Уведомление о начале отпуска для работника обязательно. Образец уведомления об отпуске по графику

Как производится извещение о начале отпуска

Законодательство не устанавливает определенной формы извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:

1. Известить сотрудника необходимо заранее.
2. Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.

Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.

Например, можно завести специальный журнал. Уведомление работника об отпуске по графику, образец и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.

Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.

Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.

Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.

Уведомление о начале отпуска — за сколько дней

Уведомить о начале отпуска работодатель обязан заранее. Срок для уведомления установлен в ст. 123 ТК РФ.

Согласно данной норме сотрудник должен быть уведомлен о том, что он пойдет в отпуск, не позднее чем за 2 недели до его начала. Соответственно, если работодатель нарушит это правило и не уведомит сотрудника, его ждет административная ответственность за несоблюдение требований трудового законодательства.

Что если работодатель решит уведомить сотрудника раньше, чем за 14 дней? ТК РФ это допускает. Соответственно важен сам факт уведомления сотрудника не менее чем за 2 недели до начала отпуска. На практике оно может быть вручено и в день утверждения графика отпусков.

Журнал регистрации уведомлений об отпуске

Для удобство работодателя он может составить журнал регистрации уведомлений об отпуске. Его форму можно скачать в разделе Бланки в начале статьи.

Не знаете свои права?

Данный журнал фактически является списком уведомленных об отпуске сотрудников. В нем фиксируется порядковый номер уведомления, Ф.И.О. сотрудника, его должность, дата начала отпуска.

Каждый работник ставит свою подпись о том, что он уведомлен о начале отпуска. Таким образом, на практике, журнал регистрации уведомлений удобен, если в организации работает много сотрудников. Не требуется вручать личное уведомление каждому из них, а данные обо всех отпусках отражаются в одном журнале.

Удобен такой журнал и в случае проверок фирмы Государственной инспекцией труда. Чтобы доказать, что все работники уведомлены об отпусках, достаточно показать сотруднику ГИТ журнал регистрации уведомлений.

Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления

Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска. В документе может содержаться следующая информация:

• наименование организации;
• название и номер документа;
• дата издания уведомления;
• фамилия и инициалы работника;
• наименование должности сотрудника;
• даты начала и окончания отдыха работника;
• количество календарных дней отпуска.

На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю необходимо составить соответствующий акт, который станет доказательством информированности сотрудника о предстоящем отпуске.

Удобно оформлять уведомление в виде шаблона: заготовки с одинаковым текстом, в который достаточно вписать данные работника и даты. Образец уведомления вы можете найти в разделе Бланки в начале статьи.

Уведомление об отпуске если отпуск не по графику

Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику. Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.

При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.

Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.

Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.

Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом - уведомлением об отпуске.

Обязателен ли данный документ?

Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Пример:

По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.

График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.

В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.

Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.

Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.

В каких случаях применяется?

Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.

Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению.

Пример:

По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В. должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В. была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции.

Сотрудница написала заявление на отпуск, администрация предприятия согласилась отпустить Суворову Е.В. раньше намеченного срока. В данном случае оформлять уведомление о начале очередного отпуска работникам отдела кадров предприятия не понадобилось.

Правила оформления

Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа.

Для придания юридической значимости в форму документа необходимо включать следующие данные:

• реквизиты предприятия;
• исходящий номер и дату регистрации уведомления об отпуске;
• должность, фамилию и инициалы будущего отпускника;
• информативную часть документа, содержащую сведения о предстоящем отпуске с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ;
• подпись работодателя.

Образец уведомления о начале отпуска работника

Как составить?

Уведомление о предстоящем отпуске входит в перечень нормативных актов предприятия, используемых в ежедневном документообороте.

Работники кадровой службы могут самостоятельно составить образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска.

Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений.

Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.

Скачать образец можно тут:

Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?

На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:

• о реорганизации предприятия;
• о предоставлении объяснений;
• о переводе;
• об изменении в условии труда;
• о предстоящем отпуске.

В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.

Постоянное оформление журнала гарантирует при необходимости быстрый поиск необходимых сведений.

На титульной странице журнала отражаются:

• наименование организации;
• название документа;
• период начала и окончания ведения данного журнала регистрации.

Следующая страница содержит сведения об ответственных лицах за ведение журнала.

Единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет.

Администрация организации выносит самостоятельное решение о включении в журнал необходимых сведений.

В основном, в табличную форму журнала включаются следующие сведения:

• название документа;
• дата оформления;
• номер регистрации уведомления;
• основной смысл содержания уведомления;
• должность, фамилия и инициалы работника, на имя которого выписано уведомление;
• день вручения извещения;
• информация об ответе работника на предъявленное уведомление.

Распечатанные листы журнала нумеруются и обязательно прошиваются.

Руководитель организации заверяет подписью и печатью скрепленный документ.

Скачать образец журнала можно здесь:

Где и сколько хранится?

Срок хранения уведомлений об отпуске регламентируется Перечнем типовых управленческих документов.

Приказы на предоставление очередных оплачиваемых отпусков и уведомления о начале отпуска хранятся в течение пяти лет в специально оборудованных архивных помещениях.

Предприятия, прекратившие свою производственную деятельность до истечения пятилетнего срока, сдают уведомления о начале отпуска в территориальный архив в установленном порядке.

Как происходит ознакомление?

Обязательным условием персонального ознакомления каждого сотрудника о начале отпуска служит письменная форма документа.

Существует несколько вариантов извещения работников о предстоящем отпуске:

• непосредственное личное уведомление о намеченном отпуске;
• приказ на предоставление ;
• ведомость ознакомления, приложенная к графику отпусков;
• включенная в график отпусков графа, предназначенная для росписей работников организации;
• в рамках одного структурного подразделения возможно ознакомление сотрудников с оформлением подписи в рабочем журнале руководителя подразделения.

В случае, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник отдела кадров оформляет акт об отказе.

Пример:

По утвержденному графику отпусков механик Иванов М.Я. должен был идти в очередной отпуск с 20 февраля текущего года. С этим сроком он не был согласен.

Поэтому, когда 5 февраля сотрудник отдела кадров вручил Иванову М.Я. уведомление о начале отпуска, механик отказался подписывать документ. Сотрудник кадровой службы оформил акт об отказе подписи.

За сколько дней выдается?

Срок уведомления сотрудников об отпуске утвержден законодательно и равен 14 дням.

Подготавливая документ об уведомлении важно соблюдать срок передачи его сотруднику. Не позднее двух недель до начала отпуска работник организации должен письменно засвидетельствовать факт ознакомления со сроками предстоящего отдыха.

Если по независящим от него причинам, сотрудник отсутствует на рабочем месте, уведомление о начале отпуска отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении его адресату.

При этом датой уведомления будет служить дата получения письма сотрудником предприятия.

Кто подписывает?

Бланк подписывает непосредственно руководитель организации.

При оформлении приказа о наделении соответствующими полномочиями конкретных работников кадровой службы, данные документы подписывают непосредственно должностные лица отдела кадров.

Сотрудник, получивший персональное извещение об отпуске, должен лично поставить подпись в знак ознакомления.

Другие варианты подтверждения не будут иметь юридической силы и документ будет признан недействительным.

Нюансы уведомления совместителей

Существует несколько особенностей при оформлении отпуска таким работникам.

Фактически уведомление о начале отпуска для совместителей носит чисто информативный характер, поскольку сотрудник лично заинтересован в своевременном оформлении очередного отпуска по месту работы по совместительству.

Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска. Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков. Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.

Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

• - предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
• Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.

Как ознакомить сотрудника с документом

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

• Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков - в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
• Включением в содержание отметки об ознакомлении с датами отпуска - в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
• Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
• Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях - одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Образец уведомление об отпуске

Файлы для скачивания:

Образец составления уведомления об отпуске

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.
В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление - Ф.И.О. работника и его должность.

На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

• Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
• Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
• Общая длительность отпуска в днях;
• Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
• Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.

Уведомление работника об отпуске по подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

• Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
• В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
• В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.

Какой срок хранения уведомлений о начале отпуска. Можно ли в уведомлениях не указывать должность работника. И можно ли не указывать количество календарных дней (при этом указать дату начала и дату окончания отпуска).

Ответ

Трудовым законодательством не предусмотрена форма уведомления работников о начале отпуска. При этом работодатель должен соблюдать следующие правила: уведомить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за две недели до его начала; получить подпись работника, подтверждающую факт уведомления о начале отпуска. Для выполнения обязанности о своевременном оповещении работников о предстоящем отпуске работодатель может разработать специальную форму уведомления. Указывать количество календарных дней не обязательно, даты начала и окончания отпуска будет достаточно.

Образец уведомления о начале отпуска

В соответствии с ПРИКАЗОМ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ ОТ 25.08.2010 № 558 срок хранения приказов на отпуск 5 лет, полагаем, что и уведомления нужно хранить столько же.

Примечание:

Изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, должны были по задумке авторов законопроекта коснуться только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Таким образом, до внесения новых изменений в ФЗ «Об архивном деле» в части уточнения сроков хранения документов по личному составу, не рекомендуется уничтожать документы по личному составу по истечении 5 лет хранения.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Нужно ли сотрудника уведомить о предстоящем по графику отпуске

Н.З. Ковязина

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т. п.

Например, можно оформить уведомление о предстоящем отпуске в . Другой вариант: составить приказ об отпуске по или и ознакомить с ним сотрудников заранее: за две недели до начала отпуска.

Также можно унифицированную графика отпусков или дополнить двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники будут расписываться в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой - указывать дату уведомления о начале отпуска.

Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска во всех указанных выше случаях будут соблюдены.

Самые важные изменения этой весны!

• 
  В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
• 
  Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
• 
  Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
• 
  Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• 
  Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

23.08.2019

Ст.123 ТК РФ обязывает работодателей составлять график отпусков и отправлять сотрудников отдыхать в течение года в четком соответствии запланированному расписанию.

Персоналу нужно заранее сообщить о предстоящем отпуске с помощью уведомления. Работник не обязан высказывать просьбу о предоставлении , он вправе ожидать, что работодатель сам подготовит приказ, начислит и выплатит отпускные за 3 дня.

Обязательно ли оформлять?

В ст.123 ТК РФ написано, что работник должен быть оповещен о конкретной дате, когда начнется его ежегодный отдых по под роспись.

Сделать это можно несколькими способами: подготовить отдельное уведомление, предусмотреть графу в графике, подготовить , составить за 2 недели приказ на отпуск и подать его работодателю под роспись.

Самый правильный и удобный способ — последний. Готовится приказ не позднее, чем за 2 недели. Однако если в организации есть практика оформления отдельных уведомлений — то это право работодателя, никаких нарушений закона в этом нет.

За установленный срок ответственным лицом готовится уведомительная бумага для сотрудника и выдается ему лично в руки или иным удобным способом.

Работник знакомится с содержанием полученного документа и в знак свей осведомленности ставит подпись в указанном месте.

Обычно составляется два экземпляра уведомления: первый передается работнику, второй остается у работодателя. Именно на втором экземпляре должен поставить свою подпись уведомленный. Данный документ в компании необходимо сохранить, так как он будет служить подтверждением исполнения обязанности по информированию о начале отпуска в точном соответствии с ТК РФ.

Также возможно передать уведомительную бумагу и предложить работнику в знак ее получения поставить подпись в специальном журнале.

Что будет, если работодатель не уведомит работника о начале его отдыха? Прежде всего, это нарушение положений трудового законодательства. В этом случае работник имеет право написать на любой удобный для него срок.

Начальство воспрепятствовать не может и должно принять это заявление и подготовить отпускного времени на желаемые работником даты.

Чтобы избежать такого незапланированного переноса рекомендуется четко выполнять положения ТК РФ и своевременно передавать уведомление работнику.

Примерный образец уведомления о предоставлении отдыха работнику по графику можно скачать ниже.

Когда не нужно составлять?

Работодатель освобожден от оформления уведомления о предстоящем начале отпуске в следующих случаях:

• отпуск предоставляется не по графику;
• на предприятии не составлялся график вовсе;
• отдых предоставляется вновь принятому сотруднику, не внесенному в график на текущий год;
• отпуск оформляется для лиц, которые по ст.122 ТК РФ вправе требовать выходные оплачиваемые дни в удобное для них время.

Сроки подготовки и способы передачи

Ст.123 ТК РФ не только обязывает работодателей информировать персонал об их очередных отпусках, предусмотренных графиком, но и устанавливает четкие сроки предупреждения — 2 недели до начала отдыха.

Компания может и заранее сообщить сотруднику дату его отпуска, главное, чтобы это произошло не позднее, чем за 14 дней. Нарушение этого срока не допустимо и ведет к возможности переноса отпускного времени по желанию трудящегося на любой срок.

Удобнее всего передать уведомление лично в руки работнику, тут же можно получить его подпись на бланке.

Однако не всегда это возможно. Например, сотрудник может быть в командировке, на больничном, в отпуске за свой счет, может не находиться в офисе, где располагается кадровая служба.

В этом случае можно направить почтой ценным письмом с подтверждением вручения, в этом случае высказывается просьба заверить один экземпляр уведомления и направить его обратным письмом в компанию.

Можно ли отправить уведомление в электронном виде? Направить таким образом можно, но необходимо получить его подпись об осведомленности, поэтому рекомендуется добавить в теме электронного письма, чтобы работник подошел, например, в отдел кадров и расписался в нужном месте.

Как написать правильно?

Каждая организация разрабатывает свой бланк уведомления для работника о предстоящем отпуске, примерный образец представлен для скачивания ниже.

• данные об организации, можно оформить на фирменном бланке;
• сведения о лице, для которого предназначена бумага — достаточно вписать должность и ФИО;
• наименование бланка, обычно документ именуется уведомлением;
• обращение к работнику — как правило, человек называется по имени отчеству в вежливой форме;
• сообщение о предстоящем скором отдыхе с указанием даты начала отпуска и длительности в календарных днях;
• ссылка на график, где утверждена эта дата, а также на ст.123 ТК РФ, где прописана обязанность по информированию под роспись;
• просьба подтвердить получение уведомления подписью;
• дата составления;
• подпись ответственного лица, составившего документ;
• строка для постановки росписи сотрудником.

Если бланк уведомления предусматривает поле для подписи непосредственно под текстом, то нужно составить два экземпляра.

Работник подпишет оба, один оставит себе, второй отдаст работодателю.

Возможно что бланк только информирует, а подпись сотруднику нужно поставить в специальном журнале, где регистрируются подобные уведомления.

В этом случае достаточно предоставить один экземпляр.

Еще один вариант получения подписи работника — это предусмотреть специальную графу в графике отпусков, то есть дополнительно его.

Графе можно присвоить наименование «уведомление о начале отдыха получил». Ставя подпись в таком поле, сотрудник подтверждает, что он проинформирован и согласен с предстоящими сроками отдыха.

Образец о начале отдыха работника

Ниже представлен возможный пример оформления уведомления для сотрудника о предоставлении ему ежегодного отпуска, который можно бесплатно скачать в word. Бланк составляется в двух экземплярах, внизу работник ставит свою подпись.