Главная » Полезности » Документальное оформление движения горюче-смазочных материалов. Учет расходования горюче-смазочных материалов Бланк лимитно заборной ведомости гсм

Документальное оформление движения горюче-смазочных материалов. Учет расходования горюче-смазочных материалов Бланк лимитно заборной ведомости гсм

Учет потерь ГСМ, возникших в результате естественной убыли Потери топлива могут возникать не только в результате таких событий, как хищения. ГСМ могут испаряться, налипать и т.п. Иначе говоря, бухгалтер может столкнуться с фактом потерь топлива в результате влияния естественных условий. В этом случае можно говорить о необходимости расчета норм естественной убыли.Вообще, нормы естественной убыли — это нормы потерь, представляющие собой естественную убыль товаров в массе или объеме, возникающую вследствие физических и химических процессов при нормальных условиях транспортировки, хранения и отпуска.Потери, не связанные с естественными процессами (например, протечка резервуара, ремонт, зачистка резервуара), при расчете норм естественной убыли не учитываются.С 20 ноября 2009 г.

Ведомость учета выдачи гсм

Внимание

Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске горюче-смазочных материалов должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения. Количество выданных горюче-смазочных материалов записывается в Ведомость учета выдачи ГСМ, в которой за полученные горюче-смазочные материалы расписывается водитель, а в путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее горюче-смазочные материалы.

Бланкер.ру

Письме УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2.Арбитражные суды указывают на то, что указанная форма носит обязательный характер только для автотранспортных организаций, а, следовательно, отсутствие каких-то реквизитов в путевом листе не говорит о неподтвержденности транспортных расходов (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от 18.11.2009 N КА-А40/12213-09; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2009 по делу N А56-20450/2008).Итак, путевой лист должен составляться, но предприятия, не являющиеся автотранспортными, не обязаны придерживаться унифицированной формы.Тем не менее, во избежание возможных конфликтов, без необходимости унифицированную форму лучше не корректировать.Как правило, путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену.

Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов

Талоны должны быть заверены печатью предприятия.Повторная заправка транспортного средства может производиться только после сдачи полного отчета по ранее полученным ГСМ. Если заправка осуществляется по талонам, то неиспользованные талоны должны быть сданы, а данная операция отражена в ведомости возврата талонов.Путевые листы.

Расходы на горюче-смазочные средства могут быть признаны на основании документов, содержащих данные о фактическом пробеге и расходе топлива, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта.Документом, наиболее полно отражающим перечисленную информацию, является путевой лист автомобиля (формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).Минфин России в Письме от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 указал, что форма путевого листа легкового автомобиля носит обязательный характер лишь для автотранспортных организаций.

Ведомость учета выдачи дизельного топлива и бензина

Оформление и учет движения ГСМ внутри организации рекомендуется организовать в соответствии с требованиями Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденного постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74 (далее — Положение № 74) (несмотря на то, что данный документ является обязательным для исполнения государственными организациями, иными организациями, имеющими долю государственной собственности, а также колхозами). Рассмотрим установленный Положением № 74 порядок оформления движения ГСМ, который целесообразно применять в случае, когда организация централизованно приобретает ГСМ для заправки транспортных средств, осуществляет их хранение и выдачу по мере необходимости для использования.

Учет расходования горюче-смазочных материалов (гсм)

Инфо

Если ГСМ нужны для иных целей Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами (формы М-8 и М-10).

Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.

Когда допустима повторная заправка Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую. Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия.

Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу.

Документальное оформление движения горюче-смазочных материалов

Учет топлива ведется в показателях массы (килограммы и тонны) и объема (литры). Следует знать, что объем и плотность горючего зависят от колебаний температуры: при ее повышении объем топлива увеличивается, а при понижении — уменьшается.
При этом масса ГСМ остается постоянной. Пример 1. На предприятие от поставщика поступил бензин. В документах поставщика количество топлива указано в тоннах — 0,8 т бензина плотностью 0,78 кг/л, что соответствует 1025,641 л (800 кг: 0,78 кг/л).
Как мы видим из примера 1, для пересчета веса топлива в объем необходимо располагать данными о плотности конкретных ГСМ.

При решении этого вопроса необходимо также принимать во внимание возможные установки и рекомендации вышестоящих организаций (при их наличии). Принятый вариант учета должен максимально обеспечивать внутренний контроль за движением топлива и исключать возможность хищений.

Важно

Составление отчета о движении горюче-смазочных материалов На основании документов, по которым в организации производились прием и отпуск горюче-смазочных материалов, товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, материально ответственное лицо составляет отчет о движении горюче-смазочных материалов (п. 79 Инструкции № 133). Рекомендуем установить порядок, который бы предусматривал, что перед сдачей в бухгалтерию отчет должно проверить и подписать лицо, возглавляющее службу топливно-энергетических ресурсов организации, или иное лицо, уполномоченное руководителем организации.

Образец ведомости выдачи горюче смазочных материалов

НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете. Как выглядит и заполняется документ В бумаге имеется три части:

Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько). Также в табличной части упомянуты талоны на получение.

Ведомость выдачи горюче смазочных материалов

На предприятии выявлено хищение ГСМ на общую сумму 23 200 руб. Руководство предприятия обратилось в правоохранительные органы, виновник хищения найден, суд обязал его возместить ущерб.

В учете произведены записи:Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»К-т сч. 10 «Материалы», субсч. «Топливо»,23 200 руб.выявлена недостача ГСМ;Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»23 200 руб.убытки от кражи ГСМ отнесены на виновное лицо. В случае если виновное лицо не может погасить сумму убытка, а обращение взыскания на его имущество невозможно, сумма убытка со счета 94 списывается в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».Водитель компенсирует стоимость перерасходованного сверх нормативов топлива.

Рассмотрим на примере 4, как отражаются в учете расчеты, производимые в такой ситуации.

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются одной из основных статей расходов при эксплуатации автотранспорта. Поступление ГСМ в организацию и их оприходование материально ответственным лицом осуществляется на основании документа, выписанного поставщиком. В первую очередь таким документом может быть товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 или товарная накладная формы ТН-2.

В случаях, когда заправка транспортных средств производится на автозаправочных станциях поставщика ГСМ по специальным электронным картам, поставщик по итогам месяца оформляет отчет по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам (форма НТУ-АЗС) (далее - отчет), бланки которого утверждены постановлением Минфина РБ от 06.04.2006 № 36 «Об утверждении бланков отчета по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ-АЗС и Инструкции по их заполнению». Данный отчет служит основанием для принятия к учету товарно-материальных ценностей, оказанных услуг у их получателя. Вычет сумм НДС, указанных в отчете, производится получателем в месяце получения товарно-материальных ценностей, оказания услуг независимо от даты выписки отчета (при условии получения этого отчета до срока сдачи налоговой декларации по НДС за указанный отчетный период). При отсутствии отчета до даты сдачи налоговой декларации по НДС за этот налоговый период вычет НДС производится в том налоговом периоде, в котором получен отчет.

При приобретении топлива за наличный расчет документом, подтверждающим получение и оплату ГСМ, является чек кассового суммирующего аппарата, выданный оператором автозаправочной станции.

Рассмотрим установленный Положением № 74 порядок оформления движения ГСМ, который целесообразно применять в случае, когда организация централизованно приобретает ГСМ для заправки транспортных средств, осуществляет их хранение и выдачу по мере необходимости для использования. Приемка, хранение и выдача ГСМ осуществляется в этом случае материально ответственными лицами, специально назначенными в организации для выполнения этих функций.

Согласно п. 10 Положения № 74 учет горюче-смазочных материалов в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета материалов формы М-12, утвержденной постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 214, или в книге складского учета материальных ценностей формы М-17, приведенной в приложении 26 к постановлению Минфина РБ от 08.02.2005 № 15, раздельно по каждому наименованию и марке горюче-смазочных материалов. На основании оформленных в установленном порядке первичных документов в названные карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску горюче-смазочных материалов и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.

Складской, а также бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами. Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске горюче-смазочных материалов должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения.

Количество выданных горюче-смазочных материалов записывается в Ведомость учета выдачи ГСМ, в которой за полученные горюче-смазочные материалы расписывается водитель, а в путевом листе расписывается , отпустившее горюче-смазочные материалы.

При выдаче топлива материально ответственное лицо ежедневно оформляет Ведомость учета выдачи ГСМ(пример-форма бухгалтерской учётной документации 1)

ВЕДОМОСТЬ №

учета выдачи

(наименование и марка ГСМ)

"__"________20__ г.

На каждую марку ГСМ ведется отдельная ведомость.

На основании документов, по которым в организации производился прием и отпуск горюче-смазочных материалов (товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи ГСМ), материально ответственное лицо составляет Отчет о движении горюче-смазочных материалов(пример-форма бухгалтерской отчётной документации 2). Этот отчет вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем организации, представляется в бухгалтерию организации и служит основанием для отражения в учете движения горюче-смазочных материалов. Перед сдачей в бухгалтерию отчет проверяется и подписывается лицом, возглавляющим службу топливно-энергетических ресурсов организации, или иным лицом, уполномоченным руководителем организации.

Образец формы бухгалтерской учётной документации 2

(наименование организации)

о движении горюче-смазочных материалов

за "__ " ________ 20__ г.

Материально ответственное лицо
(фамилия, имя, отчество)
	Наимено-вание	Единица измерения	на начало отчетного	Поступило за отчетный период	Расход за отчетный период	на конец отчетного периода	Показания счетчика на
от нефтебазы	Возвра-щено води-телями	отчетного	отчетного




Приложено документов
(прописью)
Материально ответственное лицо
(подпись)
Отчет проверил
(должность, подпись)

Оформленные путевые листы после их обработки передаются в службу топливно-энергетических ресурсов. Записи в путевых листах сверяются с записями в ведомостях учета выдачи и возврата топлива, приложенных к отчету о движении горюче-смазочных материалов. После этого заполняется Карточка учета расхода топлива автомобилем(пример-форма бухгалтерской учётной документации 3), которая ведется на каждое транспортное средство, машину, механизм. Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, записывает в карточку фактические и нормативные расходы топлива и выводит результат.

Образец формы бухгалтерской учётной документации 3

за _____ 20__ г.

_______________________

* Бланк карточки см.: Гл. бухгалтер. Учет. и отчет. документация. - 2004. - № 6. - С. 87-88 (вкладыш).

Обращаем внимание, что в случае, когда учет выдачи топлива ведется в единицах массы (кг), при составлении карточки учета расхода топлива автомобилем данные ведомости учета выдачи ГСМ следует перевести в единицы объема (литры). Делается это при помощи коэффициентов перевода.

Значение коэффициента перевода зависит от ряда факторов, в частности от температуры окружающей среды. Поэтому используется усредненное значение коэффициента перевода из литров в килограммы, которое, например, для дизельного топлива равно 0,84. Соответственно коэффициент перевода из килограммов в литры для дизельного топлива составит 1,19 (1 / 0,84).

О всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива материально ответственное лицо обязано незамедлительно сообщить руководителю организации (или начальнику службы топливно-энергетических ресурсов) для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.

Топливо, в т.ч. используемое на двигательные нужды автомобильных транспортных средств, относится к запасам (материалам). Это следует из перечня товарно-материальных ценностей, относящихся к запасам, приведенного в п. 3 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133 (далее - Инструкция № 133). Особенности бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов приведены в гл. 4 Инструкции № 133 .

ПОСТУПЛЕНИЕ ТОПЛИВА

Поступление в организацию и оприходование материально ответственным лицом топлива осуществляется на основании документа, выписанного поставщиком. В первую очередь такими документами являются товарно-транспортные накладные формы ТТН-1 и товарные накладные формы ТН-2.

В случаях, когда заправка транспортных средств производится на автозаправочных станциях по специальным электронным картам, поставщик по итогам месяца оформляет отчет по отпуску топлива. Указанный отчет служит основанием для принятия к учету топлива у получателя.

Форма отчета законодательно не утверждена, но она должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам. Так, первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом РБ, должны содержать следующие сведения (см. п. 2 ст. 10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З ; далее - Закон):

Наименование документа, дату его составления;

Наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

Должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Кроме того, необходимо соблюдать сроки оформления первичных учетных документов: первичный учетный документ составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения (п. 5 ст. 10 Закона).

При приобретении топлива за наличный расчет документом, подтверждающим получение и оплату ГСМ, является оформленный в установленном порядке чек кассового суммирующего аппарата, выданный оператором автозаправочной станции.

ДВИЖЕНИЕ ТОПЛИВА ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ

Оформление и учет движения топлива внутри организации зависят от способа приобретения топлива. Можно выделить 2 основных варианта приобретения топлива:

1) приобретение топлива у поставщиков оптом, хранение его в собственных резервуарах и заправка транспортных средств с использованием собственного топливораздаточного оборудования (далее - оптовое приобретение топлива);

2) приобретение топлива у поставщиков на АЗС с использованием электронных карт и иных способов фиксации отпущенного топлива (далее - приобретение на АЗС).

Организации могут использовать оба варианта одновременно.

Оптовое приобретение топлива

При оптовом приобретении топливо приходуется назначенным в организации материально ответственным лицом на основании оформленной поставщиком товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 или товарной накладной формы ТН-2.

Учет топлива в местах хранения ведут материально ответственные лица в карточках (книгах) складского учета раздельно по каждому наименованию и марке горюче-смазочных материалов (п. 78 Инструкции № 133). Формы карточки (книги) законодательством не установлены (за исключением бюджетных организаций), поэтому организация должна утвердить такие формы самостоятельно.

Может быть применена следующая форма карточки - карточка складского учета типовой формы М-17, утвержденная приказом ЦСУ СССР от 14.12.1972 № 816:

Книга складского учета может иметь следующую форму:

Количество топлива, выданного через топливораздаточное оборудование, необходимо записать в ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов, в которой за полученные горюче-смазочные материалы расписывается водитель. В путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее горюче-смазочные материалы (п. 77 Инструкции № 133). Форму ведомости учета выдачи горюче-смазочных материалов организация разрабатывает и утверждает самостоятельно. При выборе форм по учету движения топлива за основу можно взять действовавшие ранее, которые были утверждены Положением о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденным постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74 (утратило силу с 27 января 2011 г.; далее - Положение). В Положении был более детально, чем в Инструкции № 133, изложен порядок документального оформления и учета горюче-смазочных материалов. Несмотря на его отмену, ряд норм этого документа можно использовать при разработке учетной политики организации.

Пример 1. Оформление ведомости учета выдачи ГСМ

Автотранспортная организация ООО "АБВ" приобретает топливо за безналичный расчет и заправляет автомобили при их выпуске в рейс по мере необходимости. Топливо хранится в специальных резервуарах организации. При выдаче топлива материально ответственное лицо ежедневно оформляет ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов следующего содержания:

На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (накладных формы ТТН-1 или ТН-2, ведомости учета выдачи горюче-смазочных материалов) в карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску топлива и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.

Необходимо выбрать единицу измерения учета топлива

Ранее Положение устанавливало, что складской, а также бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами. Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске горюче-смазочных материалов должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца.

В настоящее время законодательство не устанавливает строгого порядка, регулирующего, в каких единицах измерения (по массе - тонны, килограммы и т.д., или объему - литры) ведется учет топлива на складах, пунктах заправки и т.п. Таким образом, порядок выбора единицы измерения учета топлива - вопрос учетной политики организации. При решении этого вопроса необходимо также принимать во внимание возможные установки и рекомендации вышестоящих организаций (при их наличии). Принятый вариант учета должен максимально обеспечивать внутренний контроль за движением топлива и исключать возможность хищений.

Составление отчета о движении горюче-смазочных материалов

На основании документов, по которым в организации производились прием и отпуск горюче-смазочных материалов, товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, материально ответственное лицо составляет отчет о движении горюче-смазочных материалов (п. 79 Инструкции № 133). Рекомендуем установить порядок, который бы предусматривал, что перед сдачей в бухгалтерию отчет должно проверить и подписать лицо, возглавляющее службу топливно-энергетических ресурсов организации, или иное лицо, уполномоченное руководителем организации. Форму такого отчета организация устанавливает самостоятельно.

Пример 2. Составление отчета о движении ГСМ

По итогам мая 2014 г. материально ответственное лицо Иванов И.И. составил и представил в бухгалтерию отчет о движении горюче-смазочных материалов, которые ему были вручены на хранение, следующего содержания.

На основании указанного отчета работники бухгалтерии производят в учете бухгалтерские записи по движению топлива.

Карточка учета расхода топлива заполняется на основании записей в путевых листах

С целью усиления внутреннего контроля за движением топлива целесообразно, чтобы путевые листы на автомобили после обработки передавались в службу топливно-энергетических ресурсов для дальнейшей обработки и сверки с ведомостями учета выдачи и возврата топлива, приложенными к отчету о движении топлива и смазочных материалов. На основании записей в путевом листе после сверки их с ведомостями учета выдачи и возврата топлива работник данной службы (иное уполномоченное лицо) заполняет карточку учета расхода топлива, ведущуюся на каждое транспортное средство, машину, механизм. Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, записывает в карточку фактические и нормативные расходы топлива и выводит результат. Форму карточки организация устанавливает самостоятельно.

Пример 3. Составление карточки учета расхода топлива

Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, составил карточку учета расхода топлива на автомобиль "Форд Транзит", гос. номер АА7654-7 (водитель Петров П.П.) следующего содержания:

При составлении карточки учета расхода топлива данные ведомости учета выдачи топлива (если учет выдачи топлива ведется в единицах массы) надо перевести в общеустановленном порядке в единицы объема (литры) при помощи коэффициентов перевода. Значение коэффициента перевода зависит от ряда факторов, в частности от температуры окружающей среды.

Например, усредненное значение коэффициента перевода из литров в килограммы для дизельного топлива равно 0,84; соответственно коэффициент перевода из килограммов в литры для дизельного топлива составит 1,19 (1/0,84).

Обо всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива незамедлительно докладывается руководителю организации (или начальнику службы топливно-энергетических ресурсов) для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.

Приобретение топлива на АЗС

При приобретении топлива на АЗС топливо заливается непосредственно в баки транспортных средств и в организации не хранится. Материально ответственным лицом является водитель транспортного средства. При каждом получении топлива водитель записывает его количество в путевой лист.

В бухгалтерском учете топливо отражают на основании отчета по отпуску топлива, представленного поставщиком (АЗС), либо документов на приобретение топлива за наличный расчет.

Поскольку топливо в организации не хранится, то, как правило, карточки (книги) складского учета топлива, ведомости учета выдачи топлива и отчет о движении горюче-смазочных материалов не ведутся.

Учет топлива в баках транспортных средств ведет назначенный работник в карточках учета расхода топлива (см. пример 5). Такой учет должен быть налажен по каждому автомобилю в разрезе материально ответственных лиц (водителей). Карточка учета расхода топлива заполняется на основании данных путевых листов о заправке и расходе топлива. Указанные данные необходимо сверить с представленным поставщиком отчетом по отпуску топлива (документами на приобретение топлива за наличный расчет).

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ТОПЛИВА

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов организации ведут на счете 10 "Материалы" по видам горюче-смазочных материалов, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты следующие субсчета:

- "Топливо на складах";

- "Топливо в баках транспортных средств".

Организуем учет топлива на складах

На счете 10, субсчет "Топливо на складах", учитывают наличие и движение всех видов горюче-смазочных материалов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки (как стационарных, так и передвижных), на производственных участках, в отделениях, бригадах и т.п.

Основанием для записей являются:

По дебету субсчета "Топливо на складах" - товарно-транспортная накладная и другие первичные учетные документы, по которым производится оприходование поступивших горюче-смазочных материалов материально ответственными лицами;

По кредиту субсчета "Топливо на складах" - ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов, требование, лимитно-заборная карта, товарно-транспортная накладная.

Стоимость отпущенных горюче-смазочных материалов с нефтескладов (пунктов заправки) на производство и реализацию продукции, выполнение работ, оказание услуг отражается по дебету счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию и кредиту счета 10, субсчет "Топливо на складах".

Учет топлива в баках транспортных средств

На субсчете "Топливо в баках транспортных средств" учитывают горюче-смазочные материалы, полученные на заправку автомобиля водителями. На основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, сверенных с данными путевых листов, и документов о заправке транспортных средств , машин и механизмов на заправочных пунктах стоимость горюче-смазочных материалов отражается записью:

Д-т 10, субсчет "Топливо в баках транспортных средств", - К-т 10, субсчет "Топливо на складах".

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов на субсчете "Топливо в баках транспортных средств" ведется по организации в целом или с подразделением по автоколоннам, бригадам и т.п.

Важно! Данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на субсчете "Топливо в баках транспортных средств", ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков (п. 82 Инструкции № 133). Законодательством не установлена форма такого акта, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. Исключение - организации по агрохимическому обслуживанию сельского хозяйства, рыболовства, рыбоводства, которым установлена примерная форма акта снятия остатков постановлением Минсельхозпрода РБ от 01.07.2011 № 269.

Путевой лист не является первичным учетным документом

В настоящее время путевой лист не является первичным учетным документом, поэтому сам по себе он не считается основанием для отражения движения топлива в бухгалтерском учете. Однако по данным путевого листа составляется первичный учетный документ, являющийся основанием для осуществления бухгалтерских записей.

Так, основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период (п. 83 Инструкции № 133). Указанные ведомости или карточки принимают к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет горюче-смазочных материалов, делает соответствующую отметку.

Основанием для списания горюче-смазочных материалов на работу оборудования, машин и механизмов, которая не оформляется путевым листом, может являться отчет о расходе горюче-смазочных материалов на производство.

Стоимость горюче-смазочных материалов, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, подлежит списанию в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10, субсчет "Топливо в баках транспортных средств", в зависимости от направления их использования.

Если у компании есть водитель, то он должен подтверждать расход топлива при помощи путевого листа. Именно на основании этого документа происходит выдача горюче-смазочных материалов для транспортных средств, а также их списание. Данная бумага очень значима, так как она относится к первичной документации как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Потому ее следует правильно оформлять, не допуская ошибок и неточностей. В этой статье мы поможем разобраться, как следует составлять ведомость учета выдачи ГСМ, чтобы она была верной с юридической точки зрения и не вызывала вопросов у представителей контрольных органов.

О путевых листах

В Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 приводится форма путевого листа для разных видов транспортных средств.

Но данные бланки разрабатывались специально для предприятий, специализирующихся на транспортных перевозках. А как быть другим фирмам, у которых есть свои рабочие машины? Министерство финансов России уточнило, что эта форма подходит только для транспортных компаний, а остальные могут применять свою форму путевого листа, которую сами же вправе и разработать.

Под путевыми листами понимают бумагу, в которой зафиксирован пробег авто. Именно основываясь на этом, ответственное лицо и определяет расход топлива.

Принципы оформления

В каждом путевом листе должны отражаться такие обязательные реквизиты:

Название документа.
Дата, когда он был написан.
Название организации, сделавшей лист.
Цель хозяйственной операции с использованием машины.
Как измеряется данная операция в денежной форме.
Перечень ответственных лиц и их личные подписи.

Стоит знать, что именно путевой лист дает право водителю компании выезжать за пределы территории организации на общественную дорогу. Работники ГИБДД, проверяя этот документ, понимают, к какому предприятию относится транспорт и по какому назначению он выезжает.

Списание

Бухгалтерия списывает ГСМ каждый месяц. Каждый бланк путевого листа подается в бухгалтерский отдел, где специалист проверяет правильность заполнения. Для того чтобы списать бензин, специалист бухотдела использует такую документацию:

Сами путевые листы.
Журнал регистрации документов.
Авансовые отчеты.
Приказы руководителя. Они касаются ежемесячного лимита горюче-смазочных материалов, направлений сотрудника в командировку и других вещей, связанных с перевозками внутри предприятия.
Акт о списании.

Отражается в бухучете такое списание как дебет «Расходование материальных запасов», кредит «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Заключение

Как образец вы можете использовать ведомость учета ГСМ, которая доступна . Эта типовая форма поможет любой компании правильно составить данную бумагу. В заключение отметим, что ГСМ являются существенной статьей расходов для многих компаний. Поэтому бухгалтерия должна вести строгий учет в этом деле и документально обосновывать такие затраты.

Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.

ФАЙЛЫ

Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.

Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.

Законные основания

Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.

На основании чего выдается топливо

Выдача ГСМ производится строго при наличии у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.

Как выглядит и заполняется документ

В бумаге имеется три части:

Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).

Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Аналоги путевого листа

Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
для спецтехники – рапорты о работе;
документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.

Электронный вид

Удобнее всего осуществлять оформление этого документа через программу 1С.

В ней существует специальный модуль учета ГСМ. Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи. Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов.

Если ГСМ нужны для иных целей

Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами ( и М-10).

Когда допустима повторная заправка

Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.

Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.

Налоговый учет

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.

Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.