Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Осуществляя прием-передачу любого товара, имущества, мы составляем соответствующий акт, образец которого можно бесплатно скачать на представленной странице.

Все деяния людей оставляют за собой следы. Разум человечества придумал письменно фиксировать эти доказательства с помощью текста на бумаге. Осуществляя прием-передачу любого товара, имущества, мы составляем соответствующий акт. Решение задачи составления акта приема-передачи возможно многими способами. Все чаще люди прибегают к самостоятельному бесплатному изготовлению юридической документации, невзирая на все сопутствующие с этим тяготы. Экономия средств на практикующего юриста играет, зачастую, злую шутку.

Все письменные документы уникальны и имеют неповторимое отличие. Не будут исключением бумаги о принятии и отчуждении материальных ценностей, которые составляются для каждого случая индивидуально. Мы предлагаем вниманию стандартный бесплатный образец (бланк), подлежащий редактированию на свое усмотрение. Скачать его можно простым нажатием внизу страницы.

Обязательные пункты акта приема-передачи

:

• о наименовании документа;
• дата;
• реквизиты сторон;
• перечисление товара, являющегося предметом правоотношений;
• обнаруженные недостатки.

Упущение фиксации недостатков приеме-передачи, чревато дальнейшим отказом в принятии претензии по их устранению, поскольку бремя ответственности после приема целиком и полностью лежит на принимающей стороне.

Бесплатно скачать образец приема-передачи товара и применить его по своему усмотрению можно лишь в том случае, когда есть минимальное понимание деятельности. В другом случае, составление акта приема товара лучше доверить профессионалам, практикующим юристам, дабы избежать негативных последствий в будущем.

Акт приема-передачи товара – это документ, подписываемый сторонами договора, в котором подробно расписывается качество передаваемого товара, подлежащего приему и передаче, и его количество, а также указывается цена этого товара. Образец такого акта может составить адвокат по гражданским делам , специализирующийся на договорном и предпринимательском праве, потому что только он сможет отразить в нем всю нужную информацию, чтобы этот документ в итоге был действительным и имел законную силу.

Обязательные реквизиты акта приема-передачи

Бланк акта приема-передачи товара должен иметь следующие реквизиты:

• название документа,
• место и дату его составления,
• данные о сторонах договора (ФИО, паспортные данные, реквизиты ЮЛ, контакты),
• данные о гражданско-правовом договоре,
• полное описание качеств товара, который подлежит приемке и передаче (качество, количество и прочее),
• информацию о дефектах товара,
• соблюдение договорных сроков,
• претензии к качеству товара у принимающей стороны,
• подписи сторон договора или подписи лиц по доверенности и печати ЮЛ, предпринимателей.

Акт приема-передачи составляется в отношении единичного товара и в отношении целой группы товаров.

В акте в обязательном порядке должен быть раздел, посвященный претензиям к товару, касающимся его качества и количества. Если эти претензии должным образом отражены в акте приема-передачи, то в дальнейшем сторона, принявшая товар, может потребовать от продавца возмещения причиненного ей материального ущерба.

Помните, что в обычной накладной все эти условия указать невозможно, а акт приема-передачи станет надежным доказательством исполнения условий договора в случае возникновения спора между его сторонами. При этом не забывайте, что этот документ не может быть заменой договора, он лишь является подтверждением его исполнения в части или полностью.

Особенности акта приема-передачи товара

Этот документ регистрирует, удостоверяет факт приема и передачи товара от одной стороны договора другой стороной, то есть удостоверяет факт исполнения договорных условий.
В налоговом законодательстве России нет указаний об обязательном составлении акта приема-передачи товарных ценностей. Но использование этого документа поможет Вам, например, избежать проблемы при проверке деятельности предпринимательских структур органами контроля и надзора.

Помните, что подписание акта приема-передачи товара означает возникновение или прекращение прав и обязанностей сторон, предусмотренных договором.

Определенной законом формы акта приема-передачи товара нет, поэтому нет и определенного перечня данных, которые нужно обязательно отразить в этом документе. В каждом конкретном случае нужно составить определенный бланк к конкретному договору по конкретному товару.

Помните, если акт приема-передачи подписан не уполномоченными на то лицами, он незаконен. Полномочия могут быть подтверждены приказом руководителя предприятия, доверенностью, в том числе нотариально заверенной.

Зачем необходим бланк акта приема-передачи товара

Бланк акта приема-передачи товара, предлагаемый нами, может стать решающим документом при оформлении реального исполнения договорных отношений. В этом бланке Вы сможете увидеть все реквизиты, которые нужно заполнить в обязательном порядке. Здесь Вы увидите все графы, которые нужно заполнить при возникновении проблем при приеме-передаче товара, в том числе описание дефектов товара.

Наш бланк поможет Вам избежать ошибки при приеме-передаче товара и возможные проблемы, связанные с досудебным и судебным разбирательством по поводу исполнения договорных отношений.

У нас Вы сможете ознакомиться и скачать различные бланки актов приема-передачи товарных ценностей в зависимости от условий конкретных гражданско-правовых договоров.

Не пользуйтесь бланками, которые самодеятельно составлены на предприятиях или случайно скачаны в сети Интернет, потому что такая самодеятельность может дорого обойтись Вам в случае возникновения конфликтов между сторонами договоров. Используйте наши бланки актов приема-передачи товарных ценностей, составленные квалифицированными специалистами в области юриспруденции и экономических отношений.

Акт приема-передачи товара – один из тех документов, которые многие считают не обязательным к заполнению. Мол, достаточно и товарной накладной. Однако в некоторых случаях этот акт просто необходим.

В частности, он удостоверяет соблюдение правил приемки товаров, служит надлежащим подтверждением поставки товара, и т.д. Поэтому наличие данного документа обязательно!

Что это за документ

Этот акт в общем виде является перечнем товаров, которые передаются покупателю и им принимаются. Как правило, в документе заявляют:

• полный перечень товаров, которые передаются заказчику;
• указание об их качестве и количестве;
• указание о наличии расхождений;
• стоимостные показатели – цена единицы, общая стоимость поставки, и т.д.

Однако цель этого документа – подтверждение факта приемки-передачи товаров надлежащего качества и соблюдения всей процедуры передачи товаров и их приема. Последнее особенно важно тем, что является доказательством отсутствия нарушений в процессе приема товаров. Иными словами:

• товары были осмотрены и принимались в присутствии представителя поставщика;
• было удостоверено отсутствие расхождений по качеству принятых товаров;
• претензий к поставщику, к покупателю-посреднику или к экспедитору, доставившему товар, не имеется;
• поставка товаров была осуществлена без нарушений.

Если же приемосдаточный акт будет считаться формальностью, то его подписание «не глядя» способно стать доказательством надлежаще выполненной приемки товаров и принятие их в той комплектности и того качества, какие указаны в акте, даже если такая приемка и не производилась. Об этом свидетельствует судебная практика.

А значит, предъявить впоследствии претензии по обнаруженному браку, недопоставке и прочим проблемам к поставщику или к транспортной компании будет невозможно, даже через суд!

В каких случаях он необходим, а когда можно обойтись и без него

Как правило, акт приема-передачи составляется при поставке товаров:

По договору транспортной экспедиции

В этом случае акт о приемке и передаче товаров составляет поставщик, подписывает изначально поставщик и экспедитор. Документ подтверждает факт принятия экспедитором товаров определенного качества и количества и их перемещения к покупателю – заказчику экспедиторских услуг, а также факт отсутствия у покупателя претензий по качеству и количеству товаров и исполнения экспедитором всех обязательств по договору.

По договору комиссии

Это когда одна из сторон (комиссионер) действует в интересах другой стороны (комитента), выполняя ее поручения за вознаграждение. В этом случае комиссионер, первоначально покупая от своего имени товар, предназначенный для комитента, но за счет комитента, принимает его по товарной накладной.

Но при окончательной передаче активов уже комитенту потребуется акт приема–передачи товаров, который составляется либо комиссионером, как посредником, и подтверждает выполнение в надлежащем виде поручения комитента, либо комитентом — при непосредственной приемке товаров.

О необходимости составления приемо-сдаточного документа по сделке говорит и Гражданский Кодекс РФ (статья 1000). В частности, он указывает об обязательстве комитента принять и осмотреть имущество, приобретенное комиссионером для него. И в случае обнаружения каких-либо претензий к этому имуществу комитент должен известить комиссионера. Оповещение производится в письменной форме, например, в виде акта!

По договору складского хранения

В соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 907) хранитель обязуется хранить вещи, переданные ему их собственником, и возвратить их в сохранности. При этом хранитель обязан произвести осмотр принимаемых им товаров – их внешний вид и количество. А при возвращении товара его собственнику именно собственник должен произвести осмотр для удостоверения того, что ему возвращают именно его материальные ценности и в том состоянии и количестве, в каком они были переданы на хранение. В этом случае также должен быть составлен акт приема-передачи.

А если товар принимается по обычному договору поставки? Без посредников со стороны покупателя или поставщика? И в присутствии непосредственного представителя поставщика? В этом случае можно обойтись и товарной накладной (формы ТОРГ-12), но если нет никаких расхождений по качеству и комплектности товара.

Но акт приемки не помешает и в этом случае: в данном документе отражается информация об условиях, в которых производилась приемка и передача купленных активов, и об участниках процедуры приемки. А ведь ТОРГ-12 лишь подтверждает отпуск товара со склада поставщика и его поступление на склад покупателя.

Составление акта приема-передачи товара

Варианты форм

У предприятия есть два варианта составления Акта.

Использование унифицированной формы

Например, ТОРГ-1 (в торговых операциях), которая утверждена Госкомстатом РФ в Постановлении №132 от 25.12.98г. Или МХ-1 (при хранении товаров) – форма утверждена Постановлением Госкомстата России №66 от 09.08.99г., и т.д.

Использование самостоятельно разработанной формы

Это право дается Федеральным законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Но тогда необходимо, чтобы в акте содержались следующие реквизиты, которые закон считает обязательными:

• название документа (т.е. АКТ) и дата его составления. Дата должна соответствовать дате поступления товаров на предприятие;
• название лица, которое данный документ составило. Т.е. название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя. Причем, составителем акта может быть, как поставщик или посредник, так и сам покупатель;
• содержание операции, на которую составляется документ. Т.е. «приемка-передача товаров по договору №… от ….». Как правило, эту фразу пишут сразу после названия документа – слова «Акт». Это не возбраняется;
• натуральное и (или) денежное измерение этой операции, а также единицы измерения (при их наличии). Т.е. дается перечень по наименованию, количеству, стоимости каждой единицы принимаемых и передаваемых товаров. Денежное измерение обязательно указывается в российских рублях;
• должность, Ф.И.О. и подписи тех, кто ответственен за реализацию операции и ее документальное оформление, или только за документальное оформление.

Кто подписывает

Обычно акт подписывают:

• представитель поставщика и транспортной компании , или иного лица, через которого произошло поступление товара к покупателю. Подписание акта ими производится на основании доверенности. В случае складского хранения подписывает акт представитель фирмы-хранителя;
• представитель покупателя . Если покупатель сам оформляет акт, то с его стороны может быть назначена целая комиссия с председателем. Это назначение осуществляется приказом по предприятию. И в состав комиссии могут входить не только складские работники, но и руководитель предприятия и иные лица.

Подписание Акта всеми участниками процесса осуществляется только после полного приема товаров, или в процессе поэтапной их передачи. Например, от поставщика к перевозчику, от перевозчика к покупателю.

Оформление акта может быть инициировано любой из сторон сделки – все зависит от условий и (или) характера договора. Но обязательно не менее чем в 2 экземплярах – исходя из количества сторон сделки. Например, при доставке товара через транспортную компанию изначально акт подписывают представитель поставщика и экспедитор, и только потом – покупатель. Значит, актов составляется 3 экз.

Дополнительные реквизиты

Что касается дополнительных реквизитов, то их наличие не ограничивается в документе. Поэтому в самостоятельно разработанной форме следует еще отразить:

• место приемки и передачи товаров;
• условия сдачи и приемки;
• методы приемки (например, осмотр, поштучный пересчет и т.д.);
• наличие или отсутствие расхождений.

Наличие этих дополнительных реквизитов характеризует особенность всего процесса приема-передачи материальных активов.

Нюансы при оформлении акта в разных случаях

В случае принятия товаров на хранение при составлении акта обязательно указываются:

• сроки, на которые принимается данный актив для хранения;
• оценка – цена за единицу и общая стоимость;
• условия хранения.

При поступлении товаров по договору поставки в акте могут быть отражены:

• дата и время прибытия товаров;
• время и дата прерывания и возобновления процедуры приемки. Если в этом была необходимость;
• указание на фактический объем поступления товара и на наличие отклонений по количеству (в сторону увеличения или уменьшения). Это отклонение определяется на основании сопроводительных документов от поставщика;
• указание на способ, используемый для определения недостающих товаров.

При поступлении товаров через экспедитора оформляется специальная форма – Акт приемки груза, — заявленная в Письме ФНС РФ №ШС-22-3/660@. В этом акте обязательным является описание условий транспортировки и состояния упаковки товаров при их принятии от поставщика:

• в каком виде приняты коробки (запечатаны, или нет);
• нарушена или нет целостность упаковки;
• характер повреждений тары, и т.д.

Этот акт оформляется всегда 3-мя сторонами: продавцом, перевозчиком и покупателем.

Выводы

Приемо-сдаточный акт на товары необходим. Он подтверждает не только отсутствие претензий по количеству и к состоянию прибывших материальных ценностей, но и факт соблюдения правил приемки товаров. И это позволяет впоследствии предъявлять поставщику, хранителю или перевозчику претензии в случае, если товар пришел бракованный или испорченный.

Акт приема-передачи – документ, который оформляется при передаче различных активов и вещей. Он подтверждает нормальное состояние товара, его целостность, отсутствие брака. В документе фиксируется покупная стоимость и прочие показатели (марка, номер и прочее).

Когда составляется акт приема-передачи?

Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:

• Товар передается от продавца покупателю. Документ подтверждает, что объект точно получен потребителем.
• Продукция направляется на склад. В этих условиях нужно оформить акт в 3 экземплярах, на всех участников операции. Акт дополняется соглашением о хранении ценностей.
• Ценности направляются на ответственное хранение. В этом случает акт также требуется дополнить договором об ответственном хранении.

В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции. Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей. К примеру, при помещении объекта на склад.

Что содержится в акте приема-передачи?

Форма акта не установлена. Точное содержание документа определяется конкретной ситуацией. Однако, при любых обстоятельствах, в акте должны присутствовать обязательные реквизиты:

• Предмет операции, его наименование.
• Характеристики этого предмета: артикул, номер, марка.
• Лицо, которое передает объект.
• Лицо, которое принимает объект.
• Название компании, которая передает предмет.
• Дата оформления акта.
• Ссылка на документ, дополнением которого является акт (к примеру, договор о купле-продаже).
• Стоимость предмета.
• Количество экземпляров актов.

Если у принимающего лица есть претензии относительно качества передаваемого предмета, эти претензии также необходимо зафиксировать в акте. Иногда в документе фиксируется место передачи объекта. Если одной из сторон сделки является ФЛ, необходимо зафиксировать ФИО лица, паспортные данные, адрес.

Акт может составляться и на отдельное изделие, и на комплекс товаров. Но если это совокупность продукции, нужно обязательно указать это в акте.

ВАЖНО! Если принимающая сторона ставит подпись на акт, тем самым она подтверждает отсутствие претензий относительно качества товара. А потому, перед проставлением подписи, покупатель должен проверить продукцию на наличие дефектов.

ВНИМАНИЕ! Акт является бумагой с юридической силой. Он ограничивает требования сторон друг к другу. К примеру, подписанный покупателем акт обозначает, что покупатель претензий не имеет. Если между участниками сделки возникнут разногласия, документ поможет отстоять свои интересы в суде.

Дополнительные особенности

Акт будет иметь юридическую силу только при одновременном исполнении этих условий:

• Акт является приложением к основному соглашению. Он не является самостоятельным документом. Если нет основного документа, то и акт утрачивает свою силу. В нем обязательно должна стоять ссылка на какой-либо договор. К примеру, на договор купли-продажи.
• Документ должен быть заверен подписью и печатью сотрудника с соответствующими полномочиями.
• Акт оформляется в 2 экземплярах (минимум). Каждый из экземпляров передается участникам сделки.

То есть, акт – это не самостоятельный документ. Однако он должен быть оформлен в соответствии со стандартными требованиями: печати, подписи, обязательные реквизиты.

Какие документы могут заменять акт приема-передачи?

Акт приема-передачи фиксируют эти положения:

• Наличие соглашения сторон.
• Права и обязанности участников.
• Порядок досудебного регулирования.

То есть, документ, заменяющий акт, должен содержать те же сведения. Аналогичные функции выполняет товарная накладная. В ней также содержится информация об участниках сделки, о товаре. Там же фиксируются даты.

То есть, при передаче товара может использоваться или акт, или накладная. Однако, в некоторых случаях, составлять нужно именно акт. Требуется он тогда, когда необходимо зафиксировать претензии потребителя или их отсутствие. К примеру, он нужен при передаче дорогостоящего оборудования.