Как хранить и организовывать документы дома. Организация и хранение документов дома
Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей:wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.
Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.
Здоровье или Медицина
В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.
Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.
Коммунальные платежи
В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.
В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.
Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.
Банк
Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.
Работа
Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.
Авто или Транспорт (если имеются)
Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.
Недвижимость
В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.
Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.
Техника
В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.
Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.
Личные документы
Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.
Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.
Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.
- Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
- Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
- Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
- Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
- Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей:good: .
В наш век интернет-записей и технологий, вопрос "куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!", казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных "залежей" растет и растет, незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там... Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.
1. Папка
Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.
Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.
2. Корзина
Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.
Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.
3. Держатель для бумаг
Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.
Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.
4. Коробки
Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые дополнят стиль интерьера.
Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?
5. Доска-органайзер
Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.
Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.
6. Мини-комод
Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.
Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.
7. Почтовый ящик
Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!
Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!
С тем, какие документы, в течение какого срока нужно хранить. Оказалось, что многие квитанции, свидетельства и справки должны оставаться у нас довольно продолжительное время, поэтому возникает резонный вопрос, что бы такое приспособить под их хранение?
Вот пара идей решения этого вопроса:
1. Папка для бумаг.
Конечно первое, что приходит на ум – это большая папка с кольцами и файлами. Чаще всего такие папки имеют формат А4, поэтому в них удобно хранить справки, свидетельства, договоры, документы на недвижимость. Лучше завести для каждой сферы деятельности отдельную папку. Обязательно подпишите её, в идеале на первом листе или на самой папке должен находиться список документов, которые там лежат, это очень облегчает поиск.
Что касается документов не стандартного размера, например, квитанции или чеки, их лучше наклеивать на лист формата А4 (приклеиваем только один уголок) и хранить также в прозрачных файлах и папках.
2. Папка-портфель . В канцелярском магазине можно приобрести специальный портфель с множеством разделов, это может быть альтернативой большим папкам. Единственный минус – нельзя листая просматривать документы, поэтому позаботьтесь о надписях и перечне документов, хранящихся там.
Специально для дам, можно поискать вариант по женственнее
3. Фотоальбом . Фотоальбом с магнитными листами прекрасное место хранения квитанций по оплате, их даже не придётся клеить на листы. А рядом есть место для надписей и ваших пометок.
4. Конверты . В простых конвертах можно хранить квитанции и чеки. На мой взгляд, такой способ хранения удобен для тех документов, которые вы отправляете «в архив», например квитанции об оплате ЖКХ, которым уже больше 3-х лет.
5. Коробки. В коробках можно хранить всё и документы в том числе, но это крайне неудобно, когда нужно найти нужную квитанцию или договор. Однако для домашнего архива документов, которые редко используются вполне подойдут.
6. Хорошей альтернативой коробке, может служить… та же коробка, но сделанная в виде картотеки, с разделителями .
Здорово, если такая коробка будет закрываться на ключ
7 Паспорта, документы об образовании и другие неформатные документы с твердыми обложками лучше хранить или в коробках (неизменной популярностью в этом случае пользуются коробки из под конфет), или приклеить к обратной стороне папки с документами картонный конверт (можно и простой конечно) и сложить их туда. Отлично если коробка будет огнеупорной и с замком.
8 Отдельно хочу акцентировать внимание на хранение амбулаторных карт . Многие считают, что лучше хранить карточку дома, однако это является нарушением законодательства. В соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 22.11.2004 г. № 255, медицинская карта амбулаторного больного хранится в регистратуре. Поскольку карта является юридическим документом, она не должна выдаваться на руки пациенту. Хранение медкарт на руках у пациента противоречит п. 6 ст. 30, чч. 3, 4 и 5 ст. 31, ч. 1 ст. 61 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан (ОЗ РФ).
Правила хранения документов:
1. Документы должны храниться в недоступном для детей месте! (хорошо, если ваши документы лежат в шкафу, который закрывается на ключ)
3. У вас должна быть папка с ксерокопиями важных документов, которую нужно хранить вне дома (у родителей, в банковской ячейке), это поможет быстрее восстановить документы, если с оригиналами что-то случиться (пожар, наводнение, кража итд.)
4. Не смотря на то, что амбулаторные карты должны храниться в поликлинике, справку о группе крови, наличии аллергии на какие-то лекарственные препараты, хронические заболевания (диабет) нужно всегда иметь при себе.
5. Обязательно делайте ксерокопию чеков на крупные покупки, так как со временем чеки «выцветают» и у вас может остаться просто пустой обрывок кассовой ленты.
Выбрав какую – то систему хранения документов, важно постоянно придерживаться её , то есть помещать все документы обратно на свои места, новые документы вкладывать сразу в нужную папку. Это облегчит вам наведение порядка и поиски нужного чека или квитанции займут считанные минуты.
Вам будет также интересно:
Хотите получать новости проекта "Домашние дела на лету" на свой электронный ящик? Оформите подписку, заполнив форму ниже и получите в подарок аудиокурс "5 секретов счастливой домохозяйки"
Д
окументы есть в каждом доме
, и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны,
инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства,
дипломы…. Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуются
обычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно.
Вот поэтому они
должны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести к
минимуму. Сегодня об этом).
Чтобы навести порядок в документах надо последовательно выполнить следующие три шага:
1 шаг. Выкинуть лишнее
2 шаг. Сортировка оставшегося.
3 шаг. Организовать
хранение.
У меня документы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы, а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все это разбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнему были заняты этим добром. В этом году я решила организовать хранение иначе. Но сначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблю это слово, но… так емко характеризует процесс). Вот задумалась, если бы не гипс на ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.
1 шаг. Размусоривание.
Складываем всю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции и документы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.
Выкидываем инструкции от тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны. Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.
2 шаг. Сортируем.
3 шаг. Организация хранения.
Самый приятный и творческий процесс.
Начала я с
инструкций и гарантийных талонов.
Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы ими
пользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-то
даже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Я
вообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила я
перевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительная
куча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» в
ноутбуке.
Расскажу как. В сети есть практически все
инструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) и
скачать файл
pdf
или
обычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я их
отсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информацию
по отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель,
коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колер
краски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, эта
работа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее.
Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебирать
и размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкий
шрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала это
по мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное,
что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешний
носитель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.
Остальные документы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!
Хранить документы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальном хранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.
Ящик для
документов у меня уже есть - размеры ящиков я еще при заказе мебели делала
такие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без него
обойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы в
папки, подписала их и составила в ящик. Те что реже используются (документы на
право собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, часто
используемые ближе.
!
Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-то
красивое, чтобы не портить интерьер.
!
Большое количество папок, на мой взгляд, не очень
удобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в более
крупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурировать
документы внутри. Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).
Папки получились такие:
- документы на недвижимость по каждому объекту отдельно;
- документы на авто;
- личная папка для каждого члена семьи;
- медицинская папка для ребенка;
- квартирная папка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
- старые платежи (архив за три года);
- текущие платежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний с маркировкой «оплачено»).
Папка с
коммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока не
рискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, при
платежах онлайн, их история хранится 3-5 лет. То есть при любых недоразумениях
с коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в истории
платежей соответствующий чек. С этого года чеки я распечатывать перестала,
просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, если
что, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.
Если нет
специального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдет
любая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместиться
конверты А4.
Можно использовать и обычную коробку нужного размера, просто
обклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.
Документы должны храниться в специально отведенном для них месте: папке, ящике, коробке, сейфе. Вся семья должна иметь доступ к ним, кроме маленьких детей. Поэтому хорошо, если бумаги хранятся в закрывающемся на ключ ящике. Следите, чтобы не было контакта с влагой или ярким светом, чтобы сохранить их в хорошем состоянии.
Рассортируйте документы
Купите в магазине канцтоваров папки, скоросшиватели или пластиковые конверты. В них удобно раскладывать документы по категориям, например:
главные (паспорта, свидетельства о рождении и браке, удостоверения личности и т.д.)
образование (дипломы, сертификаты, грамоты)
здоровье (медицинские карты, полисы, справки)
автомобиль (страховка, сервисные книжки, чеки из автомастерских)
работа (трудовая книжка, резюме, договоры с работодателями)
недвижимость (документы на квартиру, платежки, договор об аренде)
бытовая техника (инструкции, чеки, гарантийные талоны).
Заведите временную папку для хранения
Можно завести временный лоток или папку для бумаг, куда можно положить документы, которыми вы пользовались на днях, но не успели убрать их на место. Только не ленитесь, как только появится время, разбирать бумаги оттуда по правильным папкам.
.jpg)
Сортируйте по принадлежности
Каждую категорию документов можно рассортировать еще и по принадлежности. Для этого бумаги каждого члена семьи положите в отдельный конверт с именем или отметьте соответствующую подборку стикером, маркером или листом цветной бумаги. Это необходимо для того, чтобы ваши домашние могли и без вашей помощи найти нужные документы.
Сделайте ксерокопии документов
Сделайте ксерокопии паспортов, свидетельств о рождении, удостоверений личности, техпаспортов на автомобили, водительских прав. Они вам пригодятся в случае утери или кражи оригиналов. При этом копии храните отдельно от основных документов.
Храните чеки и квитанции
Чеки и квитанции более-менее крупных покупок храните в течение года. Если гарантия на некоторые товары превышает 12 месяцев, сохраняйте чеки соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.
Храните коммунальные платежи
Храните договоры подключения всех коммунальных служб: газ, электричество, вода, телефон, интернет, кабельное телевидение и т.д. Квитанции по коммунальным платежам нельзя выбрасывать в течение пяти лет.
Не смешивайте важные документы с ненужными бумагами
Многие хранят на память билеты на концерт, меню на собственную свадьбу, пригласительные, письма, распечатки расходов по кредитке за прошлый год. Но среди этого бумажного барахла бывает сложно найти действительно важный документ. Поэтому возьмите за правило – ненужные бумаги, которые рука не поднимается выбросить, хранить отдельно.