Отчет о стаже работников образец заполнения. СЗВ-стаж: образец заполнения отчетности

Не позднее 1 марта надо сдать СЗВ-СТАЖ за прошлый год. Проверьте, все ли учли при подготовке отчета.

Наш обозреватель Любовь Шейко была на семинаре в Пенсионном фонде и поделилась информацией, которая пригодится страхователям при подготовке персонифицированных сведений.

Виды сведений персонифицированного учета

• СЗВ-СТАЖ - сдается ежегодно;
• СЗВ-КОРР - представляется в случае необходимости корректировки данных, учтенных на ИЛС застрахованных лиц, на основании ранее сданной отчетности;
• СЗВ-ИСХ - подается при нарушении установленных сроков представления отчетности за периоды до 2016 года;
• ОДВ-1 - представляется одновременно с указанными формами, является сопровождающим документом.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ сдаются одновременно с формой ОДВ-1. Формы СЗВ-СТАЖ формируются в пакет документов. Один пакет содержит один файл, включающий формы СЗВ-СТАЖ И ОДВ-1.

Срок представления СЗВ-СТАЖ

Еще сдают СЗВ-СТАЖ:

• при ликвидации страхователя - юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя) - в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя), но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя);
• при реорганизации страхователя - юридического лица - в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса) , но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации.

Способы представления СЗВ-СТАЖ

На бумаге (лично (его представителем) либо с использованием средств почтовой связи), в т.ч. в сопровождении магнитного носителя.

Сведения на бумаге подписываются исполнителем (по требованию руководителя), заверяются подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии).

Страхователь (работодатель), не являющийся юридическим лицом, заверяет сведения личной подписью.

Датой представления сведений на бумажном носителе считается:

• дата фактического представления в территориальный орган ПФР - при представлении страхователем лично (его представителем);
• дата отправки почтовым отправлением согласно почтовому штемпелю - при отправке по почте.

В электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обязанность по представлению сведений в форме электронного документа установлена для страхователей при представлении сведений на 25 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы) .

Датой представления сведений в электронной форме считается дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа ПФР, подтвержденная оператором ЭДО или территориальным органом ПФР.

Типы СВЗ-СТАЖ

Как заполнить СЗВ-СТАЖ

Если скрин-шоты плохо видны на вашем экране, не мучайтесь и

Новая форма отчетности для всех работодателей. Персонифицированные сведения на работников в ПФР теперь нужно подавать именно по этой форме. Кроме того, она заменила собой ранее применяемую форму СПВ-2 и по содержанию очень на нее похожа.

Бланк СЗВ-СТАЖ - 2017 можно скачать с сайта КонсультантПлюс

Затем в форме СЗВ-СТАЖ - 2017 необходимо отметить тип сведений, которые в ней будут отражены. При первичном представлении формы за год отметка ставится напротив поля «Исходная». Далее указывается отчетный период - то есть календарный год, за который подаются сведения (п. 2.2 Порядка заполнения).

В разделе 3 отражаются непосредственно сведения о периодах работы застрахованных лиц в соответствии с порядком заполнения формы СЗВ-СТАЖ. Здесь по каждому из них указывается: ФИО, СНИЛС (п. 2.3.1 Порядка заполнения), даты периодов работы (п. 2.3.2 Порядка заполнения), коды территориальных и особых условий труда и другие сведения, в том числе касающиеся досрочного назначения пенсии.

Разделы 4 и 5 при подаче формы по итогам года не заполняются (п. 2.4 Порядка заполнения). Их нужно заполнять только при подаче отчета СЗВ-СТАЖ на работника / исполнителя, решившего в текущем году оформить себе пенсию.

В 2017 году была введена в действие СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей. Автором ее создания был Пенсионный фонд, поскольку при передаче администрирования соцвзносов в ФНС, в фонд перестала поступать информация о трудовом стаже работников. В этом году новую форму нужно выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, однако с 2018 года по ней необходимо отчитываться в обязательном порядке всем хозяйствующим субъектам.

До 2017 года организации и предприниматели подавали в Пенсионный фонд отчет РСВ-1, из которого орган получал сведения о страже застрахованных лиц.

Однако с 2017 года управление взносами был передано, отчет отменили, и у фонда возникла проблема - у него исчез источник необходимых сведений для исчисления трудового стажа.

