скачать с платформы архив с полностью собранным комплектом файлов по УПД для предоставления в налоговую.

Важным нюансом также является вопрос простановки подписей к УПД различных функций.

Согласно нижеуказанным Приказам нельзя удалять отправленный и подписанный УПД / УКД:

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):

Обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:

1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.

Одновременно:

1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.