Можно ли размещать в облаке документы с грифом для служебного пользования (ДСП). Порядок работы с документами с пометкой «для служебного пользования
Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 года № 355. Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования»: а) передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение и только под расписку; б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; в) размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника); г) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах); д) разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и т. п. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).
Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя. Порядок его оформления доступно и с наглядными примерами разъясняет консультант по делопроизводству И.В.
Мурнина. Существует два основных способа оформления приложения. «Какое это имеет значение? Главное, чтобы было понятно, что там, в приложении, и сколько листов, чтобы можно было проверить все ли на месте», — скажет или подумает человек, далекий от делопроизводства. А вот и нет. Использование того или иного способа оформления приложения зависит совсем не от желания секретаря или исполнителя документа.
Этот порядок отражает определенную делопроизводственную или управленческую процедуру, и неправильное оформление приложения может привести не только к утрате прилагаемых документов, но и некачественному исполнению поручения руководителя, либо неисполнению вообще.
1. общие положения
Для документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» (ДСП) указываются также гриф и номера экземпляров, поскольку при оформлении таких документов их экземпляры нумеруются. Если документ не называется в тексте письма вообще либо группа документов обозначена общими понятиями: «пакет документов», «материалы», то в приложении перечисляется название, количество листов и экземпляров по каждому документу отдельно.
При этом приложения ну:меруются и печатаются «висячей строкой», «не залезая», под определение реквизита «Приложение». Приложение: 1. копия приказа генерального директора об утверждении инструкции по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг» на 1 л.
в 1 экз. 2. копия инструкции по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг» . на 6 л. в 1 экз. Иногда количество приложений так велико, что текст письма составляет две строки, а перечисление приложений занимает два и более листа.
Правила обращения с документами, имеющую пометку дсп
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом. О фактах утраты служебных документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру (начальнику), назначившему комиссию На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Имеются приложения
К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»; — после регистрации передаются работникам подразделений под расписку; — пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; — размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Разрешение оформляется на последнем листе (на оборотной стороне) размножаемого документа.
Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; — хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.
Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
Порядок работы с документами с пометкой «для служебного пользования»
Внимание
Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем (разработчиком) и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Использовать другие ограничительные пометки или грифы запрещается Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти. Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233..
Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» печатаются (размножаются) в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярно.
Важно
На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет.
Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах. Печатание (тиражирование) изданий с пометкой «Для служебного пользования» на полиграфических предприятиях Вооруженных Сил производится в соответствии с требованиями Положения об издательской деятельности по выпуску служебных изданий (документов) в Вооруженных Силах Российской Федерации.
Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях пометки «Для служебного пользования» зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки, воинского звания, должности и фамилии лица, снявшего пометку. Например: «Пометка «Для служебного пользования» снята приказом командира войсковой части года № полковника Максимова А.
П.». Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с пометкой «Для служебного пользования».
Как оформить приложение к документу с отметкой дсп
Распорядительные документы: приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения и др., могут содержать таблицы, схемы, графики, образцы заполнения различных форм документов. Чтобы не перегружать текст основного документа дополнительной информацией такое «сопровождение» выносится в отдельное приложение. Текст основного документа, как правило, содержит ссылки на имеющееся приложение. Например, «Для оформления приказов руководителя по основной деятельности используется бланк приказа (Приложение № 5)» или «Бланк организации оформляется в соответствии с приложением №1». Приложения могут иметь и буквенное обозначение, например «Приложение Б». Стоит обратить внимание на то, что при утверждении организационных документов путем издания распорядительного документа, утверждаемый документ является приложением к утверждающему.
ПIf»▀с╡їn╠▄2т╠Ш▓Н]г,=╦bчъjчJыO║∙ JтWs▀·(DQКbH╤йoicй└еZ╥bЕD*Хш╠m╘A·VНПЖu╡┌ихRьО[ЦЙЫл▄░0цё╡:l╦bйgцБtСb╤Uьy.jtAЮ*шИ7ZЙ&│Ьа░Nh▄эx C/\z ╬л!▐n╕╬╩А╟▐М]║ь ╨Я╛Ъ∙ЗШГw▓╨}╓;в&яЄщf#8╣с┘Ю} ПъIE╥▀CХЯ»G:╣╪n├╗шl*╢ёia.─ў┬h╔задj▀nДJK╗╒╡╬V,╔{г]к╠▒╗J╓СКшOИ7яычСА┤╙8СецєбЗ!ъt═ZoдЬ╒PпОCFф╔oЭа┬]+Ьbр_%щ╕!2T0тГ!╙!╛!ИQГ6уПЗ\┌╥=ьУXё и]м╝h╦!Б╞ГС ╡еX2г╕L/▄у-c╒_;d╜Жи╤╚`$rУА╒ЛSH┐a:лi╤│▌КG ┘ЁД ┴6▓Ж<п$Ў▐ ┌hЄ╬▓^.В┐hYя Ц┌Г╬Й7lЭ╠<ХЁУd^uu┬’E│IRаIЁT╓╧ъН~╝V╟%]ыаcnИНэХ/└Дrn=AКLhд╓`Чд┼┼*I▄╜╡’ЙХУ└ШхHш1e╙IWжcXY║6KУQ┴8г└╔╢¤н9┘DC5EЁ^YM ╨╨╨╨▌шWак+Iу╝»r#2q2Ю √╟~НcЎpщВсO▒y╨ПФAШ╢;МЗкd F╝TE═МrС═тИj┤ЧКo╓фk╗╘ъoypОHаЎ╝зчЦх╫Й1Hl┤{;*]▓q┘аЇМq эp▄w┬KЎI#|уR:@llЖ╦аu·YЛ┴A╜Xв!:*ЭrU┼k█Jк╜╤╨П·,S,)4√╥цл!БF A!x!У(ч єKQx4╪тtw╚▀f =:| тжbQ╦Жxо7 3▒7╢Щ1z╗╘х╒* 4″№q╦гbi└9╩A▄╞··ЄAтаХ╠ %чфЬe)ДКЖ╩Dkc╨M-KйаьPШ─╢,е]Д|СeI▐|_У▌Й0QВFНЄ■= А<Чз)U╝┘ ╡ХOПЬ┬OЛ`╕с’∙├m┤Мd╢Ъx╢БhмсJsd─C·)OcЭr╒M╫|ьжgA─FERТeAЮ_ы9yБQfТФq∙PбУз╣Q ЧI6х2&брИ &∙a.cfСчT;ry3y^1▌э╥э.
Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ
О назначении ответственных за учет, хранение и использование
документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
В соответствии с указанием СЗТУ России от 27.04.99 г. N 22-16/173 и в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
приказываю:
1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов ДСП (Приложение 1).
2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:
2.1. В своих подразделениях организацию работы с документами ДСП в соответствии с требованиями Приказа ГТК России от 23.09.96 г. N 582 ДСП "Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах".
2.2. В срок до 24 мая 1999 г. на основе типовой (см. Приложение 2), в соответствии с Приказом ГТК РФ от 16.02.98 г. N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за работу с документами ДСП в подразделении.
2.3. О всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за работу с документами ДСП, незамедлительно информировать отделение специальной информации.
3. Контроль за выполнением установленных требований по работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, осуществляет отделение специальной информации (Василькова М.В.).
4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Начальник таможни
генерал-майор т/с
В.Г.Еременко
Приложение 1 к приказу. Ответственные за работу с документами ДСП
Приложение 1
к приказу
от 19.05.99 N 144
Наименования структурных подразделений | Личный номер | Должность |
|
Лакомкин М.В. | нач. отделения |
||
Завьялова Е.А. | ст. инспектор |
||
Инсп. по л/с | Арбидан Т.Ю. | вед. инспектор |
|
ст. инспектор |
|||
Севастьянова Т.И. | ст. оперуполн. |
||
Семенов В.В. | ст. оперуполн. |
||
Соколова Л.Ф. | ст. инспектор |
||
Меркулова Н.И. | инспектор |
||
Смирнова Е.Н. | инспектор |
||
Суворин Ю.Ф. | нач. отдела |
||
Мезенева С.В. | ст. инспектор |
||
Белоусова Л.В. | нач. отдела |
||
Морозова Э.А. | гл. инспектор |
||
Шахвердова М.П. | зам. нач. отдела |
||
Глушкова Ю.Г. | ст. инспектор |
||
Николаев О.Н. | инспектор |
||
Буянова О.В. | инспектор |
||
Ловцова И.Н. | инспектор |
||
Савельева А.В. | гл. инспектор |
||
Ефимова М.К. | ст. инспектор |
||
Юрид. отдел | Зимогляд Г.В. | ст. инспектор |
|
Швецов Ю.В. | зам. нач. отдела |
||
Панфилов В.И. | гл. инспектор |
||
Отд. там. охр. | Андреева В.П. | инспектор |
|
Козлова М.С. | инспектор |
||
Василькова М.В. | нач. отделения |
||
Виноградова Е.А. | зам. нач. отдела |
||
Стекольникова Г.В. | инспектор |
||
Голованова И.В. | гл. инспектор |
||
Тарасова Т.А. | ст. инспектор |
||
Одинцова Е.К. | ст. инспектор |
||
Гусев А.Л. | гл. инспектор |
||
Петрова Е.А. | инспектор |
||
Васильева О.А. | инспектор |
||
Марусина М.Г. | инспектор |
||
Иоутсен Н.Л. | ст. инспектор |
||
Калинина Т.Р. | инспектор |
||
Рубченко Н.А. | инспектор |
||
Алехин В.В. | нач. поста |
||
Абрамов О.Е. | зам. нач. поста |
||
Карницкий И.В. | зам. нач. ОТОиТК 2 |
||
Т/П Южный | Чистякова С.А. | ст. инспектор |
|
Т/П Северный | Добродеев А.М. | инспектор |
|
Серов В.Ю. | инспектор |
||
Т/П Сев.-Зап. | Вавилов А.В. | зам. нач. поста |
|
Буганова С.Ю. | ст. инспектор |
||
Т/П Юго-Зап. | Воробей О.М. | ст. инспектор |
|
Филиппов В.В. | инспектор |
||
Т/П Киришский | Кузьмичева Т.Н. | вед. инспектор |
|
Дашкевич Г.Н. | зам. нач. поста |
||
Т/П Гатчинский | Колмогорова Н.В. | ст. инспектор |
|
Т/П Лужский | Смирнов С.Е. | ст. инспектор |
|
Т/П Волховский | Матросова Е.Г. | инспектор |
|
Черевань С.П. | ст. инспектор |
||
Т/П Всеволожс. | Ердяков А.В. | нач. поста |
|
Богачкова О.А. | инспектор |
Начальник отделения
специальной информации
М.В.Василькова
Приложение 2 к приказу. Примерная должностная инструкция ответственного за работу с документами ДСП в структурном подразделении (отделе) таможенного органа
Приложение 2
к приказу
от 19.05.99 N 144
1. Общие положения
1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства документов ДСП в отделе (таможенном посте).
1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику подразделения.
1.3. Ответственный за работу с документами ДСП назначается приказом по таможенному органу.
1.4. Ответственный за работу с документами ДСП в своей деятельности руководствуется Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582 "Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах".
2. Права
2.1. Ответственный за работу с документами ДСП имеет право:
требовать от исполнителей исполнения документов ДСП в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;
не принимать документы ДСП на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582.
3. Обязанности
3.1. Основной задачей ответственного за работу с документами ДСП является делопроизводство и осуществление контроля за исполнением документов ДСП.
3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за работу с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, обязан:
принимать документы ДСП для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;
осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов ДСП, докладывать об их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;
составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов ДСП;
принимать документы ДСП на подпись начальника подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов ДСП;
передавать исходящую корреспонденцию ДСП, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки;
формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;
подготавливать документы ДСП к последующему хранению и использованию;
передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления таможни;
обеспечивать учет и хранение документов ДСП;
давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.
4. Ответственность
Ответственный за работу с документами ДСП несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582 и должностной инструкцией.
Начальник подразделения ___________________________
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела ____________________________
Текст документа сверен по:
официальная рассылка
Размер: px
Начинать показ со страницы:
Транскрипт
1 БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 13 УТВЕРЖДАЮ И.о. ректора И.Н. Даниленко 2015 г. СурГУ. Рабочая инструкция ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ С ПОМЕТКОЙ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ» РИ СОГЛАСОВАНО: Должность Фамилия И.О. Подпись Дата Первый проректор Даниленко И.Н. Проректор по безопасности и информатизации Жогальский О.В. Начальник административноправового управления Бронников А.А. Начальник отдела менеджмента качества образования Климович Л.А. СОСТАВИЛ: Ведущий документовед АО Барихашвили Л.В. г. Сургут 2015
2 Содержание стр. 2 из Назначение и область применения Нормативные ссылки Термины и определения Прием и регистрация документов Движение документа Подготовка и отправка документа во внешние организации Хранение Ответственность... 7 Приложение 1. Форма акта об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях... 8 Приложение 2. Форма журнала передачи входящих почтовых документов из АО с грифом «ДСП»... 9 Приложение 3. Форма фирменного бланка СурГУ Приложение 4. Форма акта о передачи документов с грифом «ДСП» от одного должностного лица другому Лист регистрации изменений Лист ознакомления Перечень используемых сокращений РИ рабочая инструкция ДСП для служебного пользования ДП документированная процедура
3 стр. 3 из Назначение и область применения 1.1. Настоящая рабочая инструкция (далее РИ) определяет общий порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения с грифом «Для служебного пользования» в БУ ВО «Сургутский государственный» (далее Университет, СурГУ) Настоящая РИ обязательна для применения всеми руководителями структурных подразделений СурГУ. 2. Нормативные ссылки 2.1. РИ разработана в соответствии со следующими нормативными документами: Федеральный Закон РФ от 27 июля 2006 г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»; Постановление Губернатора ХМАО Югры от «Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа Югры»; Указ Президента РФ от «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»; ГОСТ Р Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; Устав БУ ВО «Сургутский государственный»; ДП-5.13 «Управление документооборотом». СТО «Печати и штампы СурГУ». 3. Термины и определения Гриф ограничения доступа к документу реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему Документ зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Машинный носитель информации материальный носитель, используемый для хранения и передачи электронной информации. Отметка о поступлении документа реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. Отметка о заверении копии реквизит, используемый для придания копии правового статуса Отметка об исполнении документа и направлении его в дело реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. Резолюция Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
4 стр. 4 из 13 Служебная информация ограниченного распространения несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. 4. Общие положения 4.1. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организации Требования РИ распространяются на порядок обращения с материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видеои аудио- пленки, машинные носители информации) Необходимость присвоения грифа «Для служебного пользования» (далее «ДСП») определяется исполнителем или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ (в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения»), который несет персональную ответственность за завышение или занижение грифа Документированная служебная информация ограниченного распространения без разрешения ректора не подлежит разглашению (распространению) Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «ДСП» возлагается на Административный отдел СурГУ (далее АО) Сотрудники АО, имеющие отношение к работе с документами «ДСП», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей РИ. 5. Прием и регистрация документов 5.1. Прием и регистрация документов с грифом «ДСП» осуществляется сотрудником АО Документы с грифом «ДСП» могут поступать в Университет посредством спецсвязи, курьерской доставки или почтой Вся поступающая в СурГУ корреспонденция с грифом «ДСП» принимается и вскрывается сотрудником, которому поручена работа с этими документами. При получении документов сотрудник АО проверяет правильность адреса доставки корреспонденции и целостность упаковки. Если корреспонденция доставлена не по адресу, осуществляется возврат отправителю (адресату). При получении корреспонденции в поврежденной упаковке, её содержимое проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах (Приложение 1), один из которых высылается отправителю Конверты с грифом «ДСП» не вскрываются и передаются на рассмотрение ректору Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с грифом «ДСП». Регистрация документов с грифом «ДСП» ведется совместно с другими документами согласно п. 5.9 и п.5.10 ДП-5.13 «Управление документооборотом» при этом в журнале к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП» После регистрации документы передаются ректору для рассмотрения и дальнейшего принятия мер. Документ с резолюцией ректора возвращается в АО, где в электронную базу данных вносится вся соответствующая информация, а документ передается на исполнение Все документы с грифом «ДСП» ставятся на контроль в установленном порядке Подлинник документа, который подлежит исполнению несколькими структурными
5 стр. 5 из 13 подразделениями или лицами, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Документы с грифом «ДСП» выдаются строго под роспись в «Журнале передачи входящих почтовых документов из АО с грифом «ДСП»» (Приложение 2) Копии всех документов, подлежащих регистрации, хранятся в АО, согласно номенклатуре дел. 6. Движение документа 6.1. Служебные документы ограниченного распространения с разрешения ректора могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания Передача документов с грифом «ДСП» и дел от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения Снятие копий и изготовление выписок с документа с грифом «ДСП» производится с письменного разрешения лица, подписавшего документ или руководителя структурного подразделения, которому отписан документ. В этом случае на свободном месте титульного или последнего листа (или на оборотной стороне последнего листа) ставится виза руководителя с указанием лицу, ответственному за учет и хранение документов с пометкой «ДСП» о том, сколько снять копий или сделать выписок (или каких-то пунктов документа) и куда отправить. Например, Ивановой А.А. 1.Сделать одну копию и направить в научный отдел. 2.Сделать выписку с п.1-4 и выслать в Департамент образования. 3.Подпись руководителя (расшифровка подписи) и дата Исполнитель учитывает копии и выписки за новыми учетными номерами и делает отметку в документе о том, сколько снято копий (выписок) за какими номерами они учтены и дату. Например, Снята одна копия. Учтена за 45 «ДСП» Сделана одна выписка с п.п.1-4, учтена за 46 «ДСП». Подпись исполнителя (расшифровка подписи) и дата. 7. Подготовка и отправка документа во внешние организации 7.1. Проект документа готовит руководитель структурного подразделения на фирменном бланке СурГУ (Приложение 3) Штамп «ДСП» (рис.) и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного документа к ним. ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ Рис. Оттиск штампа «Для служебного пользования» 7.3. На последней странице документа с пометкой «ДСП» в левом нижнем углу (если не позволяет место, то на оборотной стороне) делается отметка: кол-во исполненных экземпляров; краткий перечень рассылки; кто исполнитель; кто печатал; дата.
6 стр. 6 из 13 Например, Исполнено 9 экз. 1 экз. в дело 2-9 экз. согласно рассылке Исполнил: А.А. Иванов Отпечатал: И.И. Петров Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется АО. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором у каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ Отправляемые и передаваемые служебные документы ограниченного распространения с грифом «ДСП» должны быть в целях исключения несанкционированного доступа в процессе транспортировки помещены в конверты либо упакованы иным способом. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например: Получатель: ул. Лесная, 5, а/я 87, 378/ДСП, 456/ДСП, г. Москва, Отправитель: ул. Ленина, 1, Сургутский государственный, Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов с грифом «ДСП» Документы с грифом «ДСП» пересылаются сторонним организациям курьерской службой, заказными или ценными почтовыми отправлениями. 8. Хранение 8.1. Хранение служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа осуществляется отдельно от документов общего назначения в надёжно запираемых шкафах, ящиках или сейфах Исполненные служебные документы ограниченного распространения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка «ДСП». Срок хранения таких документов устанавливается экспертной комиссией архива СурГУ в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных документов В зависимости от срока хранения (временного или постоянного) документы с грифом «ДСП» передаются в архив СурГУ или уничтожаются в соответствии с разделом 14 ДП «Управление документооборотом» Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «ДСП» периодически, не реже одного раза в пять лет, просматриваются с целью возможного снятия ограничения доступа Снятие грифа ограничения доступа осуществляется: по истечении срока хранения, установленного в соответствии с индексом отнесённого дела по утверждённой номенклатуре дел; по решению экспертной комиссии, оформленного в виде акта, утверждённого ректора;
7 стр. 7 из 13 по получении информации от автора документа о снятии грифа «ДСП» При снятии грифа ограничения доступа на документах, а также в учётных формах делаются соответствующие записи и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. После этого документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства На обложках дел гриф ограничения доступа затушёвывается и производится запись с указанием даты и номера акта, на основании которого снята ограничительная пометка В случае утраты служебных документов ограниченного распространения, либо разглашения служебной информации ограниченного распространения, ректор ставится в известность и создается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю. На утраченные служебные документы ограниченного распространения составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных документах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело. 9. Ответственность 9.1. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности При смене специалиста АО, ответственного за учёт и работу со служебными документами ограниченного распространения осуществляется передача документов с грифом «ДСП» по акту приёма-сдачи документов, который утверждается ректором (Приложение 4) и передача штампа согласно СТО «Печати и штампы СурГУ».
8 стр. 8 из 13 Форма акта об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях Приложение 1 УТВЕРЖДАЮ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ Ханты Мансийского автономного округа Югры» «Сургутский государственный (БУ ВО «Сургутский государственный) АКТ Ректор И.О.Ф. 20 Акт об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях В тексте пишется о поступлении письма, посылки, бандероли в СурГУ из (наименование) организации При поступлении почтового отправления установлено: (дата) Акт составлен в 2 экземплярах. Руководитель подразделения (должность, инициалы, фамилия) Ответственное лицо за работу с документами (должности, инициалы, фамилии)
9 стр. 9 из 13 Форма журнала передачи входящих почтовых документов из АО с грифом «ДСП» Ж У Р Н А Л передачи входящих почтовых документов из АО с грифом «ДСП» Приложение 2 Дата поступления Откуда поступил документ Вид документа и краткое содержание Резолюция ректора (кому отписан документ) Расписка сотрудника АО (дата и подпись) Расписка ответственног о лица о получении (дата и подпись) Примечание
10 стр. 10 из 13 Форма фирменного бланка СурГУ Приложение 3 БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ Ханты-Мансийского автономного округа Югры «Сургутский государственный» (БУ ВО «Сургутский государственный») Проспект Ленина, 1. г. Сургут, Ханты-Мансийский автономный округ Югра (Тюменская область), Тел. (3462) , факс (3462) ОКПО ОГРН ИНН / КПП От 20 г. На от 20 г. О чем? Ректор И.О. Фамилия Исполнитель. И.О. Ф. К.т. 8(3462).
11 стр. 11 из 13 Приложение 4 Форма акта о передачи документов с грифом «ДСП» от одного должностного лица другому БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ Ханты Мансийского автономного округа Югры «Сургутский государственный» (БУ ВО «Сургутский государственный») АКТ УТВЕРЖДАЮ Ректор И.О.Ф. 20 Акт (о чем?) В связи увольнением сотрудника, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП», составлен акт о передаче документов. (Указывается наименование журнала регистрации документов, их количество, год. Если переданы документы в архив, указывается наименование папки, в которой хранятся акты о передаче). (дата) Акт составлен в 2 экз. Передал подпись (должность, инициалы, фамилия) Принял подпись (должности, инициалы, фамилия) Руководитель подразделения (должность, инициалы, фамилия)
12 стр. 12 из 13 Лист регистрации изменений п/п Содержание изменения и его координаты Номер приказа Дата Подпись Срок введения изменения
13 стр. 13 из 13 п/п. Лист ознакомления Должность ФИО Дата Подпись
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 6 УТВЕРЖДАЮ И.о. ректора И.Н. Даниленко 20 г. СурГУ. Стандарт организации
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 14 УТВЕРЖДАЮ Ректор С.М. Косенок 2015 г. СурГУ. Рабочая инструкция
ПРИНЯТО: На заседании трудового коллектива МБУ ДО ДХорШ г.ставрополя Протокол 01 «03» июня 2015г. УТВЕРЖДАЮ: Директор МБУ ДО ДХорШ г.ставрополя А.П. Виниченко Приказ 61 от «05» июня 2015 г. ПОРЯДОК работы
Жалобы - обращения граждан, в которых содержатся требования о восстановлении или защите их прав, свобод или законных интересов, либо прав, свобод или законных интересов других лиц, нарушенных действиями
F ГБОУ ВПО ДГМА М инздрава России УТВЕРЖДАЮ ПРОЦЕДУРА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ И ЗАПИСЯМИ СОГЛАСОВАНО Проректор по учебной работе, профессор 2013 г. Махачкала 2013 г. Предисловие
ГУБЕРНАТОР ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 28.07.2015 238-р О внесении изменений в распоряжение Губернатора Томской области от 07.04.2009 100-р В целях приведения в соответствие с действующим законодательством
УТВЕРЖДЕНО Приказом 219 от 02 сентября 2013 года ПРИНЯТО на общем собрании трудового коллектива 28 августа 2013 года, протокол 16 СОГЛАСОВАНО на заседании Управляющего Совета 28 августа 2013 года, протокол
УТВЕРЖДЕНО Приказом МКДОУ «Детский сад комбинированного вида 3 «Светлячок» От 03.09.2013г. 231 Инструкция по ведению делопроизводства 1.Общие положения 1.1. Настоящая инструкция по ведению делопроизводства
Печатающий элемент участок клише печати, штампа, воспринимающий штемпельную краску и передающий ее на бумагу. Копия документа документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его
Российская Федерация Белгородская область ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ H СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ от «2016 г. 37У Об утверждении положения об организации работы с обращениями
Серия «Управление образованием» В.С. Басюк ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ДОШКОЛЬНЫХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ ЧАСТЬ 2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Москва 2016 Содержание ВВЕДЕНИЕ...............................
УТВЕРЖДЕНА приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 8 мая 2015 г. 32-П С учетом изменений, утвержденных приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 30 июня 2015 г.
Система менеджмента качества Управление записями СМК-ДП-02.00 Версия 1 стр. 1 из 13 Система менеджмента качества Управление записями СМК-ДП-02.00 Версия 1 стр. 2 из 13 Система менеджмента качества Управление
УТВЕРЖДЕНО Приказом Главного государственного архивного управления Донецкой Народной Республики от 25.03.2015 4 (Не подлежит государственной регистрации в соответствии с приказом Министерства Юстиции Донецкой
Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Московской области «Балашихинский промышленно-экономический колледж» Презентация По дисциплине: «Делопроизводство»
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «Алтайский государственный университет» АлтГУ- СМК-И- 0.1-02 УТВЕРЖДАЮ: Ректор АлтГУ С.В. Землюков
2.5. Письменные обращения, содержащие в адресной части обращения пометку «лично», обрабатываются, регистрируются и направляются на рассмотрение на общих основаниях в соответствии с настоящим Положением.
СТО 003-2016 Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования ИРКУТСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ
УДК 658.516:002:006.354 ОКС 01.140.30 Т54 ОКСТУ 0006 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Унифицированные системы документации Унифицированная система организационнораспорядительной документации
УТВЕРЖДЕНО Приказом директора КОГОБУ СПО «Слободской государственный колледж педагогики и социальных отношений» 316 от 26.08.2010. ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕЧАТЯХ И ШТАМПАХ 1. Общие положения: 1.1. Настоящее Положение
Вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), конверты подкалываются и сохраняются с обращениями; - поступившие документы прикрепляются к тексту обращения
Документ [ /20/37/552/ ]: Приказ 0175-13527 Об утверждении Правил передачи первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния Приказ 0175/13527 "Об утверждении Правил передачи первых и вторых
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РОССИИ ГЕОДЕЗИЧЕСКИЕ, КАРТОГРАФИЧЕСКИЕ ИНСТРУКЦИИ, НОРМЫ И ПРАВИЛА ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ В ПОЛЬЗОВАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДАННЫХ ФЕДЕРАЛЬНОГО
Приложение 6 к Положению «О правилах осуществления перевода денежных средств в ОАО АКБ «Пермь»» от 06 июня 2014 года # 903 Инструкция «Расчеты инкассовыми поручениями и в форме перевода денежных средств
МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ТЕРЕМОК» МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД НОЯБРЬСК УТВЕРЖДЕНО Приказом МБДОУ «Теремок» от 25.12.2014 г. 354-од ПРИНЯТО Общим собранием работников
II. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан 2.1. Все поступающие в учреждение документы и обращения граждан, связанные с их рассмотрением, принимаются и подлежат обязательной регистрации в течение
МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университет» (РГГУ) Утверждена приказом
Дата текущей редакции: Стр. 1 из 14 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор 200_ г. Москва 200_ г. Дата текущей редакции: Стр. 2 из 14 Лист согласования Должность Подпись Дата ФИО Согласовано: Разработчики: Дата
Документ [ /32/11/5/ ]: СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с финансово-бухгалтерской документации СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с финансово-бухгалтерской документации РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Приложение 4 к Правилам ведения реестра владельцев именных ценных бумаг ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ РЕГИСТРАТОР «СИБИРСКИЙ РЕЕСТР» УТВЕРЖДЕНЫ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Унифицированные системы документации УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Требования к оформлению документов Издание официальное
Архив ПРО КГПИ 405-15 Стр. 2 из 11 Содержание 1. Общие положения... 2 2. Нормативные ссылки... 2 3. Термины и определения... 3 4. Обозначения и сокращения... 4 5. Основные задачи... 4 6. Формирование архива
СОВЕТ МИНИСТРОВ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 13 января 2015 г. 02-04/09/15 г. Луганск Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения, печатей и иных носителей
МИНОБРНАУКИ РОССИИ ТО М СКИЙ ГОСУДАРСТВЕН Н Ы Й УНИВЕРСИТЕТ ПРИКАЗ 02.06.2014 416 О введении в действие новых бланков служебного письма В связи с созданием федерального государственного автономного образовательного
1 Содержание: 1. Общие положения 4 П. Документы Мурманского государственного гуманитарного университета 5 Ш. Правила подготовки и оформления документов 5 3.1. Документирование управленческой деятельности
2 1. Общие положения 1.1. Регламент по подготовке, подписанию, регистрации и контролю исполнения приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам в федеральном государственном
МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университет» (РГГУ) СОГЛАСОВАНО Протокол
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Работа с документами важная часть деятельности общественной организации. Согласно ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство это отрасль деятельности,
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение Система менеджмента качества Порядок разработки и внедрения стандартов организации, контроль за их соблюдением, внесение
Материал для аттестации Специальность: 080110 «Экономика, бухгалтерский учет» Дисциплина «Документационное обеспечение управления» 1. Что такое документ? 1) Информация, записанная на бумаге и сохраненная
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АЛУШТЫ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е 27 февраля 2015 года 29-р г. Алушта Об утверждении Положения об отделе делопроизводства и контроля В соответствии с Федеральным
2 функции, предусмотренные настоящим Кодексом. Застройщик вправе осуществлять функции технического заказчика самостоятельно. Заявитель застройщик, технический заказчик, или уполномоченное кем-либо из них
СТО ОмГТУ 42.03-2013 3 СТО ОмГТУ 42.03-2013 СОДЕРЖЕНИЕ 1. Область применения.6 2. Нормативные ссылки...6 3. Термины, определения и сокращения...7 4. Цели и задачи 9 5. Общие положения...9 6. Создание документов
Утвержден Советом СРО «МиР» Протокол 31 от 10.01.2016г. С изменениями, утвержденными Советом СРО «МиР» Протокол 38 от 24.02.2016г. С изменениями, утвержденными Советом СРО «МиР» Протокол 36 от 19.10.2016г.
