Проводки внесение в кассу излишне выплаченной зарплаты. Причины начисления и процесс возврата излишне выплаченной заработной платы

В организациях иногда происходит так, что сотрудник получает излишнюю сумму по заработной плате. Это одиночные случаи, которые никаким образом не должны стать закономерностью. И не важно, по какой причине возникла переплата денежных средств: по вине самого сотрудника, по ошибке бухгалтера, из-за каких-нибудь технических накладок, по случаю увольнения, отпуска, предоставленного авансом или других. При большинстве таких обстоятельств работник идёт навстречу работодателю и разрешает сделать возврат излишне выплаченной зарплаты. Конечно, можно попытаться следовать законодательным документам и по несколько раз проверять точность всех расчётов, но никто не даст гарантии, что не произойдёт случайный сбой на каком-то этапе. Для начала стоит рассмотреть все варианты исправления ошибки и возврата средств.

Возможные причины

Существует два вида причин, по которым следует возвращать излишние начисления:

  • ошибки арифметического характера;
  • ошибки, допущенные ответственным лицом, которое выполняет расчёт заработной платы.

Это не простое разделение: в первом варианте работодатель самостоятельно производит возврат проводки излишне выплаченной зарплаты в бюджете. Во втором – в известность ставится работник и только с его согласия в бюджет возвращаются средства, переплаченные по какой-то причине. Далее разберём способы возврата.

Возврат в случае арифметической ошибки

При арифметической ошибке переплаты денежных средств (зарплаты) работнику, руководитель может в течение месяца издать приказ про отчисление без согласия работника вернуть их обратно. Никакие возражения со стороны работника не могут служить препятствием для этого. После того, как миновал месяц со дня выплаты неверной суммы, уже никакого отчисления провести невозможно. Согласно законодательству, предприятие лишается такого права, даже судебное разбирательство недопустимо, так как отсутствует возможность подачи искового заявления.

Возврат из-за другой ошибки ответственного лица, осуществляющего бухгалтерские проводки по зарплате

В этом случае возможны два варианта: исправление ошибок в текущем году и исправление ошибок минувших лет.

Исправление ошибок в текущем году

Текущим периодом в бюджетных организациях считается время с первого января по тридцать первое декабря того же года.

В текущем периоде проводится отражение сумм в восстановлении кассовых расходов. Они вносятся в бухучёт на основании заявления работника. Сами средства зачисляются в соответствии с кодами, по которым насчитывались отчисления. Суммы расходов, после зачисления, уменьшаются до нужных. Также, производится корректировка фактических расходов.

Ошибки прошлых годов

Операции, которые были осуществлены позже, считаются операциями прошлых годов. Например, если была выявлена ошибка в феврале 2016 года за ноябрь 2015 года, то она подлежит исправлению, но уже как ошибка прошлых лет. Их нельзя исправлять, как происшедшие в текущем, методом восстановления кассовых операций и корректирования фактических расходов. Все суммы излишних начислений за прошлые периоды перечисляются в общий бюджетный фонд.

Что же предпринять, если была выявлена излишняя выплата зарплаты?

Первым делом нужно поставить в известность руководителя и письменно уведомить сотрудника. Обязательно стоит указать по какой причине и в каком размере произошла переплата. Также в документе должно быть оформлено предложение о возврате оговоренной суммы с возможностью вычисления из следующей заработной платы. Не следует забывать, что процент удержания не должен превышать двадцати от всей суммы месячного заработка. Когда в ответ от работника получено согласие в письменном виде, стоит приступить к процедуре возврата. В ином случае спор может решить только судебное разбирательство.

Арифметические (счётные) ошибки

Принято считать, что к счётным ошибкам относятся сбои в компьютере, неправильное сложение составных частей документа, сбои в бухгалтерской программе (например, двойная зарплата), механические ошибки при вводе данных и так далее. Их факт подтверждается способом написания объяснительной записки про неправильный расчет заработной платы.

Если не было счётной ошибки или недобросовестных намерений работника, то взыскание возможно только с согласия самого сотрудника. Исходя из этого, в случае начисления двойного месячного заработка, вернуть излишек можно лишь доказав вину работника, например, что, узнав о перечислении зарплаты на банковский счёт, он пришёл в кассу и получил ещё раз. Аргументом для подтверждения вины может стать справка из банка о точном времени перевода денег.

Если наличие ошибки доказано, все проводки по возврату средств следует осуществлять по тем же счетам, что и при начислении, только кредитные и дебетные счета поменять местами. Тогда получим по счетам 50, 51, 55, 68, 73 и 98 приход, а 08, 20, 23, 25, 26, 44, 69, 84, 91, 96 – кредит.

Есть и более простой вариант – отразить суму по счетам 50 (дебет) и 70 (кредит). Но при этом может повыситься расходный оборот последнего счета.

Неотработанный отпуск

Иногда, сразу после выхода из предоставленного «авансом» отпуска происходит увольнение работника. В таком случае, работодатель может удержать нужную сумму самостоятельно (при этом бухгалтер отражает проводки по зарплате по счету 73). Если сумма зарплаты меньше суммы долга и сотрудник отказывается добровольно внести недостающую сумму, то надо обратиться в суд и уже в судебном разбирательстве доказать вину работника в неосновательном обогащении. Решение суда бывает разным. В одном случае суд признаёт вину работника и назначает ему возврат задолженных денежных средств в полном объёме, а в другом – только долг по отпускным.

Ответственность бухгалтера

Что делать, если по собственному желанию сотрудник не возвращает излишне выплаченную зарплату?

Поскольку бухгалтер несет материальную ответственность за ущерб предприятию, он обязан возместить убыток, но только в размере, не превышающем среднемесячной заработной платы. Если же сумма больше среднемесячного заработка, бухгалтер возвращает лишь сумму, равную средней зарплате (п. 2 ст. 133 КЗоТ).

Возврат сотрудником излишне выплаченной суммы: Видео

Если сотруднику излишне выплатили зарплату на карточку, а он ее вернул в кассу на следующий день. Это не будет являться нарушением? Ведь тем самым мы пополняем наличные средства в кассе и тратим на собственные нужды (под отчет на материалы, ГСМ и др.)

Ответ

Законодательство разрешает удерживать ошибочно выплаченную зарплату в случае счетной ошибки бухгалтера (ст. 137 ТК РФ). Однако под счетной ошибкой понимается ошибка при расчете размера зарплаты (т. е. арифметическая ошибка в расчетах) (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).

Излишне выплаченная заработная плата может быть возвращена сотрудником добровольно.

Индивидуальные предприниматели и юридические лица (участники наличных расчетов) не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, за исключением ей:
- выплат работникам, включенных в фонд заработной платы, и выплат социального характера;
- выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
- оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдачи наличных денег работникам под отчет;
- возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.
Об этом сказано в пункте 2 Указаний Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».

Таким образом, ограничение на нецелевое использование средств установлено только для наличной выручки. При этом возвращенная приплаченная сумма заработной платы выручкой или доходом организации не является. А значит, ограничения, установленные указанием Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, не действуют.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Когда производят удержания

Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если:

  • излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах ( , );
  • доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);
  • ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

Ситуация: можно ли провести удержания, если зарплата сотруднику ошибочно выплачена два раза: по карточке и через кассу

Нет, нельзя.

Предложите сотруднику вернуть излишне полученные деньги. Если он откажется, обратитесь в суд.*

Законодательство разрешает удерживать ошибочно выплаченную зарплату в случае счетной ошибки бухгалтера (). Однако под счетной ошибкой понимается ошибка при расчете размера зарплаты (т. е. арифметическая ошибка в расчетах) ( , ).

Если же за один и тот же период зарплата сотруднику была выдана дважды, то такая ошибка счетной не считается. Ведь никаких искажений в определении размера зарплаты не было.

В подобной ситуации организации придется доказать в суде, что действия ее сотрудника были направлены на получение не полагающихся ему сумм. В качестве доказательств могут быть использованы:

  • справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена ранее, чем в кассе организации;
  • ведомость (расходный кассовый ордер) на получение той же суммы зарплаты в кассе с подписью сотрудника;
  • документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).
Предельный размер удержаний

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов причитающейся ему к выплате суммы ().

Документальное оформление

О взыскании излишне выданной зарплаты руководитель организации должен издать (). Издать приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Если такой срок сотруднику не устанавливали, приказ нужно выпустить не позднее месяца после обнаружения излишней выплаты зарплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой вывод следует из Трудового кодекса РФ. Кроме того, чтобы избежать споров с трудовой инспекцией, оформите с обоснованием причины удержания переплаты.*

Бухучет

Если в текущем периоде переплата сотруднику возникла из-за ошибочного начисления ему зарплаты в большем размере, то в бухучете корректировку излишне начисленных сумм отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 26, 29...) Кредит 70
- сторнирована излишне начисленная зарплата.

Переплату по зарплате спишите на расчеты с персоналом по прочим операциям:

Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченная зарплата» Кредит 70
- излишне выплаченная зарплата списана на расчеты с персоналом по прочим операциям.

Аналогичные проводки делают, если ошибочно начислена производственная (связанная с трудовыми достижениями).

На практике возникают ситуации, когда работнику по ошибке перечисляют зарплату больше, чем нужно. С излишне выплаченной заработной платы удерживают НДФЛ. Позже работник возвращает деньги в кассу. Разберемся, какими проводками отразить излишне выплаченную заработную плату.

Чтобы подробно разобраться с удержанием излишне выплаченной заработной платы , возвратом излишне выплаченной заработной платы и с тем, какие проводки использовать, рассмотрим конкретный пример.

Излишне выплаченная заработная плата

Начислили сотрудникам зарплату за прошлый месяц, удержали с нее НДФЛ. Но сумму за вычетом налога по ошибке перечислили работнику дважды. Работник пообещал вернуть деньги в кассу. Надо ли отражать излишне выданную сумму в бухучете?

В бухучете надо обязательно отразить излишне выплаченную заработную плату. Для этого можно использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям » или счет 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами ».

Для учета зарплаты используют счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда ». При начислении и выдаче денег сотрудникам надо сделать проводки:

Дебет 20, 26, 44 Кредит 70
- начислена зарплата за месяц;

Дебет 70 Кредит 51
- зарплата перечислена на карту сотруднику.

Возврат излишне выплаченной заработной платы

Ошибочно выплаченную сумму необходимо отразить в учете, даже если работник сразу вернет ее в кассу. Ведь деньги были списаны со счета компании. А значит, в учете надо показать эти операции (ст. 5 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Счет 70 не используется, поскольку сумма, которую вы перечислили второй раз, не считается зарплатой. Для учета подойдет счет 73 - на нем надо отражать все расчеты с персоналом, кроме расчетов по зарплате. Также можно использовать счет 76. Проводки следующие.

Поделиться: