Как формируется акт о расхождении при приемке товара. Как формируется акт о расхождении при приемке товара Акт несоответствия товара по количеству

При ведении коммерческой деятельности руководители все время опираются на законодательные акты. Чтобы правильно составить отчет, необходимо знать особенности оформления специализированной документации.

Как правило, весь процесс с предметом торговли (операции по купле-продаже и тому подобное) фиксируется в документах. Это относится и к разгрузке, а также к погрузке. Когда должностные лица принимают товар на складе, в документе указывается количество этого товара, однако все равно потребуется в обязательном порядке провести процедуру проверки объема поставляемой продукции.

Если в ходе инициируемой проверки реальное количество при приемке товара не соответствует документации, составляется акт о расхождении при приемке товара (как при на осуществление страховых выплат после повреждения объекта страхования).

Правила оформления

Правила составления акта расхождения при приемке товара: если в случае приемки товаров возникли расхождения, акт должен быть составлен в обязательном порядке. Защитить собственные права, обозначить претензии будет весьма проблематично.

Существует два типа актов — ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Второй бланк составляется в том случае, если присутствуют расхождения в поставке отечественного предмета торговли. А документ под номер 3 составляется в случае с расхождением товара импортного производства.

ТОРГ-2 в обязательном порядке включает следующее:

• Полное название документа. На начальной странице также необходимо сослаться на законодательные нормы, на основании которых создается акт;
• Форма по ОКПО и ОКУД;
• Название компании, юридический адрес и контактный номер телефона;
• Обозначается структурное подразделение;
• Указывается причина, на основании которой составляется документ;
• Дата и номер приказа;
• Указывается вид операции;
• Проставляется дата и номер акта;
• Указывается место приемки непосредственно товара;
• Акт составляется специальной комиссией, где подробно указывается определенная информация;
• Указываются сведения определенных участников сделки — производитель, грузоотправитель, поставщик, страховая организация;
• Счет фактура;
• Информация по договору поставки товара.

Кроме того, составляется таблица, в которой указываются все факты, касающиеся расхождения в виде:

• Отсутствия пломбы;
• Вид упаковки;
• Название непосредственно самого товара;
• Единица измерения;
• Иные отметки.

В документе отражается соответствующая информация, которая должна быть указана в виде несоответствия количества товара, заявленного в сопроводительных документах.

Образец акта

Акт расхождения при приемке товара оформляется в произвольной форме. Но при его составлении необходимо соблюдать законодательные нормы, которые помогут избежать ошибок.

• наименование и юридические данные сторон;
• основания, на которых составляется документ;
• место приемки предмета торговли;
• ФИО руководителя предприятия;
• данные комиссии;
• расчетная таблица.

Оформление акта в 1С

При составлении акта можно воспользоваться стандартной таблицей Excel или же использовать полностью автоматизированную бухгалтерскую программу 1С (как и, например, ). Документ составляется в несколько кликов.

Алгоритм действий для составления акта расхождения при приемке товара в 1С:

1. Выбираем параметр — состояние заполнение.
2. Нажимаем на кнопку заполнить.
3. В открытом меню нажимаем — перезаполнить при приемке.
4. Нажимаем на кнопку — закрыть.

Программа запросит необходимое количество информации о поставщике. Для этого нужно будет нажать — да. Это позволит избежать различных осложнений, а также стандартных ошибок.

При обнаружении ошибок составление акта является обязательным условием. Его наличие поможет избежать ряда осложнений и споров.

(Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132)

Пример заполнения Акта № ТОРГ-2 об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей.

Если количество или качество поступивших товаров не совпадает с данными сопроводительных документов поставщика, то кроме акта по форме N ТОРГ-1 нужно составить акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей. Для этого акта предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

Акт составляют в 2 экземплярах:
первый экземпляр остается в организации;
второй экземпляр направляется поставщику.

На практике часто бывает ситуация, когда по одному транспортному документу поступают разные товары, а недостача обнаружена только по одному из них.В этом случае товары, которые полностью соответствуют условиям поставки, в акте не перечисляют. В конце акта просто делают отметку: "По остальным товарам расхождений нет".
Акт подписывают члены комиссии, принимавшие товары, главный бухгалтер, представитель поставщика (если он присутствовал при приемке товаров) и утверждает руководитель организации.
На основании акта составляется претензионное письмо поставщику или транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине образовалась недостача и на кого возложена ответственность за ее последствия согласно договору) с требованием возместить убытки.
Оформленный акт вместе с товаросопроводительными документами передают в бухгалтерию. На основании акта бухгалтер должен сделать проводки:
дебет 41 кредит 60
оприходованы товары, поступившие от поставщика;
дебет 19 кредит 60
учтен НДС по оприходованным товарам;
дебет 94 кредит 60
отражена стоимость испорченных или недостающих товаров в пределах норм, предусмотренных в договоре с поставщиком;
дебет 76-2 кредит 60
отражена стоимость испорченных или недостающих товаров сверх норм, предусмотренных в договоре с поставщиком.
Срок хранения акта в архиве организации - 5 лет.

Пример

По договору поставки от 15 ноября 2007 г. N 24 ЗАО "Актив" приобрело у ООО "Пассив" 50 столов по цене 1652 руб./шт. (в том числе НДС - 252 руб.).
Общая стоимость партии столов составила 82 600 руб. (в том числе НДС - 12 600 руб.).
"Актив" получил следующие товаросопроводительные документы:
товарную накладную от 5 декабря 2007 г. N 37;
счет-фактуру от 5 декабря 2007 г. N 132.
5 декабря 2007 года столы были доставлены на склад "Актива" N 1. При разгрузке товаров была обнаружена недостача 10 столов.
Акт будет составлен так:

Если товары поступили без сопроводительных документов, то составляют акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма N ТОРГ-4). Этот же акт составляют, если товары приобретены у физического лица.

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству ТОРГ-2 составляется при приемке товара, если выявлены какие-либо несоответствие или ненадлежащее качество товара. Заполняется акт в четырех экземплярах. В статье предлагаем скачать бланк акта ТОРГ-2, а также образец заполнения документа при выявлении расхождений при приемке товаров.

Акт по форме ТОРГ-2 возможно составить в случае, если расхождения установлены в момент получения ТМЦ от перевозчика или представителя поставщика. Сверку документальных и фактических данных следует проводить в присутствии лица, доставившего товар. Если расхождения выявлены, то акт также нужно составить при наличии представителя перевозчика (экспедитора, водителя или иного лица).

Заполненный образец акта является юридическим обоснованием для предъявления претензии поставщику или перевозчику. Для его составляется собирается комиссия, состав которой определяется приказом директором фирмы покупателя.

При заполнении документа также должны присутствовать:

• члены комиссии, назначенной руководителем организации грузополучателя;
• представитель грузоотправителя;
• представитель поставщика;
• независимый эксперт или просто компетентный человек, незаинтересованный в данном вопросе.

На каждую партию товара или по каждому отдельному поставщику составляется отдельный акт ТОРГ-2. В бланк включается информация только по тем товарам, по которым выявлены расхождения по количеству или качеству.

Если дефекты или недостаточное качество выявлено впоследствии в процессе использования товара по назначению, то может быть составлен акт списания по .

Образец заполнения ТОРГ-2

В «шапке» акта указывают наименование организации, подразделения, реквизиты основания для составленя акта (приказ директора).

Указывается адрес приемки товара, в отношении которого выявлены расхождения по количеству или качеству.

• дата установления расхождения при приемке товара;
• сопроводительная документация — договор, транспортная накладная или иной документ;
• реквизиты документа, которым вызван представитель грузоотправителя;
• сведения о задействованных сторонах — отправителе груза, его производителе, поставщике, страховой компании, если таковая присутствует;
• реквизиты договора поставки, а также приложенного ;
• таблица с указанием времени прибытия товара на склад, а также данные о процедуре разгрузки и приемке;
• общая информация о состоянии упаковки, тары, наличие ярлыков, пломб, маркировок;
• данные по сопроводительным документам (указываются только данные о тех товарах, по которым установлены расхождения по количеству и качеству);
• выявленные расхождения — сверяются данные по документам и фактические;
• далее в акте о расхождении ТОРГ-2 указывается информация, позволяющая установить состояние упаковки, условия доставки и хранения, любые повреждения;
• заключение комиссии;
• подписи ответственных лиц, членов комиссии, представителей всех сторон;
• решение об устранении выявленных расхождений по количеству и качеству.

1. Образец . Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара (материала). Форма № 115

   Договор поставки товаров, продукции → Образец. Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара (материала). Форма № 115

   организация типовая форма no. 115 предприятие - акт no. об установленном расхождении товара в количестве и качестве при приеме - материала ""20г. место составления...

2. Образец . Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей. Специализированная форма № 1-он

   Договор поставки товаров, продукции → Образец. Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей. Специализированная форма № 1-он

   Он утверждена приказом минторга ссср 20.08.86 no.201 +-+ код по окуд 0903001 +-+ "утверждаю" "" 20 г. акт no. от "" 20 г. об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей место...

3. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма N ТОРГ-2)

   Документы делопроизводства предприятия → Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма N ТОРГ-2)

4. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (Унифицированная форма N ТОРГ-3)

   Документы делопроизводства предприятия → Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (Унифицированная форма N ТОРГ-3)

   Документ "акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (унифицированная форма n торг-3)" в фо...

5. Образец . Акт об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров. Специализированная форма № 2-он

   Договор поставки товаров, продукции → Образец. Акт об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров. Специализированная форма № 2-он

   специализированная форма no.2-он +-+ код по окуд 0903002 +-+ "утверждаю" "" 20 г. акт no. от "" 20 г. об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров место составления акта : ...

6. Акт об установлении расхождений в количестве при приемке товара

   Документы делопроизводства предприятия → Акт об установлении расхождений в количестве при приемке товара

   акт об установлении расхождений в количестве при приемке товара от "" 20 г. наименование организации...

7. Акт количеству и качеству

   Договор поставки товаров, продукции → Акт приемки продукции (товаров) по количеству и качеству

   Го заместитель (подпись) а к т приемки продукции (товаров) по количеству и качеству ""20г. место составления акта

8. Акт приёмки товаров по количеству и качеству

   Документы делопроизводства предприятия → Акт приёмки товаров по количеству и качеству

   Утверждаю директор «»20г. акт приёмки товаров по количеству и качеству акт составлен (наименование организации, проводившей приёмку т...

9. Образец . Акт об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям стандартов либо других документов, удостоверяющих качество при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)

   Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям стандартов либо других документов, удостоверяющих качество при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)

   (наименование получателя) (адрес получателя) акт об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям стандарта либо других документов, удос...

10. Образец . Запись акта об установлении отцовства

    Брачный договор, контракт → Образец. Запись акта об установлении отцовства

    Запись акта об установлении отцовства. запись акта об установлении отцовства n от "" 20г. сведения о ребенке 1. фамилия...

11. Акт приемки продукции (товаров) по количеству

    Договор поставки товаров, продукции → Акт приемки продукции (товаров) по количеству

    а к т приемки продукции (товаров) по количеству "" 20г. место составления акта и приемки продукции (товара) время начала приемки продукции (товара) время окончания приемки комиссия в составе: ...

12. Акт приёмки продукции по качеству (Акт о браке)

    Документы делопроизводства предприятия → Акт приёмки продукции по качеству (Акт о браке)

13. Образец . Акт оценки стоимости имущества, внесенного в качестве вклада в уставные капиталы дочерних, малых и совместных предприятий, акционерных обществ, товариществ, банков (приложение к договору о порядке использования закрепленного за государ

    Учредительные договоры, уставы → Образец. Акт оценки стоимости имущества, внесенного в качестве вклада в уставные капиталы дочерних, малых и совместных предприятий, акционерных обществ, товариществ, банков (приложение к договору о порядке использования закрепленного за государ

    Закрепленного за государственным образовательным учреждением федерального имущества на праве оперативного управления акт оценки стоимости имущества, внесенного в качестве вклада в уставные капиталы дочерних, малых и совместных предприятий, ...

14. Акт приемки продукции (товаров) по качеству

    Договор поставки товаров, продукции → Акт приемки продукции (товаров) по качеству

    утверждаю (наименование и адрес руководитель предприятия предприятия, составившего или его заместитель акт ) (подпись) "" 20г. а к т приемки продукции (товаров) по качеству "" 20г. место составления акта и приемки...

Между грузополучателем и грузоотправителем неизбежно возникают сложные отношения, регулируемые не только основным документом (договором поставки), но и дополнительными - в частности, иногда бывает необходимо выписать или составить акт несоответствия по единой форме ТОРГ-2. Ничего принципиально сложного в заполнении документа о расхождениях при приёмке груза нет; главное - не забывать о требуемом количестве экземпляров и последовательности оформления формы ТОРГ-2.

В отличие от , при заполнении которого вольности вполне допустимы, это акт должен быть составлен в чётком соответствии с требованиями законодателя. Как правильно оформить документ и где можно бесплатно скачать образец и бланк для Excel - смотрите ниже.

Когда заполняется акт по форме ТОРГ-2?

Как и , акт по форме ТОРГ-2 (не следует их путать) оформляется при обнаружении принимающей стороной расхождения в количестве или качестве товара, поставленного второй стороной договора поставки.

Важно : в зависимости от вида перевозимых торгово-материальных ценностей и условий ранее заключённого контракта пересчёт может осуществляться поштучно, по коробкам, тюкам и так далее. Процедура проверки качества непосредственно после поставки также должна быть описана в основном документе, регулирующем отношения грузополучателя и грузоотправителя, если только речь не идёт об общей практике или очевидных случаях несоответствия.

Акт о расхождении при приёмке товара по форме ТОРГ-2 является официальным документом, на основании которого в дальнейшем может быть предъявлена претензия к поставщику, составлено (если дело находится в компетенции этой структуры) или подано исковое заявление в суд. При этом следует постараться получить подпись второй стороны, не исполнившей свои обязательства. Однако при наличии свидетелей и решении получателя продолжать выяснение отношений в русле судопроизводства отсутствие подписей большой роли играть не будет.

Важно : акт по форме ТОРГ-2 о расхождении при приёмке товарно-материальных ценностей составляется, согласно действующему законодательству, только для отечественных товаров. В противном случае необходимо использовать другую, практически идентичную форму - ТОРГ-3. Несмотря на чрезвычайное сходство бланков, заменять один другим не допускается - да это и не нужно, ведь сейчас любую официальную форму можно скачать в Интернете.

Порядок действий приёмщика при обнаружении несоответствия:

1. Немедленно прервать процесс, уведомив вторую сторону о причине остановки.
2. Отделить несоответствующую часть товарно-материальных ценностей от «правильной» массы (например, отложить или отставить в сторону), чтобы не допустить смешения, после которого доказать расхождение станет на порядок сложнее.
3. Вторично уведомив поставщика о случившемся, попросить последнего вызвать представителя грузоотправителя (или, если тот присутствует при отгрузке, сразу обратиться к нему).
4. В присутствии последнего и под надзором комиссии (как минимум трое материально ответственных представителей принимающей стороны) составить акт по форме ТОРГ-2 о расхождении при приёмке.

Важно : если грузоотправитель отказывается присылать своего представителя или, мотивируя его отсутствие объективными причинами, согласен на одностороннее заполнение акта по форме ТОРГ-2, документ может быть составлен только приёмщиком в присутствии комиссии, в составе которой в этом случае должен находиться независимый эксперт или ответственное лицо из руководящего состава организации-грузополучателя. В любом случае необходимо, чтобы в транспортно-товарной накладной стояла отметка об оформлении формы ТОРГ-2.

Порядок заполнения акта формы ТОРГ-2

В соответствии с действующими нормами акт о расхождении при приёмке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 должен быть оформлен в четырёх экземплярах:

• первый - для бухгалтерского отдела компании-грузополучателя;
• второй - как приложение к направляемой грузоотправителю в заказном письме претензии;
• третий - для представителя поставщика, в присутствии которого и производилось заполнение соответствующего документа;
• четвёртый - непосредственно для перевозчика.

Важно : если в рамках одного договора перевозки получателю поступило несколько разных партий товаров, в каждой из которых обнаружены несоответствия, акт по форме ТОРГ-2 составляется не в общем, а для каждой такой партии в отдельности.

Как уже упоминалось, в идеале документ должен быть подписан не только представителем предприятия-грузополучателя и членами комиссии, но и представителем отправителя. Впрочем, если последний отказывается признавать очевидное, в каждом из экземпляров проставляется соответствующая пометка, после чего заполненный бланк формы Торг-2 обретает законную силу.

Акт о расхождении при заполнении акта формы ТОРГ-2 заполняется в три этапа:

1. В первой части (шапке документа) указываются основные сведения: официальное наименование принимающей организации, порядковый номер и дата оформления бланка.
2. Во второй части (вторая и третья страницы) - сведения о поставке товарно-материальных ценностей, фактическое состояние и количество поставляемых единиц и суть обнаруженного несоответствия. Здесь же можно добавить иные комментарии, проясняющие ситуацию.
3. В третьей (заключительной) части приводится информация о методах обнаружения и подтверждения расхождения, прописываются полностью заключения присутствовавшей при проверке комиссии и принятое руководителем решение о порядке дальнейших действий в отношении стороны, вольно или невольно нарушившей договор. Заключительный раздел акта по форме ТОРГ-2 - подписи участников процедуры. Печати или штампы организаций в данном случае не ставятся.

Важно : не следует перечислять в документе товарно-материальные ценности, по которым у принимающей стороны нет претензий. В конце документа следует указать, что в отношении остальных позиций расхождений не обнаружено и претензий грузополучатель не имеет.

Акт ТОРГ-2 - образец заполнения

Как и , образец которого несложно найти в Интернете, форма ТОРГ-2 может быть заполнена и на компьютере, и от руки. Скачать пример оформления документа в формате Excel можно по ссылке выше.

ТОРГ-2 - бланк скачать в Excel бесплатно

Скачать бланк акта о расхождениях при приёмке по форме ТОРГ-2, который легко заполнить или распечатать в любом доступном редакторе электронных таблиц, можно по ссылке выше.

Подводим итоги

Акт по форме ТОРГ-2 об обнаруженных при приёмке товарно-материальных ценностей расхождениях составляется в присутствии представителей принимающей и отправляющей сторон, а также членов комиссии. Наличие на заполненном бланке подписей всех участников сверки желательно, но не обязательно. Документ обладает юридической силой и может быть использован для направления официальной претензии стороне, нарушившей условия договора поставки, или инициирования судебного разбирательства.

Акт состоит из трёх последовательно заполняемых частей; оттиски печатей или штампов в конце не проставляются. Скачать готовый образец документа и бланк для Excel, который можно заполнить от руки или на компьютере, не составит труда по приведённым выше ссылкам.