Универсальные передаточные документы. УПД: расшифровка в бухгалтерии
Еще в октябре прошлого года ФНС России разработала и представила на публику универсальный передаточный документ (далее – УПД) (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ " ", далее – письмо о применении УПД).
Его форма содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. Таким образом, организация может применять его либо для расчетов с бюджетом по НДС и подтверждать расходы, либо только как первичный учетный документ.
Казалось бы, его использование способно снизить документооборот в разы, но не все организации и ИП спешат применять УПД. И дело здесь может быть как в финансовых вопросах, ведь внесение нового бланка в автоматизированные системы документооборота требует и времени, и денег, так и в налоговых – существует опасение, что могут возникнуть сложности при подтверждении расходов и заявлении вычета по НДС.
Попытаемся разобраться, напрасны ли опасения налогоплательщиков.
Что представляет собой УПД, и для чего он нужен
Название этого документа говорит само за себя – он объединяет в себе сразу две важные бумаги: счет-фактуру и первичный учетный документ, оформляющий ту или иную операцию.Однако в основу УПД положена все же форма счета-фактуры, которая дополнена необходимыми реквизитами. Это сделано потому, что данную форму налогоплательщик не имеет право разработать сам () в отличие от форм накладных или актов приемки-передачи выполненных работ. Напомним, что с 2013 года организации и ИП получили право составлять свои формы первичных документов, а обязанность использовать унифицированные была отменена (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ " "; далее – закон о бухучете).
Стоит отметить, что форма УПД, предложенная ФНС России, носит рекомендательный характер. Налогоплательщик, как и раньше, может продолжать использовать:
- форму счета-фактуры, установленную постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 " " (далее – Постановление № 1137);
- формы первичных документов, разработанных самостоятельно и содержащих все реквизиты в соответствии с .
И, наоборот, применение УПД не лишает возможности:
- учитывать оформленный факт в целях бухгалтерского учета;
- использовать право на вычет по НДС;
- подтверждать затраты в целях налога на прибыль и других налогов.
Однако если с подтверждением расходов все просто: не содержит конкретного перечня документов их подтверждающих, то есть УПД гармонично вписывается в налоговый учет, то насчет вычетов по НДС многие налогоплательщики боятся, что могут возникнуть проблемы.
Вторая же часть УПД состоит из 12 строк (строки 8-19).
В строке 8 "Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)" указывается информация, которая позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки. То есть прописываются реквизиты договора, соглашения, поручения и т. п. Обязательный реквизит.
В строке 9 "Данные о транспортировке и грузе" следует прописывать реквизиты транспортных документов, поручений экспедиторам, складских расписок и прочие уточняющие сведения о перевозке. Также эта строка может содержать информацию о грузе: количестве, массе нетто/брутто, комплектации и т.д.
В строках 10 и 15 вписываются должности, ФИО и подписи лиц, соответственно передавших и получивших товары (работы, услуги, имущественные права). Если передает товар то же лицо, которое является уполномоченными за подписание счета-фактуры, то в строке 10 подпись можно не ставить, а только указать ФИО и должность.
В строках 11 и 16 заполняются даты соответственно отгрузки (передачи) и получения товаров (работ, услуг, имущественных прав). Дата в строке 16 не может быть раньше даты в строке 11 , а та в свою очередь может быть или равной, или позднее даты составления УПД. Оба показателя обязательными не являются, однако налоговики рекомендуют заполнять их даже в случае совпадения с датой составления документа. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.
Строка 12 предназначена для того, чтобы вносить иные сведения об отгрузке. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. В свою очередь в строке 17 "Иные сведения о получении/приемке" указывается информация о наличии/отсутствии претензий или также данные о документах, оформленных покупателем и являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.
В строках 13 и 18 отражается информация о лицах, ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Оба реквизита являются обязательными. Обратите внимание, что такими лицами могут быть и ответственные за передачу (получение) груза (строки 10 и 15 ), а также руководитель организации или главный бухгалтер. В случае если именно эти лица являются ответственными за правильность оформления сделки, то в строках 13 и 18 указываются их должности и ФИО без проставления подписей.
Поскольку форма УПД может быть дополнена и другими строками, то в случае необходимости (например, если в организации за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц) нужно будет ввести дополнительную строку 13а или 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.
Строки 14 и 19 могут использоваться для внесения наименований и иных реквизитов, определяющих экономических субъектов, составивших УПД со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть указаны сведения о лице, ведущем бухучет на основании договора или информация о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар (работы, услуги), приобретенные у продавца от своего имени. Оба реквизита являются обязательными, однако если на документе будут проставлены печати, имеющие в своем составе полное наименование сторон сделки, то эти строки можно не заполнять. Что касается самой печати, то она может и не проставляться, но только если заполнены все обязательные реквизиты первичного документа ().
