Письмо на возврат денег от поставщика. Письмо об излишне перечисленных денежных средствах

Договорные отношения, как показывает практика, не всегда складываются гладко. В случае возникновения спорной ситуации одна из сторон может потребовать аннулирования предварительной договоренности и направить в адрес другой письмо о возврате денежных средств.

Способы урегулирования конфликта

Любые недоразумения, связанные с невыполнением договорных обязательств, в конечном итоге непременно касаются финансовой стороны вопроса. Решение такой проблемы зависит от того, насколько категорично будет настроена каждая из сторон. Кроме того, очень важно, кто является участником спора: юридическое или физическое лицо. Обычно решение подобного конфликта начинается с устного разбирательства. Если не удается достигнуть взаимной договоренности, то вопрос уже решается официальным путем. Потерпевшая сторона может:

Каждый из вариантов подходить только для строго определенных обстоятельств. Предоставляемые документы должны быть хорошо продуманы и правильно составлены и оформлены.

Как составить письмо

Существуют определенные правила, соблюдая которые, можно должным образом составить письмо о возврате денежных средств. Их довольно легко запомнить. Действовать в этом случае надо следующим образом:


Обоюдное подтверждение

Обычно отношения между сторонами регламентируются заключенным договором, в котором указывается сумма и четко оговаривается порядок проведения оплаты. Если один из этих пунктов нарушается, то между сторонами для начала необходимо провести анализ взаиморасчета. Для этого составляется «Акт сверки», в котором указывается дата внесения платежа, его сумма и основание (платежное поручение или чек). После этого общий размер перечисленных денежных средств сопоставляется с тем, что отмечен в договоре.

В результате определяется сумма, которая называется «дебиторской задолженностью». Такой акт должны подписать обе стороны в лице главных бухгалтеров и директоров и заверить его круглой печатью предприятия. Этот документ будет являться основание для предъявления претензии и может даже служить подтверждением существующей задолженности в суде. Он составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). После этого пострадавшая сторона может направить письмо о возврате денежных средств по акту сверки. Образец его остается прежним, а в качестве приложения будет указан тот самый акт.

Чужие деньги

На практике нередки ситуации, когда предприятия (организации) в силу непредвиденных обстоятельств (ошибок) перечисляет своим контрагентам денежные суммы, превышающие те, что предусмотрены договором, или вовсе средства идут не по назначению. Здесь могут быть два виновника:

  • само предприятие (ошибка работников),
  • банк, совершивший операцию по зачислению средств.

Такие недоразумения желательно выяснять незамедлительно. Для этого необходимо направить получателю платежа письмо о возврате денежных средств, ошибочно перечисленных в его адрес. Обычно такое обращение пишется в произвольной форме, если обслуживающий банк не предусматривает для этого собственную, утвержденную. В письме, кроме просьбы, должны быть указаны реквизиты и размер произведенного платежа. Организация, на счет которой поступили лишние деньги, обязана их вернуть в законном порядке, так как она не имеет права ими пользоваться (ст. 1102 ГК РФ). Такое обращение пишется на имя руководства банка и отправляется в кратчайшие сроки, чтобы не было подозрения на возможное использование денег в своих личных целях.

Неустойка по контракту

При заключении контракта на выполнение тех или иных работ заказчик, как правило, перечисляет некоторые средства на его обеспечение. Исполнитель обязан за счет этих денег вести работы в соответствии с установленной договоренностью, а эти средства должны обеспечить выполнение им своих обязанностей. Но бывают случаи, когда исполнитель получает оплату, а к работам даже не приступает или выполняет их с нарушением оговоренных сроков.

Тогда заказчик имеет право потребовать возврата перечисленной суммы вместе со штрафными санкциями, которые предусмотрены законом за подобные действия. Это должно быть четко прописано в самом контракте, так как закон конкретных разъяснений по этому поводу не дает. Основываясь на конкретные пункты заключенного договора, заказчик может направить недобросовестному исполнителю письмо о возврате денежных средств за обеспечение контракта. В этом случае его требования будут обоснованными. Если такого обращения окажется недостаточно, то он может уверенно обращаться в судебные инстанции для разрешения спорной ситуации в свою пользу.

Письмо об излишне перечисленных денежных средствах является документом, который необходим для возвращения неправомерно произведенных третьему лицу выплат. В некоторых случаях бухгалтером могут быть допущены ошибки в осуществлении расчетов. В результате компания может потерять денежные средства, возникает недостача. Одним из досудебных способов возврата излишне уплаченных сумм является обращение к третьим лицам с письмом о возврате.

ФАЙЛЫ 2 файла

Правовое регулирование

Организация при осуществлении расчетов может допустить переплату ввиду:

  • невнимательности заполнявших документы сотрудников;
  • недостоверности сведений бухгалтерской службы о размерах платежа.

Перечисление лишних денежных средств может быть осуществлено:

  • сотруднику организации;
  • контрагенту;
  • государственным органам (в казначейство, в налоговую службу, в инспекции и т.д.).

Обязанность лица, которое безосновательно получает от иного субъекта какое-либо имущество, осуществить его возврат предусмотрена статьей 1102 ГК РФ. При перечислении организацией лишних денежных средств лицо, которому поступают такие денежные суммы, получает незаконную материальную выгоду.

Даже если денежные средства сверх нормы перечисляются организацией самостоятельно, получение такой выгоды другим субъектом является необоснованным и на основании ст. 309 ГК РФ рождает обязательство по возврату излишне уплаченных сумм.

Односторонний отказ от исполнения обязательств и одностороннее изменение его условий по действующему законодательству не допускаются независимо от того, кто получает эти денежные суммы. Поэтому при выявлении ошибки пострадавшая компания может прибегнуть к различным способам защиты своих интересов. И для начала от имени организации обогатившемуся субъекту необходимо направить извещение.

Структура документа

Письмо (извещение или уведомление) об излишне перечисленных денежных средствах составляется в произвольной форме. Законодательство РФ не определяет структуру данного документа. Однако, для того чтобы неосновательно обогатившемуся лицу была предоставлена наиболее полная информации, в тексте письма следует указать:

  • фирменное наименование компании, направляющей письмо;
  • исходящий номер документа и дату его составления;
  • полное название адресата (наименование предприятия, адрес, ФИО руководителя);
  • обращение к руководителю (например, «Уважаемый Петр Петрович!»);
  • фактические данные (дату, время перечисления средств, номер платежного поручения, сумму, насколько она превышает необходимые выплаты);
  • причины переплаты (ошибка расчетчика, несвоевременное представление сведений специалисту и т.д.);
  • просьбу вернуть суммы, выплаченные сверх нормы;
  • точный размер подлежащих возврату средств;
  • банковские реквизиты, по которым нужно произвести возврат;
  • инициалы и должность подписывающего документ лица.

В письме можно указать законодательные акты, которые устанавливают обязательства по возврату неосновательно полученных сумм, а также уведомить контрагента о негативных последствиях, к которым приведет игнорирование просьбы о возврате.

Уведомление о возврате может быть подписано:

  • руководителем организации или его заместителем (при условии подтверждения своих полномочий);
  • главным бухгалтером;
  • любым сотрудником предприятия при условии скрепления подписи гербовой печатью компании.

Для возврата средств некоторые организации (банки, государственные расчетные органы) просят заполнить заявление по специальной форме. В этом случае образец или бланк выдает сама организация.

К письму о возврате денежных средств можно приложить подтверждающие неосновательное обогащение документы, а именно:

  1. платежные поручения;
  2. выписки из банка по счету;
  3. акты сверки взаимных расчетов.

Сроки составления

ГК РФ не содержит упоминания о максимальных сроках для направления обращения с требованием о возврате необоснованно полученных денежных сумм. Исходя из общих сроков исковой давности, заявление к безосновательно обогатившемуся лицу может быть подано в течение трех лет с момента, когда организация узнала или должна была узнать об излишне произведенных платежах.

Однако добросовестным представляется уведомление контрагента в разумные сроки после выявления бухгалтерской ошибки. В гражданском праве такой срок обычно не превышает 7-10 дней.

Кому направляется и как передается

Письмо об излишне перечисленных денежных средствах должно быть направлено на имя руководителя, даже если подписывает его бухгалтер или иной специалист пострадавшей организации. Никто, кроме руководителя, не может дать распоряжение о выплате денежных средств третьим лицам. И главному бухгалтеру лучше не брать на себя такую ответственность.

Получившее неосновательное обогащение лицо может и не удовлетворить изложенную в документе просьбу. В этом случае направляющей письмо организации необходимо позаботиться о доказательствах получения адресатом запроса. Поэтому передать уведомление о возврате средств лучше:

  • через канцелярию или приемную руководителя, при условии проставления на втором экземпляре письма фирменного штампа, даты и подписи получившего документ сотрудника;
  • по акту приема-передачи, в котором будет указана подпись получившего письмо должностного лица;
  • ценным письмом с описью сложения, если контрагент отказывается самостоятельно принимать извещение.

Если денежные средства добровольно контрагентом не возвращаются, возврат излишне уплаченных сумм нужно производить в судебном порядке.

Ошибки

Среди возможных ошибок, встречающихся при составлении извещения об излишне оплаченных денежных суммах, стоит выделить:

  • неправильное заполнение банковских реквизитов для возврата;
  • отсутствие гербовой печати организации (если письмо составлено не на фирменном бланке и подписано не руководителем, а иным должностным лицом);
  • необоснованность требования (отсутствие данных о платеже и размерах переплаты).

При наличии таких ошибок отказ в возврате средств будет правомерным.

Срок хранения

В соответствии с Приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 деловая переписка, в том числе письмо об излишне перечисленных денежных средствах, между организациями должна быть сохранена в течение 5 лет.

Возврат денежных средств производится в течении 14 календарных дней с момента продажи. Такой документ составляет кассир (продавец, консультант). К нему прилагаются следующие документы: кассовый или товарный чек, если по каким-либо причинам кассовый чек не был выдан; заявление о возвращении товара и получении денег которое оформляется на фирменном бланке компании по форме № КМ-3, утверждено Госкомстатом РФ, постановление №132 от 25.12.1998.

При отсутствии/утере кассового чека, покупатель пишет заявление с указанием паспортных данных. Далее все документы направляются на рассмотрение специальной комиссии и в бухгалтерию.

Как написать письмо о возврате денежных средств по акту сверки

Необходимость проведения операции по возврату денежных средств возникает в случае ошибочной оплаты/перечисления. При данных обстоятельствах необходимо строгое соблюдение правил со стороны покупателя-плательщика и организации-получателя. Первым действием в разрешении ситуации должно быть оформление письма-запроса.

Оформление такого письма может оказаться необходимым и частному лицу и юридической компании в случае спорных платежей. Форма письма стандартна, корректируются лишь обстоятельства или условия сделки. Необходимо подготовить документы, которые подтверждают зачисление на счет соответствующей суммы. Для юридических организаций таким документом является счет оппоненты указанной суммы, для частного лица – квитанция (чек) об оплате за товар или услуги.

Следующим действием является заполнение фирменного бланка организации, предназначенного для сторонней переписки, который содержит полные реквизиты. Если же такого нет, то достаточно поставить угловую печать или заполнить реквизиты вручную, располагая их в верхнем правом углу листа после адресата.

Такого рода письмо составляется на имя первого руководителя организации и начинается с обращения «Директору» (начальнику, управляющему, главе, президенту и т.п.). Далее указывается полное наименование организации и ФИО должностного лица. При этом частному лицу обязательно нужно указать собственные ФИО, место жительства, телефон для связи или e-mail.

Последующая содержательная часть письма должна начинаться с прямого обращения, например, «Просим Вас вернуть». Далее сообщаются подробности вопроса с указанием точной суммы, которую надлежит вернуть. Следует указать договор, по которому производилась оплата (номер и дата заключения договора). Также надо предоставить подтверждающие оплату документы — квитанция, платежное поручение и т.п.

К письму обязательно прилагается акт сверки, который обычно размещается в разделе «Приложение». Не забудьте подписать и поставить дату составления письма. В случае оформления письма-запроса от юридической фирмы, следует предоставить подпись директора и главного бухгалтера, заверить письмо печатью.

Заявление на возврат денежных средств по акту сверки - образец

Подобного рода заявление оформляется по образцу, на фирменном бланке организации, на имя руководящего должностного лица с указание ФИО и занимаемой должности, например Генеральный директор, управляющий и т.п..
В тексте заявления следует указать сложившуюся ситуацию: ошибочный расчет, некачественный товар, а также точную сумму цифрами и прописью. Также нужно указать дату и номер чека, по которому была произведена оплата за товар.


Далее в тексте заявления указываются реквизиты, на которые нужно перечислить сумму: ФИО получателя, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки (КПП), расчетный счет, банк получателя, банковский идентификационный код (БИК), корреспондентский счет (Кор/сч).

В приложении к заявлению указывается акт сверки. В конце документа ставится подпись заявителя и дата заполнения.
Если заявление подается от юридической организации, то в конце документа указываются ФИО и ставится подпись руководителя и главного бухгалтера, а также печать организации.

Порядок составления акта о возврате наличных денежных средств покупателю

Возврат денежных средств производится как в день продажи товара, так и в последующие. В случае составления акта в день продажи - документ подается до закрытия смены и снятия Z- отчета. Такого рода документация оформляется в соответствии с Типовыми правилами, утвержденными Минфином РФ (30.08.93, N 104) и постановлением Госкомстата РФ (25.12.98, N 132). Акт о возврате наличных денежных средств (форма № КМ-3) составляется в одном экземпляре членами специальной комиссии. К нему прилагаются чеки об оплате и сдаются в бухгалтерию.

Случаи оформления акта о возврате наличных денежных средств в последующие дни законодательно определены письмом ЦБ РФ от 04.10.93 N 18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в РФ». В таком случае деньги возвращаются из главной кассы организации на основании письменного заявления от покупателя с указанием ФИО и предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Особенности заполнения акта о возврате денежных средств

При составлении акта индицируют следующие данные: наименование организации (подразделения, отдела и т.п.); сведения о кассовом аппарате (модель, номер регистрации и изготовителя); ФИО кассира, который оформил возврат; номера и суммы на чеках, по которым был произведен возврат; ФИО должностного лица, который принял положительное решение о возмещении средств.

Претензия должнику о возврате денег является важным документом на досудебной стадии взыскания долга. Однако такое письмо должнику он не всегда обязательно. В каких случаях такое требование о возврате долга направляется, а когда нет, рассмотрим в этой статье.

Направлять ли претензию должнику.

Обязательно ли направлять претензию должнику или нет зависит от расписки (договора о займе). Нередко бывает, что когда мы даем деньги в долг, и просим заемщика выдать расписку, то считаем, что это лишь простая формальность и не придаем значения некоторым неточностям, допускаемым при ее составлении. Так, например, часто бывает, что в расписке или договоре займа не указывается срок возврата займа.

Если вы кому-то дали деньги в долг, но в расписке или договоре займа срок возврата денежных средств не указан, то по закону считается, что таким образом вы договорились со своим заемщиком, что он вернет вам деньги по первому требованию.

В этом случае Требование о возврате долга обязательно. Оно выражается в письме и вручается ему под подпись. Без этого мероприятия суд не примет ваше исковое заявление.

Например, вам не возвращают долг, и вы намерены обратиться в суд за взысканием суммы задолженности. Так как в расписке (или договоре займа) не указан срок возврата долга, вы составляете письмо со следующим содержанием:

Требование о возврате денежных средств (образец):

__________________________________

от ___________________________________

адрес проживания: ___________________________________

тел. ____________, факс ________, эл. почта: __________

Требование

Согласно абз. 2 п. 1 ст. 810 Гражданского кодекса Российской Федерации в случаях, когда срок возврата договором не установлен или определен моментом востребования, сумма займа должна быть возвращена заемщиком в течение тридцати дней со дня предъявления займодавцем требования об этом.

В случае неоплаты вышеуказанной денежной суммы в отношении Вас будет инициировано судебное разбирательство, в результате которого сумма, подлежащая взысканию, значительно увеличится на сумму процентов, расходов государственной пошлины, неустойки, исполнительского сбора, и других судебных издержек.

На основании вышеизложенного, требую вернуть мне займ в сумме _____ (Прописью) рублей в срок до _____________. (предоставляем 30 дней)

«___»________ ___ г. __________________
дата подпись


Требование о возврате денежных средств составляется в свободной форме, при этом вы можете ориентироваться на наш образец и исправлять его так, как посчитаете нужным, не выходя за рамки культурного общения. Можете называть этот документ и Претензией. Единственное обязательное условие к этому письму является способ его отправки. Необходимо подтвердить в суде, что письмо было отправлено и получено заемщиком. Для этого нужно вручить это требование заемщику с отметкой о том, что он его получил. Можно лично передать это письмо в руки заемщику, тогда он должен расписаться в его получении, что не всегда реально.

Как направить письмо должнику.

Но есть простой и действенный способ — идем на почту и отправляем это письмо на адрес заемщика обязательно с уведомлением о вручении. Квитанцию об отправке письма сохраняем. И ждем 30 дней.

Копию «Претензии» и квитанцию об отправке в последствии прилагаем к исковому заявлению и предоставляем в суд со всеми другими документами.

Также письмо с требованием о возврате денег можно направить должнику в качестве предупреждения о том, что вы не желаете больше ждать и будете предпринимать меры к возврату займа. Текст письма следует немного изменить сообразно обстановке, и иметь оно может следующий вид:

Требование о возврате суммы долга (образец):

___________________________________________

(наименование или Ф.И.О. заемщика)

от ________________________________________

(наименование или Ф.И.О. займодавца)

адрес места нахождения (жительства): _______________________

телефон: __________, факс: _______, эл. адрес: _____________

Требование

займодавца о возврате суммы займа

Согласно договору (расписке) от «____» __________ _______ года Вы получили от меня денежные средства в размере ________________ рублей.

Вернуть сумму займа Вы должны были « ____ »____________________ _________ года, однако, деньги мне до настоящего времени возвращены не были.

На сегодняшний день сумма долга, подлежащая возврату составляет ______ рублей. Прошу в срок до «_______» ________________ _______ года возвратить мне долг в полном размере.

В случае неоплаты вышеуказанной денежной суммы в отношении Вас будет инициировано судебное разбирательство, в результате которого сумма, подлежащая к взысканию, значительно увеличится на сумму расходов государственной пошлины, неустойки, исполнительского сбора, и других судебных издержек.

Если у Вас есть ко мне другие предложения о том, как мы можем достигнуть договоренности, прошу связаться со мной по указанным выше контактам.

«___»________ ___ г.

С уважением, __________________

Следуйте этому руководству и у Вас все получится.

Письмо на возврат денежных средств – это формальная просьба в письменном виде о возвращении излишне выплаченных денег в рамках прежде оформленной сделки или из-за технической неисправности.

Эта просьба-требование по сути относится к официальным документам, на которые должен быть выслан ответ. И несмотря на то, что заявление можно составить в произвольной форме, оно все же не должно прекословить законодательству РФ.

Куда могут быть ошибочно перечислены деньги?

Существует несколько инстанций, куда ошибочно могут быть переведены средства:

  • Банк.
  • Любая из платежных систем.
  • Терминал дистанционной оплаты.
  • Оператор сети интернет.
  • Контрагент.
  • Налоговая, ПФР и прочие учреждения.
  • Конечный получатель (любое физическое лицо).

Первоначально необходимо написать письменное извещение в ту организацию или тому лицу, на чьи реквизиты были ошибочно отправлены деньги.

Составленное требование обязательно должно быть подписано и, если того требуют обстоятельства, заверено.

Передать уведомление можно следующими способами:

  • Лично в руки.
  • При помощи услуг курьерской службы.
  • При помощи почтового уведомления.

Какой бы способ передачи письма не был выбран, в обязательном порядке необходима подпись получателя , что он уведомлен об ошибочном переводе средств. Далее, независимо от того, юридическое это лицо или физическое, ответчику нужно проверить все денежные операции, которые совершались на его счету. Организациям также необходимо сверить все документы по приходу и расходу денег и конечного остатка.

После всех внутренних проверок ответчику необходимо в установленный календарный срок выслать ответное уведомление, где указано, будет ли оформлен возврат денег или нет.

В случае отрицательного ответа указывается причина невозврата. Требование подписывается и направляется в адрес «пострадавшей стороны». Если доказан факт ошибочного перечисления средств, они возвращаются на тот счет отправителя, откуда были направлены.

Как грамотно составить документ?

После выяснения того, на чьи реквизиты были отправлены деньги, необходимо правильно составить извещение об их возврате. Для этого нужно:

  • Собрать все документы , которые смогут подтвердить проведенный платеж. Для юридических лиц это , для физических – чеки или квитанции.
  • Написать само письмо . Компания делает это на бланке организации с указанием всех реквизитов, обычный гражданин – пишет на листе А4 с указанием паспортных данных, адреса фактического проживания, контактных данных.
    • Как и во всех служебных письмах, в данном требовании должно быть обращение на имя руководителя (директору, начальнику, управляющему и т. п.).
    • Далее идет часть, где указывается просьба о возврате денег. Обязательно надо указать точную сумму, которую необходимо вернуть, основание возврата.
  • Приложить собранные документы , подтверждающие факт проведения операции. В письме делается приписка «Приложение», где перечислено, что именно прикладывается к уведомлению.
  • Подписать извещение . Юридическое лицо ставит печать и подписи руководителя и бухгалтера.

Сроки возврата

Российское законодательство не определяет точных сроков возврата ошибочно переведенных денег. Все будет зависеть от того, куда эти средства попали:

  • Если платеж был совершен на банковский счет или карту и плательщик вовремя спохватился, то деньги можно вернуть в течении 5 рабочих дней (опять же, период определяется банками).
  • В случае неверного перевода частному или юридическому лицу закон устанавливает разумные сроки возврата. На практике это обычно 7 рабочих дней с момента написания письма. Если процесс затягивается, органы вправе наложить на ответчика выплату процентов за каждый просроченный день.

Конечно, сама система возврата денег не так сложна, если вовремя спохватиться и начать действовать. Но лучше быть внимательным и несколько раз проверять реквизиты и контактные данные лица, которому совершается перевод.

Поделиться: