Правила отправки факса. Как пользоваться факсом: подробная инструкция
Конечно, к каждому факсу всегда есть инструкция. Только вот не во всех случаях она хранится. Поскольку принципы работы аппаратов всех фирм одинаковые, зная их, вы легко сможете разобраться в этом деле. Итак, как же отправить факс?
Стоит сразу отметить, что чаще всего факсом пользуется одновременно несколько человек на предприятии. Чтобы ваше письмо получил адресат, обязательно составьте сопроводительное. Сопроводительное письмо должно состоять из таких данных:- должность и Ф.И.О. адресата;
- краткая информация о содержании письма, а также количество приложенных страниц;
- Ф.И.О. и контактный номер телефона отправителя (на тот случай, если получающая сторона захочет отправить факс в ответ или связаться для уточнения данных).
И помните, что передавать секретную или личную информацию можно лишь в том случае, если вы уверены – на другом конце провода тот человек, кому она адресована. Также нередки ситуации, когда машина адресата настроена на автоматический прием. Поэтому позвоните по личному номеру адресата и предупредите его о передаче документа.
Обмен данными в нашей жизни происходит постоянно. Технологии не стоят на месте и важное место среди них занимает факсимильная связь. О том, что факс – это передача или обмен текстовой и графической информации по электронным каналам, известно сегодня всем. Но еще немногие знают, каким способом отправлять документы по факсу. Появились интернет-сервисы, в которых факсимильный аппарат заменяют специальные программы. Некоторые из них позволяют бесплатно отправлять дакументы по городу Киев, или осуществлять автоматическую рассылку. Рассмотрим «аппаратную» и «виртуальную» отправку факсов.
Итак, если в вашем офисе установлен телефакс, т.е. аппарат с телефоном, то действовать нужно по такой схеме. Подготовленный к пересылке документ, с четко пропечатанным текстом, без потеков от чернил и без скоб и скрепок, вставляется в лоток лицевой стороной вниз.
Большинство аппаратов,
например, телефаксы Panasonic и Sharp, имеют автоподатчики на 10-15
листов для оперативного совершения массовых рассылок. Если
такая опция не предусмотрена, то документы отправляются
поочередно. После вставки документа прозвучит короткий тональный сигнал
и произойдет захват листа. Затем в дело вступает телефон: вы
звоните адресату, просите принять факс, и по условному паролю
«Стартуем» нажимается кнопка «Старт».
После отправки документа необходимо связаться с получателем
и уточнить, насколько успешно доставлен факс, нет ли смазанных
строк. Если адресат не доволен качеством полученного факса,
перешлите документ еще раз.
Принимать факс тоже не составляет труда, для приема нужно нажать кнопку "Старт", когда услышите тональный сигнал. А после того, как прием документов будет закончен, нужно нажать кнопку "Стоп".
Для отправки факса виртуальным способом вы ищете компанию-посредника и создаете на их сайте личный кабинет. Далее загружаете с компьютера документы Word, которые нужно переслать, задаете номер получателя, свои координаты и, по желанию, параметры связи (количество повторных звонков при занятом номере и т.д.). Больше ничего делать не нужно, факс отравится автоматически. Вам останется только дождаться сообщения на e-mail или мобильный телефон о доставке документа.
Осваивать премудрости онлайн сервисов или защитить свои документы от посредников и купить факс для себя – каждый решает сам. И оба эти способа нисколько не исключают друг друга, ведь онлайн пересылка может использоваться в качестве альтернативы. Например, когда закончилась бумага для факса или по каким-то причинам отсутствует телефонная связь. Главное, чтобы вам было удобно работать с документами, и адресаты получали их быстро и в отличном качестве.
Факс – это способ обмена информацией посредством передачи графических и текстовых документов по телефонной линии или через глобальную сеть. С появлением электронной почты такой способ связи отошел на второй план, но тем не менее некоторые организации все еще им пользуются. В этой статье разберем способы передачи факсов с компьютера через интернет.
Для передачи факсов изначально использовались специальные факсимильные аппараты, а позже – факс-модемы и серверы. Последние требовали для своей работы dial-up-соединения. На сегодняшний день такие устройства безнадежно устарели, и для передачи информации гораздо удобнее прибегнуть к тем возможностям, которые предоставляет нам интернет.
Все способы отправки факсов, приведенные ниже, сводятся к одному: подключению к службе или сервису, предоставляющему услуги по передаче данных.
Способ 1: Специализированный софт
Подобных программ в сети представлено несколько. Одной из них является VentaFax MiniOffice. Софт позволяет принимать и отправлять факсы, имеет функции автоответчика и автоматической пересылки. Для полноценной работы требует подключения к сервису IP-телефонии.
Вариант 1: Интерфейс
Отправляем факс:
При установке программы в систему интегрируется виртуальное устройство, позволяющее отправлять редактируемые документы по факсу. Функция доступна в любом софте, поддерживающем распечатку. Приведем пример с .
При работе с программой все отправления оплачиваются по тарифам сервиса IP-телефонии.
Способ 2: Программы для создания и конвертирования документов
Некоторые программы, позволяющие создавать PDF-документы, имеют в своем арсенале инструменты для отправки факсов. Рассмотрим процесс на примере .
Строго говоря, данная функция не позволяет отправлять документы из интерфейса программы, а перенаправляет нас на сервис, принадлежащий разработчикам. Бесплатно можно отправить до пяти страниц, содержащих тексты или изображения. На платных тарифах доступны некоторые дополнительные функции – прием факсов на выделенный номер, рассылки нескольким абонентам и так далее.
Здесь также существует два варианта отправки данных посредством PDF24 Creator – непосредственно из интерфейса с переадресацией на сервис или из редактора, например, все того же MS Word.
Вариант 1: Интерфейс
Первым делом необходимо создать аккаунт на сервисе.
После того как будет создан аккаунт, можно приступить к использованию услуг.
- Запускаем программу и выбираем соответствующую функцию.
- Откроется страница официального сайта, на которой будет предложено выбрать документ на компьютере. После выбора нажимаем «Next»
.
- Далее вводим номер адресата и снова жмем «Next»
.
- Ставим переключатель в положение «Yes, I already have an account»
и входим в свою учетную запись, введя адрес почты и пароль.
- Поскольку мы пользуемся бесплатным аккаунтом, то никакие данные поменять не получится. Просто нажимаем «Send Fax»
.
- Далее снова придется выбрать бесплатные услуги.
- Готово, факс «полетел» адресату. Подробности можно узнать из письма, параллельно отправленного на e-mail, указанный при регистрации.
Вариант 2: Отправка из других приложений
Недостаток данного способа заключается в том, что из направлений отправки, кроме стран дальнего зарубежья, доступны только Россия и Литва. Ни в Украину, ни в Белоруссию, ни в другие страны СНГ факс передать невозможно.
Способ 3: Интернет-сервисы
Многие сервисы, существующие на просторах интернета и ранее позиционировавшие себя, как бесплатные, перестали быть таковыми. Кроме того, на зарубежных ресурсах существует строгое ограничение по направлениям отправки факсов. Чаще всего это США и Канада. Вот небольшой список:
- gotfreefax.com
- www2.myfax.com
- freepopfax.com
- faxorama.com
Поскольку удобство таких сервисов является весьма спорным, посмотрим в сторону российского провайдера таких услуг RuFax.ru . Он позволяет отправлять и принимать факсы, а также осуществлять рассылки.
Факс отправляется следующим образом:
Данный сервис позволяет бесплатно получать факсы и хранить их в виртуальном офисе, а все отправления оплачиваются согласно тарифам.
Заключение
Интернет дает нам массу возможностей для обмена различной информацией, и отправка факсов не является исключением. Решать вам – пользоваться ли специализированным софтом или сервисом, так как все варианты имеют право на жизнь, незначительно отличаясь друг от друга. Если факсимильная связь используется постоянно, лучше скачать и настроить программу. В том же случае, если требуется отправить несколько страниц, имеет смысл воспользоваться услугой на сайте.
Довольно часто среди пользователей оргтехники возникает вопрос о том, как принять факс. В целом данную задачу можно смело отнести к категории простых, т.к. каких-то особых умений и навыков для её решения не требуется. Но для этого было бы неплохо разобраться в том, как работает факс. Углубляться в конструкцию данного устройства не будем, поэтому просто сравним работу принтера, модема и сканера с факсом для наглядного примера.
Когда осуществляется процесс отправки, данный девайс при помощи специальных датчиков светового типа производит сканирование листа бумаги. Затем полученное изображение преобразуется устройством в электрические сигналы, которые в зашифрованном формате отправляются по каналам факсимильной или телефонной связи. В режиме таких устройств, как принтер и модем, аппарат начинает функционировать тогда, когда он принимает документы. В дальнейшем осуществляется расшифровка данных и их распечатка на листе бумаги.
Таким образом, принцип работы телефакса является довольно простым. Безусловно, сегодня необходимые документы можно отправить на электронную почту, но бывают ситуации, когда выручить может именно старый добрый метод. Если вас интересует «инструкция факс», то ознакомьтесь с остальной частью данной статьи.
Как принять?
Задача, связанная с тем, как принимать факс может быть решена в автоматическом или ручном режиме. Последний вариант подразумевает такой порядок действия: вы поднимаете трубку и слышите просьбу о принятии документа или характерный сигнал аппарата, после чего отвечаете «принимаю» и нажимаете на кнопку Start/Fax и дожидаетесь полной распечатки отправленного документа. Но учтите, что класть трубку сразу не стоит, т.к. вам нужно проверить, правильно ли заполнен документ и не искажена ли на его листе читабельность текста. Если всё нормально, то сообщите об этом отправителю и только после этого, положите трубку на место.
Что касается автоматического режима, то в этом случае нужно будет произвести настройку количества гудков, после которого телефакс будет принимать документы самостоятельно. Для перевода устройства в данный режим, на его панели управления, как правило, имеется специальная кнопка. Данный режим удобен для любых моделей данных девайсов, которые на время праздников остаются без присмотра со стороны сотрудников.
Как отправить?
Что касается отправки документа с важной информацией посредством факса, то данная задача является немного более сложной. Для начала вам потребуется вставить лист бумаги в специальный приемник, делать это нужно, как правило, текстом вниз (зависит от модели аппарата). Дождитесь, пока устройство не захватит его и не подаст чуточку вперёд. Кроме того, решение задачи, связанной с тем, как вставить бумагу в аппарат может потребовать сдвига специальных ограничителей – это нужно в том случае, если размеры листа отличаются от стандартного.
Только с помощью ограничителей вы сможете избежать перекоса листа во время его отправки.
Далее наберите номер абонента, куда вы собираетесь отправить документ и дождитесь ответа с другой стороны. Если аппарат настроен на другом конце провода в автоматическом режиме, то в таком случае в качестве ответа вы услышите специальный сигнал. В противном случае вы услышите голос человека, которому предназначена отправляемая информация. В конце вам нужно нажать на кнопку старта и проследить за тем, чтобы аппарат «поглотил» вставленный документ.
Как можно поменять бумагу?
Что касается решения задачи о том, как поменять бумагу в факсе вам нужно открыть крышку устройства путем нажатия специальной кнопки, которая находится сбоку. Открыться крышка должна абсолютно автоматически. Внутри обычно имеется «инструкция факс» в виде рисунков относительно смены бумаги.
Чтобы заправить бумагу в факс вам потребуется вынуть трубочки из пластмассы или картона, на котором, в свою очередь, держался старый расходный материал. Откройте новый рулон, воспользовавшись обычными ножницами. Затем вам следует отмотать от него примерно 15-20 см бумаги и установить в углубление. Старайтесь заправлять факс бумагой предельно аккуратно, чтобы она не была слишком ослаблена/натянута.
В конце захлопните крышку устройства и надавите на него с обеих сторон. Услышав при этом действии характерный щелчок, нажмите на кнопку, приводящую аппарат в действие, чтобы он мог распознать новый рулон бумаги и приготовиться к дальнейшей работе. Таким образом, решить задачу, связанную с тем, как заправить факс бумагой не так уж и сложно. Учтите, если заправить факс неправильно, то сообщения о готовности он не выдаст и вам придётся выполнить описанные манипуляции с самого начала.
Некоторые распространенные ошибки и способы их устранения
Нередко случается так, что факс не отправляет документы. Причины подобной неполадки могут быть разными. К примеру, нормально и грамотно установленный факс просто не может захватить документ, который вы планируете отправить. Источник проблемы заключается в том, что в документоприёмник попал мусор или какая-нибудь канцелярская мелочь, к примеру, скрепка.
Достать инородные предметы можно, воспользовавшись магнитом, пинцетом или, аккуратным образом перевернув аппарат.
Кроме того, причина того, что у вас не отправляется документ, может заключаться в телефонной линии, на которой возникли проблемы. Устранить неполадку можно вызвав квалифицированных специалистов. Следует отметить, что эта же причина является источником проблемы того, что пользователь не может принять отправленный ему документ.