3 причины использовать УПД
С точки зрения налогового документооборота использовать УПД, безусловно, выгодно. Во-первых, снижается количество документов, которыми обмениваются контрагенты. Во-вторых, уменьшается объем бумаг, предоставляемых в налоговые органы. Следовательно, происходит экономия финансов налогоплательщика на обмен (передачу), хранение и учет этих первичных документов.
Кроме того, снижаются и трудозатраты, ведь сокращается время, потраченное на заполнение документов, поскольку указать реквизиты один раз в УПД легче, чем два раза: и в счет-фактуре, и в первичном учетном документе.
Да, ко всему новому достаточно сложно привыкнуть, но форма УПД не ноу-хау – практически все реквизиты знакомы налогоплательщику не понаслышке. Тем более в письме о применении УПД ФНС России разъяснила порядок их заполнения. Таким образом, проблем с привыканием быть не должно.
И как уже говорилось, не нужно бояться, что УПД не примут для подтверждения расходов или вычетов по НДС. Если все заполнено правильно и все реквизиты на месте, то проблем с налоговыми органами не возникнет. В подтверждение этому есть письма контролирующих органов.
А что касается НДС, то в письме об УПД прямо прописано, что если в реквизите "Статус" проставлено значение "1" и все необходимые для счета-фактуры реквизиты заполнены правильно, то проблем с вычетом по НДС возникнуть не должно.
Таким образом, если налогоплательщик правильно заполнит УПД, то он не только избежит претензий налоговых органов, но и сэкономит на учете, хранении и передаче первичных документов.
Универсальный передаточный документ: заменяет ли акт выполненных работ?
Чтобы упростить документооборот, компания может перейти на использование универсальных передаточных документов (УПД). УПД содержат все необходимые реквизиты для счета-фактуры и первичных документов, используемых для оформления хозяйственных операций. Таким образом, универсальный передаточный документ заменяет акт выполненных работ, акт оказания услуг, накладные, счет-фактуру и т.д.
Как оформлять УПД вместо акта выполненных работ?
УПД может оформляться по официальной форме, которую подготовила ФНС России. Эта форма не является обязательной для применения, и при желании ее можно доработать и включить в нее дополнительные элементы либо исключить ненужные. Фактически официальная форма, разработанная налоговиками, — это расширенная версия счета-фактуры.
Основная часть УПД включает непосредственно форму счета-фактуры. Она выделена черной рамкой и не подлежит изменению. Это вытекает из п. 9 Приложения N 1 Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137 и дополнительно подтверждено ФНС России в Письме от 23.12.2015 № ЕД-4-15/22619 , согласно которым форма счета-фактуры должна быть сохранена.
Кроме этого, в официальную форму включены реквизиты, необходимые для правильного оформления первичного документа в соответствии со ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ о бухгалтерском учете, в том числе сведения о передаче/приемке товара, услуг, результатов работ; лице, ответственном за оформление операции.
Для того чтобы перейти на использование УПД, компании нужно совершить ряд действий. Во-первых, так как УПД является разновидностью первичного документа, его форму должен утвердить руководитель компании. Кроме того, возможность применения УПД нужно указать в учетной политике компании.
Во-вторых, нужно согласовать применение УПД с контрагентами компании. Нередко формы документов о приемке, документов, используемых для осуществления расчетов, прописываются в договорах. Если в договорах компании указаны акты и счета-фактуры, то, чтобы применять универсальный передаточный документ вместо акта выполненных работ, нужно будет подписать дополнительное соглашение с контрагентом и предусмотреть в нем соответствующие условия.
Варианты использования УПД
Компания может применять УПД вместо акта выполненных работ в 2-х вариантах:
- В качестве замены акта и счета-фактуры.
- Только как замену акта.
В первом варианте передаточный документ выступает в роли обоих документов сразу. Согласно рекомендациям ФНС он имеет статус «1», который проставляется в специально предназначенном для этого поле. Соответственно, при его оформлении заполняются все обязательные графы и строки и для первичного документа, и для счета-фактуры. В таком случае правильно заполненный УПД может быть использован для получения вычета по НДС.
Во втором варианте использования УПД заменяет акт выполненных работ, но счет-фактура выставляется отдельно. В поле для указания статуса проставляется значение «2». В этом случае для того, чтобы УПД был признан в качестве оправдательного документа, в нем должны быть заполнены все обязательные для первичных документов реквизиты, в том числе и часть реквизитов из граф и строк для счета-фактуры. Однако все эти поля заполнять не требуется, так как счет-фактура будет выставляться отдельно.
