Как должна выглядеть справка о том что. Справка с места работы: в каком случае выдается, для каких целей, образец заполнения, может ли работодатель отказать

Работающему человеку очень часто приходится обращаться на предприятие за получением справки. Она может быть нужна для чего угодно и содержать любую информацию. Этот документ является наиболее затребованным в кадровом делопроизводстве. При этом нет четкой формы его заполнения. В данной статье попробуем разобрать основные правила оформления справки с места работы по месту требования.

Для чего может быть нужна справка

Справка с места работы — это официальный документ, содержащий необходимую для предъявления в определенную организацию информацию . Обычно ею подтверждается данные об трудовых взаимоотношениях, занимаемой должности и сумме заработной платы.

Форма изложения материала и его объем зависят от места и цели предоставления информации. Наиболее часто сведения выдаются для следующих организаций:

Бланк должен отражать только требуемые сотрудником данные , поэтому не может быть его строгого шаблона.

К оформлению справки необходимо отнестись очень ответственно, так как во многих случаях она является определяющим моментом для получения положительного либо отрицательного ответа в банке или консульстве.

Как ее получить

Каждое предприятие имеет право установить собственную процедуру оформления документа . В небольших организациях достаточно устно обратится с просьбой к ответственному сотруднику или непосредственному начальнику.

Такой способ связан с некоторыми неудобствами. Например, работник может не получить желаемую бумагу в нужное время по причине забывчивости исполнителя. Доказать время обращения будет не возможно, так ка запрос сделан устно.

Во избежание подобных инцидентов лучше оформить письменное требование на выдачу бланка . Стандартного бланка заявления не существует.

В нем должна быть отражена следующая информация :

• Ф.И.О. заявителя, его должность;
• Четко сформулированный запрос. (Например, нужна справка о заработной плате за последние 6 месяцев);
• Место предоставления справки. Обычно принята формулировка «справка предоставляется по месту требования». По просьбе заявителя можно точно конкретизировать информацию;
• Цель получения документа. (Например, информация необходима для предоставления в банковское учреждение для получения кредита.) Работник имеет полное право не предоставлять сведения о цели получения данных работодателю.

После оформления письменного запроса работодатель обязан выдать справку и все необходимые к ней выписки и приложения в течение трех дней . Эта норма отражена в статье 62 ТК Российской Федерации. Наниматель не имеет право отказать работнику в выдаче документа, если требуемая информация касается трудовых взаимоотношений.

Если организация отказывается от выдачи информации, не имея на то ни каких оснований, работник имеет право обратиться с жалобой в прокуратуру, суд и другие инстанции.

Особенности оформления

Обычно для написания данных используется фирменный бланк организации. Форма составления произвольная. Если в кадровом делопроизводстве используется определенный шаблон документа, это должно быть указано в актах о внутренней учетной политике.

При этом обязательно наличие следующих сведений:

1. Наименование документа.
2. Название организации.
3. Номер и дата регистрации.
4. Основная информация, описанная в соответствии с запросом.

Документ обязательно заверяется подписью руководителя организации . Необходимо заручится подписью сотрудника, ответственного за предоставляемые сведения.

Организации, излагающие информацию на фирменном банке имеют право не заверять ее собственной печатью. Во избежание конфликтов и не понимания со стороны адресата, лучше этим правом не пользоваться, а поставить на документ мокрую печать.

Основные правила заполнения справки по месту требования:

1. Сведения, предоставляемые в документе должны быть достоверными. Предоставление ложной или искаженной информации несет серозные последствия для предприятия в виде штрафов.
2. Приложения будут считаться не действительными, если их перечня нет в бланке.
3. Не запрещено рукописное оформление документа, главное чтобы почерк был разборчивым, а прописанная цифрами информация не имела нескольких вариантов прочтения.
4. Данные излагаются на стандартном бумажном листе формата А4. Не стоит экономить бумагу, используя уменьшенный формат А6, в некоторых организациях, например в консульствах, такой бланк не будет приниматься к рассмотрению.
5. Минимальное количество экземпляров – 2. Максимальное их число не ограничено, главное чтобы каждый экземпляр заверялся и оформлялся надлежащим образом.
6. Недопустимо наличие исправлений. После получения ее на руки, заявитель должен внимательно изучить содержание документа. Если обнаружены не точности или помарки их исправлять нельзя. Сотрудник вправе потребовать выдачу новой справки. Для этого ему не нужно писать новый запрос.
7. Выдачу готового документа заявителю необходимо зафиксировать специальном регистрационном журнале. Получение документа работник фиксирует собственноручной подписью с указанием даты.

В зависимости от предоставляемой информации, выпиской справки занимаются различные отделы организации. Данные о работе и должности предоставляются отделом кадров. Сведения о заработной плате – бухгалтерией.

Для визы

Некоторые зарубежные страны принимают российских граждан имеющих только заграничный паспорт. Для посещения отдельных государств потребуется оформление визы, которое сопровождается сбором многочисленных справок и документов. Особенно много их для посещения стран шенгенской зоны.

Для того чтобы не получить отказа в визе из-за неправильного оформления справки с места работы документ должен быть оформлен в строгом соответствии со следующими правилами:

• информация прописывается на фирменном бланке организации. Обязательно на нем должна присутствовать полная информация об организации:
• наименование;
• фактический и юридический адрес;
• контактные данные: телефон, факс, электронный адрес.
• документ должен иметь исходящий номер и дату регистрации;
• необходимо указать данные и контактный телефон сотрудника, ответственного за достоверность предоставляемых данных;
• при изложении данных не допускается сокращения. То есть Ф.И.О. его должность и другие сведенья прописываются полностью во избежание разночтений;
• документ должен содержать данные о дате заключения трудового контракта;
• обязательно наличие следующей фразы — «что за время отсутствия Иванова Ивана Ивановича за ним сохраняется его должность и рабочее место». Не обязательно, но желательно отметить дату входа на работу;
• следует указать, что на время поездки сотруднику предоставлен очередной отпуск;
• сведения о заработной плате указываются за последние полгода. Обычно необходимо осуществить разбивку данных по месяцам с подведением конечного итога. Информация предоставляется в российских рублях. Не нужно переводить данные о заработке на иностранную валюту;
• данные заверяются печатью организации и подписью руководителя. Так как информация носит финансовый характер, то следует дополнить справку подписью финансового директора или главного бухгалтера;
• справке должна содержать информацию об адресате в виде точного указания наименования консульства в правом верхнем углу документа либо общей фразы – «предоставляется по месту требования».

Большое значение имеет срок выдачи данных. Не стоит заказывать ее заранее. Обычно она действует не более одного месяца с момента выдачи. Все указанные телефоны должны быть реальными и работающими, так как сотрудники консульства очень часто проверяют предоставленную информацию личным звонком.

Дополнительная информация о том, какую справку нужно предоставить для получения визы, смотрите видео.

С прошлого места работы

Уволившийся сотрудник имеет право требовать от работодателя справку . Так как нанимателя и работника, уже не связывают ни какие взаимоотношения, требующие подтверждения освобожденный от должности сотрудник может затребовать данные только о своей заработной плате. Обычно такая информация нужно для оформления социальной помощи.

Уволившийся сотрудник имеет право затребовать информацию о начислениях заработной платы за два предшествующих увольнению года . При устройстве на новое место эти данные пригодятся для начисления сумм больничных.

В социальную защиту

Такие справки обычно нужны для оформления различного рода социальной помощи . Если данные предоставляются для получения детского пособия, в тексте следует прописать информацию, о том выдавалось оно или нет на самом предприятии.

Также следует указать следующие данные:

• находится или не находится работник в отпуске по уходу за ребенком;
• период, на который предоставлен отпуск;
• сведения о ребенке: год рождения и Ф.И.О.

Форма данного документа не утверждена. В данном случае лучше точно указать адресата. Это можно сделать в правом верхнем углу непосредственно под «шапкой» документа либо при заполнении последней строчки, сразу после основного текста.

В центр занятости

Предоставление справки необходимо для назначения пособия по безработице . Его размер зависит от суммы средней заработной платы. Следовательно, в момент постановки на учет по безработице человек должен предоставить эту информацию, получив документ у бывшего нанимателя.

Документ оформляется в произвольной форме либо на стандартном бланке, выдаваемом центром занятости.

Справка с места работы по месту требования являются наиболее часто выписываемым документом . Направлений для ее использования не так много. Поэтому достаточно разработать несколько различных образцов и оформлять ее в полном соответствии с ними.

Документ, в котором работодатель обязуется принять на работу соискателя, называется письмом поручителя .

В нем оговариваются условия труда работника, его зарплата, бонусы и различные социальные выплаты.

Также проставляется число или временной период официального трудоустройства.

Выход на работу сотрудника указывается определенной датой, или может быть установлен срок, после какого-либо события. К примеру, через неделю после приезда.

Зачем оно нужно?

Таким образом, каждому, кто ищет работу в другом городе необходимо просить у работодателя этот документ . Однако, в некоторых ситуациях бумага от поручителя непросто желательна, а необходимо. Рассмотрим эти случаи подробнее.

• Граждане, въезжающие в РФ или выезжающие из страны с целью работы, обязаны представить это свидетельство.

  В случае с визовым режимом уведомление поручителя направляется в консульство, вместе с прочими бумагами. Граждане ближнего зарубежья показывают рабочее приглашение на границе.

• Заключенный, отбывший две трети срока своего наказания, имеет право просить досрочного освобождения. Для этого ему необходимо написать заявление, к которому приложить поручительское уведомление от работодателя.

  Поиск места трудоустройства, запрос свидетельства осуществляется через центр занятости населения.

• Прием на работу будущего выпускника ВУЗа или технологического колледжа, проходившего трудовую практику в учреждении.

  Студент просит предоставления поручительских обязательств, если согласен работать по месту прохождения практики.

• Участие гражданина в государственной программе переселения. В этом случае работник вправе требовать письменное подтверждение, гарантирующие ему трудоустройство на новом месте жительства.

Важно! Если работодатель всячески избегает предоставления гарантий, следует задуматься о его порядочности.

Гарантийное письмо о приеме на работу осужденного

Отдельно стоит сказать о гарантийном письме о приеме на работу для УДО и про справку о приеме на работу для условно-досрочно освобождающихся граждан.

Эти документы выдаются организацией, гарантирующей прием на работу человека после освобождения .

Они печатается на на бланке организации с печатью (либо как справка, либо как гарантийное письмо) и адресуются в суд по месту нахождения колонии.

Эти документы должны убедить судью, что человек будет трудоустроен сразу же по выходе из лагеря и не окажется вынужденным вновь совершить преступление.

Ниже представлен пример документа:

Пример для ознакомления ниже:

Как правильно написать?

В Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ) не закреплена строгая форма написания поручительского обязательства, но имеются некоторые обязательные нюансы. Несоблюдение этих положений приведет к признанию бумаги недействительной.

Несмотря на отсутствие типовой формы, бланк гарантийного письма о приеме на работу должен соответствовать таким правилам :

Внимание ! Подпись бухгалтера предприятия необязательна, но желательна. Она подтверждает намерения выплачивать установленную зарплату. Необходимо проверить наличие даты составления.

Бумага действительна в течение трех лет с указанного числа .

Для придания обязательству юридического «веса» при составлении текста необходимо ссылаться на статьи ТК РФ. В зависимости от места назначения документа потребуется указание различных статей.

Важно! Для того чтобы документ имел юридическую силу ссылок на ТК РФ недостаточно. В тексте должны присутствовать слова: гарантирую, обязуюсь, заверяю и так далее.

Ниже пример документа:

На фото заполненное письмо:

<

Передача документа

Ввиду того, что бумага, подтверждающая намерения поручителя, является записанным обязательством и имеет юридическую силу, его передача возможна одним из указанных способов: лично в руки просителю, заказным уведомлением.

Имеет ли оно юридическую силу?

Безусловно, эта бумага имеет юридическую силу. Но при представлении его в судебные инстанции могут возникнуть проблемы .

Если бумага составлена правильно, в ней соблюдены все описанные выше нюансы, суд обязан принять ее в качестве доказательства. В противном случае, при наличии нарушений, решение возлагается на судью.

Гарантийное письмо – это важное обязательство, которое защищает права работодателя и сотрудника . Оно обеспечивает добросовестное исполнение работником его обязанностей, за которые он получает оговоренные блага.

Справка с места работы может иметь различное содержание и структуру в зависимости от ее назначения - в банк, для военкомата или центра занятости. Работодатель обязан не только выдать справку работнику, но и сделать это в определенные сроки. Об особенностях каждой из категорий справок и о порядке их выдачи читайте в нашей статье, скачайте образцы всех возможных вариантов документа

Читайте в нашей статье:

Виды справок с места работы

Все виды справок условно можно разделить на две категории. Первая - с разработанной унифицированной формой, утвержденной законодательными актами. Вторая - предоставляемые на бланке компании в свободной форме.

Первая категория более формализована и требует соблюдения определенных правил их заполнения. К ней, в основном, относятся документы, содержащие сведения о заработной плате (2НДФЛ, о среднем заработке для начисления пособий и т.д.).

Документы, оформленные в свободной форме, чаще всего содержат сведения:

• о факте трудоустройства;
• о должности и структурном подразделении;
• подтверждают факт трудоустройства на определенную дату;
• о стаже сотрудника;
• о заработке сотрудника для целей получения кредита в банке и т.д.

По назначению справки с места работы подразделяются:

• для целей назначения пособия по нетрудоспособности и других пособий;
• для предъявления в суд;
• для получения визы;
• для назначения пособия по безработице;
• для предъявления в военкомат;
• для получения банковского кредита;
• для предъявления в органы опеки.

Общее оформление и процедура предоставления

Трудовой кодекс РФ в ст. 62 определяет порядок выдачи справок, а также других документов, связанных с работой. Для их получения сотрудник должен обратиться в отдел персонала, бухгалтерию, канцелярию или к непосредственному руководителю с заявлением. В тексте заявления надо указать, какой именно документ работник хочет получить и для каких целей.

Указание цели получения необходимо, поскольку работник не всегда хорошо ориентируется в многообразии справок и имея в виду одну, заказывает другую. Цель получения поможет кадровику сориентироваться и при необходимости уточнить верность суждений. Это поможет избежать лишних переделок и потери времени как для сотрудника, так и для кадровика.

Справка о том, что сотрудник работает в организации, как и любая, подобная ей, готовится в течении 3-х дней с момента подачи заявления. А после регистрируется в реестре выданных документов. Нет необходимости специально дожидаться окончания 3-х дневного срока. За документ, выданный ранее установленного срока, ответственность не предусмотрена.

Документ о работе должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• полное и сокращенное наименование предприятия, ИНН, ОГРН, адрес регистрации, адрес и телефон организации;
• номер документа и его дата составления;
• название документа;
• ФИО работника и структурное подразделение;
• дата трудоустройства и реквизиты приказа о приеме;
• информация, которую требуется отразить (размер заработка, стаж и т.д.);
• отметка “Дана для предъявления по месту требования”;
• подписи директора и ответственных лиц;
• печать.

Приведенные реквизиты подходят для большинства вида справок. Далее мы подробно остановимся на некоторых из них.

Справка о среднем заработке для центра занятости

Расчет среднего заработка для справки в центр занятости обязан производить работодатель. Форма документа в 2017 году немного упростилась, из нее была убрана табличная часть с ежемесячными данными о заработке и отработанным временем. Нужный шаблон можно скачать на сайте территориального ЦЗН.

Формула расчета среднего заработка для центра занятости основывается на нормативных данных по отработанному времени, а также на фактически отработанном времени и начисленной заработной плате.

Сумма календарных дней в расчетном периоде/7 * (Сумма фактически отработанных часов+Сумма часов по производственному календарю)/Сумму часов подлежащих отработке по производственному календарю

Помимо расчетной цифры среднего заработка в документе также указываются периоды болезни, отпуска и другие периоды, в которые сотрудник фактически не работал.

Подписывает документ главный бухгалтер и руководитель компании.

Справка о заработной плате для субсидии

Справка о приеме на работу для военкомата

Форма справки с места работы для военкомата свободная. Она предоставляется только теми военнообязанными, которые встают на учет впервые, для официального учета всех работников призывного возраста.

Документ содержит сведения о дате трудоустройства, номер приказа и на какую должность трудоустроен работник.

Справка о графике работы сотрудника

Подобная справка работнику может понадобиться для доказательства того, что в определенное время он занят на рабочем месте. Чаще всего эта информация требуется для предоставления в суд и органы дознания.

Справка для банка с места работы

В банк информация о работе предоставляется для подтверждения платежеспособности заемщика. Часто банки не используют для этих целей стандартные формы 2НДФЛ, а предпочитают свою разработанную форму. Так как такая форма может включать более обширный круг вопросов нежели унифицированная.

Также она может подтвердить “неофициальные” доходы сотрудника. Но только в том случае, если работодатель готов предоставить такие сведения.

Может ли работодатель отказать в выдаче справки

Компания не вправе отказать работнику в предоставлении справки, только если ее содержимое не охраняется коммерческой или государственной тайной . Это касается не только действующего персонала компании, но и уже уволенных работников.

Работодатель вправе отказать лицам, не являющимся сотрудниками и представителями гос. проверяющих органов в предоставлении информации о сотруднике.

Примером может служить отказ в выдаче задокументированной информации о сумме перечисленных алиментов бывшей супруге сотрудника. Хотя такие данные и напрямую касаются ее, получить документ она сможет только через судебных приставов или ее бывшего мужа.

На сегодняшний день большинство консульских отделов посольств стран мира при подаче документов на получение визы, требуют предоставления справки с места работы.

Какой должна быть справка с места работы для получения визы

1. Справка с места работы должна быть напечатана на фирменном бланке вашего предприятия, содержащем все реквизиты вашей фирмы (организации), адрес и контактные телефоны.

2. Справка составляется в произвольной форме, но должна в обязательном порядке содержать следующую информацию: вашу должность и ваш доход в месяц или средний доход из расчёта за год.

3. Справка с места работы должна быть заверена круглой печатью фирмы (организации) и подписью директора, а также желательно и бухгалтера. Если вы сами являетесь директором фирмы, то вашу справку может подписать зам. директора или любой другой сотрудник, обладающий правом подписи на таких документах - это будет корректней и правильно понято визовым офицером.

4. Помните! Большинство консульских отделов посольств любят проверять подлинность справок, прозванивая по номерам телефонов, указанных в реквизитах справки на предмет их реальности и в большинстве случаев, сотрудники посольств не представляются, и что немаловажно, сотрудники посольств имеют все возможности узнать - указан в справке офисный телефон или домашний.

5. Эффективнее будет, если вы приложите к справке с места работы свою личную визитку.

Образец справки с места работы

ООО "Работодатель" - (Полное название организации)

Юридический адрес

Фактический адрес

Выдана для предоставления по месту требования (возможно указание посольства, например: Выдана для предоставления в консульский отдел посольства Французской Республики)

От "__" _________ 20__ г.

СПРАВКА

Выдана Иванову Ивану Ивановичу в том, что он действительно работает в ООО "Работодатель" с "__" __________ 20__ года по настоящее время в должности начальника всех начальников. Среднемесячная заработная плата составляет (средняя сумма ) руб.

На время поездки во Францию с "__" ________ по "__" ________ 20__ года Иванову И.И. будет предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с сохранением рабочего места.

Сферой деятельности ООО "Работодатель" является предоставление полезных услуг.

Генеральный директор ООО "Работодатель" ____________________ Сидоров Сидор Сидорович

Главный бухгалтер ООО "Работодатель" ____________________ Петров Пётр Петрович

Печать организации

Вариант справки с места работы для оформления въездной визы в страны Шенгенского соглашения и Швейцарию с целью деловой командировки или посещения выставки (не с туристической целью)

ООО "Пупкин и сыновья"

(должен быть фирменный бланк предприятия с указанием адреса и телефонов предприятия с кодом города)

Для предоставления по месту требования

СПРАВКА

ООО "Пупкин и сыновья" настоящим подтверждает, что Иванов И. И. работает на нашем предприятия с 01.01.2010 года (здесь должна быть дата поступления на работу) по настоящее время.

Занимаемая должность в настоящее время - инженер.

Среднемесячный оклад Иванова И. И. составляет 25000 (Двадцать пять тысяч) рублей.

На период (здесь должны быть указаны даты планируемой поездки) наше предприятие командирует Иванова И. И. в Нидерланды с целью - участия в обучающем семинаре в Институте жилищных и градостроительных исследований при Роттердамском университете имени Эразма Роттердамского (город Роттердам, Нидерланды) в период с 01 по 13 декабря 2011 г.

ООО "Пупкин и сыновья" гарантирует оплату всех расходов, связанных с данной командировкой, в том числе оплату командировочных расходов.