Главная » Без рубрики » Способы расположения реквизитов на бланках бывают. Способы расположения реквизитов (оформления)

Способы расположения реквизитов на бланках бывают. Способы расположения реквизитов (оформления)

ГОСТ Р 6.30-2003

Группа Т54

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке .
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):


	Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:


	Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину

	АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:


	УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль"
	Личная подпись	В.А. Степанов

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:


	УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 14

	УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


	Приложение:	1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
		2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:


	Приложение 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:


	ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 251

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:


Вице-президент Ассоциации региональных предприятий	Личная подпись	А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:


Директор института	Личная подпись	М.В. Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:


Заместитель директора по научной работе		Заместитель директора по научной работе
Личная подпись	Ю.Г. Демидов	Личная подпись	К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:


Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н. Сокова
	Личная подпись	А.С. Красавин
	Личная подпись	О.И. Рысков

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации


Личная подпись	А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 430-162

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании "Росгосстрах"
от 05.06.2003 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:



Личная подпись	А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются


Руководитель юридического отдела
Личная подпись	А.С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:



Инспектор службы кадров	Личная подпись	Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица


УДК 658.516:002:006.354	ОКС 01.140.30

Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом до кументоведен ия и архивного дела (ВНИИ ДА Д) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

ГО СУДАРСТВЕН НЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation.

Requirements for presentation of documents

Дата введения 2003 -07 -01

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении ; образцы бланков документов - в приложении .

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печат и;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I , ст. 5021).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3 .10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3 .15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Ла гунину

или

АО «Эле ктроцен тромо нтаж»

Главному бухгалтеру

В .М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиа дом»

Н .В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт до кументоведен ия и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя , затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекст иль »

Личная подпись В .А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подписьЛ.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИ ИДА Д

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Морозовой Н .В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИ КА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3 .18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком )?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого )?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеж е. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. , то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «про шу »).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил »).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили »).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили »).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила »).

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение »);

От первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить »);

От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИ ДА Д считает возможным »).

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают е го наим енование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росарх ива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например :

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

3.22 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке ); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия ), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятийЛичная подписьА.А . Борисов

или на бланке:

Вице-президентЛичная подписьА .А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер»Личная подписьН.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор институтаЛичная подписьМ .В. Ларин

Главный бухгалтерЛичная подписьЗ .В. Марьяш

Заместитель директораЗаместитель директора

по научной работепо научной работе

Личная подписьЮ .Г. ДемидовЛичная подписьК.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссииЛичная подписьВ.Д. Банас юкев ич

Члены комиссииЛичная подписьА.Н. Сокова

Личная подписьА.С. Красавин

Личная подписьО .И. Рысков

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подписьА.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др ., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Личная подписьА.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подписьА.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительн ую надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадровЛичная подписьТ .С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В.А. Жуков

924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соот ветствии с приложением . Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок ) и продольный (рисунок ).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б .1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б .2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б .3 - Образец продольного бланка письма организа ц. 9

Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа Состав реквизитов определяется ГОСТом Р 6. 30 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

01 - Государственный 02 - герб субъекта герб Российской 03 - эмблема Российской Федерации организации или товарный знак (знак 10 - наименование обслуживания) 05 - основной вида документа 09 - справочные 06 - идентификационный 08 - наименование государственный 04 - код организации данные об Состав реквизитов документа номер организации регистрационный номер 07 - код формы организации налогоплательщика/код (ОГРН) юридического лица документа причины постановки на учет (ИНН/КПП) 11 - дата документа 12 - регистрационный 13 - ссылка на номер документа регистрационный 14 - место номер и дату составления или документа издания документа 16 - гриф утверждения документа 19 - отметка о контроле 15 - адресат 17 - резолюция 18 - заголовок к тексту 20 - текст документа 25 - оттиск печати 26 - отметка о заверении копии 21 - отметка о наличии 24 - визы 22 - подпись приложения 23 - гриф согласования документа 27 - отметка об 28 - отметка об исполнителе исполнении документа и 30 - идентификатор направлении его в электронной копии дело документа 29 - отметка о поступлении документа в организацию

01 – Государственный Герб Российской Федерации (доп) Предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации подлежат учету. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

02 – Герб субъекта Российской Федерации (доп) Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, округов, городов Москвы и Санкт Петербурга. Гербы городов, автономных округов, районов РФ размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований в соответствии с нормативными актами территориальных единиц.

03 – Эмблема организации или товарный знак (доп) Эмблема или товарный знак – символы, признаки, придающие эстетический вид бланку, дающие представление об адресанте, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации) Размещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06) слева.

04 – Код организации (ОКПО) (обяз) Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок при передаче данных. Код является элементом электронной идентификации документа. 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (обяз) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдается налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13 значный цифровой код. Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (обяз) Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдается налоговыми органами.

04 – Код организации (ОКПО) 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Размещают на верхнем поле бланка под справочными данными организации (реквизит 09)

07 – Код формы документа (обяз) Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных документов с целью сокращения количества применяемых форм документов. Код состоит из 7 знаков и контрольного числа: Устав – 02112312: 02 – класс формы; 11 – подкласс форм; 231 – регистрационный номер; 2 – контрольное число

08 – Наименование организации (обяз) Указывается наименование организации автора документа Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное название организации указывают, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих национальный язык, печатают на двух языках и располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

09 – Справочные данные об организации (доп) Этот реквизит содержит сведения об организации, важные при информационных контактах. Располагают справочные данные ниже реквизита наименование организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес веб страницы организа ции в сети Интернет, номер счета в банке и т. д.); код по ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП; код по ОКУД.

10 – Наименование вида документа (обяз) Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД Вид документа определяется его назначением и содержанием. В письме наименование вида документа не указывают. Название документов печатается большими буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т. д. Расположение реквизита – продольное или угловое.

11 – Дата документа (обяз) Реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные тметки. о Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г. » после цифр не ставится.

12 – Регистрационный номер документа (обяз) Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц. Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству.

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа (доп) Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _____ от _____» . Реквизит размещают ниже регистрационного номера документа

14 – Место составления или издания документа (доп) Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно территориального деления, и этот реквизит включает только общепринятые сокращения. Место составления документа не указывается, оно включено в состав наименования организации. если

15 – Адресат (доп) При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа. При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки.

16 – Гриф утверждения документа (доп) УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А. Г. Цицин 15. 04. 2009 Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, акты, протоколы приобретают юридическую силу только после их утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 – Резолюция (доп) Резолюция, то есть указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает должности и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату Резолюция пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регист рационного омера и даты документа, к которому н резолюция относится.

18 – Заголовок к тексту (обяз) Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным (не более пяти строк) через один межстрочный интервал. Заголовок располагают ниже реквизита « 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов).

19 – Отметка о контроле (доп) Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за доку ментом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Располагается в правом верхнем углу документа.

20 – Текст документа (обяз) Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную. Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами: В связи с тем что…; Ввиду поступления с большим опозданием…; На основании приказа от… №…;

21 – Отметка о наличии приложения (доп) Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста перед подписью через два–четыре межстрочных интервала. . Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

22 – Подпись (обяз) Подпись состоит из: наименования должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор). Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать: наименование предприятия; личную подпись расшифровку (инициалов с фамилией). Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой.

23 – Гриф согласования документа (доп) Гриф согласования документа с должностным лицом состоит из: слова СОГЛАСОВАНО; должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия); даты согласования. Зона для реквизита "Гриф согласования" размещается в нижней части листа (под реквизитом "Подпись") " или на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

24 – Визы согласования документа (обяз) Виза - реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа. Согласование документа оформляется визой, включающей: должность и подпись визирующего документ; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату подписания. При наличии замечаний выше подписи в краткой форме излагается замечание или делается пометка: "Замечания прилагаются". Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

25 – Оттиск печати (доп) Печать на документы ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов» , которое утверждено приказом генерального директора.

26 – Отметка о заверении копии (доп) Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 – Отметка об исполнителе доп Данный реквизит включает: инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем. Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается уменьшенным кеглем 10.

28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело обяз Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; личную подпись исполнителя; дату исполнения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

29 – Отметка о поступлении документа в организацию (обяз) Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимо сти часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа. Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу

30 – Идентификатор электронной копии документа Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память компьютера. В отметке указывают полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и его расширение.

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение и место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «коммуникационные данные», «место составления или издания» показывают положение документа как в географическом , так и в иерархическом пространстве.

Все реквизиты делятся на постоянные (Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммуникационные данные и др.) и переменные , или заполняемые (адресат, дата составления и исходящий номер, ссылка на номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметки о наличии приложений, подпись, фамилия исполнителя и номер его телефона и др.). Каждому виду документа должно соответствовать оптимальное количество реквизитов.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов: наименование организации и (или) структурного подразделения - автора, дата, регистрационный индекс, подпись. Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются: гриф утверждения. Печать, отметка о заверении копии. Назначение этой группы реквизитов состоит в закреплении в юридически значимой форме и доведении до адресатов документов и всех участников, которые будут работать с документами, предписания в совершении управленческих действий и подтверждение факта , имеющего юридическое значение.

Реквизиты могут иметь продольное (реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа размещаются по всей верхней части листа) и угловое (реквизиты располагаются от границы левого поля, правый край не выравнивается) расположение. Бланки с продольным расположением реквизитов рекомендуется применять в тех случаях, если эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае должны быть продублированы все постоянные реквизиты бланка.

Рассмотрим подробнее некоторые реквизиты.

(1)Государственный герб Республики Беларусь . Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над наименованием организации, предприятия (посередине), а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 17 мм .

Право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам, иным государственным организациям . Организация негосударственной формы собственности такое право может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке.

(2)Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) . Реквизит представляет условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации (предприятия) как правило, используется товарный знак (знак обслуживания). Заменять наименование предприятия эмблемой не допускается. Эмблема не воспроизводится при помещении герба на бланке организации. Эмблема помещается на верхнем поле документа над наименованием организации.

(3,4)Коды. Они используются для автоматизированной обработки документов. Один из них – код организации. Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) . Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП). Это постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом. Помещается на верхнем поле справа на первом листе документа.

Второй код – код документа . Определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД). П роставляется при оформлении документа на верхнем поле справа под кодом организации.

(5-7)Наименование организации . Автором служебного документа выступает организация (предприятие). Ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах: наименование вышестоящей организации(5), наименование организации, предприятия(6), наименование структурного подразделения(7). Наименование организации должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах. Сокращённое наименование организации приводят в случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование в скобках помещается ниже полного.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями , то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагается в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке.

Министерства финансов Министерство по налогам и сборам

Республики Беларусь Республики Беларусь

(8)Почтовый адрес отправителя. На бланке для письманиже реквизита «Наименование структурного подразделения» помещают юридический или почтовый адрес - адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Ул. Я.Коласа, 15, 211400, г. Полоцк, Витебская обл.

(9)Коммуникационные и коммерческие данные . К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, номер телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефона дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные – это номер расчетного счета, название банка и т.д.

(10)Название вида документа. Реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов документа в целом и структуру текста. На общем бланке он располагается в том месте, где в бланке для письма находится почтовый адрес. Реквизит печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УСТАВ.

(11)Дата документа. Является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу . Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы или письмо) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчёт, инструкция, положение) - дата утверждения. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. На дату отводится 10 знаков: восемь цифр (по две - на число и месяц, четыре – на год) и две разграничительные точки, например: 12.03.2007. В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 12 марта 2007 года. Дату можно оформлять и в соответствии с международным стандартом: 2007.03.12.

(12)Регистрационный индекс. . Это условное обозначение документа, под которым он ведён в информационно-поисковую систему организации . Для внутренних документов (приказов, протоколов) – это обычный порядковый номер с начала года. Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей, например, 05-25/55, где 05 – индекс структурного подразделения; 25 – номер дела в номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки; 55 – порядковый номер отправляемого документа (факса).

Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

(13)Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа. . Этот реквизит проставляется на ответных письмах.Данный реквизит включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который даётся ответ. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма. На бланках для писем этот реквизит выполняется в виде трафарета:

__________№_________

на №_________от_________

(14)Место составления или издания. . Его располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «коммуникационные данные организации».

(15)Гриф ограничения доступа. Данный реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию . Он располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения». В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно». В коммерческих структурах надокументах подобного родапроставляются отметки«Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Во второй строке необходимо проставлять номер экземпляра данного документа.

Например:

КТ или Конфиденциально

ЭКЗ. № 3 ЭКЗ. № 1

(16)Адресат. Данный реквизит проставляется на исходящих документах . Наличие его необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе с адресом на упаковке документ возвращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявление, докладная или объяснительная записки) или структурному подразделению.

Реквизит оформляется в соответствии с Почтовыми правилами Республики Беларусь. Включает в себя следующие части: наименование учреждения и (или) структурного подразделения (в именительном падеже), указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже), почтовый адрес . Например:

Национальный банк

Республики Беларусь

Начальнику финансового управления

Петрову П.П.,

Ул.Полевая, 2,

220000, г. Минск.

Для внутреннего документа указывают лишь название структурного подразделения и должность и фамилию руководителя, которому адресуют документ .

Если документ адресуют частному лицу, то сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес:

Петрученко Е.В.,

Пр. Независимости, 45, кв. 52,

220086, г. Минск.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций (предприятий), то получателей следует указывать обобщенно, например, директорам, управляющим, филиалам банка и т.д.

На одном документе не должно быть более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляют список на рассылку, в котором перечисляют адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. И на каждом экземпляре пишут только один адрес.

(17)Гриф утверждения . Рассматриваемый реквизит проставляют в правом верхнем углу первого листа документа над текстом. Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения. Если документ утверждается другим специально издаваемым документом , то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего.

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО

Директор предприятия Приказ министра финансов

Подпись В.И.Сидоров Республики Беларусь

05.03.2002 10.03.2002 № 22

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

Резолюция. Этот реквизит пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. Она включает фамилию и инициалы исполнителя; предписание действий; порядок и сроки исполнения; личную подпись руководителя; дату составления резолюции.

При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за исполнение указывается первой, он организует работу других исполнителей. При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Общие указания выражают с помощью предлога «к». Например, «К сведению», «К исполнению». Конкретные указания выражают в повелительном наклонении или неопределенной форме глагола и адресуют подчиненным лицам . Например:

Ледневу С.А

Срочно принять меры

к устранению последствий

аварии в цехе № 3 к 25.05.2002

Подпись Дата

(19)Заголовок к тексту . Его формулирует составитель документа. Заголовок должен указывать краткое содержание текста документа, точно называть управленческое действие и грамматически согласовываться с названием вида документа. Например: Приказ (о чём?), положение (о чём?), протокол (чего?) правила (чего?), акт(чего?), письмо (о чём?).

(20)Отметка о контроле . Проставляется на документах, исполнение которых контролируется. Состоит из буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ , которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле первого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным карандашом или краской.

(21)Текст. Это основной реквизит документа. Его печатают через 2-4 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту. Тексты документов печатают, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Абзацы в тексте печатают с отступом в 5 печатных знаков от границы левого поля.

В тексте документа обычно выделяют две смысловые части . В первой части указывают основание или причину создания документа, а во второй – выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В тексте документа может быть три смысловые части : первая - введение, где излагаются причины создания документа, вторая – доказательство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья – заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами. В отдельных случаях документ может состоять из одной заключительной части , если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании.

Текстовая часть документа может быть представлена в виде трафарета, анкеты или таблицы.

Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объёму, делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются. Разделы должны иметь заголовки.

(22) Отметка о наличии приложения. Этот реквизит располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатают, начиная от нулевого положения строчными буквами, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте , то отметка о наличии приложений оформляется по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте , то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами:

Приложение: 1. Балансовый отчет на 50 л. в 2 экз.

2. Штатное расписание на 2 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы , то количество листов не указывается, а

только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано наименование приложения или нет.

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Инструкция по делопроизводству в 3 экз.

(23)Подпись. Реквизит является обязательным элементом документа. В его состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ личная подпись; расшифровка подписи (причем инициалы ставят перед фамилией).

При оформлении документа на бланке организации в наименование должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.

Управляющий банком подпись Е.Л.Кротов

Если документ оформляется не на бланке – указывается наименование должности с полным наименованием организации .

Если документ подготовлен двумя и более организациями , его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Директор Подпись К.Н.Иванов

Главный бухгалтер Подпись И.Н.Петров

В документах, составленных комиссией , указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Располагают подписи членов комиссии по алфавиту фамилий.

Председатель комиссии Подпись А.Г.Петров

Секретарь комиссии Подпись А.В.Сидоров

Члены комиссии: Подпись И.П.Арсенов

Подпись А.П.Николаев

Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарём

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ.

При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.

При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.

(24)Гриф приложения. Проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция и др.). Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака №, названия вида документа в дательном падеже, печатается в 100 мм от границы левого поля.

Приложение 2

к постановлению

Министерства образования

Республики Беларусь

30.06.2005 № 55

Если приложение одно , порядковый номер не указывается.

(25)Гриф согласования. Это реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне её – с подчинёнными и неподчинёнными организациями (внешнее согласование).

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит изслова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации); личной подписи; её расшифровки и даты. Гриф согласования печатают без отступа от границы левого поля.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ПО «Кристалл»

Подпись Л.В.Морозов

Если согласование осуществляется отдельным документом (письмом, решением, постановлением и т.д.), гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Министерства образования

Республики Беларусь

20.01.2005 № 1

Если документ имеет два грифа согласования , они располагаются на одном уровне.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования . На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования прилагается

Заполненный лист согласования прилагается к документу.

(26)Визы. Это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.

Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи, дату . Слово «Виза» не входит в состав реквизита.

Юрисконсульт

Подпись Д.М.Лозовая

Круг лиц , визирующих документ, и последовательность визирования определяется нормативными правовыми актами организации и зависит от вида документа и его содержания.

Визированию подлежат как внутренне документы, так и исходящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.

Отказываться от визирования , а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.

При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирнов

С проектом не согласен

Замечания прилагаются

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

Реквизит «визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, её расшифровку и дату.

С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.

Этот реквизит располагается, начиная от границы левого служебного поля ниже реквизита «Подпись».

(27)Печать . На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.Печати бывают гербовые и простые . Печать с гербом государства имеют только государственные организации, учреждения, предприятия .

Организации, учреждения, предприятия негосударственной формы собственности имеют печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могу иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.

Перечень документов, на которых ставится печать , определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.

Оттиск печати проставляется так, чтобы он затрагивал часть названия должности и подлинной подписи лица, подписавшего документ. При этом оттиск проствляемой печати и личная подпись должны быть хорошо читаемы.

В учреждениях бывает и несколько простых печатей . На простой печати помещается название учреждения (организации, предприятия) или его структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительного документа, копии документов, пропуск и др.

Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

(28) Отметка об исполнителе . Реквизит располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ.

В состав отметки об исполнителе включают фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона.

Например:

Котова 88 00 08

(29)Отметка о заверении копии. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают без отступа от границы левого поля. В неё входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.

Инспектор отдела кадров Подпись О.К.Лодова

При пересылке копии документа или выдаче ее на руки работнику заверительную подпись удостоверяют печатью . В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

На копиях документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

(30)Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит располагают на нижнем поле документа, слева, начиная от границы левого поля. Он включает надпись «В дело», номер дела по номенклатуре дел в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующие об исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении); личную подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения-исполнителя), дату .

В дело 05-35

Подготовлен ответ

15.02.2005 №11-10/130

Подпись В.В.Рожкова

Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов).. Реквизит проставляется на входящих документа на нижнем поле первого листа документа справа. В состав реквизита входят полное или сокращенное наименование организации-получателя, дата поступления, и регистрационного индекса документа.

Например:

АО «Импульс»

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учёта количества поступивших документов.

(32) Отметка о переносе данных на машинный носитель. Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Он располагается на нижнем поле первого листа документа.