Печать с надписью для служебного пользования. Работа исполнителей с документами с ограничительной пометкой «Для служебного пользования
Требования к документам “для служебного пользования”
На сегодняшний день ситуация такова, что продолжает действовать «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233, не предусматривающее не только распространение этого вида информации в электронном виде, но и использование компьютерной и электронно - вычислительной техники для создания таких документов. В Положении приведены такие требования, как:
а. Документы с пометкой «Для служебного пользования»: печатаются в машинописном бюро;
б. на обороте последнего листа каждого экземпляра документа печатающий должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа;
в. отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет;
г. черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах. Учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации;
д. при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами;
е. к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП» либо «Для служебного пользования» и номер экземпляра, передаются работникам подразделений под расписку, пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя;
ж. учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно, документы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых несгораемых шкафах (ящиках, хранилищах) соответствующими печатями.
Ограничения по применению пометки “для служебного пользования”
К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
а. акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
б. сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
в. описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес; порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
г. решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
д. документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
работа исполнителей с документами с ограничительной пометкой «Для служебного пользования»
Исполнитель при работе с документами «Для служебного пользования» (ДСП) должен соблюдать следующие дополнительные требования:
* исполнитель получает документ от только под роспись в журнале учета документов «Для служебного пользования»;
* ознакомлению с документом ДСП подлежат только лица, указанные в списке рассылки документа, или лица, получившие разрешение руководителя подразделения;
* документ ДСП хранится в месте, недоступном для других сотрудников, не подлежащих ознакомлению с данным документом;
* документы ДСП хранятся отдельно от других документов;
* исполнитель после отработки документа ДСП сдает его в секретариат или приобщает в дело под роспись в журнале учета документов ДСП;
* документы ДСП после окончания срока их оперативного использования сдаются в архив;
* уничтожение документов ДСП производится в соответствии с правилами уничтожения документов с составлением отдельного акта;
* тиражирование документов ДСП производится с разрешения начальника подразделения;
* сотрудники, расписавшиеся в получении документа ДСП, несут персональную ответственность за сохранность документа и за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в документе.
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке работы с документами, содержащими
информацию для служебного пользования
1. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет порядок работы с документами и другими материальными носителями информации (далее - документы), содержащими информацию для служебного пользования, в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях, учреждениях и предприятиях Кыргызской Республики (далее - организация).
2. Настоящее Положение не распространяется на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственные секреты.
3. Под сведениями "Для служебного пользования" понимается несекретная информация, не подлежащая публичному распространению.
4. Не могут быть отнесены к информации для служебного пользования следующие сведения:
О стихийных бедствиях и чрезвычайных происшествиях, угрожающих здоровью граждан;
О катастрофах и их последствиях;
О положении дел в экологии, использовании природных ресурсов, здравоохранении, санитарии, культуре, сельском хозяйстве, образовании, торговле и обеспечении правопорядка;
О фактах нарушения законности государственными органами и должностными лицами;
О фактах, посягающих на права и законные интересы граждан, а также создающих угрозу их личной безопасности.
5. На проектах документов, содержащих информацию для служебного пользования, проставляется гриф "Для служебного пользования" (далее "ДСП").
6. Передача документов с грифом ограничения доступа "ДСП" иностранным юридическим и физическим лицам допускается в каждом отдельном случае и только по письменному разрешению руководителя организации, а в его отсутствие - лица, его замещающего. Такие документы и издания предварительно рассматриваются специальными экспертными комиссиями, созданными руководителями организаций из числа квалифицированных (или компетентных) специалистов, которые выносят заключение о возможности их передачи или снятия грифа ограничения доступа "ДСП", если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили свое первоначальное значение.
7. В случае ликвидации организации решение о дальнейшем использовании документов с грифом "ДСП" принимает ликвидационная комиссия.
2. Критерии и порядок отнесения сведений к категории "ДСП"
8. Сведения должны быть отнесены к категории "ДСП" на основании следующих критериев:
2) сведения не нарушают законные права и интересы физических и юридических лиц;
3) сведения оказывают непосредственное влияние на нормальную работу организации, процесс восстановления которой либо невозможен, либо связан с большими затратами. Несанкционированный доступ, изменение или уничтожение этих сведений влекут за собой материальные или моральные потери;
4) сведения имеют действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к ним нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Отнесение сведений к категории "ДСП" производится исполнителем на основании Перечня сведений для служебного пользования (далее - Перечень сведений), разработанного в организации.
9. К сведениям "ДСП" не должны относиться сведения, составляющие государственные секреты.
10. Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается правовым актом руководителя организации (приказы, распоряжения и т.д.).
11. Если сведения не предусмотрены Перечнем, но, по мнению исполнителя, могут быть использованы в ущерб интересам организации, он совместно с руководителем структурного подразделения организации, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в Перечень.
12. Сведения "ДСП" утрачивают необходимость защиты:
По окончании установленного срока;
В связи с изменением обязательств, вызвавших необходимость их защиты (определяет лицо, обозначившее степень ограничения доступа к документу);
По соглашению заинтересованных сторон, установивших гриф ограничения доступа "ДСП";
При утечке или разглашении сведений, если не представилось возможным локализовать их распространение, а также в тех случаях, когда заинтересованные лица не настаивают на их дальнейшей защите.
Исполнителям документов, содержащих сведения "ДСП", по истечении срока действия грифа ограничения доступа к документу предоставляется право снятия с документа грифа ограничения доступа "ДСП". При этом гриф ограничения доступа "ДСП" зачеркивается, указывается основание и заверяется подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет.
Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу "ДСП" до истечения срока действия принимает исполнитель с согласия должностного лица, подписавшего (утвердившего) этот документ, или лица, его замещающего, о чем делается отметка на документе и заверяется его подписью, с указанием даты.
Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу, содержащему сведения "ДСП", может быть принято только по согласованию с лицом, по инициативе которого сведения были отнесены к категории "ДСП". Аннулирование грифа ограничения доступа к документу "ДСП" отражается в учетных данных. О снятии грифа ограничения доступа к документу "ДСП" извещаются другие учреждения (организации), которым рассылался документ.
3. Порядок обращения с документами, содержащими гриф "ДСП"
13. Гриф "ДСП" и номера экземпляров проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
14. Прием, регистрация и учет документов с грифом "ДСП" осуществляются службами документационного обеспечения (ДОУ) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.
15. Вся поступающая в организацию корреспонденция "ДСП" доставляется фельдъегерской службой, службой специальной связи, курьерами учреждений и организаций. Прием и вскрытие корреспонденции осуществляются работниками, которым поручена работа с этими документами. При этом проверяется количество экземпляров и листов документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
При обнаружении неполного комплекта документов составляется соответствующий акт, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй подшивается в дело.
Акт подписывается работником, отвечающим за учет документов "ДСП", и утверждается руководителем службы ДОУ или в случае отсутствия такового руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.
Если в конверт с грифом ограничения доступа к документу "ДСП" вложены документы без грифа ограничения доступа к документу, не содержащие сведения "ДСП", они передаются для регистрации в службу ДОУ.
Если входящая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП", минуя службу ДОУ, напрямую поступает в структурные подразделения организации, то данная корреспонденция немедленно передается работникам службы ДОУ для регистрации и дальнейшей работы с ней.
16. Вся поступающая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП" подлежит регистрации отдельно от несекретной документации в журнале учета входящих документов.
17. Журналы учета документов с грифом ограничения доступа "ДСП" (для учета входящих, исходящих и внутренних документов) должны быть пронумерованы полистно, прошнурованы, заверены надписью на последнем листе журнала и скреплены мастичной печатью.
18. После регистрации все поступившие документы докладываются руководству организации для ознакомления и принятия решения по ним. После ознакомления документы возвращаются в службу ДОУ. В случае если документ требует дальнейшего ознакомления, то работник, которому поручена регистрация документов с грифом ограничения доступа "ДСП", знакомит с ним только тех лиц, которые указаны в резолюции руководства.
19. Если документ подлежит исполнению, то работник службы ДОУ, которому поручена регистрация документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", передает его под роспись начальнику подразделения или лицу, указанному в резолюции, для исполнения.
20. Снятие копий с входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", производится согласно письменному разрешению руководителя организации уполномоченным работником, ведущим их учет.
21. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с грифом "ДСП" уполномоченный работник должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
При применении средств организационной техники для обработки информации с грифом ограничения доступа "ДСП" создается система защиты, которая включает в себя мероприятия по защите информации от несанкционированного доступа, предотвращению утечки и исключению случаев разрушения информации "ДСП". Учет съемных носителей с информацией "ДСП" производится в журнале (карточке) учета съемных носителей.
Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником, с отражением факта уничтожения в учетных формах.
22. При получении документов на отправку работник, которому поручена регистрация документов, проверяет наличие всех экземпляров и листов отпечатанных документов.
Работник производит регистрацию документов в журнале учета исходящих документов и отправляет документы по реестру через фельдъегерскую или специальную связь адресату. При срочности документ может доставляться по разносной книге исполнителем либо сотрудником службы ДОУ.
23. Отправляемые документы с грифом "ДСП" должны быть помещены в конверты и опечатаны мастичной печатью. На конверте, в верхней части, справа указывается гриф ограничения доступа "ДСП", адрес получателя и отправителя, номера вложенных документов.
24. При необходимости направления документов с грифом "ДСП" в несколько адресов, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
4. Обязанности работников, допущенных к сведениям "ДСП"
25. Работники структурных подразделений организаций обязаны:
Знать и выполнять требования настоящего Положения;
Знать Перечень сведений "ДСП" для организации и руководства им в работе;
Не разглашать известные им сведения "ДСП";
Информировать руководителя подразделения и режимно-секретный орган (спецработника) о фактах нарушения порядка обращения со сведениями "ДСП", о попытках несанкционированного доступа к информации;
Строго соблюдать правила пользования документами, порядок их учета, хранения и уничтожения, обеспечивать в процессе работы сохранность информации, содержащейся в них, от посторонних лиц;
Знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ в силу исполнения прямых служебных обязанностей;
О допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета и хранения документов, а также о фактах разглашения сведений "ДСП" представлять письменные объяснения руководителю подразделения, комиссии по проведению служебного расследования.
26. Работникам организаций запрещается:
Использовать сведения "ДСП" при ведении переговоров по незащищенным каналам связи;
Передавать сведения "ДСП" по открытым (незащищенным) каналам связи (факсимильная связь, сеть Интернет и т.д.);
Использовать сведения "ДСП" в открытой переписке, статьях и выступлениях;
Использовать сведения "ДСП" в личных интересах;
Выносить документы и другие носители информации, содержащие сведения "ДСП", из здания организации без разрешения руководства;
Уничтожать документы "ДСП" без оформления акта в установленном порядке.
5. Группировка исполненных (входящих, исходящих и внутренних) документов в дела, их архивирование
27. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" (входящие, исходящие и внутренние) после исполнения группируются в отдельные от несекретных документов дела.
28. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" группируются в дела согласно номенклатуре дел документов с грифом "ДСП". При этом, в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с документами, имеющими гриф ограничения доступа "ДСП", добавляется отметка "ДСП".
29. Дела, предусмотренные номенклатурой дел, заводятся по следующим признакам:
Предметно-вопросному или тематическому, когда документы группируются в дела по их содержанию, то есть относятся к одному вопросу или одной теме;
По видам документов (приказы, отчеты, протоколы, акты и т.п.);
Корреспондентскому, при котором в дело объединяются документы по переписке с одним или несколькими учреждениями, и по другим признакам.
30. Дела формируются по мере исполнения документов.
Каждое дело содержит не более 250 листов. Если документов больше, они делятся на тома.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все подшитые в дело (том) документы нумеруются полистно, номера проставляются в правом верхнем углу листа вне текста документа. Во внутренней описи документов, находящихся в деле, указываются номер документа, откуда поступил или кому адресован документ, номера листов.
31. По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение делопроизводства документов "ДСП", и общее количество листов, помещенных в дело.
32. На обложке дела (тома) указываются гриф ограничения доступа "ДСП", название учреждения и структурного подразделения, номер дела (тома) по номенклатуре, заголовок (наименование дела), дата и год, когда начато и окончено дело, количество листов дела (тома), а также срок его хранения.
33. Срок хранения дел с документами, имеющими гриф ограничения доступа "ДСП", устанавливается на основании Перечня документов, образующихся в деятельности организации и его учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденного решением руководства организации.
34. Дела и документы "ДСП" выдаются исполнителям для работы по карточке учета выдаваемых дел и документов.
35. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел с грифом ограничения доступа "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем структурного подразделения.
36. Законченные дела "ДСП" хранятся в подразделении в течение одного года и используются для текущей справочной работы, после чего передаются на хранение в архив организации.
37. Уничтожение дел и документов с грифом ограничения доступа "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится комиссией по акту, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем подразделения в установленном порядке. В состав комиссии могут включаться не менее трех сотрудников структурных подразделений, имеющих непосредственное отношение к этим материалам. Материалы уничтожаются только путем сжигания. После чего в учетных формах производится отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
38. Архивирование документов с грифом "ДСП" ведет архивариус. В своей деятельности архив государственного органа и органа местного самоуправления руководствуется Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики", приказами руководства соответствующего органа, методическими документами Центрального государственного архива Кыргызской Республики, других учреждений государственных архивных служб республики.
6. Ответственность за разглашение сведений, содержащихся в документах с грифом ограниченного доступа "ДСП", утрату документов, содержащих такие сведения, и нарушение порядка работы с ними
39. Проверка наличия документов, дел и изданий "ДСП" производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручен учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.
40. О фактах утраты документов, дел или изданий "ДСП" немедленно ставятся в известность руководитель организации и руководитель службы ДОУ.
41. Для расследования факта утраты документов, дел и изданий с грифом ограничения доступа "ДСП" приказом руководителя организации назначается комиссия по проведению служебного расследования. Заключение комиссии о результатах расследования докладывается руководителю организации.
42. За утрату документов, дел и изданий "ДСП", а также нарушение требований настоящего Положения виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.
43. Об утрате документов, дел и изданий "ДСП" составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные данные. Акты об утрате документов, дел и изданий передаются в архив организации для постоянного хранения.
44. Дисциплинарную ответственность за разглашение сведений "ДСП" и утрату документов, содержащих такие сведения, несет персонально каждый работник организации, имеющий доступ к сведениям и документам "ДСП".
45. По факту разглашения сведений "ДСП" и утраты документов с грифом ограничения доступа "ДСП" проводится служебное расследование.
46. Комиссия по проведению служебного расследования устанавливает:
Обстоятельства разглашения сведений "ДСП" или утраты документов "ДСП";
Виновных в разглашении сведений "ДСП" или утраты документов "ДСП";
Причины и условия, способствующие разглашению сведений "ДСП" или утрате документов "ДСП".
47. Служебное расследование проводится в срок не более одного месяца со дня обнаружения факта разглашения или утраты.
48. При выявлении нарушения требований порядка обращения со сведениями "ДСП" или документами с грифом ограничения доступа "ДСП" к лицу, допустившему такие нарушения, применяются меры дисциплинарного воздействия.
49. Руководство организации принимает решение о применении мер дисциплинарного воздействия к виновным лицам по результатам проведенного служебного расследования не позднее одного месяца со дня утверждения заключения, если иное не установлено законодательством Кыргызской Республики.
Что такое документы
Слайд 1
Документы с грифом «Для служебного пользования» - это документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, относящуюся к несекретной информации, касающуюся деятельности организации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
Общепринятым сокращением для обозначения документов, содержащих информацию ограниченного делопроизводства является аббревиатура - ДСП
При работе с документами с грифом «Для служебного пользования» необходимо опираться на следующие акты:
Слайд 2
- постановление Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»;
- постановление Губернатора Хабаровского края от 27 января 2011 года № 5 «Об утверждении положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края».
Учет документов с грифом «Для служебного пользования»
При учете документов с грифом «Для служебного пользования» необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении зачастую приводит и к утечке информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расширения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персональную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат.
Слайд 3
Документы с грифом «Для служебного пользования», образующиеся в делопроизводстве организации, можно разделить на три группы:
1. поступившие (входящие);
2. исходящие;
3. внутренние документы (это документы, образующиеся в процессе повседневной деятельности организации и не покидающие ее пределов, например: акты, инструкции).
Прием и учет документов с грифом ДСП осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
Слайд 4
Этапы прохождения входящей документации, содержащей информацию ограниченного распространения
прием корреспонденции;
регистрация документов с добавлением к регистрационному номеру документа отметки «ДСП»;
передача на резолюцию руководству (через реестр движения документа с грифом «ДСП»);
занесение резолюции руководства в учетные формы;
тиражирование (осуществляется только с письменного разрешения руководителя с проставлением отметки на оригинале тиражируемого документа и в учетных формах);
передача специалистам структурных подразделений организации (через реестр движения документа с грифом «ДСП»);
помещение исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
хранение документа до передачи в архив или на уничтожение.
В «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» записано, что при небольшом объеме документов с грифом ДСП их учет разрешается вести совместно с обычными документами. Однако формы учета простых документов не отражают всех показателей, необходимых для учета документов с грифом ДСП, что создает условия для утраты документов. К тому же при совместном учете усложняется работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащих информацию ограниченного распространения. Поэтому оптимальным вариантом является раздельный учет простых документов и документов с грифом ДСП.
На наш взгляд, для осуществления учета документов с грифом ДСП целесообразно вести 3 журнала (соответственно, для входящей, исходящей и внутренней документации раздельно) по следующим формам:
Слайд 5
Журнал учета входящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
Слайд 6
Журнал учета исходящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
Слайд 7
Журнал учета внутренних документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
В представленных формах журналов отражены наиболее важные реквизиты документа, позволяющие отследить всю «судьбу» документа начиная с момента его поступления или создания и до момента уничтожения или передачи на хранение в архив.
Помимо регистрации документов в журнале учета входящих документов, необходимо вести реестр движения документа.
Слайд 8
Реестр движения документа с грифом «Для служебного пользования»
Пересылка документов ограниченного распространения должна осуществляться только заказными почтовыми отправлениями, спецсвязью или фельдсвязью с пометкой на конверте «Для служебного пользования» или «ДСП»
ЖУРНАЛ
учета входящих документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
Окончание
| Резолюция и/или кому направлен на исполнение | Отметка о взятии на контроль и срок исполнения | Дата и расписка | | |
|
| о получении | о возврате | ||||
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
ЖУРНАЛ
учета исходящих документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
| Дата регистрации и номер документа п/п | Наименование адресата (кому направлен документ) | Краткое содержание документа | Ф.И.О. исполнителя, должность | Количество листов/номер экземпляра |
||
| документа | приложения | всего |
||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Окончание
| Вид отправления (нарочно, фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями) | Дата отправления /передачи документа (роспись в получении/отправлении с указанием Ф.И.О. и должности) | Индекс (номер) дела, куда подшит документ | Отметка об уничтожении или передачи в архив (номер и дата акта) | примечание |
|
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|
ЖУРНАЛ
учета внутренних документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
Окончание
РЕЕСТР
движения документа с грифом «Для служебного пользования»
| № п/п | ФИО | Дата и время получения | Подпись |
"Гриф" Для служебного пользования (ДСП). Юридическое положение.
http://yushchuk.livejournal.com/335145.html
Вокруг документов "ДСП" ходит множество домыслов.
С одной стороны, в государственных учреждениях он используется довольно широко (и это логично, исходя из того, зачем он нужен). С другой стороны, его использование там регламентировано ведомственными инструкциями, а на законодательном уровне этот вопрос не урегулирован - что порождает множество конфликтов и проблем.
Один из ведущих российских специалистов по вопросам документального оформления разного рода тайн, присутствующий на Форуме Сообщества Практиков Конкурентной разведки (СПКР) под ником toparenko, рассказал о правовом положении отметки "ДСП". я подчеркиваю - вопрос о юридической составляющей, а не о том, что "ДСП все равно нужен" - понятно, что нужен, раз все еще жив, несмотря на все законодательные перипетии.
Итак, о "ДСП" - материал toparenko с стилистическими правками (т.к. текст мною из постов форума вырван).
ДСП всегда относился с несекретной информации. Но это была информация не подлежащая открытому опубликованию.
До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения гос. органов не составляющих гос. тайну регулировалось:
Ст. 139 ГК РФ
Статья 139. Служебная и коммерческая тайна
1. Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.
2. Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными настоящим Кодексом и другими законами.
Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.
Грифы ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию
Порядок проставления грифов ограничения доступа на документах, содержащих конфиденциальную информацию, менее определен. Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну . Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007) устанавливает, что коммерческая тайна – это конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
Закон устанавливает меры по охране конфиденциальности информации, относимой к коммерческой тайне, принимаемые ее обладателем. Они включают в себя: 1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну; 2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка; 3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана; 4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров; 5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна»с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства). Таким образом, закон четко определяет вид грифа – «Коммерческая тайна» и состав дополнительных сведений, также наносимых на документ.
45. Особенности учета, регистрации, использования, оформления, размножения, формирования в дела, передачи в архив или уничтожения дел, имеющих гриф «Для служебного пользования». Порядок снятия грифа.
Прием и учет документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым по Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках или в журналах Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления. Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий». В нерабочее время документы и изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.
Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам. Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках или в журналах Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники. Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.
К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений). Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.
Особенности работы с документами, имеющими пометку «Для служебного пользования»
Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
Документы с грифом «ДСП»:печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»; печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет; передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спец.связью или заказными или ценными почтовыми отправлениями; не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;
Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам. Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП». Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.
Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.
Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП». В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.
Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив. Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спец.части) и руководители структурных подразделений организации.Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения - в государственный архив. На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
Один из основных видов конфиденциальной информации охватывает широкий круг сведений, которые собираются, обрабатываются, хранятся в процессе деятельности органов власти, других государственных учреждений и организаций. Еще с советских времен такая информация имела своё обозначение - «для служебного пользования» (ДСП), которое использовался практически бесконтрольно.
Эту традицию, к сожалению, унаследовала и Россия после провозглашения независимости.
Можно ли размещать в облаке документы с грифом для служебного пользования (ДСП)
Парадоксальность нынешней ситуации состоит в том, что существуют огромные массивы информации, режим которой определяется названным грифом, но на законодательном уровне даже не существует общего определения подобной информации, которую часто называют конфиденциальной информацией, являющейся собственностью государства. Не говоря уже о четких правилах отнесения информации к категории «ДСП» или перечень должностных лиц, имеющих право устанавливать соответствующий гриф.
В российской классификации режим информации, составляющей служебную тайну, определяется на основе Гражданского кодекса и привязывается непосредственно к коммерческому значению этой информации. Кроме того, этот нормативно-правовой акт не делает никакой разницы между служебной тайной и коммерческой.
Первым спорным вопросом является целесообразность регулирования вопроса о служебной тайне гражданским законодательством. Ведь, возвращаясь к нашим рассуждениям о методе правового регулирования оборота информации, мы можем четко сказать, что, в отличие от коммерческой тайны, в основе регулирования обращения которой диспозитивный метод правового регулирования, оборот информации, составляющей служебную тайну, регулируется императивно на основе различного рода нормативно-правовых актов, служебных инструкций и т.п.
Таким образом, прямо указываются два признака информации, составляющей служебную тайну - государственная форма собственности и необходимость защиты согласно требованиям законодательства. В то же время информация, составляющая коммерческую тайну, находится, как правило, в частной собственности и защищается согласно воле ее обладателя
И, наконец, коммерческая тайна связана с осуществлением владельцем этой информации коммерческой деятельности, а служебная тайна, соответственно - с выполнением служебных обязанностей. Не стоит говорить, что это разные виды деятельности.
Таким образом, для четкого определения служебной тайны (информации для служебного пользования) нам нужно определить, какая деятельность считается службой.
На основе анализа нормативных актов мы можем определить ряд признаков информации,составляющей служебную тайну.
Во-первых, эта информация является собственностью государства.
Во-вторых, использование, получение, распространение и хранение информации, составляющей служебную тайну осуществляется должностными лицами - государственными служащими.
В-третьих, режим информации, составляющей служебную тайну, которым определяются: порядок определения информации как служебной тайны и ее рассекречивании, порядок защиты, хранения, передачи и доступа к такой информации, устанавливается специальными нормативно-правовыми актами.
Учитывая указанные характеристики служебной тайны, вполне логичным и справедливым выглядит последующее определение понятие служебной тайны: конфиденциальная информация, которая защищается законом, которая стала известна в государственном органе только на абсолютно законных основаниях и через исполнение его представителями служебных обязанностей.
Читайте еще
 |
 |
В настоящее время представление в диссертационный совет диссертаций с пометкой «Для служебного пользования» Положением о присуждении ученых степеней не предусмотрено (ранее представление таких диссертаций в диссертационный совет допускалось).
В СССР существовал следующий подход к выделению категорий информации с ограниченным доступом: государственная тайна (с использованием грифов «особой важности» и «совершенно секретно»), служебная тайна (с грифом «секретно») и информация «Для служебного пользования» («ДСП»). В настоящее время ст. 7, 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями) закреплено лишь деление информации в зависимости от категории доступа к ней на общедоступную и ограниченного доступа.
Кроме того, понятие «служебная тайна» встречается в указе Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»:
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).
В п. 1.2 постановления Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233
«Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» (с изменениями и дополнениями) (применимо к федеральным органам исполнительной власти, а также на подведомственных им организаций) отмечается, что:
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
При этом, в п. 1.3. отмечается, что:
Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
Аспиранты также должны помнить, что законом охраняется:
неприкосновенность частной жизни (статьи 23, 24 Конституции РФ);
тайна переписки, телефонных, телеграфных и иных сообщений, иными словами, «тайне связи» (статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»);
банковская тайна (статья 26 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»);
налоговая тайна (статья 102 Налогового кодекса РФ);
тайна страхования (статья 946 Гражданского кодекса РФ);
адвокатская и нотариальная тайна(статья 8 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре Российской Федерации» и статья 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 .02.1993 № 4462-1);
тайна следствия, дознания (статья 161 Уголовно-процессуального кодекса РФ) и судопроизводства, а равно сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20.08.2004 № 11 9-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами РФ;
журналистская тайна (статья 49 Федерального закона от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации»);
аудиторская тайна (статья 8 Федерального закона от 07.08.2001 № 11 9-ФЗ «Об аудиторской деятельности»);
сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его личность (иначе называемые «персональные данные»), кроме сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
сведениях о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Аспиранты, добывающие материалы для диссертации в коммерческих фирмах и корпорациях, должны принять во внимание, что согласно ст. 10 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями и дополнениями), эти организации могут принять законные меры по охране конфиденциальности информации. При этом в статье 5 закона упомянуты и те сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.
Защита диссертации с грифом «Для служебного пользования»
До 2013 года защита диссертационных исследований с грифом ДСП осуществлялась согласно Приказу Минобрнауки РФ от 07.06.2007 N 169 «Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения и защиты диссертаций с грифом «Для служебного пользования» (зарегистрировано в Минюсте РФ 25.06.2007 N 9684). С принятием нового «Положения о присуждении ученых степеней», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 24 сентября 2013 г. № 842, защита диссертаций без секретных сведений, не размещенных в ЕГИСМ , невозможна.
А вот как прокомментировал ситуацию Председатель Высшей аттестационной комиссии Минобрнауки Владимир Филиппов в интервью газете «Новые Известия» за 18 декабря 2013 г.:
Мы стараемся не оставлять такой возможности. Многие пытались найти варианты не вывешивать работы в Сеть - для этого вкладывали в диссертацию одну страничку секретного материала какого-то, чтобы работа шла под грифом ДСП. А гриф ДСП присваивается самой организацией - например, я в РУДН могу многим материалам такой гриф присвоить. Так вот сейчас мы ликвидировали понятие «диссертация ДСП» - таких больше не будет. Останутся либо секретная - это совсем другая процедура защиты, либо все остальное - открытое.