Кто утверждает заявление работника о возмещении расходов. Возмещение денежных средств

Нередко, работа многих граждан тесно связано с поездками. Одни сотрудники вынуждены посещать другие города или страны для встречи с партнерами, в обязанности других работников входит посещение различного рода структур, к примеру, налоговой инспекции.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Нередко, специфический рабочий режим вынуждает сотрудников возвращаться домой в позднее время.

Для большинства организаций, собственное транспортное средство, посредством которого персонал может выполнять свои обязанности роскошь. В таких случаях, работодатель компенсирует сотрудникам стоимость проезда.

Какие затраты подлежат возврату

Компенсация стоимости проезда представляет собой денежные выплаты, которые предусмотрены уставом компании с целью возмещения работникам финансовых затрат, связанных с выполнением их трудовых обязательств.

Подобные обязательства руководителей регламентированы не только внутренним уставом компании, но и установленным на территории РФ Трудовым Кодексом, регулирующим права и обязанности, как работников, так и руководителей.

Использование личного транспортного средства сотрудника в рабочих целях

В соответствии с установленными нормами, работник вправе требовать компенсацию за использование личного транспорта в рабочих целях.

Обязательство работодателя выплачивать компенсацию имеет юридическую силу лишь в том случае, если сотрудник заранее оговорил условия эксплуатации личного авто и получил его согласие.

Для справки. Договоренность между работодателем и сотрудником должна быть закреплена соответствующим договором (). Документ должен содержать в себе данные о сумме компенсации и особенностях выплаты, так как Законодательная база не регулирует финансовый вопрос.

Работодатель, в свою очередь должен возместить работнику следующие виды расходов:

• использование машины;
• износ средства передвижения.

Аренда авто у сотрудника

Установленными нормами предусмотрена возможность аренды организацией личного транспортного средства работника. Как показывает практика, такой вид договоренности схож с предыдущим, так в основном автомобилем управляет его владелец.

В таком случае, работодатель обязывается компенсировать следующие виды расходов разъездного характера:

• аренда имущества;
• растраты на ГСМ и технический осмотр авто;
• ремонт средства передвижения;
• содержание машины.

Как и в ранее описанном случае, работодатель и работник должны заключить договор, содержащий условия аренды и соответствующих выплат.

Видео: Компенсации ГСМ

Приобретенные проездные билеты на общественном транспорте

На многих предприятиях можно выделить категорию сотрудников, которые по рабочим причинам регулярно пользуются общественным транспортом.

В таких случаях, работодатель должен возмещать стоимость проезда, осуществленного в служебных целях.

Компенсации стоимости проезда включает в себя следующие пункты:

• цена проездного билета на любой тип общественного транспорта;
• растраты на оформление проездных услуг;
• растраты на приобретение постельных принадлежностей, к примеру, при поездке в поезде.

Стоит обратить внимание на тот факт, что сумма компенсации, а также перечень сотрудников, претендующих на выплаты, должен быть закреплен трудовым договором или нормативными актами.

Использование такси в рабочих целях

Нередко для рабочих целей у сотрудников возникает необходимость воспользоваться услугами такси. Как правило, услуга актуальна при маршруте отель – офис клиента – отель – аэропорт.

В том случае, если такой вид расходов целесообразен, работодатель должен их возместить работнику. Стоит отметить, что подобные растраты должны быть предусмотрены трудовым договором или нормативными актами.

Дополнительные траты

Трудовой кодекс предусматривает компенсацию работникам дополнительных расходов. В данном случае речь идет в основном о заграничных командировках.

Работодатель должен компенсировать следующие растраты :

• расходы на оформление заграничного паспорта;
• растраты на получение медицинского страхования;
• уплата консульских и аэродромных комиссий;
• оплата комиссий на право выезда или транзита транспортного средства;
• суточные денежные средства;
• оплата проживания в жилом помещении.

Таким образом, трудовой кодекс РФ защищает интересы работников, обязывая работодателей компенсировать затраченные денежные средства на проезд в рабочих целях.

Стоит отметить, что государственные нормы не регулируют маршрут сотрудника. Начальство вправе выбрать тип проезда до назначенного места на свое усмотрение. К примеру, вместо авиаперелета указать проезд на автобусе.

Оформление возмещения транспортных расходов сотруднику

Для возмещения транспортных расходов, сотрудники необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором он просит вернуть затраченные средства.

Документ пишется в свободной форме, но он должен содержать в себе следующие пункты:

• ФИО сотрудника;
• дата поездки
• адрес пункта назначения;
• сумма затраченных денежных средств;
• приложения (к примеру, квитанции, билеты и прочее).

Подтверждение

Для получения компенсации проезда в рабочих целях, работнику нужно предоставить руководителю не только соответствующее заявление, но и подтверждение расходов.

К документации, фиксирующей расходы сотрудников можно отнести следующее:

• билеты, подтверждающие проезд до места командировки и обратно (железнодорожные, транспортные и прочие билеты);
• посадочные талоны при авиаперелетах;
• справка с железнодорожного вокзала, подтверждающая отсутствие прямого поезда (при проезде окружным путем);
• справка с железнодорожного вокзала, подтверждающая отсутствие ежедневного рейса (необходима при переносе сроков командировки).

Оплата проезда в режиме онлайн

Интернет не только позволяет гражданам сэкономить временной ресурс при покупке билетов на любой вид транспорта, но и вызывает некоторые трудности. Нередко сотрудники организации задаются вопросом о том, как предоставить подтверждение приобретения билетов в режиме онлайн.

На самом деле процедура предельно проста. Сегодня каждое банковское учреждение располагает интернет — банкингом. Каждый клиент банка является обладателем личного кабинета, для оперативного осуществления финансовых операций.

Для подтверждения факта покупки билетов через Интернет, сотруднику достаточно распечатать квитанцию из личного кабинета или обратиться с этой просьбой к работникам банковской структуры.

Расходы на личном авто сотрудника

Что касается аренды авто у сотрудника или использования им в трудовых целях личного транспорта, прямого подтверждения расходов не требуется. Это связано с тем, что руководство и работник заранее в договоре фиксируют сумму оплаты такого вида проезда.

Работнику достаточно косвенно подтвердить проезд в место командировки, предоставив руководителю приказ об отправлении его в другой город или в иной пункт назначения в рабочих целях.

Компенсации при отсутствии подтверждающей документации

В том случае, если работник по завершении командировки не может предоставить подтверждающих документов, начальство вправке поступить следующим образом:

• отказаться возмещать проездные расходы;
• возместить лишь часть расходов, на свое усмотрение.

Сотруднику, при отсутствии документов необходимо написать заявление на имя руководителя в произвольной форме.

Документ должен содержать следующие данные:

• ФИО сотрудника;
• дата и время отъезда в рабочих целях;
• используемый вид транспортного средства;
• цену приобретенных билетов;
• причину потери документов, подтверждающих покупку билетов.

В свою очередь, начальство, ознакомившись с заявлением должно сделать отметку, указав сумму компенсации или отказ возвращать затраченные денежные средства . По завершении, работник должен приложить заявление к авансовому отчету и передать в бухгалтерский отдел.

Стоит отметить, что руководитель государственных структур, даже при утере сотрудником подтверждающих расходы документов не может отказать в компенсации.

В соответствии с установленными нормами, запрещено ставить работников в худшее положение, чем установлено в Законодательной базе.

Таким образом, расчет компенсации будет происходить с учетом минимальной стоимости проезда:

• железнодорожные средства передвижения – плацкартный вагон;
• водное транспортное средство – каюта X группы, в случае речного транспорта – каюта III категории;
• автомобильное средство передвижения – автобус общего типа.

С частными организациями дела обстоят иначе. Выплата компенсации напрямую зависит от внутреннего регламента компании, в котором руководство предусмотрело пути урегулирования вопрос возмещения стоимости проезда сотрудников.

О важности правильно оформленной служебной записки на возмещение расходов не понаслышке знают опытные бухгалтеры. Тем, кто впервые столкнулся с образцом оформления документов по 71-му счёту («Расчёты с подотчётными лицами») трудно разобраться в сухих строчках письма Минфина. Однако, ничего сложного в этом нет, следует лишь неукоснительно придерживаться нескольких простых правил.

Существует множество ситуаций, при которых работники расходуют денежные средства:

• Покупка канцелярских принадлежностей;
• Траты, произведённые во время командировки (оплата проживания в отеле, приобретение бензина, проезд на транспорте, питание);
• Оплата услуг связи (сотовая, городская телефонная, телеграмм, писем, посылок);
• Представительские расходы.

Финансы могут быть как выданные авансом, так и собственные. Если деньги были выданы авансом, то сотрудник должен грамотно отчитаться за потраченные средства.

Чтобы у инспектора ИМНС не возникло вопросов, работник должен:

• Быть зачисленным в штате компании с оформлением трудового договора;
• Быть в списке лиц, утверждённых приказом руководства, в котором перечисляются все, кто имеет право на трату средств;
• Выполнять служебные задания по приказу руководства;
• Попросить выписать документы не на своё имя, как физическое лицо, а как на уполномоченного предприятием агента;
• Получить от продавца счёт-фактуру.

В случае если были потрачены собственные деньги, отчитываться следует так же. Однако работник должен будет написать дополнительно служебную записку о возмещении расходов.

Служебная записка образец о возмещении компенсации

Служебная записка

Прошу возместить мне понесённые мной в сумме хх руб. хх коп. расходы в интересах предприятия. Основание: доверенность №5 от 01.02.2016, выданная в соответствии с приказом №17 от 15.01.2016. Характер понесённых расходов: покупка бензина для проезда к месту командировки и обратно.

Гапонов П.О.

Документ визируется главным бухгалтером и руководителем предприятия. Последний пишет распоряжение возместить сотруднику сумму потраченных денег в полном объёме либо частично (если труженик превысил полномочия).

Денежные средства, выдаваемые в качестве компенсации не подлежат обложению налогом на прибыль.

Служебная записка на возмещение расходов является документом финансовой отчётности и пишется на основании образца, утверждённого внутренним приказом учреждения.

Вы узнаете как учесть расходы на подписку, если они оплачены банковской картой работника. Образцы документов, которые нужно составить.

В законодательстве нет запрета на приобретение сотрудниками товаров, работ, услуг, предназначенных для компании, с последующим возмещением им понесенных расходов. Расходы на подписку, которая необходима бухгалтерии для работы, не исключение. Оплатив подписку личной картой, бухгалтер вправе написать заявление директору с просьбой возместить расходы.

Поскольку предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно. Чтобы возместить расходы, компании достаточно письменного заявления или служебной записки с приложением документов, подтверждающих расходы.

Как составить заявление: образец

Унифицированной формы заявления о возмещении расходов нет, поэтому сотрудник может его составить в произвольном виде. В заявлении нужно детально описать цели, для которых были произведены расходы, стоимость подписки. К заявлению также необходимо приложить документ, подтверждающий оплату расходов. Это может быть выписка с карточного счета плательщика.

Вот образец такого заявления:

Генеральному директору
ООО «Метеор» Иванову И.И.

от главного бухгалтера
Петровой Анны Олеговны

ЗАЯВЛЕНИЕ
о возмещении служебных расходов

В связи с производственной необходимостью бухгалтерии, частыми изменениями в законодательстве и в целях безошибочного расчета налогов мною была приобретена годовая подписка на практический журнал «Главбух» на 2016 год стоимостью 16 764 руб. (Шестнадцать тысяч семьсот шестьдесят четыре рубля) 00 копеек.

Журнал был оплачен мною из собственных денежных средств. Прошу возместить понесенные расходы.

Прилагаю выписку с моего личного карточного счета, подтверждающую осуществленные расходы.

Приказ директора о возмещении расходов

Два варианта, как оформить возмещение денег. Можно оформить приказ директора о возмещении средств работнику. А можно попросить директора просто написать свое разрешение непосредственно на заявлении работника. Если вы решили издать отдельный приказ, вот его образец.

Общество с ограниченной ответственностью «Метеор»

Приказ
о возмещении расходов на подписку

1. В целях производственной необходимости и минимизации налоговых рисков приказываю возместить главному бухгалтеру Петровой Анне Олеговне произведенные расходы по приобретению подписки на журнал «Главбух» на 2016 год в размере 16 764 руб. (Шестнадцати тысяч семьсот шестьдесят четырех рублей) 00 копеек.

2. Главному бухгалтеру Петровой А.О. перечислить указанную сумму на личный карточный счет (выдать из кассы) не позднее 20 декабря 2015 года.

Генеральный директор Иванов /И.И. Иванов/

С приказом ознакомлена:

Главный бухгалтер Петрова /Петрова А.О./
18.12.2015

Учет расходов на подписку

Порядок отражения расходов на подписку в бухгалтерском учете проиллюстрирует пример.

Пример
В декабре 2015 года главный бухгалтер А.О. Петрова оформила годовую подписку на журнал "Главбух". Стоимость подписки 16 764 руб. Подписка была оплачена с личной банковской карты Петровой. Впоследствии указанные расходы были компенсированы Петровой организацией.

Операции по приобретению подписки были отражены следующими записями:

Дебет 60 Кредит 71
- 16 764 руб. - отражены средства, перечисленные издательству, в оплату подписки;

Дебет 71 Кредит 51
- 16 764 руб. - оплачены расходы на подписку, оплаченные подотчетным лицом;

Дебет 26 (44) Кредит 60
- 1397 руб. (16 764 руб. : 12 мес.) - учтены расходы на подписку в текущих затратах организации.

Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:

Внимание! Каждая из перечисленных бумаг составляется по определённому шаблону, установленному на предприятии. Несоответствие требованиям составления может привести к проблемам в будущем.

Назначение

Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег

Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.

Рекомендации! Составитель должен чётко обозначить, на каком основании ему должные вернуть определённые средства. Ещё обязательно стоит указать точную сумму, подлежащую возврату и обозначить, за что именно она была передана предприятию.

Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.

Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.

Возмещение транспортных расходов

Подобная категория документов, о которых идёт речь, на сегодняшний день является наиболее распространённой и востребованной. Определённые установки относительно написания записок такого типа содержаться в . Там сказано что:

Без этих сведений получатель записки не сможет составить чёткую картину понесенных расходов и может отказать в компенсации денежных средств или выплатит меньше чем нужно.

Получение материальной помощи

Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи. Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре.

Если сложившаяся ситуация вписывается в эти условия, то сотрудник может смело приступать к . После того как в тексте документа будут обозначены реквизиты, составитель должен чётко прописать обстоятельства, в связи с которыми потребовалась выдача денег.

Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.

Совет! Если материальная помощь нужна в связи с болезнью, то нужно чётко прописать диагноз и приложить копию больничного листа. Если всё написано грамотно, выплата будет произведена в кротчайшие сроки.

Требования к оформлению

Как уже упоминалось выше, для составления подобных документов не существует чётких требований, и предприятия сами устанавливают шаблоны. Однако любая служебная записка должна быть составлена с учётом элементарных правил оформления, например:

Несоблюдение этих элементарных требований повлечёт за собой проблемы с любым документом. Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста.

Больше о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте .

Пример написания

Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:

1. Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П. от главного бухгалтера Степановой З.В.
2. Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.
3. Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М. и свидетельство о рождении ребёнка.

Важно! В заключение необходимо поставить дату составления и расписаться.

К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно. Даже несмотря на то, что для него не существует чёткой формы составления, общие правила оформления должны соблюдаться в любом случае. Это поможет избежать проблем и задержек в будущем.

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.

Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными.

Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании.

Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы.

При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д.

В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139

О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»

В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.

2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.

4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.

5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.

6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.

Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)

С приказом ознакомлены:

Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)