Правила формирования личного дела на сотрудника. Опись документов в личном деле работника Пример заполнения описи личного дела сотрудника

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Работая с персональными делами, важно помнить, что они содержат персональные данные, а соблюдение требований по их защите — обязанность работодателей. За нарушение этих положений виновные лица могут привлекаться как к дисциплинарной, материальной, так и гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
• Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
• Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
• Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

• оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
• собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
• увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

– это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности. Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

Какие документы входят в состав личного дела?

Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

1. Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
2. Заявление о приеме на работу.
3. Анкета работника с фотокарточками.
4. Трудовой договор.
5. Копия приказа о приеме на работу.
6. Копия аттестата и диплома об образовании.
7. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
8. Прописка по месту жительства.
9. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется – копия или оригинал.

Как ведется?

Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.

Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.

Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.

Сроки хранения личных дел:

• личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
• личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.

Порядок оформления

Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.

Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

1. В алфавитном порядке.
2. По структурным подразделениям компании(отделы).
3. Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Образец

Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.

Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

1. Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
2. Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
3. Оформление листа-заверителя.
4. Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
5. Подшивка, переплет дела.
6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

Инструкция по заполнению

После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.

Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.

Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).

Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

Образец оформления титульного листа

ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:

1. Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
2. В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
3. Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
4. Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
5. Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника.
6. Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

• те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
• а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

• номер документа по порядку,
• затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
• дата составления и подписания,
• заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
• номера листов,
• примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Понятие ЛД

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

• какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
• порядок ведения;
• перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
• порядок доступа к информации;
• сроки и режим хранения;
• особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

• формируемые в момент устройства человека на работу;
• возникающие в процессе работы в фирме;
• документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

• резюме, составленное для вакансии соискателем;
• анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
• заявление о приеме на работу;
• характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
• копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
• справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
• справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
• трудовой договор (оригинал работодателя);
• приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

• копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
• объяснительные записки,
• служебные записки,
• различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что очень важно обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций - уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 Правил, утвержденных (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в личных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Правила ведения и сроки хранения

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. При этом кадровики должны ориентироваться на Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы нужно хранить длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не может быть меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1. (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Порядок ведения ЛД, как уже было сказано, определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, пока ЛД находится в работе. Бланк описи можно разработать самостоятельно, а можно использовать образец для государственных учреждений.

Титульный лист личного дела работника: образец

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа содержится в Приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его можно разработать самостоятельно.

На титульном листе нужно написать название компании, а также Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

Все заведенные личные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале (это не дань графоманству, это удобно для поиска). Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно. Журнал должен быть прошит и пронумерован, а в его графы нужно занести все номера ЛД, даты их заведения, заголовки, а также даты закрытия.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

Из статьи вы узнаете:

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников

Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Установить такую обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела , являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

Какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника

Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел. Такое дело может быть заведено, как только будут подписаны трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов , в числе первых в папку подшиваются копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.

Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение:

семейного положения работника;

паспортных данных, например, смену фамилии;

уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.

Обратите внимание ! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них подшиваются:

дополнительные соглашения, заключенные с работником;

приказы о переводе или изменении должности, должностного оклада, стажировке и пр;

должностные инструкции, собственноручно подписанные работником;

документы, подтверждающие результаты аттестации, тестовых испытаний при приеме на работу;

характеристики сотрудника;

копии документов о награждении, взысканиях или поощрениях.

Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.

Обратите внимание ! С 1 июля 2017 года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.

Какие документы не подшиваются при оформлении личного дела работника

Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:

1. приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
2. заявления на отпуск или предоставление отгула;
3. медицинские справки о состоянии здоровья;
4. справки с места жительства;
5. материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.

Порядок ведения личного дела в 2018 году

Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников. Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий:

руководящий состав;

специалисты;

лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.

В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории. Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

Обратите внимание! Любые изменения документов в личном деле сотрудника вносятся только на основании подтверждающих документов, а не со слов работника.

Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.

Обратите внимание ! Ежегодно на предприятии должна проводиться инвентаризация личных дел сотрудников, по результатам которой составляется акт.

Заголовок личного дела в данном случае - это имя, отчество и фамилия сотрудника, которые должны быть указаны в именительном падеже. Если в документах дела фигурируют дополнительные варианты написания фамилии или имени и отчества, их также необходимо будет указать в заголовке, заключив в скобки, например: Иванова (Петрова) Ирина Николаевна.

В качестве крайних дат, которые указаны на образце оформления титульного листа личного дела следует указать дату приказа о приеме на работу и приказа об увольнении сотрудника.

Обратите внимание! Все записи, вносимые в папку, делают чернилами синего или черного цвета, зачеркивая прямой чертой неверные сведения и сверху них вписывая новую информацию.

Поскольку многие документы, подшитые в папке с личным делом, имеют особую важность, необходимо составить их внутреннюю опись. Такая опись служит не только подтверждением наличия в папке того или иного документа, но и существенно облегчает их поиск. Оформление внутренней описи личного дела сотрудника образец, представлен ниже.

Следует помнить, что все листы документов, подшитых в дело, необходимо пронумеровать. При этом внутренняя опись имеет собственную нумерацию, количество ее листов при передаче папки с делом на архивное хранение указывается в листе-заверителе.

Хранение личных дел

Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится - в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года. Но когда речь идет о государственной службе, оформление личного дела в архив допускается в соответствии с нормативами только через 10 лет. Это обусловлено тем, что при переводе чиновника в другое ведомство его личное дело должно быть передано по новому месту работы.

В таблице представлены требования к срокам хранения личных дел, установленные в соответствии со статьей 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 .

Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела. Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись , должен ее подписать и поставить дату составления. . Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе «Примечание» внутренней описи нужно сделать об этом запись. На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.

В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.