Кто подписывает докладную записку. Докладная записка: виды и составление

Докладная записка – это документ, содержащий какую-либо информацию для руководителя или вышестоящей инстанции, и призванный побудить адресата к действию или решению.

Существует некая классификация подобных документов по адресату:

• Внутренние . Предназначены администрации, дирекции или иным руководящим лицам.
• Внешние . Адресованы вышестоящим инстанциям, контролирующим работу предприятия.

Также, записки классифицируются по содержанию:

• Информативные . Имеют периодический характер, так как составляются с целью информирования о рабочем процессе, его деталях и методах.
• Инициирующие . Бывают жалобными и рекомендательными, создаются с целью инициации премирования отличившихся сотрудников или наказаниями провинившихся.
• Отчетная . Создается в виде отчета, информирующего руководителей об итогах работы, результатах выполненных приказов.

Выделяют также служебные и объяснительные докладные записки.

Служебная записка носит информативный характер. Она широко применяется в различных организациях на любых управленческих уровнях в разнообразных ситуациях.

Этот документ может содержать информацию о перемещениях персонала между отделами, запрашивать инструкции, докладывать об изменениях в характере работы предприятия или объявлять о проведении собрания.

Положения служебной записки призваны упорядочить и ускорить коммуникацию внутри предприятия. Законодательных требований к форме служебного документа не существует.

Объяснительная – записка, которая принимается как причина совершения какого-либо происшествия на предприятии. Сюда можно отнести факты прогулов, опозданий, игнорирования должностных обязанностей или иные нарушения. Нарушителем может выступать как отдельный сотрудник, так и целое подразделение.

По закону, подобное сообщение в форме объяснительной обязан запросить руководитель организации, до принятия дисциплинарных мер к сотруднику или подразделению.

Структура документа

Вне зависимости от содержания записки, ее структура содержит следующие основные части:

1. Первая – описывает основные события или указывает причины, которые побудили к написанию докладной.
2. Вторая – содержит анализ данных, указанных в первой части, с указанием вариантов решения ситуации.
3. Третья – заключительная, где подводятся итоги первых двух частей.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)

И что делать дальше? Ничего! Только ждать последствий (а они обязательно будут, ведь на официальную бумагу, которой является докладная записка, обязательно должен быть официальный же ответ). Дисциплинарные меры воздействия обозначаются в приказе по организации. Но бывает и так, что изложенные факты потребуется проверить. Тогда приказ содержит информацию о мероприятиях, которые необходимы, чтобы подтвердить или опровергнуть указанные вами факты.

Порядок составления

Определенный порядок составления записки все же рекомендуется соблюдать независимо от отсутствия соответствующего документа в законодательстве: чтобы работники не допускали ошибок и не испытывали трудностей при составлении подобных документов, рекомендуется создать шаблонную форму докладной записки .

Образец оформления бланка должен находиться на видном месте – информационном стенде или в папке шаблонов.

1. Левый верхний угол – адресант (ФИО написавшего записку, его должность, отдел). Если документ внешний, то необходимо указать наименование и почтовые реквизиты организации, город составления.
2. Правый верхний угол – адресат, те же данные, что и в предыдущем пункте.
3. Центр страницы – заголовок с заглавной буквы.
4. Ниже заголовка, ближе к левому краю, указывается дата составления документа и его регистрационный номер.
5. Далее необходимо сдержанно, но доступно изложить общую суть докладной. Описать события, сделать вывод, внести предложения.
6. Заключительная часть – фамилия и инициалы написавшего документ с указанием должности, дата и подпись. Рекомендуется все уместить на одной строке.

Пример

Для наглядности, стоит рассмотреть шаблон записки на примере. Как писать докладную на имя директора, если сотрудник нарушает дисциплину – опаздывает, не появляется на рабочем месте или не выполняет свои функциональные обязанности?

Применяется структура документа, приведенная выше: сначала описывают ситуацию, указывая факт одного или нескольких нарушений, затем просят руководителя принять меры или выдвигают варианты дисциплинарного наказания.

Директору ПАО АКБ «БАНК» Верещагину О.А. Руководитель отдела продаж Краснов И.И.

(образец)

31.03.2016, № 254/4545

Довожу до вашего сведения , что 31.03.2016 клиентский менеджер Крылова Е.О. отсутствовала на рабочем месте с 9-00 до 14-00, что превышает допустимый порог в 4 часа и признается прогулом. Сотрудник не предоставила объяснений и не имеет документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия. В связи с этим, предлагаю применить к сотруднику Крыловой Е.О. дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Руководитель отдела продаж Краснов И.И. (подпись) 31.03.2016

Также можно докладной записки в формате word здесь.

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

• сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
• можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
• всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
• даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

Регистрация

В своей инструкции делопроизводственная служба организации обязана принять не только образец докладной записки, но также способы и порядок ее регистрации.

Так как докладная записка содержит в себе информацию, а также требует письменного ответа, их необходимо регистрировать, присваивая документу персональный номер. Сегодня в делопроизводстве применяется три способа регистрации документов:

• Журнальная . Для ее применения заводится специальный журнал, в котором каждому новому документу присваивают номер по хронологическому порядку. Такой способ признается не самым удобным, так как при необходимости поиска объяснительной или докладной по номеру, нередко приходится перелистывать множество страниц.
• Автоматическая . Классификация документов по исходящему номеру при помощи программного обеспечения. В базу данных заносится карточка с регистрационным индексом, присвоенным служебному сообщению или жалобе.
• Карточная . Принцип тот же, что и у автоматической базы данных, но без использования информационных технологий. После присвоения исходящего номера документу, создается карточка, на которой записывается дата и индекс докладной. Карточка помещается в классификатор.

Преимущество карточного способа по сравнению с журнальным – упорядоченность, простота поиска, возможность одновременного использования несколькими сотрудниками.

vashbiznesplan.ru

Каждому работающему человеку, особенно служащему госучреждений, иногда приходится писать докладную записку. Ее часто воспринимают как донос, поэтому при составлении важно вооружиться конкретикой.

Как компетентно оформить документ, по каким признакам систематизируют докладные записки, и в каких случаях они уместны?

Реакции адресата

После получения документа с информацией, относительно действий определенного сотрудника, адресат, учитывая перечисленные события, применяет соответствующие меры .

Намерения руководитель представляет в виде резолюции, оформленной на том листе, где расположен текст докладной. Согласно изложенной резолюции, реализовываются мероприятия по принятому решению.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Образец докладной записки
• Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей
• Образец докладной о некорректном поведении сотрудника
• Образец докладной о хамском поведении

Форма и классификация

Докладная записка – документ, адресующийся руководству, содержащий суть проблемы, заключения и предложения. Ее пишут с намерением дать толчок вышестоящему начальству к решению той или иной проблемной ситуации, возникшей у сотрудника.

В зависимости от получателя, они есть внутренние и внешние.

Внутренняя - адресована главе ведомства или начальнику отделения, пишется на обыкновенном листе.

Документ, выходящий за пределы организации, направленный в высшую инстанцию (администрацию, Министерство) считается внешним, его оформляют на специальном бланке.

Специфика и функции

Докладная - документ , предоставляющий служебную информацию по сравнению с другими бумагами, направляется конкретно лицам, занимающим высокую должность, их представителям, руководителям подразделений, всем, кто уполномочен предпринять существенные действия.

Докладная записка отличается от служебной предназначением . Первая передает сведения от подчиненного до руководителя, вторая информирует равных по статусу сотрудников. Еще одно отличие служебной - отсутствие принадлежности к общероссийскому классификатору управленческой деятельности, поэтому оформляется в свободной форме.

По сравнению с объяснительной докладная не объясняет случившее событие для обвинения либо оправдания действий работника, хотя обе предназначены руководящему звену. В документах подразумевается побуждение руководства принять соответствующие решения по дисциплинарным нарушениям . Запискам присвоен код по ОКУД, составляются по просьбе начальника.

Документ о поведении сотрудника выполняет основную функцию - передать информацию вышестоящему должностному лицу, стимулируя его к принятию соответствующего решения. С ее помощью можно:

Как оформлять и правильно писать докладную записку

Составляют документ по следующему шаблону:

• вверху (левый угол) указывают отдел, откуда поступает записка;
• вверху (правый угол) должна быть указана должность, фамилия, инициалы адресата;
• ниже посередине название документа;
• под ним ставят дату и номер;
• обязательно заголовок, начинающийся словами «О…», «Об…» или «Касательно…»;
• текст (тело) документа, состоящий из введения, анализа и заключения. В первой части – изложение событий, побудивших к написанию записки. Во второй - разбор ситуации. Третья содержит заключения и рекомендации автора документа;
• должность, подпись, фамилия, инициалы автора в одной строке.

В оформлении необходимо соблюдать обязательные требования . Обычно документ состоит из трех самостоятельных частей .

1. События, факты, причины. Раскрытие сути случившегося события.
2. Идеи составителя относительно сложившихся обстоятельств, что он предлагает, какие решения видит.
3. Подведение итогов и рекомендации.

Образец докладной на сотрудника

Чаще всего документ на имя руководителя пишет начальник подразделения, однако бывают случаи, когда между рядовыми сотрудниками возникает внештатная ситуация, требующая вмешательства вышестоящего начальства, - обида на рабочем месте, некорректное поведение.

Вот пример такого документа.

Транспортный отдел Исполнительному директору ООО «Альфа» Сорокиной Галине Игоревне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 41-07/215 02.03.2016 г.

Об оскорблении на работе

Довожу до Вашего сведения, что 02.03.2016 г. водитель Добродомов Петр Алексеевич, исполняя должностные обязанности, унизил меня и нецензурно бранился в мой адрес.

Прошу применить к Добродомову П.А. дисциплинарное взыскание.

Менеджер по транспорту Ю.В. Ильин

В каких случаях применяется

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

• о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
• о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

Как пишется данный документ о прогуле: образец оформления

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 43-13/228 11.05.2016

Об отсутствии на рабочем месте

Довожу к Вашему сведению, что вчера, 10.05.2016 г., специалист по закупкам Иванющенко Роман Михайлович не явился на рабочее место. Отсутствие длилось весь день.

Причины неприбытия не подтверждены ни документально, ни по телефону, ни электронной почтой.

Предлагаю привлечь Иванющенко Р.М. к дисциплинарной ответственности за прогул.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

1. Оформление записки.
2. Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
3. После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
4. Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
5. После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Как оформить документ данного типа о премировании

Отдел снабжения Исполнительному директору ООО «Альфа» Сорокиной Галине Игоревне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

№ 42-08/223 08.04.2016 г.

О премировании

Прошу премировать менеджера по продажам Алферова Олега Владимировича денежным вознаграждением в размере 5000 рублей за расширение базы клиентов с 25 до 43 точек и удвоение объема продаж в 1-м квартале 2019 г.

Начальник отдела снабжения С.П. Михайлов

В Украине и Беларуси данный документ составляется по той же форме, что и в РФ, на государственном языке.

Приступая к написанию докладной, не стоит забывать, что этот документ имеет юридическую силу, в котором недопустимо искажать изложенные факты.

В противном случае сотрудник может опровергнуть лжесвидетельство и привлечь автора к административной ответственности.

В чем разница между докладными и служебными записками можно узнать из видео.

Докладная записка – это документ, оформленный на имя руководителя, главного бухгалтера либо любого другого сотрудника организации. Докладная записка имеет юридическую силу, так как составляется с целью принятия мер или каких либо действий по изложенной в ней проблеме.

Докладная записка должна быть составлена как орфографически так и юридически грамотно, в ней должна быть подробно изложена сложившееся проблема и желательно наличие действий по ее решению который предлагает сам ее составитель.

Докладная записка, адресованная руководителю организации или отдела, является внутренним документом и может составляться на простом листе формата А4.

Если документ направлен в вышестоящую организацию, то он автоматически становится внешним, и составляется на фирменном бланке.

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии (приказы, служебные расследования).

Правила оформления докладной записки

Основная цель докладной записки – не просто ознакомить вышестоящие руководство со сложившейся проблемой или сходом проводящихся работ.

А также и побудить руководство к оперативному принятию мер для решения сложившейся обстановки.

Докладная записка должна быть составлена по форме ОКУД, идти под кодом 0286041.

Докладные записки делятся на несколько классификаций в зависимости от информационной составляющей или адресата (на чье имя составлена эта записка).

1. Так, по первой классификации она будет информационной отчетностью, в которой будут указаны этапы, сложности и особенности проводимых работ.

Составитель такого рода докладной должен на доступном и профессиональном языке донести до начальства, на каком этапе развития находится тот или иной проект, и что делается для обеспечения его реализации.

Подобные докладные составляются регулярно, до последнего времени, пока проект не будет завершен.

Отчетные записки напрямую связывают руководство организации с управляющими проекта.

Это позволяет оперативно узнавать, в каких направлениях не хватает средств, в каких из них переизбыток, и соответственно принять меры по нормализации работы проекта.

2. Вторая классификация – это докладные записки, в которых подробно излагается конкретный случай с предлагаемыми методами их решения.

Как правило, такие докладные несут негативный характер. В них чаще всего описывается нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации.

Формы и виды докладной не меняются независимо от рода деятельности и принадлежности организации.

Докладная должна содержать следующие реквизиты:

1. Должность, занимаемая адресатом.
2. Ф.И.О. адресата.
3. Реквизиты организации адресата.
4. Должность, занимаемая составителем.
5. Ф.И.О. составителя.
6. Организация и должность составителя.
7. Грамотное изложение сложившейся проблемы.
8. Меры, предпринятые по решению сложившейся проблемы (в том случае, если они были приняты).
9. Предложение мер, которые можно принять для устранения проблемы.
10. Число составления докладной.
11. Подпись составителя с расшифровкой.

Структура документа

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

1. Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
2. Аналитическая - представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
3. Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Внешняя докладная записка

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

Как написать докладную записку, примеры

Теперь конкретно рассмотрим, какие докладные может написать бухгалтер:

1. Это докладные на имя руководителя, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

ДОКЛАДНАЯ

В ходе проверки финансово хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 57456,45 рублей (пятьдесят семь тысяч четыреста пятьдесят шесть рублей сорок пять копеек).

Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Гаврилова Артема Леонидовича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.

Дата___________ Подпись _______ расшифровка__________

2. Докладная на имя руководителя организации об оскорблении чести и достоинства, нарушениях.

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ» Семенову Аркадию Борисовичу Главного бухгалтера организации Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

27.11. 2013 года сотрудник отдела закупок, Смерягин Геннадий Петрович, при получении заработной платы оказался недоволен насчитанной суммой, после чего в грубой форме оскорбил кассира Потапову Ирину Анатольевну, вылив ей на голову стакан с водой тем самым оскорбив ее честь и достоинство.

Прошу применить к Смерягину Геннадию Петровичу самые строгие меры вплоть до увольнения, иначе Потапова Ирина Анатольевна будет вынуждена обратиться за помощью в правоохранительные органы для разрешения этой проблемы.

Дата___________ Подпись_______ расшифровка __________

3. Образец докладной на сотрудника организации о появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ» Семенову Аркадию Борисовичу Главного бухгалтера организации Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

Довожу до вашего сведения, что сегодня бухгалтер Лупова Антонина Михайловна пришла на работу в состоянии сильного алкогольного опьянения, что могут подтвердить другие сотрудники отдела.

Лаврентьева И.П. (экономист) __________ подпись Суркова К.Р. (кассир)_________ подпись

К такой докладной записке обязательно нужно дополнительно составить акт, в котором будет указана причина его составления.

В нем должны расписаться все сотрудники организации, наблюдавшее это нарушение трудовой дисциплины, с указанием занимаемой должности.

Классификация и авторство

В соответствии с фактами сведения, адресованные руководителю, нуждаются в срочном принятии решений. Обычно они являются негативными, но могут быть положительными, если сотрудник успешно проявил себя на работе и требуется оповестить руководство. Лица, высшие по должности, принимают поощрительные меры в отношении служащего материальным или другим способом.

Существуют типы , связанных с:

• нарушением рабочего порядка и дисциплины;
• невыполнением либо плохим выполнением трудовых обязательств;
• допущением использования оскорбительных фраз по достоинству другому служащему, недопустимых поступков в поведении, провокацией конфликтных ситуаций;
• рабочими достижениями, достойными награждения.

Записки, докладывающие о заслугах или провинностях работников, имеет право написать каждое должностное лицо предприятия. Зачастую ее подают подчиненные начальнику, соблюдая субординацию. Он, в свою очередь, принимает решение о доведении сведений до гендиректора.

Руководитель определенного отдела, составляя документ, может адресовать его генеральному директору . Сотрудник имеет возможность оформить докладную непосредственно главе компании, но перед передачей необходимо подписать ее у начальника подразделения.

В качестве исключения, бумаги, несущие информационный характер, оформляются в виде жалобы на руководителя отдела . Работник направляет записку с претензиями напрямую гендиректору.

Виды и специфические особенности служебной записки

Докладные о дисциплинарных взысканиях можно условно подразделить по содержанию на следующие виды:

1. Сообщение о факте нарушения работником должностной инструкции, правил.
2. Уведомление о необходимости установления такого факта.
3. Инициирующая процесс привлечения к дисциплинарному взысканию.

Самыми распространенными видами служебных записок в деятельности юридического лица являются:

• о неисполнении должностных обязанностей;
• об опоздании на работу;
• о невыходе на работу (прогул);
• о нарушении трудовой дисциплины.

Важно указать в документе следующие данные:

1. Точное время и место дисциплинарного нарушения.
2. Суть нарушения (конкретные действия или бездействие сотрудника).
3. Правовые основания для привлечения к взысканию (пункты Трудового Кодекса РФ, трудового договора, должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка и др.).
4. Описание обстоятельств и деталей произошедшего (данные свидетелей, их роль, документы-доказательства, фото и т.п.), их необходимо приложить к служебной записке.

Утверждая корпоративную форму, не забудьте учесть их при создании структуры. Правильная служебная записка (образец) о невыполнении обязанностей находится в конце статьи.

Что указать в служебной записке

Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• название структурного подразделения;
• адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица);
• название вида документа;
• дата;
• индекс или исходящий номер;
• место издания;
• заголовок (краткое содержание, например, об опоздании, о прогуле, о невыполнении обязанностей по охране труда);
• текстовая часть;
• приложения если есть;
• подпись, визы.

При приеме нового работника, его непосредственный руководитель или сотрудник кадрового отдела, обязаны ознакомить работника, со всеми действующими в организации правилами. Кроме этого, в некоторых организациях есть также дополнительный внутренний порядок или правила корпоративной этики. В организациях, где прием на работу был осуществлен с соблюдением всех необходимых процедур, в процессе работы возникает меньше вопросов и неприятных ситуаций в отношении должностных обязанностей работников и соблюдения ими трудовой дисциплины.

В должностной инструкции работника и общих правилах корпоративной этики или иных подобных документах четко прописываются все обязанности сотрудников и их права. Работник организации должен следовать установленным правилам и понимать, что их несоблюдение, в конечном счете, может привести к материальному ущербу организации, за который он должен будет отвечать. Но такие случаи, когда работники не уделяют должного внимания своим прямым обязанностям, все же бывают, это может негативно отражаться на деятельности какого-то отдела или подразделения организации, компания может понести убытки. И тогда, непосредственный руководитель провинившегося работника должен проинформировать вышестоящее руководство о произошедшем факте, указать, чьи именно действия привели к возникновению неприятной ситуации, и кто должен нести ответственность за негативные последствия.

В таких случаях непосредственный руководитель подает вышестоящему руководству докладную записку, в которой описывает факт произошедшего и указывает лицо, которое не исполнило свои обязанности должным образом. Может также быть ситуация, когда какой-то сотрудник систематически не исполняет свои обязанности должным образом и другие работники, должны выполнять часть его обязанностей или исправлять его ошибки, такие случаи так же должны быть доведены до руководства.

Разновидности докладных и их цели

Докладные записки подразделяются на два основных типа. Внутренние акты используются в целях повышения результативности трудового процесса. Этот документ составляется только по инициативе тружеников. При составлении документа используется стандартный лист формата «А4». Внутренние акты принято относить к локальным документам. Второй тип докладных записок – внешние акты, которые передаются контролирующим органам. Важно обратить внимание на то, что этот документ составляется на типовом бланке организации. После составления внешнего акта, руководитель компании должен ознакомиться с его содержанием и заверить личной подписью. Каждый из вышеперечисленных типов докладных записок можно разделить на три условных группы, которые различаются содержанием документа:

1. Информационного характера – в данном случае, сотрудник, желающий улучшить трудовой процесс, составляет докладную, где указывает методы оптимизации производства. Важно обратить внимание на то, что в крупных предприятиях, подобные акты используются для информирования руководства о специфических особенностях производственного процесса.
2. Отчетные бланки – используются для информирования руководства об исполнении распоряжений. Как правило, этот тип документов составляется сотрудниками, относящимися к низкому звену.
3. Инициативные предложения – в этом случае, работник доносит до руководства свои мысли о решении различных вопросов, связанных с трудовым процессом.

Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения
Довольно часто докладные записки используются для того, чтобы донести руководству компании информацию о различных конфликтах в коллективе. В том случае, если мерой дисциплинарного взыскания в отношении работника, нарушившего дисциплину, избирается лишение премии, очень важно грамотно составить данный документ и привести основания для вынесения подобного решения. Образец докладной записки может рассматриваться судом как доказательство правомерных поступков администрации компании. Неправильные и неточные формулировки могут привести к проигрышу судебного процесса.

Именно поэтому очень важно, при составлении докладной записки правильно указать преследуемые цели. Целью составления документа может являться повышение результативности собственного труда. Такие документы используются для устранения различных факторов, которые негативно влияют на трудовую деятельность сотрудников компании. Еще одной целью данного документа может стать исправление сложившейся ситуации. В некоторых случаях сотрудник может знать о фактах, которые, по его мнению, препятствуют эффективности трудового процесса. В этом случае, работником составляется акт для разрешения спорного вопроса.

Составление докладной помогает снять долю ответственности и предоставить выбор метода решения возникшей ситуации руководству компании. Важно обратить внимание на то, что если в возникшем инциденте отсутствует вина сотрудника, руководство не имеет права применять штрафные санкции. Последней из целей рассматриваемого документа является защита своих прав.

В конфликтной ситуации, каждый работник имеет право защищать свои интересы и предложить свои варианты мирного урегулирования конфликта.

Что должно быть в документе

По сути, докладная записка на работника – это официальная жалоба руководству за халатное отношение подчиненного к работе. Она уведомляет высшее руководство о невыполнении конкретным сотрудником его рабочих обязанностей. Служебная записка такого вида является основанием для взыскания или увольнения.

Данный документ оформляется не всегда. Он направляется руководству исключительно в случае умышленного игнорирования своих рабочих обязанностей или грубого нарушения трудового режима. В процессе выяснения основных моментов по происшедшему инциденту докладная не оформляется. После сбора и анализа доказательств вины сотрудника руководитель отдела принимает решение о направлении записки руководящему звену компании.

Рассмотрим пример. Работник игнорирует приказ начальника выполнить наладку оборудования, в результате чего останавливается работа всей бригады. Начальник выясняет причины, повлекшие за собой такой сбой. Выясняется, что один из сотрудников не выполнил свою работу. В процессе сбора доказательств начальник проводит беседу с сотрудниками. Выясняется умышленное неисполнение работы и халатное отношение одного работника к своим обязанностям. На основании доказательств начальник составляет официальную докладную записку и направляет ее руководству.

Докладные записки подразделяются на несколько категорий, в зависимости от получателя и содержания. Различают следующие виды докладной:

• Внешняя. Затрагивает руководство нескольких организаций, оформляется на гербовом бланке и заверяется главой компании.
• Внутренняя. Направляется руководителю одной организации и не выходит за пределы компании.
• Информационная. Составляется регулярно и оповещает руководство о проводимых работах.
• Отчетная. Служит подтверждением завершения конкретных мероприятий.
• Инициативная. Выступает в роли побуждающего фактора к совершению действий для решения ситуации.

Невыполнение работы сотрудником должно быть официально подтверждено. Другими словами, при оформлении лица на работу в трудовом договоре должны четко указываться обязанности наемного работника, и под ними обязана стоять его подпись об ознакомлении. В противном случае работник-нарушитель может избежать взыскания.

Основные правила

Важно не забывать о сроках составления объяснительной записки:

1. Директор предприятия не вправе требовать пояснений, если с момента нарушения прошло более полугода.
2. Если же недочёт был обнаружен не сразу, то с момента его выявления должно пройти не более чем один месяц, иначе требование составить объяснительную будет неправомерно
3. Объяснительная составляется в свободной форме от первого лица.

Обязательно указываются в пояснительной записке следующие данные :

• информация про организацию;
• сведения о руководителе предприятия и провинившемся работнике;
• дата проступка;
• объяснения.

Объяснительная записка должна регистрироваться в специальном журнале. Такая документация хранится три года .

Образец служебной записки о нарушении дисциплины труда

Как правильно оформить

Не малую роль в его заполнении играет правильное размещение элементов записки.

• Обычно, вверху левого угла размещается название структуры, где трудится отправитель докладной
• Против предыдущей записи справа записываются данные о начальнике, который обязан прочитать сообщение и среагировать на него
• Тема бланка, обычно, центрируется
• Ниже темы отображается дата в формате (00/00/0000)
• В основном блоке заполняется характер проблемы. Коротко и по-деловому. Не допускаются литературные обороты
• Обвинение, предъявленное нарушителю, подтверждается должностной инструкцией или другой нормой
• Предложение дисциплинарного взыскания отображается в рекомендательном стиле
• В конце документа заполняется должность, Ф.И.О. и подпись инициатора записки. Все это пишется на одной строчке.

Перед отправлением документа, конечно нужно перечитать текст и при наличии ошибок, исправить их.

Докладная записка - это документально зафиксированная информация о том, что сотрудник не выполнил или выполнил не так, как нужно, свои должностные обязанности. Также в записке обычно предлагаются меры, которые необходимо применить руководству по отношению к нерадивому работнику.

Итак, вы руководитель среднего звена на опять-таки среднем производственном предприятии - скажем, начальник цеха. В вашем подчинении 40 работников цеха. В меру профессиональных, но каждый со своими бедами, проблемами и интересами. Когда и в каких случаях вам нужно писать на них докладные записки? Сейчас разберемся!

Обзор законодательства

Однако, прежде чем рассказывать о том, что такое «написать докладную», следует обратиться к нормам законодательства, которые регулируют взаимоотношения сотрудник-руководитель .

Докладная записка является формной донесения некой информации до руководства компании

Следует сразу сказать, что в Трудовом кодексе и других законодательно-нормативных актах такое понятие как «докладная записка» не выделено . Все, что имеет отношение к «внутреннему коду» регламентируется исключительно правилами, установленными в самой организации. Посредством внутренней документации осуществляется передача информации от руководства до сотрудников компании (и наоборот), происходит обмен сведениями между отдельными подразделениями организации и решаются многие другие вопросы, призванные упростить внутренние взаимосвязи.

Несмотря на то, что ТК не дает четких комментариев в отношение ДЗ, документ обладает юридической значимостью . Инициатором составления ДЗ может быть сотрудник компании, также записка может составляться по требованию руководства. В классификаторе управленческих документов ОКУД докладной записке присвоен собственный код – 0286041. В бумаге необходимо точно описать существующую проблему, а поскольку ДЗ обладает юридической значимостью, то в ней не должно присутствовать орфографических и юридических ошибок.

Срок и место хранения

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

• подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
• подшить к документам, которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Какие бывают виды

Предлагаем ознакомиться: Форс мажор пункт договора пример

Независимо от вида документа, он должен содержать только достоверную информацию, изложенную в правильной форме. Наличие ошибок в докладных ошибок недопустимо.

Кто и на кого подает

Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

• генерального директора;
• его заместителя;
• начальника филиала;
• бригадира.

При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности. То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя. На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

Пример составленной внешнего сообщения

Внутреннее сообщение отображает:

• Наименование структурного отдела
• Вид сообщения (докладная записка);
• Дату отправления
• Отправитель
• Заглавие к содержанию текста
• Характер описания
• Подпись

Внутренний бланк заверяет отправитель, с написанием должности и Ф.И.О.

На бланке должно отображаться заглавие, демонстрирующее содержание сообщения.

Описание проблемы состоит из двух блоков. В начальном – описывают причину, на основании которых был создан документ. Возможно аналитическое описание появившейся проблемы.

Пример составленной внутреннего бланка

Виды и специфические особенности

Докладная записка регламентируется кодом по ОКУД – 0286041. Бланки можно разделить на следующие виды:

1. По автору инициативы :
2. инициативные
3. по требованию

1. По назначению :
2. отчетные
3. информационные

1. По адресу получателя:
2. внутренние
3. внешние

Важным моментом является то, что докладные записки отправляются по иерархической «вертикали» занимаемых должностей.

Инициативные. Документы отправляются по авторскому желанию, которые хотят привлечь внимание на ситуацию: «Довожу до Вашего сведения, что…».

По требованию . Документы подаются по требованию начальника, сказанному в устной форме или выполненном в письменном виде. В этом случае докладные, содержат необходимую информацию. Например, записка о срыве сроков строительства или результатов аттестации работников. Записки такого вида могут отправляться регулярно, по установленному графику: «Согласно приказа о предоставлении данных…».

Информационные. Эти сообщения способны содержать различную информацию. Обычно, к таким запискам относят бланки о появившихся неприятностей в завершении каких-либо проектов или нарушениях должностных обязанностей. К примеру, докладная о о недобросовестном исполнении работником служебных обязанностей. Начинается заполнение бланка обычно с фразы: «Довожу до Вашего сведения, что… Рекомендую назначить публичное наказание».

Отчетные. Эти документы оформляются в виде отчетов, где докладывается о принятых мероприятиях, результатах деятельности о том или ином отделении фирмы и т.д. Начало основного текста, так же начинается со слов: «Докладываю до сведения, что при проверке… Прошу…».

Особенности составления внутренних и внешних документов отражены в предыдущем разделе.

О неисполнении должностных обязанностей

Этот бланк информирует начальника или вышестоящий орган о неисполнении членом коллектива или группой коллектива своих обязанностей на рабочем месте. В бланке отражается прошение о наказании работника согласно КЗоТа, которая тут-же предлагается отправителем.

Чтобы документ был принят и было соответствующее реагирование на просьбу нужно составить документ, согласно тех правил, которые были отражены в предыдущих разделах.

Образец заполнения докладной записки

Что это такое и когда понадобится

В законодательстве не даётся чёткое определение термину «докладная записка». Но делопроизводители, кадровики и иные специалисты понимают под ним информационный документ, позволяющий сообщить руководству (директору, начальнику отдела, иному должностному лицу) о чем-то важном. Цель такой бумаги – не только проинформировать о ситуации, но и потребовать принять меры.
Список ситуаций, когда понадобится образец, как правильно написать докладную на работника, широкий. Такую бумагу используют для жалобы на:

• прогулы;
• невыполнение обязанностей;
• некорректное поведение или оскорбительные высказывания коллег;
• превышение полномочий;
• иные ситуации.

Чтобы записка выполнила свое предназначение, она должна попасть к руководству. Для этого ее регистрируют у секретаря как входящую корреспонденцию.

Порядок оформления

В разных организациях порядок фиксирования фактов нарушения трудовой дисциплины и письменного подтверждения может быть разным, однако в общем случае последовательность действий следующая:

1. Фиксируется факт нарушения дисциплины, недобросовестного выполнения или полного невыполнения обязанностей. Можно применять средства аудио- и видеофиксации, привлекать других работников в качестве свидетелей.
2. Составляется текст записки.
3. Бумага заверяется ответственным лицом – как правило, это старший продавец, старший смены, бригадир, менеджер по персоналу и другие работники.
4. Затем бумага подается непосредственно руководителю, на имя которого она была составлена.
5. Руководитель рассматривает обращение по существу, принимает меры и издает свое распоряжение (приказ) или же отклоняет обращение, при необходимости разъясняя мотивы отказа сотрудникам, оформившим ее.

Образец и примеры

В общем варианте за основу можно взять такой бланк:

Можно ли отменить наказание

После того как служебная записка о невыполнении служебных обязанностей оформлена, решение об издании приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принято, может возникнуть необходимость его досрочной отмены. В соответствии со статьей 194 ТК РФ, если в течение года со дня объявления работник не будет подвергнут дисциплинарному взысканию, то оно считается снятым. Таким образом, работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

Отсутствие непогашенных дисциплинарных взысканий в Положениях об оплате труда бюджетных и некоммерческих организаций и учреждений, как правило, является обязательным условием для начисления различных стимулирующих выплат, премии по результатам работы за год, представлению к наградам, переводу на вышестоящую должность.

Хранение и учет

После заверения докладной ответственным лицом, она передается непосредственно руководителю, на имя которого была составлена. После полного ознакомления и применения соответствующих мер, документ передается в отдел, который занимается регистрацией переписки внутреннего и внешнего характера.

Регистрация документа производится в соответствии с принятыми на предприятии способами – журнальной или автоматизированной форме.

После этого она передается на хранение, срок которого может составлять 1, 3, 5 или 75 лет, в зависимости от содержащейся в документе информации. Обычно записки, которые привели к увольнению или подобным мерам взыскания подлежат хранению в течение 75 лет, после чего уничтожаются в соответствии с установленными нормами.

Как правильно составить докладную

Рассмотрим правильное оформление докладной записки. Поскольку этот документ имеет собственный код в классификаторе ОКУД, он оформляется соответственно с утвержденными стандартами.

В документе должно присутствовать три условных раздела, предполагающих разный смысл:

1. Изложение фактов. В этой части происходит констатация причин, спровоцировавших конфликтную ситуацию и ставших основанием для составления ДЗ. Здесь обязательно и максимально подробно указываются сопутствующие обстоятельства.
2. Аналитика. Данный раздел предполагает анализ сложившейся ситуации и ее вероятных последствий. Помимо этого, здесь излагаются варианты разрешения проблемы.
3. Резюме, в котором составитель ДЗ должен описать собственное мнение о сложившейся ситуации и привести веские, также в этой части предлагаются конкретные меры, направленные на разрешение конфликта. На основании изложенного в ДЗ руководителем будет принято решение в плане санкций, поощрений и иных действий по сложившейся ситуации. Поскольку у руководства не всегда хватает времени на скрупулезное разбирательство в ситуации, то обычно следует согласие с доводами составителя ДЗ, без вникания в детали.

Правила оформления

Каждая деловая бумага, в том числе и ДЗ, а также правила ее составления подчиняются определенным нормативам . Они прописаны в ГОСТе деловой документ об унифицированных системах документации, организационно-распорядительных документах и требованиях к их оформлению (ГОСТ-6.30-2003).

Важно! В случае, когда ДЗ составлена неправильно она может утратить доказательную силу в ходе разрешения спорных/конфликтных ситуаций, а значит, признана не имеющей юридической силы.

Оформление внутренней ДЗ. При формировании ДЗ допускается написать от руки или отпечатать на листе бумаги формата A4. В использовании фирменного бланка организации нет необходимости. При оформлении используются реквизиты, применяемые для данной разновидности внутренних документов:

• вверху слева указывается название подразделения, в котором работает составитель бумаги;
• получателя ДЗ (его фамилию И.О. и занимаемую им должность) указывают вверху справа;
• ниже указывается наименование документа «Докладная записка» (текст можно расположить посередине или в левой части строки);
• в следующей строчке прописывается дата составления бумаги (формат ДД-ММ-ГГГГ, должна совпадать с датой подписания);
• далее следует краткая суть докладной, начинающаяся с фразы «Довожу до вашего сведения…»;
• затем в трех обособленных блоках (см. выше) излагаются подробности;
• заканчивается документ подписью составителя (расшифровка и указание занимаемой должности – обязательны) и даты.

Пример докладной записки от сотрудника приводим на фото ниже:

Образец внутренней докладной записки

Составление внешней ДЗ. Внешняя ДЗ является исходящим документом. Она обязательно составляется на корпоративном бланке компании. Кроме указанных в предыдущем разделе сведений, внешняя ДЗ содержит:

• данные об организации-составителе;
• присвоенный бумаге исходящий номер;
• название населенного пункта, где составлена записка;
• подзаголовок, который прописывается под наименованием документа (должен начинаться со слов «Относительно…», «Касательно…» либо «О…»).

Остальное содержание внешнего документа по оформлению аналогично содержанию внутренней записки . Документ всегда визируется руководителем организации.

На фото ниже пример исходящей ДЗ:

Образец исходящей докладной записки

Докладная записка - это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки - информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя - на имя руководителя вышестоящей инстанции.

Как написать докладную записку

По своей сути и форме докладная записка напоминает . Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные - от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.

Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки - наименование организации);
• наименование документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• место (город) составления (для внешней докладной записки);
• адресат - кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
• заголовок к тексту документа - начинается со слов «О …», «Касательно …»;
• текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
• подпись - должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

Образцы и примеры докладной записки

Образец докладной записки о премировании

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.

О премировании

Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.

Оформление докладной записки внутри организации можно осуществлять на обычном листе бумаги формата А4, внешней, направляемой в вышестоящие инстанции - на фирменном бланке организации.

Из статьи вы узнаете, как пишется докладная записка, в каких случаях и как ее правильно оформить. Скачайте образцы и примеры этого документа.

Из этой статьи вы узнаете:

Как написать докладную записку руководителю

Докладную записку воспринимают порой как формальность. На самом же деле этот документ фиксирует факт определенных событий, связанных с взаимоотношениями в коллективе, нарушениями дисциплины, правил трудового распорядка или требований законодательства. Часто документ составляют после неоднократных и безуспешных попыток достучаться до руководства в устной форме.

Игнорировать письменное заявление сотрудника руководитель не имеет права. В Трудовом кодексе нет четкого определения докладной записки, она считается документом внутренней коммуникации в компании. Но это не значит, что она не может играть роли при принятии решений, касающихся всего предприятия. По ОКУД записке присвоен код 0286041, и некоторые приказы руководства основываются именно на ней.

Докладная записка – это документ, имеющий юридическую силу, который в спорных ситуациях может прояснить некоторые моменты и уберечь от неверных выводов. Написать её может абсолютно любой служащий по любому адекватному поводу. Таким образом, генеральный директор может узнать о ситуациях, происходящих в структурных подразделениях , непосредственно от их участников, даже если начальник отдела по каким-то причинам скрывает факты.

Основные функции докладной записки:

• призыв посодействовать в решении спорных ситуаций или проблем хозяйственного характера;
• рацпредложения;
• оспаривание решений руководства;
• отстаивание своего мнения;
• жалоба;
• отчетность;
• доведение до сведения информации о фактах нарушений;
• информирование о происшествиях;
• пожелание поощрений.

В работе с персональными данными многие компании до сих пор не выполняют требования закона. Это подтверждает практика проверок. Роскомнадзор продолжает штрафовать. Редакция журнала "Справочник кадровика" проконсультировалась у Валентины Андреевой, что нужно сделать, чтобы защитить персональные данные сотрудников в соответствии с требованиями закона и не платить штраф.

Отправка этого документа может преследовать следующие цели:

• повышение индивидуальной эффективности конкретного работника;
• повышение производительность компании в целом;
• заблаговременное снятие ответственности с конкретного работника в случае возможного возникновения ЧП;
• защита прав конкретного служащего.

Очевидно, что цель – не просто информирование начальства о положении дел, но и высказывание личных соображений, а также призыв к принятию решения по озвученному вопросу.

Как написать докладную записку – пошагово

Поскольку унифицированная форма докладной записки отсутствуют, сотрудник вправе составлять её в вольной форме. Первое и главное правило оформления – это достоверность и обоснованность сообщаемых сведений. Автор должен понимать, что утверждение можно оспорить в суде, если информация, которую он довел до сведения начальника, не подтвердится. Если не только в содержании, но и в оформлении будут допущены ошибки, документ потеряет свою юридическую силу. В связи с этим возникает вопрос – как как писать докладную записку правильно? Можно воспользоваться следующим алгоритмом:

Шаг 1. Указывают адресат – ФИО и должность лица, которому предназначено письмо.

Шаг 3. Пишут дату составления (для внешней – исходящий номер и город составления).

Шаг 4. В заголовке кратко описывают суть сообщения (о командировании, о хищении имущества, о невыходе на работу и т.п.)

Шаг 5. Продумывают основную часть документа, именно она представляет наибольшую сложность для автора. Эту часть условно можно разделить на три раздела:

• Описание факта. Широко распространена формулировка «довожу до вашего сведения» - она годится почти для всех типов. Далее представляются все имеющиеся факты, ставшие поводом для написания сообщения. Не нужно писать длинный рассказ с эмоциональной окраской. Желательно указать по возможности больше конкретных деталей – время и место события, марку и год выпуска оборудования и т.д.
• Анализ ситуации. Чем, по мнению отправителя, сложившаяся ситуация может грозить предприятию – получением производственной травмы, невозможностью осуществлять рабочую деятельность в установленном порядке, снижением эффективности производства и т.п. Свои соображения следует обосновать, при необходимости, привести расчеты (лучше на отдельном листе и указать, что обоснование смотреть в приложении). Стоит отметить, что в этом разделе не всегда есть надобность.
• Вывод. В заключении автор высказывает пожелания, просьбы или предложения в связи со сложившейся ситуацией, используя, например, формулировку «считаю необходимым».

Шаг 6. Ставится подпись отправителя с расшифровкой.

Шаг 7. Директор, ознакомившись с документом, реагирует на поступившие сведения, проставив соответствующую резолюцию – это и будет его ответ на докладную записку.

Правила оформления докладной записки

Виды и примеры докладных записок

Существует два вида классификации. По содержанию:

В зависимости от адресата:

Внутренние записки оформляются в свободной форме, для внешних обязательно заполнение на бланке организации и регистрация в журнале исходящих документов.

Как правильно написать докладную записку “Довожу до Вашего сведения”

Крайне желательно на каждом предприятии иметь собственные бланки документов, не имеющих законодательно утвержденных форм. Их целесообразно разместить на информационном стенде, либо оставить несколько экземпляров у секретаря. Каждый служащий, имеющий в том надобность, должен знать, как пишется докладная записка. Данный документ, составленный неграмотно, может быть труден к восприятию, непонятен, и как следствие, его невозможно будет использовать в качестве основания для последующих распоряжений.

Докладная записка «довожу до вашего сведения» в 2019 пишется по возможности кратко, емко и понятно. Автор сообщает начальнику о факте, о котором тот прежде не знал, о последствиях (или возможных последствиях) этого обстоятельства и просит принять меры на свое усмотрение или в соответствии с его предложениями. Задача автора – описать ситуацию без домыслов и предположений, чтобы начальник мог отчетливо понимать, что произошло. Обязательна подпись составителя, иначе бумагу сочтут анонимкой и рассматривать не будут.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Докладные записки на сотрудников о нарушении трудового распорядка – нередкое явление на крупном предприятии. При отсутствии работника на рабочем месте без предупреждения его непосредственный начальник в первую очередь пытается с ним связаться и выяснить, что произошло. Если установить связь не удалось, предполагается, что это прогул и сообщается об этом директору посредством докладной.

Сделать это нужно непосредственно в день прогула, а не задним числом. В дальнейшем, когда служащий выйдет на связь или явится на работу, ему придется подтвердить уважительность причин, по которым он отсутствовал, написать объяснительную записку. Если обстоятельства были уважительные, это учтется при составлении акта о неявке на работу. Но в тот момент, когда работника нет и найти его невозможно, необходимо доложить об этом руководству.

В 2019 при составлении докладной записки об отсутствии на рабочем месте нужно придерживаться общих правил оформления. В основной части зафиксировать время прогула, описать, какие предпринимались меры, чтобы отыскать не явившегося на работу и проинформировать, как сказалось отсутствие служащего на общем трудовом процессе. В документе нужно упомянуть о том, что оправдательных документов предоставлено не было и попросить директора принять соответствующие меры (не стоит указывать, какие именно, руководитель сам разберется).

Докладная записка представляет собой документ информационно-справочного типа, адресованный вышестоящему руководству и содержащий описание определённой проблемы, выводы и предложения, выдвигаемые составителем. Часто документ носит негативный характер , однако в нём могут затрагиваться различные сферы: от поощрений до отчётности.

Особенности оформления и рассмотрения докладных определяются на производстве. Упоминание об этом документе содержится в классификаторе ОКУД 011-93 : указано, что записка пишется руководителем подразделения в связи с несоблюдением трудовой дисциплины. Код формы – № 0286041.

Документ имеет полную юридическую силу.

Более подробно о том, что такое докладная записка, мы рассказывали в .

Цель составления

Основную цель записки характеризуют как обеспечение вертикальной связи: её всегда пишут нижестоящие вышестоящим. С помощью этого документа руководству сообщают важную информацию, объясняют сложившуюся ситуацию, побуждают к принятию решения. Например, если ваш начальник не прав и вы решили написать докладную на имя директора — как правильно это сделать, вы можете узнать .

В числе функций выделяют следующие :

• поиск решения проблемы, возникшей на производстве;
• внесение предложений, улучшающих деятельность;
• информирование о мнении коллектива относительно определённого распоряжения или приказа, о позиции составителя в сложившемся конфликте;
• предоставление отчётов о выполненных работах;
• жалоба на сотрудника, не выполняющего распоряжений или другим образом нарушающего трудовую дисциплину;
• информирование о происшествиях, принёсших моральный или материальный ущерб;
• донесение о достижениях и успехах.

Случаи, когда необходима

Так как цели докладной обширны, причин для её написания множество. Часто она встречается на производстве и пишется, потому что:

1. нарушается трудовая дисциплина (как написать ?);
2. сотрудник не выполняет обязанностей, ведёт себя некорректно (о том, как написать докладную о некорректном поведении сотрудника, читайте , а как оформить данный документ, если не выполняются должностные обязанности, вы узнаете );
3. работник не находится на рабочем месте или систематически опаздывает (как написать ?);
4. необходимо внести изменения в производственный процесс, поощрить или наказать работника;
5. потребовалось дополнительное финансирование и укрепление материально-технической базы;
6. нужно предоставить отчёт о выполнении распоряжения руководства.

Нередко докладная записка встречается в вузах, школах и даже детских садах . На студента её пишут в случае, если он нарушает дисциплину, в большом количестве допускает прогулы, вызывающе себя ведёт. Более подробно о том, как правильно составить докладную записку на студента, вы узнаете в .

В ДДУ записка может составляться на родителя, воспитателя и даже самого ребёнка. Случается, что воспитатели оставляют заведующему докладную, если родители постоянно задерживаются либо воспитанник ведёт себя слишком агрессивно. На воспитателя документ может написать старший воспитатель, если работа выполняется с нарушениями. Об этом подробнее — .

Родитель оставить докладную на воспитателя не имеет права, так как не является членом коллектива.

Все случаи, в которых пишется докладная записка, рассмотрены в .

Какие виды существуют?

Существуют несколько разновидностей докладных записок. По содержанию они бывают:

• Инициативные . В них выносятся предложения и рекомендации, требующие от руководства принятия определённого решения.
• Информационные . Повествуют о ходе работ, его особенностях, деталях исполнения приказов, результатах и т. п.
• Отчётные . Из них руководство узнаёт о выполнении распоряжения или его этапа.

В зависимости от того, кто является адресатом, различают докладные:

• . Возможно их использование только в пределах одной организации либо структурного подразделения, адресуются руководству.
• . Составляются на имя начальника вышестоящей организации.

Если вас интересуют все виды докладных записок, то об этом мы писали в .

Отличия от объяснительной и служебной

Докладная записка похожа как на объяснительную, так и на служебную, однако, это разные документы.

1. Докладная записка отличается от служебной тем, что обеспечивает связь между членами производственной иерархии и всегда пишется вышестоящему лицу от нижестоящего. Служебная же адресуется руководителю или работнику, имеющему тот же статус, что и составитель.

   ОКУД служебная записка не предусматривается, пишется по требованию, но можно проявить и личную инициативу.

2. Объяснительная записка, так же, как и докладная, адресуется руководству, но имеет другую цель: она касается исключительно дисциплинарных нарушений, необходима для объяснения возникшей ситуации, роли сотрудника в ней. Для неё есть код ОКУД, пишется документ по требованию руководства.

На начальника и на работника

Докладная пишется не только на обычного работника, но и на начальника , если он каким-либо образом нарушает права других людей и вредит производственному процессу. Адресуется документ вышестоящему лицу, уполномоченному решать и знающему как дать ответ на подобные вопросы. В этой роли может выступать руководитель организации, представитель контролирующего органа и даже совет акционеров.

Случается, что на предприятиях составляют анонимное докладное письмо на начальство, но их вправе не рассматривать.

Чаще докладные пишутся на работников для того, чтобы их поощрить либо наложить дисциплинарное взыскание. В документе отображается информация:

• суть нарушения или достижения;
• причина, которую выясняют у работника;
• краткая характеристика сотрудника;
• возникшие последствия;
• предложения о необходимости поощрения или наказания.

Важно указать пункт правил, который сотрудник нарушил, излагать факты чётко, без эмоций и личного отношения. Если провинившийся отказывается давать объяснения своему поведению, к докладной прикладывается акт о данном факте.

Все тонкости и нюансы написания докладной на сотрудника вы найдете в , а о том, как правильно составить данную бумагу на имя директора, если ваш начальник не прав, мы писали в .

Кто должен на предприятии составлять?

Докладная бывает инициирована сверху, но может писаться и самостоятельно. Документ на предприятии пишет :

• сотрудник – руководителю отдела;
• руководитель отдела – директору организации;
• начальник подразделения – руководителю компании.

Адресатом может стать и бухгалтер, если необходимо решить определённые финансовые вопросы, и любой сотрудник. При этом сохраняется субординация: писать «через голову», минуя непосредственное руководство, не принято. Исключение составляют ситуации, если в докладной упоминается сам начальник.

Типовой формуляр и особенности его оформления

Существует особый бланк, на котором пишут докладную записку. Он содержит следующие реквизиты:

Руководитель после принятия решения ставит свою резолюцию на докладной записке , которая включает в себя Ф.И.О. исполнителей, описание распоряжения, срок, отведённый для исполнения, подпись начальства и дату. Согласно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003 , резолюцию можно ставить на отдельном листе.

Бланк обязателен только для внешних записок. В случае, когда документ предназначен для внутреннего пользования, допустимо писать его в произвольной форме. За частую начинают фразой:»довожу до вашего сведения следующую информацию».

Как правильно написать?

Особенности написания докладной записки регулируются ГОСТ 6.30-2003, введённым Постановлением № 65-ст. от 03.03.2003 г. Среди наиболее важных правил выделяют следующие:

1. Берётся лист А4, для внешнего использования – бланк предприятия.
2. В заголовке отражается её содержание – о чём конкретно она написана.
3. Основному тексту придают чёткую структуру.
4. Должны отсутствовать юридические и грамматические ошибки.
5. Проблема излагается подробно, но без лишних эмоций.
6. Наименование отдела пишется в левом верхнем углу листа, данные об адресате – в правом верхнем углу, название документа – по центру.
7. Данные составителя пишутся внизу в одну строку.
8. Докладные регистрируются под кодом 0286041.

Что касается структуры текста, то она включает в себя три раздела :

1. Конкретные факты, причины, из-за который решено написать докладную записку.
2. Анализирование ситуации, предложение различных вариантов решения. Этот раздел считается необязательным.
3. Выводы, просьбы и мнения, предложения действий, носящие рекомендательный характер.

Если у вас возникли трудности с написанием такого документа, то все советы, рекомендации и образец написания вы найдете в .

Ошибки при составлении

Докладная записка имеет юридическое значение, поэтому к составлению нужно относиться крайне внимательно. Недочёты приводят к тому, что записка теряет силу.

К основным ошибкам, которые допускают составители докладных записок, относятся:

• Отсутствие чёткой структуры. Документ должен содержать все перечисленные выше графы, даже если пишется на обычном листе бумаги.
• Излишняя эмоциональность, использование разговорных выражений, отход от делового стиля. Важно соблюдать принятый деловой этикет.
• Искажение подачи информации, излишняя детализация либо, наоборот, умалчивание важны фактов. Беспорядочность изложения мыслей.
• Попытки навязать руководству решение. Следует помнить, что в записке содержится мнение и личный взгляд, но последнее слово остаётся за адресатом.
• Отсутствие даты регистрации.

Срок рассмотрения

Чёткий срок рассмотрения докладной записки не оговорен. Однако он обязательно прописывается во внутренних документах организации (как правильно составить ?). Существует и сложившаяся практика рассмотрения: обычно на это отводится 3-10 дней .

Реакция руководства и резолюция

После рассмотрения, руководитель, получивший записку, ставит свою резолюцию. Если , его копия остаётся в организации, а резолюцию проставляют на оборотней стороне подлинника в нижней части.

Дальнейшие действия зависят от принятого решения. Если у руководителя возникают замечания, он вправе выразить их на отдельном листе, приложив к докладной. На основании записки и резолюции издаётся соответствующий приказ. Реакцией может быть поощрение работника либо применение к нему санкций вплоть до увольнения.

Руководитель вправе оставить без внимания информацию,и никак не ответить , если решит, что причин для взысканий или поощрений нет.

Определяя меры дисциплинарного воздействия, стоит руководствоваться принятыми нормами Закона, в частности, КоАП и ТК, чтобы наказание было правомерным. В спорных ситуациях желательно обратиться за консультацией к юристу.

Докладная записка – важный документ, порядок составления которого подчиняется принятым нормам. На его основании могут поощрить или наказать работника, поэтому, решив написать докладную, следует внимательно изучить обстоятельства дела и действовать чётко в рамках инструкций.

Административная работа сотрудников управленческого звена зачастую связана с написанием по той или иной причине докладных записок, на основании которых выносятся решения по административно-хозяйственным и дисциплинарным вопросам.

Рассмотрим, что из себя представляет этот документ, каков его статус, и как написать докладную записку в связи с тем или иным обстоятельством.

Докладная: определение и цели

Докладная записка должностного лица – это документ, содержащий сведения и предложения по конкретному вопросу, предполагающие вынесение и последующую реализацию определенных решений. Наличие докладной записки при разрешении производственных ситуаций, предусматривающих вынесение дисциплинарных решений.

Докладная предусмотрена ОКУД, где значится под № 0286041. Установленного стандарта она не имеет, и составляется по общему для документов принципу. Форма, по которой составляется докладная записка, образец ее написания для конкретных нарушений, должны быть предусмотрены в Правилах внутреннего распорядка , и прикреплены к ним в качестве приложения.

Целью написания докладной записки на сотрудника обычно является доведение до вышестоящего руководства служебной информации в части, касающейся дисциплинарных нарушений. Документ адресуется руководителю предприятия, подать его имеет право уполномоченное или должностное лицо, в подчинении которого находится работник, допустивший нарушение трудовой дисциплины.

Как написать докладную записку на сотрудника: образец общей формы

Как и каждый внутренний документ, докладная состоит из:

«шапки» – часть, содержащая информацию о наименовании предприятия, фамилии и инициалах адресата – руководителя предприятия, должности, фамилии, инициалах лица, составившего документ;

информационно-уведомительной части - раздел, содержащий информацию о дисциплинарном нарушении;

резолютивной части - часть документа, содержащая выводы должностного лица относительно нарушения дисциплины работником;

подписи должностного лица и даты составления документа.

Оформленную в соответствии с данной структурой должностную записку в установленном порядке подают руководителю, который после ознакомления выносит решение, и указывает его в резолюции, заверенной подписью.

Обзор образцов написания докладной записки

Следует отметить, что в подаваемом на имя руководителя предприятия документе в обязательном порядке должны быть указаны дополнительные сведения. Так, правильно написанная

докладная записка на работника должна содержать сведения о категории специалиста и обслуживаемом участке, для рабочих производственного цеха или участка, помимо указания должности, можно указать разряд или классность специалиста, участок работы;

докладная записка на ученика, должна содержать информацию о том, в какой специальности он проходит обучение (ученик слесаря, столяра, токаря, и проч.) в течение какого периода времени проходит стажировку в данном качестве, является ли штатным работником или проходит курс практической подготовки по направлению учебного заведения.

Формулировка докладных записок руководителей участков, структурных подразделений, отделов и цехов различаются по типу нарушения, допущенного работником. В случае если на предприятии образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины не утвержден внутренним распорядительным документом, при написании докладной следует руководствоваться общепринятыми стандартами.

Рассмотрим правильное написание информационно-уведомительной части докладной записки, применительно к конкретным видам нарушения трудовой дисциплины, приведя далее образцы докладной записки.

За оскорбление сотрудника (образец):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, автослесарь 5 разряда Шевелев Виктор Сергеевич, находясь на территории автомастерской, спровоцировал конфликтную ситуацию и в присутствии рабочих цеха, используя ненормативную лексику и личное обращение, нанес личное словесное оскорбление газоэлектросварщику Иванову П.П.

В связи с совершением аморального поступка и имевшиеся ранее аналогичные нарушения трудовой и рабочей дисциплины, прошу вынести автослесарю 5 разряда Шевелеву В.С. дисциплинарное взыскание - выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Шевелева В.С., Иванова П.П., служебные записки Трифонова А.И., Соколова Ю.В. »

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка – образец на рабочего, совершившего прогул:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, водитель1 класса гаража Приходько Виталий Николаевич, не вышел на работу без уважительной причины. При выяснении обстоятельств невыхода на работу пояснений не дал.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в невыходе на работу без уважительной причины, прошу вынести водителю 1 кл. гаража Приходько В.Н. дисциплинарное взыскание - выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Приходько В.Н.»

Докладная записка – образец на сотрудника за выход на работу в нетрезвом виде:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 21.09.2018 года, водитель 3 класса гаража Стародубцев Петр Семенович, вышел на работу в нетрезвом виде. К выезду допущен не был. Ранее имел аналогичные нарушения и дисциплинарное взыскание «выговор» за употребление спиртных напитков в рабочее время.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившимся в выходе на работу в нетрезвом виде, предлагаю уволить Стародубцева П.С. в связи с неоднократным появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Стародубцева П.С.»

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец написания при однократном отказе без уважительных причин):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что токарь 4 разряда мастерских Митрофанов П.П. 18.09.2018 г. без объяснения причин отказался выполнять непосредственные должностные обязанности, не приняв в работу заказ на нарезку многозаходных резьб, в связи с чем был сорван производственный процесс в мастерских.

В связи отказом от выполнения должностных обязанностей, прошу вынести Митрофанову П.П. дисциплинарное взыскание – выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная Митрофанова П.П.»

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника (образец написания) по отношению к сослуживцам:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 22.09.2018 года, механик гаража Николаев Анатолий Федорович, находясь на территории предприятия, допустил некорректное поведение по отношению к водителям гаража, готовившимся к выезду на линию, выразившееся в употреблении ненормативной лексики и недвусмысленных жестах, грубом поведении.

В связи с совершением аморального дисциплинарного проступка прошу вынести механику гаража Николаеву А.Ф. дисциплинарное взыскание - замечание.

К настоящему прилагаю: служебные записки Прохорова И.Т., Сазонова Д.Ф., Ивановой Л.И, объяснительную Николаева А.Ф. »

Следует отметить, что некорректное поведение работника может быть проявлено не только в сторону сослуживцев, но и в отношении клиентов и заказчиков, партнеров, предприятия, и иных лиц. В этом случае, когда составляется докладная записка о поведении сотрудника, образец ее информационно-уведомительной части пишется аналогично приведенному выше, при этом следует указать фамилию и инициалы лица, по отношению к которому допущено некорректное поведение, его место работы и полномочия.

Некорректное написание служебного документа

Нередко в написании докладных записок должностные лица – руководители структурных подразделений, допускают ошибки в формулировании информационно-уведомительной и резолютивной ее частей.

Приведем пример. Докладная записка – образец некорректно написанного документа:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что автослесарь 5 разряда Шевелев В.С., спровоцировал конфликтную ситуацию - оскорбил газоэлектросварщика Иванова П.П.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Иванова П.П. »

Ошибки в написании приведенного образца:

не указаны основные ситуационные обстоятельства – когда и где был совершен дисциплинарный проступок, в чем был выражен и в чьем присутствии он был совершен;

не сформулирована резюмирующая часть – не дана оценка проступку и не предложены меры наказания виновного;

не отобраны объяснительные записки от виновника конфликта, и пояснения присутствовавших при этом лиц.

Полный образец докладной записки

И в заключении приведем полный образец докладной записки на нарушение трудовой дисциплины:

Докладная записка

Настоящим довожу до Вашего сведения, что 18.09.2018 года, водитель 2 класса гаража Хромов Захар Викторович, вышел на работу в состоянии остаточного алкогольного опьянения. Медсестрой по выпуску Фроловой М.Н. к выезду допущен не был. Ранее Хромов уже имел аналогичные нарушения. Имеет неснятое дисциплинарное взыскание - выговор.

В связи с нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в выходе на работу в состоянии алкогольного опьянения, прошу уволить Хромова З.В. за неоднократное нарушение трудовой дисциплины - появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Фроловой М.Н., Хромова З.В.