Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Что будет за отсутствие «подотчетных» заявлений

Казалось бы, написать такое заявление несложно. Работник оформляет бумагу: «Прошу выдать мне столько-то на такие-то цели». Директор (либо уполномоченный им работник) своей рукой визирует: «Выдать столько-то на такой-то срок», ставит дату и подпись и передает в касс уп. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 от № 373-П (далее - Положение) . Однако многим это кажется бессмысленным переводом бумаги и рабочего времени.

Посмотрим, чего бояться, если проверяющие обнаружат, что при выдаче денег под отчет вы обходились без заявлений.

Возможен ли штраф за нарушение кассовой дисциплины

Отдельный штраф именно за это нарушение не установлен. Однако налоговики все же могут попытаться оштрафовать васч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение:

• <или> порядка хранения свободных (то есть сверхлимитных) наличны хп. 1.4 Положения ; . Видимо, налоговики в таких случаях считают, что наличные были выданы из кассы неправомерно, следовательно, должны были остаться в ней. А сумму, превышающую лимит, вы должны были сдать в банк для зачисления на расчетный счет;
• <или> порядка ведения кассовых операций вообще.

Однако вам удастся штраф оспорит ьПостановление 9 ААС от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК . Обычно суды не видят оснований для штрафа в выдаче подотчетных денег не по правилам, так как нарушение здесь есть, а вот ответственности за него нетПостановления 9 ААС от 31.01.2013 № 09АП-34612/2012 , от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013 .

Если срок, на который выдаются деньги, не указан ни в РКО, ни в других документах фирмы (например, в распоряжении директора выдать деньги из кассы и т. п.) и есть другие «подотчетные» нарушения (в частности, выдача новой суммы до погашения задолженности по прежней), суд может принять сторону налоговико вПостановление 9 ААС от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013 . У них в этом случае появляется дополнительный аргумент: раз при выдаче денег срок не был установлен, то в тот же день работник обязан был вернуть не истраченные на конец дня деньги обратно в кассу. И эти деньги должны были войти в остаток за день.

Как избежать штрафа

Если налоговики с «кассовой» проверкой уже на пороге, а заявления у вас не оформлялись, помните: вы не должны немедленно отдавать проверяющим все затребованные ими документы. На представление документов отводится 1 рабочий деньп. 3 Письма ФНС от 17.10.2012 № АС-4-2/17581 ; п. 31 Административного регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н , и вы можете успеть оформить заявления.

Затягивать с представлением документов не стоит. Если вы сдадите заявления после окончания проверки, инспекторы могут не «засчитать» их и при принятии решения исходить из того, что они отсутствовали. Именно так налоговики поступили в отношении сданных после истечения срока проверки кассовой книги и кассовых документов, и суд их поддержа лПостановления 15 ААС от 13.11.2013 № 15АП-17645/2013 ; от 22.03.2013 № 15АП-1997/2013 .

Заявления нужно составить на все подотчетные суммы, выданные за предшествующие началу проверки 2 месяца, получить на них подписи работников и директора и сдать проверяющим.

За более ранние периоды делать заявления не имеет смысла, ведь срок давности по штрафу за «кассовые» нарушения составляет 2 месяц ач. 1 ст. 4.5 КоАП .

Когда заявления не нужны

Заявления не требуются:

• при выдаче денег работнику путем перечисления на карту (корпоративную или зарплатную). Ведь Положение регулирует только работу с наличными. Переведя всю выдачу подотчетных денег в безналичную форму, вы сможете забыть о необходимости собирать заявления с подотчетников;
• при возмещении потраченных работником личных денег. Ведь это уже не выдача под отчет.

На бухгалтерских форумах можно встретить такой способ обойтись без «подотчетных» заявлений. Расходнику, на котором подотчетник поставил подпись, номер не присваивают и в кассовой книге его не регистрируют. Когда работник приносит документы на покупки, оформляют текущим днем РКО на возмещение его личных расходов, а первоначальный РКО тут же уничтожают. Таким образом, по документам никакой выдачи под отчет нет, а значит, нет и связанной с этим канители с заявлениями.

В промежутке между этими событиями в кассе денег меньше, чем указано в кассовой книге. Некоторые считают, что это безопасно даже в случае внезапной проверки, так как наказывается только отсутствие в кассовой книге записей о выручке.

Это заблуждение. Неоприходование, за которое положен штраф, - это также и отсутствие записей о расходовании наличны хп. 6.1 Положения . Поэтому предостерегаем вас от использования такого способа;

• при выдаче суточных. Проезд и проживание командированного работника организация может оплатить сама со своего расчетного счета. А наличными выдать только суточные. Основание их выдачи - приказ о направлении работника в командировк уст. 168 ТК РФ . Поэтому заявление на них не требуется.

Как упростить оформление заявлений

Сделайте «болванку» заявления, в которую работнику останется вписать только свои должность, ф. и. о., назначение и сумму необходимых ему наличных, а директору - срок и сумму. Раздайте (разошлите по электронной почте) эту форму работникам. Или заполняйте заявление сами и давайте на подпись директору и работнику вместе с РКО. Ведь Положение не требует, чтобы работники писали «подотчетные» заявления от руки. Собственноручно только директор указывает срок и сумму и ставит подпись. Вот пример формы заявления.

Заявление

Прошу выдать мне под отчет 10 000 (сумма цифрами) руб. для оплаты сетевого оборудования (на что будут израсходованы наличные) .

Решение руководителя: выдать из кассы 10 000 (сумма цифрами) руб.

Если наличные выдаются под отчет директору, то подписывать адресованное самому себе заявление и ставить на нем разрешительную надпись он не должен. Заявлению равнозначно собственноручно подписанное письменное распоряжение директора, в котором он от руки укажет сумму и срок, на который выдаются деньги. Вот примерная форма распоряжения.

Распоряжение

Выдать мне из кассы под отчет 50 000 (сумма цифрами) руб.

(ф. и. о. руководителя)

Чтобы не дергать директора с подписанием «подотчетных» заявлений, предложите ему передать полномочия на это тем работникам, которым он готов доверить принятие решений о расходовании денег из кассы. Для этого нужно оформить на них доверенност ьп. 1.2 Положения . В ней можно оговорить максимальную сумму, которой вправе распорядиться уполномоченный за определенный период времени.

Во многих фирмах есть работники, которые регулярно получают из кассы одну и ту же сумму под отчет. Например, водителям в начале каждого месяца выдается фиксированная сумма для оплаты топлива в течение этого месяца. На каждого из таких подотчетников вы можете сделать одно рамочное заявление, немного изменив приведенную выше форму: «Прошу выдавать в 2014 году столько-то на такие-то цели с такой-то периодичностью на такой-то срок». Завизируйте его у директора и указывайте его реквизиты в каждом РКО на выдачу денег этому подотчетнику.

Надеяться на отмену «подотчетных» заявлений не стоит: в проекте нового указания ЦБ о порядке ведения кассовых операций (предполагается, что оно начнет действовать 01.01.2014) сохранено требование составлять РКО согласно заявлению работника. Правда, планируется убрать требование о том, что надпись директора (уполномоченного им работника) о сумме и сроке должна быть непременно собственноручной. Ее можно будет заранее впечатывать при составлении заявления. А своей рукой директор должен будет поставить только подпись.

Нужно ли писать заявление о выдаче денег под отчет и чем грозят предприятию различные нарушения процедуры?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Выдача подотчетных средств – уязвимое место многих организаций, так как эта процедура связана с рядом формальностей. Многие бухгалтеры допускают различные ошибки, которые потом дорого обходятся предприятию.

Споры о необходимости такого документа, как заявление, наконец-то прекращены, так как с 2019 года это является обязательным условием.

Но как правильно его составлять и следует ли делать это каждый раз? И как быть, если деньги под отчет собирается взять руководитель?

Основные сведения

Ни одна организация не может обойтись без таких расходов, как отправление сотрудников в или траты на хозяйственные нужды.

Особенно, если это большая компания и сотрудников несколько сотен, а то и тысяч. Законодательство РФ часто вносит различные изменения в процедуру выдачи подотчетных средств.

В последний раз они были внесены в 2019 году:

1. Теперь можно выдавать деньги не только штатным работникам, но и тем, с кем заключен .
2. Подотчетные средства можно получить безналично.
3. Заявление является обязательным условием для получения денег.

После того, как все формальности с заявлением закончены, бухгалтеру остается только выдать и отдать сотруднику деньги.

Со своей стороны сотрудник обязан потратить деньги по назначению и отчитаться за все траты. Сделать это необходимо не позднее, чем через три дня, осле окончания установленного срока.

Чаще всего для этого используется так называемый . Все необходимые бланки находятся в широком доступе.

К нему следует приложить все квитанции и чеки. Еще один спорный вопрос, волнующий многих бухгалтеров, это лимит на выдачу и трату денег.

С одной стороны, закон устанавливает ограничение в размере 100 тыс. рублей. Но есть нюансы:

• лимит применяется только в случае расчета подотчетного лица с компанией или частным предпринимателем;
• он не распространяется на безналичные расчеты ().

Другими словами, если работник не должен превышать этот лимит при одноразовой оплате каких-либо услуг от лица компании. Это очень важно знать, так как такие мелочи будут рассчитаны как нарушение.

Если налоговая инспекция обнаружит, что выдача подотчетных средств была произведена с какими-то нарушениями, то к предприятию применяются штрафные санкции.

На организацию накладывается специальный штраф в размере от 40 до 50 тыс. рублей, а на должностное лицо – от 4 тыс. рублей до 5 тыс. рублей.

В случае, когда сотрудник не возвращает остаток выданной ему суммы или не может в должной мере отчитаться за свои траты, организация вправе удержать эти деньги из его заработной платы.

Или решить вопрос в судебном порядке, если работник уже уволился. Закон дает 3 года, в течение которых компания может подать .

Определения

Подотчетными лицами являются работники организации, которые берут деньги из кассы для осуществления своей профессиональной деятельности.

Следует уточнить, что подотчетные средства могут быть выданы также и для других целей. Для получения этих средств следует придерживаться определенных формальностей.

Назначение денег

Чаще всего средства из кассы предприятия выдается для , представительских расходов и хозяйственных нужд.

В расходы из-за служебных поездок входит оплата билетов, и суточные. Деньги могут выделяться на почтовые расходы, передвижение сотрудника, услуги переводчика и т. д.

Кроме того, сотруднику могут понадобиться дополнительные расходы, связанные со встречами деловых партнеров, презентациями и т. д. Эти траты считаются представительскими расходами.

На практике очень сложно убедить налоговые органы в необходимости подобных трат. Их и проверяют особенно тщательно, так как зачастую суммы на это тратятся немаленькие.

Многие недобросовестные руководители стараются «списать» на такие расходы огромные деньги, которые на самом деле тратятся на другие цели.

Что касается хозяйственных нужд, то ими обычно занимается уполномоченный на это работник. Сюда входит покупка производственных и не только материалов, оргтехники и канцтоваров.

Сотрудникам важно понимать, что отчитываться за подобные расходы следует вовремя. В первую очередь, следует вернуть оставшиеся деньги.

Это касается и отчета. Дело в том, что когда сотрудник не подтверждает свои расходы вовремя, деньги и товары считаются его доходом.

Который, естественно, облагается дополнительными налогами (). И доказать обратное можно только в судебном порядке, да и то не всегда.

Законные основания

Следует знать, что все подотчетные средства не выдаются без соответствующего заявления работника. Оно и является основанием для выдачи денежных средств. Законодательство также контролирует процесс выдачи таких средств.

Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм

Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.

Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы). Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется .

Реквизиты заявления укажите в РКО, оформляемом при выдаче соответствующей суммы подотчетнику.

Что должно быть в заявлении о выдаче наличных под отчет

Необходимый минимум данных в заявлении:

Сумма выдаваемых под отчет наличных;

На какой срок выдаются наличные;

Подписи подотчетника и директора;

Дата подписания заявления директором.

Подписи главбуха (бухгалтера) и кассира не обязательны.

Можно ли заполнить заявление о подотчете на компьютере

Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления. А потом подотчетник и директор поставят на заявлении свои подписи.

Что будет за подотчет без заявления

Если инспекция при проверке обнаружит, что в предшествующие два месяца была хотя бы одна выдача наличных под отчет без заявления, она попытается оштрафовать организацию и директора по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка хранения свободных наличных или же порядка ведения кассовых операций вообще.

Если деньги под отчет выдаются безналичным путем (например, вы перечисляете их на зарплатную карту работника), то заявление оформлять не обязательно. Оно требуется только для выдачи под отчет наличных из кассы. Соответственно, и оштрафовать за отсутствие заявлений на «безналичный подотчет» нельзя.

Приказ с перечнем подотчетных лиц не заменяет заявления

Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.

По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную кассовую книгу. Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

• данные сотрудника, получившего деньги;
• сумма;
• целевое назначение;
• номер приказа;
• срок использования;
• дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника. Схема для директора Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками.

Выдача в подотчет: правила. образец заявления на выдачу денег в подотчет

Образец: ООО «(наименование)» Приказ № 1об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет В целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила: 1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:

• по хоз.

  нуждам – не позднее 15 дней с даты выдачи средств;

• по командировочным расходам – в течение 3 дней после возвращения.

2. Средства должны расходоваться только по назначению.3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс.
руб.4.

Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера. Директор Ф.И.О. Спорные операции Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

• выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
• лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
• сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Отчет о целевом использовании средств Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки. Главное основание для выдачи подотчётных средств - распоряжение директора предприятия.

Как происходит выдача денег в подотчёт

Некоторые считают, что это безопасно даже в случае внезапной проверки, так как наказывается только отсутствие в кассовой книге записей о выручке. Это заблуждение. Неоприходование, за которое положен штраф, - это также и отсутствие записей о расходовании наличныхп.

6.1

Инфо

Положения. Поэтому предостерегаем вас от использования такого способа;

• при выдаче суточных. Проезд и проживание командированного работника организация может оплатить сама со своего расчетного счета.

А наличными выдать только суточные. Основание их выдачи - приказ о направлении работника в командировкуст. 168 ТК РФ. Поэтому заявление на них не требуется.

Как упростить оформление заявлений Сделайте «болванку» заявления, в которую работнику останется вписать только свои должность, ф.
и. о., назначение и сумму необходимых ему наличных, а директору - срок и сумму.

Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей. Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.
Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение. Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П.

Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров». Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.

Что будет за отсутствие «подотчетных» заявлений

• Кто из посредников - платежный агент, а кто - нет, № 24
• Как правильно получать деньги от граждан через посредника, № 22
• Как за один заход поставить, перерегистрировать или снять с учета ККТ, № 22
• Кому и когда можно работать без ККТ, № 21
• Кассовый приход-расход по новым правилам, № 10
• Сколько наличных оставить в кассе, № 8
• Как налоговики теперь будут проверять ККТ и кассу, № 6
• За отсутствие кассовой комнаты привлекли в прошлом году, платить ли штраф в этом?, № 4
• Свободная касса: стало ли проще работать с наличными, № 1
2011 г.

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

Постановление 9 ААС от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013. У них в этом случае появляется дополнительный аргумент: раз при выдаче денег срок не был установлен, то в тот же день работник обязан был вернуть не истраченные на конец дня деньги обратно в кассу. И эти деньги должны были войти в остаток за день. Как избежать штрафа Если налоговики с «кассовой» проверкой уже на пороге, а заявления у вас не оформлялись, помните: вы не должны немедленно отдавать проверяющим все затребованные ими документы. На представление документов отводится 1 рабочий деньп. 3 Письма ФНС от 17.10.2012 № АС-4-2/17581; п. 31 Административного регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н, и вы можете успеть оформить заявления. Затягивать с представлением документов не стоит.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

Внимание

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно? Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена.

Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет: Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У.

С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании.

Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2018 году.

Онлайн журнал для бухгалтера

Правило № 8 Подотчетные деньги нельзя передавать другим сотрудникам За полученные под отчет деньги должен отчитаться тот сотрудник, который их получил. Формально в указании нет запрета на передачу денег от одного работника другому (Указание № 3073-У).

Но нет и порядка передачи. А значит, возможны споры на кассовой проверке. Чтобы их избежать, надо проинструктировать работников, что им запрещается передавать деньги своим коллегам.

Это же правило можно записать во внутреннем положении о подотчетных. Правило № 9 Авансовый отчет нужен, только если компания выдавала деньги Отчет сотрудника о потраченных средствах зависит от того, как работник получил деньги и как их потратил.

Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется. Достаточно взять у работника заявление на возмещение его расходов в интересах компании (см.

Длительный срок Как говорилось ранее, законом не оговорен максимальный период использования средств. Нужно только, чтобы срок был указан в самом заявлении.

Пометку может сделать директор, бухгалтер или сам сотрудник. Даже если средства на командировочные расходы буду выданы на год, никакие штрафы за такой длительный период для компании не предусмотрены.

Важно помнить, что сотруднику нельзя выдавать новый аванс, пока он не отчитается по старому. Например, работник, получив деньги на полгода, не торопится оформлять отчет. Если срочно нужно будет отправить его в командировку, то оформлять новый подотчет нельзя. Также запрещается требовать досрочный отчет об использовании средств. Исключение - увольнение сотрудника. Допустим, что, кроме должника, больше некого отправить в командировку. Тогда руководитель может взять на себя ответственность и выдать новый аванс сотруднику.

С какого времяни не нужно заявления для выдачи денег подотчет

Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику. Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Общие моменты Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации.
В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.

• Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм - приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
• Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб.

19.08.2017 вступили в силу поправки, изменившие порядок кассовых операций и упростившие выдачу денежных средств под отчет, которые регулируются Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поправки были внесены Указанием Центробанка от 19.06.2017 № 4416-У. Всего предусмотрено 5 важных нововведений. Рассказываем.

Выдача денег под отчет в любой момент

Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. До внесения изменений выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата наложением штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ.

Подотчетное лицо обязано было не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Отчет проверялся в бухгалтерии и утверждался руководителем организации. После этого производился окончательный расчет. При этом выдача новых денег под отчет была возможна исключительно при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме.

Теперь такое правило упразднено. Наличие у сотрудника задолженности больше не является препятствием для выдачи под отчет новых денежных сумм. Для их выдачи достаточно оформления распорядительного документа. Между тем, накапливать долги сотрудникам все же не рекомендуется. Дело в том, что проверяющие (ИФНС и ФСС) могут расценить такую задолженность как доход сотрудника и доначислить на нее страховые взносы и НДФЛ. Поэтому долги по подотчетным суммам лучше гасить своевременно и без задержек.

Выдача денег под отчет без заявлений

Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. Ранее выдача денег под отчет (на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или индивидуального предпринимателя), осуществлялись строго на основании заявления сотрудника. К примеру, для того, чтобы приобрести для компании офисные принадлежности или технику, сотрудник должен был писать заявление в произвольной форме. Заявление должно было содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя организации.

Теперь заявления на выдачу подотчетных сумм не требуется. Деньги сотруднику можно выдать из кассы, или перевести на его «зарплатную» карточку на основании распорядительного документа. Центробанк не уточняет, что является таким документом. Соответственно, деньги можно выдавать на основании любого распоряжения руководства организации. Например, приказа директора о направлении сотрудника в командировку. При этом, как и раньше сотрудники смогут получать подотчетные деньги на основании своего заявления. Поправки оставляют такую возможность.

Оформление кассовой книги уполномоченным лицом

Поправки вносятся в абз. 3 пп.4.6 Порядка ведения кассовых операций. В соответствии с ранее действующим порядком, все записи в кассовой книге осуществлялись строго кассиром. Кассир вносил в книгу записи по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные и выданные наличные деньги.

Теперь круг лиц, которые могут заполнять кассовые книги, существенно расширен. По сути, вести книги сможет любой уполномоченный на это сотрудник организации. Для этого потребуется издать соответствующее распоряжение или приказ, уполномочивающий сотрудника на внесение записей в книгу.

БУХ.1С теперь в мессенджере Telegram! Присоединиться к каналу можно по ссылке: https://t.me/buhru (или набрать@buhru в строке поиска в Telegram).

Возврат денег без ордера

Поправки вносятся в пп.4.1 Порядка ведения кассовых операций. До изменений выдача наличных денег из кассы, например, при возврате товара покупателем проводилась по расходным кассовым ордерам. По каждой возвращаемой покупателю сумме организация обязана была составлять расходный ордер (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Теперь составлять в таких случаях отдельные расходные ордеры не потребуется. Согласно поправкам, все ордеры могут оформляться по окончании проведения кассовых операций. То есть в конце рабочей смены на основании фискальных документов (кассовых чеков, оформленных онлайн-кассой). Иными словами, для выдачи денег за возвращенный товар достаточно будет оформить чек, содержащий отметку о возврате (признак – «возврат прихода»).

Больше обязанностей у кассира

Поправки вносятся в абз. 4 пп. 4.6 Порядка ведения кассовых операций и касаются изменения порядка сверки данных, которые содержатся в кассовой книге.

Ранее кассир в конце рабочего дня обязан был сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов. А также обязан был вывести в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставить в ней подпись. Теперь же данные кассовой книги сверяются не только с данными приходных и расходных ордеров, но и с фактической суммой наличных денег в кассе.