Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Журнал регистрации приказов образец бланк Регистрация распоряжения в журнале

Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

ФАЙЛЫ

Обязанности

Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

• Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
• Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
• Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

• Документы о назначении руководителя на свою должность.
• Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
• Документы относительно .
• Документы о трудовом распорядке.
• Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

• Хозяйственной деятельности компании.
• Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
• Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

• Наименование документа.
• Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
• Если есть, то наименование структурного подразделения.
• Номер дела по номенклатуре и номер тома.
• Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
• Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

• Порядковые номера регистрируемых документов.
• Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
• Номера приказов по основной деятельности.
• Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
• Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
• ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

• Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
• Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

• “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
• “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
• “КМ” – приказы по командировкам работников.
• “К” – кадровые.
• “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Требования к оформлению журнала

Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

• Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
• Номер приказа и его дата издания.
• Вид приказа (Перемещение, и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
• ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
• Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
• Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Для того, чтобы систематизировать и обобщить информацию об утверждаемых в организации распорядительных документах, каждое предприятие должно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Распорядительные документы бывают двух видов:

• Приказы по основной деятельности;
• Приказы по личному составу.

Целью ведения любого журнала регистрации является фиксация сведений о каждом документе. Проведение данной процедуры на регулярной основе позволит сохранить сведения обо всех издаваемых документах и, в случае необходимости, проследить путь каждого из них.

К примеру, регистрация трудовых книжек происходит в книге учета, платежные поручения фиксируются в журнале Т-53а, а для ведения перечня доверенностей предназначен журнал регистрации доверенностей.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Образец заполнения

Регистрационный журнал не имеет строго установленной формы. Бланки, предлагаемые в виде образцов, можно скорректировать, добавив или изменив колонки.

К основным графам, которые заполняются в журнале регистрации, относятся:

• Дата и № приказа по основной деятельности;
• Содержание документа;
• Кто должен выполнить приказ (ответственное лицо);
• Отметка, удостоверяющая принятие приказа к исполнению;
• Отметка, удостоверяющая направление приказа в дело.

Регистрация приказов по основной деятельности происходит после их утверждения руководителем компании.

Перечень приказов по основной деятельности довольно обширен. В него входят приказы о назначении в должность руководителя и главного бухгалтера, приказы, утверждающие действие различных локальных документов предприятия, приказы о назначении ответственных лиц, а также приказы, содержащие утвержденное штатное расписание и др.

В компании со значительным количеством сотрудников издается множество распорядительных актов, регулирующих деятельность предприятия. Чтобы обеспечить их учет, систематизировать, а также облегчить их поиск в случае необходимости, ведется журнал учета . Унифицированной формы данного журнала нет. Как правило, его применяют, чтобы обеспечить надлежащий учет потоку распорядительных актов.

Из статьи вы узнаете:

Журналы регистрации приказов по основной деятельности

Распорядительные акты, затрагивающие основную деятельность компании, наиболее многочисленны. От приказов по личному составу их отличает то, что содержание касается большого количества работников или всех сотрудников.

Распорядительные акты, касающиеся личного состава, более относимы к конкретным сотрудникам (приказы о направлении в командировку, о предоставлении отпуска, о поощрении или дисциплинарном взыскании, например).

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Распоряжения руководителя по основной деятельности могут регулировать, например:

1. вопросы рабочего времени (об изменении графика работы структурного подразделения);
2. введение внутренних локальных нормативных актов (об утверждении положения о порядке премирования , об утверждении штатного расписания, об утверждении положения об аттестации);
3. меры защитного характера (о мерах по обеспечению коммерческой тайны, о назначении комиссии);
4. проведение контрольных процедур (о создании комиссии для проведения инвентаризации, о проверке знаний);
5. вопросы руководства организацией (назначение генерального директора, заместителя).

Кроме того, в актах по основной деятельности содержатся вопросы планирования, отчетности, охраны, управления, стратегии, развития и так далее. Как видим, весь этот пласт документации необходимо учесть, пронумеровать, обеспечить сохранность, систематизировать и иногда выдать срочно по запросу. Для этого и применяют журнал приказов по основной деятельности (образец можно скачать здесь ), иное название данного документа - книга регистрации приказов по основной деятельности.

Скачайте документы по теме:

Не стоит забывать также, что книга приказов по основной деятельности выполняет еще одну функцию – фиксирует факт издания приказа и его юридической силы. Бывают случаи, когда только с помощью журнала возможно доказать наличие и действие того или иного распоряжения как внутри организации, так и для третьих лиц (например, в судах).

Для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей в законе отсутствует обязанность обеспечить ведение данного документа. Однако большинство фирм все же оформляют журнал приказов по основной деятельности, образец которого может быть утвержден руководителем, а может быть составлен произвольно, исходя из задач такого документа. Напомним, что унифицированной обязательной формы нет.

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

По аналогии с иными журналами регистрации и исходя из обычаев документооборота, журнал, как правило, имеет титульный лист с информацией о наименовании фирмы, даты начала ведения журнала. В основной части регистрация идет с указанием номера приказа, даты, сути. Может содержаться информация о том, на кого из сотрудников распространяется действие распорядительного акта или кто ознакомлен с ним.

Для некоторых компаний может быть удобным включить в журнал приказов по основной деятельности (образец заполнения мы покажем ниже) информацию, где (в каком отделе, подразделении, у какого специалиста) хранятся копии регистрируемого акта или кто является ответственным за исполнение распоряжения.

Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Ответственный за него, как правило, сотрудник, исполняющий обязанности обеспечения документооборота в организации, должность может называться по-разному. Ведение журнала может быть поручено отдельным распорядительным актом и иному сотруднику, например, бухгалтеру.

По срокам ведения – чаще всего нумерация приказов начинается с нового календарного года, таким образом, период ведения журнала – год. Но в зависимости от задач и предпочтений собственников и руководства компании, периоды учета могут быть иными.

Поскольку законодательные требования к порядку оформления такого документа отсутствуют, то и вопросы необходимости прошивания журнала, нумерации его страниц, фиксации прошивки указанием на количество листов и закрепления это печатью разрешаются компанией самостоятельно.

Важно: Хранятся такого рода приказы весь период деятельности организации (ст. 19 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558), следовательно, и журнал приказов по основной деятельности подлежит хранению этот же период.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности (бланк)

Бланк журнала разрабатывается организацией самостоятельно. Однако можно воспользоваться и готовыми формами, отпечатанными типографским способом, если предлагаемый в такой форме журнал удовлетворяет интересам организации.

В электронном виде журнал учета приказов по основной деятельности возможно вести в программе Excel или с помощью таблиц. Крупные фирмы могут использовать программное обеспечение, позволяющее вести документооборот полностью в электронном виде и формировать журналы нужной формы.

Книга регистрации приказов по основной деятельности (образец) представлена во многих справочных системах, а также на правовых ресурсах.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности (образец)

После того, как информация, подлежащая внесению, определена, заполнение граф журнала не вызывает затруднений. Образец заполнения может быть таким:

№ п/п	Номер приказа	Дата приказа		Фамилия, имя, отчество, должность исполнителя	Срок исполнения	Отметка об исполнении	Примечания
1	231-ОД	21.03.2013	О внесении изменений в структуру организации и штатное расписание	Громова Елена Эдуардовна, руководитель отдела кадров	05.04.2013	Исполнен 04.04.2013, в дело № КЛ-56	Утвердил Львов А.В.

Реестр приказов по основной деятельности (образец)

Реестр приказов по основной деятельности – это тот же журнал учета. То есть в данном случае слова «реестр» и «журнал» синонимы и означают документ, в котором ведется учет распорядительных актов. Таким образом, реестром может быть названа таблица, где отражены те же самые сведения, что и в журнале.

Каких-то изменений в общепринятые формы журналов и реестров за последний год не вносилось. Поэтому если при поиске для скачивания образцов будет предложено скачать журнал учета приказов по основной деятельности образец 2017, то он будет идентичен аналогичному журналу, который использовался и в предыдущие годы.

Подводя итог, можно сказать, что понятия журнал учета приказов по основной деятельности, книга приказов по основной деятельности, реестр приказов обозначают по сути один и тот же документ, которым обеспечивается систематизация и учет распорядительных актов на предприятии. И хотя закон не принуждает коммерческие предприятия вести такие документы учета, практика показывает, что они выполняют свою функцию и значительно облегчают деятельность сотрудника, отвечающего за документооборот. Кроме того, наличие порядка в учете – признак серьезности организации и наличия у нее деловой культуры.

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.

Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу. Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97 -2016 наконец разъяснили правила оформления грифа. И это порадовало.

Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.

Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.

Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.

Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.

Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.

После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.

Виды грифов ограничения доступа:

«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» .
Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну. Применяется в основном в государственных организациях или организациях, осуществляющих государственное управление. Правила отнесения сведений к гостайне определяет Правительство Российской Федерации.

Совершенно секретно
Экз.№ 1

Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

«Для служебного пользования» .
Используется для работы со служебной информации ограниченного распространения (служебная тайна). Этот гриф используется только в федеральных органах исполнительной власти для работы с информацией, которую можно отнести к несекретной.

Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.

Для служебного пользования
Экз.№ 1

«Коммерческая тайна»
Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.

Коммерческая тайна
Акционерное общество
«ИнтелИнвест»
Норвежская ул., д. 24,
г. Казань, 657533

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

«Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам какой-либо тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».

Конфиденциально
Экз.№ 2

Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».