Правила заполнения чековой книжки инструкция цб образец. Чековая книжка это

На сегодняшний день чековые книжки используются для расчетов между юридическими лицами. Также организации применяют чеки для снятия наличности с банковского счета. Преимуществами данной операции является удобство, надежность и безопасность получения средств. Каким образом операции с чековыми книжками отразить в учете мы расскажем в нашей статье.

Процедура осуществления операций с чеками

Чеком называют ценную бумагу, которая содержит распоряжение банку произвести выплату наличный средств чекодержателю. Распоряжение в чеке не содержит каких-либо условий, выполнение которых необходимо для выплаты.

Участниками операции с чеками выступают три стороны:

• чекодатель (организация, которая распоряжается средствами на банковском счете посредством выдачи чеков);
• чекодержатель (лицо, получающая средства по чеку);
• плательщик (банк, в котором размещены средства чекодателя).

Для удобства совершения операций по чекам организация использует чековую книжку, выданную банком. С целью снятия наличных средств предприятие выписывает чек, в котором указывает получателя и сумму для снятия, после чего заверяет бланк необходимыми подписями уполномоченных лиц. Чекодержатель вправе получить средства в течение установленного срока предъявления чека.

Оплата чека производится за счет средств организации-чекодателя. По факту предъявления чека и получения наличных в кассе, банк осуществляет списание со специального расчетного счета предприятия, на котором депонируются средства. Для расчета чеками банк также может открыть для организации краткосрочный кредитный счет, с которого и будет производиться списание по чекам.

Предъявление чека к платежу осуществляется посредством его предоставления банку-плательщику. Кроме того, чек может быть предъявлен в банк на инкассо для получения платежа.

Все операции, которые осуществляет организации посредством чеков, регламентируются Гражданским Кодексом РФ.

Виды чеков и их учет

Организации-чекодатели могут использовать два вида чеков — расчетные и денежные.

Использование денежных чеков осуществляется с целью снятия наличных средств (например, для выдачи заработной платы сотрудникам, средств под отчет и прочие нужды).

Операция по снятию наличности по чеку отражается в учете проводкой Дт 50 Кт .

Также организация может использовать чеки для расчетов с контрагентами (так называемые расчетные чеки). Такие расчеты производятся в безналичной форме. При чеком организация оформляет заявление на выдачу чеков, после чего передает его в банк. К заявлению прилагается платежное поручение. На основании предоставленных документов банк резервирует средства на спецсчете для последующего перечисления безналичного платежа.

Для учета средств на расчетных чековых книжках используют . Операция по депонированию средств для расчетов чеками отражается проводкой Дт 55/2 Кт , списание по чеку — Дт 60 Кт 55/2.

Бланки чеков относятся к бланкам строгой отчетности, в связи с чем необходим их учет на внебалансе (Дт счета 006). Списание использованных чеков проводится по Кт 006.

Пример проводок по чековым книжкам

Основные проводки по операциям с чеками рассмотрим на примере.

ООО «Каравелла» оформило чековую книжку:

• количество чеков 150 шт.;
• сумма на специальном счете 540 000 руб.;
• условная оценка 1 чека для учета на внебалансе — 2 руб.
• вознаграждение, уплаченное банку за оформление чековой книжки — 340 руб.

ООО «Каравелла» использовала чеки для оплаты за услуги подрядчикам (5 чеков на общую сумму 384 300 руб.). Средства, неиспользованные по чеку, были зачислены на текущий счет ООО «Каравелла», а чеки, которые не были использованы, фирма вернула в банк.

В учете ООО «Каравелла» были сделаны такие проводки:

Чековая книжка

Чековая книжка – сброшюрованные бланки чеков, обычно 25 или 50 штук. Выдается банком организации по письменному заявлению после подписания договора на расчетно-кассовое обслуживание для получения наличных денег со своего счета.

Использование чеков регламентируется Положением Центрального банка России от 26 марта 2007 года № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» и внутренними правилами банка.

Чековая книжка является бланком строгой отчетности, хранится у главного бухгалтера организации. Она учитывается на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Чек состоит из двух частей: самого чека, который передается в , и корешка, остающегося у организации. Чек используется для получения наличности на хозяйственные нужды, выдачу заработной платы сотрудникам, для выдачи под отчет сотрудникам.

Заполнение чека регламентируется самим банком. Основные сводятся к следующим.

Чек заполняется черной, синей или фиолетовой шариковой ручкой за один раз, исправления не допускаются.

После слова «Заплатите» вписывается фамилия, имя и отчество человека, который уполномочен получить наличные в банке.

В разделе «Сумма прописью» сумма прописывается с самого начала строки, свободные места не оставляются, слово «рублей» пишется сразу за цифрой, оставшееся пространство прочеркивается двойной чертой.

Чек заверяется подписями, которые есть в банковской карточке с образцами подписей предприятия.

На обороте обязательно заполняется цель получения наличности, паспортные данные получателя.

При обналичивании чек передается в кассу банка, а корешок, заполненный одновременно с чеком, остается у представителя предприятия и возвращается в кассу организации при оформлении приходного кассового ордера на полученную сумму.

Как правило, сотрудники банков очень тщательно следят за соответствием заполнения чеков их собственным инструкциям, поэтому правильное заполнение чека – во многом бухгалтерское искусство.

Смотреть что такое "Чековая книжка" в других словарях:

Чековая книжка - сброшюрованные в виде книжки, бланки чеков. Чековая книжка выдается банком владельцу чекового счета. Чековая книжка инструмент чекового обращения, средство распоряжения чековым счетом в банке. По английски: Checkbook Синонимы английские: CBK См.… … Финансовый словарь

Чековая Книжка - См. Книжка чековая Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

ЧЕКОВАЯ КНИЖКА - сброшюрованные, соединенные в виде книжки, обычно на 25 листов, чековые формуляры, бланки чеков, выдаваемые банком владельцу чекового счета в банке. Чековая книжка представляет собой инструмент чекового обращения, средство распоряжения чековым… … Экономический словарь

Чековая книжка - (выдаваемая банками лицамъ, имѣющимъ у нихъ деньги на текущемъ счету). Ср. Это, видишь, что. Сейчасъ ты отодралъ лоскутъ (изъ этой книжки) и получай деньги. Гл. Успенскій. Книжка чековъ. 1. Ср. Ловко ли поддѣлалъ банковые чеки, Попросту ли… … Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)

ЧЕКОВАЯ КНИЖКА - сброшюрованный блок чековых формуляров. Выдается вкладчику при открытии счета. Клиент может не только получать наличные деньги с текущего счета с помощью чеков, но и непосредственно расплачиваться ими с другими физическими и юридическими лицами.… … Юридический словарь

Чековая книжка - (Check book) Бланки денежных чеков, сброшюрованные в книжку, выдаваемую вместе с расчетными книжками вкладчикам или организациям при открытии текущих счетов на их имя. Чеки оформляются как разовые денежные документы и подписываются вкладчиком… … Экономико-математический словарь - сброшюрованные, соединенные в виде книжки, обычно на 25 листов, чековые формуляры, бланки чеков, выдаваемые банком владельцу чекового счета в банке. Чековая книжка представляет собой инструмент чекового обращения, средство распоряжения чековым … Словарь экономических терминов

чековая книжка - выдаваемая банками лицам, имеющим у них деньги на текущем счету Ср. Это, видишь, что. Сейчас ты отодрал лоскут (из этой книжки) и получай деньги. Гл. Успенский. Книжка чеков. 1. Ср. Ловко ли подделал банковые чеки, Попросту ли схапал, обморочив… … Большой толково-фразеологический словарь Михельсона

Шаг первый. Какие чеки нам нужны

Чековые книжки к расчетному счету компании можно получить двух видов – с бланками денежных чеков и бланками расчетных чеков (соответственно, есть термины «денежная чековая книжка» и «расчетная чековая книжка»). Есть еще один тип чеков, имущественные, но малым бизнесом они обычно не используются.

Различие двух основных типов таково: денежные чеки – распоряжение о выдаче наличных со счета компании-чекодателя лицу-держателю чека. А расчетные чеки – распоряжение о безналичном перечислении определенной суммы со счета компании на счет подателя чека.

Вкратце о последнем типе: расчетные чеки раньше активно (на Западе) использовались и малым, и средним бизнесом – компаниями, регулярно закупающими разнообразные вспомогательные товары или услуги. Целью использования таких документов было сокращение объемов недешевого обналичивания со счета – в сочетании с заметным упрощением оформления перевода со своего счета на счет продавца.

Однако с массовым распространением корпоративных карт стал стремительно исчезать смысл этой расчетно-чековой операции – довольно громоздкой для всех сторон процесса (достаточно вспомнить, что при оплате по месту получения товара расчетным чеком теоретически чекодатель должен носить с собой печать предприятия, ведь на пустые бланки строгой отчетности ставить печати запрещено законами большинства стран).

К тому же в отечественных условиях немногие торгово-сервисные предприятия малого и среднего бизнеса когда-либо были готовы к принятию такого подозрительного документа, как расчетный чек покупателя. В итоге, использование в среде МСБ расчетных чеков сравнительно с чеками денежными сейчас минимально.

Потому дальнейшая статья посвящена исключительно денежным чекам, позволяющим получать со счета наличные.

Шаг второй. Оплата и заказ денежной чековой книжки

Стоимость денежной чековой книжки вы наверняка узнали уже при – цена эта у всех банков и во всех тарифных пакетах сравнительно невелика, максимум несколько десятков гривен (таблица текущих цен – далее).

Платится эта сумма однократно, независимо от периода использования чековой книжки. И только когда все бланки книжки (обычно их 15 или 25) закончатся, происходит заказ компанией новой чековой книжки с новой ее оплатой. Комиссия банка за обналичивание при помощи чеков также принадлежит к базовым параметрам собственно расчетно-кассового обслуживания.

Если вы уже вплотную занялись подготовкой к оформлению чековой книжки, поинтересуйтесь, каким образом необходимо внести оплату за нее. В большинстве банков финучреждение самостоятельно списывает эту сумму с вашего счета, предоставляя о том по вашему требованию выписку. Но теоретически ничто не запрещает банку запросить такую оплату и наличными.

Попутно можно узнать и количество чеков в предлагаемой банком чековой книжке. Впрочем, серьезной пользы от этой информации мало (разве что для выяснения, сколько чековых книжек придется приобретать компании за тот или иной крупный временной период и сколько это в совокупности может стоить).

Кстати, заказать можно сразу несколько чековых книжек – а при открытии нескольких счетов в одном банке, можно одним обращением запросить книжки сразу по нескольким вашим счетам. «Ограничение на количество книжек инструкциями не установлено», – указывает Анна Сидорова. заместитель председателя правления банка « ».

Еще один действительно важный параметр –– лимит суммы снятия без уведомления по денежным чекам, индивидуальный для каждого банка, тарифного пакета, порой особый для разных групп бизнес-клиентов. Это сумма, «ниже которой» можно являться с денежным чеком в банк без предупреждения – а «выше которой» необходим предварительный звонок. Такой звонок обычно производят за сутки (максимум), но можно спросить менеджера и о требуемом сроке предварительности такого звонка.

Возможно, некоторые банки помимо звонка имеют эффективную возможность такого уведомления о крупных суммах обналичивания при помощи электронных способов коммуникации – стоит менеджеров банка спросить и об этом. Попутно заметим, что суммы, которые можно снять с вашего счета при помощи денежного чека с предварительным уведомлением, ограничены только объемом средств на счету.

После этого можно поинтересоваться:

• где брать бланк обращения-запроса в данный банк для получения чековой книжки (сама форма обращения стандартна – прописана в дополнении 15 к Инструкции НБУ о кассовых операциях);
• каковы необходимые реквизиты вашей компании – чьи подписи и какая печать для вашего конкретного предприятия должны быть как на обращении, так и на получаемой чековой книжке;
• каковы сроки рассмотрения этого запроса банком;
• место получения чековой книжки и имя сотрудника банка, ответственного за выдачу вам чековой книжки.

Шаг третий. Получение книжки и образец заполнения

При получении книжки моментом крайней важности является ознакомление с образцом заполнения бланков чеков – и, по возможности, его копирование. Денежный чек является документом строгой отчетности, и даже такие моменты как большая и малая буквы в разных графах чека имеют первостепенное значение – банки регулярно заставляют компании переписывать неверно заполненные денежные чеки.

Разумеется, в чеках запрещены исправления. А подписи и печати директора и главного бухгалтера (или сотрудников, занимающих аналогичные по смыслу должности) на бланке любого чека впоследствии должны быть идентичны таковым на учредительных документах, связанных с вашим счетом. Для идентификации банк формирует особую карточку образцов печатей и подписей вашей компании.

Исходя из этого, не лишним будет поинтересоваться у менеджера банка, как действовать с чековыми книжками при смене указанных должностных лиц или внешнего вида печати компании.

Что касается проставленной на чеке даты, следует помнить, что денежные чеки банки принимают в течение 10 дней от даты оформления чека (Инструкция НБУ о кассовых операциях, раздел 3, глава 1, пункт 7).

Наконец, при получении чека следует проверить идентичность и правильность заполнения на каждом чеке книжки сотрудником банка названия и кода самого банка и номера его счета. Сделать это на каждом чеке до выдачи вам чековой книжки – обязанность ответственного сотрудника банка (согласно вышеуказанной Инструкции НБУ, раздел 3, глава 3, пункт 3).

Шаг четвертый. Кто может выступить держателем денежного чека

При получении чековой книжки необходимо детально расспросить менеджера о том, какие документы для какого круга лиц необходимы, чтобы эти лица выступили в качестве получателей наличных по вашим чекам.

Конечно, в отечественных условиях директора компаний малого бизнеса или частные предприниматели чаще всего выписывают денежные чеки сами на себя (или их бухгалтера/финдиректора – на своего директора, или же собственно на бухгалтера/финдиректора); в этом случае, разумеется, достаточно предъявить паспорт чекодержателя. Но даже если вы планируете точно такую практику, на всякий случай следует узнать, как можно оформить выдачу наличных на других сотрудников вашей компании или на третьих лиц.

Теоретически варианты оформления в этих случаях таковы: для использования рядового сотрудника компании-юрлица в качестве держателя денежного чека «нужна доверенность, засвидетельствованная предприятием, и паспортные данные доверенного лица (или на фирменном бланке предприятия, или банк предоставляет типовой бланк доверенности для юрлиц)», – отмечает Виолетта Шаталина, начальник операционного управления . «Для СПД в банк предоставляется нотариально заверенная доверенность», – добавляет банкир.

Нотариальная доверенность теоретически необходима и для использования третьих лиц в качестве держателей денежных чеков компании. Однако не исключено, что банк подойдет более строго – например, вовсе пресечет возможность выдачи таких доверенностей третьим лицам. Или, наоборот, более лояльно: разрешит выдачу таких доверенностей заранее определенному списку возможных чекодержателей. В любом случае, об этом стоит заранее расспросить менеджера банка.

Шаг пятый. Где можно получить наличные по денежному чеку

Вопрос прост: ограничивается ли возможное место получения средств по денежным чекам тем отделением, в котором вы чековую книжку получаете – или же возможны варианты (для банка, очевидно, не слишком удобные – хотя бы ввиду необходимости, как уже отмечалось, детально сверять подписи и печати).

Опыт показывает, что одни банки штампуют чековые книжки штампами конкретных отделений – и вопрос возможности получения наличных по этим чекам в других отделениях сети банка автоматически закрывается. А другие банки ограничиваются «нелокализованными» штампами самого банка на чековых книжках – что позволяет надеяться на расширение географии обналичивания. Кстати, официальные инструкции регулятора не прописывают какой-либо привязки места обналичивания денежного чека к месту его выдачи.

Тем не менее, этот вопрос приобретает особенную важность при наличии у вашей компании подразделений в других регионах, привязанных к одному и тому же вашему текущему счету. Возможно, ответ менеджера на этот чековый вопрос приведет вас к решению об открытии в этих регионах отдельных счетов, на которые вы будете для обналичивания перебрасывать средства безналичным путем – или даже к формальному выделению таких подразделений в отдельные субъекты хозяйствования.

Шаг шестой. Думаем о параметре «назначение чека»

В бланке денежного чека есть обязательный параметр – назначение обналичивания. В дальнейшем предприятие должно будет предъявить налоговым органам документ (например, кассовый чек продавца), подтверждающий оплату товаров или услуг, или другие транзакции на те суммы, которые указаны в каждом денежном чеке и именно с тем предназначением, которое было в чеке указано.

Потому перед выписыванием денежного чека, особенно на большую сумму, есть смысл учитывать и заранее продумывать характерные для вашего бизнеса ситуации, когда подтверждение назначения получить заведомо не удастся, суммы заметно не совпадут и тому подобные сложные варианты (которые, порой, вместо прямого обналичивания требуют виртуозной серии обходных транзакций во избежание штрафов от органов ГНИ).

Шаг седьмой. Предъявление чека

Заполненный чек и удостоверение личности чекодержатель предъявляет операционистам банка, и они тщательно проверяют данные в нем. Сам чек держателю при этом не возвращают, чек передается в кассу. Затем кассир банка в порядке очередности вызывает держателя в кассу для получения наличных. Для вызова он произнесет (или на специальном табло высветится) номер чека – как правило, три последние его цифры.

Теоретически при этом может использоваться схема с контрольной маркой: операционист, забирая чек, выдает так называемую контрольную марку, затем чекодержатель отдает ее кассиру, а тот наклеивает марку на чек.

При этом кассирам запрещается в момент выдачи наличных по денежному чеку производить по требованию чекодержателя размен купюр (то есть их замену на банкноты других номиналов).

Опечатанные пачки и опломбированные мешки банкнот пересчитываются – без разрыва гарантийных швов, пломб, печатей – не отходя от кассы. Если же вы имеете желание пересчитать все банкноты поштучно, это необходимо произвести в отдельном помещении данного отделения под наблюдением кассира или контролера банка. Иначе возможные претензии приняты не будут.

Если же при правильном пересчете претензии возникли – служащие банка оформляют Акт о недостаче (излишке) денежных билетов. И уже после этого сумма недостач или фабрично-бракованных банкнот возмещается вам из кассы.

Напоследок отметим, что корешки использованной чековой книжки и даже испорченные бланки чеков компания обязана хранить не меньше трех лет. В целом же ответственность за хранение в надежном месте, например в сейфе, денежных чековых книжек целиком лежит на компании-чекодателе, а внутри нее – на назначенном материально ответственном лице (при выдаче чековой книжки директор компании ставит свою подпись под утверждением об этой ответственности).

Стоимость чековых книжек в тарифных пакетах для МСБ от банков из числа услуг для предпринимателей. По исследованиям компании «Простобанк Консалтинг» на 24 июня 2011 года.

Чековая книжка - это платёжный инструмент организаций (индивидуальных предпринимателей), предназначенный для получения наличных денег с расчётного счёта. Появление пластиковых карт снизило актуальность использования чеков, но они по-прежнему применяются предприятиями.

Порядок выдачи

Оформляется чековая книжка банком, обслуживающим компанию, по её письменному заявлению. Форма заявления законодательно не утверждена и разрабатывается кредитными учреждениями самостоятельно, но всегда содержит несколько обязательных реквизитов:

• название банка;
• дату заполнения;
• наименование клиента;
• номер расчётного счёта;
• количество листов (25 или 50);
• вид книжки;
• паспортные сведения сотрудника, её получающего;
• печать организации, подписи руководящих лиц, удостоверяющих подпись получателя;
• обязательство обеспечить условия хранения чековой книжки, исключающие её хищение, порчу.

Через 1-3 дня после подачи заявления сброшюрованные чеки выдаются уполномоченному сотруднику. Плата за их оформление обычно безакцептно списывается банком с расчётного счёта клиента. Так как эта услуга облагается налогом на добавленную стоимость, то выдаётся счёт-фактура.

Порядок использования

Деньги, полученные посредством чековой книжки, могут использоваться на внутрипроизводственные нужды предприятия, для расчётов с кредиторами. Таковыми являются:

• командировочные расходы;
• заработная плата, другие выплаты сотрудникам;
• прочие хозяйственные затраты;
• оплата поставщикам;
• возврат или выдача займов.

Кредитное учреждение регламентирует суммы, которые организация может получить по чеку в день обращения. В случае их превышения необходимо за 1-2 дня сделать предварительный заказ банковскому работнику.

Порядок оформления чеков

Правила заполнения листов просты, но следовать им надо неукоснительно. Малейшее нарушение установленного порядка повлечёт отказ банка в выдаче денег. Основные положения:

• текст чека пишется от руки только шариковой или чернильной ручкой;
• цвет чернил должен быть чёрным, синим, фиолетовым;
• печать ставится только та, образец оттиска которой зафиксирован в банковской карточке;
• оттиск печати на бланке должен быть чётким, без смазанных краёв и расплывшихся пятен;
• перед текстом не должно быть отступов, свободные места после него прочёркиваются ровной двойной линией;
• исправления посредством перечёркивания неправильного написанного текста, а также замазывание ошибок штрихом запрещены.

Лицевая сторона листа содержит сведения о дате, снимаемой сумме (цифрами и прописью), а также полностью ФИО сотрудника, получающего деньги, и подписи лиц, уполномоченных распоряжаться средствами на расчётном счёте предприятия. В соответствующие графы оборотной стороны бланка вносятся паспортные данные получателя и указываются цели, на которые требуются наличные деньги. Если проверка налоговой инспекции обнаружит несоответствие фактического и заявленного расхода, то руководству компании грозят штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины.

Чековая книжка с заполненным листом отдаётся сотруднику банка, ведущему операции по расчётному счёту клиента. Он проверяет правильность оформления документа, сличает подписи с банковской карточкой, выясняет, есть ли у компании финансы для удовлетворения запроса. Если замечания отсутствуют, то от корешка листа отрывается основная часть чека, из которой вырезается контрольная марка. Марка выдаётся получателю для предъявления её кассиру банка при получении денег. Если обнаруживаются ошибки заполнения документа или у предприятия не хватает финансов, то выдача наличных средств не производится. Тогда лист не отрывается от корешка, а перечёркивается и ставится запись «испорчено».

Достоинства и недостатки

По сравнению с корпоративными картами чековая книжка имеет только один недостаток: снятие денег занимает много времени: заполнение, поездка в кредитное учреждение. Но бывают ситуации, когда именно она сокращает сроки получения наличности.

Использование пластиковой карты подразумевает открытие специального счёта, который пополняется с расчётного посредством оформления платёжных поручений. С помощью карты снять можно только предварительно перечисленную на неё сумму. А если надо срочно заплатить наличными поставщикам или выдать командировочные, а финансов переведено недостаточно? Перемещение денег между счетами займёт один день, а по чеку можно снять их в течение часа.

Отправка денег на карточный счёт «замораживает» их, ограничивает оборотный капитал предприятия. Воспользоваться быстро средствами, перечисленными на карту, для осуществления безналичных платежей не получится, так как потребуется время для их возврата. А чеки перевода финансов не требуют, они предназначены для оперирования средствами расчётного счёта.

Снятие наличных денег по чеку выгоднее в отношении процентов, взимаемых банками за эту операцию. За пользование картой устанавливается фиксированная комиссия независимо от целей, на которые будут потрачены полученные средства. Обычно это 2-4 %. В чеке указывается назначение снимаемых денег, и от него зависит банковский процент. Например, для заработной платы он составляет 0,5.

Таким образом, несмотря на удобство пластиковых карт, чековые книжки имеют свои достоинства. Они оказываются намного выгоднее, если предприятию требуется часто снимать наличные деньги.