Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

Функциональность и гибкость системы.

Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).

Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.).

Классификация СУД

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

· Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

· Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

· Системы управления контентом (от англ. content - содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

· Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

· Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow -- «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Российские системы документационного обеспечения

	Производитель	Краткое описание
		Система управления документами, предназначена для автоматизации делопроизводства в корпорации, имеющей достаточно сложную разветвленную структуру, включающую в себя несколько предприятий, насчитывающую более сотни сотрудников и имеющую интенсивный документооборот как входящих и исходящих документов, так и обмен документами между своими подразделениями. Система КРОН предоставляет следующий комплекс функциональных услуг: - единую информационную среду для работы пользователей с дружелюбным графическим интерфейсом, обеспечивающую параллельную совместную работу различных исполнителей над одним документом на своих рабочих местах, - почтовую службу для обмена сообщениями между пользователями как внутри системы, так и с внешними пользователями, - контроль за местонахождением документа, включая контроль версий и вариантов документа, - систему обеспечения конфиденциальности информации на основе формализованной модели разграничения прав доступа, в том числе, электронную подпись, - инструменты для создания и ведения единого хранилища документов, для регистрации и исполнения документов, включая систему поиска документа, позволяющую находить документы, как по их атрибутам, так и по содержанию.
Кодекс: Документооборот	ГП "Центр компьютерных разработок"	Комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов. Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» - это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях. Главные характеристики системы: Готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства. Каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов и поручений и др. - поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному документообороту. - модульность в сочетании с единой информационной логикой. Обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Internet/Intranet, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте. Экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение. Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот» : - «Кодекс: Служебная корреспонденция» регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему "Кодекс: Контроль исполнения документов". - «Кодекс: Контроль исполнения документов» регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой. - «Кодекс: Письма и обращения граждан» ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением. - «Кодекс: Система подготовки документов» создание электронного полнотекстового архива документов - «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» - «Кодекс: Справочная система документооборота» обеспечение доступа к базам документов по технологии Intranet/Internet и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера. - «Кодекс: Обмен документами» обмен документами между подсистемами, как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами. Системы реализованы в двух вариантах - файл-серверном и клиент-серверном.
DocsVision 2.0 "Архив-Делопроизводство"		Приложение для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации. Система DocsVision 2.0 "Архив - Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации, включая: - ведение картотеки документов; - создание электронного архива документов компании; - ведение справочников контрагентов и сотрудников организации; - организацию циклов разработки согласования документов; - организация контроля исполнения документов и заданий; - маршрутизация документов в организации и вне её; - автоматизация разнообразных процессов обработки документов; - организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов. Данная система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях, либо использоваться в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации.
СompanyМedia-Управление электронными документами		Web-ориентированная система управления электронными документами. Web-ориентированная система управления электронными документами. Сравнительно недорогая, но достаточно функциональная система предназначена для: - организации корпоративного хранилища документов (каталога нормативной документации, архива документов, информационного портала компании), - обеспечения процесса коллективной подготовки документов, централизованного хранения рабочие документы и автоматического оповещения сотрудников о поступивших на обработку документах, - построения информационного портала организации, т.е. единого информационного пространства, в котором сотрудники могут моментально найти интересующие их документы и принять участие в подготовке и согласовании документов или привлечь к этому процессу других сотрудников. - позволяет упростить взаимодействие сотрудников при совместной работе над документами, - обеспечивает надежное разграничение доступа к информации, - содержит удобную поисковую систему, - позволяет добавлять в документы перекрестные ссылки для организации взаимосвязи документов.
CompanyMedia-Делопроизводство		Система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени. Система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени. Система обеспечивает автоматизацию следующих видов документационного обеспечения управления: - прием, обработку и распределение поступающей (входящей) корреспонденции; - подготовку, подписание, регистрацию и рассылку исходящей корреспонденции; - подготовку, подписание, регистрацию и отправку внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения; - организацию переписки между организациями и отдельными подразделениями; - поддержку многолетнего режима работы. К особенностям построения системы «СМ-Делопроизводство» относятся: - неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций; - «сквозное» делопроизводство; - 100% гарантия доставки информации; - механизм "замещения", т.е. возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»).
OfficeMedia-Делопроизводство		Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение. Комплект "OfficeMedia - Делопроизводство" состоит из следующих баз данных: - «Регистрация документов» - для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и т.п. - «Библиотека рабочих документов» - для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов. - «Согласование» - для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом. - «Ознакомление» - для автоматизации рассылки документов на ознакомление. - «Обращения граждан» - для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц. «Организационно-распорядительные документы» - для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения.
	Лоция Софт	Комплекс по управлению технической документацией. Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, базирующееся на наиболее передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей, построенное в архитектуре клиент-сервер. Комплекс позволяет - преобразовывать в электронную форму документы с бумажных носителей с последующей обработкой (распознавание текстов и т.п.), - работать с текстовыми и графическими форматами документов, а также использование специализированных приложений для работы с иными форматами, - производить поиск документов по неограниченному числу критериев, контекстный поиск на русском языке, а также нечеткий поиск, - использовать средства свободной и предопределенной маршрутизации с поддержкой контроля исполнения; вести мониторинг работ: полную историю работы с документами и историю выполнения заданий и работ; получать полную информацию о статусе документа, состоянии работы и задействованных исполнителях, - обеспечивать надежный контроль за доступом к документам и защиту от несанкционированного доступа. Для установки и визуализации логических связей между документами может использоваться дополнительный модуль "Смотритель", который также включает возможность отображения логической структуры архива, используя механизм представлений. Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun, Digital и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Internet. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе.
«ГРАН-ДОК» для Windows	Гранит-Центр	Автоматизированная система документооборота и делопроизводства для государственных и муниципальных структур управления. «Гран-Док» - специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления. Система предназначена для автоматизации процессов работы с документами: - учета всех деловых документов, хранения и работы с текстами документов, - контроля каждого этапа рассмотрения и пути прохождения документа от поступления до списания в дело, - получения справочной информации о документах, - анализа документооборота. «Гран-Док - Lite» - однопользовательская версия для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. Платформа Microsoft SQL. «Гран-Док» - сетевая версия для государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота от 5000 до 30000 документов в год и количеством пользователей от 20 до 150. «Гран-Док» - корпоративная версия («Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») - единая система электронного документооборота и делопроизводства административного округа. Ее можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота.
Эффект-Офис	ИКК "Гарант Интернэшнл	Серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов. "Эффект Офис" - это серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов. "Эффект Офис" система управления документами. Предназначена для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия. Реализованы локальный и клиент-серверный варианты. "Эффект Офис" персональный архив. Специальная версия системы для одного пользователя. "Эффект Графика", "Эффект Графика Плюс". Система работы с графическими изображениями. "Эффект Секретарь", рабочее место секретаря. "Эффект Почта". Система централизованного приема, отправки и регистрации электронной почты.
		Комплексная автоматизация процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. В систему входят: LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов. LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер. LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Защита информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Моделирование процессов движения документа посредством построения графических карт. Дополняет LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.
		Автоматизация основных процедур современного делопроизводства и организация документооборота. Система OPTiMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. Система включает в себя - графический редактор для описания сценариев движения документов и технологических операций на этапах работы с ними; - возможности контроля соблюдения требований технологии работы с документами и контроля исполнения поручений; - механизм контроля версий; - средства для создания отчетов; - возможности работы в распределённых корпоративных сетях и индивидуальной настройки интерфейса рабочего места пользователя.
DIS:системы		Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы). Автоматизация документационного обеспечения управления (ДОУ). Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы) обеспечивают повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). DIS:системы гибко настраиваемы, реализованы на различных платформах и имеют удобную модульную структуру. На сегодняшний день разработаны следующие модули: DIS:class - электронная канцелярия «Золушка» - представляет собой технологию классического делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов и позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела - регистрацию, обработку и контроль исполнения документов. DIS:library - Библиотека - автоматизированная система ведения библиотек и архивов электронных документов. Позволяет организовать библиотеки документов по функциональному направлению деятельности, библиотеки информационных материалов, бланков и типовых форм. Работает с текстовыми, графическими, аудио- и видеоматериалами. DIS:reception - Деловая почта - автоматизированная система обработки электронной переписки организации. DIS:manager - Поручения - автоматизированная система документирование и контроля исполнения поручений. DIS:contact - Досье - автоматизированная система накопления информации о контактах и событиях, организациях, проектах и ходе их исполнения. DIS:writer - Подготовка документов - автоматизированная система для подготовки и согласования документов. Модули DIS:users - Пользователи, DIS:structure - Структура и DIS:assistant - Рабочее место предназначены для решения вопросов администрирования.
БОСС-Референт		Система электронного документооборота (на платформе Lotus Notes/Domino). "БОСС-Референт" - система электронного документооборота, программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino. "БОСС-Референт" позволяет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением и является шагом на пути построения Системы Управления Знаниями организации. Компонентами системы являются: - корпоративная система электронного документооборота; - встроенная электронная почта; - средства выхода на внешние системы электронной почты, глобальные компьютерные сети. Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр. - для подготовки, распространения и хранения внутренней нормативно-распорядительной информации; - для создания и контроля поручений; - для планирования и оптимизации работы в отношении контактов с внешними организациями; - для контроля договоров; - для работы с корпоративными, экономическими и политическими новостями. Для совместного обсуждения различных вопросов в рабочей группе используется режим конференции.
ЕВФРАТ-Документооборот	Cognitive Technologies	Система управления информационными потоками и документами организации. Система "ЕВФРАТ-Документооборот" позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу, как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. "ЕВФРАТ-Документооборот" отличается гибкостью и простотой настройки. Одновременно с готовыми решениями предлагается полный набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании. Программа - обеспечивает регистрацию, хранение и поиск документов; - работает с документами в бумажной или электронной форме; - контролирует ход исполнения поручений; - формирует различные журналы и отчеты, имеет внутреннюю почтовую систему; - предоставляет возможность удаленной работы с системой через обычное рабочее место пользователя или через "тонкого" клиента (MS Internet Explorer); - позволяет проводить удаленное администрирование системы; - обеспечивает безопасность работы через Интернет с помощью специального модуля для идентификации пользователя.
	Cognitive Technologies	Предназначена для организации документационного обеспечения управления. Версия "Евфрат @Soho" реализует электронный архив. Она обеспечивает ввод и поиск нужных документов; позволяет создавать и вести электронные архивы документов самых различных типов, даже аудио и видео; хранить скаченные из Internet страницы. Версия "Евфрат Office" - это универсальная система управления документами, позволяющая работать как с бумажными документами, так и с электронными документами и формами. Система поддерживает функции ввода, регистрации, просмотра, поиска, экспорта, печати документов, а также создания электронных архивов, отчетов и обеспечения контрольно-исполнительской дисциплины. Для обеспечения коллективной работы реализована архитектура "Евфрат Client Server.
		Система управления документами масштаба предприятия. Предназначена для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. “1С:Архив” является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. 1С:Архив позволяет: - организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников как по локальной сети, так и по Интернет; - выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений; - хранить все версии документов и вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов; - проводить поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка; - управлять правами пользователей и устанавливать различные права доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей; - использовать технологию "WebPortal" для динамической публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с помощью обычных Web браузеров для клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по модему.

Некоторые зарубежные системы документационного обеспечения

	Производитель	Краткое описание
		Клиент-серверное приложение для работы с документами. Hummingbird DOCS Open - это клиент-серверное приложение на платформе Windows, позволяющее организовать централизованное хранилище данных. Содержит развитые средства поиска, организации совместной работы, контроля версий и обеспечения безопасности. - DOCS Open позволяет хранить, искать и управлять документами. - DOCS RM обеспечивает работу с записями, расширяет возможности DOCS Open для управления жизненным циклом документов. - DOCS Routing расширяет возможности совместной работы пользователей, позволяет отслеживать статус документов. - DOCS Imaging облегчает перенос документов с бумажных носителей в электронный формат и дальнейшую работу с ними. - DOCS Unplugged позволяет работать с документами с использованием средств беспроводной связи (для деловых поездок или в случае отсутствия доступа к сети). - DOCS Development Kit - объектно-ориентированная среда для создания пользовательских приложений для Hummingbird DOCS Open. - RocketLink for AutoCAD позволяет объединить AutoCAD с DOCS Open для работы с чертежами, схемами, символами и т.п.
Panagon Content Services		Семейство программ для обеспечения работы с документами на крупных предприятиях. Программы семейства Panagon Content Services предназначены для создания, управления, обеспечения доступности и безопасности, а также для динамической работы с электронными документами. Основные реализованные возможности: - централизованное хранилище документов обеспечивает совместную работу над документами, контроль версий документов, безопасность и своевременный доступ, - легкость установки и поддержания работы, - масштабируемость, - встроенный механизм для обеспечения минимального времени обработки запросов, - 5 уровней безопасности, - поддержка различных пользовательских интерфейсов, - развитые механизмы поиска, - поддержка создания и работы со сложными и составными документами, - поддержка работы с внешними документами, - развитые средства администрирования, - репликация, - преобразование документов к различным типам данных, - поддержка дополнительных физических средств хранения, средств для обработки образов, средств для публикации в Интернете.
		Группа приложений для поддержки сотрудничества и управления знаниями. Бизнес-приложения: Content Management Livelink позволяет создавать объекты данных для хранения и использования контента, фиксировать изменения и управлять каждым компонентом структуры документов вплоть до параграфов и секций, управлять взаимосвязями документов, определять доступность объектов данных, автоматизировать процесс создания пользовательских документов. Records Management iRIMS от Open Text обеспечивает управление жизненным циклом всех корпоративных документов и иной информации в бумажной и электронной формах. Обеспечивает взаимосвязь с другими приложениями по обработке информации, интегрируется с электронной почтой и электронными системами управления документами. Совместно с Livelink обеспечивает поиск, совместную работу, управление документооборотом и рабочими процессами. - Corporate Library - Customer Care - e-Catalogs - Engineering Change Mgmt. - Enterprise Collaboration - Extranets - Human Resources - Knowledge Management - Learning Management - Program Management - Quality Management - Sales and Marketing - Skills Management
		Система управления контентом (для системы управления информацией на предприятии). Hummingbird DM превращает информацию, хранящуюся в документах, в базу знаний фирмы. Система позволяет систематизировать и управлять корпоративными документами, обеспечивает совместную работу с ними, обрабатывает запросы пользователей системы, а также обеспечивает сохранность информации. Администраторы Hummingbird DM могут конфигурировать структуру контента, а также настраивать систему, структуру хранилищ документов, формы документов, импортировать метаданные, интегрировать систему с другими приложениями, удаленно и централизованно настраивать интерфейсы пользователей, управлять статусом документов. Также может работать совместно с - Hummingbird RM - Hummingbird DM Extension for AutoCAD - Hummingbird DM WorkFlow - Hummingbird Imaging - Hummingbird Web Publishing
Microsoft Exchange Server 2000		Платформа для обмена сообщениями и организации совместной работы. Microsoft Exchange Server служит платформой для электронной почты, планирования работы групп, сотрудничества, а также для приложений управления документооборотом и маршрутизации документов. Microsoft Exchange 2000 Server , вместе с клиентом Microsoft Outlook 2000 , обеспечивает надежную, масштабируемую и удобную в управлении инфраструктуру обмена сообщениями и организации совместной работы, открывающей пользователям доступ к базе знаний. Microsoft Exchange 2000 полностью интегрирован с операционной системой Microsoft Windows 2000 и предназначен для организаций любого масштаба: от небольших организаций до крупнейших территориально распределенных предприятий. Современная система хранения веб-ресурсов Microsoft Web Storage System позволяет объединить надежность и масштабируемость Microsoft Exchange 2000 с доступностью и открытостью Интернета, предоставляя тем самым как хранилище знаний с развитыми возможностями, так и платформу для бизнес-приложений. Сервер конференций Exchange 2000 Conferencing Server является платформой для полнофункциональных служб информационных, аудио-- и видеоконференций, что открывает новые возможности для совместной работы.
Novell GroupWise 6		Инструмент для передачи сообщений и организации сотрудничества в среде one Net, а также для ведения совместной работы. GroupWise 6 - инструмент для передачи сообщений и организации сотрудничества в среде one Net, а также решение для ведения совместной работы. GroupWise 6 повышает производительность труда в организации за счет ускорения ответной реакции, расширения зоны сотрудничества, обеспечения защищенного взаимодействия с поставщиками и клиентами, а также благодаря предоставленной администраторам возможности настраивать технологии в соответствии с задачами и бизнес-целями. Основные преимущества: - повышение эффективности и ускорение ответной реакции сотрудников организации (доступ к информации и расписаниям, возможность легко и быстро связываться с сотрудниками); - простота в управлении благодаря интеграции с последними продуктами семейства сетевых служб Novell (единый каталог NDS eDirectory и Novell DirXML); - простота администрирования системы из любой точки, используя для этой цели веб-браузер или беспроводное устройство; - высокая масштабируемость (Smart Caching - интеллектуальное кэширование - позволяет администраторам поддерживать большее число пользователей с помощью одного сервера); - обеспечение конфиденциальности и доступности информации (инструменты аутентификации, поддержка отраслевых стандартов Secure Sockets Layer (SSL), Secure Multipurpose Internet Mail Extension (S/MIME) и Public Key Infrastructure (PKI), служба Novell Cluster Services, интеллектуальное резервирование и восстановление, контроль многопотоковой базы данных); - более простое взаимодействие через сеть (гибкие и интегрированные функции передачи электронных сообщений, групповое планирование, календарь, задания, поддержка контактов и управление документооборотом для традиционных, Web- и беспроводных клиентов, средства управления почтовыми ящиками); - расширенные функции управления документооборотом (управление версиями, механизмы формирования отчетов, инструментальные средства управления, полнотекстовое индексирование и тесная интеграция с наиболее популярными на сегодняшний день приложениями); - поддержка Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4), Post Office Protocol 3 (POP3) и других стандартов, а также Network News Transfer Protocol (NNTP) и Lightweight Directory Access Protocol (LDAP).
Lotus Domino.Doc		Современное решение для управления документами в распределенной среде. Современное решение для управления документами в распределенной среде. Domino.Doc основано на распределенной Web-архитектуре. Domino.Doc являются составной частью пакета программ IBM для управления документами в масштабе предприятия (IBM Enterprise Document Management Suite - EDMSuite). Oсновные свойства и преимущества: - все функции для управления документами (регистрация входящих и исходящих документов, сохранение версий документов, создание профилей документов, интуитивная иерархия контейнеров, полномасштабные средства текстового поиска и получения информации, работа с аудио- и видеоданными, графическими образами и т.п.); - безопасность и устойчивость(средства защиты и шифрования промышленного уровня, средства идентификации пользователей, средства RSA и SSL); - простота установки (установка сразу после поставки, немедленное создание удобной и безопасной рабочей среды, определение группы, простой и понятный пользовательский интерфейс); - масштабирование (для распределенного предприятия, поддержка технологий Интернет, интранет, экстранет, а также мобильных и отключенных пользователей с использованием репликации); - открытость и расширяемость (возможность работы с Web-браузерами, клиентами Notes и приложениями Windows, совместимость со стандартом ODMA).

Проблемы, которые решаются при автоматизации деятельности компании, всегда специфические и во многом зависят от особенностей ее бизнеса, инфраструктуры, административной структуры и многих других факторов. Ко всем системам автоматизации офисной деятельности выдвигаются следующие требования :

Простота и гибкость;

Экономия;

Открытость;

Надежность.

Из всех офисных задач можно выделить две наиболее актуальные: автоматизация коммерческой деятельности и автоматизация документооборота.

К системам автоматизации коммерческой деятельности, как правило, выдвигаются следующие требования :

Обеспечение полного контроля за поступлением и продажей товара;

Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета;

Разграничение доступа к информации;

Максимальная автоматизация операций;

Интеграция с корпоративным web-сервером;

Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем.

К системам автоматизации документооборота выдвигаются следующие требования :

Наличие единого хранилища документов;

Наличие полнофункциональной маршрутизации и средств проектирования сценариев движения документов;

Контроль за выполнением работ;

Контроль за выполнением поручений;

Развитая система построения отчетов;

Возможность получения статистических и аналитических сведений;

Работа в вычислительных сетях.

В наше время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, которые обеспечивают интегрированные решения по автоматизации офиса, что позволяет автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Появились информационные системы автоматизации документооборота.

Любая информационная система должна быть тесно связанной со структурой организации. Таким образом, можно обеспечить безопасность данных, распределить полномочия пользователей. Современные организации это совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, которые обмениваются между собой информацией и выполняют отдельные части совместной работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются :

Ввод информации в систему;

Хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;

Коллективная работа с документами;

Вывод информации из системы.

Схема жизненного цикла представлена на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Схема жизненного цикла неструктурированной информации в организации

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Технология groupware ориентирована на небольшие рабочие группы, характеризуется поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью разных методов доступа: сетевого доступа к файлам и базе данных; локальной и глобальной электронной почты (включая конференции и дискуссии); терминального доступа, пересылки файлов и электронных досок объявлений; пересмотром и интерпретацией гипертекстовых документов.

При коллективной работе важным является наличие блокирования для решения конфликтов при общем использовании ресурсов, санкционирования доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности поддерживается шифровкой и электронными подписями. К системам построенным по технологии groupware можно отнести следующие – Lotus Notes, Microsoft Office, Perfect Office.

Технологии класса workflow применяются для автоматизации документооборота в средних и больших офисах, и для них является характерной поддержка работы многопользовательского режима с несколькими задачами одновременно; четкая структуризация работ по ролям и документам с контролем их выполнения. К системам построенным по технологии workflow можно отнести следующие – Staffware, OPTIMA-WorkFlow , Action WorkFlow.

Буквальный перевод термина «workflow» – «поток работ». Более информативным является определение продуктов класса workflow как программных систем, которые обеспечивают полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), которые складывают структурированные бизнес-процессы предприятия.

В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:

1. Объект – информационный, материальный или финансовый объект, который используется в бизнес-процессе (письмо, оборудование, счет).

2. Событие – внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, которое состоялось с объектом (получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога).

3. Операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (подготовка письма, замена оборудования, оплата счета).

4. Исполнитель – должностное лицо, ответствечающее за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (менеджер, сотрудник архива, директор).

Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии workflow отображены посредством концептуальной информационной модели, представленной на рис. 5.2 .

Рис. 5.2. Концептуальная информационная модель технологии workflow

Деловой процесс формализируется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (например, сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Отдельным случаем такого взаимодействия является обычная пересылка документа из пункта в пункт.

Одной из реализаций технологии workflow является так называемая «система графов», где каждый шаг является вектором и отображает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом ответственный за правильность функционирования схемы должен учитывать всевозможные непредвиденные ситуации, которые могут возникнуть на пути движения документа.

Другой подход базируется на понятии «цикл», который является наименьшим элементом в схеме взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место и некорректность с описанием причины. После этого генерация нового процесса не выполняется.

Только в последние пять лет. Основным стимулом тут стало распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, утвердившее План мероприятий по переходу федеральных органов на безбумажный документооборот и Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».

В соответствии с упомянутым Планом мероприятий Минкомсвязи РФ были подготовлены и утверждены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения».2

Пока СЭД использовались исключительно как внутриучрежденческие системы, их разноплановость и несовместимость между собой не были существенной проблемой. Но с началом перехода к единому информационному пространству, организацией межведомственного электронного документооборота необходимость унификации СЭД, обеспечения их совместимости с общегосударственными системами обмена документами, электронного взаимодействия и архивного хранения выходят на первый план. Частично на решение взаимодействия систем СЭД направлен ГОСТ Р 53898-2010. «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

«Требования к информационным системам электронного документооборота…» предназначены для федеральных органов исполнительной власти, но в соответствии со ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ от 27.07.2006 распространяются и на иные государственные органы и органы местного самоуправления. Коммерческие организации имеют право организовывать СЭД по собственному усмотрению, но, учитывая роль государства в нашей стране, обычно все крупные и средние коммерческие организации ориентируются на правила, государством для удобства взаимодействия с государственными органами.

Эти Требования носят рамочный характер и поэтому в 2013 г. по Федерального архивного агентства Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были разработаны «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти».3

Рассмотрим наиболее интересные положения Требований… Минкомсвязи России.

«Требования к информационным системам электронного документооборота…» определяют минимальный набор функций, который должен присутствовать в СЭД, а также требования к организации использования СЭД в учреждении.

Одно из главных требований к СЭД - это ее масштабируемость как по числу подключенных рабочих мест, так и по количеству содержащихся в СЭД документов. Надо учитывать, что современные системы управления документами используются практически всеми сотрудниками организации, работающими с документами, причем общая тенденция - это использование как стационарных рабочих мест, так и доступа к документам с мобильных устройств, удаленный доступ к системе. По количеству хранящихся в СЭД документов следует иметь в виду, что так как в системе хранятся не только окончательные оформленные и подписанные документы, но и промежуточные рабочие версии, то количество файлов, проектов документов и документов, поступающих в СЭД, за год в несколько раз превышает суммарное количество документов, регистрируемых службой ДОУ (входящих, исходящих и внутренних). Требования предусматривают, что СЭД должна обеспечивать хранение всех документов за период не менее 5 лет, но на практике приходится ориентироваться на сроки не менее 10-15 лет, так как это тот период, в течение которого документы в продолжают активно использоваться, тем более что п. 20 пп. е) тех же Требований предусматривает возможность хранения документов в сроки до ста лет.

Важный параметр СЭД - ее быстродействие. Если аппаратно-программный комплекс (сервер СЭД) недостаточно производительный для данного количества одновременно работающих в системе пользователей и (или) для данного объема базы данных (количества документов в системе), то сотрудникам придется ждать открытия карточки документа или самого документа, следовательно, производительность сотрудников падает. Поэтому в Требованиях заложены временные параметры, которым должна соответствовать производительность СЭД:

Время получения доступа к СЭД - не более трех секунд; время получения доступа к карточке, создаваемой при регистрации документа и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (метаданные) - не более пяти секунд.

В любой системе может случиться сбой как программный, так и аппаратный. Но сбой СЭД приводит к невозможности работы с документами всех сотрудников организации, поэтому Требования устанавливают жесткие рамки для времени простоя при сбоях и перезагрузке СЭД - не более 30 минут. Также СЭД должна обеспечивать автоматическое уведомление пользователей о сбое в работе системы. В первую очередь обычно настраивают автоматическое уведомление через SMS и по электронной почте администратора и технолога СЭД.

Еще одна распространенная ситуация - по какой-то причине документ поврежден или случайно стерт пользователем. Требования предусматривают, что в этом случае в течение 30 минут электронный документ должен быть восстановлен из резервной копии. В организации, в соответствии с Требованиями, должно быть не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД. Однако на практике для обеспечения сохранности создают не менее двух резервных копий, желательно на различных носителях. Это минимизирует риски потери электронных документов.

Коэффициент надежности СЭД должен составлять не менее 0,98.

Еще один показатель - это уровень защищенности СЭД от несанкционированного доступа. Для государственных учреждений, работающих с документами ограниченного доступа, это должна быть не ниже класса 1Г. Однако в виду высокой стоимости создания и эксплуатации защищенных СЭД, с документами ограниченного доступа обычно стараются работать в традиционном режиме, на бумаге, так как они, как правило, составляют небольшую долю документов организации. В противном случае обычно для работы с такими документами устанавливают специально выделенные компьютеры или даже отдельную защищенную сеть, не имеющую соединения с открытой компьютерной сетью и Интернет. Однако и в этом случае предусматривается работа с документами уровня ДСП, но никак не с документами, содержащими государственную тайну.

Основная часть «Требований к информационным системам электронного документооборота…» - это описание того, как в СЭД должны быть построены процессы документационного обеспечения управления.

Подчеркивается, что СЭД должна обеспечивать работу со всеми видами и категориями документов и проектами документов организации.

СЭД, используемые государственными учреждениями, должны обеспечивать взаимодействие с системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО), межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), другими информационными системами.

Работа СЭД должна соответствовать положениям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в том числе в области обеспечения аутентичности, целостности и достоверности электронного документа, а также Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (пп. 9 и 11 Требований).

СЭД должна обеспечивать все основные делопроизводственные процессы:

Сохранение документа или сведений о документе (проекте документа) в СЭД (его регистрация или, в терминах Требований - ввод документа в систему):

Доведение документа до исполнителя (пользователя СЭД) согласование документа подписание документа передачу (отправку) документа; «хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив», то есть контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение и учет, включая подготовку документов для передачи в государственный архив или на депозитарное хранение.

Особенность делопроизводства - это наличие функции протоколирования всех действий пользователей и системных событий. Другими словами, все, что происходит в СЭД - создается или регистрируется документ, просто просматривается файл, вносится правка - вся эта информация сохраняется в специальных служебных файлах, что позволяет всегда сказать, кто и когда смотрел или правил документ (карточку документа). Отдельно в Требованиях прописана обязательность фиксации даты и времени ввода документа в систему. Эта информация фиксируется как в регистрационной карточке (метаданных по документу), так и в контрольной информации (протоколе действий в СЭД).

В соответствии с п. 17 Требований протоколированию подлежит информация обо всех действиях, совершенных с документами или наборами документов, проектами документов, регистрационной карточкой (метаданными). Это сведения:

о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившим действие;

о дате и времени совершения действия;

о вводе в СЭД документов, проектов документов;

о перемещении раздела (подраздела) в классификационной схеме;

об изменениях в указаниях по срокам хранения и последующих действиях с документами;

о действиях, выполненных администратором СЭД ФОИВ в ходе экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

о наложении и снятии запрета на уничтожение раздела (подраздела) классификационной схемы;

о любом изменении или уничтожении метаданных пользователем СЭД;

об изменениях прав доступа к документам;

о передаче документов;

об уничтожении документов;

о печати документа или метаданных.

Другими словами, СЭД должна позволять в любой момент получить информацию, кто и когда открывал, просматривал, редактировал документ или регистрационную карточку к нему, а также, с какими документами работал тот или иной сотрудник.

Требования Минкомсвязи РФ делят делопроизводственные процессы, поддерживаемые СЭД, на следующие группы:

а) обработка входящих и исходящих документов на созданных или поступивших в организацию и включенных в СЭД ФОВ путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные посредством почтовой связи, электросвязи и фельдъегерской связи);

б) обработка электронных документов, полученных или переданных по системе межведомственного электронного документооборота;

в) обработка электронных документов, полученных или переданных с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия;

г) обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте;

д) обработка внутренних документов в СЭД.

В организациях, не являющихся государственными органами, пункты б) и в) отсутствуют, документы поступают только или по традиционным или по электронной почте.

В случае поступления документа на бумаге ввод документа в СЭД включает его регистрацию, сканирование и создание электронного образа документа.

В случае поступления документа в электронной форме ввод документа в СЭД - это его загрузка в СЭД, регистрация с запретом внесения изменений в поступивший документ.

В организации может быть утвержден и включен в инструкцию по делопроизводству перечень документов, для которых запрещено создание их электронных образов, например, документы с грифом ДСП, с пометкой «личное», конфиденциальные документы и т. п. В случае поступления такого документа он регистрируется в СЭД, но его электронный образ не создается.

Для проектов электронных документов на каждом этапе их создания, согласования и подписания осуществляется фиксация содержимого документа путем создания версий документов и их прикрепления к карточке документа.

СЭД должна поддерживать прикрепление к регистрационной карточке любых форматов файлов. Это важно, так как СЭД обычно используется много лет и за это время могут появиться новые версии программ и, соответственно, форматы файлов, которые должны будут также поддерживаться СЭД. СЭД должна позволять вводить в систему и регистрировать файлы документов даже в том случае, когда приложение, в котором был создан документ, на данном рабочем месте отсутствует (не установлено). При этом некоторые, наиболее распространенные форматы, СЭД должна уметь отображать обязательно. Это pdf, rtf, doc, tiff.

СЭД должна позволять размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД (классификационная схема). Следует иметь в виду, что физически документы размещаются на сервере (системе хранения) в порядке, определяемом внутренней конфигурацией и принципами хранения файлов в данной СЭД, а классификационная схема - это просто поле в регистрационной карточке, позволяющее быстро находить документы по классификационным признакам.

В основу классификационной схемы обычно кладут номенклатуру дел организации.

В регистрационной карточке СЭД должны быть определены те поля, которые обязательны для заполнения. При вводе документа СЭД должна запрашивать у пользователя заполнение обязательных полей (метаданных) (п. 13 Требований).

В ходе работы с документом в СЭД могут вводиться не только резолюции, но и комментарии и поручения по документу. Для подписания (а при необходимости и согласования) документа СЭД предусматривает возможность подключения средств в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».4

При отправке документов традиционными способами (на бумаге) СЭД обеспечивает надпечатку конвертов и печать списков рассылки.

Сроки хранения документов, включенных в соответствующие разделы (подразделы), устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.5

В соответствии с установленными сроками хранения СЭД должна обеспечивать следующие действия:

хранить документ постоянно;

провести экспертизу ценности документов;

по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения;

выделять документы к уничтожению (удалять из системы) с сохранением в СЭД информации о выделении документов к уничтожению;

передавать документы на хранение в другое хранилище (автоматизированную систему), в том числе экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы и экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу.

На практике передача на государственное хранение требует обеспечения совместимости СЭД по формату экспорта годового раздела с программным комплексом «Архивный фонд», используемым в государственных и муниципальных архивах.

В Требованиях содержится положение об обеспечении сроков хранения с длительностью не менее чем до ста лет. Однако в настоящее время такие технологии находятся в стадии проработки, и автору не известна ни одна СЭД, которая могла бы обеспечить сама по себе такие большие сроки хранения юридически значимых документов в электронной форме.

Рассмотренные Требования Минкомсвязи РФ дополняют разработанные ВНИИДАД «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». Они важны как для работников делопроизводственных служб, так и для сотрудников IT -подразделений, обеспечивающих внедрение или настройку систем электронного делопроизводства и документооборота (СЭД).

В целом рассмотренные «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» можно и нужно использовать не только на стадии выбора, внедрения и первичной настройки СЭД, но и для анализа уже функционирующих СЭД для определения соответствия СЭД, используемой в конкретной организации, современным требованиям.

С автором можно связаться по адресу: kouznets @yandex .ru Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 N 221, зарегистрировано в Минюсте РФ 15.11.2011 № 22304. Опубликованы на портале «Архивы России» по адресу: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 28.06.2014). Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.09.2010, регистрационный № 18380.

Расскажем, какие критерии нужно учитывать при выборе СЭД, чтобы выбрать максимально подходящую программу и не допустить проблем при ее внедрении!

Система электронного документооборота (СЭД) не просто опция, а необходимое решение для контроля и защиты документов в вашей организации. Продуктивность вашего бизнеса будет зависеть от выбранной вами СЭД. Чтобы сделать грамотный выбор СЭД, выясните требования, которым она должна соответствовать и подготовьтесь к проблемам, с которыми можно столкнуться при ее внедрении.

Каким требованиям должна соответствовать СЭД?

Функциональные требования

Общие:

• Обеспечение создания электронных документов.
• Возможность добавления комментариев к документам.
• Создание связей между документами.
• Управление проектами документов (согласование, подпись).
• Контроль исполнения документов.
• Обеспечение отчетности и анализа.
• Обеспечение печати электронных документов, метаданных.
• Коллективная обработка документов.
• Поиск документов.
• Хранение и классификация документов.
• Отправка уведомлений и оповещение пользователей.

Специальные:

• Создание дискуссий по документам.
• Сравнение содержания документов (в том числе графических).
• Возможность комментировать содержание с помощью выделения в тексте.
• Импорт документов из унаследованных систем документооборота.
• Публикация определенных видов документов на портале.

Требования по интеграции

Общие:

• Интеграция с корпоративной почтовой системой, MS Office.
• Интеграция с LDAP.

Специальные:

• Интеграция с системами ERP\CAD\CRM\OCR.
• Синхронизация данных справочников с различными системами (по времени, по событию).
• Формирование протокола/сообщения о загруженных/незагруженных объектах при синхронизации справочников.

Требования по безопасности

Общие:

• Возможность получения полного списка пользователей системы с необходимой учетной информацией.
• Возможность блокирования работы отдельных пользователей.
• Управление правами доступа к содержанию документов, метаданным, версиям.
• Возможность определения авторства каждой операции в системе, протоколирование попыток совершения НСД.
• Поддержка интегрированной доменной аутентификации.
• Поддержка рабочего места администратора безопасности и необходимые средства оперативного контроля и воздействия.
• Проблемы внедрения системы электронного документооборота

Специальные:

• Проверка ЭЦП на любом документе.
• Вывод водяных знаков при печати документов.

С какими проблемами можно столкнуться при внедрении СЭД?

• Непонимание: «зачем нам нужна СЭД?». Бывает так, что персонал не до конца понимает, зачем внедряется СЭД, и поэтому не заинтересован в ее использовании. Когда половина сотрудников работает с использованием СЭД, а половина – нет, задержки и потери остаются, что снижает эффективность в разы и тормозит формирование единой централизованной системы.
• Нежелание обучаться новому. Проблема возникает, когда сотрудники не хотят отказываться от привычного метода работы и осваивать новый, боясь излишнего контроля своей деятельности со стороны руководства.
• Фактор директора «светского типа». Нежелание работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Придание электронному документу юридической силы. С момента появления ЭЦП стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Но зачастую правовые документы вызывают беспокойство, и руководство требует сопровождать их бумажными копиями с «реальной подписью».
• Взаимодействие с «бумажным» миром. Чаще всего информация поступает из других организаций на бумаге. Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира попали во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для этого приходится приобретать сканеры.

Преимущества, которые дает СЭД стоят того, чтобы решить эти проблемы.

Узнайте за 10 минут, насколько эффективно работает система электронного документооборота в «1С» - смотрите видео!

20 января 2012 г. 12:12

Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик DIRECTUM

Требования к системам электронного документооборота федеральных органов власти (СЭД ФОИВ) были утверждены Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ №221 от 02.09.2011 «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения». Стоит отметить, что СЭД-общественность очень неоднозначно отнеслась к данным требованиям. Было и непонимание, но был и достаточно глубокий и беспристрастный анализ данного документа. Сейчас, когда эмоции улеглись, стоит еще раз внимательно взглянуть на документ и попытаться понять, какой смысл авторы вкладывали в сухие строки официального документа.

Прежде чем мы перейдем к самим требованиям, очень важно понять, что является объектом данных требований. Ответ будет прямолинеен и прост – система электронного документооборота. Большинство отписавшихся по поводу данных требований авторов, судя по всему, подразумевало под СЭД ФОИВ коробочный продукт или тиражное решение, предлагаемое СЭД-вендором, будем называть это в дальнейшем СЭД-продукт. Но это, на мой взгляд, и была их главная ошибка, которая помешала взглянуть на требования под правильным углом.

Отчасти виноваты в таком недостаточно корректном восприятии требований сами авторы документа, которые пренебрегли сложившейся практикой помещать в начало документа или включать в виде приложения к нему глоссарий использующихся терминов. И ответ на вопрос, что же такое СЭД, они поместили почему-то в начало второго раздела, в пункт 4: «СЭД ФОИВ представляет собой информационную систему, предназначенную для управления всеми документами ФОИВ, включая проекты документов (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну)». Определение информационной системы можно найти в Федеральном законе N 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в п.3 ст.2: «информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств». То есть это как раз не дистрибутив системы электронного документооборота, а совокупность аппаратных средств (серверная часть, сетевая инфраструктура, персональные вычислительные устройства) и программных средств (системное, инфраструктурное, прикладное программное обеспечение + настройки программного обеспечения), а также содержащаяся в системе информация. На мой взгляд, еще более полное определение информационной системы можно найти в руководящих документах по безопасности. Например, РД "Безопасность информационных технологий. Критерии оценки безопасности информационных технологий», утвержденный Гостехкоммисией России 19.06.2002 дает такое определение: «Система - специфическое воплощение ИТ с конкретным назначением и условиями эксплуатации». Это определение подчеркивает, что информационные технологии воплощены в данной системе специфическим, индивидуальным образом, для достижения определенной цели. Уникальны и условия эксплуатации: помещения, организация доступа на территорию организации, организация работы системы (нормативы, регламенты). К условиям эксплуатации, на мой взгляд, можно отнести и персонал. Именно от его квалификации и усердия будет зависеть в конечном итоге работоспособность любой информационной системы.

Итак, когда мы определили, что информационная система = помещение + все аппаратное обеспечение + все программное обеспечение + все настройки программного обеспечения + персонал + регламенты , можно со спокойной душой переходить к требованиям. Для выделенной каждой группы требований мы постараемся определить, на какие компоненты информационной системы можно «возложить ответственность» за выполнение этих требований.

Опять же хочется попенять авторам документа за отсутствие детальной структуры требований. Несмотря на то, что, по мнению экспертов, кое-какие идеи были подчерпнуты из MoReq2, требования в документе фактически свалены в одну кучу. Наличие трех больших разделов не спасает, так как, например, во втором разделе собраны самые разнообразные требования, а требования по безопасности разбросаны по всем трем разделам.

Как гласит п.2, требования, утвержденные приказом Минкомсвязи, распространяются на внедряемые СЭД и на внедренные уже системы, при их оценке. Сведений о самой процедуре оценки документ не содержит, что вполне логично. Ожидаю, что профильный орган выпустит отдельный документ, содержащий порядок проведения оценки, состав проверяющих, ответственных на местах, что делать в случае несоответствия, процедуру и источники средств на приведение информационных систем в соответствие с требованиями, а также сроки, в которые эта оценка должна быть произведена.

Я не буду подробно анализировать каждый пункт требований, но постараюсь вместо этого сгруппировать их, используя свою логику. Что из этого получилось, оцените вы сами.

Нефункциональные требования

Новеллой, на мой взгляд, можно считать и то, что документ начинается с нефункциональных требований. В MoReq2 они отнесены к необязательным, их поместили чуть ли не в конец документа, но отечественные законодатели придерживаются иной логики.

Самыми первыми идут требования по масштабируемости и производительности СЭД. Так, доступ к СЭД ФОИВ должен осуществляться в течение 3 секунд, доступ к карточке документа – в течение 5 секунд. Перебрав имеющиеся варианты, я пришел к выводу, что 3 секунды – это время реакции системы на действия пользователя, а 5 секунд – время, в течение которого должна открыться карточка документа. Полагаю, что, в условиях ограниченности бюджета госорганов и кадрового голода, у ответственных сотрудников органа власти, занимающихся выбором СЭД, появится желание перекинуть мяч на сторону производителя СЭД, тогда как правильнее, на мой взгляд, будет оценивать возможности аппаратного обеспечения (и серверной и клиентской части), архитектуру СЭД, возможности прикладного программного обеспечения, квалификацию внедренцев и администраторов системы.

На ликвидацию простоев системы отведено полчаса. Опять требование к инфраструктуре, регламентам и техническому персоналу органа власти. Если учесть объем хранимых в системе документов (об этом еще будет сказано), то сложно ожидать, что бэкап базы сможет быть поднят за такое время. Остается одно: организация отказоустойчивой системы с горячим резервированием оборудования, с дублированием баз данных. Сомневаюсь, что у отдельного органа госвласти найдутся средства на это. Остается использование облачной системы, размещенной, скажем в ростелекомовском ЦОДе. Интересно, а требования были проверены на антикоррупционную составляющую?

Столько же, то есть тридцать минут, отводится и на восстановление документа из резервной копии. Причин для восстановления документа может быть масса: от ошибки пользователя до выхода из строя физического носителя, на котором расположена база. Для каждой из угроз будет свое решение, так что справедливым будет сказать, что это требование как к архитектуре СЭД, так и к организации работы системы в организации, включая резервное копирование и восстановление информации в случае сбоев и других неприятностей.

Заслуживающим внимания мне видится требование к объему базы данных системы – она должна «обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет». С легким сердцем отнесем это требование к «специфическому воплощению информационных технологий, то есть должна быть принята в расчет архитектура СЭД, ее способность обрабатывать такое количество документов и такой объем данных и зависимость СЭД от инфраструктурного программного обеспечения. Например, если для построения СЭД используется определенная СУБД, стоит оценить, способна ли СУБД масштабироваться до такого объема. Ну и, наконец, сам орган власти или уполномоченный им оператор должны обеспечить требуемый объем дискового пространства.

Функциональные требования

Функциональным требованиям посвящен практически весь второй раздел документа. После определения СЭД ФОИВ идет требование об интегрируемости СЭД с системой межведомственного электронного документооборота. Это требование к конкретному экземпляру СЭД, ибо с точки зрения интеграции не важно, обладает ли необходимым функционалом СЭД или применяется специализированное интеграционное решение. Разумеется, что чем проще будет осуществить интеграцию СЭД-продукта в МЭДО, тем больше очков может набрать данный вендор в конкурсе по выбору СЭД, проводимом госорганом.

Система электронного документооборота федерального органа государственной власти должна поддерживать управление документами на протяжении всего их жизненного цикла. Сам документ не содержит такого понятия, более того, сами требования не локализованы по стадиям жизненного цикла, что несколько затрудняет их анализ. Тем не менее, попробуем их сгруппировать таким образом.

Захват (создание) документов

СЭД ФОИВ должна поддерживать следующие способы получения документа:

● импорт электронного документа, поступившего по канала МЭДО;

● импорт электронного документа, поступившего по канала СМЭВ;

● импорт электронного документа, поступившего по электронной почте;

● сканирование бумажного документа и сохранение его образа в системе;

● сохранение в системе сведений о бумажном документе без сохранения его образа в системе (по требованиям безопасности);

● создание документа непосредственно в СЭД ФОИВ.

Отдельно остановились авторы документа на вводе многокомпонентных документов. Так, «СЭД ФОИВ должна обеспечить возможность управления этим электронным документом как единым целым, сохраняя взаимосвязи между компонентами и поддерживая структурную целостность электронного документа». СЭД также должна поддерживать возможность ввода документа в систему и при отсутствии приложения, в котором данный документ был создан.

Определены и основные требования к сбору и обработке метаданных документов, хранимых в СЭД ФОИВ. Так СЭД должна поддерживать:

● Автоматическое извлечение метаданных для документов, полученных из МЭДО, СМЭВ и других информационных систем. Состав импортируемых полей и виды документов определяются администратором СЭД ФОИВ.

● Сохранение связи метаданных с документом на всем жизненном цикле.

● Отображение метаданных на экране.

● Запрос у пользователя ввода значений метаданных, которые не были заполнены автоматически.

● Информирование пользователя о незаполненных метаданных.

За реализацию указанных требований отвечает как непосредственно СЭД-продукт, особенно в части обработки метаданных, так и средства, процедуры и персонал, обеспечивающие интеграцию СЭД с электронной почтой, МЭДО, СМЭВ и другими информационными системами.

Согласование документов

Стадию согласования документа в требованиях в явном виде регламентирует только один пункт. Workflow-составляющая СЭД должна соответствовать следующим требованиям:

● Доведение документов до участников процесса согласования

● Контроль исполнения поручений.

Если согласование документа производится в границах одного экземпляра системы, эти требования могут быть отнесены только к СЭД-продукту. В случае сквозного согласования, когда в процессе принимают участие пользователи разных экземпляров системы или даже нескольких разнородных систем, потребуется сервис организации межсистемного взаимодействия.

Еще одно требование, которое нельзя отнести только к стадии согласования, это необходимость отображения файлов определенных форматов. Обязательных форматов pdf, rtf, doc, tiff, но авторы требований не имеют ничего против, если система будет способна отображать и другие форматы. Судя по выбранным форматам, требования готовили явно не непримиримые сторонники свободного программного обеспечения. Я, право, не знаю, чем можно объяснить включение в список пусть популярных, но проприетарных форматов – принятие действительности или все же коррупционный интерес. Реализуют эти требования приложения-редакторы, которые входят в состав информационной системы СЭД ФОИВ.

Отдельно стоит остановиться на требованиях по поддержке электронных подписей. Инфраструктура электронной подписи состоит из массы компонентов. Даже если брать в расчет только техническую сторону, это и средства криптографической защиты информации (СКЗИ), включая аппаратные средства, криптопровайдеры, протоколы. Наконец, сам СЭД-продукт на прикладном и системном уровне должен поддерживать СКЗИ, включая сертифицированные регулятором. Вы, наверно, уже догадались, что я опять подвожу вас к одной и той же мысли – это требования к конкретной информационной системе, включающей все необходимые документы.

Хранение документов

Требования предполагают, что органом госвласти будет разработана классификационная схема, состоящая из разделов и подразделов, соответствующая разделам и подразделам номенклатуры дел ФОИВ. Для каждого раздела и подраздела классификационной схемы должен быть установлен, как минимум, один срок хранения. Должна быть предусмотрена возможность снять/установить запрет на уничтожение раздела классификационной схемы.

Вообще, сроки хранения документов в требованиях – это отдельные объекты. Они могут быть созданы, назначены определенному разделу классификационной схемы, изменены, уничтожены. Должны быть предусмотрены сроки хранения длительностью не менее ста лет. Вся история манипуляций со сроками хранениями должна автоматически сохраняться. Прослеживаются явные параллели с MoReq2.

По окончании срока хранения документа администратору системы должно выть отправлено уведомление. СЭД должна предусмотреть следующий минимальный набор действий:

● хранить документ постоянно;

● провести экспертизу ценности документа;

● уничтожить документ;

● отправить документ в другое хранилище;

● выделить документ к уничтожению.

Эту группу требований также не стоит относить только к СЭД-продукту. Соблюдение требований даже в большей степени зависит от наличия регламентов и нормативных документов, регламентирующих сроки хранения, наличие стратегии хранения – для документов длительных сроков хранения может потребоваться конвертация из устаревших форматов в современные и миграция на новые носители. Ну и, наконец, все усилия будут напрасны, если персонал не будет вести себя в соответствии с установленными регламентами.

Требования безопасности

Несмотря на то, что эти требования можно отнести к функциональным, я выделил их в специальный раздел. Как я уже упоминал, эти требования разбросаны по всем разделам. Требования предусматривают:

● защищенность от несанкционированного доступа в случаях, когда в СЭД ФОИВ предусмотрена обработка служебной информации ограниченного распространения - не ниже класса 1Г;

● возможность фиксации документа путем запрета внесения в него изменения;

● обеспечение аутентичности документа;

● обеспечение целостности документа;

● фиксацию всех операций с документом, невозможность изменить или удалить эти сведения;

● организацию контроля доступа к документам;

● централизованный контроль прав доступа и управление пользователями;

Также к требованиям безопасности можно отнести требования наличия автоматизированных процедур резервного копирования и восстановления информации.

Предыдущий опыт мне подсказывает, что вполне может возникнуть ситуация, как в случае с персональными данными. Чтобы грамотно реализовать требования по безопасности, необходимо:

● наличие политики безопасности, понимание угроз безопасности и выработанная стратегия их минимизации;

● выбор средств защиты безопасности, адекватный угрозам;

● организация защитных мероприятий и ежедневная деятельность по поддержанию требуемого уровня безопасности.

У операторов персональных данных, не обладающих компетенцией, средствами, желанием реализации вышеперечисленных требований возникало вполне объяснимое желание переложить это все на плечи СЭД-вендора. Мистический сертификат должен был заменить всю систему мероприятий.

Разумеется, часть этих требований должна быть реализована в СЭД, но ряд требований не всегда возможно и эффективно реализовать лишь на прикладном уровне.

Вместо резюме

Понимание того, что является объектом требований, включение всех компонентов информационной системы, от которых зависит выполнение требований, позволит организовать их грамотную реализацию. А когда понятно, что делать, можно уже и выбирать варианты, оптимизируя прилагаемые усилия и затрачиваемые ресурсы.

(4,58 - оценили 3 чел.)