Как правильно оформляется трудовая книжка образец заполнения. Как заполняется трудовая книжка — требования к ведению документа

Книжка должна заполняться работодателем лично. Если структура организации предусматривает наличие специального отдела по работе с кадрами или отдельного работника, ведающего кадровым делопроизводством – ответственность вменяется кадровой службе или кадровому работнику.

При этом его деятельность должна курироваться работодателем , так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.

Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя. После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

Какие записи должны быть в ТК?

Трудовая каждого работника должна содержать определённые сведения о нём, которые указываются на титульном листе:

• личные данные (Ф.И.О.);
• дата рождения;
• образование;
• специальность;
• дата заполнения.

Эти сведения должны содержать:

• дату приёма;
• дату увольнения;
• сведения о работе;
• подразделение;
• разряд или должность;
• основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите .

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.

Сроки внесения записей в трудовую книжку: при приёме на работу сотрудника, запись в его книжку должна быть внесена в течение календарной недели или в течение 5 рабочих дней, но не позднее.

– в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

Если приём на работу осуществляется , запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если производится внутри организации – запись необходимо произвести в один день. Им должен быть день перевода.

По требованию работника может быть внесена запись о . Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

• о больничных;
• о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
• о трудовых отпусках и командировках.

Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу.

В этом случае используется определённый алгоритм на основании соответствующего приказа.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку?

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета , которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Как правильно заполнить трудовую книжку: нюансы в примерах

Ни одна запись трудовой книжки не может осуществиться произвольно. Все они строго регламентированы специализированными, утверждёнными законодательно нормами правил и стандартов. Трудовой кодекс, в главах 10 и 11 рассматривает основные положения, касающиеся кадрового делопроизводства. Работа с заполнением трудовой отражается в ст.66 ТК РФ.

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.
2. Инструкции по заполнению ТК утверждены Минтруда и соц. развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)

Правила заполнения трудовой книжки определяют в законодательном порядке все детали, связанные с организационной работой с ТК, а также указывают на то, как, в общем и целом трудовые нужно заполнять и хранить. Правила имеют вид законодательного документа, которым регламентированы практически все действия, производимые с книжками, с вкладышами и бланками трудовых и вкладышей к ним.

Они регламентируют:

1. Сроки внесения записей.
2. Характер и полноту вносимых сведений в графах о работе и на титульном листе.
3. Отсутствие сокращений в записях.
4. Необходимость под роспись с вносимыми записями.
5. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях.
6. Порядок приобретения бланков трудовых и вкладышей.
7. Правила и регламент исправления ошибокв записях.
8. Вопрос об ответственности за исполнение Правил.

В отличие от Правил, Инструкция определяет нюансы внесения записей, характер их содержания и допустимую форму. Она определяет нормативные фразы, которые можно использовать в тех или иных случаях при внесении записей.

Следование Инструкциям не только необходимо, но и очень удобно, так как основные моменты здесь определены в готовом виде. При внесении записей, нужно только ориентироваться на то, что обусловлено Инструкцией, которая определяет:

1. Порядок внесения сведений о работе.
2. Использование сквозной порядковой нумерации, выполненной арабскими цифрами.
3. Запись дат с применением арабских цифр.
4. Соответствия даты, внесённой в ТК – первому дню выхода на работу.
5. Форму сведений о работе, которые вносятся в ТК.
6. Правильность формулировок и ссылок на статьи Трудового кодекса РФ.
7. Правильность внесения приказа о приёме (увольнении).
8. Отсутствие точек при внесении записей.
9. Отсутствие нумерации при внесении наименования организации.
10. Отсутствие печати при приёме на работу.
11. Наличие печати при увольнении с должности.

На основании инструкции смотрите пример заполнения трудовой книжки:

Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров.

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника.

Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше.

На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день . А сделанная запись оказывалась бременем на совести у работодателя.

Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения.

Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций.

Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию. В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив.

Заполнение трудовой книжки — образец заполнения:

Первые записи в ТК: особенности внесения

Для внесения первой записи в трудовую книжку, которая заводится на предприятии работодателем или уполномоченным лицом, нужно соблюдать определённые требования. Сведения вносятся на основании документов:

• паспорта;
• диплома или свидетельства;
• справок, сертификатов и т.п.

При заполнении обязательно присутствие лица, владельца трудовой книжки. После заполнения титульного листа, переходим к внесению сведений о работе. Если до поступления на работу гражданин обучался в высшем или среднем специальном учебном заведении – этот факт необходимо отразить до внесения всех записей, поставив первый порядковый номер. Первая запись в трудовой книжке образец «до поступления стажа не имела»:

Как правильно заполнить трудовую книжку образец:

Если до поступления на работу, гражданин в Вооружённых Силах РФ, то первой записью, также вносимой под порядковым номером №1, будет запись о прохождении службы.

№	дата			Сведения о приёме на работу, перевод …	Наименование № и дата документа …
	число	Мес.	год
1	01	10	2015	Служба в вооружённых силах Российской	Военный билет
				Федерации с 20.09.2014 по 24.09.2015	СТ № 987654
			Общество с ограниченной ответственностью
			«Гран» (ООО «Гран»)
2	01	10	2015	Принят помощником мастера по перетяжке	Приказ от 01.10.2015
				мягкой мебели	№ 77-К

После внесения сведений об образовании или службе в армии, вносится наименование организации без порядкового номера, а далее – первая запись о приёме на работу. Если же устраивающийся на работу гражданин:

• нигде не работал;
• не обучался;
• не служил в ВС РФ,

то эти (и другие) сведения не указываются.

Некоторые малоопытные кадровики полагают, что по поводу предшествующей трудовой истории гражданина обязательно нужно объясниться.

Поэтому они совершенно неправомерно вносят в трудовую запись за №1 о том, что до поступления на работу трудового стажа не имел. Эта глубоко ошибочная запись не должна присутствовать в документах за своей нецелесообразностью.

Если впервые трудоустроившийся гражданин по факту не имел стажа, то это должно быть видно из контекста, в силу отсутствия записей. В этом случае за №1 должна быть непосредственно внесена запись о поступлении на работу.

Обратите внимание, если должность не требует квалификации, а в организации отсутствуют подразделения – информация о работе не будет их содержать.

Что делать, если запись пропущена?

Записи не должны нарушать порядковые номера. Если такое произошло, внесение записи должно опираться на общий алгоритм в ТК. То есть под очередным порядковым номером нужно внести запись о том, что была допущена ошибка (пропущена запись), а под следующим очередным номером внести её.

Но такие действия нельзя производить произвольно. Для того чтобы такая ошибка была исправлена, необходим специальный приказ и основания для исправления. Если запись была пропущена другим работодателем, необходимо:

1. Сделать запрос по факту допущенной ошибки.
2. Получить от виновного в ошибке необходимые документы.
3. Принудить его исправить допущенную ошибку.

Имейте в виду, что ошибку должен исправлять допустивший её работодатель. В некоторых сложных случаях добиваться исправления ошибки приходится через суд. Произвольное вмешательство недопустимо.

Это очень важно, так как пропущенная запись может появиться в двух случаях:

1. По ошибке одного из работодателей.
2. В случае мошеннических операций с трудовой книжкой со стороны самого работника.

В обоих случаях надлежит проявить бдительность и осторожность.

Особенности внесения в ТК некоторых видов записей

В книжку вносится информация как , так и о дисциплинарных нарушениях. Она должна вноситься на основании приказа. В том случае, если издан приказ о награждении, а запись не внесена – инспекторы ГИТ назначат правомерный штраф. Штрафные санкции сами по себе являются наказанием и в ТК не вносятся.

Другие нарушения могут быть внесены , в зависимости от того, что они собой представляют. Например, практически всем кадровикам известно, что внесение записи об увольнении на основании допущенных нарушений производится на основании «статьи».

То есть при увольнении такого работника в основаниях указывается, что он «уволен за прогулы», «уволен по дисциплинарному взысканию» и т.п. Такого типа увольнения обязательно должны сопровождаться документами:

• актами;
• докладными или служебными записками;
• объяснительными;
• решением КТС или дисциплинарной комиссии.

По своей прихоти подобные записи в трудовую книжку работодатель вносить не имеет права.

Выговор в книжку не заносится (также как и замечание) В качестве дисциплинарного взыскания он может вноситься в личное дело, в соответствии с приказом и надлежаще оформленными документами.

Срок его действия 1 год.

В графе профессия, специальность указывается квалификация:

• по диплому;
• по курсам общим объёмом не менее 70-100 учебных часов;
• по опыту работы.

Эта информация всегда должна быть актуальна. Если работник устраивается по специальности, которая не отражена в сведениях о профессии, её нужно добавить, вписав через запятую к уже имеющимся сведениям.

В книжке обязательно необходимо отражать сведения, которые имеют льготный характер при выходе на пенсию. Для этого необходимо использовать Классификатор профессий и квалификационные справочники, делая записи в точном соответствии с установленными в нём нормативами.

Также обязательно должен быть указан характер работ, который предполагает постоянную работу, работу на время декретного отпуска, сезонную работу и т.п. Другие малозначимые сведения в ТК не указываются, но могут в подробностях прописываться в трудовом договоре.

Обязательны указания на то, в какой должности и в какое подразделение принимается работник. Работа вахтовым методом относится к такой информации, указание которой, по мнению многих работодателей, не требуется. Но это мнение неоднозначно.

Ведь вахта – это не только условия работы, это определение места работы в отсутствии иной отсылки на подразделение. Поэтому указание на вахтовую работу уместно в двух случаях:

1. По желанию работника.
2. По необходимости, вместо указания иного подразделения.

Можно ли пропускать строки в ТК?

Надписи необходимо делать без пропуска строк. Тем не менее, если на предшествующей записи поставлена печать, которая занимает одну-две строки, то их нужно пропустить.

Вносить сведения о своей организации на чужую печать недопустимо.

Заключение

Работа с ТК – очень кропотливое занятие, требующее бережного отношения к документу. В этой работе регламентированы практически все формы внесения записей, а малейшие недочёты будут подлежать исправлению, и могут наказываться инспекцией по труду.

Заблаговременно обнаруженная неправомерная запись будет чревата штрафами для работодателя, с вытекающими административными последствиями для кадрового работника.

Ей отведены следующие функции:

она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;

позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;

содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу

Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.

Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.

С какого возраста можно устроиться на работу?

В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.

Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.

Как получить бланк книжки?

Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.

Где закреплены правила оформления трудовой?

О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:

Какие документы нужны для оформления бланка?

Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:

Паспорт или свидетельство о рождении;

Диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.

Эти данные указываются на титульном листе документа.

Как оформить трудовую книжку впервые образец

Как должен оформляться бланк?

Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.

Какая информация указывается на титульном листе?

На титульном листе указывается следующая информация:

Дата рождения;

Образование;

Специальность;

Дата заполнения.

Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.

В каком порядке вносятся записи о работе в документ?

Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй - дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.

Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в . В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников грамотно заполненными трудовыми книжками. Для этого работник должен проработать более пяти дней, причем неважно, является этот сотрудник штатным, сезонным или временным. Исключением из этого правила являются только те рабочие, с которыми у работодателя заключен гражданско-правовой договор.

В начале карьеры сотрудника необходимо брать пустой бланк при неимении им трудовой книжки и в его присутствии заполнять данный бланк после отработанной недели. Как же это сделать – расскажем в данной статье.

Нормативная база

Трудовая книжка предназначается для отображения трудового стажа каждого гражданина.

Помимо этого, она должна быть предъявлена в ПФР для назначения пенсии.

Для ее заполнения необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

1. Правила ведения (постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003).
2. Инструкция (приказ Минтруда № 69 от 10.10.2003).

Работодатель осуществляет хранение трудовых книжек с момента поступления на службу до того дня, когда сотрудник будет уволен. Если при расторжении трудового договора запись об этом составлена неправильно, то этот факт может лишить возможности человека трудоустроиться в дальнейшем.

Нужно помнить, что первое рабочее предприятие для человека несет ответственность за заполнение первого листа данного документа.

Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение

Напомним, что спектр ответственности за ведение, хранение и заполнение трудовой книжки несет именно работодатель. Распоряжение или приказ, отданные работодателем, дает все основания для того, чтобы назначить определенное уполномоченное лицо, которому будут проделегированы вся ответственность и полномочия по хранению, ведению, выдаче и учеты трудовых книжек.

И заверять все необходимые записи имеет возможность это же лицо, которое будет иметь право подписи. Все эти лица несут полную ответственность за трудовые, которая регламентируется законодательством РФ.

Распоряжения и приказы о назначении руководством сотрудника кадровой службы при осуществлении проверок в обязательном порядке проверяются служащими Государственной трудовой инспекции России.

Оформление трудовой книжки: общие правила и порядок действий

Начинать оформление трудовой книжки необходимо с титульной страницы. На ней указывают паспортные данные сотрудника, образование и специальность в соответствии с представленными документами, дату заполнения и подписи сторон – сотрудника отдела кадров и самого сотрудника. Также на титульной странице ставится печать организации.

После данного этапа указываются сведения о фактическом приеме на работу. Записи должны быть сделаны одним цветом – либо синим, либо черным, также допускается фиолетовый цвет.

Записи делаются в полном формате, сокращения не допускаются.

Обязательно нужно отразить информацию о предприятии на соответствующей странице. После этого нужно указать номер записи, ее дату проставления.

Затем указывается наименование, номер и дата документа, служащий основанием для создания данной записи.

Следующий шаг – внесение информации о званиях и наградах сотрудника, подтвержденные распоряжением, приказом, дипломом или каким-либо другим документом. Помимо всего этого, стоит отметить, за какие заслуги и кем именно был награжден сотрудник.

Необходимо помнить, что в трудовую книжку не вносятся записи о денежных премиях.

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Форма заполнения сведений о работнике выглядит следующим образом:

1. Полностью записанные фамилия, имя и отчество, без каких-либо сокращений.
   Дата рождения сотрудника также не должна быть сокращенной.Личные данные работника должны быть отражены на основании паспорта.
2. Образование сотрудника.
   Запись об этом факторе должна быть заполнена только при наличии тех документов, которые могут подтвердить его – удостоверение, диплом или аттестат.
3. При наличии верно заполненных документов, которые подтверждают незавершенное образование, на их основании также есть возможность сделать соответствующую запись.
4. Профессия и специальность должны быть записаны только таким образом, как отражено в соответствующем документе, без каких-либо изменений.
   Обычно это может относиться к курсам для повышения квалификации.

После того, как данная запись была внесена, сотрудник должен ознакомиться с ней, проверить ее на наличие ошибок, и заверить ее своей подписью, которая будет выражать согласие с достоверностью данных. После этого на странице под записью ставится печать предприятия.

Как оформить книжку в части сведений о работе

В разделе сведений о работе необходимо прописать наименование организации полностью и его аббревиатуру при наличии. После этого пишется номер записи и дата приема на работу.

Далее делается запись о приеме на работу, обязательно прописывается структурное подразделение и полное название занимаемой должности. Также после этого нужно внести сведения о документе, который послужил основание для приема на должность.

Дата и номер данного документа должны быть отражены обязательно!

В том случае, когда сотрудником выполняются определенные обязанности по совместительству, по желанию можно внести записи и об этом факте. Но это возможно только при наличии документа, который может подтвердить данную деятельность.

Для этого необходимо указать номер записи, ее дату, далее нужно сделать запись о назначении сотрудника в роли совместителя. Далее необходимо указать наименование структурной единицы, наименование профессии или должности, и, конечно же, сведения о квалификации.

Выполнение данных обязанностей должно регламентироваться соответствующим документом, данные о котором вносятся в последнюю очередь.

Как заполнять документ в разных случаях: образцы

Впервые

Новая трудовая заполняется в соответствии с информацией, указанной выше.

Для оформления дубликата должны быть определенные обстоятельства, к которым относятся утеря книжки, приведение сего документа в негодность, иными словами, потеря товарного вида трудовой книжки. Также дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника при вынесении оправдательного договора или утере сотрудником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Дубликат

Как оформить дубликат? В правом верхнем углу титульного листа книжки необходимо написать «Дубликат».

При наличии прежней трудовой книжки на ее титульной странице необходимо подписать следующее: «Взамен выдан дубликат», при этом обязательно указать серию и номер дубликата.

В дубликат должны быть внесены сведения об общем и непрерывном стаже сотрудника до прибытия в данную организацию для прохождения службы. Подтвердить это нужно соответствующими документами.

Далее нужно записать сведения о деятельности и поощрении, которые были внесены в книжку при прохождении службы на предыдущих местах работы. Общий рабочий стаж должен быть записан в суммарном виде, то есть необходимо указать общее количество лет, месяцев и дней осуществления деятельности.

При этом нет необходимости писать о работодателях, предприятиях и периоды времени работы у них.

Если до поступления на работу в определенную организацию сотрудник уже имел опыт работы, то при оформлении дубликата информация о непрерывном стаже работы обязательно должна быть внесена, при подтверждении этого факта соответствующими документами.

Затем уже идет роспись непрерывного стажа по периодам времени с указанием всех предприятий, где сотрудник числился в штате и выполнял свою профессиональную деятельность.

Как оформить дубликат трудовой книжки рассказывается в видео.

Копия

Копию трудовой необходимо заверить сотрудником кадровой службы. Снимать копии необходимо с тех страниц трудовой книжки, которые имеют какие-либо записи.

Качество копий должно быть удовлетворительным. Скан печатать не стоит, также на ксероксе не нужно менять масштаб.

После последней записи на копии страницы должна быть сделана запись, которая содержит ее порядковый номер, надпись «работает по настоящее время». Также необходимо указать дату заверения копии, фамилию, инициалы и должность заверяющего и поставить печать под записью.

Ниже страницы копии нужно сделать запись «копия верна», подписать фамилию, инициалы и должность заверяющего, время заверения и подпись. Такая запись должна сопровождать каждую страницу копии трудовой книжки.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели обязаны совершать все операции по заполнению трудовых. Именно для этого при регистрации данного статуса требуется создать печать для данного типа работодателей, чтобы деятельность предприятия носила характер официальной.

Водители должны предоставлять работодателю для оформления трудовой книжки следующие документы:

1. Паспорт.
2. СНИЛС.
3. Трудовую книжку.
4. Военный билет.
5. Водительские права.
6. Документы об образовании.

Для водителя

Для водителей важно иметь пройденный медицинский осмотр, чтобы выявить противопоказания к работе. Все эти сведения не отражаются в трудовой книжке.

В целом для водителей все заполняется точно таким же образом, как и для остальных должностей.

Для граждан РБ

Для граждан Республики Беларусь с 2016 года также можно заводить трудовые книжки. Все данные, которые вносятся в данный документ о сотруднике, делаются на основании действительных документов гражданина.

Обязательно нужно указать национальность сотрудника и сделать пометку при заполнении личных данных сотрудника о гражданстве.

можно на нашем сайте.

Образец докладной записки на руководителя можно найти . Образцы оформления докладной записки на сотрудника, о премировании, особенности составления документов в Республике Беларусь и в Украине.

Как открыть продуктовый магазин .

Как вносить исправления

Кадровые служащие – тоже люди, и им так же, как и для всех остальных, свойственно допускать ошибки. Нужно помнить, что если ошибка замечена при первичном заполнении, то сей документ необходимо тут же уничтожить, без внесения каких-либо изменений.

Затем необходимо составить акт об уничтожении и заполнить новый бланк. Если ошибка будет обнаружена при заполнении данных вторым и последующим работодателем, то придется обращаться в суд для признания принадлежности трудовой именно вам.

Это касается ошибок в имени, фамилии и отчестве работника, а также других личных данных.

Бывают такие ситуации, когда человек вносит записи о незаконченном высшем образовании, а потом получает его, заканчивает. Соответственно, нужно изменить данные об образовании.

На основании полученного документа нужно просто создать следующую запись о присвоении квалификации работнику.

Особенности аннулирования записи

Если была допущена ошибка в сведениях о сотруднике, необходимо зачеркнуть старые записи и подписать новые на основании соответствующих документов.

Отметим, что в сведениях о работе зачеркивания недопустимы.

Нужно поступить следующим образом – после последней записи в соответствующем разделе сделать запись о признании ошибочной записи недействительной и под новым порядковым номером сделать правильную запись.

Если ошибка в записи обнаружена при новом ответственном сотруднике за внесение записей в трудовые книжки, то кадровик делает запись о недействительности предыдущей, затем пишет по-правильному, подписывает дату исправления и приказ. При этом запись об отмене неверной должна нумероваться следующим номером по порядку.

При признании увольнения сотрудника недействительным есть два варианта.

Первый – делается новая запись в трудовой о приеме на работу, а также запись, что информация об увольнении недействительна.

Во втором случае старую запись также стоит признать недействительной, но уже кадровый служащий делает запись об увольнении с новой причиной.

Как делать записи в трудовой книжке о работе узнайте из видео.

Вконтакте

Posted On 13.05.2018

Коротко: При изменениях в служебной деятельности сотрудника обязательно делаются соответствующие записи в документ, подтверждающий стаж. Правила заполнения работодателем трудовой книжки установлены в ТК РФ, и на 2015-2016 г. образцы остались неизменными.

Правильное заполнение трудовой книжки: для чего это нужно и кто вносит записи?

Трудовая книжка - это документ, содержащий в себе всю информацию о профессиональной деятельности работника. При достижении установленного законом возраста она используется для оформления и начисления пенсии. Работодателю же нужны книжки подчиненных для расчета различных выплат, поэтому очень важно все правильно заполнять.

Независимо от того, какие действия совершаются в отношении сотрудника, в фирме у индивидуального предпринимателя или на предприятии вносит изменения специалист кадрового отдела, бухгалтерии, или же сам директор. Правила заполнения трудовой книжки в 2015-2016 г. и образцы для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц являются одинаковыми.

Стоит отметить, что ИП или ООО в лице директора не должны заводить данный документ для себя: в ст. 66 ТК РФ установлено, что книжку могут иметь только работники, т.к. стаж предпринимателя отсчитывается с момента регистрации в Налоговой и благодаря денежным поступлениям в Пенсионный фонд.

Книгу необходимо оформлять не позднее недели с первого дня трудоустройства, и лишь в том случае, если сотрудник проработал 5 дней и более, и эта работа у него основная. Если же он планирует только совмещать, то записи вносятся по его желанию и на основании документа, являющегося официальным подтверждением его деятельности в другой компании.

Что должно быть отражено в книге:

• Информация о приеме на работу.
• Получение перевода на другое предприятие или на иную должность.
• Изменение Ф.И.О. в связи с определенными событиями.
• Прохождение службы в рядах Армии РФ, МЧС, МВД, ФСКН и других государственных структурах.
• Повышение квалификации или получение наград.
• Увольнение работника.

Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2005 №225 установлены индивидуальные правила для внесения изменений в книжки:

• Любые записи вносятся чернилами черного или синего цвета очень подробно, сокращения недопустимы. Сведениям присваивается конкретный порядковый номер согласно разделу.
• Паспортные данные сотрудника указываются исключительно на титульном листе.
• Дальнейшие изменения в процессе деятельности необходимо отражать не позднее семи дней с момента издания Приказа директора. Если же работник увольняется, то информация вносится в этот же день с учетом текста Приказа, а также ссылаясь на статью ТК РФ.

Нельзя указывать в документе данные о регулярных премиях, которые обычно выплачиваются каждый месяц.

Трудовая книжка: образец заполнения при приеме на работу

Титульная страница должна быть заполнена в первую очередь и при предъявлении паспорта.

По образцу заполнить титульный лист трудовой книжки очень просто. Для этого нужно вписать определенные данные:

• Фамилия, имя, отчество.

  Как правильно заполнять трудовую книжку: образец 2018 года

  Их можно посмотреть в паспорте или ином документе, подтверждающем личность.

• Дата рождения обозначается цифрами: к примеру, 02.10.1990.
• Образование. Для подтверждения его наличия предоставляется диплом, аттестат, или же справка о неоконченном обучении в том случае, если работник еще является студентом.
• Специальность. Здесь имеется в виду профессия, полученная в образовательном учреждении.
• Дата заполнения. Ее можно указывать как полностью цифрами, так и отдельно месяц - прописью.
• Подписи: они ставятся трудоустраивающимся специалистом и сотрудником, который оформляет книгу.
• В завершение специалист компании или сам ИП ставит печать.

Выписка из трудовой: образец заполнения книжки

Графа «Сведения о работе» - это и есть выписка. Чаще всего работники просят сделать ксерокопию нескольких страниц из нее, и в ней обозначается следующая информация:

• Дата и номер внесения записи цифрами.
• Информация о приеме, увольнении и т. д. Например: ООО «Меркурий», принята в отдел планирования на должность экономиста.
• Что является поводом для такой вписки: им обычно служит издание Приказа руководителя. Пример: Приказ №762 от 11.10.2015.

Заполнение трудовой книги при увольнении: образец 2015-2016 г.

Если специалист принял решение уволиться, то об этом также делается запись на строчках, следующих сразу за предыдущими сведениями:

• Как и ранее, обозначается номер по порядку, и указывается дата последнего рабочего дня арабскими цифрами.
• Причины для увольнения: к примеру, если он уходит по своему пожеланию, необходимо ссылаться на п. 3 ст. 77 ТК РФ.

Печать организации: ее должен ставить директор или специалист компании, уполномоченный ее использовать. Также необходимо поставить свои подписи тому, кто заполнял, и самому увольняющемуся.

Заполнение трудовых книжек при переводе на другую должность в примерах

В весьма необходимый для специалиста документ прописываются корректировки и тогда, когда он был переведен на иную должность:

• Обязательный номер записи по очередности.
• Дата официального перевода простыми цифрами.
• В третьей графе, обозначенной как «Сведения…» вписываются данные, куда осуществлен перевод и на какую конкретную должность.
• Основания для перевода.

  Здесь вносятся данные Приказа.

Внесение сведений о награждениях

О полученных наградах информация отображается в ряде случаев: когда работнику была объявлена благодарность, выписана разовая премия, он был представлен к званию, награжден ценным подарком или грамотой.

Как заполняются такие данные:

• Записи присваивается порядковый номер, далее обозначается дата ее внесения.
• Под строчкой с наименованием компании и названием должности вписывается запись примерно такого содержания: «объявлена благодарность за разработку эффективного экономического плана для предприятия».
• Далее указывается Приказ и сведения о нем: дата и номер.

Инструкция по заполнению трудовых книжек при смене фамилии

Если сотрудница вышла замуж или были другие причины для смены фамилии, то все сведения вносятся на основании принесенного ею паспорта или других документов официального характера.

Как происходит корректировка:

• На титульном листе вычеркивается сплошной чертой прежняя фамилия, и там же на свободном месте вписывается новая.
• На обложке с внутренней стороны указываются основания. Пример: фамилия изменена на фамилию Нестеренко на основании Свидетельства о заключении брака от 10.10.2015 № I-PK

Дубликат трудовой книги: образец заполнения в 2015-2016 г.

При утрате или утере своей книжки сотрудник имеет полное право обратиться с письменным заявлением к работодателю или в кадровый отдел с последнего места трудоустройства о выдаче дубликата, он оформляется в течение 15 дней. Если же в утрате виновата компания, то все обязанности по восстановлению ложатся на нее. Чтобы можно было сделать дубликат, необходимы следующие документы:

• Приказы или их заверенные руководством копии о приеме на работу, увольнении, повышении, переводе.
• Справки из Госархива на тот случай, если прежнее предприятие было ликвидировано.
• Трудовые договоры и справки о длительности стажа со старых мест работы.
• Ведомости о зарплате.
• Лицевые счета специалиста в компании, где необходимо подтвердить его рабочую деятельность.
• Когда стаж восстанавливался в суде, нужно соответствующее решение.

Заполнение трудовой книги индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом: наглядный образец

Чтобы хорошо ориентироваться в правильном оформлении столь важного документа, рекомендуется посмотреть видео, в котором все подробно рассказано.

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и граждан.

Правила внесения записей:

• Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
• Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
• Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.

Инструкция по ведению записей в трудовой книжке

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

• Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
• Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.

Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении ». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.

• Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
• Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
• Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
• Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
• На ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
• При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.

Правила ведения трудовых книжек

• Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
• Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
• При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.

Примите к сведению:

1. Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
4. В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.

Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.