Выдача трудовой книжки впервые. Трудовая книжка
Все чаще наблюдаются случаи, когда соискатели предпочитают обходиться без документа, в который будут занесены все сведения о профессиональной деятельности. То есть оформляться на работу «неофициально». И напрасно. Данный документ является гарантией вашей будущей пенсии. Посему следует заранее побеспокоиться об этом. К тому же о том, как завести трудовую книжку, должен заботиться не работник, а работодатель.
Правила оформления этого документа описаны в инструкции Министерства труда России. Поэтому как работнику, так и работодателю придется потратить часть свободного времени на ее изучение. Так вы только выиграете, будучи уже подкованным в этом деле. Оформление документа выполняется только для работников организации, которые осуществляют трудовую деятельность более одной рабочей недели
Многие рабочие очень часто задаются вопросом относительно того, как правильнее поступить: завести трудовую книжку в новом варианте либо оставить старую? Ответ в этом случае следующий: необходимости в смене старого документа нет.
Если сотрудник первый раз имеет опыт трудоустройства, тогда трудовая книжка оформляется строго при нем. За нее придется заплатить сумму, равную цене бланка документа. Оплата либо вносится в кассу предприятия, либо удерживается из будущей зарплаты.
Порядок оформления трудовой книжки
- титульного листа}
- сведений о работе}
- сведений о награждениях.
Титульный лист
Содержит в себе такую информацию о сотруднике, как:
- дата рождения}
- наличие образования, профессии, специальности.
Все перечисленные сведения заносятся в соответствии с записями, имеющимися в паспорте работника либо ином документе, подтверждающем его личность. Чаще всего это военный билет гражданина либо документы, к примеру, аттестат, содержащие достоверную информацию об образовании. В самом низу того же титульного листа обязательно необходимо поставить дату внесения всех записей.
Все эти правила четко прописаны в инструкции Министерства труда России. Вы сможете найти в ней ответы на все возникающие вопросы о том, как впервые завести трудовую книжку.
После того, как все сведения занесены, следует все тщательно просмотреть и проверить на предмет ошибок и недочетов, только тогда расписываться и ставить печати.
Сведения о работе
Этот довольно большой раздел состоит уже из четырех пунктов, или граф:
- графа, носящая название «номер записи»}
- дата}
- графа, в которую вносятся сведения, связанные с приемом, переводом и прочими перемещениями}
- графа, содержащая в себе информацию о документах, послуживших основанием для внесения записи.
Что касается первой графы, то в ней отмечается номер внесенной по порядку записи, во второй – та дата, когда соискателя взяли на работу.
При приеме сотрудника на работу руководитель должен в третью графу вписать полное название организации и, если имеется, сокращенное. Здесь же следует отметить и то, на какую должность принят работник, по какой специальности, профессии и обязательно с учетом квалификации. Все соответствующие документы работник перед тем, как завести новую трудовую книжку, обязан предоставить в оригиналах.
В случае перевода или увольнения запись вносится в третью графу исключительно на основании изданного работодателем приказа или распоряжения. Дату и номер соответствующего документа необходимо отмечать в четвертой графе.
Все записи следует вносить только в полной форме, без каких-либо сокращений.
На тот случай, если сотрудник увольняется по собственному желанию или в связи с сокращением, соответствующую запись необходимо вносить в тот же день, но не позже. В иных ситуациях информация в трудовой книжке отмечается после издания работодателем приказа и на протяжении всей первой рабочей недели.
К сожалению, бывает и такое, когда работник уходит из жизни. Тогда руководитель должен внести в документ о профессиональной деятельности все сведения о расторжении трудового договора с бывшим сотрудником. А все документы, в том числе и трудовую книжку, следует передать родственникам либо по их желанию отправить почтой, но исключительно под расписку.
Награды и отличия
Последним пунктом являются правила внесения сведений о возможных награждениях сотрудника. В этом разделе руководитель либо иное лицо, которое является доверенным, к примеру, кадровик, должны отмечать все виды наград. К ним относятся и государственные. Сюда же относятся и почетные грамоты, и особенные премии, поощрения, но только если таковые предусмотрены.
Запомните, что при постоянных выплатах премии, которые положены согласно условиям трудового договора, нет необходимости каждый раз отмечать это в документе. Также не отражается информация, связанная и с разного рода взысканиями. Исключением является лишь сокращение работника.
Как не допустить ошибок
Главное, что следует понять и запомнить работнику и работодателю в равной степени: трудовая книжка является своего рода зеркалом всего профессионально наработанного стажа, и подсчет его осуществляется на основании указанных дат.