Для этих целей была разработан и введен СЗВ-СТАЖ. Она по внешнему виду напоминает другой отчет, отправляемый в фонд - СЗВ-М, но содержит по каждому из работников более подробные сведения.

Документы по своему действию не отменяют друг друга - ведь на основании ежемесячных сведений из СЗВ-М пенсионный фонд получает информацию о работающих пенсионерах с целью отмены постоянной индексации пенсии. Новый же отчет будет источником сведений о стаже каждого трудоустроенного работника, а также о размере начисленных на них взносов.

В качестве годового отчета новая форма будет подаваться в фонд только в 2018 году. Тем не менее, если в течение 2017 года работник решит уволиться, организация обязана выдать ему на руки СЗВ-СТАЖ. Кроме этого, при выходе на пенсию, и своевременном уведомлении об этом компании, ответственный работник должен будет подать электронную версию в фонд в период 3 дней по факту обращения.

Кто должен предоставлять СЗВ-СТАЖ?

По разработанным правилам, новый бланк необходимо будет обязательно подавать:

• Компании, а также относящиеся к ним подразделения, расположенные в других регионах;
• Предприниматели, сыщики, имеющие лицензию, адвокаты, нотариусы, у которых есть наемные сотрудники.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2017 году

Документ СЗВ-СТАЖ субъекты, у которых есть наемные работники, должны сдавать в ПФ каждый год один раз. Крайним сроком подачи этого документа определено 1 марта такого года, который идет за отчетным. На эту даты действует правило, что если она будет выпадать на выходной день, то окончательный срок подачи будет автоматически перемещаться на первый ближайший рабочий день.

В 2017 году этот отчет сдавать в обязательном порядке не было необходимости. Впервые хозяйствующие субъекты это будут делать до 1 марта 2018 года за период – 2017 год.

Однако также есть два случая, при которых необходимо будет незамедлительно оформить СЗВ-СТАЖ:

• Если сотрудник оформляет себе пенсию, и принес в свою бухгалтерию уведомление об это событии, то на него необходимо оформить бланк и передать его в срок трех дней с факта сообщения;
• Необходимо обязательно составлять СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника. Это должно происходить в завершающий рабочий день при выдаче на руки остальных обязательных документов.

Куда предоставляется отчетность

Оформленный отчет подается:

• Если это делает предприниматель - по месту его проживания;
• Если это делает компания - по ее месту расположения;
• Подразделения, которые ведут учет самостоятельно - по их месту расположения.

Способы сдачи отчетности

У отчета ест два способа его передачи в пенсионный орган:

• Бумажная форма. В таком виде отчет имеют право передавать только те предприятия и предприниматели, у которых принято на работу не более 25 человек. Бланк отчета необходимо заполнить самостоятельно на компьютере, распечатать в двух экземплярах, а кроме этого на флэш-носителе нужно принести электронный файл. Сотрудник фонда дает отметку на одной копии отчета, а также копирует к себе его электронный файл.
• Электронная форма. В этом виде его обязаны сдавать все субъекты, с количеством работников свыше 25 человек. Для того, чтобы сдавать отчетность, нужно оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключить договор с оператором по передаче данных через интернет.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Форма СЗВ-СТАЖ обязательна к выдаче на руки при увольнении работника. Однако здесь есть свои нюансы. Так, если при сдаче за отчетный год в бланк включаются все имеющиеся работники, то в этом случае в документ вносятся сведения только по одному человеку.

Заполняется бланк следующим образом:

• Форма должна быть отмечена как исходная, отчетный год - год увольнения.
• В таблицу заносят одного человека, период работы - с начала года либо даты приема (если он был оформлен в текущем году) и до даты увольнения.
• В графе 14 ставится отметка только тогда, когда работник уволился 31 декабря.
• Разделы 4 и 5 для увольняющихся не заполняются.

Внимание! Внесение информации по всем лицам в данном случае является нарушением закона о персональных данных и может караться штрафными санкциями для ответственных за это лиц. В отчете указывается только увольняемый.

Форма сдачи отчета

СЗВ-СТАЖ включает в себя общую информацию об организации или предпринимателе, а также сведения о работниках, которые были наняты в течение этого периода.

Помимо самого отчета, вместе с формой еще необходимо сдавать опись ОДВ-1, куда вносят информацию о хозяйствующем субъекте и общее количество сведений о работниках.

Скачать бланки форм отчетности

Скачать в Excel.

Скачать в формате Excel.

Скачать .

Скачать .

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ: пошаговая инструкция

Этот документ можно заполнять при помощи компьютера, или от руки на бумаге.

В последнем случае нужно придерживаться следующих правил:

• Нужно использовать ручку с темными чернилами. Запрещается заполнять красной либо зеленой пастой;
• Если произошла ошибка, то тот лист нужно заполнить заново.
• Зачеркивать либо пользоваться средством «Штрих» запрещено;
• При заполнении используются только заглавные буквы.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В графу «Регистрационный номер в ПФР» заносится номер, который ПФ присвоил хозяйствующему субъекту.

После этого располагаются графы для указания ИНН и КПП. В графе для записи ИНН присутствует 12 клеток. В том случае, когда отчет оформляется на организацию, у которой в коде ИНН только 10 цифр, то оставшиеся две клетки прочеркиваются. В графу КПП вносят информацию только организации, поскольку он у них присутствует. Предприниматели оставляют его пустым.

В графу «Наименование» записывается краткое название компании, либо полные Ф.И.О. предпринимателя. Данные заносятся так, как это указано в учредительных документах.

Блок граф «Тип сведений» определяет ситуацию, в которой подается данный отчет:

• Отметка «Исходная» показывает, что отчет передается впервые;
• Отметка «Дополняющая» говорит о том, что данным отчетом производится внесение новых данных, либо изменение сведений в ранее поданном отчете;
• Отметка «Назначение пенсии» говорит о том, что работник, указанных в отчете, выходит на пенсию, и стаж за этот год необходимо принять в расчет при назначении выплаты.

Раздел №2 - Отчетный период

Тут находится единственная графа из четырех квадратиков. Сюда записывается год, за который подается документ.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Этот отчет выглядит как таблица, в которую построчно записывается информация о сотрудниках.

В столбцы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» вносится личная информация по каждому работнику. В столбце «СНИЛС» указывается присвоенный ему фондом страховой номер.

Столбец «Период работы» включает в себя два отдельных – «Начало» и «Окончание». В том случае, когда сотрудник проработал весь год, то сюда заносятся первый и заключительный дни года. Если на одного и того же работника необходимо занести более одного периода (если он увольнялся, а потом снова устроился на работу), то их записываю один под другим в разных строках. При этом предыдущие столбцы со СНИЛС и ФИО не заполняются.

Если работник собирается выходить на пенсию, то при заполнении указывается ориентировочная дата события.

Если гражданин производил работы по гражданскому договору, то указывается его период действия, а в столбце 11 проставляется код «ДОГОВОР». Если же работы была выполнена, но не оплачена - то указываются коды «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В графе 11 также проставляются следующие коды:

	Расшифровка
ДЕТИ	Сотрудница находится в отпуске по ухода за ребенком до полутора лет
ДЛДЕТИ	При нахождении работницы в отпуске по уходу за детьми до трех лет
ДЕТИПРЛ	В случае предоставления отпуска по уходу за детьми до трехлетнего возраста, который был предоставлен дедушке, бабушке, опекунам ребенка или другим родственникам, если они фактически осуществляли за ним уход
ДЕКРЕТ	Если сотрудница находится в декрете
ЧАЭС	В случае предоставления дополнительного отпуска гражданам, которые были подвержены воздействию радиации в следствии катастрофы в Чернобыле
НЕОПЛ	· При простое, который произошел по вине сотрудника · В случае предоставлении отпуска за своей счет (без сохранения зарплаты) · При наличии неоплачиваемых периодов ввиду недопущения или отстранения от работы · Если было неоплачиваемое время в виду проведения забастовки · При предоставлении одного неоплачиваемого дня, который может быть предоставлен женщинам в сельской местности · Если педагогическому работнику был предоставлен неоплачиваемый период отпуска длительностью до одного года · Другие виды неоплачиваемых периодов

В столбце «Территориальные условия» проставляется специальный код, если работник выполнял свои обязанности в особых условиях, к которым относится, например, Крайний Север. Коды, которые можно заносить в этот столбец, для справки приведены в приложении 1 к отчету.

В столбец «Особые условия» вписывается код, если сотрудник осуществлял деятельность в среде, дающей право на досрочное получение пенсии. Все коды, которые можно здесь использовать, приводятся в приложении 2 к отчету.

Внимание! Если информация об особых условиях не имеет документального подтверждения, то сведения в столбцы 9, 12 и 13 не заносятся.

В столбец «Сведения об увольнении застрахованного лица» ставится отметка «Х» только тогда, когда день увольнения – это заключительный день года (31 декабря).

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Указанный раздел обязателен для заполнения только тем, кто выходит на пенсию (была проставлена отметка «Назначение пенсии». В разделе располагаются два вопроса, и ответы на них необходимо пометить в соответствующем поле.

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Указанный раздел также нужно заполнять, только если отчет подается на выходящего на пенсию работника. Здесь указываются периоды, за которые начислялись взносы, а также нужно указать, производились ли за эти периоды перечисления.

Опись ОДВ-1

Одновременно с отчетом нужно также подготавливать и передавать опись ОДВ-1. Здесь обобщаются все данные из основного документа.

Описи можно присвоить один из трех типов – «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Выбор производится путем отметки в графе напротив статуса.

Раздел 1 включает в себя реквизиты хозяйствующего субъекта, и заполняется аналогично разделу 1 основного отчета.

В разделе 2 в графу «Отчетный период» нужно вносить 0, а вот в графе «Год» записывать номер года, за который сдается отчет.

В разделе 3 нужно указать общее количество сотрудников, на которых сдаются данные в СЗВ-СТАЖ.

Раздел 4 заполняется только в той ситуации, если сдаются отчеты, отмеченные СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР с отметкой «Особая», и сюда записывается обобщающая информация за весь период.

Раздел 5 оформляется в той ситуации, когда данные подаются на рабочих, имеющих право досрочно получать пенсионные выплаты за труд в специальных условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Нормативный акт, определяющий как точно необходимо заполнять данный отчет, устанавливает, что СЗВ-СТАЖ отправляется компаниями и ИП, которые выступают работодателями. За отчетный период поэтому у такого субъекта бизнеса должен присутствовать хотя бы один работник.

Когда же ИП, нотариусы, адвокаты, население, имеющее статус самозанятого, не заключало ни одного трудового контракта, то сдавать отчет не надо. Кроме этого, при попытке сдать его система выдаст ошибку, поскольку по правилам документ должен содержать хотя бы одни сведения.

В то же время, до сих пор не ясна ситуация с организациями. Дело в том, что у такого лица всегда есть директор, который указывается в уставе при регистрации. И с одной стороны, если с ним не подписано трудовое соглашение, то и отчет на него подавать не нужно. С другой стороны, если договор с ним подписан, но деятельности никакой нет, то необходимо подавать отчет в ПФР, указав в нем только директора.

На текущий момент ПФ не дал каких-либо разъяснений по сдаче организациями нулевого отчета.

Штрафы за не сданный отчет или не выданный при увольнении

Действующие нормы права предусматривают различные размеры штрафных санкций, связанных с несдачей или недостоверным представлением данных в документе СЗВ-СТАЖ.

• Нарушение сроков направления в ПФР отчета влечет наказание компании штрафом в сумме 500 р. за каждого работника, включенного в него с опозданием.
• За невключение в вовремя сданный отчет отдельных работников - фирме могут предъявить штраф в сумме 500 р. за каждого такого сотрудника.
• Сданный в установленные сроки отчет, содержащий неверные данные на представленных в нем сотрудников, влечет наказание для компании в сумме 500 р. по каждому выявленному такому работнику.
• Существуют также штрафные санкции на должностных лиц организации за несвоевременное представление отчета в размере 300-500 р.
• Если отчет будет представлен в ПФР в бумажной форме вместо установленной электронной, то фирма может быть наказан штрафом в размере 1000 р..
• Если работнику в момент увольнения не выдается СЗВ-СТАЖ или при оформлении пенсии он не был отправлен по запросу в ПФР, предприятие ожидает штраф в размере 50000 р.

В 2018 году многим хозяйствующим субъектам предстоит предоставить в ПФР новую отчетность для всех работодателей СЗВ-СТАЖ. В результате передачи административных прав в налоговым органам отчет по страховым взносам компании на своих сотрудников сдают в ИФНС, а в ПФР уходят только СЗВ-М. Это не обеспечивает ПФР полной информацией, поэтому вводится и вводится дополнительный источник.

Форма СЗВ-СТАЖ представляет собой отчетность, которая подается в отделение пенсионного фонда хозяйствующими субъектами на своих работников. Она содержит сведения об их трудовом стаже.

Форма заменяет собой существовавший ранее отчет РСВ-1 в части сведений по периодам занятости всех работающих на предприятии, а также трудоустроенных по договорам подряда.

СЗВ-СТАЖ очень похож еще на один отчет, предоставляемый в ПФР по форме CЗВ-М, который субъекты бизнеса начали подавать на сотрудников компании ранее с целью выявления работающих пенсионеров.

При более внимательно изучении этих отчетов можно заметить, что СЗВ-СТАЖ это более расширенный отчет СЗВ-М. В нем указываются не только личные сведения и СНИЛС гражданина, но также период его трудовой деятельности с отражением даты начала и даты конца трудовой деятельности на данном предприятии.

Здесь же подробно расшифровывается время, когда за работником сохранялось его рабочее место, но фактически он не работал. То есть периоды отпуска без содержания, ухода за детьми, больничные и т. д.

Также законодательство определяет обязанность руководства субъекта бизнеса выдавать на руки СЗВ-СТАЖ, когда сотрудник увольняется. В этом случае данная форма составляется только на одного этого работника, распечатывается и передается ему вместе с другими документами в последний его день работы.

Помимо этого к отчету должна прилагаться еще бланк ОДВ-1, в которой присутствует информация о начисленных и перечисленных в ИФНС взносах на страхование в общем по компании за год. Необходимость этого возникает из-за того, что в течение года эти сведения представлялись только в ИФНС.

Внимание! Если сотрудник выход на пенсию, по запросу пенсионного фонда работодатель должен предоставить ему оформленный отчет СЗВ-СТАЖ, чтобы произвести все требуемые расчеты при начислении пенсии.

Кто должен сдавать форму СЗВ-СТАЖ

Положения норм права определяют перечень субъектов, в обязанности которых входит отправка документа СЗВ-СТАЖ.

К ним относятся:

• Предприятия и учреждения различных форм собственности, у которых существуют трудовые и гражданские соглашения с физлицами, а также зарегистрированные соответствующим образом их структурные подразделения в виде филиалов и представительств.
• Физлица, у которых открыто ИП, а также нотариусы и адвокаты с частной практикой, если они выступают в качестве работодателя и у них есть наемные работники.

Внимание! Таким образом, если организация или индивидуальный предприниматель осуществляет начисление вознаграждения физическим лицам, облагаемое страховыми отчислениями, то они должны на этих граждан подавать данную форму.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2018 году

Поскольку СЗВ-СТАЖ – сдается ежегодно, то его надо составлять ответственным лицам и представлять по итогу года единожды. Законодательство требует, чтобы этот отчет был сдан в ПФР не позже 1 марта.

Если установленная дата предоставления отчётности выпала на выходной день, то крайний день сдачи необходимо сдвинуть на первый рабочий день. Таким образом в 2018 году работодатели должны будут сдать отчет по СЗВ-СТАЖ не позднее 1 марта.

Помимо ежегодной отчетности форма заполняется также и в следующих случаях:

• При расторжении трудового договора CЗВ-СТАЖ необходимо передать увольняющемуся гражданину не позднее, чем в последний его рабочий день.

Важно! При выходе на пенсию этот отчет компания должна представить в ПФР в течение трех дней с факта передачи запроса.

Куда предоставляется отчетность

К данному отчету применяются аналогичные правила при определении отделения ПФР, которое будет выступать его получателем:

Физлица , зарегистрированные в качестве ИП - сдают СЗВ-СТАЖ по месту регистрации их в ИФНС, то есть по прописке, отраженной в их паспорте.

Юрлица должны представлять форму отчета со сведениями о стаже в ПФР по месту своего нахождения.

Филиалы и представительства отчитываются по этой форме отдельно от головной компании, и СЗВ-СТАЖ они сдают по своему месту расположения.

Каким образом сдается данная отчетность

Форма СЗВ-СТАЖ может быть предоставлена впенсионный фонд следующими способами:

• Данный отчет можно отнести в ПФР и сдать его инспектору непосредственно на бумаге. В этом случае нужно распечатать сразу два экземпляра, чтобы ответственное лицо при получении на втором сделало соответствующую отметку.
• Направить CЗВ-СТАЖ можно через систему ЭДО. Этот способ предполагает наличие у субъекта бизнеса ЭЦП, специализированной программы или сервиса, а также договора со спецоператором . Этот способ могут использовать все работодатели, особенно те, у которых число работающих в компании более 25 человек.

Желательно оформлять СЗВ-СТАЖ на компьютере и к бумажной версии приложить еще и электронный файл. Такой способ доступен только хозяйственным субъектам, у которых численность работников не превышает 25 человек.

Форма сдачи отчета

Форма CЗВ-СТАЖ предоставляет информацию как о самом работодателе в целом, так и информацию по каждому работнику, по кому в фирме производились начисления и выплаты, какие облагаются взносами на страхование.

Законодательство предполагает, что к годовому отчету обязательно должна быть приложена соответствующая опись, для которой установлена форма ОДВ-1.

В ней указываются регистрационные сведения по хозяйствующему субъекту, а также отражается информация об остатке, общих суммах начисленных и перечисленных страховых взносов. Здесь же отражается суммарное число работающих, с кем в компании заключены договора.

Скачать актуальный бланк

Скачать в формате Excel.

Скачать в формате Excel.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Раздел No1 – Сведения о страхователе

Рассмотрим пример заполнения отчета. В графу регистрационного номера записывается номер, который выдан организации в ПФР при его постановке на учет в ведомстве.

В следующую графу записывается короткое наименование организации, или полные личные сведения о предпринимателе (его Ф.И.О.). Данные необходимо взять из учредительных документов.

Графа «Тип сведений» должна содержать одну из следующих отметок:

• «Исходная» – данный отчет формируется и отправляется первый раз за данный период;
• «Дополнительная» – отчет уже был дан, но необходимо дополнить сведения в нем новыми;
• «Назначение пенсии» – данный отчет составляется на работника, который собирается выходить на пенсию.

Раздел No2 - Отчетный период

В указанном разделе располагается одна графа. В нее нужно записать номер года, за который составляется отчет.

Раздел No3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Такой раздел состоит из большой таблицы, в строки которой нужно вносить информацию по всем работникам, с какими в течение года у субъекта были заключены трудовые соглашения либо договоры ГПХ.

В столбцы таблицы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» заносятся одноименные личные сведения о работнике.

Столбец «Период работы» разделяется на два. В них необходимо занести день, в который сотрудник начал исполнять обязанности в компании и день, когда он уволился. Если работник находился в компании полностью весь год, то в эти столбцы записываются дни начала и завершения года.

Если у одного и того же работника нужно занести несколько периодов работы в течение одного и того же года (например, он увольнялся и снова устраивался на работу), то их проставляют отдельными строками друг под другом. При этом личные данные и номер СНИЛС необходимо указывать единожды первой строке. В остальных столбцы с этими сведениями нужно оставить незаполненными.

Если работник отправляется на пенсию, и из-за этого события составляется и отправляется отчет, то в качестве даты завершения работы проставляется предположительный день начала отдыха.

Если сотрудник выполнял обязанности по договору ГПХ, то в виде периода нужно указать период его действия. Если работы оказаны полностью и были в полной мере оплачены, то в столбец 11 записывается слово «ДОГОВОР». Если же нет - то здесь нужно проставить «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В столбец «Территориальные условия» нужно записать код, когда сотрудник выполнял обязанности в особых условиях окружающей среды (на особой территории). Возможные коды представлены в приложении 1.

В столбце «Особые условия» проставляется код в случае, когда работник производил выполнение своих обязанностей во вредных либо опасных окружающих условиях. При этом работы в таких условиях дает право на выход на пенсию в ранние сроки.

Возможные коды для этого столбца указаны в приложении 2. Однако здесь есть одна особенность. Если работа в особых условиях была, однако не были оформлены подтверждающие это документы, то использовать данные коды нельзя.

В столбце «Сведения об увольнении застрахованного лица» нужно делать отметку, если 31 декабря является датой увольнения работника.

Раздел No4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Внимание! В раздел вносится информация только тогда, когда отчет оформляется на работников, выходящих на пенсию. В него включены два вопроса, на которые нужно указать ответ путем выбора необходимой графы.

Раздел No5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Этот раздел в отчете заполняется в том случае, когда сдаются сведения о работнике, который выходит на пенсию. Здесь нужно указать периоды, за которые начислялись на работника страховые взносы, а также проставить отчет на вопрос - производилась ли в эти периоды их уплата.

Опись ОДВ-1

При оформлении СЗВ-СТАЖ ответственному лицу необходимо также оформить и сдать опись ОДВ-1. Она предназначена для обобщения всех сведений, содержащихся в основном отчете.

Опись может быть одного из трех базовых типов: «Исходный», «Корректирующий» или же «Отменяющий». Для выбора нужного типа проставляется знак «Х» в клетке, напротив его названия.

Раздел 1 предназначен для указания сведений об отчитывающейся организации. Его заполнение производится аналогично разделу 1 самого отчета СЗВ-СТАЖ.

В разделе 2 находится поле «Отчетный период», которое всегда принимает значение «0». В поле «Год» заносится цифрами год, за который отправляются данные.

В разделе 3 проставляется общее количество сотрудников, по каким содержатся сведения в отчете.

В раздел 4 необходимо заносить данные только в той ситуации, если отчеты содержат данные с типами СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР и отметкой «Особая». Сведения, которые сюда вносятся, должны включать в себя информацию полностью за весь период составления отчета.

В раздел 5 записываются данные, если в отчете есть сведения со статусом СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ по сотрудникам, которые претендуют на назначение пенсионных выплат досрочно по причине выполнения трудовых обязанностей во вредных либо тяжелых условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ

По правилам оформления отчета, его нужно оформить и подать в ПФР в том случае, если у организации есть хотя бы один действующий трудовой договор хотя бы с одним единственным сотрудником. Если же у предпринимателя, нотариуса, адвоката и других работодателей нет наемных работников, то и обязанности в сдаче данного отчета у них нет.

Нужно отметить, что формат самого отчета подразумевает, что в нем должна присутствовать хотя бы одна строка с данными. Если же ее нет - то пройти первоначальный контроль на наличие ошибок эта форма уже не сможет.

С компаниями нельзя на этот вопрос ответить однозначно, поскольку изначально у нее уже есть один наемный работник, который указан в Уставе - директор. Поэтому, здесь может возникать две ситуации.

Если у организации нет ни одного подписанного трудового контракта, даже непосредственно с директором, то составлять и отправлять отчет не нужно.

Внимание! Во втором случае, когда деятельность не ведется, но подписанное трудовое соглашение между руководителем и организацией имеется, то сдать отчет будет необходимо. При этом в документ будет включено единственное лицо.

Штрафы за не сданный отчет

Существует несколько штрафов, связанных с обстоятельствами, в которых было допущено нарушение:

Организация сдала отчет в полном объеме, но срок сдачи был нарушен - по 500 рублей по сведениям каждого работника с просроченным сроком отправки;

Отчет был передан вовремя, но в него были включены не все работающие - по 500 рублей по каждому человеку, сведения о котором не попали в отчет.

Отчет был сдан в установленный срок, данные по всем работникам были в него включены, однако проверка показала, что некоторые из них являются несоответствующими действительности - 500 рублей по каждому человеку, сведения о котором были указаны неверно.

Внимание! Кроме этого, установлен штраф за сдачу отчета на бумажном носителе, в то время как организация обязана отправлять его только в электронном виде. Его сумма составляет 1000 руб.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

По закону, при увольнении работника, ему должна быть на руки выдана эта форма. В ситуации, когда организация подает отчет в конце года, он содержит в себе сведения обо всех работниках компании.

Если же бланк выдается при увольнении, он должен включать в себя сведения только на этого конкретного сотрудника, в противном случае произойдет нарушение - разглашение персональных сведений обо всех других работниках, что недопустимо.

Когда отчет СЗВ-СТАЖ составляется при увольнении, в нем указывается статус «исходный», а также проставляется год увольнения (текущий год).

В табличную часть нужно занести дату начала работы, если он был принят в течение года, либо первый день года. В качестве даты завершения периода заносится дата увольнения.

Внимание! Если работник прекратил договор 31 декабря, то необходимо поставить отметку в предназначенной для этого графе 14.

Разделы 4 и 5, если бланк составляется для уволенного работника, игнорируются.

Штрафы за невыдачу формы при увольнении

В связи с тем, что закон устанавливает обязательство работодателя выдать увольняющемуся работнику отчет на руки в его заключительный рабочий день, были введены штрафы за невыполнение этого правила. Наказание составляет 50 тыс. руб.

Такой же штраф необходимо будет заплатить организации в случае, когда работник собрался выходить на пенсию, а организация в трехдневный срок не отправила на него данные сведения в ПФР.