Обеспечение сохранности документов учебные пособия. Как восстановить несохраненный документ
Реквизит "срок хранения" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанном в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения дела.
По срокам хранения документы делятся на документы
· Временного (до 10 лет) хранения; Допускается
O хранить в скоросшивателях,
O не проводить пересистематизацию документов в деле,
O листы дела не нумеровать,
O заверительные надписи не составлять.
· Долговременного (>10 лет) хранения;
· Постоянного хранения.
O На делах постоянного хранения пишется "хранить постоянно".
O Архивный номер дела на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей (до этого он проставляется карандашом).
O На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
O Подлежат гос. хранению и передаются в соответствующие гос. архивы, установленные положением.
O По окончании года в надписи на обложках дел вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
O Составляется внутренняя опись документов дела для учета документов определенных категорий Постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения ,
§ учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела),
§ если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, к ней составляется итоговая запись, в которой указывается цифрой и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. В. О. подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного чтения текста всех документов.
Оперативное хранение .
С момента заведения и до передачи в архив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.
За сохранность документов и дел отвечают руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.
Дела хранятся в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих их от пыли и солнечного света.
Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течении 2х лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурного подразделения на срок не более 1 месяца, по истечении этого срока дело должно быть возвращено на место.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя.
Изъятие документов из дел Постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Передача дел в архив.
В архив организации передаются дела Постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача производится по описям. Передаются по истечении двух лет.
При передаче дел в архив федерального органа исполнительной власти устраняются все найденные в деле недостатки.
Дела Временного хранения (до 10 лет) передаче в архив организации, как правило, не подлежат. По истечении сроков хранения они уничтожаются в установленном порядке.
В случае ликвидации/реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Для организации проведения работ по определению срока хранения и отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представителя соответствующего архивного учреждения.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службы порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации. Организуют экспертизу ценностей документов и осуществляют контроль над его проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в гос. архивы.
В своей работе экспертная комиссия руководствуется основными положениями ЕГСДОУ (единый государственный стандарт), правилами, инструкциями и указаниями главного архивного управления, нормативными и распорядительными документами руководствующего органа в своей ведомственной системе.
Для документов министерств, ведомств и других организаций срок хранения – 15 лет.
Для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения – 10 лет.
Для документов организаций районного и городского подчинения – 5 лет; для научно-технической организации – до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.
По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение передается в государственные архивы.
Документы, отобранные экспортной комиссией, на постоянное или длительное хранение описываются в соответствии с установленными требованиями описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в гос. архив в качестве контрольного документа. После утверждения описи архивным органом, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения, за период времени соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляются актами, утвержденными руководителями организации. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
Долгая и кропотливая работа над документом может быть сведена на нет одним неосторожным нажатием кнопки или сбоем в системе. Однако несохраненные документы можно восстановить, и при этом разными способами. Достаточно выполнить шаги, описанные в инструкции ниже.
Вы по ошибке отказались от сохранения документа и закрыли его? Не паникуйте. Сразу же перезагрузите компьютер для предотвращения перезаписи данных. Откройте Word, и вы увидите слева список несохраненных документов. Выберите наиболее полную или последнюю версию документа, скопируйте данные и сохраните их. Если предыдущий способ не сработал, проверьте, включено ли у вас автосохранение. Для этого выберите «Сервис» – «Параметры» – «Сохранение». Укажите периодичность автоматического сохранения. Дополнительно вы можете задать функцию резервного копирования для сохранения данных до последнего изменения. Выполните эти шаги, чтобы обезопасить себя от потерь в будущем.
Вы можете воспользоваться поиском для обнаружения временных или резервных копий документов. Для этого нажмите комбинацию клавиш Win+F и введите в строке поиска искомые расширения: *.tmp для временных файлов или *.asd для резервных копий. Укажите область поиска – «Мой компьютер». В фильтре поиска выберите дату изменения документа, например, текущее число. Откройте найденные файлы в Word через «Открыть» – тип файлов: «все файлы». Сохраните восстановленные данные. Иногда Word сохраняет временные файлы с именем, начинающимся с тильды ~ . Если поиск по расширениям из предыдущего пункта не дал результата, измените параметры на ~*.* Отыщите документ с вашим названием, задав сортировку по типу. Если ни один вариант не сработал, есть небольшой шанс восстановить документ специальными программами. Одной из таких является EaseUS Data Recovery Wizard Free . Скачать ее можно . При установке не выбирайте диск, на котором будете восстанавливать данные, иначе остатки файлов могут быть затерты.Примечание: Если одна из папок скрыта (например, AppData), нажмите в проводнике «Упорядочить» – «Параметры папок» – «Вид» и выберите функцию «Показывать скрытые файлы, папки и диски». Теперь вы можете открыть через Word любую скрытую папку.
Следует учесть, что файлы с расширением *.asd удаляются при корректном закрытии редактора, но сохраняются при сбое в системе. Поэтому, по ошибке закрыв программу без сохранения, вы вряд ли обнаружите эту копию документа. В этом случае поможет описанный выше шаг – включении функции резервного копирования в параметрах Word. Не жалейте времени на настройки, указывая периодичность автосохранения и подключая другие полезные функции. Во многих случаях намного легче предотвратить потерю данных, чем потом их восстанавливать.
Транскрипт
1 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебного курса «Обеспечение сохранности документов» обеспечить студента необходимыми навыками работы по обеспечению сохранности документов. Задача: раскрыть систему документационного обеспечения управления; показать особенности делопроизводства на современном этапе. 2. Место дисциплины в структуре ООП: Учебная дисциплина «Обеспечение сохранности документов» относится к профессиональным дисциплинам обязательной части циклов ООП начального профессионального образования. Изучение данной дисциплины дает возможность приобрести необходимые навыки и знания по обеспечению сохранности документов. Дисциплина изучается в 1, 2 полугодиях. Изучение дисциплины «Обеспечение сохранности документов» является необходимым для последующего освоения теоретических дисциплин и практик: «Организация и нормативно-правовые основы архивного дела», «Документационное обеспечение деятельности организации», и др. 3. Требования к результатам освоения дисциплины: Учащийся должен обладать следующими компетенциями: ПК 2.1. Формировать дела. ПК 2.6. Обеспечивать сохранность архивных документов в организации. ПК 2.3. Систематизировать и хранить документы текущего архива. ПК 2.4. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации. ПК 2.2. Обеспечивать быстрый поиск документов по научно-справочному аппарату (картотекам) организации. В результате изучения дисциплины «Обеспечение сохранности документов» учащийся должен Знать: основные положения Единой государственной системы делопроизводства; виды, функции документов, правила их составления и оформления; порядок документирования информационно-справочных материалов Уметь: систематизировать и хранить документы текущего архива; формировать справочный аппарат, обеспечивающий быстрый поиск документов; осуществлять экспертизу документов, готовить и передавать документальные материалы на хранение в архи Владеть: практическим опытом документирования и документационной обработки документов канцелярии и архива; практическим опытом обеспечения сохранности документов. 4. Объем дисциплины и виды учебной работы Всего часов Вид учебной работы / зачетных единиц Максимальная учебная нагрузка 226 Семестры 1 2
2 Аудиторные занятия (всего) В том числе: лекции практические занятия (ПЗ) семинары (С) лабораторные работы (ЛР) Самостоятельная работа (всего) В том числе: курсовой проект (работа) расчетно-графические работы реферат Другие виды самостоятельной работы Освоение рекомендованной литературы, подготовка к занятиям Вид промежуточной аттестации (зачет, экзамен) Общая трудоемкость часы 152 дисциплины зачетные единицы 8 зачет 5 Содержание дисциплины 5. 1 Содержание разделов дисциплины п/п 1 2 Наименование раздела дисциплины Организация работы с документами Составление номенклатуры дел Содержание раздела Понятие документооборота, документопотока и их основные этапы. Группы документов в документальном обеспечении предприятия: поступающие и отправляемые (входящие и исходящие), внутренние; их особенности. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. Порядок обработки отправляемых документов. Виды операций по обработке документов. Организация рационального движения документов внутри организации. Обработка исполненных и отправляемых документов. Порядок регистрации документов с грифом "КТ" или "Конфиденциально". Анализ структуры документооборота. Методы учета и сокрещения документооборота. Учет количества и качества документов организации. Сокращение объема документооборота. Основные факторы, совершенствующие работу с документами. Общее понятие о номенклатуре дел; основные составляющие номенклатуры дел. Назначение работы по составлению номенклатуры дел. Нормативные документы и методические материалы, используемые для составления номенклатуры дел. Индивидуальная номенклатура дел, сводная номенклатура дел, типовая и примерная номенклатура дел; их особенности. Форма номенклатуры дел предприятия (организации). Разделы номенклатуры дел. Заголовки дел; их систематизация.
3 3 Формирование дел 4 5 Систематизация и обеспечение сохранности документной информации Организация хранения документов в архивах Порядок расположения; требования к наименованиям, формулировкам; составляющие элементы. Правила ведения дел. Порядок внесения дополнений, уточнений. Использование номенклатуры дел и хранение. Преимущества ведения номенклатуры дел с помощью персонального компьютера. Формирование дел; определение; назначение и роль в организации делопроизводства. Нормативные документы для организации работы по формированию дел. Инструкция по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы; ее назначение, порядок разработки. Группировка дел; специфика формирования отдельных категорий дел. Требования к документам, формируемым в дело. Виды документов, формируемых в самостоятельное дело. Порядок расположения документов в деле. Специфика систематизации отдельных категорий документов. Особенности формирования дел с перепиской. Способы оформления дел; используемые папки; оформление обложки дела Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия, организаций, фирм. Внутренняя опись документов дела; назначение; форма. Карта-заменитель; лист-заменитель; их назначение и форма. Правила выдачи и изъятия отдельных документов дела. Архив предприятия; его назначение. Задачи архива. Требования к помещению для архива; оснащение архива. Понятие об оптимальном сроке использования документов в делопроизводстве. Комиссия по определению срока хранения конкретных дел; ее состав и полномочия. Основные принципы установления сроков хранения дел. Документы, относящиеся к категории документов долговременного хранения. Документы, подлежащие уничтожению; форма акта о выделении документов к уничтожению. Порядок уничтожения документов дел. Особенности хранения бухгалтерских документов. Правила оформления дел для архивного хранения. Прием и передача дел в архив; порядок осуществления. Опись документов; порядок составления. Журналы регистрации, регистрационные картотеки на документы; их назначение. Передача документов долговременного и постоянного хранения на договорной основе. Комплектование архивов. Особенности комплектования государственных архивов. Особенности комплектования ведомственных архивов. Учет и обеспечение сохранности документальных материалов. Понятие и задачи учета архивных материалов. Единицы учета архивных документов. Книга поступлений документов. Список фондов. Лист фонда. Карточный указатель к листам фондов. Опись. Паспорт архива. Карточка фонда. Цели и периодичность проверки наличия и состояния архивных материалов. Проверка наличия (состояния) дел. реставрация архивного
4 6 7 8 Экспертиза ценности документов Система научносправочного аппарата к документам архива Использование архивных документов документа. Учет документов в архивах с переменным составом и ведомственных архивах. Обеспечение сохранности архивных документов. Система мер по организации хранения. Требования к обустройству архивохранилищ. Топографические указатели. Режимы хранения документов. Принципы экспертизы и критерии ценности документов. Цель экспертизы ценности документов. Критерии оценки происхождения документа. История развития экспертизы ценности архивных материалов. Критерии отбора документов на хранение. Основных принципов оценки материалов: значимость фондообразователя, значение содержания документов, повторяемость информации; время и место возникновения документов; их юридическая сила, а также внешние особенности. Ценность архивного документа. Авторская принадлежность. Подлинность и копийность документов. Дублетность документов. Физическое состояние документа. Языковые или художественные особенности документа. Критерии оценки кинофотофонодокументов. Критерии оценки типовых категорий документальных материалов. Выделение материалов, не подлежащих хранению (выделение документов к уничтожению). Проведение экспертизы ценности архивных материалов. Функции экспертных и центральных экспертных комиссий. Функции центральной экспертной комиссии. Функции экспертных комиссий государственных архивов с постоянным составом документов. Функции экспертно-проверочных комиссий. Функции центральной экспертно-проверочной комиссии. Непосредственное осуществление экспертизы ценности документов. Обработка архивных документов. Научнотехническая обработка документальных материалов. Описание архивных материалов. Единица хранения архивных документов. Создание научно-справочного аппарата. Путеводитель по архиву. Историческая справка к архивному фонду. Списки и указатели фондов. Описи и реестр описи. Каталоги. Тематические обзоры документальных материалов. Виды информационных документов: информационное сообщение (информационное письмо); справка-ориентировка; тематический перечень; список-справочник; тематическая справка; обзоры, путеводители, описи, каталоги и т.д. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива. Основные функции системы и задачи. Использование в архивах. Гипертекстовые справочники. Формы и порядок использования архивных документов. Доступ к архивным документам. Архивная справка: тематическая, биографическая. Архивная копия. Архивная выписка. Использование документов ведомственных архивов. Исполнение запросов граждан и
5 организаций социально-правового характера. Право граждан на доступ к документированной информации о них. Организация учета работы архива по использованию документов. Порядок выдачи дел из архива. Cроки нахождения дел во временном пользовании. Книга выдачи дел из хранилища. Карта-заместитель дела. Прием-передача дел при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) организации. Правила приема-передачи дел. Назначение комиссии по приемупередаче дел. Составление акта. 5.2 Разделы дисциплины и междисциплинарные связи с последующими дисциплинами п/п 1 2 Наименование последующих дисциплин Организация и нормативно-правовые основы архивного дела Документационное обеспечение деятельности организации разделов данной дисциплины, необходимых для изучения последующих дисциплин Лабораторный практикум - не предусмотрен. 7. Примерный перечень контрольных вопросов и заданий для самостоятельной работы 1. Понятие документооборота. 2. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 3. Порядок обработки отправляемых документов. 4. Организация рационального движения документов внутри организации. 5. Анализ структуры документооборота. 6. Составление номенклатуры дел. 7. Заголовки дел; их систематизация. 8. Правила ведения дел. 9. Использование номенклатуры дел и хранение. 10. Формирование дел. 11. Нормативные документы для организации работы по формированию дел. 12. Группировка дел. 13. Специфика формирования отдельных категорий дел. 14. Требования к документам, формируемым в дело. 15. Виды документов, формируемых в самостоятельное дело. 16. Порядок расположения документов в деле. 17. Специфика систематизации отдельных категорий документов. 18. Особенности формирования дел с перепиской. 19. Способы оформления дел. 20. Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия, организаций, фирм. 21. Комплектование архивов. 22. Обеспечение сохранности архивных документов. 23. Принципы экспертизы и критерии ценности документов.
6 24. Проведение экспертизы ценности архивных материалов. 25. Обработка архивных документов. 26. Формы и порядок использования архивных документов. 8. Примерный перечень тем рефератов, курсовых работ и эссе 1. Понятие документооборота. 2. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 3. Порядок обработки отправляемых документов. 4. Организация рационального движения документов внутри организации. 5. Анализ структуры документооборота. 6. Составление номенклатуры дел. 7. Заголовки дел; их систематизация. 8. Правила ведения дел. 9. Использование номенклатуры дел и хранение. 10. Формирование дел. 11. Нормативные документы для организации работы по формированию дел. 12. Группировка дел. 13. Специфика формирования отдельных категорий дел. 14. Требования к документам, формируемым в дело. 15. Виды документов, формируемых в самостоятельное дело. 16. Порядок расположения документов в деле. 17. Специфика систематизации отдельных категорий документов. 18. Особенности формирования дел с перепиской. 19. Способы оформления дел. 20. Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия, организаций, фирм. 21. Комплектование архивов. 22. Обеспечение сохранности архивных документов. 23. Принципы экспертизы и критерии ценности документов. 24. Проведение экспертизы ценности архивных материалов. 25. Обработка архивных документов. 26. Формы и порядок использования архивных документов. 9. Примерный перечень вопросов к экзамену (зачету) по дисциплине 1. Понятие документооборота. 2. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 3. Порядок обработки отправляемых документов. 4. Организация рационального движения документов внутри организации. 5. Анализ структуры документооборота. 6. Составление номенклатуры дел. 7. Заголовки дел; их систематизация. 8. Правила ведения дел. 9. Использование номенклатуры дел и хранение. 10. Формирование дел. 11. Нормативные документы для организации работы по формированию дел. 12. Группировка дел. 13. Специфика формирования отдельных категорий дел. 14. Требования к документам, формируемым в дело. 15. Виды документов, формируемых в самостоятельное дело. 16. Порядок расположения документов в деле. 17. Специфика систематизации отдельных категорий документов. 18. Особенности формирования дел с перепиской.
7 19. Способы оформления дел. 20. Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия, организаций, фирм. 21. Комплектование архивов. 22. Обеспечение сохранности архивных документов. 23. Принципы экспертизы и критерии ценности документов. 24. Проведение экспертизы ценности архивных материалов. 25. Обработка архивных документов. 26. Формы и порядок использования архивных документов. 10. Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины: а) основная литература 1. Захаров, Н.Л. Организационное поведение государственных служащих. [Текст]: учебное пособие / Н.Л. Захаров - М.: ИНФРА-М, Черепанова, Н. В. История развития делопроизводства в России. [Электоронный ресурс] : рабочий учебник / Н.В.Черепанова Черепанова, Н. В. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов [Электоронный ресурс] : рабочий учебник / Н.В.Черепанова Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе. [Текст] : учебник / Ш. А. Янкович. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, б) дополнительная литература 1. Алексеева Е. В. Архивоведение: учебник для учреждений начального проф. образования [Текст] : учебник / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; под ред. В. П. Козлова М.: Академия, Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р) [Текст] : учебное пособие / М.И.Басаков - М. : Дашков и К, Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебник / А.С.Гринберг - М. : Юнити-Дана, Делопроизводство [Текст]: учебник для начального профессионального образования [Текст] : учебное пособие / Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Емышева Е.М. М.: Форум, Документационное обеспечение управления (делопроизводство) [Текст] : учебное пособие / Т.А.Быкова, Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина - М. : Инфра-М, Документационное обеспечение управления в организации. [Текст] : учебное пособие / О.Н.Соколова, Т.А.. Акимочкина - М. : КноРус, Документоведение [Текст] : учебник / Кудряев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричников А.Г. / под ред. Проф. Кудряева Н.Н. М.: Логос, Кабашов С.Ю., Асфандирярова И.Г. Делопроизводства и архивное дело в терминах и определениях [Текст]: учебное пособие. / Кабашов С.Ю., Асфандирярова И.Г. - М.: Флинта, Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст] : учебник / А.С.Гринберг - М. : Юрайт, Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия [Текст]: учебное пособие. / Рогожин М.Ю. СПб.: Питер Юг, Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству [Текст]: учебное пособие. / Рогожин М.Ю. СПб.: Питер, Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере [Текст]: практическое пособие. /Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина Ф.М., Воробьев Н.И. СПб.: «Издательский дом Герда», 2006.
8 13. Технотронные документы - информационная база источниковедения и архивоведения [Текст] : сборник научных статей М.: РГГУ, Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение [Текст]: конспект лекций: учебное пособие / Е. А. Ульянина, А. С. Якименко М.: Высшее образование, в) программное обеспечение - компьютерные обучающие программы; - тренинговые и тестирующие программы. Программное обеспечение для доступа к компьютерным обучающим, тренинговым и тестирующим программам: - АСПЗ «5+» для ПТ; - ИС «КОМБАТ»; - ИС «ЛиК». - ИР «КОП». г) базы данных, информационно-справочные и поисковые системы - Сайт Всероссийского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД): - Электронный ресурс «Типовые образцы договоров, документов и других деловых бумаг, своды законов и кодексов, сборник нормативов и стандартов, каталог бизнеспланов и идей, рейтинг банков России»: - Сайт федерального архивного агентства: Материально-техническое обеспечение дисциплины: - сервера на базе MS SQL Server, файловый сервер с электронным образовательным контентом (электронное хранилище учебных продуктов); - спутниковая образовательная сеть вуза; - компьютеры с доступом в Интернет и образовательную сеть вуза. 12 Методические рекомендации по организации изучения дисциплины: Консультативно-тренинговые (аудиторные) занятия Все виды аудиторных занятий сочетают образовательную, воспитательную практическую и методическую функции. Вводная лекция лекционное занятие, предназначенное для создания общего впечатления о дисциплине. На занятии до сведения обучающегося доводятся основные вопросы дисциплины, показывается ее роль и место в соответствующей области знаний, определяется значение дисциплины для формирования общих и профессиональных компетенций. Модульная лекция лекционное занятие, предназначенное для овладения обучающимися знаниями теоретического характера в рамках материала модуля. Тьюторинг лекционное занятие консультативного характера, на котором раскрываются основные вопросы, подготовки к самостоятельной работе, тематической контрольной работе, а также к промежуточной и итоговой аттестации. Коллективный тренинг коллективное занятие по заранее разработанному сценарию с использованием активных методов обучения. Различают несколько видов коллективных тренингов: дискуссия, круглый стол, ролевая и деловая игра. Индивидуальный компьютерный тренинг работа обучающегося на компьютерном учебном терминале (КУТ) с программными средствами обучающе-тренингового характера по всем дисциплинам (модулям) учебного плана.
9 Мониторинг работы с текстами - проверка результатов выполнения обучающимися «Заданий для самостоятельной работы», содержащихся в рабочем учебнике. В процессе проверки выявляется умение обучающегося структурировать и анализировать содержание учебника, составлять тезисы, конспекты, логические схемы, а также фиксируются результаты заучивания основных терминов и понятий, фактов, персоналий и дат, приведенных в глоссарии. Оценка на занятии показывает умение обучающегося решать типовые задачи в рамках материала данного модуля. Мониторинг работы с текстами проводится до начала коллективного тренинга по данному модулю. Тест-тренинг (урок закрепления полученных знаний) тренинговое занятие, предназначенное для закрепления базовых теоретических знаний обучающегося в рамках материала модуля. Проводится на КУТе с использование программного средства тренингового характера. Теле-эссе индивидуальное занятие, предназначенное для тренинга коммуникативных навыков. В течение занятия обучающийся по заранее подготовленной тематике на специально оборудованном учебном месте записывает свое выступление, которое до конца обучения хранится на внешнем носителе. Работа в информационной базе знаний и IP-хелпинг работа обучающегося с ресурсами ТКДБ и получение консультаций с использованием специальной электронной системы в асинхронном режиме. Модульное тестирование контрольное мероприятие по материалу каждого модуля, реализующее неотсроченный контроль знаний по модулю. Занятие проводится с использованием тестовых систем (с применением приборов тестирования или компьютерной системы тестирования). Предэкзаменационное тестирование контрольное мероприятие, цель которого состоит в выявлении неосвоенных и плохо освоенных вопросов дисциплины перед проведением экзамена и подготовка обучающегося к процедуре электронного экзамена (итоговая контрольная работа). Работа в информационной базе знаний (самостоятельная работа) Самостоятельная работа студентов является важной компонентой профессиональной подготовки специалистов и включает в себя следующее. Изучение рабочего учебника работа с тематическим обзором, выучивание глоссария (словарь терминов), изучение алгоритмов решений типовых задач модуля. Занятие проводится в рамках самостоятельной работы обучающегося. Работа с текстами работа с методическими пособиями в начале изучения дисциплины, при освоении материала модуля и при подготовке к контрольной работе. Занятие носит самостоятельный характер. Работа с электронным образовательным контентом повторное закрепление материала модуля с использованием обучающих программных продуктов. Занятие проходит в свободные от основного расписания занятий часы, в специально выделенной аудитории (длительность работы с одним учебным продуктом ограничивается только временем функционирования выделенной аудитории) или на личном компьютере обучающегося. Промежуточная аттестация Для контроля текущей успеваемости и промежуточной аттестации используется рейтинговая и информационно-измерительная система оценки знаний. Зачет (годовая итоговая контрольная работа) контрольное мероприятие, которое проводится по дисциплинам, предусмотренным учебным планом, по окончании их изучения. Занятие аудиторное, проводится в форме письменной работы или с использованием электронной тестовой системы. Курсовая работа, курсовой проект самостоятельная учебная научноисследовательская работа обучающегося, выполняемая под руководством преподавателя по общеобразовательным дисциплинам учебного плана. Имеет целью развитие у
10 обучающихся навыков самостоятельной творческой работы, овладение методами современных научных исследований, углублённое изучение какого-либо вопроса, темы, раздела учебной дисциплины (включая изучение литературы и источников). Уровень выполнения работы позволяет определить степень сформированности системы знаний обучающегося. Электронный экзамен контрольное мероприятие, фиксирующее уровень знаний обучающегося по определенной дисциплине. Занятие проходит в форме письменной работы или тестирования в автоматизированных системах. Разработчики Черепанова Н.В. к.философ.н. Сидоренко Н.В.
ОРГАНИЗАЦИЯ И НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ АРХИВНОГО ДЕЛА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков в области организации и нормативно-правых основ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ТУРИСТСКОЙ ИНДУСТРИИ 1. Цели освоения дисциплины Целью учебной дисциплины «Информационные технологии в туристской индустрии» являются изучение студентами основ организации современных
ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ БЮДЖЕТА 1 Цели и задачи дисциплины: Цели учебной дисциплины «Организация исполнения бюджета» - формирование знаний в области организации исполнения федерального и территориальных
СОЦИАЛЬНАЯ РАБОТА 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебной дисциплины «Социальная работа» сформировать у студентов научные представления о профессии, теоретически, практически и личностно подготовить их
АНАЛИЗ ФИНАНСОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Анализ финансовой деятельности» - обеспечить знание и понимание студентом анализа финансовой деятельности, его сущности, значимости
УПРАВЛЕНИЕ В СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков, необходимых для управления в социальной работе. Задачи ознакомить студентов
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины: Цель дисциплины «Документационное обеспечение управления» - обеспечить студентов необходимыми навыками работы с документами.
АУТСОРСИНГ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины обеспечить студенту знание и понимание теоретических положений по аутсорсингу, его роли и места в решении проблем повышения эффективности менеджмента.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ 1. Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины дать студентам знания в области разработки, функционирования и использования автоматизированных информационных технологий
ГОСУДАРСТВЕННАЯ И МУНИЦИПАЛЬНАЯ СЛУЖБА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Государственная и муниципальная служба» - сформировать у студентов в рамках общей профессиональной культуры правовое
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Изучение студентами основных технологических подходов, организационных положений и методик в области проектирования
ТЕХНИКА И ТЕХНОЛОГИЯ «ПАБЛИК РИЛЕЙШНЗ» 1. Цель и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Техника и технология паблик рилейшнз» - формирование профессиональной компетенции в области техники и технологии связи
УПРАВЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЯМИ 1 Цели и задачи дисциплины Целью дисциплины «Управление операциями» являются: - изучение теории и методологии управления операциями в производственной деятельности; - приобретение
УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Управленческие решения» обеспечить знания и понимание студентом истории развития, методологии и технологии подготовки и принятия
АВТОМАТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ 1 Цели и задачи дисциплины: Дать базовые знания и умения по использованию систем автоматической обработки информации в предстоящей профессиональной деятельности. Обучить
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЛИНГВИСТИКЕ 1. Цели и задачи дисциплины: Целью дисциплины «Информационные технологии в лингвистике» является формирование углубленных знаний об образовательном потенциале Интернет
ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Программа учебной дисциплины «Психологическое организационного развития» в сжатой форме излагает прикладные проблемы
УЧЕТ И АНАЛИЗ (ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ) 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Учет и анализ (финансовый учет)» овладение методикой и навыками ведения бухгалтерского финансового учета, получение представления
РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕСА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины обеспечить студенту знание и понимание теоретических положений по реинжинирингу бизнеса, а также методов и средств радикального перепроектирования
СОЦИОЛОГИЯ КУЛЬТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Овладение студентами теоретическими знаниями и практическими навыками в области социологии культуры Задачи усвоение теоретических и методологических
ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ 1 Цели и задачи дисциплины Цели дисциплины Получение студентами знаний об информационных ресурсах организаций и предприятий, условиях доступа к информационным
СОЦИАЛЬНАЯ КВАЛИМЕТРИЯ, ОЦЕНКА КАЧЕСТВА И СТАНДАРТИЗАЦИЯ СОЦИАЛЬНЫХ УСЛУГ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков в области социальной квалиметрии,
СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Связи с общественностью» дать студентам теоретические знания об основных этапах возникновения связей с общественностью, а также
СОЦИАЛЬНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебной дисциплины «Социальная безопасность» дать студентам в системном изложении социологические знания и представления о сфере безопасности человека,
СТАТИСТИКА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины Статистика: теория статистики обучение студентов теоретическим основам статистики, что включает овладение статистической методологией и практическими
БЮДЖЕТНАЯ СИСТЕМА РФ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Бюджетная система РФ» усвоение студентами суммы знаний о бюджетной системе РФ, специфике бюджетной классификации, особенностях функционирования
СОЦИОЛОГИЯ ПОЛИТИЧЕСКИХ ДВИЖЕНИЙ И ПАРТИЙ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель: Цель изучения дисциплины - приобретение знаний и ориентиров в области политической социологии, в особенности социологии политических
ЭКОНОМИКА ОБРАЗОВАНИЯ 1 Цель и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Экономика образования» - сформировать у студентов теоретические знания и практические навыки в области экономики образования.
ПЕНСИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебной дисциплины «Пенсионное обеспечение» сформировать у студентов научные представления о пенсионном обеспечении. Задачи: сформировать научные
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЕ 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебной дисциплины «Информационные технологии в социальной сфере» формирование и развитие знаний и навыков работы с информационными
СОЦИАЛЬНАЯ ЭКОЛОГИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель: Преподавание дисциплины Социальная экология должно быть направлено на изучение студентами достижений мировой и отечественной социально-экологической
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ОРГАНЫ И ИХ СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель изучения дисциплины: Цель дисциплины дать студентам бакалавриата по направлению "политология" базовые теоретические
УПРАВЛЕНИЕ МЕЖКОНФЕССИОНАЛЬНЫМИ КОНФЛИКТАМИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Овладение студентами теоретическими знаниями и практическими навыками в области управления межконфессиональными конфликтами.
СОЦИАЛЬНАЯ РЕАБИЛИТАЦИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков, необходимых для социальной реабилитации как в специфическом виде профессиональной
ПРИНЯТИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ РЕШЕНИЙ В ЭКОНОМИКЕ И МЕНЕДЖМЕНТЕ С ПРИМЕНЕНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Принятие оптимальных решений в экономике и менеджменте с применением
ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 1 Цели и задачи дисциплины: Политологическое обеспечение дисциплины состоит в изучении способов формирования и структуры Федерального собрания - парламента
МЕНЕДЖМЕНТ В СТРАХОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины - формирование у студентов четкого понимания правовых, математических и экономических основ страхового дела, изучение методологических
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Делопроизводство» - дать студентам теоретические знания и обеспечить освоение студентами практическими навыками по делопроизводству, оперируемыми
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Изучение студентами основных технологических подходов, организационных положений и методик в области проектирования и функционирования
СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И СЕТИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цели Формирование у студентов теоретических знаний и практических навыков применения современных информационных технологий (ИТ).
ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭКОНОМИКИ 1 Цели и задачи дисциплины: Целью учебной дисциплины «Государственное регулирование экономики» является изучение общих принципов и основных направлений государственного
ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ В СИСТЕМЕ ПРОФОРИЕНТАЦИОННОЙ РАБОТЫ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Программа учебной дисциплины «Психологическое консультирование в системе профориентационной работы»
ПРОЕКТИРОВАНИЕ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель - формирование у обучающихся системы знаний о закономерностях создания и реализации дидактических проектов в различных образовательных
БИЗНЕС-ПЛАНИРОВАНИЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины: Дать знания об основных принципах и методах делового планирования; выработка практических навыков составления бизнес-планов для решения
ВЕДЕНИЕ В ПРОФЕССИЮ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Сформировать у студентов научные представления о профессии, теоретически, практически и личностно подготовить их к мотивированному овладению профессией
СТАТИСТИКА: ТЕОРИЯ СТАТИСТИКИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Статистика: теория статистики» обучение студентов теоретическим основам статистики, что включает овладение статистической методологией
СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Стратегическое планирование» - изучение теоретических и методологических основ стратегического планирования, а также обучение
ЭКСКУРСИОННОЕ ДЕЛО 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины - формирование у студентов системы знаний и практических навыков в вопросах подготовки, разработки и проведения экскурсий и экскурсионных
КОНТРОЛЬ И РЕВИЗИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Контроль и ревизия» - обеспечить знание и понимание студентом сущности, роли, функции, метода контроля и ревизии как инструмента
СОЦИАЛЬНЫЕ ИННОВАЦИИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Социальные инновации» формирование у студентов представлений о социальных процессах и явлениях как системном целом, функционирующем
ОРГАНИЗАЦИЯ, ПОДГОТОВКА И ПРЕЗЕНТАЦИЯ СОЦИОЛОГИЧЕСКОГО ИССЛЕДОВАНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование и систематизация у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков в практической
КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины: Ознакомление студентов с эволюцией инструментальных средств поддержки принятия управленческих решение и информационно-
ЭКОЛОГИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Экология» формирование у студентов социальной работы понимание взаимосвязей в системе человек-общество-природа, в которой общество и природа
СОЦИОЛОГИЯ МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ 1 Цели и задачи: Цель: Цель привить студентам необходимые знания и помочь овладеть минимальными навыками в сфере социологического способа изучения массовой коммуникации.
ВСЕМИРНЫЕ МЕЖДУНАРОДНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель изучения дисциплины: Изучение роли всемирных международных организаций в развитии интеграционных тенденций. Изучение роли всемирных
ЭТИКА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины этики делового общения ввести студента в круг знаний, составляющих основы профессиональной и нравственной культуры бакалавра философии.
ДЕОНТОЛОГИЯ СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЫ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Сформировать у студентов научные представления о морально-этических принципах работников социальной сферы, соблюдение которых необходимо им
ОРГАНИЗАЦИЯ И ОПЛАТА ТРУДА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Организация и оплата труда» приобретение будущими специалистами теоретических знаний и практических навыков в вопросах формирования
ФИНАНСЫ И СТАТИСТИКА В ТУРИЗМЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Овладение студентами теоретическими знаниями и практическими навыками в области финансов и статистики в туризме. Задачи усвоение методологии
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цели Изучение студентами основных технологических подходов, организационных положений и методик в области проектирования
ЭКОНОМИКА ОБРАЗОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ 1 Цель и задачи дисциплины Цель дисциплины формирование у магистрантов знаний по вопросам экономики и ее места в народнохозяйственном
Курсовая работа
Обеспечение сохранности архивных документов
Белгород 2008
документ архив хранение
Введение
История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива
Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива
Режимы хранения документов
Топографирование и учет движения документов
Хранение документов в электронной форме
Заключение
Примечание
Библиографический список
Введение
Актуальность темы . Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов - старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.
Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.
В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.
Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.
Цель работы определяет следующие задачи :
1.Изучить историю законодательства и основы обеспечения сохранности
документов архива
2.Рассмотреть устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива
3.Показать различные режимы хранения документов
.Проанализировать топографирование и учет движения документов
.Обратить внимание на хранение документов в электронной форме
Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.
Предмет исследования - система обеспечения сохранности
документов архива
Степень изученности темы
Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.
Горфейн Г.М.1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.
Труды Охотникова А.В.2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е.В.3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.
1.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива
Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников4.
Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее - горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни - это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века - «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.
Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем - пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».
В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.
Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия5. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.
В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.
Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 - «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 - «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 - «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.
В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов - одна из важнейших функций архивных учреждений6.
Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:
1.обеспечение физико-химической сохранности документов;
2.создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;
.учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;
.копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;
.консервация документов.
2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива
Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищений и потерь по небрежности.
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов7.
В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено соответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывают все члены экспертной комиссии8.
Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:
1.помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;
2.поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;
.поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью
.архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели - как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.
Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое9.
Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:
.совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;
.не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;
.помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;
.внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;
.в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;
.помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;
.электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;
.хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;
.вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;
.размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;
.лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов10.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Несохранность
несохранность
Слитно или раздельно? Орфографический словарь-справочник. - М.: Русский язык . Б. З. Букчина, Л. П. Какалуцкая . 1998 .
Смотреть что такое "несохранность" в других словарях:
несохранность - непризнание участия отказ в авторстве отказ — [Л.Г.Суменко. Англо русский словарь по информационным технологиям. М.: ГП ЦНИИС, 2003.] Тематики информационные технологии в целом Синонимы непризнание участияотказ в авторствеотказ EN… … Справочник технического переводчика
несохранность - *несохра/нность, и … Слитно. Раздельно. Через дефис.
Хранение в гостинице Большой юридический словарь
ХРАНЕНИЕ В ГОСТИНИЦАХ - в соответствии со ст. 815 ГК гостиница отвечает как хранитель и без особого о том соглашения с проживающим в ней лицом (постояльцем) за утрату, недостачу или повреждение его вещей, внесенных в гостиницу, за исключением денег, иных валютных… …
Хранение в гостинице - (англ. storing in hotel) в гражданском праве РФ специальный вид хранения. Согласно ст. 925 ГК РФ* гостиница отвечает как хранитель и без особого о том соглашения с проживающим в ней лицом (постояльцем) за утрату, недостачу или повреждение его… … Энциклопедия права
хранение ценностей в банке Большой юридический словарь
ХРАНЕНИЕ ВЕЩЕЙ В ГОСТИНИЦЕ - услуга, предоставляемая гостиницей, по хранению вещей постояльца. Гостиница отвечает как хранитель и без особого о том соглашения с проживающим в ней лицом (постояльцем) за утрату, недостачу или повреждение его вещей, внесенных в гостиницу, за… … Большой экономический словарь
ДОГОВОР ТРАНСПОРТНОЙ ЭКСПЕДИЦИИ - в соответствии со ст. 16 Закона от 13 июня 2006 г. О транспортно экспедиционной деятельности (далее Закон) по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента) выполнить или… … Юридический словарь современного гражданского права
МОРСКОЕ СТРАХОВАНИЕ - финансовое обеспечение страховщиком риска возможных убытков в имуществе страхователя от определенных причин, связанных с торговым мореплаванием. Сущность М.С. заключается в разложении возможных убытков одного лица среди большого числа других лиц… … Морской энциклопедический справочник
По гражданскому законодательству РФ особый вил хранения. Согласно ст. 921 ГК РФ банк может принимать на хранение ценные бумаги, драгоценные металлы и камни, иные драгоценные вещи и ценности, в том числе документы. Заключение договора Х.ц. в б.… … Юридический словарь