Иногда работодатели сталкиваются с тем, что соискатель не может предоставить трудовую. Руководитель в этом случае не знает, что ему делать дальше. На вопрос: заводим ли новую трудовую книжку на нового сотрудника, можно ответить двояко:
- Если у соискателя трудовая утеряна, а справок с предыдущих мест работы он предоставить не может, то заводят новую трудовую, как будто он устраивается в первый раз.
- Если соискатель может предоставить документы о предыдущих местах работы, то дубликат утерянной трудовой ему должны выдать на самом последнем месте, и ваша организация не имеет к этому отношения.
Если сотрудник впервые принят на работу, оформление трудовой книжки также необходимо. К тому же если прием был осуществлен на основании совместительства, руководитель имеет право внести соответствующую информацию, но только при наличии справки из основного места работы.
Работодатель должен помнить о том, что любые нарушения трудового законодательства чреваты наложением административного штрафа. Не стоит недооценивать работу подобных органов. Размер штрафа может быть разным, все зависит от степени и вида нарушения. Вот примеры:
- наложение штрафа на лица, занимающие определенную должность, которые ранее были подвержены наказанию за подобные действия, противоречащие закону}
- помимо штрафа, инспектор имеет право запретить осуществление любой трудовой деятельности на срок до 90 дней}
- наложение штрафа, но уже не на отдельного сотрудника, а на всю фирму, – размер такого штрафа колеблется от трех сотен до пяти сотен минимальной суммы заработной платы.
Заполнение трудовой книжки осуществляется исключительно на русском языке, если трудоустройство происходит в России. Если же прием сотрудника совершается на территории той республики, которая входит в состав Российской Федерации, то происходит оформление на русском и языке данной автономной республики.
Каждый раз, когда руководитель или уполномоченное лицо вносят сведения в документ о приеме на работу, увольнении или переводе, обязательно об этом следует известить работника под подпись, и только после этого отметить все в личной карте.
Работодателю необходимо знать, в каком случае нужно завести новую трудовую книжку для нового сотрудника. Требовать от работника, который впервые устраивается на работу, бланк документа о профессиональной деятельности категорически запрещено. Ведь эти бланки подлежат строгой отчетности.
После надлежащего оформления трудовой книжки будущий сотрудник обязан изучить и проверить все записи, и только после этого подписывать документы. В заключение необходимо осуществить регистрацию трудовой книжки в специальной книге по учету движения трудовых книжек.
- Кадровое делопроизводство и Трудовое право
Трудовая книжка – документ учета рабочего стажа гражданина РФ. Оформление трудовой книжки при приеме на работу, также ее последующее заполнение и сохранение происходит в кадровом отделе организации, при отсутствии такого обязанность возлагается на руководителя или уполномоченное им лицо. Вопрос как оформить трудовую книжку, весьма важен, так как это влияет на оформление пенсии сотрудника при достижении определенного возраста.
При найме нового работника на вакантную должность в организации может возникнуть необходимость первоначального оформления книги учета трудового стажа. Как оформить трудовую книжку впервые?
Запись в трудовой книжки про прием на работу и перевод на другую должность
Книга учета трудового стажа содержит в себе три параграфа. Первоначально заполняют титульный лист на основании предоставленного паспорта сотрудником:
- Ф.И.О.;
- полная дата рождения;
- специализация;
- образование;
- дата оформления книги;
- сопутствующие подписи и пояснения;
- заверение печатью компании.
Далее следует заполнение впервые параграфа, который содержит данные о трудоустройстве. Все записи делают одним типом чернил одного цвета. Для указания дат используют арабские цифры. Исключены сокращения, данные фиксируют в полном объеме и разборчивым почерком.
Правила оформления трудовых книжек
Как правильно оформить трудовую книжку должен знать каждый ответственный сотрудник кадрового отдела. Каждая графа заполняется с предельной внимательностью и аккуратностью.
Обязательно отметить страницу данных о трудоустройстве штампом, содержащим полное название и адрес предприятия. Если штампа нет, необходимая информация вносится вручную.
Правила оформления трудовых книжек включают внесения отметок о наградах и регалиях сотрудника, которые подтверждены соответствующими документами и свидетельствами. Также нужно отметить и кем было произведено награждение. Денежные премиальные выплаты в трудовой книжке не указываются.
Оформление трудовой книжки образец
При полном заполнении сведений о трудоустройстве, нужно вклеить специальный вкладыш. Запрещено вносить записи, относящиеся к параграфу трудоустройства на других листах.
Как вносятся изменения в трудовую книжку
Ошибочно внесенные данные нельзя закрашивать или стирать. Пометка «исправленному верить» также исключена. Возможна , которая производиться на последнем месте трудоустройства.
Оформление титульного листа трудовой книжки очень важный момент. Если он подлежит корректировке, например, фамилия, то неактуальную информацию аккуратно зачеркивают одной чертой. Новые данные вносят сверху. На обратной стороне обложки книги учета трудового стажа сотрудника, указывают документацию послужившую основанием для изменений. Сноски заверяются печатью организации и подписью руководителя. Дальнейшие корректировки производят с указанием правильной отметки ниже, не зачеркивая предыдущую запись.
Правильное оформление трудовой книжки напрямую зависит с начислением в дальнейшем пенсии гражданам.
Если на предыдущем месте труда граждан при внесении информации в трудовую книжку была сделана ошибка, то для исправления потребуется письменное подтверждение прежнего нанимателя. Любую корректировку данных стоит производить только после того как предыдущая запись признана недействительной.
Правила оформления вкладышей трудовых книжек
Иногда возникает вопрос, как оформляется трудовая книжка, если один из параграфов полностью заполнен. В этом случае нужно дополнить параграф . Вкладыш вклеивают в определенный раздел или в конец книжки учета трудового стажа работника. После подобных манипуляций в трудовой книжке делается отметка, которая информирует о добавлении вкладыша, указывают его серийный номер. Пример оформления трудовой книжки показывает, что вкладыш, предъявленный отдельно от трудовой книжки не действителен.
Если произошла утеря трудовой книжки, то недостаточно просто выдать новый документ. Необходимо оформить дубликат, о чем сотрудник должен подать заявление. Отдел кадров подготавливает документ в течение 15 дней. В дубликате документа указывают суммарный стаж работника, до текущего момента трудоустройства. Переносят особые отметки, например о награждении.
Как оформляется совместительство и увольнение в трудовой книжке
Где оформить трудовую книжку работая на двух работах? Трудовую запись, указывающую на работу по совместительству, делают на основном месте трудоустройства. Часто подработка оформляется в виде трудового соглашения.
Данные информирующие о переводе сотрудника, увольнении, совместительстве и прочих изменений связанных с его трудоустройством вносят в третий графе параграфа сведений о работе. Также указывают нюансы, связанные с изменением рабочих отношений.
В день разрыва трудовых отношений между нанимателем и сотрудником, последнему выдают его трудовую книжку. Если сотрудник не забрал свои документы ему отправляют уведомление о том, что нужно забрать документы или дать согласие на их почтовую пересылку.
Невостребованные книги учета трудового стажа хранятся в кадровом отделе 2 года, после чего передаются в архив компании.
Во избежание недоразумений, следует очень внимательно относиться к правилам оформления книги учета трудового стажа граждан.
Некоторые работодатели, принимая на ту или иную должность молодого человека, не спешат заводить на него трудовую книжку. Мотивируют это тем, что новоиспеченный работник должен пройти испытательный срок, или ссылаются на отсутствие бланков книжек. Или даже вообще не заостряют внимание на этом вопросе.
Работая без трудовой книжки, вы тем самым «помогаете» работодателю нарушать закон. А еще подвергаете себя опасности получать в дальнейшем не всю причитающуюся вам пенсию, которая рассчитывается, исходя из общего трудового стажа. А именно в трудовую книжку вносятся все записи о работе, в том числе и о сроках работы. Трудовую книжку обязаны выписать в отделе кадров (ОК) того предприятия, где молодой специалист начинает свою трудовую деятельность. Бланки книжек для вновь поступивших на работу могут выделяться работодателем бесплатно или же за деньги. При этом факт оплаты должен быть подтвержден кассовым чеком, если оплата проходит через кассу предприятия, или же вычетом определенной суммы из заработной платы. Во втором случае это также должно быть проведено документально.
- Фамилия, имя, отчество;
- Дата рождения;
- Образование;
- Специальность;
- Дата заполнения трудовой книжки;
- Фамилия и подпись лица, выписавшего трудовую книжку.
Правила ведения, заполнения и выдачи трудовых книжек работникам предприятий или фирм описаны в Постановлении Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Как видите, завести трудовую книжку очень легко, если вы официально устроились на работу. Главное, заострить внимание на этом моменте в день приема вас на работу и обязать сотрудника выписать вашу личную трудовую книжку.