Комитет государственной гражданской службы и содействия развитию местного самоуправления Новгородской области Отдел по работе с кадрами и наградной деятельности МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по ведению личных
Приложение к проекту решения сессии Симферопольского городского совета Республики Крым I созыва от ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ РЕГИСТРАЦИИ УСТАВА ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОБЩЕСТВЕННОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМОГО
И.И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом УТВЕРЖДАЕМ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ С УЧЕТОМ МНЕНИЯ ПРОФСОЮЗА читайте в статье: В каких случаях необходимо учитывать мнение представительного
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Российского государственного
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ИНАУКИ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ Государственное автономное образовательное учреждение Мурманской области среднего профессионального образования «Кандалакшский индустриальный колледж»
2 1.2.6. рассмотрения иных вопросов, касающихся деятельности МФЦ. 1.3. Основные понятия, используемые в настоящем регламенте: 1.3.1. Многофункциональный центр предоставления услуг российская организация
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 16 УТВЕРЖДАЮ Ректор С.М. Косенок 2015г. СурГУ. Стандарт организации
Е.М. Каменева, главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы» ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА Организационно-распорядительные документы можно разделить на три потока: входящие, исходящие
Общество с ограниченной ответственностью «АЛЬСТОМ Атомэнергомаш» (ООО «ААЭМ») Всего листов 8 СОДЕРЖАНИЕ Область применения... 3 Нормативные ссылки... 3 Термины и определения... 3 Общие положения... 3 Порядок
С. 1 из 21 РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ Система менеджмента качества ИНСТРУКЦИЯ О ПЕРЕДАЧЕ-ПРИЕМЕ ДЕЛ В АРХИВ УНИВЕРСИТЕТА РИ 4.2.3-6 Введен впервые Комсомольск-на-Амуре 2013 с. 2 из 21 Содержание 1 Назначение и
ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДОКЕ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ УСТАНОВЛЕННОГО ОБРАЗЦА, О ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ОБУЧЕНИИ И (ИЛИ) УРОВНЕ КВАЛИФИКАЦИИ, О ДОПОЛНИТЕЛЬНОМ ОБРАЗОВАНИИ, ПРИОБРЕТЕНИИ, ЗАПОЛНЕНИИ И ХРАНЕНИИ СООТВЕТСТВУЮЩИХ
УТВЕРЖДЕНА распоряжением Правительства Мурманской области от _20.12.2012 438-РП_ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ Мурманск 2012 2 1. Общие
СМК.П-68 2/8 СОДЕРЖАНИЕ 1. Область применения..... 3 2. Нормативные ссылки..... 3 3. Термины, определения, обозначения и сокращения.. 3 4. Общие положения..... 4 5. Порядок управления структурой... 4 6.
Содержание 1 Назначение и область применения процедуры... 3 2 Описание процедуры... 3 2.1 Документы системы качества и их кодификация...3 2.2 Стадии управления документами СК...5 2.3 Оформление и утверждение
Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа-югры «Комплексный центр социального обслуживания населения «Виктория» ПРИНЯТО на заседании методического совета протокол "/ от» &3 2015 г. УТВЕРЖДЕНО
ПРО КГПИ 401-15 Стр. 2 из 17 Содержание 1. Общие положения... 2 2. Нормативные ссылки... 2 3. Термины и определения... 3 4. Обозначения и сокращения... 4 5. Разработка внутренних нормативных документов...
ПОРЯДОК работы с инсайдерской информацией и инсайдерами Международного инвестиционного банка Москва 2016 2 Оглавление Стр. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ... 3 1.1. Область применения и основные положения... 3 1.2.
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке работы с документами, содержащими
информацию для служебного пользования
1. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет порядок работы с документами и другими материальными носителями информации (далее - документы), содержащими информацию для служебного пользования, в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях, учреждениях и предприятиях Кыргызской Республики (далее - организация).
2. Настоящее Положение не распространяется на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственные секреты.
3. Под сведениями "Для служебного пользования" понимается несекретная информация, не подлежащая публичному распространению.
4. Не могут быть отнесены к информации для служебного пользования следующие сведения:
О стихийных бедствиях и чрезвычайных происшествиях, угрожающих здоровью граждан;
О катастрофах и их последствиях;
О положении дел в экологии, использовании природных ресурсов, здравоохранении, санитарии, культуре, сельском хозяйстве, образовании, торговле и обеспечении правопорядка;
О фактах нарушения законности государственными органами и должностными лицами;
О фактах, посягающих на права и законные интересы граждан, а также создающих угрозу их личной безопасности.
5. На проектах документов, содержащих информацию для служебного пользования, проставляется гриф "Для служебного пользования" (далее "ДСП").
6. Передача документов с грифом ограничения доступа "ДСП" иностранным юридическим и физическим лицам допускается в каждом отдельном случае и только по письменному разрешению руководителя организации, а в его отсутствие - лица, его замещающего. Такие документы и издания предварительно рассматриваются специальными экспертными комиссиями, созданными руководителями организаций из числа квалифицированных (или компетентных) специалистов, которые выносят заключение о возможности их передачи или снятия грифа ограничения доступа "ДСП", если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили свое первоначальное значение.
7. В случае ликвидации организации решение о дальнейшем использовании документов с грифом "ДСП" принимает ликвидационная комиссия.
2. Критерии и порядок отнесения сведений к категории "ДСП"
8. Сведения должны быть отнесены к категории "ДСП" на основании следующих критериев:
2) сведения не нарушают законные права и интересы физических и юридических лиц;
3) сведения оказывают непосредственное влияние на нормальную работу организации, процесс восстановления которой либо невозможен, либо связан с большими затратами. Несанкционированный доступ, изменение или уничтожение этих сведений влекут за собой материальные или моральные потери;
4) сведения имеют действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к ним нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Отнесение сведений к категории "ДСП" производится исполнителем на основании Перечня сведений для служебного пользования (далее - Перечень сведений), разработанного в организации.
9. К сведениям "ДСП" не должны относиться сведения, составляющие государственные секреты.
10. Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается правовым актом руководителя организации (приказы, распоряжения и т.д.).
11. Если сведения не предусмотрены Перечнем, но, по мнению исполнителя, могут быть использованы в ущерб интересам организации, он совместно с руководителем структурного подразделения организации, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в Перечень.
12. Сведения "ДСП" утрачивают необходимость защиты:
По окончании установленного срока;
В связи с изменением обязательств, вызвавших необходимость их защиты (определяет лицо, обозначившее степень ограничения доступа к документу);
По соглашению заинтересованных сторон, установивших гриф ограничения доступа "ДСП";
При утечке или разглашении сведений, если не представилось возможным локализовать их распространение, а также в тех случаях, когда заинтересованные лица не настаивают на их дальнейшей защите.
Исполнителям документов, содержащих сведения "ДСП", по истечении срока действия грифа ограничения доступа к документу предоставляется право снятия с документа грифа ограничения доступа "ДСП". При этом гриф ограничения доступа "ДСП" зачеркивается, указывается основание и заверяется подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет.
Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу "ДСП" до истечения срока действия принимает исполнитель с согласия должностного лица, подписавшего (утвердившего) этот документ, или лица, его замещающего, о чем делается отметка на документе и заверяется его подписью, с указанием даты.
Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу, содержащему сведения "ДСП", может быть принято только по согласованию с лицом, по инициативе которого сведения были отнесены к категории "ДСП". Аннулирование грифа ограничения доступа к документу "ДСП" отражается в учетных данных. О снятии грифа ограничения доступа к документу "ДСП" извещаются другие учреждения (организации), которым рассылался документ.
3. Порядок обращения с документами, содержащими гриф "ДСП"
13. Гриф "ДСП" и номера экземпляров проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
14. Прием, регистрация и учет документов с грифом "ДСП" осуществляются службами документационного обеспечения (ДОУ) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.
15. Вся поступающая в организацию корреспонденция "ДСП" доставляется фельдъегерской службой, службой специальной связи, курьерами учреждений и организаций. Прием и вскрытие корреспонденции осуществляются работниками, которым поручена работа с этими документами. При этом проверяется количество экземпляров и листов документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
При обнаружении неполного комплекта документов составляется соответствующий акт, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй подшивается в дело.
Акт подписывается работником, отвечающим за учет документов "ДСП", и утверждается руководителем службы ДОУ или в случае отсутствия такового руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.
Если в конверт с грифом ограничения доступа к документу "ДСП" вложены документы без грифа ограничения доступа к документу, не содержащие сведения "ДСП", они передаются для регистрации в службу ДОУ.
Если входящая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП", минуя службу ДОУ, напрямую поступает в структурные подразделения организации, то данная корреспонденция немедленно передается работникам службы ДОУ для регистрации и дальнейшей работы с ней.
16. Вся поступающая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП" подлежит регистрации отдельно от несекретной документации в журнале учета входящих документов.
17. Журналы учета документов с грифом ограничения доступа "ДСП" (для учета входящих, исходящих и внутренних документов) должны быть пронумерованы полистно, прошнурованы, заверены надписью на последнем листе журнала и скреплены мастичной печатью.
18. После регистрации все поступившие документы докладываются руководству организации для ознакомления и принятия решения по ним. После ознакомления документы возвращаются в службу ДОУ. В случае если документ требует дальнейшего ознакомления, то работник, которому поручена регистрация документов с грифом ограничения доступа "ДСП", знакомит с ним только тех лиц, которые указаны в резолюции руководства.
19. Если документ подлежит исполнению, то работник службы ДОУ, которому поручена регистрация документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", передает его под роспись начальнику подразделения или лицу, указанному в резолюции, для исполнения.
20. Снятие копий с входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", производится согласно письменному разрешению руководителя организации уполномоченным работником, ведущим их учет.
21. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с грифом "ДСП" уполномоченный работник должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
При применении средств организационной техники для обработки информации с грифом ограничения доступа "ДСП" создается система защиты, которая включает в себя мероприятия по защите информации от несанкционированного доступа, предотвращению утечки и исключению случаев разрушения информации "ДСП". Учет съемных носителей с информацией "ДСП" производится в журнале (карточке) учета съемных носителей.
Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником, с отражением факта уничтожения в учетных формах.
22. При получении документов на отправку работник, которому поручена регистрация документов, проверяет наличие всех экземпляров и листов отпечатанных документов.
Работник производит регистрацию документов в журнале учета исходящих документов и отправляет документы по реестру через фельдъегерскую или специальную связь адресату. При срочности документ может доставляться по разносной книге исполнителем либо сотрудником службы ДОУ.
23. Отправляемые документы с грифом "ДСП" должны быть помещены в конверты и опечатаны мастичной печатью. На конверте, в верхней части, справа указывается гриф ограничения доступа "ДСП", адрес получателя и отправителя, номера вложенных документов.
24. При необходимости направления документов с грифом "ДСП" в несколько адресов, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
4. Обязанности работников, допущенных к сведениям "ДСП"
25. Работники структурных подразделений организаций обязаны:
Знать и выполнять требования настоящего Положения;
Знать Перечень сведений "ДСП" для организации и руководства им в работе;
Не разглашать известные им сведения "ДСП";
Информировать руководителя подразделения и режимно-секретный орган (спецработника) о фактах нарушения порядка обращения со сведениями "ДСП", о попытках несанкционированного доступа к информации;
Строго соблюдать правила пользования документами, порядок их учета, хранения и уничтожения, обеспечивать в процессе работы сохранность информации, содержащейся в них, от посторонних лиц;
Знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ в силу исполнения прямых служебных обязанностей;
О допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета и хранения документов, а также о фактах разглашения сведений "ДСП" представлять письменные объяснения руководителю подразделения, комиссии по проведению служебного расследования.
26. Работникам организаций запрещается:
Использовать сведения "ДСП" при ведении переговоров по незащищенным каналам связи;
Передавать сведения "ДСП" по открытым (незащищенным) каналам связи (факсимильная связь, сеть Интернет и т.д.);
Использовать сведения "ДСП" в открытой переписке, статьях и выступлениях;
Использовать сведения "ДСП" в личных интересах;
Выносить документы и другие носители информации, содержащие сведения "ДСП", из здания организации без разрешения руководства;
Уничтожать документы "ДСП" без оформления акта в установленном порядке.
5. Группировка исполненных (входящих, исходящих и внутренних) документов в дела, их архивирование
27. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" (входящие, исходящие и внутренние) после исполнения группируются в отдельные от несекретных документов дела.
28. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" группируются в дела согласно номенклатуре дел документов с грифом "ДСП". При этом, в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с документами, имеющими гриф ограничения доступа "ДСП", добавляется отметка "ДСП".
29. Дела, предусмотренные номенклатурой дел, заводятся по следующим признакам:
Предметно-вопросному или тематическому, когда документы группируются в дела по их содержанию, то есть относятся к одному вопросу или одной теме;
По видам документов (приказы, отчеты, протоколы, акты и т.п.);
Корреспондентскому, при котором в дело объединяются документы по переписке с одним или несколькими учреждениями, и по другим признакам.
30. Дела формируются по мере исполнения документов.
Каждое дело содержит не более 250 листов. Если документов больше, они делятся на тома.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все подшитые в дело (том) документы нумеруются полистно, номера проставляются в правом верхнем углу листа вне текста документа. Во внутренней описи документов, находящихся в деле, указываются номер документа, откуда поступил или кому адресован документ, номера листов.
31. По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение делопроизводства документов "ДСП", и общее количество листов, помещенных в дело.
32. На обложке дела (тома) указываются гриф ограничения доступа "ДСП", название учреждения и структурного подразделения, номер дела (тома) по номенклатуре, заголовок (наименование дела), дата и год, когда начато и окончено дело, количество листов дела (тома), а также срок его хранения.
33. Срок хранения дел с документами, имеющими гриф ограничения доступа "ДСП", устанавливается на основании Перечня документов, образующихся в деятельности организации и его учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденного решением руководства организации.
34. Дела и документы "ДСП" выдаются исполнителям для работы по карточке учета выдаваемых дел и документов.
35. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел с грифом ограничения доступа "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем структурного подразделения.
36. Законченные дела "ДСП" хранятся в подразделении в течение одного года и используются для текущей справочной работы, после чего передаются на хранение в архив организации.
37. Уничтожение дел и документов с грифом ограничения доступа "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится комиссией по акту, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем подразделения в установленном порядке. В состав комиссии могут включаться не менее трех сотрудников структурных подразделений, имеющих непосредственное отношение к этим материалам. Материалы уничтожаются только путем сжигания. После чего в учетных формах производится отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
38. Архивирование документов с грифом "ДСП" ведет архивариус. В своей деятельности архив государственного органа и органа местного самоуправления руководствуется Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики", приказами руководства соответствующего органа, методическими документами Центрального государственного архива Кыргызской Республики, других учреждений государственных архивных служб республики.
6. Ответственность за разглашение сведений, содержащихся в документах с грифом ограниченного доступа "ДСП", утрату документов, содержащих такие сведения, и нарушение порядка работы с ними
39. Проверка наличия документов, дел и изданий "ДСП" производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручен учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.
40. О фактах утраты документов, дел или изданий "ДСП" немедленно ставятся в известность руководитель организации и руководитель службы ДОУ.
41. Для расследования факта утраты документов, дел и изданий с грифом ограничения доступа "ДСП" приказом руководителя организации назначается комиссия по проведению служебного расследования. Заключение комиссии о результатах расследования докладывается руководителю организации.
42. За утрату документов, дел и изданий "ДСП", а также нарушение требований настоящего Положения виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.
43. Об утрате документов, дел и изданий "ДСП" составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные данные. Акты об утрате документов, дел и изданий передаются в архив организации для постоянного хранения.
44. Дисциплинарную ответственность за разглашение сведений "ДСП" и утрату документов, содержащих такие сведения, несет персонально каждый работник организации, имеющий доступ к сведениям и документам "ДСП".
45. По факту разглашения сведений "ДСП" и утраты документов с грифом ограничения доступа "ДСП" проводится служебное расследование.
46. Комиссия по проведению служебного расследования устанавливает:
Обстоятельства разглашения сведений "ДСП" или утраты документов "ДСП";
Виновных в разглашении сведений "ДСП" или утраты документов "ДСП";
Причины и условия, способствующие разглашению сведений "ДСП" или утрате документов "ДСП".
47. Служебное расследование проводится в срок не более одного месяца со дня обнаружения факта разглашения или утраты.
48. При выявлении нарушения требований порядка обращения со сведениями "ДСП" или документами с грифом ограничения доступа "ДСП" к лицу, допустившему такие нарушения, применяются меры дисциплинарного воздействия.
49. Руководство организации принимает решение о применении мер дисциплинарного воздействия к виновным лицам по результатам проведенного служебного расследования не позднее одного месяца со дня утверждения заключения, если иное не установлено законодательством Кыргызской Республики.
Наверное, каждый из вас, дорогие читатели, помнит, как на заре защиты персональных данных, в далеком 2008 году, существовал почти оккультный труд под названием "четверокнижие ". ФСТЭК рассылала труд сей по запросу, ибо имел он гриф "ДСП", да за вознаграждение малое - ибо печать и пересылка. И каждый экземпляр труда этого был пронумерован и прогрифован соответствующим образом - не дай бог супостату в руки попадет. Времена те давно ушли, да и труд давно неактуален - да вот только гриф "Для Служебного Пользования" остался, и периодически дает о себе знать.
Согласно законодательства РФ, на любом предприятии, в любой организации и любом учреждении должен вестись воинский учет . Дело это весьма непростое и имеющее определенные нюансы, связанные, прежде всего, с взаимодействием с государственными силовыми ведомствами. Не так давно в одну знакомую фирму наведался товарищ проверяющий, который высказал массу претензий, связанных с отсутствием грифа ДСП на одной из форм, передаваемых в госучреждение, и соответствующих процедур, связанных с этим грифом. Лица, ответственные за воинский учет на предприятии, попытались возразить - но проверяющий был неумолим: надо - и все тут. А надо ли?
Давайте ненадолго вернемся в далекий 2008 год и представим, что некая коммерческая организация получила то самое, грифованное и нумерованное "четверокнижие". Что дальше? Вообще, "ДСП" расшифровывается как "для служебного пользования" и, стало быть, не предназначено для посторонних глаз. Отсюда вытекает необходимость ограничения доступа к информации, содержащейся в документе "ДСП", а также учета носителя, на котором эта информация зафиксирована, в какой-то системе делопроизводства (и скорее всего, создания такой системы) - в противном случае гриф ДСП не будет иметь никакого смысла. Тут же возникают затраты, которые ложатся на коммерческую организацию вследствие реализации всего того, что написано выше, и любой владелец бизнеса задаст вопрос - а насколько они обоснованы, прежде всего с законодательной точки зрения?
Прежде всего, заглянем в "трехглавый" Закон - 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации ", статья 5 которого делит всю информацию на 4 категории:
- Информацию, свободно распространяемую;
- Информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
- Информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;
- Информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.
Пытливый читатель сразу задаст вопрос - свидетельствует ли гриф "ДСП" о том, что в документе содержится "служебная тайна"? На этот вопрос нам ответит Пункт 1.2 постановления Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти », в котором говорится: "к служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью".
Именно это Постановление и предписывает проставлять гриф "ДСП" на документы, содержащие "служебную информацию ограниченного распространения" и, хотя и с большим "натягом", этот термин можно приравнять к определению "служебной тайны", но само постановление, согласно пункта 1.1, распространяется только на федеральные органы исполнительной власти, а также на подведомственные им предприятия, учреждения и организации.
Что делать коммерческому предприятию? Ответ прост - смотреть законодательство РФ. И вот здесь "коммерсант", увы, не найдет ничего, кроме проекта Федерального закона от 24.12.2004 №124871-4 «О служебной тайне» , который с момента своего внесения на рассмотрение в Государственную Думу в декабре 2004 года, так дальше никуда и не двинулся. Правда, была попытка вынести его на первое чтение в мае 2011 года, но по каким-то причинам оно не состоялось.
Получается интересный парадокс: служебная тайна, равно как и служебное делопроизводство, существует в настоящее время только в государственных структурах. Коммерческое предприятие, получающее документ с грифом "ДСП", не только не обязано предпринимать каких-либо мер по его охране, но и не обязано сохранять конфиденциальность полученной информации: согласно ч. 1 ст. 9 149-ФЗ, доступ к информации может быть ограничен только федеральным законом, а закона о "служебной тайне" пока нет и не предвидится.
Именно по этой причине использование коммерческим предприятием грифа "ДСП" на ЛЮБЫХ документах является невозможным: наносить-то можно, но вот только легитимным он не будет. А это означает, что товарищ проверяющий явно заблуждается: его "конторе" придется наносить гриф на полученный от коммерческого предприятия документ самостоятельно, со всеми вытекающими отсюда последствиями.