Алименты: регистрируем исполнительные листы. Исполнительный документ: храним как зеницу ока Обязателен ли журнал исполнительных листов
Согласно пункту I приложения 1 к Методическим рекомендациям по порядку исполнения требований исполнительных документов о взыскании алиментов, утвержденным ФССП России от 19.06.2012 № 01-16 , поступившие в организацию постановления судебного пристава-исполнителя и копии исполнительного документа нужно регистрировать в специальном журнале.
Регистрация документов
Как правило, регистрация однотипных документов производится в соответствующих журналах (книгах).
Форма журнала может быть как унифицированной, разработанной для конкретного вида документов, например журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), так и произвольной.
Образец журнала регистрации документов на уплату алиментов
Журнал регистрации
Конкретная регистрация исполнительных листов не утверждена, то есть типовой формы журнала просто нет.
По идее можно использовать для этой цели форму, приведенную в приложении к постановлению Правительства РФ от 31.07.2008 № 579 . Однако у работодателя применить ее не получится. Эта форма предназначена для регистрации бланков исполнительных листов, которые хранятся в судах.
В отсутствие унифицированной формы вы можете:
Регистрировать исполнительные листы в журнале входящей корреспонденции. Но этот вариант неудобен для контроля их движения. Ведь в журнале входящей корреспонденции регистрируются все поступающие на предприятие документы. Этот журнал хранится в секретариате. Бухгалтеру будет сложно отслеживать движение исполнительных листов.
Если вы все же решите воспользоваться этим способом, не забудьте на регистрируемом документе проставить штамп «Вх. № ____ от ____», содержащий регистрационный индекс и дату поступления документа;
Разработать форму журнала самостоятельно;
Воспользоваться формой, предложенной выше.
Хранить журнал регистрации исполнительных листов нужно не менее пяти лет (п. «о» ст. 459 Перечня, утвержденного
Согласно п. I Приложения 1 к Методическим рекомендациям по порядку исполнения требований исполнительных документов о взыскании алиментов, утвержденным ФССП России 19.06.2012 N 01-16, поступившие в организацию постановления судебного пристава-исполнителя и копии исполнительного документа нужно регистрировать в специальном журнале.
Примечание. Регистрация - запись учетных данных о , фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98).
Регистрация документов в журналах
Как правило, регистрация однотипных документов производится в соответствующих журналах (книгах).
Форма журнала может быть как унифицированной, разработанной для конкретного вида документов, например журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), так и произвольной.
Примечание. Средний размер алиментов в РФ составляет 1,6 тыс. руб. в месяц.
Журнал регистрации исполнительных листов
Типовая форма для регистрации не утверждена. В статье "Алименты: что должен знать бухгалтер" дана рекомендация использовать для этой цели форму, приведенную в Приложении к Постановлению Правительства РФ от 31.07.2008 N 579. Однако у работодателя применить ее не получится. Эта форма предназначена для регистрации бланков исполнительных листов, которые хранятся в судах.
В отсутствие унифицированной формы вы можете:
- регистрировать исполнительные листы в журнале входящей корреспонденции. Но этот вариант неудобен для контроля их движения. Ведь в журнале входящей корреспонденции регистрируются все поступающие на предприятие документы. Этот журнал хранится в секретариате. Бухгалтеру будет сложно отслеживать движение исполнительных листов.
Если вы все же решите воспользоваться этим способом, не забудьте на регистрируемом документе проставить штамп "Вх. N ____ от ______", содержащий регистрационный индекс и дату поступления документа;
- разработать форму журнала самостоятельно;
- воспользоваться формой, предложенной журналом "Зарплата", которая приведена ниже.
Журнал регистрации исполнительных документов на уплату алиментов
|
Дата |
Номер |
Ф.И.О. |
Ф.И.О. и адрес |
Размер |
Наличие |
Куда и когда |
Ф.И.О. |
||
|
при |
при |
||||||||
|
ВС N 012233619 |
Ускова |
Усков Артур |
Отдел судебных |
Красина И.Е. |
|||||
Хранить журнал регистрации нужно не менее пяти лет (п. "о" ст. 459 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Примечание. При увольнении работника исполнительный лист возвращается судебному приставу-исполнителю (ч. 4 ст. 98 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ).
Если в учреждение поступил исполнительный лист, например, о взыскании с работника алиментов, не спешите подшивать его к какому-либо журналу операций. Ведь для таких документов должен быть организован особый порядок учета и хранения. Расскажем, почему это важно.
Виды исполнительных документов
Если физическое или юридическое лицо, публично-правовое образование самостоятельно не исполнило свою обязанность по передаче другим гражданам, организациям или в бюджеты денежных средств и иного имущества либо совершению в их пользу определенных действий (воздержанию от совершения определенных действий), это делается принудительно в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Закон № 229-ФЗ).
Основанием служат исполнительные документы. К ним относятся (ч. 1 ст. 12 Закона № 229-ФЗ):
- исполнительные листы, выдаваемые судами общей юрисдикции и арбитражными судами на основании принимаемых ими судебных актов;
- судебные приказы;
- нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии;
- удостоверения, выдаваемые комиссиями по трудовым спорам;
- акты органов, осуществляющих контрольные функции, о взыскании денежных средств с приложением документов, содержащих отметки банков или иных кредитных организаций, в которых открыты расчетные и иные счета должника, о полном или частичном неисполнении требований указанных органов в связи с отсутствием на счетах должника денежных средств, достаточных для удовлетворения этих требований;
- судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях;
- постановления судебного пристава-исполнителя;
- акты других органов в случаях, предусмотренных законом.
Требования к оформлению исполнительных документов перечислены в ст. 13, 14 Закона № 229-ФЗ.
Чаще всего в учреждения поступают исполнительные листы об удержании алиментов из доходов работника. Помимо алиментов, на основании исполнительных документов из заработка работника могут удерживаться суммы в возмещение материального ущерба, вреда, причиненного здоровью, и т. д.
Регистрация
Исполнительные документы не являются первичными документами, поскольку не фиксируют какие-либо факты хозяйственной жизни учреждения. Следовательно, ни к какому журналу операций их прилагать не нужно. В соответствии с п. 11 Инструкции № 157н в регистрах бухгалтерского учета систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах. О других документах в этом пункте речи не идет.
Для исполнительных документов необходимо организовать особый порядок учета и хранения. И вот почему:
- на основании исполнительного документа производятся обязательные удержания из доходов работника (ч. 3 ст. 98 Закона № 229-ФЗ). Работника-должника следует ознакомить с исполнительным документом под роспись (письмо Роструда от 19.12.2007 № 5204-6-0);
- при перемене должником места работы, учебы, места получения пенсии и иных доходов лица, выплачивающие должнику заработную плату, пенсию, стипендию или иные периодические платежи, обязаны незамедлительно сообщить об этом судебному приставу-исполнителю и (или) взыскателю и возвратить им исполнительный документ с отметкой о произведенных взысканиях (ч. 4 ст. 98 Закона № 229-ФЗ). В отметке указываются размер удержаний и удержанные суммы, номера платежных документов (квитанций) и даты перечислений и остаток задолженности (если имеется). Отметка о произведенных удержаниях должна быть заверена печатью организации и подписью ответственного должностного лица.
Таким образом, при поступлении в учреждение исполнительных документов нужно организовать их отдельный учет и контроль за полным и своевременным исполнением – производством удержаний из заработной платы работников и перечислением этих сумм по назначению.
Согласно правилам документооборота прежде всего все поступившие в учреждение исполнительные документы должны быть зафиксированы в общем журнале регистрации входящей корреспонденции. На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп «Вх. № от », содержащий регистрационный индекс и дату поступления документа.
Следует учесть!
Руководитель учреждения должен своим приказом назначить лицо, ответственное за сохранность исполнительных документов. Логичнее всего возложить эту обязанность на бухгалтера, поскольку именно он будет работать с данными документами.
В составе учетной политики учреждения необходимо утвердить график документооборота, определяющий порядок регистрации входящей корреспонденции и передачи ее в бухгалтерию.
Зарегистрированные исполнительные документы не позднее следующего дня передаются в бухгалтерию под расписку ответственному должностному лицу, назначенному организационнораспорядительным документом.
Кроме того, для контроля за движением исполнительных документов целесообразно вести специальный журнал (книгу, карточку).
Унифицированной формы такого журнала (книги, карточки) нет.
Поэтому учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике в целях бухгалтерского учета.
За основу можно взять форму журнала учета и регистрации исполнительных документов, приведенную в приложении 1 к Порядку ведения учета и осуществления хранения документов по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по денежным обязательствам получателей бюджетных средств, утвержденному приказом Казначейства России от 26.09.2007 № 5н.
Примерные формы журнала регистрации входящей корреспонденции и журнала учета и регистрации исполнительных документов приведены в конце статьи.
До передачи исполнительного документа в бухгалтерию целесообразно ознакомить с ним сотрудника юридической службы учреждения, поскольку значение и статус поступившего документа должны быть оценены с юридической точки зрения.
Хранение
Хранение исполнительных документов в бухгалтерии рекомендуется организовать в порядке, установленном для бланков строгой отчетности. Согласно п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
При этом исполнительные документы не обязательно учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Важно организовать их хранение аналогичным образом, определив ответственное лицо.
Согласно п. 416 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень № 558), исполнительные листы работников (исполнительные документы) должны храниться в организации до минования надобности, но не менее 5 лет. Книги, журналы, карточки учета исполнительных документов хранятся не менее 5 лет (подп. «о» п. 459 Перечня № 558).
Журнал регистрации входящей корреспонденции
Журнал учета и регистрации исполнительных документов
В бухгалтерию поступил исполнительный лист на удержание алиментов с работника. Как принять обязательство к учету? Нужно ли отразить суммы в отчетности за 9 месяцев? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.
Виды исполнительных документов
В своей работе бухгалтеры используют выражение «исполнительный лист». Под ним подразумевают все виды исполнительных документов. Это, в частности:
- исполнительные листы, которые выдают суды общей юрисдикции и арбитражные суды на основании принимаемых ими судебных актов;
- судебные приказы;
- нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии;
- удостоверения, выдаваемые комиссиями по трудовым спорам;
- судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях;
- акты других органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.
В таких исполнительных документах содержатся требования о возмещении вреда, причиненного здоровью или в связи со смертью кормильца, ущерба, причиненного преступлением, о взыскании штрафа, назначенного в качестве наказания за совершение преступления или правонарушения, о взыскании алиментов с работника.
Расскажу, как работать с исполнительным листом, с которым бухгалтер чаще всего сталкивается на практике, - на удержание алиментов.
Как вести документооборот
Если в учреждение поступил исполнительный лист или сотрудник сам принес нотариальное соглашение, бухгалтер обязан удерживать деньги из зарплаты. Если долг взыскивают через судебного пристава, то он направит работодателю следующие документы:
- копию исполнительного документа;
- постановление об обращении взыскания на зарплату работника;
- копию постановления о взыскании исполнительного сбора за неуплату периодических платежей;
- копию постановления о взыскании административного штрафа и других расходов по нему;
- памятку для руководителей и главных бухгалтеров по вопросам удержания и перечисления денег.
Зарегистрируйте их в специальном журнале и храните в сейфе (п. I приложения № 1 к Методическим рекомендациям ФССП России от 19 июня 2012 г. № 01-16). Типовой формы нет. Ее можно разработать самостоятельно. Приведу пример, как заполнить такой журнал (см. образец 1).
Образец 1. Журнал регистрации исполнительных листов
В тот день, когда документ поступит в учреждение, бухгалтер должен отправить судебному приставу-исполнителю уведомление. В нем надо указать:
- регистрационный номер и дату;
- контактный телефон;
- Ф. И. О. бухгалтера.
Стоимость почтовых услуг нужно удержать из дохода сотрудника (ст. 109 Семейного кодекса РФ).
Отражаем в учете исполнительный лист
Удержания по исполнительным листам фиксируют на счете 304 03 (п. 273 Инструкции № 157н). Покажу их учет на примере.
Пример:
Бухгалтер школы удерживает по исполнительному листу 1/3 месячного дохода экономиста на выплату алиментов.
Алименты пересылают получателю по почте. Расходы на пересылку составляют 3 процента от удерживаемой суммы. Сотрудник занят в деятельности, приносящей доход. Бухгалтер удержал алименты в размере 22 687,52 руб. . Расходы на их пересылку составляют 680,63 руб. . В учете записано:
ДЕБЕТ 2 302 11 830
КРЕДИТ 2 304 03 730
22 687,52 руб.
- удержана сумма алиментов по исполнительному листу;
ДЕБЕТ 2 302 11 830
КРЕДИТ 2 304 03 730
680,63 руб.
- удержаны расходы на почтовый перевод алиментов.
Фиксируем в отчетности исполнительный лист
Удержания уменьшают задолженность учреждения перед своими работниками по заработной плате. То есть фактически происходит зачет встречных требований, который является разновидностью некассовых операций. Суммы заносят в графу 8 раздела 2 отчета по форме 0503737.
Покажу, как заполнить отчет, исходя из условий примера (см. образец 2).
Образец 2. Как отразить алименты в отчете по форме 0503737
Информацию об исполнении судебных решений также надо отразить в форме 0503295. В справочной таблице к отчету (ф. 0503295) бухгалтер должен указать количество и сумму неисполненных судебных решений. А в пояснительной записке - сведения о мерах, принятых для погашения задолженности по алиментам.
Вопрос регистрации и учет поступающих в организацию исполнительных листов, как самого распространенного вида исполнительных документов, традиционно считается прерогативой бухгалтерии предприятия. Это объясняется тем, что исполнительный лист фактически является первичным финансовым документом, на основании которого бухгалтер должен совершить определенные действия по распоряжению денежными средствами организации.
Поступающие в организацию исполнительные листы должны регистрироваться в книге учета исполнительных листов , образец которой должен быть утвержден внутренним распорядительным документов (приказом) по организации.
Форма (образец) журнала учета исполнительных листов законодательно не утверждены, однако, можно воспользоваться внутренней, разработанной и утвержденной в организации формой, которая может содержать следующие сведения:
- Реквизиты исполнительного листа – дата, номер, наименование
- Дата предъявления
- Выдавший судебный орган
- Должник
- Сумма взыскания
Порядок регистрации исполнительных листов законодательно не регламентирован
"Об утверждении Правил организации работы Министерства финансов Российской Федерации и территориальных органов Федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации по взысканию на основании исполнительных листов судебных органов средств по денежным обязательствам получателей средств федерального бюджета". Форма журнала регистрации исполнительных листов установлена именно этим приказом.
В настоящее время данный нормативный документ утратил свою силу.
Представляется, что юридический департамент также должен участвовать в учете и регистрации исполнительных листов, которые запрашиваются юристами в судах после вступлений решений судов в законную силу.
Исполнительные листы в работе юриста
Помимо бухгалтеров, в работе с исполнительными листами принимают участие юристы компании. Дело в том, что исполнительной лист – это первый шаг на пути взыскания денежных средств с должников в рамках исполнительного производства, ведение которого, включая взаимодействие со службой судебных приставов, является компетенцией юриста компании.
То есть, говоря об учете исполнительных листов как юридической функции, следует понимать, что эта деятельность должна осуществляться юристом исключительно в контексте правового сопровождения исполнительного производства.
И если для бухгалтера имеет значение отражение исполнительных листов в регламентированном либо управленческом учете, то для юриста важно:
- Своевременно затребовать и получить исполнительный лист после вступления решения суда в законную силу.
- Проконтролировать предъявление исполнительного листа к исполнению должнику, в обслуживающие его банки, либо в службу судебных приставов.
- Если никакое имущество у должника не было обнаружено – получить у судебного пристава исполнительный лист обратно, и вместе с ним - акт о невозможности взыскания и постановление об окончании исполнительного производства. Данные документы должны быть переданы в бухгалтерию для списания долга как безнадежного и уменьшения на сумму долга базы по налогу на прибыль организации в рамках бухгалтерского и налогового учета. Хотя такое списание не бесспорно с точки зрения судебно-арбитражной практики.
Не все суды разрешают списывать безнадежные долги! (См. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.12.2005 № А56-4970/2005)
В случае предъявления листа судебным приставам, добиться скорейшего возбуждения исполнительного производства, а после его возбуждения – регулярно проводить мониторинг развития исполнительного производства, активно взаимодействовать с судебным приставом.
Только 26,7 % дел ФССП РФ в 2014 г. были закончены фактическим исполнением
Активное взаимодействие юриста с судебным приставом в современных непростых экономических условиях приобретает особенно важное значение. Если должник не оплатил свою задолженность до возбуждения исполнительного производства, то велика вероятность, что и после возбуждения долг не будет погашен добровольно. Именно поэтому, задачей юриста становится скорейший поиск (совместно с приставом) оставшегося имущества должника в счет погашения его задолженности, либо документальное подтверждение отсутствия такого имущества и денежных средств для целей финансового учета предприятия.
А принимая по внимание, что судебные приставы чрезмерно загружены работой – на одного пристава, согласно данным ФССП РФ, может приходиться до нескольких тысяч дел , встает вопрос о его физической возможности провести все процедуры исполнительного производства в установленные законом сроки.
Поэтому вполне возможно, что для целей ускорения процесса исполнительного производства и повышения его качества, от корпоративного юриста может потребоваться помощь приставу в сборе информации о должнике и его имуществе из разнообразных источников, включая официальные. Возможно, потребуется поддержка и в документообороте вплоть до составления документов (запросов, постановлений) и их самостоятельной передачи в банки, органы государственной регистрации движимого (ГИБДД, ИФНС) и недвижимого (Росреестр) имущества, не дожидаясь их отправки Почтой России.
Таким образом, при взаимодействии с судебным приставом юрист должен:
- Регулярно встречаться с судебными приставами в приемные часы
- Оказывать содействие приставу в сборе информации и документообороте
- В крайнем случае - обжаловать действия/бездействия судебных приставов в судебном порядке.
Автоматизация юридического учета исполнительных листов
В программе «Юрайт: Судебно-претензионная работа» предусмотрен широкий набор функциональности по работе юриста с исполнительными листами:
Вас также могут заинтересовать: