Авансовый отчет составляется в том случае, когда сотруднику выдаются деньги под отчет. Таких случаев огромное множество: покупка канцтоваров, оплата ГСМ, командировочные. Из этой статьи вы узнаете, какие документы необходимо прикладывать к авансовому отчету в каждом отдельном случае.

Список документов для авансового отчета

Оправдательные документы — приложение к авансовому отчету. К авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке или при выдаче денег под отчет.

Если сотрудник расплатился наличными, то к авансовому отчету принимаются следующие документы:

• Кассовый чек;
• Квитанция к ПКО или бланк строгой отчетности.

При расчетах по банковской карте авансовый отчет составляется на основании:

• Оригиналов слипов;
• Квитанций электронных банкоматов и терминалов.

Документы для авансового отчета при покупке товаров в магазине

Если сотрудник покупает мелочовку в магазине, например, канцтовары, кассир выдаст ему кассовый и товарный чеки.

Если кассовый чек содержит полную информацию о наименовании, количестве и цене приобретенного товара — требовать от продавца товарный чек не обязательно. Кассового чека будет достаточно для оприходования товарно-материальных ценностей и списания затрат.

Однако, при наличии одного кассового чека невозможно будет принять к вычету входящий НДС. Для этого нужен счет-фактура. При наличных расчетах с физическими лицами продавец выдавать счет-фактура не обязан, поэтому подотчетному сотруднику необходимо выдать доверенность от организации.

Обратите внимание!

В качестве подтверждения расходов можно принять квитанцию к ПКО без кассового чека. Налоговики часто требуют наличие чека ККТ, однако в законе такая норма не прописана ().

Какие документы прикладывать к авансовому отчету при оптовой покупке

Сотрудник что-то купил не в розницу, его попросят предъявить доверенность от вашей организации. Тогда скажите своему представителю, чтобы он требовал от продавца:

• квитанцию к приходному ордеру;
• накладную;
• счет-фактуру, если приобретаемые ценности облагаются НДС.

Документы для подтверждения покупки ГСМ

За наличный расчет . Если ваши водители приобретают топливо на АЗС за наличный расчет, документы, на основании которых составится авансовый отчет, будут те же, что и при покупке товаров в розницу. На заправке водитель получит кассовый чек, в котором будет указан вид топлива, количество литров, цена и сумма. Счета-фактуры не будет. Всю сумму стоимость бензина включите в затраты без выделения НДС.

По талонам или корпоративным картам . Если организация заключила договор с топливной компанией и внесла в аванс за ГСМ по безналу, в расчетный день поставщик передаст отчет о выборке топлива и счет-фактуру. Водителю же при каждой заправке он будет выдавать чек, который подтверждает факт получения топлива. В данной ситуации работник отчитывается не за получение наличных (их водитель не получает). А за объем топлива, приобретенного по корпоративной топливной карте или талонам. Авансовые отчеты водителей служат для контроля расхода топлива и взаиморасчетов с поставщиком.

Обратите внимание!

Для списания расходов на ГСМ необходимы также путевые листы.

На основании каких документов составляется авансовый отчет по представительским расходам

Вы можете признать при расчете налога на прибыль представительские расходы (под. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налоговый кодекс относит к представительским расходам:

• на проведение официального приема;
• транспортное обеспечение доставки к месту проведения мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате, по обеспечению перевода во время проведения мероприятия.

Иные расходы на прием делегации не уменьшат облагаемую базу по налогу на прибыль.

Для документального подтверждения произведенных расходов понадобятся:

• приказ о проведении мероприятия и смета затрат;
• чеки ККТ, товарные чеки, счета поставщиков, квитанции к приходным кассовым ордерам и т. п.
• отчет о проведении деловой встречи в произвольном виде.

Документы для подтверждения авансового отчета по командировке

В качестве приложения к авансовому отчету по командировке потребуются следующие документы:

• проездные билеты (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
• счета за проживание;
• ксерокопию загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и другие документы, связанные с командировкой ().

О расчете командировочных в 2016 году можно прочитать в статье: «Суточные при командировках в 2016 году»

Содержание журнала № 9 за 2012 г.

Н.А. Мацепуро, юрист

Готовая инструкция для подотчетника

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководител яст. 137 ТК РФ .

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Получение подотчетных сумм

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтери ю. Выглядеть оно может, например, так.

Директору ООО «Промсервис»
Иванову Д.В.
от помощника бухгалтера
Куликова Е.А.

Выдать под отчет
3000 рублей на срок 10 дней
02.04.2012

Заявление

Прошу выдать под отчет денежные средства в размере 3000 руб. на покупку канцелярских товаров.

Е.А. Куликов

Пример инструкции для подотчетника

Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты - это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.

Утверждено приказом № 4 от 11.01.2012

ИНСТРУКЦИЯ
для подотчетных лиц

1. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕГ В КАССЕ

1.1. Для получения наличных денег в ООО «Промсервис» в подотчет работник пишет заявление на имя руководителя с указанием целей их расходования, визирует его у руководителя и приносит в бухгалтерию.

1.2. Командированному сотруднику деньги выдаются в подотчет на время командировки, в остальных случаях подотчетные суммы предоставляются на срок 10 дней.Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сам ист. 22 ТК РФ ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П . Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период Если в течение этого времени подотчетные суммы не израсходованы, они должны быть возвращены в кассу организации.

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.

1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ

2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис».

2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств - на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.

2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договор уп. 1 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У .

2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ

3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:

1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);

2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);

3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

3.2. За дни командировки в пределах территории РФ работнику выплачиваются суточные в размере 700 руб. в день, за пределами территории РФ - в размере 2500 руб. в день. Условие о размере суточных за дни командировки можно прописать в положении о командировках или ином локальном нормативном акте

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:

1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;

2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;

3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работнико мст. 2 , п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ :

1) при покупке в розничном магазине - кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);

2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, - любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т. п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);

3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т. п.) - кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);

4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца - кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2 (если она оформлялась);

5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) - кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);

6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) - договор и расписка физлица в получении денег;

7) при обмене валюты - справка о покупке или продаже валюты;

8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), - квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.

Документ	На что обратить внимание в документах
Товарный чек	Чек обязательно должен содержат ьп. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ : наименование документа и дату его составления; наименование организации-продавца (ф. и. о. предпринимателя); перечень купленных товаров, их количество с указанием измерителя и цены; должность лица, оформившего документ, и его подпись
Документ об оплате, выдаваемый взамен кассового чека	Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а также: порядковый номер документа; ИНН продавца; фамилия и инициалы лица, оформившего документ
БСО	Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж (если БСО был отпечатан в типографии). Кроме того, на БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа (билеты, багажные квитанции, квитанции на оплату услуг такси и др.), должна стоять печать продавца
Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ)	В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика) должно значиться ООО «Промсервис»
Счет-фактура	В качестве покупателя и грузополучателя должно значиться ООО «Промсервис» В счете-фактуре на аванс в строке 5 («К платежно-расчетному документу...») должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в графе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» должно быть указано наименование товаров (работ, услуг), за которые вносится предоплата. Хотя возможна и общая формулировка - например, продукты питания, строительные материалы и т. д.
Квитанция к ПКО (унифицированной формы № КО-1)	Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать, а также оттиск штампа, подтверждающего проведение операции (например, «Оплачено»)
Справка о покупке или продаже валюты	Нужно проверить правильность заполнения паспортных данных. Печать банка не обязательн ап. 4.10 Инструкции ЦБ от 16.09.2010 № 136-И
Договор о приобретении товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя	В договоре должны быть указаны ф. и. о. физлица, его паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре купли-продажи - наименование покупаемого товара, в договоре возмездного оказания услуг - вид услуги и сроки ее оказания, в договоре аренды - адрес помещения и срок аренд ып. 1 ст. 454 , ст. 606 , п. 3 ст. 607 , п. 1 ст. 779 ГК РФ )
Расписка физлица-непредпринимателя	Должны быть указаны дата ее составления, полученная сумма, ее назначение (ссылка на договор), ф. и. о. и паспортные данные получателя, его подпись

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т. п.).

6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.

6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои ф. и. о., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной - записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

6.4. Авансовый отчет работника проверяется в течение 5 рабочих дней. В случае утверждения отчета в этот же срок работнику выдается из кассы перерасход.Сроки утверждения авансового отчета работников, а также возмещения им перерасхода вы устанавливаете сами. Естественно, они должны быть разумными, иначе работник может потребовать выплатить ему компенсацию за задержку возмещения перерасхода

Возмещение работнику потраченных личных средств

Если работник потратил на нужды компании свои собственные средства, то заявление на имя руководителя о возмещении этих денег он может написать так.

Директору ООО «Промсервис»
Иванову Д.В.
от помощника бухгалтера
Куликова Е.А.

Заявление

Прошу утвердить авансовый отчет № 11 от 02.04.2012 и возместить перерасход в сумме 3000 руб., истраченных на покупку канцелярских товаров.

Авансовый отчет с оправдательными документами прилагается.

Е.А. Куликов

Скачать инструкцию для подотчетных лиц в электронном виде вы можете: сайт издательства → раздел «Формы»

Безусловно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетников и иной информацией, которая важна именно для вашей организации. А после - ознакомьте с этим документом работников. Сделать это можно любым способом. Например, выдать ее на руки под роспись, разослать по электронной почте или вывесить на своем интернет-сайте.

Может ли чек контрольно-кассовой машины, приложенный к авансовому отчету, подтвердить расходы командированного сотрудника, например, на приобретение бензина, если наименование товара на нем не указано, и стоит ли принимать такой документ к учету? Отвечают эксперты службыПравового консалтинга ГАРАНТ Екатерина Лазукова и Сергей Родюшкин.

Сотрудник, вернувшийся из командировки, приложил к авансовому отчету кассовый чек на бензин с частной заправки, в котором не написано, что приобретен именно бензин, а просто указана сумма. Больше никаких документов не прилагается, только в авансовом отчете и путевом листе написано, что это бензин. Организация применяет общий режим налогообложения. Можно ли принять к учету кассовый чек?

Документы, прилагаемые к авансовому отчету, необходимы, с одной стороны, для подтверждения расходов, понесенных организацией, с другой - служат оправдательными документами о потраченных суммах для подотчетного лица.

Оправдательные документы

Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П).

В соответствии с п. 4.4 Положения N 373-П подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Форма N АО-1 "Авансовый отчет" утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Таким образом, к авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, работ, услуг, но и факт их получения (потребления, оказания).

В рассматриваемом случае сам факт оплаты подотчетное лицо подтвердило (приложило к авансовому отчету чек ККТ), но им не подтвержден факт покупки бензина (нет документов, из которых следует, что приобретен именно бензин, а не какой-либо иной товар). Поэтому, считаем, что такой авансовый отчет не должен быть принят бухгалтером. Соответственно, у бухгалтера не возникает оснований для списания с подотчетного лица сумм дебиторской задолженности по ранее выданным ему подотчетным суммам.

Подтверждение расходов организации

Основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете служат первичные учетные документы (часть 1 ст. 9 и часть 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), ст. 313 НК РФ). Отсутствие первичных учетных документов либо их неверное оформление влечет за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат, в том числе затрат на приобретение ГСМ (ст. 252 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации организации необходимо подтвердить такой факт своей хозяйственной жизни, как приобретение бензина.

Отметим, что путевые листы и авансовые отчеты в качестве первичных документов, подтверждающих данный факт, рассматриваться не могут. Так как авансовый отчет является первичным учетным документом, служащим для подтверждения целевого расходование авансовых сумм подотчетными лицами (п. 4.4 Положения N 373-П), факт покупки тех или иных ТМЦ он не подтверждает. Путевой лист необходим для подтверждения экономической обоснованности затрат на приобретение ГСМ. Сведения, содержащиеся в данном документе, позволяют определить количество ГСМ, используемых для производственных нужд, но сам факт покупки данных ГСМ путевой лист не подтверждает.

Рассмотрим, можно ли признать документом, подтверждающим факт покупки бензина, чек ККТ.

Для организаций и ИП обязанность выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов чеки ККТ установлена Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ). В соответствии с данным законом (п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ) Правительством РФ постановлением от 23.07.2007 N 470 утверждено Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (далее - Положение о ККТ).

Пунктом 2 Положения о ККТ определено, что кассовый чек - это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

Таким образом, чеки ККТ могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).

С данным выводом согласны и контролирующие органы (смотрите письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, от 05.01.2004 N 16-00-17/2, УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 N 17-15/041152, от 12.04.2006 N 20-12/29007).

Вместе с тем частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, понятию "первичный учетный документ" чек ККТ будет соответствовать только в том случае, если он содержит все вышеперечисленные реквизиты.

Такой же вывод делают и представители налоговых органов. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007 выражена позиция, что чеки ККТ могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг), в том случае, если на выдаваемом покупателю чеке содержится перечень приобретаемых товаров. В случае отсутствия в чеке такого перечня наличия одного чека ККТ для поставленной цели недостаточно. В этом случае покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (индивидуального предпринимателя), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца.

Отметим, что согласно п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 30.07.1993 N 745, чек может содержать любые дополнительные реквизиты, необходимые продавцу.

В рассматриваемой ситуации чек ККТ не содержит обязательных реквизитов, содержащихся в п.п. 4-7 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (сведения о наименовании проданного товара, его количестве, подписей и наименование должностей лиц, осуществивших реализацию). Поэтому организация не вправе использовать этот чек в качестве основания для отражения расходов на бензин как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Отметим, что в налоговом учете под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 252 НК РФ). В РФ порядок оформления первичных документов регламентирован ст. 9 Закона 402-ФЗ.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе