Что делать, если работник не предоставил ИНН? Что нужно знать об ИНН работника? Можно ли принять сотрудника без инн.
ФНС России вводит обязательный контроль наличия и корректности ИНН в справках о доходах физических лиц (форма 2-НДФЛ). Для компаний это значит, что без ИНН справку инспекция не примет. За отчетность, не представленную в срок, грозит ответственность по статье 126 НК РФ - 200 руб. за каждый документ. Срыв срока весьма вероятен, если учесть, что до недавнего времени указывать ИНН в форме 2-НДФЛ было не обязательно.
Основанием для ужесточения правил проверки сведений в формах 2-НДФЛ послужило письмо Управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733. Документ вводит восемь новых дополнительных правил контроля, из которых выделим два:
- Проверка на наличие обязательности заполнения поля «ИНН в Российской Федерации» при реквизите «Гражданство (код страны)» равном «643».
- Проверка структуры заполненного поля «ИНН в Российской Федерации» на разрядность и корректность контрольного числа ИНН (в том числе на заполнение данных произвольными техническими значениями, начинающимися с 0000000000, 1234567890 и т.п.).
Спрашивается, в чем суть проблемы? Дело в том, что законодательство не обязывает граждан ни узнавать свой ИНН, ни сообщать его работодателю при трудоустройстве. Статья 65 ТК РФ не упоминает свидетельство о постановке на учет в инспекции среди документов, которые следует представить, заключая трудовой договор. Никаких рычагов воздействия на работника с тем, чтобы тот узнавал и сообщал свой ИНН, у бухгалтера не имеется.
Порядок заполнения формы 2-НДФЛ утвержден приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Там сказано, что реквизит не заполняется «при отсутствии ИНН у налогоплательщика». Поскольку ИНН присваивается всем российским налогоплательщикам (п. 7 ст. 84 НК РФ), то эта фраза обычно трактовалась как отсутствие у работника сведений об ИНН. Более того, тем же приказом № ММВ-7-11/485 утвержден электронный формат справки 2-НДФЛ. И там реквизит «ИННФЛ» содержит признак «Н» - то есть не является обязательным.
Что же получается? Если инспекция меняет трактовку, ужесточает правила, то налицо формальное противоречие между разными частями одного и того же документа. Добавим к этому отсутствие узаконенного требования «предъявить» ИНН при приеме на работу. Что вырисовывается на выходе? Что бухгалтеру, который не готов спорить с инспекторами, в самое короткое время предстоит собрать ИНН сотрудников. Тем самым снизить риск штрафов за несвоевременную сдачу справок 2-НДФЛ. Последние, напомним, заполняются на каждого работника, а санкция применяется за каждый документ, представленный с нарушением срока.
Налоговики предлагают узнавать ИНН через соответствующий сервис на портале nalog.ru . К сожалению, найти ИНН получается не всегда. Поэтому мы советуем бухгалтерам известить руководство компании о сложившейся ситуации, подключить отделы кадров. Кадровики помогут собрать информацию по уволившимся сотрудникам. Руководство может пойти навстречу бухгалтерам, помочь известить работников о необходимости узнать ИНН, назначить ответственными за сбор данных сотрудников начальников отделов, принять другие оргмеры.
Можно порекомендовать ставить в известность инспекцию о каждом случае, когда ИНН узнать не удается. Вопросы можно также адресовать в Управление налогообложения имущества и доходов физических лиц в центральный аппарат налоговой службы (127381, г. Москва, Неглинная ул., д. 23; тел. контакт-центра 8-800-222-2222).
Времени не так много: 1 марта предстоит сдавать справки 2-НДФЛ по работникам, с которых невозможно удержать налог, 1 апреля - по всем работникам организации.
В заключение обращаем внимание на крайне важную техническую тонкость. Справки 2-НДФЛ сдаются в электронной форме по ТКС в компаниях с численностью более 25 человек. При отправке справок операторы ЭДО руководствуются приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3-/576, где четко сказано, что сведения «в электронном виде представляются по установленным форматам». Поскольку электронный формат справки 2-НДФЛ заполнения поля ИНН не предусматривает, оснований у оператора сформировать ошибку не имеется. Будьте особенно внимательны!
ИНН или идентификационный номер налогоплательщиков в некоторых случаях работодатели требуют для предъявления при приёме нового сотрудника на работу. Но так как его получение не является обязательным для граждан РФ, возникает вполне логичный вопрос: насколько правомерны подобные требования работодателя?
Чтобы дать ответ на этот вопрос, необходимо обратиться к действующему в 2017 году трудовому законодательству, а именно к 65-й статье ТК . В указанной статье даётся полный перечень , которые обязан предоставить в кадровом отделе соискатель вакантной должности.
В указанной выше статье ТК в качестве документов, требующихся для , указан:
- документ, удостоверяющий личность претендента на вакантное место (чаще всего, это паспорт);
- СНИЛС;
- военные документы для лиц, подлежащих призыву ( или приписное удостоверение);
- документы о полученном данным работником образовании;
- , если таковая имеется у претендента на рабочее место (если человек трудоустраивается впервые в своей жизни, книги у него ещё нет);
- другие документы и справки (их перечень зависит от конкретной должности, например, будущий сотрудник полиции обязан подтвердить отсутствие у него судимости).
То есть, подавляющему большинству трудоустраивающихся граждан предъявлять его не нужно.
В каких случаях необходимо предъявить?
Некоторая законодательная путаница в данном вопросе связана с предпринимательской деятельностью и деятельностью юридических лиц. Налоговая служба в отдельном письме, составленном в декабре 2015 года, указала на невозможность принятия отчётных сведений при отсутствии ИНН. Но уже в следующем письме под номером БС-4-11/1068, отосланном в январе 2016 года, подтвердилось, что данный документ требовать при необязательно.
Ещё один не до конца ясный момент содержится в Федеральном законе под номером 385, который со второго квартала 2016 года обязывает указывать номер налогоплательщика при отправке отчётов в местное отделение Пенсионного фонда. Такой отчёт подаётся физическими и юридическими лицами ежемесячно.
Такая мера позволяет избежать проблем с налоговой службой и внебюджетными фондами.
Что делать, если работодатель требует ИНН?
На текущий момент 65-я статья ТК даёт однозначный ответ: требовать номер налогоплательщика при нового сотрудника работодатели не вправе. Отсутствие номера не может служить основанием для отказа при .
При этом 57-я статья ТК содержит требование указывать ИНН только для работодателей (за исключением работодателей-физических лиц, не являющимися частными предпринимателями). Поэтому работодатель согласно данной статье не имеет права требовать ИНН от будущего работника.
В трудовое законодательство были внесены изменения касающиеся номеров, присваиваемых налогоплательщикам. Они вступили в силу с 1 июля 2016 года, но при этом не коснутся 65-й статьи ТК (разночтения в этом вопросе сохранятся!).
Работник может через информационную систему налоговой службы узнать свой номер.
Проблема заключается в том, что отдельным гражданам он не был присвоен. Соответственно, работодатель не может требовать от работника номера, который на деле не существует.
Дело в том, что новый закон, обязывающий получать данный номер, так и не был принят. Поэтому принуждать работника к получению ИНН работодатель не имеет права. Но одновременно с этим налоговая служба изменила порядок подачи деклараций. В 2017 году этот реквизит является обязательным для этой службы. Чтобы избежать проблем с отчётностью бухгалтерия вынуждена требовать соответствующее свидетельство у нового работника.
В этой ситуации работник может принять следующие решения:
- Получить свидетельство. Если номер присвоен, с этим не возникнет никаких проблем.
- Отказаться от предъявления номера, так как он не был присвоен.
- Настаивать на получении номера налогоплательщика работодатель не может. Никаких за отсутствие номера у одного из работников на юридическое лицо не налагается.
Этот нюанс прямо разъяснён налоговой службой. Если человек отказался от получения номера (написал отказ) или он ему не был присвоен, декларация принимается без указания номера. Никаких последствий от такого заполнения указанного документа для работодателя не будет (штрафа за это действие законодательством не предусмотрено).
40 Калужская область
Дата публикации: 15.04.2016
Издание: Газета «Калужская неделя»Тема: ИНН
Источник: http://www.nedelya40.ru/
Что такое ИНН и в каком порядке он присваивается? Как самостоятельно получить этот номер? Может ли человек отказаться от присвоения ему ИНН? Обязан ли работник предъявлять при трудоустройстве свидетельство о постановке на налоговый учет? Не возникнет ли у бухгалтера, который не знает ИНН сотрудника, проблем при сдаче отчетности в налоговую инспекцию и в Пенсионный фонд?
ИНН присваивается физическому лицу при первичной постановке на учет в качестве налогоплательщика:
- по месту жительства;
- по месту пребывания (при отсутствии у физического лица места жительства в РФ);
- по месту нахождения недвижимого имущества или транспортного средства (при отсутствии у физического лица места жительства или места пребывания в РФ).
Инспекция по месту жительства физического лица поставит его на налоговый учет на основании сведений, переданных госорганами, либо на основании заявления самого физического лица (п. 7 ст. 83 НК РФ , п. 16, 21 Порядка, утв. приказом Минфина России от 05.11.09 № 114н; далее - приказ № 114н). Чтобы встать на учет в инспекцию по месту пребывания, нужно подать заявление (п. 7.1 ст. 83 НК РФ). И в том, и в другом случае заявление составляется по форме № 2-2-Учет (приложение № 6 к приказу ФНС России от 11.08.11 № ЯК-7-6/488@). Представить такое заявление можно разными способами:
- лично (в том числе через представителя);
- направить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
- подать заявку с помощью сервиса на сайте ФНС России (для полноценного использования сервиса нужно иметь усиленную квалифицированную электронную подпись).
Помимо указанного заявления необходимо представить оригиналы или заверенные копии документов, удостоверяющих личность физического лица и подтверждающих его регистрацию по месту жительства или по месту пребывания.
Срок рассмотрения заявления зависит от способа его представления. Если человек обратился в ИФНС лично (или через представителя), то инспекция поставит физическое лицо на налоговый учет в течение пяти дней со дня получения указанных выше документов. В этот же срок налоговики должны выдать или направить свидетельство о постановке на учет, в котором и будет указан ИНН.
Если же документы направлены по почте или через сайт ФНС, то инспекция сначала должна проверить содержащиеся в них сведения. В течение пяти дней со дня получения заявления по форме 2-2-Учет инспекция должна присвоить человеку ИНН и направить свидетельство о постановке на учет.
Отдельно остановимся на вопросе присвоения ИНН физическому лицу, которое не имеет в России места жительства (места пребывания), но при этом на него зарегистрировано недвижимое имущество или транспортные средства. В этом случае человек признается плательщиком налога на имущество или транспортного налога. Налоговики обязаны самостоятельно (на основании сведений, переданных соответствующими госорганами) поставить физическое лицо на учет в качестве налогоплательщика указанных налогов и, соответственно, присвоить ему ИНН. Заявление физического лица в этом случае не требуется.
Важно отметить: законодательство РФ не дает человеку права отказаться от присвоения ему ИНН по каким-либо личным соображениям.
Нужно ли требовать ИНН при приеме на работу?
Перечень документов, необходимых для оформления трудовых отношений, приведен в статье 65 Трудового кодекса РФ . В частности, в нем названы паспорт, документы об образовании, трудовая книжка, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. А вот свидетельство о постановке на учет в налоговом органе не значится в перечне документов, предъявляемых при трудоустройстве. Поэтому работодатель может попросить у работника принести свидетельство, в котором указан ИНН, но не вправе отказать кандидату в заключение трудового договора по причине отсутствия такого свидетельства.
Если сотрудник при оформлении на работу в организацию представил свидетельство о постановке на налоговый учет, то присвоенный ему ИНН нужно вписать в трудовой договор. Но если работодателем выступает индивидуальный предприниматель, то указывать ИНН в трудовом договоре необязательно. Таково требование абзаца 4 части 1 статьи 57 ТК РФ .
Как узнать ИНН работника?
Как было сказано выше, ИНН должны иметь все физические лица, которые состоят на налоговом учете. И если при трудоустройстве работник не предъявил свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, то это еще не означает, что у сотрудника нет ИНН.
Работодатель может самостоятельно проверить наличие у работника ИНН с помощью сервиса «Узнать свой/чужой ИНН» на сайте ФНС России. Для этого нужно ввести в специальную форму персональные данные сотрудника. Однако имейте в виду, что указанный сервис может не выдать сведения об ИНН, присвоенном физлицу. Например, такое может произойти, если у человека изменились реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
Указание в справке 2-НДФЛ некорректного ИНН (номера, присвоенного иному физическому лицу) является основанием для штрафа, предусмотренного статьей 126.1 Налогового кодекса . Сумма штрафа составит 500 рублей за каждый документ с недостоверными сведениями.
Таким образом, бухгалтеру нужно внимательно следить за тем, чтобы указанные в отчетности идентификационные номера налогоплательщиков были правильными и действующими.
В заключение рассмотрим несколько вопросов, связанных с получением ИНН, которые довольно часто возникают на практике. Как быть, если налоговики по ошибке присвоили физическому лицу второй персональный номер? Надо ли менять ИНН и получать новое свидетельство о постановке на учет, если человек потерял выданное ранее свидетельство, переехал на новое место жительства или изменил фамилию? Ответы на эти вопросы нужно знать не только работнику, но и бухгалтеру.
У физического лица может быть только один ИНН (единый на всей территории РФ по всем видам налогов и сборов) (п. 7 ст. 84 НК РФ). Поэтому перед тем, как поставить человека на налоговый учет по какому-либо основанию (например, по месту нахождения объекта недвижимости), инспекция должна убедиться, что у физического лица отсутствует ИНН, чтобы избежать ситуации повторного присвоения этого номера. Однако на практике физического лица иногда получают два (или более) ИНН. Например, такое может произойти, если человек, который проживает в одном регионе и состоит на налоговом учете по месту жительства, приобретает недвижимость в другом регионе. Инспекция по месту нахождения недвижимости, получив сведения о регистрации прав на эту недвижимость, поставит физическое лицо на учет. Если при этом в базе Единого государственного реестра налогоплательщиков не будет актуальной информации о наличии у физического лица персонального номера, налоговики присвоят ему ИНН, в результате чего произойдет «задвоение» номера. Из-за двух ИНН может возникнуть путаница при начислении личных налогов, а также сложности с заполнением налоговой отчетности.
В подобной ситуации у человека должен остаться только один ИНН. Остальные номера налоговики обязаны признать недействительными (подп. 3 п. 20 Порядка, утв. приказом № ММВ-7-6/435@). Поэтому если бухгалтеру стало известно, что у работника есть два ИНН, то имеет смысл сообщить такому сотруднику о том, что один из номеров является лишним и порекомендовать обратиться в налоговую инспекцию с заявлением об аннулировании этого номера.
Если человек потерял выданное ранее свидетельство, он вправе повторно подать заявление по форме 2-2-Учет , но в этом случае необходимо оплатить госпошлину 300 рублей.
Если человек переехал на новое место жительства, то свидетельство о постановке на учет в налоговом органе менять не нужно. ИНН остается прежним.
Если человек изменил фамилию, то ИНН остается прежним, а свидетельство необходимо получить новое. В этом случае свидетельство выдается бесплатно.
на физлиц, которым выплачивались доходы, сдают все налоговые агенты. Очередной год близится к концу, и до 3 апреля 2017 года снова нужно будет представить в ИФНС сведения о доходах своих сотрудников. У работодателей, наверняка, возникнет множество вопросов в связи с указанием ИНН в 2-НДФЛ за 2016 год.
При подготовке справок за 2015 год , обязательное указание ИНН физлица для многих налоговых агентов стало проблемой. Далеко не все работодатели требуют налоговый номер у сотрудников при приеме на работу, да и физлицо не обязано сообщать его при своем трудоустройстве. Как быть с ИНН физлица при заполнении справки 2-НДФЛ, рассмотрим далее.
Обязателен ли ИНН в справке 2-НДФЛ
Письмо ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733 обязывало всех налоговых агентов указывать ИНН в справке 2-НДФЛ, иначе отчет не смог бы пройти контроль, а значит, и сдать отчет было бы невозможно. Чуть позднее ситуация разрешилась в пользу налогоплательщиков: ФНС РФ в своем письме от 02.02.2016 сообщила, что заполнение реквизита «ИНН в РФ», если код страны равен 643, не является обязательным . Таким образом, если кроме отсутствующего ИНН, справка 2-НДФЛ не содержит ошибок, то налоговики должны такую справку принять.
Станет ли ИНН в справке 2-НДФЛ 2016 года обязательным, пока неизвестно. Конечно, лучше заранее позаботиться об уточнении идентификационного номера работника, чтобы потом внести его в отчет. Минфин РФ в письме от 18.04.2016 № 03-04-06/22325 говорит, что налоговые агенты должны принимать все возможные меры для определения ИНН физлица, в том числе направлять запросы об этом в налоговые органы.
Чтобы узнать ИНН сотрудника, можно также воспользоваться специальным сервисом «Узнай ИНН» на официальном сайте ФНС России. Если известны все необходимые персональные данные сотрудника (Ф.И.О., дата рождения, серия, номер паспорта, дата его выдачи) то достаточно ввести их в форму поиска и система выдаст нужный ИНН. Но такой поиск может не увенчаться успехом, если данные физлица, имеющиеся у работодателя, неверные или устаревшие.
Если точно установить ИНН не удалось, лучше оставить эту строку пустой. Отсутствие ИНН в 2-НДФЛ не делает справку недостоверной, а значит применить штраф по статье 126.1 НК РФ в данном случае нельзя. Но если ИНН будет указан неверно, и вы не предоставите исправленную отчетность раньше, чем ошибки обнаружат налоговики – штрафа не избежать. За каждую справку с неправильным ИНН будет взыскано по 500 рублей, согласно п. 1 ст. 126.1 НК РФ, причем не имеет значения, сдадите ли вы уточненные справки до окончания срока, установленного для сдачи отчетности, или после.
При сдаче 2-НДФЛ за 2016 год, обязательный ИНН, будем надеяться, нам не грозит. Но вполне вероятно, что когда-нибудь ФНС все же сделает идентификационный номер физлица обязательным реквизитом отчетности. Лучше встретить такие изменения во всеоружии, заранее запросив недостающие ИНН и уточнив правильность уже имеющихся.
В компаниях с большим количеством сотрудников довольно сложно собирать и хранить детальную информацию на каждого из работников. При трудоустройстве соискатель обязан указать свои основные данные, а том числе и ИНН. Однако со временем информация может утеряться или потерять актуальность. Как сдать 2-НДФЛ если нет ИНН служащего?
Обязателен ли ИНН во второй форме налоговой декларации?
В конце 2015 года в дополнение к основному регламенту Налогового Кодекса было выпущено письмо, где содержались данные о невозможности сдачи налоговой отчетности на физических лиц в случае отсутствия у них ИНН. 2-НДФЛ без ИНН попросту не пройдет логический контроль в базе дынных ФНС, ввиду чего бухгалтерам, сдавшим документ в подобной форме, придется его переделывать. Индивидуальный номер налогоплательщика является обязательным для регистрации сотрудника в ФНС, этот регламент прописан в текущем законодательстве, ввиду чего сдача НДФЛ без ИНН нежелательна, но все же возможна.
Как сдать 2-НДФЛ без ИНН в 2016 году?
Через два с половиной месяца после публикации письма ФНС о невозможности подачи второй формы декларации вышел дополнительный указ с новыми рекомендациями для бухгалтеров. Подробную информацию можно уточнить в документах под номерами N БС-3-11/358@, N БС-4-11/1068@ и N БС-3-11/360@. Официальные бумаги дают развернутый ответ на то как сдать НДФЛ если нет ИНН .
Как выяснить ИНН сотрудника без предоставления?
Если ваш работник не знает своего индивидуального номера, но вам все же необходимо указать его во второй форме налоговой декларации, вам следует выполнить следующие действия:
Проверить ИНН для сдачи НДФЛ можно на особом сервисе Федеральной Налоговой Службы. Зайдите на портал через личный кабинет или авторизуйтесь как гость.
Найдите форму для определения ИНН во 2-НДФЛ и введите в нее данные сотрудника.
Понадобится указать: фамилию, имя, отчество, дату рождения, а также паспортные данные.
Если вся информация достоверная, на мониторе появится готовая информация, которую можно указывать в налоговой декларации.
Без внесения личной информации о служащем определить ИНН в 2-НДФЛ за 2016 год невозможно.
Обязателен ли ИНН в справке 2-НДФЛ?
Прием налоговых декларации с начала 2016 года ведется как с заполненными строками с индивидуальным номером, так и без. Обязательным условием при сдаче является верность всей указанной информации. Если вам не известен полный ИНН, в справке 2-НДФЛ 2016 его лучше вовсе не прописывать. В случае выяснения, что предоставленная информация является ложной и номер налогоплательщика был случайно или заведомо указан неправильно, инспектор может назначить контрагенту штраф в размере 500 рублей за каждый документ с фальшивыми данными. Контрагентом в данном случае выступает юридическое лицо, в компании которого работает служащий с поддельной информацией.
Сдача налоговой отчетности за 2016 год обязательна до 1 февраля 2017 года. Вся документация должна быть перепроверена на предмет соответствия действительным данным, а также верность составления. Обязательный ИНН в 2-НДФЛ в 2016 году отменен, однако все остальные строки необходимо заполнять в полном соответствии регламенту. В случае нахождения несоответствий комиссия ФНС передаст пакет документов на корректировку, ввиду чего затянутся сроки сдачи. Последнее чревато наложением административного наказания в виде штрафа. Выплата взноса ложится на плечи налогового агента.