График отпусков форма т 7 заполненный. Оформление графика отпусков

График отпусков (образец в excel предоставлен в статье) (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

  • женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
  • сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
  • почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
  • пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).

Что отражать в графике

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

  • основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
  • (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
  • дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления

Разберемся, как правильно заполнить график отпусков на 2019 год. Начинать необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

  • ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
  • ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
  • сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно посмотреть далее в статье.

Форма графика отпусков на 2019 год

Скачать бесплатно бланк графика можно в нашей статье. Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7 (график отпусков, бланк, представлен ниже), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ниже вы можете график отпусков на 2019 год (excel) скачать бесплатно.

Скачать график отпусков в формате Excel

Если вы предпочитаете Exсel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, форма Т-7 (скачать бесплатно 2019) представлена ниже.

Внесение изменений и отмена

Следует помнить, что составленный график отпусков (шаблон доступен для скачивания в статье) — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

  • временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
  • отзыва из него;
  • если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Знакомить ли с данным документом персонал

Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7 (график отпусков, образец заполнения можно посмотреть и скачать в нашей статье), то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Срок хранения графика отпусков

П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2019 год необходимо утвердить в 2019, а хранить до 01.01.2020.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным. Однако если вы приняли решение вести график отпусков по форме, разработанной Госкомстатом, то использовать надо унифицированную форму Т-7.

Она утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Составлять график отпусков является законодательно установленной обязанностью работодателя.

Каждый работник, который оформлен по трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск . При составлении графика отпусков вы должны предусмотреть ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников. Кроме основных оплачиваемых отпусков, которые предоставляются ежегодно, в унифицированную форму Т-7 необходимо вносить ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска.

Работодатель имеет право самостоятельно принять решение о том, учитывать ли желание работников воспользоваться отпуском в определенный месяц или период календарного года. В некоторых сферах деятельности существуют периоды повышенной загруженности. В таком случае, уход работников в отпуск может быть нежелателен.

Если в период составления графика сотрудники или сам работодатель затрудняются определить длительность и даты предоставления отпуска, то в графике в таком случае можно указать не конкретные даты, а просто месяц предоставления отпуска.

Образец заполнения унифицированной формы Т-7

Если вы решили составлять график отпусков по унифицированной форме Т-7, подписать его должен руководитель отдела персонала. Финально график отпусков утверждает руководитель компании.

В шапке бланка вам необходимо заполнить обязательные реквизиты: название организации, дату составления, год, на который составляется график отпусков, далее должна стоять подпись руководителя и отметка о том, что мнение профсоюзного органа учтено.

Сам график отпусков состоит из таблицы с 10 графами:

  • структурное подразделение;
  • должность работника, как указано в штатном расписании;
  • ФИО сотрудника;
  • табельный номер сотрудника;
  • количество календарных дней отпуска;
  • запланированная дата отпуска;
  • фактическая дата начала отпуска;
  • основание перенесения отпуска, если такое имело место быть (например, сотрудник взял больничный во время отпуска);
  • дата предполагаемого отпуска;
  • примечания.

Должны ли работники быть ознакомлены с финальным графиком отпусков? Бланк утверждается только руководством, такой обязанности у работодателя законодательно не предусмотрено (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Однако лучше работников ознакомить с графиком под подпись. Например, это можно сделать в листе ознакомления или в журнале ознакомления с локальными актами.

Какие категории работников не учитываются при составлении графика отпусков? Обычно к таким работникам относятся те, кому не положен отпуск в будущем году или кто заведомо не воспользуется отпуском: например, сотрудники, которые трудятся по договорам гражданско-правового характера или сидят в отпуске по уходу за ребенком.

Учитывайте тот факт, что график отпусков сотрудников стоит утвердить заранее: на следующий календарный год график необходимо подписать его не позже чем за две недели до начала календарного года, то есть фактически не позднее 17 декабря. Сотрудники также должны быть предупреждены о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7.

Чем крупнее компания, тем сложнее составить и согласовать сводный график отпусков. Расскажем, как правильно заполнить унифицированную форму Т-7, где скачать образец и что делать, если точная дата ухода в отпуск заранее не известна.

График отпусков на 2019 год

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков утверждается ежегодно и в обязательном порядке. Несмотря на право разработки собственных учетных форм, большинство работодателей до сих пор используют унифицированную форму Т-7. График отпусков.

Когда понадобится скачать форму графика отпусков

Утвердить график отпусков следует за две недели до конца текущего календарного года, то есть до 17 декабря 2018 года (ст. 123 ТК РФ). Чем крупнее компания, тем раньше следует начать подготовку.

Что нужно сделать в первую очередь:

  1. Решите, как будет выглядеть график отпусков бланк (скачать бесплатно excel или разработать собственную форму).
  2. Назначьте ответственных за сбор данных по каждому подразделению.
  3. Учтите право льготников на отпуск в удобное время.

Как выглядит форма Т-7 график отпусков (скачать excel)

Утвержденный Госкомстатом график отпусков (форма Т-7) выглядит как односторонний шаблон с реквизитами организации, полями для заверительных подписей и таблицей с данными о сроках и условиях предоставления отпуска каждому сотруднику.

Как заполняется форма графика отпусков Т-7 (скачать образец)

Оформление документа происходит в три этапа. Некоторые работодатели ежегодно издают приказ о разработке графика отпусков. Впрочем, не существует законодательных норм, обязывающих это делать, поэтому первым этапом процедуры обычно становится заполнение бланка на основании собранных сведений.

Этап 1. Заполнение

Начните с таблицы. Последовательно впишите сведения о сотрудниках, в том числе - внешних и внутренних совместителях.

Укажите в соответствующих столбцах:

  1. Наименование структурного подразделения (графа 1).
  2. Название должности согласно штатному расписанию (графа 2).
  3. Фамилию, имя и отчество работника (графа 3), а также его табельный номер (графа 4).
  4. Общее количество предоставляемых дней отдыха, в том числе - не использованных в предыдущих периодах (графа 5).
  5. Запланированную дату начала отпуска (графа 6).

Даты вписывайте цифрами, в формате «дд.мм.гггг».

Вопрос–ответ

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?
Рассказывает Нина Ковязина, эксперт по кадровой политике

Если график отпусков составляете по унифицированной форме № Т-7, то вносить в нее данные по отпуску нужно в соответствии с графами этой формы (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). А в графе 6 указана именно «запланированная дата» ухода в отпуск. Поэтому при составлении…

Остальные графы остаются пустыми и заполняются по мере необходимости - например, если ежегодный отпуск переносится на другое время. В графу 10 вносятся примечания - о причинах переноса, наличии льгот и других обстоятельствах, влияющих на сроки и порядок ухода сотрудника в отпуск.

Этап 2. Согласование

Заполненный график отпусков (бланк скачать бесплатно можно ) передается на согласование представителям профсоюза, если он имеется в организации. Процедура проходит в установленном ст. 372 ТК РФ порядке, а любые возникшие разногласия обсуждаются в ходе переговоров, пока стороны не придут к консенсусу.

На типовом бланке предусмотрено специальное поле для отметки о согласовании:

Если профсоюза нет, документ сразу передается на утверждение руководителю организации.

Этап 3. Утверждение

Согласованный график следует доделать и утвердить.

Сначала заполните «шапку»:

  • Проставьте текущую дату и регистрационный номер документа.
  • Внесите полное наименование организации без аббревиатур и сокращений.
  • Впишите код по ОКПО.
  • Укажите календарный год, на который составлен график.

Затем заверьте документ подписями начальника отдела кадров (в нижней части бланка) и руководителя организации (в верхней части бланка).

С этого момента график отпусков считается утвержденным. Так выглядит заполненный и заверенный график отпусков, утвержденный без согласования с профсоюзом:

Обратите внимание! График хранится определенное время. Узнайте, сколько месяцев >>

Закон требует предупреждать каждого сотрудника о ежегодном отпуске минимум за две недели до его начала. Форма оповещения может быть разной - от рассылки электронных или бумажных уведомлений до разработки собственного шаблона графика с дополнительными столбцами для подписей работников. Такие разъяснения можно найти в письме Минтруда от 30.07.2014 № 1693-6-1, а также пункте 4 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1.

Скачайте полезный документ:

Ежегодное утверждение графика отпусков - рутинная процедура, обязательная для всех. Чтобы составить документ правильно и в срок, используйте удобный шаблон - унифицированную форму №Т-7 с таблицей для основных типов данных. Согласованный и утвержденный график обязаны соблюдать все - и работники, и работодатель. Но если обстоятельства требуют перенести сроки ухода в отпуск, обязательно сделайте соответствующие пометки в таблице.

