Заполнение формы м2. Доверенность на получение ТМЦ: онлайн-заполнение

Осуществляя деятельность, компания взаимодействует с другими лицами путем обмена материальными ценностями, оказания услуг и т.д. Партнеров у фирмы может быть множество, но, согласно законодательству, подписывать документы и получать материалы без оформления других бланков имеет право только руководитель. Для всех остальных нужно оформлять доверенность на получение тмц.

Под доверенностью организации следует понимать оформленный на предприятии документ, в соответствии с которым лицо, указанное в нем, получает право подписывать документы и получать материальные ценности.

При этом различают несколько видов данного документа, которые подразделяются в зависимости от длительности полномочий. Выделяют доверенности которые составляются на разовые сделки, они действительны только один раз при получении конкретно указанного количества определенного товар. Другой разновидностью данного документа является доверенность, составляемая на повторяющееся действие.

Росстатом предусмотрены стандартные формы доверенностей, которые в зависимости от видов бывают – типовая форма м 2 - для разового получения товара, и специализированная – форма м-2а, используемая в течение определенного периода.

Какую именно использовать доверенность принимает решение предприятие самостоятельно, основываясь на возникающей потребности. Если сделка предполагает разовую передачу товара, то можно использовать доверенность м-2. Например, покупка станка.

Внимание! Для договора поставки, при котором отгрузка товара осуществляется партиями в течение определенного периода, целесообразней оформить одну доверенность м-2а, вместе нескольких м-2. Примером, данной ситуации может служить заправка служебного транспорта на АЗС.

На кого можно выписать доверенность

Действующие положения нормативных актов определяют, что получение по накладной материальных ценностей руководство компании может доверить любому сотруднику компании. При этом рекомендуется учитывать компетенцию работника и трудовые функции, которые он выполняет.

Кроме этого, доверенность может быть, согласно ГК РФ, оформлена и на совершенно постороннее лицо в компании. То есть с данным человеком отсутствуют не только трудовые, но и иные какие-либо гражданские договоры.

Однако, администрация компания должна помнить, что предъявить претензии представителю по доверенности, который не оформлен по трудовому договору, очень трудно. Ведь с ним нельзя заключить договор о материальной ответственности.

Также надо учитывать, что поставщики предпочитают сотрудничать с работниками компании, поэтому часто требуют, чтобы была указана должность представителя фирмы.

Сроки действия документа

В настоящее время доверенность на получение материальных ценностей может оформляться на срок, который компания закрепляет в своих нормативных локальных актах.

Ранее организации могли выписывать доверенность сроком на десять дней. По его истечении, если представитель не успел воспользоваться данной доверенностью, фирма могла выписать ему новый бланк.

Сейчас руководство имеет право установить различные сроки действия доверенности для каждого случая. Главное требование – эти периоды нужны зафиксировать в локальных нормативных документах предприятия, например в учетной политике.

Существует практика, согласно которой подобные доверенности принято выписывать на период не превышающий 15 дней. Считается, что этого времени достаточно, чтобы получить материальные ценности.

Для формы М-2а чаще всего срок определяется в 30 дней, но она может быть оформлена и на период действия договора поставки.

Если выписанная ранее доверенность не использована, то ее обязательно нужно вернуть в компанию, чтобы ее погасили штампом «Не использована».

Скачать бланк доверенности по форме М-2

Образец заполнения доверенности на получение товара по форме М-2

Пример заполнения лицевой стороны

Рассмотрим на примере, как выглядит доверенность на получение товара образец.

В первую очередь вносятся данные с шапку бланка. Там необходимо отразить полное либо сокращенное наименование организации, присвоенный ей в статистике .

Следующим этапом доверенности присваивается номер. Если в субъекте бизнеса ведется журнал учета этих бланков, то под ним производится регистрация. Также необходимо указать дату оформления, а также дату, до которой выписанная доверенность будет действительной.

Ранее нормами закона было закреплено, что доверенность может быть выписана на срок максимально 10 дней. В данный момент его компания может устанавливать самостоятельно и закреплять во внутренних документах.

Следующим шагом записываются сведения о компаниях потребителе и плательщике - нужно указать наименование и адрес расположения. Наличие этих полей дает возможность оплаты ТМЦ одним субъектом бизнеса, а получение - другим. Если же обе в качестве них выступает одна и та же организация, то вместо дублирования данных во втором поле можно указать слово «Он же».

Теперь в доверенности нужно отразить данные о держателе документа - его полные Ф.И.О., должность, данные паспорта (серия, номер, дата и место оформления).

На следующем шаге необходимо проставить наименование организации, в которой происходит получение ТМЦ, а также сведения о документе, на основании какого производится их передача. В качестве последнего могут выступать товарная накладная, акт приема-передачи, универсальный документ (УПД), счет и другие бланки.

Отрывной корешок

Каждый бланк доверенности имеет отрывную часть, или корешок. Она обычно располагается слева, либо сверху. В нее ответственное лицо также должно занести сведения - номер доверенности, дата ее оформления, срок действия, сведения о контрагенте.

При получении ТМЦ по доверенности, на корешке ставится штамп либо печать, после чего он отрывается от бланка. Обычно корешок подкалывается к сопроводительному документу и служит отчетом о ее использовании.

Пример заполнения оборотной стороны

Обратную сторону бланка также заполняет бухгалтер или ответственное лицо. Она выглядит как большая таблица, в которую построчно нужно занести сведения о получаемых ТМЦ. В столбцы необходимо вписать: номер п/п, наименование позиции, единица измерения и количество к получению. Последняя графа записывается прописью.

После того, как бланк доверенности на получение товара заполнен, и на нем остались пустые строки, их в обязательном порядке прочеркивают знаком «Зигзаг». Таким образом исключается возможность внести туда еще какие-нибудь данные.

Работник, на которого оформлен документ, проставляет свою подпись в нижней части бланка. Она должна быть заверена отметками директора и главбуха. Если субъект бизнеса использует печать, то ее оттиск также должен быть проставлен.

Необходимо ли вести учет выданных доверенностей

Действующий закон не обязывает должностное лицо в обязательном порядке составлять журнал учета доверенностей. Однако необходимо понимать, что этот бланк может наделять своего владельца широкими полномочиями, и их бесконтрольный отпуск может нанести серьезный вред организации.

Ведение журнала учета поможет решить следующие вопросы:

  • Регистрация выписанных доверенностей;
  • Отслеживание движения доверенностей;
  • Своевременный отзыв недействительных документов.

Необходимость регистрации выписанных бланков и ответственное за это лицо должно назначаться распоряжением руководителя. Также желательно разделить учет и оформление доверенностей на получение ТМЦ и прочие действия.

Как правило, журнал заводится на год, либо, при небольшом движении бланков, на более длительный срок. Его листы должны быть пронумерованы и прошиты.

Внимание! В журнале должна быть предусмотрена графа, в которой будет проставляться отметка об использовании доверенности (с указанием сведений о приходном документе), либо о ее возврате.

В случае возникновения необходимости в получении организацией ТМЦ или финансовых средств от контрагента, то на сотрудника, которому будет вменено это действие, выписывается соответствующая доверенность. Форма документа является типовой и регламентируется Госкомстатом РФ — форма М-2 или М-2а. В статье рассмотрен процесс заполнения доверенности на получение ТМЦ форма М-2а, скачать образец заполнения и бланки М-2 и М-2а можно ниже.

Выдача документа запрещена работникам, не состоящим в штате конкретной организации. Форму М-2 применяют для получения ТМЦ в одноразовом порядке, форма М-2а удобна при систематическом получении товаров у одного и того же поставщика.

Доверенность обладает силой только в случае корректного заполнения всех пунктов.

Образец заполнения доверенности на получение ТМЦ

Титульная сторона бланка форма М-2а

  1. В правой верхней части бланка следует указать коды предприятия, следуя классификатору.
  2. Далее вписывается дата составления (при ее отсутствии документ утеряет действительность).
  3. Затем требуется обозначить номер и срок действия доверенности на получение товаров. Максимальный срок согласно законодательным актам не ограничивается. Но на практике, при необходимости получения товара на протяжении определенного времени, доверенность выдается с месячным сроком действия, по завершении которого оформляется новый бланк и т. д. В случае одноразового получения ТМЦ срок действия может определяться исходя из условий, связанных с длительностью оформления документов, разрешающих процесс вывоза товара.
  4. Далее в форме М-2а указывается информация, касающаяся потребителя и плательщика, где фиксируются:
  • правильное название компании;
  • сведения о почтовом адресе.

В тех случаях, когда в роли получателя и плательщика обозначена одна организация, сведения в данных графах носят характер идентичности.

  1. Вписывается информация, касающаяся банковских реквизитов плательщика.
  2. Следующая строка бланка М-2а содержит данные о работнике, которому вменяется право действия, обозначенное данной доверенностью. Здесь прописывается наименование должности и паспортные реквизиты. Раздел требует внимательности, поскольку выдача ТМЦ осуществится при совпадении сведений из паспорта и в доверенности.
  3. Последним пунктом лицевой части бланка доверенности форма М-2а обозначаются документы, подтверждающие основание для поставщика выдать ТМЦ.

Оборотная сторона доверенности на получение ТМЦ М-2а

Эта часть бланка заключает в себе определенного вида таблицу, где прописываются данные, касающиеся запрашиваемых к передаче материальных ценностей. Графы таблицы имеют следующие наименования:

  • порядковый строчный номер;
  • наименование;
  • измерительная единица;
  • количество.

Столбец, требующий указания количества ТМЦ к получению, заполняется прописным способом (не цифрами). Если после указания всего перечня товарно-материальных ценностей в таблице остаются незаполненные строки, то они подлежат перечеркиванию.

Под таблицей проставляется подпись работника, которому адресовано действие доверенности. Далее документ подлежит обязательному заверению с помощью подписей первого руководителя и главбуха предприятия. В завершении устанавливается печать.

Работник, получивший на руки доверенность, подтверждает данный факт личной подписью в журнале или на корешке в самом доверительном бланке. В него заключена информация относительно номера и срока действия доверенности, лица, ее получившего, а также реквизитов документа, разрешающего отпуск ТМЦ.

Если организации необходимо получить товарно-материальные ценности или деньги из кассы контрагента, то сотруднику, который будет это производить, должна выписываться доверенность установленной формы. Доверенность выписывается только сотруднику организации, лицам не являющимися работниками организации выдача доверенности не допускается.

Доверенность имеет две установленные типовые межотраслевые формы – ф. № М-2 и ф. № М-2а. Форма № М-2 используется для однократного получения ТМЦ у поставщика. Если получение ТМЦ у одного поставщика осуществляется регулярно, на протяжении определенного периода времени, то применяется форма № М-2а.

Для учета выдачи доверенностей форма №М-2 служит отрывной корешок, который подлежит заполнению и хранению по хронологии в бухгалтерии. В форме № М-2а корешка нет, учет осуществляется путем ее регистрации в специальном журнале установленной формы. Доверенность выписывается в единственном экземпляре.

Доверенность считается действительной только при правильном заполнении всех граф.

В верхнем углу справа надо заполнить коды организации по классификаторам.
Надо указать дату составления доверенности, в случае отсутствия даты доверенность не действительна.

Обязательны к заполнению номер доверенности и срок ее действия. По законодательству страны срок действия доверенности может достигать трех лет. На практике если получение товара происходит у одного поставщика в течение продолжительного времени, то обычно доверенность выписывается сроком на один месяц, при необходимости, в начале следующего месяца выписывается новая доверенность сроком действия еще на один месяц. При разовом получении товара, время действия доверенности выбирается из условий и сроков оформления документов, получения и вывоза ТМЦ и обычно не превышает двух недель.

Если получатель и плательщик единое лицо, то в строке сведений о плательщике записывается «Он же».

Далее прописываются банковские реквизиты плательщика. Строкой ниже вносятся сведения о сотруднике, которому выдана доверенность. В них указывается должность и паспортные данные. ТМЦ выдаются при совпадении этих данных и данных паспорта предъявленных получателем.

В последних нижних строках на лицевой стороне указываются документы, служащие основанием поставщику на выдачу ТМЦ.

Обратная сторона бланка

На обратной стороне бланка находится таблица, в которой указываются все сведения о получаемых материальных ценностях – номер по порядку, наименование, единица измерения и количество. Графа количество заполняется прописью, если в графе еще осталось место, то остаток прочеркивается. Не заполненные строки и графы в таблице обязательно прочеркиваются.

Ниже таблицы ставится образец подписи сотрудника, на которого выписана доверенность. Доверенность заверяют подписью руководителя, главбуха и печатью организации. Сотрудник, которому выдается доверенность, расписывается о ее получении в журнале или на корешке доверенности.

Отрывной корешок содержит сведения о номере доверенности, сроке ее действия, сотруднике ее получившем, по каким документам производилось получение, а также сведения о документе подтверждающим получение ТМЦ с указанием даты и номера.

В случае неиспользования доверенности, в силу разных причин, она сдается в бухгалтерию сразу после окончания срока ее действия. В корешок или в журнал учета выдачи доверенностей вносится запись «не использована». Неиспользованная доверенность хранится у ответственного за их регистрацию до конца текущего года.

Форма доверенности М-2 утверждена «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»

В том же Постановлении содержатся «Указания по применению и заполнению форм» , в ч.3 которых указаны обстоятельства и правила, при которых выдача доверенности по данной форме является необходимой, а также сделан акцент на том, какая информация обязательно должна присутствовать в доверенности. Однако, подробная инструкция по заполнению формы, в самом Постановлении отсутствует.

В качестве рекомендации необходимо отметить, что подробная инструкция по заполнению содержится в статье Селеменевой Е.Г. «Порядок заполнения доверенности на получение товарно-материальных ценностей» («Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании», 2012, № 3).

В данной статье будет подробно разобрана форма доверенности М-2 и порядок её заполнения.

Важные моменты

Рукописная

Действующее законодательство не запрещает написание доверенности «от руки». Главное, чтобы текст был читаемым, а указанных в доверенности лиц можно было идентифицировать. Если почерк заполняющего далёк от понятного, то заполняйте просто печатными буквами.

Важно! Реквизиты доверенности вписываются в соответствующие поля товарной накладной ТОРГ-12, в связи с этим и предъявляются особые требования к читаемости документа.

При заполнении отрывного корешка, обратите внимание, что пустым должен остаться только один столбец – «Расписка в получении доверенности», все остальные столбцы должны быть заполнены.

Восьмой столбец также может остаться пустым и быть заполненным от руки, в случае отсутствия информации о документе, на основании которого будет осуществлена передача товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ).

Указывая организационно-правовую форму организации, пользуйтесь общепринятыми сокращениями (ООО, ПАО, АО и т.д.), это позволит значительно сократить количество текста.

При указании единиц измерения ТМЦ также воспользуйтесь общепринятыми сокращениями (шт.(штук), уп.(упаковок), л.(литров) и т.д.). Помните, что количество получаемых ТМЦ на оборотной стороне доверенности необходимо указывать прописью.

Составленная на компьютере

При машинном наборе, следует воспользоваться формой, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 года № 71а . Рекомендации при заполнении в данном случае будут те же, что и при заполнении «от руки».

Как правильно заполнить?

Лицевая сторона

Лицевая сторона доверенности состоит из двух частей: отрывной корешок и тело доверенности.

Отрывной корешок

Важно! Вся информация, указываемая на отрывном корешке, кроме столбца 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения», должна быть продублирована в теле доверенности.

  1. Заполняя столбец 1 «Номер доверенности» обратите внимание, что обязанность регистрировать выданные доверенности в специальном журнале была отменена, поэтому учет доверенностей можно не вести. В то же время, делать это целесообразно, если выдача доверенностей в организации носит массовый характер.
  2. При заполнении второго столбца «Дата выдачи», укажите дату оформления и выдачи доверенности.
  3. Заполняя столбец 3 «Срок действия» примите во внимание рекомендации Госкомстата РФ относительно срока выдачи доверенности, изложенные в Постановлении № 71а, а именно: 15 дней, срок действия доверенности на получение ТМЦ; 30 дней – на получение ТМЦ в порядке плановых платежей.
  4. В столбце 4 «Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность», необходимо указать должность поверенного в соответствии со штатным расписанием организации и его фамилию, например, «Водитель-экспедитор Прилепин» .
  5. Пятый столбец корешка «Расписка в получении доверенности» должен остаться пустым. В этом столбце, поверенный, получивший на руки оригинал доверенности должен будет поставить свою роспись.
  6. В столбце 6 «Поставщик» необходимо указать поставщика ТМЦ с учетом организационно-правовой формы, например, «ООО «Карандашопт» .
  7. Столбец номер 7 «Номер и дата наряда или извещения» следует заполнить данными выставленного организации счета, заказа, заказ-наряда и т.д., т.е. любого документа на основании которого была произведена оплата получаемых ТМЦ. Если ТМЦ на момент получения еще не оплачены, то следует указать номер спецификации или договора. Пример: «Счет от 18.12.2017 г. № 215» .
  8. Восьмой столбец отрывного корешка «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения», должен быть заполнен данными из документа на основании которого была осуществлена фактическая передача ТМЦ. Это может быть товарная накладная по форме ТОРГ-12, универсальный передаточный документ, товарно-транспортная накладная, акт приема-передачи и т.д. Пример: «Товарная накладная от 18.12.2017 г. № 5» .

Тело документа


Оборотная

На оборотной стороне доверенности должна быть таблица в которой будут следующие столбцы:


Под материальными ценностями в данном случае понимаются ТМЦ подлежащие получению. Их наименование следует указывать в точном соответствии с договором и спецификацией. При наличии артикула, необходимо указать и его. Единица измерения применяется исходя вида ТМЦ, т.е. книги поставляются в штуках, а бензин в тоннах. Количество необходимо указать прописью.

Пример заполнения:

Удостоверяя подпись лица, которому выдана доверенность укажите: Подпись лица, получившего доверенность ___________________ удостоверяем.

Правила оформления

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Заполненную доверенность следует распечатать на одном листе с двух сторон. После проставления подписей, следует отделить корешок и подшить его к книге учета доверенностей. Такой корешок и будет являться распиской в получении доверенности.

Справка! Неиспользованные доверенности возвращаются, о чем также следует сделать запись в книгу учета доверенностей. На возвращенных доверенностях необходимо сделать запись «Не использовано» и хранить их 5 лет.

Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 года № 71а предусмотрено две формы доверенностей на получение ТМЦ М-2 и М-2а. Бланки этих типовых доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме N М-2 есть корешок. Он нужен, когда организация все выданные доверенности на получение товарно-материальных ценностей учитывает в журнале регистрации. Исходя из этого критерия и необходимо определить необходимость использования той или иной доверенности.

Доверенность - первичный учетный документ установленной формы, применяемый для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по договору. Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер.

Утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 года № 71а.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Скачать бланк доверенности М-2а: (Excel) (Word)

Посмотрите образец заполнения доверенности: М-2 М-2а

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить доверенность

Доверенность оформляется бухгалтерией в одном экземпляре и выдаётся под расписку получателю. Доверенность должна обязательно содержать:

  • наименование и код ОКПО организации, выдавшей доверенность;
  • номер и дата составления доверенности;
  • срок действия доверенности (как правило, не более 15 дней);
  • наименование потребителя и плательщика - указывается полное наименование организации, её почтовый адрес, расчётный счёт и наименование банка организации; если потребитель и плательщик совпадают, то в поле «плательщик» пишут «он же»;
  • паспортные данные сотрудника, на которого оформлена доверенность;
  • наименование поставщика - организации, у которой нужно получить ценности по данной доверенности;
  • наименование, номер и дата документа, по которому нужно получить ценности (оплаченный счёт, платёжное поручение);
  • перечень товарно-материальных ценностей, которые следует получить по доверенности.


Обратите внимание! Доверенность должна содержать образец подписи сотрудника, на которого она выписана. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. В конце доверенности ставится печать организации.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к Бизнес.Ру и пользуйтесь полным спектром возможностей:

С Бизнес.Ру вы сможете не только автоматически готовить документы. Бизнес.Ру позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. Бизнес.Ру автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Поделиться: