Понятия «унификация» и «стандартизация». Цели и задачи унификации документов
Введение
· Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
· Унифицированная система отчетно-статистической документации;
· Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
· Унифицированная система документации по труду;
· Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96) (в ред. От 20.03.2002) – устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;
Основы законодательства РФ об архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 – определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов
Общероссийские классификаторы:
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
Государственные инструкции по делопроизводству:
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти– содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организацией, с указанием сроков хранения – устанавливает сроки хранения документов
На основе типовых, разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:
· общие положения;
· порядок составления и оформления служебных документов;
· порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
· контроль исполнения документов;
· порядок работы с исходящими документами;
· порядок работы с внутренними документами;
· составление номенклатуры дел;
· правила формирования дел;
· порядок обеспечения сохранности документов;
· порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
2. Состав управленческих документов.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Но вне зависимости от специфики организации (предприятия) среди многообразия видов документов можно выделить следующие основные группы документов:
04 - код организации,
17 - резолюция,
18 - заголовок к тексту,
19 - отметка о контроле,
20 - текст документа,
21 - отметка о наличии приложения,
22 - подпись,
23 - гриф согласования документа,
24 - визы согласования документа,
25 - печать,
26 - отметка о заверении копии,
27 - отметка об исполнителе,
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело,
29 - отметка о поступлении документа в организацию,
30 - идентификатор электронной копии документа
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.
4.2. Оформление реквизитов документов
1. Государственный герб РФ. Помещается на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ.
2. Герб субъекта РФ. Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
3. Эмблема организации - условное или символическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура , комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п. Изображение эмблемы не заменяет название организации. Эмблема организации помещается на бланках организаций в соответствии с уставом и независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу перед реквизитом «наименование организации», а при продольном - над этим же реквизитом в середине верхней части листа.
4. Код организации по Российскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код ОКПО присваивается организации при ее регистрации.
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговым органом.
6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
7. Код документа по Российскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Используется для автоматизированной обработки документов. Реквизит проставляется при оформлении конкретного вида документа.
8. Наименование организации (как полное, так и сокращенное), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах . Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование организации должно содержать указания на его организационно-правовую форму (ОАО - открытое акционерное общество , ЗАО - закрытое акционерное общество , 000 - общество с ограниченной ответственностью и др.).
Например:
ОАО "Центрэнергострой"
(ОАО "ЦЭС")
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит "наименование организации" является составной частью наименования должности в реквизите "подпись", удостоверяющей происхождение документа.
Например:
Генеральный директор
ООО "Нижегородспецгидрострой"
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке, если оно закреплено в уставе, располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
9. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и факсов, адрес электронной почты, банковские реквизиты, номер лицензии и дату ее выдачи и другие сведения по усмотрению организации.
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000). Это один из важнейших реквизитов и проставляется на всех документах, кроме писем, т. е. он указывается только на общем бланке. Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.
Например: АКТ, ПРИКАЗ.
Неправильным считается написание этого реквизита как "Приказ директора" или "Приказ по заводу".
В том случае, если документ создается совместно несколькими организациями, он оформляется на стандартных листах бумаги (а не на бланке). В заголовочной части этого документа указывается:
Полное наименование организаций, от имени которых составляется документ,
Название вида документа,
Место его составления или издания.
Подписи в таких документах располагаются на одном уровне. В наименованиях должностей лиц, подписавших документы, включаются наименования организаций.
Все экземпляры совместно созданных документов, включая приложения к ним, должны быть подлинниками, т. е. содержать подписи должностных лиц, включающие:
Наименование должностей,
Личные подписи,
Расшифровку личных подписей (инициалы, фамилия подписавшего).
11. Дата документа - один из важнейших реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
Дата его подписания (для приказов, писем, справок);
Дата его утверждения (для планов отчетов, правил, инструкций и т. п.);
Дата события, которое в нем зафиксировано (для актов)
Дата заседания или принятия решения (для протоколов).
Дата - составная часть поискового признака документа. Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Если цифра одна, то перед ней обязательно ставится ноль.
Наименование структурного подразделения (в именительном падеже),
Указание должности получателя (в дательном падеже),
Инициалы и фамилия (в дательном падеже),
Почтовый адрес (в соответствии с Почтовыми правилами)..
Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида отправляемого документа.
Каждый элемент адресата печатается строчными буквами (кроме заглавных) с новой строки от одного положения табулятора, точка в конце составных частей реквизита не ставится. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. На типографских бланках организации для реквизита "адресат" устанавливаются ограничительные знаки "уголки".
Существует несколько вариантов адресования.
1. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Минобразования Российской Федерации
Управление ДОУ
2. При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:
Минобразования
Российской Федерации
Управление ДОУ
Ведущему специалисту
3. При адресовании документа руководителю или заместителю руководителя организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Документ адресуют руководителю в тех случаях, когда решение вопроса зависит непосредственно от него. Не принято указывать фамилию адресата без инициалов. Например:
Генеральному директору
4. При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их следует называть обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.
Например:
5. При адресовании документа лицу, имеющему ученые степени и звания, указывают сведения о них перед фамилией и инициалами адресата. "
Например:
Ректору ВГИПИ
доктору педагогических наук, профессору
6. При направлении документа в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам почтовый адрес не указывается.
7. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам (это облегчает работу экспедиции учреждения по обработке и отправке корреспонденции). Сначала пишется наименование организации, а затем адрес.
Например:
Редакция журнала "Справочник Кадровика" Большая Ордынка ул., д.8 , Москва 136104
8. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
ул. Рождественскаяая,
9. Несколько адресов на документе указывают с целью информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направляется данный документ. В этом случае документ не должен содержать более 4-х адресов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат. Адреса разделяются двумя межстрочными интервалами.
10. Для внутренних документов (заявление, докладная записка и др.) указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации входит в название должности.
Например: Начальнику учебного отдела ВГИПА
11. При направлении документов иностранным корреспондентам они адресуются в организации или конкретному лицу (обычно без указания должности). При этом сначала указываются инициалы и фамилия, затем наименование организации, далее ее адрес в такой последовательности: номер почтового ящика, номер дома, название улицы, название города и страны, почтовый индекс.
Например:
100, South Street London, KW CR24TW
16. Гриф утверждения документа. Оформляется в верхнем правом углу документа. Утверждение документа - особый способ удостоверения некоторых видов документов. Оно санкционирует их содержание и свидетельствует о распространении действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу. Утверждению подлежат положения, уставы, акты и др. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению прилагается.
В таких документах как структура, штатная численность, штатное расписание гриф утверждения дополнительно удостоверяется оттиском печати.
Утверждение производится после подписания документа и имеет два варианта оформления;
1. Утверждение документа руководителем.
2. Издание распорядительного документа (приказ, постановление).
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Второй вариант целесообразно использовать в том случае, когда требуются разъяснения, дополнительные предписания, устанавливается срок ввода утверждаемого документа в действие и т. п.
Если утверждаемый документ издается одновременно с распорядительным, то он оформляется как приложение к этому распорядительному документу.
При любом способе утверждения на утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, который соответственно имеет два варианта:
В первом случае он состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учреждения, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например: УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
текстиль»
Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, наименование утверждающего документа в творительном падеже , его даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ректора ВГИПУ
Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек и двоеточия.
Дополнения и исправления в утвержденный документ могут быть внесены только с разрешения утверждавшего его лица.
17. Резолюция - это распорядительная надпись на полученном документе, сделанная соответствующим должностным лицом рукописным способом и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость.
Например:
Прошу подготовить проект
договора к 05.12.2004
Подпись, дата
В случае, если в резолюции указано несколько фамилий, то ответственным за исполнение является тот, чья фамилия стоит первой.
На документах, не требующих дополнительных указаний, указываются только ф. и.о. исполнителя, подпись автора резолюции и дата.
Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять чертой исполнителя и предписываемые действия от подписи руководителя.
Нецелесообразно применять резолюции типа "Прошу исполнить", и т. п., т. к. они не несут новой информации.
Резолюция располагается в верхней части документа между реквизитами "адресат" и "текст" на первом листе документа. Если площади под резолюцию недостаточно, можно помещать ее на любой свободной площади документа кроме полей. Недопустимо помещение резолюции на тексте, адресате и др. важных реквизитах.
В некоторых случаях, когда резолюцию нецелесообразно располагать на документе, допускается оформлять резолюцию на отдельном листе. Но это делать нежелательно, т. к. лист может быть заменен или потеряться. Резолюция является основанием постановки документа на контроль и определения контрольного срока исполнения.
18 . Заголовок к тексту - это краткое содержание документа. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации. Он формулируется составителем документа, печатается строчными буквами флатовым способом.
Объем заголовка должен быть не более 5-ти строк. В сложных документах большого объема составляют подзаголовки. Рекомендуется избегать переноса слов. На типографских бланках организации для реквизита "заголовок" устанавливаются ограничительные знаки "уголки". Допускается не указывать заголовок на документах формата А5. В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации .
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Может отвечать на вопросы о чем? или о ком?
Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
Заголовки к текстам протоколов, инструкций, актов, правил и т. п. должны сочетаться в падеже с наименованием вида документа (отвечает на вопрос чего (кого)?). Например:
Акт проверки санитарного состояния
Правила внутреннего трудового распорядка
Должностная инструкция секретаря-референта
Протокол заседания трудового коллектива
19. Отметка о контроле. Документы, требующие исполнения и ответа, берутся на контроль. Срок исполнения документов может быть указан в резолюции руководителя. Если срок не указан, то он определяется в соответствии с Типовыми сроками исполнения документов или как указано в тексте документа.
Отметка о контроле обозначается буквой "К" словом или штампом"Контроль" . Наносится в правом верхнем углу первого листа документа красным фломастером или специальным штампом.
20. Текст документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты используются глаголы «владеете», «были», «находились», В качестве примера можно привести типовую форму «Личный листок по учету кадров»: «Какими иностранными языками владеете».
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст как правило состоит из 2-х частей. В 1-й части указывают основания, причины, цели составления документа, во 2-й - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только 2-ю часть (например, письма, заявления - просьбу без пояснения; приказы - распорядительную часть без констатирующей; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия , а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"),
В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание или оценку фактов и выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного и множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа ("просим направить"),
От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"),
От третьего лица единственного числа ("администрация не возражает", "комитет по экологии считает возможным").
21. Отметка о наличии приложения. В зависимости от назначения и содержания приложений к документу их условно можно подразделить; на 3 вида:
1. Приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие (приложения к правовым актам).
2. Приложения, разъясняющие или дополняющие основной документ.
3. Приложения, направляемые сопроводительными письмами и являющиеся самостоятельным документом.
Реквизит "Приложение" располагают между реквизитами "текст" и "подпись" с красной строки. Независимо от количества приложений пишется слово "Приложение" в единственном числе, после него ставится двоеточие:
Существует несколько видов оформления приложения.
1. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то указывается только количество листов и экземпляров.
Например:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то его наименование необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение: 1. Контракт /25 на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приема работ на 1 л. в 3 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а на самом документе указывается:
Приложение: опись на 5 л.
3. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о приложении оформляется по следующей форме:
Приложение: Инструкция по ведению делопроизводства в ОАО "ЗМЗ" и приложения к ней, всего на 3 л.
4. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Например:
Приложение: Правила внутреннего трудового распорядка ВГИПА 5 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение не во все, то в отметке указывается порядковый номер адреса, куда направляется приложение.
Например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в третий адрес.
Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.
если приложений несколько.
Например:
Приложение
к постановлению администрации
Нижегородской области
от 01.01.2001 №31
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
К приказу Минюста России
.22. Подпись - обязательный реквизит любого служебного документа. Под подписью понимают полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание исходящих от них документов.
Подписание документов, так же как утверждение и проставление печати - один из способов удостоверения документов. Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность.
Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об организации и структурных подразделениях, а также в должностных инструкциях.
В состав реквизита "подпись" входят:
Наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без указания организации, если документ оформлен на бланке и полное, если документ оформлен не на бланке),
Личная подпись,
Расшифровка подписи (инициалы и фамилия - без пробелов между ними). Если наименование должности состоит из нескольких слов, оно печатается в несколько строк и подпись с расшифровкой размещаются на уровне последней
строки наименования должности.
Например:
Генеральный директор подпись
Генеральный директор
В научных и учебных учреждениях в подписи могут указываться звания и ученые степени.
Ректор ВГИПУ
д. п.н., профессор подпись
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
Документы могут быть подписаны несколькими лицами. В этом случае реквизит "подпись" оформляется следующим образом.
1. Документы, связанные с получением и выдачей денежных средств , получением товарно-материальных ценностей и гарантийные письма обязательно имеют две подписи: первую и вторую. Право первой подписи принадлежит руководителю или его заместителям, а право второй - главному бухгалтеру или лицу, уполномоченному на это. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Генеральный директор личная подпись
Главный бухгалтер личная подпись
2. На документах, принимаемых коллегиальными органами (протоколы собраний, заседаний и т. п.), проставляются две подписи - председателя и секретаря, должности при этом не указываются.
Например:
Председатель (подпись) Д. Л Вихров
Секретарь (подпись)
3. Если документ подписывается несколькими равными по должностям лицами, их подписи располагают на одном уровне. Например, на договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.
Например: "
Заместитель директора Заместитель директора
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.);
Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности ; внутреннего трудового распорядка и т. д.);
Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования ; численности работников и т. д.);
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.);
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;
предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств , ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т. д.);
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту ;
работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.);
Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т. д.);
Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.);
Расценки на производство работ;
Сметы (расходов на содержание аппарата управления , зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство);
Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);
Структура и штатная численность;
Тарифные ставки;
Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ , списания, экспертизы и т. д.);
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические задания и т. д.);
Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.);
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);
Положения о министерствах (ведомствах);
Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т. д.);
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию в договору; на капитальное строительство и т. д.);
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных
ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.);
Спецификации (изделий, продукции и т. д.);
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 2
ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
1. Унификация и стандартизация управленческих документов. Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию.
2. Реквизиты документа. Постоянные и переменные реквизиты.
3. Реквизиты заголовочной части документа.
4. Реквизиты содержательной части документа.
5. Реквизиты оформляющей части документа.
6. Вспомогательные делопроизводственные отметки на документе.
7. Реквизиты, обязательные для каждого вида управленческого документа, их оформление.
8. Дата документа. Дата служебного письма, протокола, приказа, акта.
9. Оформление реквизита «Справочные данные об организации»
10. Оформление реквизита «Адресат» при адресовании документа
руководителю организации;
в организацию без указания конкретного лица;
конкретному должностному лицу;
частному лицу;
12. Оформление утверждения документа
13. Оформление согласования документа.
14. Оформление подписи в гарантийных письмах, приказах, протоколах, актах, договорах,
15. Заверение копии документа.
16. Бланк документа. Виды бланков организационно-распорядительных документов. Требования к бланкам.
17. Отличия бланка письма от общего бланка. Постоянные и переменные реквизиты документа.
18. Форматы бумаги при изготовлении бланков, Размеры полей для бланков. Нумерация страниц в много страничных документах.
19. Назначение и оформление заголовка письма, приказа, протокола, инструкции.
20. Способы расположения реквизитов бланка. Расположение реквизитов для бланка служебного письма.
21. Распорядительная документация. Виды приказов. Оформление приказов по основной деятельности.
22. Служебные письма, Виды служебных писем. Правила оформления.
23. Протокол. Правила оформления, Виды протоколов.
24. Выписка из протокола, приказа. Придание выписке юридической силы подлинника.
25. Правила оформления акта.
26. Справки. Докладная и объяснительная записки.
27. Оформление телеграмм, телефонограмм.
28. Документы по личному составу. Особенности этих документов.
29. Оформление кадровых приказов. Приведите примеры.
30. Оформление заявления, автобиографии, характеристики, резюме.
31. Трудовая книжка. Правила оформления трудовых книжек.
32. Личные дела и личные карточки формы Т-2.
33. Документооборот. Основные потоки документации.
34. Технологическая цепочка работы с исходящими документами.
35. Технологическая цепочка работы с входящими документами.
36. Регистрация документов и контроль исполнения документов.
37. Номенклатура дел организации. Формирование дел.
38. Подготовка документов к архивному хранению.
Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.
Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации -- создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.
Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.
Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации -- отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации -- установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.
Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми выданной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке.
Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации:
· целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации
· формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.
Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.
Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.
Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.
Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами.
Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение.
Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов.
В-третьих, стандартизация -- это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация»
Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.
Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице -- формуляре. Вообще при унификации документов необходимо строить их формы так, чтобы при заполнении и обработке можно было шире применять технические средства, чтобы сократить объем непроизводительного ручного труда.
Например, переход экономики Республики Беларусь к рыночным отношениям требует проведения необходимых мероприятий по разработке и ведению национальных унифицированных форм документов, применяемых предприятиями и организациями различных форм собственности и уровней управления в целях учета, в т.ч. и статистики, и отвечающих принятым в международной практике нормам.
Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Применяемые унифицированные формы документов -- совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.
Кроме унифицированных форм документов, унифицированные системы документации включают:
· Документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;
· межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями стран СНГ;
· стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ;
· нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения
При унификации документации проводят следующие работы:
· устанавливают номенклатуру действующих форм;
· строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;
· устанавливают общие синтаксические правила построения документа;
· устанавливают методы контроля исполнения документа.
Работы по унификации документов являются необходимыми в различных видах экономической деятельности (статистике, финансовой деятельности, бухгалтерском учете и т.д.).
В республике в настоящее время разрабатываются несколько унифицированных систем документации: первичной учетной документации, отчетно-статистической, по труду и социальным вопросам, по торговле и др.
Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Характерной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и во всех отраслях. Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе организационно-распорядительной документации, где каждому термину дается четкое однозначное определение. При разработке УСОРД значительно сокращается и число видов документов, применяемых в ней.
Комплексность подхода к унификации документов, включенных в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая -- с помощью технических средств, третья -- с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу.
Целью разработки и совершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляpa. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний формулировку управленческого решения.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.
В состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по их применению, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы», нормативные и методические документы по применению классификатора унифицированных форм ОРД.
Состав унифицированных форм документов включается: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, устав, штатное расписание.
Унифицированные формы систематизированы по подсистемам: создание, реорганизация и ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и коммунальных предприятий; прием, перевод, увольнение; оформление отпусков и поощрений, наложение дисциплинарных взысканий; распорядительная деятельность организации, предприятия; организационно-нормативное и оперативно-информационное регулирование деятельности организаций, предприятий.
Обработка ОРД средствами вычислительной техники достигается путем кодирования информации, содержащейся в документе. Поэтому для функционирования форм ОРД разработан классификатор унифицированных форм ОРД, который является составной частью системы.
Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.
Управленческая деятельность, с одной стороны, сложна, динамична и непредсказуема, с другой - для неё характерна повторяемость рабочих ситуаций, способов действий. К основным управленческим функциям, как правило, относят: планирование, организацию, регулирование, стимулирование, контроль. Осуществляя эти функции, руководитель постоянно обращается к многочисленным документам (или создаёт их).
Без преувеличения можно утверждать, что документы сопровождают каждое более или менее значительное действие управленца.
В связи с этим управленческая документация и разнообразна, и в тоже время поддаётся унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к установлению единообразия состава и форм управленческих документов, операций по их обработке, учету и хранению.
Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. В основу унификации был положен принцип общей модели документа.
Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу обработку, хранение, уничтожение.
Объектами унификации и стандартизации документа является не только его форма, но и состав включенных в него реквизитов.
Задачами унификации является - отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки, а задачами стандартизации является - установление единых требований к реквизитам включаемым в документы. унификация формуляр реквизит телефонограмма
Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а так же уменьшению затрат на канцелярские расходы.
Термин «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в - третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют небольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Эти нормативные предписания ОБЯЗАТЕЛЬНЫ для применения.
Они изложены в государственных стандартах (ГОСТ), отраслевых стандартах (ОСТ) и стандартах предприятий, учреждений и организаций (СТП).
С 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.
Стандарт распространяется как на государственные, так и негосударственные организации.
ГОСТ Р 6.30-2003 перечисляет максимальный набор реквизитов, устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, требования к бланкам документов. Требования введенного стандарта являются РЕКОМЕНДУЕМЫМИ.
Унификация и стандартизация документов тесно связаны между собой. Унификацию часто рассматривают как один из методов стандартизации. Унификация документов также может производиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения, общим для этих двух требований является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация».
Унификация и стандартизация позволяют осуществить типизацию документов, ускорить их подготовку, оформление, обработку, успешнее внедрять в делопроизводство информационные технологии. Благодаря стандартизации огромная масса документов создаётся по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.
Однако степень унификации и стандартизации должна быть разумной. При чрезмерных регламентирующих предписаниях работа с документами замедляется, их оформление становится дорогостоящим занятием. Снижается мобильность управленческих действий.
Требования стандартов будут выполняться на практике только в том случае, когда они обоснованы, удобны, выгодны для предприятия, учреждения. И никакие принудительные меры здесь не помогут.
Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.
Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридическую силу документов.
Однако существующие нормы, стандарты и правила работы с документами должны периодически пересматриваться и обновляться. Серьёзнейшей проблемой является не только введение чрезмерного количества новых, но и сохранение ненужных, устаревших или утративших свою актуальность регламентирующих норм.
Ведущим методом для достижения целей унификации и стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице - формуляре.
Формуляром-образцом называют графическую модель или схему построения документа.
Для документов, подлежащих унификации, формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение зон для размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами.
Унифицированные реквизиты позволяют и быстрее оформлять документы, и быстрее с ними знакомиться.
Реквизит документа - это обязательный элемент его оформления. Например, наименование документа, его автор, адресат, текст, дата составления документа, подпись на нем - все это реквизиты документа.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и другими факторами.
Для некоторых документов число реквизитов строго ограничено. С другой стороны, отсутствие или неправильное указание какого-либо обязательного реквизита в служебном документе делает его недействительным.
Набор реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.
Формуляр, характерный для конкретного вида документов, (например, приказа, заявления, протокола) называется типовым формуляром. Формуляры документов разрабатываются в соответствии со стандартами, принятыми в каждой стране. Например, в Республике Беларусь в соответствии со стандартом СТБ 6.38-2004.
В стандарте перечислены в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, а каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги.
Состав реквизитов:
- 1. Государственный герб Республики Беларусь;
- 2. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- 3. код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;
- 4. код документа;
- 5. наименование вышестоящей организации;
- 6. наименование организации;
- 7. наименование структурного подразделения;
- 8. почтовый адрес отправителя;
- 9. коммуникационные и коммерческие данные;
- 10. название вида документа;
- 11. дата;
- 12. регистрационный индекс;
- 13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
- 14. место составления или издания;
- 15. гриф ограничения доступа;
- 16. адресат;
- 17. гриф утверждения;
- 18. резолюция;
- 19. заголовок к тексту;
- 20. отметка о контроле;
- 21. текст;
- 22. отметка о наличии приложения;
- 23. подпись;
- 24. гриф приложения;
- 25. гриф согласования;
- 26. визы;
- 27. печать;
- 28. отметка об исполнителе;
- 29. отметка о заверении копии;
- 30. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- 31. отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
- 32. отметка о переносе данных на машинный носитель.
Формуляр также определяет площадь рабочих и служебных полей.
Рабочее поле документа - место, где располагаются реквизиты.
Служебное поле не заполняется никаким текстом и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Для документации установлены следующие размеры служебных полей:
левое поле - 35 мм;
правое поле - не менее 10 мм;
верхнее поле - 15-20 мм;
нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм.
Таким образом, подведя итоги под этим вопросом можно сделать вывод о том что, все эти понятия унификация, стандартизация и формуляр-образец, тесно связаны между собой и представляют собой неотъемлемую часть повседневной жизни управленца.
Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.
Основная цель унификации и стандартизации управленческой докумен-ии – создание системы документов, которая может дать экономический эффект.
Следовательно, унификация док-ов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм. Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми. Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.
Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть:
при унификации – отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;
при стандартизации – установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.
Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ); отраслевые стандарты (ОСТ); республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает :
Разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
Внедрение разработанных ОК ТЭСИ;
Ведение УСД и ОК ТЭСИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
Разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.
Унификация – свойство документа, которая исторически существует в 2 формах: 1) натуральная эволюционная тенденция, 2) осознанная деятельность, которая перерастает в стандартизацию.
Унификация и стандартизация документов имеет достаточно длительную историю. Уже в период ВКЛ отбираются типовые образцы документов. В статутах ВКЛ существовали нормы, закреплявшие правила оформления документов, прежде всего, удостоверения документов.
В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы всевозможных журналов, сформулированы требования к составлению, написанию и оформлению целого ряда документов. Однако на серьезном научном уровне работа по унификации и стандартизации управленческих документов была начата в СССР. Уже в первой половине 1920-х гг. начинается практическая деятельность по унификации и стандартизации управленческих документов.
В 20-е гг. проводится упорядочение форматов бумаг. Разрабатываются формы и бланки документов. Основное внимание уделяется письмам, как самому массовому виду документов. В середине 20-х гг. в ряде ведомств разрабатываются единые бланки писем в пределах всей системы определенного ведомства. Предпринимаются попытки создать устойчивые формуляры и других наиболее распространенных в управленческой практике видов документов (протокола, извещения, командировочного удостоверения).
В 1929-1930 гг. были утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд форм документов: ОСТ 2479 - письма деловые, ОСТ 1780 - телефонограмма, ОСТ 1781 - протокол заседания, ОСТ 1782 – извещение о заседании, ОСТ 1783 - явочный лист, ОСТ 3000 – командировочное удостоверение и др. Часть из них действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий.
Еще оно направление унификации, получившее свое развитие в эти годы – выработка трафаретов текстов документов и попытка установить структуру отдельных разновидностей документов. В ведомствах рационализаторские органы типизировали письма, разрабатывали структуру планов, отдельных разновидностей протоколов.
Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов – это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат наподготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Управленческая деятельность любой организации характеризуетсянабором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций,которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Естьспецифические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать ворганизации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.
Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.
Унификация документов предполагает:
Установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
Разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
Разработку структур документов;
Создание общих синтаксических правил построения документов.
При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).
Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.
Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
Унифицированная система банковской документации;
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
Унифицированная система отчетно-статистической документации;
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
Унифицированная система документации по труду;
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
Унифицированная система внешнеторговой документации.
На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности.
Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.
Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
Документы по общим и административным вопросам:
Организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
Распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указы, постановления);
Информационно-справочные и справочно-аналитические документы (акты, письма, факсы, справки, протоколы, докладные и объяснительные записки и др.).
Все перечисленные документы называют сокращенно ОРД (организационно-распорядительная документация). Именно эта система документации и является предметом изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления».
Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений.
Документы могут классифицироваться:
По месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
По форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
По происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
По виду оформления: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки надо обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
Цель классификации документов:
1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).
Значение классификации документов:
Обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
Повышение оперативности работы с ними.
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.
Основной признак классификации - содержание документа.