Общие рекомендации по заполнению УПД с указаниями, какие поля подлежат заполнению, приведены в приложении к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 , которым утверждена официальная форма УПД.
УПД (универсальный передаточный документ): когда можно применять
В 2013 году ФНС России ввела в гражданский оборот новую форму первичного документа - УПД (универсальный передаточный документ). Когда можно применять УПД? Для чего нужна эта форма? Кто может ее использовать и что для этого сделать? Расскажем в этой статье.
Назначение УПД
Виды УПД
УПД может использоваться в 2-х вариантах:
- либо одновременно как счет-фактура и передаточный документ;
- либо только как документ, подтверждающий передачу материальных ценностей.
В первом случае в УПД указывается статус документа 1, во втором - 2. В зависимости от варианта использования предусмотрены разные правила заполнения этих документов.
В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Только в этом случае такой документ можно будет применять для получения вычетов по НДС и учета затрат по налогу на прибыль.
В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции. Счет-фактура при этом оформляется при необходимости отдельно.
Новая форма "Универсальный передаточный документ" официально утверждена документом Приложение № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Подробнее о применении формы "Универсальный передаточный документ":
- Правила оформления универсального передаточного документ (УПД) с 01.07.2017
Универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017? Каким... универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017? Рассмотрев... России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны... самостоятельно. Обоснование вывода: УПД может использоваться, в частности, как... @). В таком случае форма УПД должна содержать все обязательные реквизиты... России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны...
- Универсальный передаточный документ или универсальный счет?
Реализацией товаров (работ, услуг). Хотя УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных... нарушая законодательство, может объединить в УПД информацию ранее обязательных для применения... документооборот предприятия. К сведению УПД не применяется для оформления фактов... бы один. Как применить УПД (УСО)? УПД сам по себе не предназначен... реквизитов. Таким образом, заполнение УПД согласно требованиям к счету-фактуре... не советуем сокращать базовый вариант – УПД, разработанный налоговиками. Он включает...
- Зачем нужен универсальный передаточный документ? Как его заполнить и применять?
В каких случаях можно использовать УПД Универсальный передаточный документ позволяет использовать... Как исправить ошибку в УПД Ошибки в УПД нужно исправить по правилам... Порядок зависит от статуса УПД. Если используете УПД и как первичный документ... составьте новый УПД со статусом 2; либо исправьте первичный УПД. УПД со статусом... 2 Когда УПД используете только как... первичный УПД. Корректировка реализации и УПД В настоящее время форма корректировочного УПД...
- Оформление счетов-фактур: первая половина 2017 года
Трудности. Можно ли, например, использовать УПД как товаросопроводительный документ вместо счета... на территорию другого. Да, УПД предназначен для подтверждения факта передачи... . Поэтому для внешней торговли УПД в качестве товаросопроводительного документа не... реквизитов. Таким образом, заполнение УПД в соответствии с требованиями к... оформления которых может быть использован УПД, не указывает на возврат... оформления которых может быть использован УПД, приводится для наиболее распространенных фактов...
- Новый показатель в счете-фактуре
Не корректируют. Напомним также об УПД, который многие налогоплательщики оформляют вместо... мнению, до внесения изменений в УПД идентификатор можно указать в любом... , соответствующей счету-фактуре, так как УПД, по существу, представляет собой расширенную... самостоятельно внести изменения в форму УПД аналогично тому, как это сделает... , организация вправе использовать рекомендованную форму УПД только в случае, если ее... договоры генеральный исполнитель, в использовании УПД. То есть счета-фактуры...
- Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?
Может заменять универсальный передаточный документ (УПД), составляемый на основе формы счета... в других формах накладных и УПД. Нормами действующего законодательства не предусмотрено... доверенностей и приказов в накладных, УПД и счетах-фактурах, что не...
- Обзор изменений законодательства за апрель 2016 г.
Вычеты по НДС на основании УПД, соответствующего требованиям, предъявляемым к счету... ЕвразЭС УПД не заменяет транспортные документы. Однако УПД со статусом «1» (УПД является...
- Обзор изменений законодательства за май 2016 г.
... /5702 Рассмотрен вопрос возможности применения УПД при экспорте. ФНС пришла к... выводу, что при экспорте УПД не заменяет транспортный, товаросопроводительный документ... в страны ЕвразЭС). При этом УПД со статусом «1» можно использовать...