Бывает также, что отправляемый вами документ распечатывается у получателя в виде листа с чёрным фоном. Проблема неполадки находится на вашей стороне, т.к. у вашего аппарата перестал нормально работать блок сканера/сканирующая лампа. Если же факс приходит абсолютно пустым, то источником проблемы является закончившийся у собеседника тонер в устройстве или неправильная отправка документа, который был вставлен в устройство не должным образом.
В целом освоить работу с таким устройством, как факс, очень просто. Главное, внимательно изучить всю инструкцию и последовательность действий.
Хотя сегодня большая часть документов отправляется посредством электронной почты, факс все еще пользуется популярностью. Часто у людей вопрос: как отправить факс, вызывает затруднение. Ничего сложного в отправлении бумаг посредством факса нет, данная процедура состоит из нескольких простых шагов, выполнить которые может любой.
Отправка факса
- В первую очередь, вы должны подготовить документ, который будете отправлять по факсу. Обычно нужную информацию распечатывают на листе А4, так как не все модели факсимильных аппаратов позволяют отправлять документы меньшего формата. В любом случае, листы формата А4 подходят. Если ваш аппарат поддерживает отправку документов различного размера, в нем должны быть регуляторы размера листа.
- Важно, чтобы ваш документ был качественно напечатанным, иначе у адресата могут возникнуть проблемы с разбором информации на нем. Если по каким-либо причинам текст или изображения на листе размазаны, лучше распечатать документ еще раз.
- После того, как вы подготовили к отправке документ, откройте лоток подачи документов в вашем факсе. Как правило он размещении на задней части аппарата. Документ нужно вставлять вниз лицевой стороной.
- Если вам нужно отправить несколько листов, процедура их заправки будет зависеть от типа вашего аппарата. Определенные факсимильные аппараты поддерживают массовую отправку документов, поэтому в лоток аппарата можно вставлять несколько листов, обычно не более десяти. Встречаются также модели факсов, которые не поддерживают отправку нескольких листов, поэтому документы нужно загружать поочередно. После вставки документа в аппарат вы должны услышать одинарный сигнал, после которого произойдет захват документа.
- Перед тем, как отправить через факс ваши документы, наберите на аппарате номер адресата и дождитесь, пока поднимут трубку. После этого нужно представиться и попросить собеседника принять факс. Обычно командой для отправления документа по факсу является «Стартуем», после чего и вы, и ваш адресат должны нажать кнопку «Старт» на аппарате. После этого будет запущена отправка факса, ни в коем случае не кладите трубку до ее завершения. Бывает такое, что у адресата стоит автоматический факс. В таком случае все гораздо проще: достаточно набрать номер, дождаться сигнала факса и нажать «Старт».
- После завершения отправки документа нажмите на клавишу «Связь» и спросите, дошел ли факс и не размазана ли информация. Если документ пришел в плохом качестве, вам нужно еще раз отправить его.
Где можно отправить факс
Некоторые фирмы сегодня требуют отправления определенных документов через факсимильных аппарат. Что же делать, если у вас нет ни факса, ни доступа к нему?
Отправить факс можно в почтовых отделениях. Там за определенную плату ваш документ отправят туда, куда нужно. Также вы можете обратиться за этой услугой в специализированные фирмы, которые занимаются отправкой факсов.
Конечно, есть и более простые варианты: попросить отправить факс из офиса или обратиться за помощью к знакомым. Наверняка у вас есть знакомые, у которых на работе есть факсимильный аппарат.
Если вам приходиться часто отправлять факс, вам стоит задуматься о покупке факсимильного аппарата. Тем не менее, не каждый человек хочет иметь дома еще один громоздкий аппарат, поэтому приходится задумываться о других путях решения проблемы.
Не все знают, что отправлять факс можно также с помощью компьютера. Конечно, для этого он должен быть подключен к Интернету, иначе ничего не получится. Также у вас должен быть сканер для того, чтобы сделать скан-копию документа, предназначенного для отправки.
Сегодня множество сайтов предлагают отправить факс через Интернет бесплатно. Иногда все же приходится оплачивать отправление документа, поэтому важно вначале ознакомиться с правилами работы сайта. На них обычно есть подробная инструкция, как отправить факс с компьютера, поскольку на разных сайтах эта процедура немного отличается.