Потеряли важные документы – кто виноват, и что делать? Увольнение по утрате доверия По причине утраты.

Сегодня расторжение соглашения работодателя с сотрудником – процесс, имеющий свои особенности. Единственный способ прекращения действия соглашения по инициативе руководства – увольнение по статье.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

На данный момент процедура увольнения по статье подробно отражается в действующем законодательстве.

Максимально доступно вопрос рассматривается в ТК РФ.

Разобраться, как уволить – достаточно просто. Необходимо заранее ознакомиться с наиболее существенными моментами, связанными с данной процедурой.

Причины

Причины увольнения по статье могут быть самыми разными.

Сегодня причинами для увольнения сотрудника по желанию работодателя являются:

• серьезные нарушения дисциплины;
• несоответствие;
• хищение и растрата;
• профнепригодность;
• дисциплинарные проступки;
• утрата доверия;
• пьянство;
• другие основания.

За выговоры в случае их неоднократного вынесения также возможно увольнение.

Но следует помнить, что причины для назначения выговора должны быть действительно серьезными.

Нарушение трудовой дисциплины

Сегодня под нарушениями рассматриваемого типа в нормативно-правовых документах понимается:

• прогул;
• опоздание.

Обязательно требуется наличие подтверждения отсутствия серьезных причин, препятствующих работнику вовремя прибыть на рабочее место.

Прогул

Дисциплинарные проступки

За дисциплинарные проступки работодатель может на законных основаниях .

Значение данного термина достаточно подробно раскрывается в ст.№193 ТК РФ. Проступками такого рода является прибытие на рабочее место в нетрезвом состоянии, также аморальное поведение.

Для увольнения потребуются доказательства – свидетельские, медицинские.

Утрата доверия

Причем сам увольняемый сотрудник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с данным документом.

При отсутствии его на предприятие приказ высылается почтой по месту регистрации, заказным письмом.

Заполнение трудовой книжки

При расторжении трудового соглашения рассматриваемым способом потребуется сделать .

Пример:

Уволен с занимаемой должности по причине однократного несоблюдения трудовой дисциплины в форме нахождения на работе в состоянии алкогольного опьянения, согласно п.п.б. п.6 ст.81 ТК РФ.

Выплаты и компенсации

При увольнении на основаниях из статьи №81 ТК РФ работодатель обязан будет начислить следующие выплаты:

• заработную плату за уже отработанное время;

Сроки

При увольнении работника по причине наличия дисциплинарных проступков обязательно соблюдении сроков:

• в течение 2 дней должны быть предоставлены пояснения;
• в течение 1 месяца осуществляется увольнение.

Можно ли оформить задним числом?

Многие работодатели по различным причинам желают оформить приказ на увольнение задним числом.

Данное действие незаконно, может повлечь за собой серьезную дисциплинарную ответственность.

Последствия для работника

Последствия для работника при увольнении по ст.№81 ТК РФ достаточно серьезны — в дальнейшем могут возникнуть проблемы при официальном трудоустройстве.

Кроме того, возможны дальнейшие судебные разбирательства, а при кражах, умышленном выводе средств и других финансовых махинациях необходимо выплачивать организации сумму ущерба плюс размер неустойки, определенной решением суда.

Запись в трудовой книжке в данной ситуации может испортить весь положительный опыт работы человека — некоторым трудящимся приходится прибегать к кардинальным мерам — «утере» трудовой книжки с неприятным фактом увольнения «по статье» или смене сферы деятельности.

Если сотрудник не согласен

Иногда случается, что сотрудник не согласен с процедурой увольнения, считая, что процедура была осуществлена с нарушением его прав.

В этом случае работник может обратиться с целью защиты в следующие учреждения по месту регистрации:

• в трудовую инспекцию;
• в суд.

Для этого необходимо будет составить заявление, подкрепленное документами, подтверждающими наличие проблемы.

Поэтому во всех случаях при возникновении неприятных или спорных ситуаций с руководством компании работникам следует копировать все распоряжения, приказы, акты и иные бумаги, которые ему предлагают подписать.

Ответственность работодателя

При осуществлении увольнения таким образом при нарушении прав сотрудника работодатель понесет достаточно серьезную ответственность.

Если трудовой инспекцией будут обнаружены какие-либо нарушения, то возможно:

• восстановление работника на рабочем месте;
• выплата ему денежной компенсации;
• привлечение к административной ответственности руководства компании.

Увольнение по причине утраты доверия - это процедура прекращения трудовых отношений с ответственным работником по инициативе работодателя. Порядок ее проведения строго регламентируется Трудовым кодексом РФ.

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя закреплено в статье 81 ТК РФ . Кроме прямых виновных действий работника, причиной для такого увольнения является утрата доверия. Это достаточно редкая причина для расставания с неугодными сотрудниками, и для ее реализации необходимо соблюсти целый ряд формальностей.

Кандидаты на расторжение трудового договора

Недоверие руководство вправе выразить только ответственным работникам. То есть тем, кто занимает руководящие должности или непосредственно имеет дело с обслуживанием товарных или денежных ценностей. Например, допустимо больше не верить в честность бухгалтера или продавца, но нельзя расстаться по этой причине со слесарем или сантехником. И никаких субъективных моментов в этом нет — все четко прописано в п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Но и таких сотрудников нельзя уволить за утрату доверия в некоторых ситуациях. Например, разорвать трудовые отношения с беременной женщиной (ст. 261 ТК РФ) или несовершеннолетним работником (ст. 269 ТК РФ). Правда, несовершеннолетнего уволить все же можно, если он совершил хищение, кроме того, с несовершеннолетним запрещено заключать договора о полной материальной ответственности. Кроме того, иммунитет есть у сотрудников, которые находятся в отпуске или на больничном, но только до их окончания.

Доказательства и вина

Нужно иметь в виду, что уволить по недоверию руководство вправе только в том случае, если у него есть подтверждающие документы, которые доказывают, что непосредственно этот человек обслуживал материальные ценности. Например, такие документы: трудовой договор и договор о материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

Итак, работодатель вправе начать процедуру увольнения, если человек подпадает под нужную категорию, и при этом:

• берет или вымогает взятку;
• получает «откаты»;
• совершает любые действия, которые приводят к хищению или утрате денежных и материальных ценностей, или угрозе таких событий;
• совершил уголовное преступление или противоправные действия, даже не связанные с его служебными обязанностями (п. 45 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 .

Информация о государственных служащих, совершивших коррупционные правонарушения и уволенных по статье «утрата доверия», вносится в реестр, который размещается в интернете в открытом доступе (ст. 15 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции»).

Рассмотрим порядок увольнения по утрате доверия и то, как это оформить, не нарушая законодательство.

Алгоритм увольнения

Срок давности

Для дисциплинарных проступков, которые стали причиной этих крайних мер, предусмотрены определенные сроки давности:

• 1 месяц со дня выявления проступка;
• 6 месяцев с момента совершения проступка, не считая времени производства по уголовному делу;
• в случае проверки финансово-хозяйственной деятельности 2 года с момента совершения;
• 1 год с момента, когда работодателю стало известно о совершении деяния не по месту работы.

Время болезни или нахождения в отпуске в этот срок не включаются. Любой человек вправе опротестовать свое увольнение через суд.

Доверие между работником и работодателем является одним из ключевых составляющих успешного функционирования компании. Конечно, добросовестность поведения работника всегда носит приоритетный характер и предполагается работодателем. Тем не менее, довольно часто совершение дискредитирующего проступка работником делает невозможным его дальнейшее пребывание в компании, в таком случае встаёт вопрос прекращения трудовых отношений в связи с отсутствием доверия со стороны работодателя.

Действующее законодательство Российской Федерации относит вопросы регулирования процедуры увольнения к сфере деятельности трудового права. Основания увольнения могут различаться в зависимости от лица, инициирующего данную процедуру. В то же время увольнение сотрудника может произойти при достижении согласия между работником или работодателем. В свою очередь, увольнение по причине недоверия всегда инициируется работодателем и требует чёткого документального оформления.

Общие нормы увольнения работника по причине недоверия регламентируются пунктами 7, 7.1 части 1 статьи 81 Трудового Кодекса Российской Федерации. А именно, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях:

Совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя;

Непринятия работником мер по предотвращению или урегулированию конфликта интересов, стороной которого он является, непредставления или представления неполных или недостоверных сведений о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера либо непредставления или представления заведомо неполных или недостоверных сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруга (супруги) и несовершеннолетних детей, открытия (наличия) счетов (вкладов), хранения наличных денежных средств и ценностей в иностранных банках, расположенных за пределами территории Российской Федерации, владения и (или) пользования иностранными финансовыми инструментами работником, его супругом (супругой) и несовершеннолетними детьми в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, если указанные действия дают основание для утраты доверия к работнику со стороны работодателя.

Правомерность данных пунктов подтверждается, в том числе позицией Конституционного суда РФ. Так, в определении № 2578-О от 20.11.2014 суд отмечает, что, заключая трудовой договор, работник обязуется добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, бережно относиться к имуществу работодателя, а также возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Эти требования предъявляются ко всем работникам. В силу статьи 243 ТК РФ на работника возлагается полная материальная ответственность в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора, при этом до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Указанное обстоятельство, установленное работодателем, в том числе в ходе проведения ревизии, может служить также основанием для расторжения им трудового договора с работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, по пункту 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, что является одним из способов защиты нарушенных прав работодателя.

Решение работодателя об увольнении такого работника может быть проверено судом, что обеспечивает полное и всестороннее исследование обстоятельств дела, поскольку, осуществляя судебную проверку и разрешая конкретное дело, суд действует не произвольно, а исходит из общих принципов юридической, следовательно, и дисциплинарной ответственности (в частности, таких, как справедливость, соразмерность, законность) и оценивает всю совокупность конкретных обстоятельств дела, в том числе проверяет и оценивает факт совершения работником виновных действий.

Анализируя данную позицию суда, можно установить, что сам факт увольнения работника по причине утраты доверия не может нарушить его прав. В тоже время оценка конкретных обстоятельств совершения проступка является непременной составляющей последующего применения дисциплинарной ответственности.

Позиция конституционного суда представляет определённый интерес с точки зрения соответствия правовых норм основному закону страны, тем не менее, с позиции правоприменения в судах общей юрисдикции больший интерес представляют позиции Верховного суда РФ.

Так, к примеру, Верховный суд РФ, рассматривая дело от 4 марта 2010 г. № 35-В09-11, указал, что как разъяснено в пункте 23 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», при рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказывать наличие законного основания увольнения и соблюдения установленного порядка увольнения возлагается на работодателя.

Увольнение работника по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с утратой доверия возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировка, распределение и т.п.), и при условии, что ими совершены такие виновные действия, которые давали работодателю основания для утраты доверия к ним.

При рассмотрении настоящего дела судом было установлено, что поводом для расторжения трудовых отношений послужил факт хищения из сейфа истицы 14 ноября 2008 г. денежных средств неустановленными преступниками. По данному факту возбуждено уголовное дело, но совершившие преступление лица обнаружены не были.

При указанных обстоятельствах суд обязан был исследовать вопрос, какие конкретно виновные действия совершила истица и дают ли эти действия основания для утраты к ней доверия со стороны работодателя. Одного лишь факта исчезновения денежных средств из сейфа истицы недостаточно для вывода о законности ее увольнения по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

При рассмотрении дела этот вопрос судом не исследован, хотя истица ссылалась на то, что виновных действий не совершала, что со стороны работодателя не были предприняты все необходимые меры для предотвращения возможности хищения денег из сейфа кассы.

Данное решение в полной мере иллюстрирует тот факт, что утрата доверия всегда носит оценочный характер и работодатель, инициирующий процедуру увольнения по данному основанию, должен обладать достаточно вескими доказательствами недобросовестности работника. Как показывает вышеуказанное решение, даже пропажа вверенных работнику документов из его сейфа не может рассматриваться в качестве основания утраты доверия. Если не будет доказано, что работник имеет к факту кражи непосредственное отношение.

В другом судебном решении Верховный суд РФ, рассматривая вопрос о признании незаконным увольнения главного бухгалтера по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, указал: судом установлено, что Н. приказом от 1 сентября 2000 года № 4/р была принята на должность главного бухгалтера. Приказом от 19 августа 2002 года № 36-р заявительница была уволена с занимаемой должности в соответствии с пунктом 7 статьи 81 Трудового кодекса РФ (в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя).

В тоже время, в соответствии с действующим законодательством на главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности. Ему запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности для объединения, предприятия, организации, учреждения.

Соответственно суд, руководствуясь вышеприведенными нормами, пришел к правильному выводу о том, что Н., не являясь материально ответственным лицом, не могла быть уволена на основании приведенного пункта Трудового кодекса РФ.

Рассматривая данное дело, Верховный суд дал правовую оценку формальному требованию п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, касающемуся непосредственного обслуживания товарных или материальных ценностей. А именно, факт нахождения на должности, подразумевающей работу с денежными средствами, сам по себе не является основанием для увольнения (в случае соблюдения иных условий, предусмотренных указанной статьёй). Основанием к увольнению может послужить совершение действий только тем лицом, которое является материально ответственным в силу заключения определённого договора.

Указанный вывод подтверждается, в том числе и следующим судебным решением. Верховный суд РФ, рассматривая дело № 5-В06-131 от 9 октября 2006 года, указал: судом установлено, что на основании заключенного между М. и ОАО "Р" трудового договора от 1 октября 2003 года М. принят на работу в отдел контроля и ревизий контролером-ревизором пассажирских поездов. В этот же день с М. был заключен договор о полной материальной ответственности. Приказом № 91/В от 31 августа 2004 года он уволен с работы на основании пункта 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Основанием для увольнения М. послужил акт повторной ревизии. В соответствии с данным актом в ходе ревизии было выявлено 11 пассажиров, которые заплатили штраф за безбилетный проезд контролеру-ревизору М., однако последним квитанции об оплате штрафа указанным пассажирам выписаны не были. Разрешая спор, суд правильно исходил из того, что М. являлся работником, непосредственно обслуживающим денежные ценности, а потому он мог быть уволен с работы на основании пункта 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Несколько иным образом выглядит ситуация при увольнении по основанию пункта 7.1 ч. 1 статьи 81 ТК РФ. Учитывая, что в данном пункте содержится специальная оговорка, согласно которой он применим исключительно к работникам, должности которых специально обозначены соответствующими нормативными актами, увольнение иных работников по данному основанию не допускается.

Так, Саратовский областной суд в определении по делу № 33-36 от 15.01.2015 указал, что следует обратить внимание на то, что в п. 7.1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, так же как и в п. 7 ч. 1 ст. 81, говорится об утрате доверия к работнику. В связи с этим, необходимо отметить, п. 7 может быть применен к любому работнику, непосредственно обслуживающему денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировка, распределение и т.п.) независимо от того, в какой организации он работает. Пункт 7.1 касается работников только тех организаций, которые прямо оговорены законом. Категории работников, трудовой договор с которыми подлежит расторжению по данному пункту, определены Федеральным законом «О противодействии коррупции», ТК РФ, Указом Президента РФ от 02.04.2013 года № 309 «О мерах по реализации отдельных положений Федерального закона «О противодействии коррупции» гражданами, претендующими на замещение должностей в государственных корпорациях (компаниях), иных организациях, созданных на основании федеральных законов, назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Президентом Российской Федерации, и лицами, замещающими указанные должности»; Постановлением Правительства РФ от 22.07.2013 года № 613 «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, и работниками, замещающими должности в этих организациях, сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, проверке достоверности и полноты представляемых сведений и соблюдения работниками требований к служебному поведению».

В соответствии с названными актами к работникам, трудовой договор с которыми подлежит расторжению по п. 7.1 ч. 1 ст. 81 ТК, относятся, в частности, отдельные категории работников, замещающие должности:

В государственных корпорациях (компаниях), иных организациях, созданных на основании федеральных законов, назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Президентом РФ;

В организациях, создаваемых для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами, назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Президентом РФ;

В Пенсионном фонде РФ, Фонде социального страхования РФ, Федеральном фонде обязательного медицинского страхования, в государственных корпорациях (компаниях), иных организациях, созданных на основании федеральных законов, назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Правительством РФ;

В организациях, создаваемых для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами, назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Правительством РФ;

В государственных корпорациях (компаниях), в Пенсионном фонде РФ, Фонде социального страхования РФ, Федеральном фонде обязательного медицинского страхования и в иных организациях должности, включенные в специальные перечни, установленные локальными нормативными актами этих организаций.

Перечень должностей, замещаемых работниками в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, а также перечень этих организаций утверждены Постановлением Правительства РФ от 22.07.2013 года № 613.

Таким образом, перечень должностных лиц, к которым применимо основание увольнения, предусмотренное в п. 7.1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ достаточно ограничен.

Безусловно, увольнение по причине утраты доверия является исключительной формой ответственности работника за совершение неправомерных действий, повлекших причинение ущерба работодателю, причём причинённый ущерб необязательно должен носить материальный характер (в случае, если основанием увольнения является п. 7.1 ч. 1 ст. 81). Очевидно, что в такой ситуации законодатель защищает не только финансовые, но и репутационные издержки работодателей (перечень которых специально оговорен), направленные на поддержание положительного имиджа соответствующей структуры. Тем не менее, как и по любому основанию увольнения, предусмотренному действующим законодательством, соблюдение определённой процедуры играет решающую роль для признания увольнения законным в случае передачи трудового спора на рассмотрение в судебные органы. Работодателям, применяя положения указанной статьи Трудового Кодекса РФ, прежде всего необходимо определить степень виновности работника, а также возможность применения к нему именно этой меры ответственности. В противном случае, вероятность отмены данного решения судебными органами является достаточно высокой.

УФНС по Пермскому краю

В любой организации важно наладить эффективную систему документооборота. Ведь на основании первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете отражаются операции и признаются расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Но даже при соблюдении всех требований по хранению документов они могут быть утрачены.

Правила хранения документов

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Это следует из пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ). Сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом от 06.10.2000. В основном это также пятилетний срок. Исключение - кадровые документы (приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и т. д.), которые необходимо хранить в течение 75 лет. Период хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).

Обычно документации много, и нужно обеспечить ее надежное хранение. В случае налоговой проверки отсутствие даже части документов может привести к неприятностям в виде штрафов и пеней.

До того как документы будут размещены в архиве, они находятся в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных главным бухгалтером лиц. Некоторые документы, например бланки строгой отчетности, хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Во избежание утери или злоупотреблений документы собираются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными. Тогда они подшиваются в папки.

Алгоритм действий при утрате документов

Прежде всего необходимо получить официальное подтверждение происшедшего:

При пожаре - справку органа противопожарной службы (МЧС России);
- стихийном бедствии - справку территориального управления МЧС России;
- краже - справку местного управления внутренних дел;
- затоплении - акт о затоплении, подписанный собственником помещения, справка из РЭУ.

Сразу после происшествия на основании приказа руководителя организации создается комиссия по расследованию причин утраты документов. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, государственного пожарного надзора и др.

Результаты работы комиссии оформляются актом. Его утверждает руководитель организации. В нем указываются причины и последствия происшествия. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, организация обязана провести инвентаризацию (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). Порядок ее проведения установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13.06.95 № 49). По итогам инвентаризации составляется опись утраченных документов.

Если утрачены документы, подтверждающие исчисление и уплату налогов, а также отчетность, об этом в письменной форме следует уведомить налоговую инспекцию по месту учета. К заявлению прилагаются справки и акты, подтверждающие форс-мажорные обстоятельства.

Налоговый орган, получив информацию об утрате документов, может предпринять меры налогового контроля в отношении пострадавшей организации ( за соответствующий период). Следует попытаться согласовать с инспекцией сроки восстановления утраченных документов.

Восстановление документов

Во избежание негативных налоговых последствий организация должна попытаться восстановить утраченную документацию, срок хранения по которой не истек. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти.

Банковские документы. Рекомендуем в первую очередь получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщику, снятие денежных средств на оплату труда работников. Особенно важно начать восстановление «первички» с запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского (налогового) учета.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Документы выцветают

Со временем чернила бледнеют и прочесть информацию в документе становится невозможно. Обычно это случается с чеками ККТ. А ведь в них отражены стоимость и дата покупки. Кассовые чеки для целей налогообложения прибыли являются первичными учетными документами, подтверждающими фактические затраты на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг). Нечитаемый документ не может служить основанием для признания расходов при расчете налоговой базы. Рекомендуем снимать ксерокопию чека при его получении. Она заверяется подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала документа.

Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета или банковских выписок составляется перечень контрагентов, с которыми сотрудничала организация. Каждому из них отправляют письмо с просьбой предоставить копии первичных документов (договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур). Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться с письменным запросом в налоговые органы на получение выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. При отсутствии информации о нем или при невозможности определить его организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.

Документы по отчетности. При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов. Правда, не обязана выдавать налогоплательщику копии представленных им отчетов.

Учредительные документы. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица (п. 20). Указанная информация платная. Документы, подтверждающие оплату, представляются одновременно с запросом.

Собственную исходящую «первичку» и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Но даже здесь можно столкнуться со сложностями, например, при восстановлении кассовых документов. При оформлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи или найти его не представляется возможным.

Таблица. Санкции, предусмотренные Налоговым кодексом за отсутствие первичных документов

Последствия утраты документов

Полностью восстановить документы удается не всегда. Чаще всего проблемы возникают с получением копий документов от контрагента в результате его ликвидации. К сожалению, в такой ситуации налогоплательщик не освобождается от обязанности представлять необходимые первичные документы при налоговой проверке, даже если утрата произошла не по его вине, а в результате чрезвычайного происшествия. Если отсутствует «первичка», подтверждающая расходы, придется увеличить на соответствующие суммы налоговую базу по налогу на прибыль. Аналогичная ситуация и с НДС: отсутствие счетов-фактур, выставленных поставщиком, лишает налогоплательщика права на вычет «входного» НДС. Значит, организация будет вынуждена произвести перерасчеты, доплатить недостающие суммы налогов, а также штрафы и пени в бюджет, подать уточненные декларации.

Обратите внимание: налоговые органы вправе определять суммы налогов расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках. В частности, это бывает при непредставлении налоговому органу в течение более двух месяцев документов, необходимых для расчета налогов, при отсутствии учета доходов и расходов, объектов налогообложения или ведении учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги. Основанием служит подпункт 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ.

Ответственность: налоговая, административная и уголовная

За отсутствие документов организацию могут привлечь к ответственности на основании статей 120, 122 или 126 НК РФ (см. таблицу). Любая из санкций, перечисленных в этих статьях, может быть применена к организации, в которой были утрачены документы. При этом положения пунктов 1 и 3 статьи 120 и пункта 1 статьи 122 НК РФ не применяются одновременно в качестве основания для привлечения к ответственности за совершение одних и тех же неправомерных действий. Но это не исключает возможности их самостоятельного применения. Такой вывод сделан в Определении КС РФ от 18.01.2001 № 6-О.

В статье 109 НК РФ предусмотрены обстоятельства, исключающие привлечение лица к ответственности. В частности, отсутствие вины в совершении налогового преступления и совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (ст. 111 НК РФ). Правда, свою позицию об отсутствии вины организации скорее всего придется доказывать в суде. Заметим, что налоговым правонарушением признается не только противоправное деяние, но и противоправное бездействие (ст. 106 НК РФ). При судебном разбирательстве важно доказать, что все меры по восстановлению документов были предприняты. Доказательством могут служить копии запросов контрагентам на предоставление документов, почтовые квитанции, подтверждающие факт отправки писем. Законодательством предусмотрены и административные санкции. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ). Но самое серьезное наказание, вплоть до лишения свободы, установлено за уклонение от уплаты налогов (ст. 199 УК РФ).

Ни одна компания не застрахована от утраты или порчи документов, причем это может произойти не только вследствие пожара, хищения, затопления, кражи, аварии и т.п. Иногда важные документы просто теряются в силу человеческого фактора. Надо ли восстанавливать утерянные и испорченные документы? И если нужно, то как это правильно осуществить? Сделать копию, дубликат или просто выписать заново? Смущает и то, что восстановленный экземпляр старого документа явно будет отличаться от сохранившихся пожелтевших от времени бумаг - и на это сразу обратит внимание любой проверяющий.
На все эти вопросы мы ответим и расскажем, как правильно поступить в таких случаях.

Требования к наличию и обеспечению сохранности документов

Первичные учетные документы нужны под каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Факт хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).
Первичные учетные документы подтверждают расходы компании, налоговые вычеты по НДС, взаимоотношения с работниками и т.д. Они необходимы самой компании, ее работникам, собственникам бизнеса, инвесторам, банкам, проверяющим из налоговой инспекции, ФСС, ПФР, ГИТ и других контролирующих органов.
Одним из обязательных требований, которым должны отвечать произведенные организацией расходы, является требование подтверждения расходов организации документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если расход не соответствует хотя бы одному из перечисленных в п. 1 ст. 252 НК РФ требований, то такой расход для целей налогообложения не учитывается (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).
Подтверждением данных налогового учета являются (ст. 313 НК РФ):
- первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Налоговые вычеты по НДС, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур (ст. 169 НК РФ), выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Трудовое законодательство также требует оформлять отношения с работником определенными документами (например, издавать приказ о приеме работника на работу, ежегодно утверждать график отпусков (ч. 1 ст. 68, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ)). Отсутствие документов в определенных случаях будет являться нарушением трудового законодательства (к примеру, отсутствие графика отпусков, табеля учета рабочего времени), за которое на организацию и ее руководителя или на предпринимателя может быть наложен административный штраф. А некоторые первичные кадровые документы (например, расчетная ведомость) необходимы и для бухгалтерского, и для налогового учета, и для отчетности по взносам. За их отсутствие организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа.
По общему правилу организации обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Отдельные виды документов в налоговых целях должны храниться еще дольше. Например, вся первичная бухгалтерская документация, подтверждающая объем полученного организацией убытка, должна храниться в течение всего срока (10 лет), когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. п. 2, 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6, абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ, Письма Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278, от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206).
Для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо сохранить документы, которые подтверждают период ее возникновения (Письмо Минфина России от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347, Определение ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12).
Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость основных средств, нужно хранить в течение всего срока, пока организация начисляет амортизацию (Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270).
Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", далее - Закон N 212-ФЗ).
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Для большинства организаций сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а для акционерных обществ - еще и в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").
Налоговые органы, территориальные органы ФСС РФ и ПФР вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, и документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ).
Указанные документы могут быть истребованы у организации налоговыми органами и территориальными органами ФСС РФ и ПФР в случаях проведения в отношении организации камеральной, выездной и повторной выездной проверки и проведения иных контрольных мероприятий, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемой организации, и информации относительно конкретной сделки (п. п. 1, 6 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. ст. 93, 93.1 НК РФ, ст. ст. 34, 35 Закона N 212-ФЗ).
Если у организации нет возможности представить истребуемые документы, то об этом необходимо уведомить проводящий проверку налоговый орган, территориальный орган ПФР, ФСС РФ (п. 3 ст. 93 НК РФ, ч. 6 ст. 37 Закона N 212-ФЗ).
Государственные инспекторы труда имеют право запрашивать у работодателей и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций (ст. 357 ТК РФ).

Обратите внимание! Истребовать документы (информацию) в порядке ст. 93.1 НК РФ можно не только у юридического, но и у физического лица, т.е. у работников организации (Письма Минфина России от 18.07.2012 N 03-02-08/58, ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ (п. 12)). За непредставление документов предусмотрен штраф 5000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ). В общем случае у работников на руках могут быть лишь справки о доходах по форме 2-НДФЛ и прочие подтверждающие получение доходов документы. Но они могут обладать интересующей налоговых инспекторов информацией - о самом работодателе, его контрагентах, о выплате зарплаты в конвертах и т.д. Так что если в организации проводится проверка, то лучше предупредить работников о таком развитии событий. Если они получили подобное требование, то пусть лучше посоветуются с работодателем, что именно ответить ИФНС - представить ей какую-то подтверждающую информацию или уклончиво ответить, что никакими документами и интересующими данными они не располагают.

Отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета является одним из грубых нарушений правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа по ст. 120 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
За такое грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в следующем размере:
- 10 000 руб., если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
- 30 000 руб., если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ).
Если же в результате отсутствия первичных учетных документов произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120, п. 1 ст. 122, ст. 123 НК РФ).
Непредставление в установленный срок организацией в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных законодательством о налогах и сборах РФ, при отсутствии признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. ст. 119, 129.4, 129.6 НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Если работодатель отказался представить в территориальные органы ПФР или ФСС РФ затребованные ими документы (копии документов), на него может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).
Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
При этом за организацию хранения документов бухгалтерского учета отвечает не главный бухгалтер, а руководитель организации (ч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
На руководителя организации может быть наложен административный штраф (примечание к ст. 2.4, ст. 15.11, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ):
- в размере от 2000 до 3000 руб. - за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов;
- в размере от 300 руб. до 500 руб. - за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС.
В то же время руководитель может передать свои полномочия сотруднику организации путем оформления соответствующего приказа (распоряжения). В этом случае уполномоченный сотрудник также будет отвечать за нарушение порядка хранения документации.

Надо ли восстанавливать документы?

Действующее законодательство не предусматривает обязанности восстанавливать утраченные документы. Как отмечено выше, в силу пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Истребуемые налоговым органом документы представляются с учетом положения, предусмотренного п. 5 ст. 93 НК РФ, согласно которому налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также в случае, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.
В ходе проведения налогового мониторинга налоговая инспекция не вправе истребовать у организации документы, ранее представленные в налоговый орган в виде заверенных организацией копий (п. 6 ст. 105.29 НК РФ).
Тем не менее контролирующие органы считают, что в целях обеспечения исполнения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, утраченные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, должны быть восстановлены, в том числе и когда утраченные документы уже были проверены налоговой инспекцией (Письма Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 14.08.2013 N АС-4-3/14759@), от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288, от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191, УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).
Организацию нельзя привлечь к налоговой ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если она может подтвердить, что они утрачены по не зависящим от нее обстоятельствам.
Судьи поддерживают организации, если налоговый орган истребует документы, которых у них нет в силу объективных обстоятельств, и признают причины утраты документов уважительными в следующих случаях:
- при пожаре - Постановления ФАС Московского округа от 22.10.2012 по делу N А41-31823/10, ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2012 по делу N А17-6025/2010, ФАС Московского округа от 25.10.2011 по делу N А40-151885/10-115-666, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 по делу N А32-47682/2009;
- из-за залива помещений, где хранились документы, - Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 28.12.2011 по делу N А32-6904/2010, от 08.12.2010 по делу N А63-16697/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14) по делу N А67-3461/07;
- в связи с переездом - Постановления ФАС Уральского округа от 29.02.2012 N Ф09-332/12 по делу N А07-5519/11, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 по делу N А32-7746/2010-58/156;
- при краже - Постановления ФАС Центрального округа от 19.03.2012 по делу N А23-1222/2011ДСП, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 по делу N А27-6824/2010;
- по вине недобросовестных действий компании, осуществлявшей бухгалтерский и налоговый учет - Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 по делу N А45-9482/2010.
Судьи разъясняют, что ответственность за правонарушение, предусмотренное п. 1 ст. 126 НК РФ, может быть применена только в том случае, если запрашиваемые документы имелись в наличии у налогоплательщика, а также у него была реальная возможность представить их в указанный срок.
Если имеются объективные причины отсутствия документов (пожар, хищение, авария, изъятие правоохранительными органами), то неважно, по какой статье организацию оштрафовали (по ст. 120 или по ст. 126 НК РФ), оспорить штраф можно в суде (Постановления ФАС Московского округа от 14.06.2013 по делу N А40-111468/12-20-575, от 26.11.2012 по делу N А40-32265/12-140-155; ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 по делу N А27-6824/2010; ФАС Поволжского округа от 01.09.2011 по делу N А55-22694/2010; ФАС Северо-Кавказского округа от 05.04.2013 по делу N А32-4116/2011). Отсутствие вины организации будет подтверждаться справкой соответствующего государственного органа, перепиской с контрагентами по вопросу восстановления утраченных документов и т.п. (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.08.2012 N 09АП-20494/2012-АК по делу N А40-32265/12-140-155, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2011 N 18АП-5547/2011 по делу N А34-6199/2010, ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.2009 по делу N А17-6799/2008).
При получении требования о представлении документов, которых у организации нет в силу объективных причин, нужно уведомить налоговую инспекцию об отсутствии запрошенных документов и причинах их отсутствия. К уведомлению необходимо приложить копии документов, которыми организация может подтвердить причины отсутствия истребуемых документов (акт о пожаре, справку о краже и т.п.). Сделать это надо в первый рабочий день после получения требования ИФНС (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ).
Однако во избежание конфликтов с проверяющими из ИФНС, ФСС РФ, ПФР, ГИТ мы все-таки рекомендуем организации принять все возможные меры по восстановлению утраченных документов, причем независимо от причин утраты.
Во-первых, при отсутствии документов по любым причинам ни у проверяющих из ИФНС, ФСС РФ, ПФР, ГИТ, ни у суда не будет оснований для того, чтобы убедиться в обоснованности позиции организации, поверить в правильность расчетов по налогам, страховым взносам или освободить от ответственности за их непредставление.
Самое неприятное - это не штрафы за отсутствие (ст. 120 НК РФ) или непредставление первичных учетных документов (ст. 126 НК РФ), которые при определенных обстоятельствах еще можно оспорить. Дело в том, что, если организация не сможет подтвердить документами произведенные расходы, проверяющие доначислят ей налог на прибыль или налог при УСНО, снимут вычеты по НДС, оштрафуют организацию за их неуплату по ст. 122 НК РФ, начислят пени по ст. 75 НК РФ. А суд может признать такие действия налогового органа правомерными (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 17.06.2013 по делу N А21-4194/2012, от 02.04.2013 по делу N А56-24479/2012, ФАС Центрального округа от 04.06.2013 по делу N А35-1143/2012).
Например, суд исходя из норм ст. ст. 252, 255 НК РФ посчитал неправомерным включение обществом в расходы по налогу на прибыль выплаченной директору М. заработной платы, так как документально не подтверждено фактическое исполнение М. трудовых обязанностей. М. назначена директором общества по решению единственного участника, проживала в Канаде и обязанности руководителя на основании доверенности исполняла ее мать.
По табелю учета рабочего времени М. в течение года работала каждый рабочий день по восемь часов. Из пояснений матери М. следует, что вопросы, касающиеся деятельности общества, М. решала по телефону, при этом М. звонила в организацию один раз в месяц. Заработную плату М. по доверенности ежемесячно получала ее мать. Учитывая, что М. фактически не исполняла трудовые обязанности в течение рабочего дня по восемь часов и нет доказательств, подтверждающих руководство М. деятельностью общества, суд не принял в качестве доказательств обоснованности расходов представленные обществом документы (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.08.2009 N Ф04-5161/2009(13429-А46-26), Ф04-5161/2009(20351-А46-26) по делу N А46-24100/2008).
Во-вторых, даже попытка восстановления документов (издание соответствующего приказа) поможет организации выиграть налоговый спор. Так, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.01.2010 по делу N А55-10367/2009 суд сделал вывод о том, что совокупность представленных доказательств не свидетельствует о получении обществом необоснованной налоговой выгоды. Утрата и невосстановление первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, произошли не в результате виновных действий налогоплательщика, а обусловлены чрезвычайными, непреодолимыми обстоятельствами. Судьи указали, что налогоплательщик предпринял меры к восстановлению утраченных документов, однако это не представилось возможным, поскольку контрагент был исключен из ЕГРЮЛ.
Поэтому утраченные документы все-таки лучше восстанавливать.

Пример 1. Компания утратила много первичных документов о расходах по сделкам с одним контрагентом сначала из-за пожара, потом из-за залива по причине неисправности кровли крыши. Налоговые инспекторы отказали в учете затрат, а в утрате документов обвинили саму компанию.
Судьи разъяснили, что при утрате первичных учетных документов инспекторы должны применять расчетный метод. То есть определять налоговые обязательства компании, сравнивая ее показатели с данными других организаций. Нельзя было просто отказывать в учете затрат. Кроме того, справка пожарной службы и акт о причинах залива доказывали, что компания не виновна в этих происшествиях (Постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 N Ф05-2554/2013 по делу N А40-136320/12-140-970).

Пример 2. Компаниям нужно хранить переписку с контрагентами, квитанции о направлении писем по поводу восстановления утраченных первичных учетных документов и счетов-фактур, поскольку это может пригодиться в случае налоговой проверки.
В Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 02.10.2014 N Ф05-9972/14 по делу N А40-41982/13 судьи поддержали доначисления НДС на сумму более 100 млн руб. Компания не смогла представить счета-фактуры на проверку и объяснила, что их похитили. Восстановленные счета-фактуры она представила уже в суд. Но судьи не приняли их, так как некоторые контрагенты на момент восстановления документов уже были ликвидированы, другие не подтвердили, что компания к ним обращалась. А у самой организации не сохранилось никаких доказательств совершения действий по восстановлению документов: переписки с контрагентами, квитанций о направлении им писем и др.
Поэтому, чтобы избежать налоговых споров, все запросы контрагентам о выдаче дубликатов первичных учетных документов надо направлять только в письменном виде по почте, факсу или электронной почте.

Какие документы нужно восстанавливать?

Восстанавливать нужно только те документы, срок хранения которых не истек.
Как сказано в Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.
Поскольку в случае утраты документов организацию, прежде всего, интересуют негативные налоговые последствия (невозможность документально подтвердить расходы, право на вычеты НДС, как следствие, взыскание недоимки по налогам, страховым взносам, начисление штрафов и пени), то в обязательном порядке необходимо восстановить только документы, относящиеся к периодам, которые могут быть охвачены налоговой проверкой или проверкой внебюджетных фондов (если такие проверки еще не проводились), а это по общему правилу 3 календарных года, предшествующие году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ, ч. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ). Ведь обосновать правомерность применения налоговых вычетов по НДС и учета расходов в целях налогообложения должен именно налогоплательщик (п. 1 ст. 252 НК РФ, Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10963/06).
Если же восстановление документов невозможно, налоговые инспекторы исключат расходы при исчислении налога на прибыль (единого налога при УСН) и снимут налоговые вычеты по НДС как документально неподтвержденные, взыщут недоимку по налогам, начислят штрафы и пени.
Целесообразность восстановления остальных документов руководство организации решает по своему усмотрению.

Порядок действий при восстановлении документов

Правила восстановления утраченных документов законодательством не установлены (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.06.2013 N 09АП-18970/2013 по делу N А40-150069/12).
На практике процедура действий по восстановлению документов по общему правилу включает в себя следующие шаги.

Шаг 1. Документальное подтверждение факта утраты документов

При утрате документов в случае чрезвычайного происшествия (стихийного бедствия, пожара, похищения, аварии и т.д.), вызванного экстремальными условиями, необходимо получить документальное подтверждение того факта, что данное событие имело место. Например, таким документами могут быть:
- при пожаре - акт о пожаре, составленный руководителем тушения пожара из подразделения ФПС МЧС России, в котором указывается в том числе количество поврежденных пожаром строений, помещений, техники и условия, способствовавшие развитию пожара; или протокол осмотра места происшествия по делу о пожаре; или справка ФПС МЧС России; а также акт инвентаризации, фиксирующий стоимость утраченного имущества (Приложение N 2 Порядка тушения пожаров подразделениями пожарной охраны, утвержденного Приказом МЧС России от 31.03.2011 N 156, Письма Минфина России от 24.09.2007 N 03-03-06/1/691, УФНС России по г. Москве от 25.06.2009 N 16-15/065190, от 23.10.2006 N 20-12/92773).

Обратите внимание! Кроме того, организация должна документально подтвердить, что причинами ущерба являются обстоятельства объективного характера, например, что документы уничтожены, поскольку находились именно в зоне пожара, или вследствие того, что бухгалтерия и отдел кадров располагались в помещении, непосредственно прилегающем к очагу пожара (Письмо УФНС России по г. Москве от 23.10.2006 N 20-12/92773, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.05.2006 N А19-18229/05-43-Ф02-1919/06-С1 по делу N А19-18229/05-43, ФАС Московского округа от 26.02.2008 N КА-А40/596-08 по делу N А40-35716/07-75-212);

При заливе помещении, где хранились документы, - справка о затоплении от коммунальной службы или от собственника здания в случае аренды помещений, справка о наводнении от МЧС России и Гидрометцентра, подтверждающая факт наступления наводнения;
- при краже - справка из полиции о факте хищения имущества и документов, талон-уведомление о приеме и регистрации заявления (Приложение N 5 Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в территориальных органах МВД России заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях, утвержденной Приказом МВД России от 29.08.2014 N 736).
При утрате документов в отсутствие чрезвычайных обстоятельств надо затребовать у работника, потерявшего документ, письменное объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Шаг 2. Создание комиссии по расследованию причин пропажи, гибели документов

При утрате первичных учетных документов руководитель организации обязан создать комиссию по расследованию причин их пропажи, гибели. При необходимости для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Такой порядок предусмотрен п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, которое все еще действует в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ (ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Указанный порядок действий предусмотрен для случаев утраты первичных учетных документов. Но руководствоваться им целесообразно также при повреждении или утрате других видов документов, так как иных правил не установлено.
Создание комиссии оформляется приказом по организации.

Обратите внимание! Формы, которые содержались в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, далеко не все являлись первичными учетными документами. А Закон N 402-ФЗ предъявляет требования исключительно к первичным учетным документам. К ним относятся документы, которые оформляют факт хозяйственной жизни. В свою очередь, факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете связывается с изменением финансового состояния организации (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Поэтому если оформляется операция, которая приводит к изменению финансового состояния организации, то в этом случае первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Закона N 402-ФЗ.
Например, из всех документов, которыми оформляется служебная командировка, единственным первичным учетным документом является авансовый отчет. Только признание руководителем организации реальной задолженности перед командированным работником суммы, которая истрачена им в командировке и отражена в авансовом отчете, меняет финансовое состояние организации. А сам приказ о направлении работника в командировку никак не влияет на финансовое положение организации, он только предшествует факту хозяйственной жизни.

Шаг 3 (только для чрезвычайных ситуаций). Проведение обязательной инвентаризации

При возникновении чрезвычайных ситуаций (хищения, стихийного бедствия, пожара, аварии и др.), вызванных экстремальными условиями, организация обязана провести инвентаризацию (ч. 3 ст. 11, ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).
Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Комиссия проводит обязательную инвентаризацию сохранившихся документов и составляет перечень тех, которые утрачены или повреждены. Если утрата (порча) документов не связана с чрезвычайными обстоятельствами, их инвентаризацию проводить не обязательно, но ее можно провести в добровольном порядке (ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). При этом не стоит проводить обычную инвентаризацию, если организации известно, какие конкретные документы утрачены или есть опись документов из пропавшей папки.

Шаг 4. Оформление акта

После установления причин утраты (порчи) документов комиссия по результатам своей работы составляет акт, который утверждает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием в нем состава комиссии, перечня утраченных документов и причин их утраты.

Шаг 5. Восстановление документов

Внешние первичные учетные документы восстанавливаются путем направления запросов в адрес банков, обслуживающих вашу организацию, и ваших контрагентов с просьбой предоставить вам копии выписок по банковским счетам вашей компании и копии платежных поручений, а также дубликаты договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур и т.д. Обычно такая услуга и у банков, и у некоторых деловых партнеров платная.
Собственные внешние и внутренние первичные учетные документы, которые хранятся в бухгалтерской программе, в программе "зарплата и кадры", нужно заново распечатать и подписать.
Восстановление документа производится путем оформления (Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 (п. 1)):
- или заверенной копии оригинала документа;
- или дубликата документа.
Порядок оформления копий документов регламентирован пп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Госстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, и п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (Письма Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122).
Согласно указанным нормам копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, а заверенной копией документа признается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Напомним, что с 07.04.2015 общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества не обязаны иметь круглую печать (Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ). С этой же даты сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества, отсутствие такой информации свидетельствует о том, что у юридического лица нет печати.
В то же время указанный порядок является рекомендованным, но необязательным (абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Поэтому заверительная надпись может выглядеть иначе и располагаться в любом свободном поле документа.
Арбитражная практика подтверждает, что налогоплательщик при утрате первичных документов также может подтвердить свои расходы их восстановленными копиями, в частности:
- при утрате первичных документов налогоплательщик для подтверждения расходов вправе представить в суд для оценки их восстановленные копии. Кроме того, подтвердить расходы можно копиями других документов, в частности счетов-фактур (Постановление ФАС Московского округа от 16.11.2012 по делу N А40-41130/11-91-180);
- налогоплательщик не представил ряд первичных документов в ходе выездной проверки в связи с их утратой при переезде в другой офис. Однако вместе с апелляционной жалобой в вышестоящий налоговый орган налогоплательщик представил восстановленные копии документов. Налоговый орган отказал в расходах, сославшись на то, что копии документов не заверены в соответствии с п. п. 3.22 и 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003. Суд указал, что законодательство о налогах и сборах не содержит запрета на подтверждение расходов копиями первичных документов (Постановление ФАС Московского округа от 19.01.2012 по делу N А40-33539/11-99-146).
Дубликат документа - это повторный экземпляр подлинника документа (пп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Так что не путайте заверенную копию документа с его дубликатом. Дубликат приравнивается к оригиналу.
Даже если восстановленные документы будут иметь вполне объяснимые недостатки в оформлении (например, из-за увольнения лиц, подписавших оригиналы, восстановленные документы подписаны другими лицами; из-за расхождения номеров первичных учетных документов, указанных в них и отраженных в регистрах налогового и бухгалтерского учета, связанного с ведением бухучета в системе 1 С-Бухгалтерия (версия 7.7), которая автоматически (по порядку) нумерует данные документы), то суд примет их в качестве доказательств правоты организации (Постановления ФАС Московского округа от 09.02.2009 N КА-А40/80-09 по делу N А40-15235/08-140-47, оставлено в силе Определением ВАС РФ от 20.04.2009 N 4405/09, Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.06.2013 N 09АП-18970/2013 по делу N А40-150069/12).

Пример 3. В августе 2015 г. при переезде в другое здание компания потеряла часть приказов по приему и увольнению работников за 2013 г. При этом в личных делах работников сохранились копии таких документов.
Во избежание споров как с проверяющими, так и с самими работниками лучше восстанавливать оригиналы потерянных приказов, даже при наличии их копий.
Дело в том, что срок хранения приказов по личному составу не менее 75 лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", п. "б" ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Так что копии приказов надо заменить дубликатами.
Для восстановления документов надо провести служебное расследование для установления причин и обстоятельств, которые привели к потере документов, отразить факт их утраты в акте, указав весь перечень утраченных приказов, их состав, период, за который они составлены. Потом приказом по организации назначить комиссию или отдельного сотрудника, ответственных за восстановление документов с указанием сроков такой работы.

Таков общий порядок восстановления первичных учетных документов, в числе которых очень много первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.