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

·····

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

Радостное слово «отпуск» всегда вызывает всплеск положительных эмоций у работника. Ведь это время, которое можно посвятить своим близким, съездить на море или в лес. По статистике, после отпуска сотрудники работают эффективнее, производительность их работы значительно увеличивается. Это нужно обязательно учитывать работодателю.

Поскольку все сотрудники не могут пойти в долгожданный отпуск одновременно, то без графика отпусков обойтись нельзя. Для упрощения и унификации ведения документации создана специальная форма графика – Т-7. Предпринимателям, бухгалтерам, кадровикам и самим работникам информация об этом документе не будет лишней. Давайте рассмотрим основные моменты: его предназначение, кто и когда должен его заполнять и порядок самого заполнения.

Для чего служит этот документ

Как мы уже отметили ранее, график отпусков – довольно важный документ. Он представляет собой расписание планируемого ежегодного оплачиваемого отпуска для каждого сотрудника предприятия . Основная задача этого расписания состоит в том, чтобы работники отправлялись в отпуск в заранее спланированное время в порядке очередности. Также график призван обеспечить бесперебойную работу фирмы и необходимое для этого количество сотрудников на своих рабочих местах.

График отпусков относится к локальным документам организации, он обязателен для исполнения как сотрудниками, так и администрацией. Исключениями могут быть перенос отпуска по желанию работника, согласованного с руководством (подробнее об этом в следующем разделе статьи), форс-мажор или производственная необходимость.

Любое нарушение графика и его изменение должно быть обосновано и подтверждено приказом с визой руководителя предприятия.

Чем большее количество сотрудников у предприятия, тем сложнее составить график, ведь нужно учесть и пожелания работников и оптимально распределить их отпуска, при этом не нарушить рабочий процесс.

В случае, если на предприятии нет графика, то работодателя могут ждать неприятности. Это – прямое нарушение прав работников. За непредоставление отпуска согласно расписанию работодателя ждет административная ответственность. Также график – объект плановых и внеплановых проверок трудовой инспекции. Для того чтобы избежать штрафных санкций и других проблем, следует тщательно подходить к процессу составления данного документа.

Кто и когда его заполняет

Согласно с правилами, установленными законодательно, график заполняется один раз в год и должен быть завизирован руководством . Вносить правки нельзя, кроме одного случая – изменения срока отпуска на основании соответствующего приказа о переносе, который должен быть подписан директором. Без согласования с администрацией и профсоюзом, в случае если он есть на предприятии, невозможно корректировать график. Для того чтобы изменить расписание, работник предоставляет письменное заявление в произвольной форме.

При составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса данной организации. На больших предприятиях в коллективном договоре или ином НПА прописывается максимальное количество людей, работающих в одном секторе, которые могут находиться в отпуске одновременно. Естественно, это связано с тем, что предприятие не должно прекратить свою работу, остаться без прибыли и понести убытки. Не могут находиться в отпуске в одно и то же время начальник и его заместитель.

Заполнить график нужно в ноябре , поскольку утвердить и сдать его следует до 18 декабря , то есть за две недели до нового календарного года. Это требование установлено в Трудовом кодексе и подлежит неукоснительному соблюдению. Подойти к составлению расписания лучше заранее, чтобы успеть согласовать его с работниками и вовремя утвердить. Сводный график на всё предприятие составляется после урегулирования всех спорных моментов.

Что касается принимаемых на работу сотрудников в течение года, то в график их вносить не нужно. Отпуск им предоставляется после согласования его времени с руководством.

Кто же занимается подготовкой документа? Ответ прост: отдел кадров, если это большое предприятие, также этим может заниматься бухгалтерия или сам работодатель небольшого предприятия. Последний вариант мы не будем рассматривать, поскольку это делается самим руководителем при небольшом штате сотрудников и не требует заверения или подписей сотрудников разных отделов.

Составленный график подписывает главный кадровик – руководитель кадрового отдела, затем он заверяется подписью директора. Иногда предприятие или организация могут предусмотреть своими внутренними документами право другого лица, уполномоченного руководством, на заверку расписания. В случае, если на предприятии есть профсоюзный орган, то документ подлежит согласованию и с этим органом.

Поскольку на графике есть подпись руководителя, то отдельный приказ об его утверждении составлять не нужно.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с графиком и знать, когда он идет в отпуск. Ознакомить работников необходимо не позднее, чем за две недели до отпуска . Делается это обязательно под роспись, хотя такой графы в форме Т-7 нет. На разных предприятиях поступают по-разному. Некоторые добавляют в расписание еще один столбец, где работники ставят свои подписи, другие составляют документ, прилагающийся к графику, в котором и зафиксирован факт ознакомления.

Стоит отметить, что законодательством определены категории граждан, имеющих право отправиться в отпуск, не предусмотренный графиком. К примеру, сотрудник может взять очередной оплачиваемый отпуск, который совпадает с отпуском жены по беременности и родам, причем длительность отработанного времени на данном рабочем месте не имеет значения. Для совместителей дата отдыха совпадает с основным местом работы и не зависит от количества отработанного времени.

На следующем видео рассмотрены особенности составления этого графика:

Порядок заполнения

График в нашем государстве заполняется по единому образцу – форме Т-7, утвержденной Госкомстатом. Составляется он в единственном экземпляре .

Форма имеет вид таблицы. Вверху справа указан номер формы, дата и орган, ее утвердивший. По центру пишется наименование предприятия, а слева делается отметка профсоюза о согласовании с обязательным указанием даты такого ознакомления. Также вносится номер протокола заседания, где обсуждался данный вопрос. В случае отсутствия профсоюза на этом месте ставится пояснительная надпись. Справа отмечается одобрение со стороны руководства – дата, подпись, а также должность подписавшего лица. Затем уже пишется название документа – «График отпусков», его номер, дата его составления и год, на который составлено данное расписание.

Теперь можно непосредственно приступать к таблице. Количество строк зависит от количества работающих на предприятии. Таблица состоит из десяти столбцов, а именно:

  • первый – структурное подразделение, в котором трудится сотрудник – кадровый отдел, управление или что-то иное;
  • во втором столбце – занимаемая должность в соответствии со штатным расписанием;
  • следующая колонка содержит ФИО работника;
  • его номер в табеле;
  • пятый столбец – количество дней отпуска у данного сотрудника с учетом дополнительных видов отпуска, предусмотренных законодательством. Минимальное количество дней оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Отдых такой длины полагается всем сотрудникам, которые имеют трудовой стаж – не менее 6 месяцев непрерывной работы. Это касается новичков. Те, кто не использовал все дни в прошлом году, могут прибавить их к своему ежегодному отпуску в новом году;
  • в шестом столбце содержатся сведения о запланированной заранее дате отдыха. В случае, если известно, что сотрудник может пойти в отпуск не по графику, в этом столбце указывают месяц вместо конкретной даты;
  • в следующем столбце – та дата, с которой сотрудник ушел в отпуск по факту;
  • восьмой и девятый столбцы посвящены переносу отпуска, если он был, то есть заполнять эти графы нужно в том случае, если дата оговариваемого отдыха и фактическая дата не совпадают. В восьмой колонке указывается основание переноса – письменный документ. Обычно это заявление или приказ. А в девятой – новая дата.
  • десятый столбец – последний, в нем указывают примечания, в случае их наличия. Например, причина переноса отпуска или его продления.

После таблицы идут данные о руководителе кадровой службы – его личная подпись, фамилия и инициалы, расшифровка подписи.

Давайте рассмотрим несколько нюансов, связанных с заполнением бланка.

Сам бланк распечатывается. Данные относительно работников могут вноситься печатным способом, но графы 7-10 – только рукописным. До того, как наступит новый календарный год, кадровый отдел заполняет не все столбцы, а с первого по шестой. Остальные столбцы — с седьмого по десятый — будут заполнены тогда, когда сотрудник уходит отдыхать. Он пишет заявление на отпуск и составляется приказ (форма Т-6).

Когда работник отзывается из отпуска, он пишет заявление о согласии на выход из него, а в график вносятся изменения в графы 8-10.

В расписании необходимо отразить информацию и о разделении отпуска на части. Обратите внимание, что с января 2014 года унифицированные формы перестали быть обязательными , но они продолжают использоваться. Возможно внесение каких-либо изменений в такой документ.

Надеемся, что наша статья помогла вам понять, что такое график отпусков, зачем он нужен и как его правильно заполнить. Хорошего отпуска!

Поделиться: