Как лучше хранить документы дома. Система хранения документов дома

Создайте стандартную систему наименования документов. Каждый документ называйте одинаковым образом, включая предмет, дату и другую важную информацию. Например, на чеке должно быть указано название магазина, дата и купленный продукт.

Упорядочите свои папки и подпапки. Если для хранения данных вы используете папки вместо системы управления документами, вам понадобится разделить их по датам, предметам или проектам. Создайте новый подкласс папок, чтобы упорядочить те, в которых слишком много документов.

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

Как навести порядок в документах?

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

• документы на квартиру
• медицинские док-ты
• налоговые
• кредитные
• квитанции об оплате
• чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!

Д окументы есть в каждом доме , и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны, инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства, дипломы…. Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуются обычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно. Вот поэтому они должны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести к минимуму. Сегодня об этом).

Чтобы навести порядок в документах надо последовательно выполнить следующие три шага:

1 шаг. Выкинуть лишнее

2 шаг. Сортировка оставшегося.

3 шаг. Организовать хранение.

У меня документы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы, а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все это разбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнему были заняты этим добром. В этом году я решила организовать хранение иначе. Но сначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблю это слово, но… так емко характеризует процесс). Вот задумалась, если бы не гипс на ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.

1 шаг. Размусоривание.

Складываем всю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции и документы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.

Выкидываем инструкции от тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны. Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.

2 шаг. Сортируем.

3 шаг. Организация хранения.

Самый приятный и творческий процесс.

Начала я с инструкций и гарантийных талонов. Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы ими пользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-то даже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Я вообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила я перевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительная куча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» в ноутбуке.


Расскажу как. В сети есть практически все инструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) и скачать файл pdf или обычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я их отсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информацию по отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель, коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колер краски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, эта работа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее. Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебирать и размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкий шрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала это по мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное, что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешний носитель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.

Остальные документы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!

Хранить документы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальном хранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.

Ящик для документов у меня уже есть - размеры ящиков я еще при заказе мебели делала такие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без него обойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы в папки, подписала их и составила в ящик. Те что реже используются (документы на право собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, часто используемые ближе.
! Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-то красивое, чтобы не портить интерьер.

! Большое количество папок, на мой взгляд, не очень удобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в более крупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурировать документы внутри. Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папки получились такие:

• документы на недвижимость по каждому объекту отдельно;
• документы на авто;
• личная папка для каждого члена семьи;
• медицинская папка для ребенка;
• квартирная папка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
• старые платежи (архив за три года);
• текущие платежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний с маркировкой «оплачено»).

Папка с коммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока не рискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, при платежах онлайн, их история хранится 3-5 лет. То есть при любых недоразумениях с коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в истории платежей соответствующий чек. С этого года чеки я распечатывать перестала, просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, если что, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нет специального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдет любая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместиться конверты А4. Можно использовать и обычную коробку нужного размера, просто обклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.

Организованное хранение вашей семейной «истории» означает их хранение в соответствии с определёнными правилами. В этой статье мы вкратце опишем 5 простых шагов, которые помогут вам привести в порядок ваш «семейный архив» документов и фотографий и обеспечить легкий поиск требуемой вещи в случае необходимости .

Шаг 1. Собрать всё в одном месте

Перед началом работы по архивации вашей истории или семейного архива вы должны определить довольно просторное место (комнату), в которой вы сможете собрать всё искомое воедино. Это поможет вам видеть все вещи сразу и не метаться по дому в поисках того или иного документа, фотоальбома, сувенира и пр. При этом следует придерживаться правила: если вещи размещены в определенных конвертах, коробках или папках, сначала держите их там, как они находятся первоначально. Хотя некоторая часть этих коробок, конвертов и папок наполнялась без какой–либо организации, большинство из них наверняка заполнялись с определённым смыслом. Например, в конверте собраны фотографии определённой даты, места, события и т.д.

Итак, первый шаг – ознакомиться с содержанием каждого конверта, папки, коробки. В большинстве случаев вы, скорее всего, столкнётесь со случаем, когда вещи сваливались безо всякой системы. И ваша задача теперь – разобрать этот хаос и определить будущую систему хранения каталогизации вещей.

Шаг 2. Сканируйте документы и фото. Делайте заметки, упорядочивайте вещи по типу

Сгруппируйте фотографии, документы, вещи по их типу, дате и т.п. Разложите их в определённом вами порядке. Сразу делайте заметки, в какой «кучке» что собрано.Теперь можно приступить к сканированию фотографий и документов.

Сканируя документы и фотографии, сразу размещайте их сканы в соответствующие папки вашего компьютера с обязательным соблюдением «иерархии» этих папок. Назовите общую папку «Семейный архив», а внутри неё стройте дерево иерархии.

Шаг 3. Выберете коробки, папки и органайзеры для хранения вещей

Важный шаг выбор правильного типа коробок и папок для размещения ваших рассортированных предметов.

• Фотографии желательно собирать в альбомы в зависимости от размера фотографий и строго придерживаться принятых правил: по субъектам, датам, возрасту субъекта и т.п.

• Важные бумажные документы в плохом состоянии стоит заламинировать, это сохранит их дольше чем файл. Но в случае невозможности этого, сложите их внутрь прозрачного файла вместе с листом обычной сухой бумаги, выдавите воздух и оденьте файлы в жесткую папку .
• Так же с листом чистой сухой бумаги хранят старинные бумажные деньги, по одной купюре в один файл. Есть файлы размером вполовину от обычного листа. Их обычно используют бухгалтера для банковских выписок.

Очень хорошим местом хранения докуменитов и фотографий являются специальные шкафы-стелажи или коробки. Коробки для хранение, должны быть крепкими, с плотными крышками, разного размера для предметов разной величины.

Внутрь коробок положите пакетики с силикогелем, для предотвращения сырости. Для бумажного семейного архива сырость и сухость, враги номер один. Особо ценные для вас вещи следует хранить в банковских ячейках.

Шаг 4: Выберите место, куда вы собираетесь сложить вещи

Теперь, когда вы рассортировали вещи и сложили их в соответствующие коробки, альбомы и пр., следует подумать о месте их хранения. Главным приоритетом при этом должна быть сохранность вещей. Соблюдайте следующие правила хранения:

• избегать для хранения таких мест, как холодный чердак и сырой подвал дома;
• не располагать шкафы с вещами вблизи водопроводных труб или дождевых стояков;
• избегать неотапливаемых гаражей и навесов.

Шаг 5: Поделитесь документами и вещами с другими членами семьи

Поскольку вы не хотите, чтобы ваш поистине титанический труд пришлось повторять вновь вам или вашим близким, сделайте две важные вещи:

1. сфотографируйте большинство объектов хранения и поделитесь фотографиями с другими членами семьи;
2. создайте в компьютере общую базу всех предметов. Для этого подойдут стандартные программы Excel, Access, и другие.

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос "куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!", казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных "залежей" растет и растет, незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там... Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина

Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8. Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя... после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке!

Фото: ideas.vdolevke.ru, babyblog.ru, design-remont.info, wordofdecor.com, decorwind.ru