Когда выставляется счет на оплату по договору. Как выписать счет на оплату

Иногда предпринимателю-продавцу приходится выставлять счета на оплату товаров или услуг. Форма и содержание этого документа не регулируются законодательством , но в течение долгой практики его применения сложились некоторые единые стандарты. Основываясь на них, можно оформить счет от ИП и от ООО, поскольку единственное различие между двумя бумагами состоит в том, что на первой расписывается только предприниматель, а на второй – руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Назначение и содержание

Счет - это документ, который выставляется продавцом. Весь процесс сотрудничества контрагентов можно описать таким образом:

• Покупатель связывается с предпринимателем и сообщает о своем намерении приобрести товар/услугу.
• Продавец выставляет счет на оплату и направляет его покупателю обговоренным способом: онлайн, почтой или лично.
• Покупатель переводит выставленную денежную сумму на р/с продавца.
• Продавец дожидается поступления средств, а затем приступает к выполнению своих обязательств.

В счете указывается следующая информация:

• данные продавца;
• данные покупателя;
• перечень товаров или услуг;
• их количество;
• цена за единицу товара/услуги;
• итоговая сумма заказа;
• реквизиты р/с продавца.

Когда нужно выставлять

Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.

Счет выставляется и в таких ситуациях:

• Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
• Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.

Если отразить в документе все условия сотрудничества, присущие договору, он будет выполнять роль оферты. То есть оплаченный счет станет подтверждением заключения сделки между двумя контрагентами, и его можно будет использовать в суде. Необходимости в заключении договора в таком случае нет.

Как правильно выписать

Счет - это не бухгалтерский документ. Он не служит подтверждением расходов, по нему нельзя вести учет активов, продукции и услуг. Это говорит о том, что требования, предъявляемые законодательством к оформлению первичных документов бухгалтерского учета, на счета не распространяются. Их можно выписывать в произвольном виде.

Реквизиты

Главное и единственное требование, которому должен соответствовать счет - это наличие всех обязательных реквизитов. К таким относят:

Если вместо ИП расписывается его доверенное лицо или директор, рядом указываются реквизиты доверенности , которая подтверждает его полномочия. А также должность физического лица, ФИО и расшифровка.

Образец формулировки в счете на оплату, который должен выставить представитель ИП: «Директор Маятников О. Д., действующий в интересах ИП Скворцова И. П. по доверенности №12 от 31.03.2019».

Правила оформления

Строгих правил по оформлению счета не существует, но по сложившимся стандартам информацию в нем располагают в определенном порядке. Все так привыкли, поэтому усложнять восприятие информации, нарушая устоявшийся порядок, ни к чему.

Как правильно выставить счет на оплату от ИП в 2019 году:

• В шапке размещают личные данные поставщика и покупателя.
• Затем переходят к банковским реквизитам.
• После указывают порядковый номер документа и дату его составления.
• Перечень услуг или работ, количество, цена и стоимость.
• Если товар реализуется с НДС, нужно добавить для него отдельную графу. Если без - сделать уточнение возле цены: «Без НДС».
• Далее можно сделать сноску с крайними сроками и другими условиями поставки товара или оказания услуг.
• В завершение ставится подпись, печать индивидуальные предприниматели ставить не обязаны.

Сформировать счет можно в любой бесплатной офисной программе. Шаблон делается всего единожды, а затем заполняется правильными сведениями, актуальными для конкретной сделки.

Если возиться с программами лень, можно заполнить готовую форму онлайн в одном из бесплатных сервисов, как вариант, Service-Online или «Контур. Бухгалтерия ». Первый онлайн-сервис позволяет распечатать готовый файл, а с помощью второго можно осуществить его загрузку на компьютер в формате Word/PDF либо сразу отправить покупателю. Оба сервиса абсолютно бесплатные .

Поскольку электронные образцы обладают такой же юридической силой, как и бумажные, проще выставить счет на оплату от ИП онлайн, отослав его на электронную почту.

Как правильно отразить НДС

Предприниматели оплачивают НДС только на общем режиме налогообложения, на УСН и ЕНВД все обязательные платежи заменяются единым налогом. Если ИП работает с НДС, он должен выделить его сумму в счете. Это можно сделать двумя способами:

1. Включить налог в итоговую стоимость. К примеру, если стоимость операции с учетом НДС равна 200000 рублей, можно обозначить это таким образом: «Сумма операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., итого к оплате = 200000 р. То есть налог уже включен в стоимость, но все равно выделен отдельно.
2. Указать стоимость без НДС и начислить его сверху. Пример формулировки: «Стоимость операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., всего к выплате = 236000 р.

Сроки оплаты

Плату по счету должна поступить в срок, который указан в самом документе или в договоре. И лучше не тянуть с оплатой, поскольку до окончания срока договоренности продавец не вправе менять условия сделки и не может расторгнуть ее.

Если при безналичной оплате обнаружилось, что банковские реквизиты получателя указаны с ошибкой, необходимо как можно скорее уведомить об этом поставщика/подрядчика в письменной форме. Эта процедура продлит срок действия документа!

Чтобы правильно выставить счет на оплату от ИП, не нужно обладать особыми знаниями или привлекать специалистов. В крупных компаниях этими вопросами занимаются работники бухгалтерии. У индивидуальных предпринимателей нет возможности нанимать дополнительных сотрудников, поэтому они сами делают эту работу. Вот почему ИП часто задают вопрос, по каким правилам выставить счет на оплату, и какую информацию вносить в документ.

Теоретическая часть

Счет на оплату — специальный документ, выставляемый продавцом для оплаты покупателем (клиентом) полученных товаров или услуг. При этом платеж производится по безналу. В действующих программах по бухучету предусмотрена опция создания счетов с включением в них следующих данных:

• Информации продавца и покупателя (телефонные номера, ФИО и другие сведения).
• Реквизиты кредитного учреждения, с помощью которого производится платеж.
• ИНН и КПП продавца.
• Данные по счету (номер и дата выписки).
• Число и название купленных товаров.

Надо ли выставлять счет?

Начинающие предприниматели интересуется, доступна ли ИП опция выставления счета. Если субъект хозяйственной деятельности прошел регистрацию, сложности не возникают. В ином случае сделать это не получится, ведь частные лица не платят НДС. Организации не будут оплачивать счет, который выставило физическое лицо, ведь в этом случае платить налоги придется именно компании.

В таком случае варианты следующие:

1. Оформить ООО или ИП , чтобы получить право выставлять счета.
2. Составить соглашение, в котором оговаривается факт оказания услуг или передачи товаров за оплату.

Счет не является официальным бухгалтерским документом, поэтому четкой формы для его составления не существует. Выставление счета может производиться в бумажном или электронном виде, но в нем обязательно стоит прописать:

• Реквизиты кредитной организации (расчетный счет, адрес, название, БИК).
• Данные ИП (компании) — идентификационный код, юрадрес, название, форму деятельности.
• ОКОНХ (если имеется), ОКПО.

После указания реквизитов отправителя и получателя передается номер, который присвоен счету, а также указывается дата оформления бумаги. В конце прописывается ФИО, ставится подпись и инициалы субъекта. Наличие печати обязательно.

Бланк для выставления счета — документ, который имеет свободную форму. Его можно сделать своими руками, с помощью Word или Excel. Далее готовый бланк можно использовать в качестве основы. Как вариант, можно воспользоваться бесплатными программами, которые автоматически создают формы для заполнения.

Главное условие, чтобы счет имел персональный номер. С 1 января каждого следующего года нумерация обнуляется.

Как выставить счет — тонкости процедуры

​Во избежание проблем в процессе ведения бизнеса ИП должен четко знать, как выставить счет. Алгоритм действий такой:

1. Клиент планирует купить товар или получить услугу.
2. Он звонит или приходит продавцу.
3. Реализатор с учетом пожеланий покупателя выставляет счет к оплате, после чего направляет бланк клиенту.
4. Проводится оплата требуемой суммы на счет исполнителя.
5. Продавец проверяет оплату, после чего производит оговоренное действие.

Отдельное внимание уделяется такому нюансу, как выделение НДС. Здесь имеются следующие варианты:

• Если счет выписан без НДС, это говорит о том, что ИП использует УСН. В документе указывается сумма и делается отметка «Без НДС».
• Если счет выставляется ИП, который работает на общем режим или компанией, в форме указывается ставка НДС с указанием его размера.

Вот и все. Зная, как выставить счет на оплату, индивидуальному предпринимателю проще оформить документ и наладить работу с контрагентами.

Для получения оплаты товаров и услуг индивидуальному предпринимателю по безналичному расчёту требуется выставлять счета своим клиентам. Для этого нужно знать, как составить этот документ, что следует в нём указать, кто должен подписать счёт и какими способами его предоставить плательщику.

Общие правила выставления счетов

Выписываются счета на оплату как на основании договоров, так и без них. Готовый документ можно переслать по электронной почте либо вручить лично покупателю. У счёта документа нет узаконенного формата, то есть вы его разрабатываете самостоятельно в любом текстовом редакторе с таблицами.

Для его оформления можете использовать фирменный бланк или пустой лист, это тоже нигде не регламентировано. И также можно воспользоваться онлайн-порталами (например, сервисами «Моё дело» или «Эльбой») либо бухгалтерскими программами, которые упрощают данный процесс. Самым распространённым из них является программное обеспечение компании 1С.

Видео: способ выставления счёта с помощью приложения

Обязательные элементы счёта на оплату

Чтобы ваш контрагент смог оплатить счёт, в нём должны быть указаны следующие данные:

• Название ИП.
• ИНН предпринимателя.
• Реквизиты банковского счёта (номер счёта, номер корреспондентского счёта, БИК, ИНН, КПП, форма собственности и название банка).
• Форма собственности и название или Ф. И. О. заказчика (в зависимости от того, это юридическое или физическое лицо).
• Порядковый номер счёта (по нарастанию в журнале регистрации) и дата его выставления.
• Наименование товаров/услуг, на поставку/выполнение которых выставляется счёт.
• Количество товаров или услуг.
• Цена за единицу и общая стоимость.
• Выделенный НДС (если ИП работает на общих основаниях) либо указание на его отсутствие.
• Подпись ИП и печать (при наличии).

Так может выглядеть ваш счёт на оплату, хотя полные реквизиты покупателя совершенно необязательны

Скачать бланки счетов можно по ссылкам: .docx , .xlsx .

Некоторые нюансы для счетов от ИП

Клиентами предпринимателя могут быть как организации, так и частные лица. Компании и ИП оплату выставленных счетов производят либо со своего расчётного счёта, либо наличными средствами через кассу. Для индивидуальных предпринимателей возможен также вариант оплаты со своих личных/карточных счетов.

Есть ещё особенности, которые следует знать при выставлении счетов:

• Предприниматель имеет право работать без печати, поэтому достаточно только лично расписаться либо поставить факсимиле.
• Подпись главного бухгалтера не нужна, если его нет в штате.
• Юридические адреса прописывать нет надобности, так как они не участвуют в платёжной операции.
• Если предприниматель использует специальные налоговые режимы, например, УСН, то после общей суммы следует указать «Без НДС», в противном случае НДС должен быть посчитан и вписан в счёт отдельной строкой.

В наше время очень просто создавать счета на оплату от ИП даже новичку. Для этого не нужно получать какое-то специальное образование или иметь опыт бухгалтера - нужен лишь компьютер (смартфон) и интернет под рукой.

Счет на оплату — это документ , который часто используют в своей работе большинство современных предпринимателей. Обычно он передается после заключения договора или как дополнение к нему.

Данная деловая бумага является основанием для оплаты покупателем товара или услуги . Счет на оплату товара или услуги может быть выписан для полной оплаты или предоплаты.

В наше время гораздо проще сделать на многочисленных интернет-сервисах. Тем более что, в большинстве из них сделать это можно совершенно бесплатно. Стоит обратить свое внимание на следующие сервисы .

Service-online.su

В данном сервисе service-online.su помимо счета на оплату можно сделать большое количество бухгалтерских документов. Сделать их можно в необходимом формате и сразу сохранить себе на компьютер. При этом для использования сайта не нужно платить и дополнительно скачивать различные программы.

Сайт полностью защищен от вирусов и прочих вредоносных программ. Для его создания нужно заполнить представленные на сайте поля. В них указывается следующая информация :

• номер и дата документа;
• информация о продавце;
• банковские реквизиты;
• сведения о покупателе;
• НДС или его отсутствие;
• наименование поставленного товара или оказываемых услуг, единицу измерения и количество.

Если пользователь зарегистрируется на этом сайте, то получит уникальную возможность сохранять в базу заполненный ранее шаблон. Все сохраненные примеры будут отображаться списком и вы при необходимости выберете нужный вариант.

Данный сайт весьма прост в управлении. В нём для создания счета нужно заполнить 4 вкладки :

• сведения о поставщике;
• информацию о банке;
• данные о покупателе;
• сведения о товаре, а также указать наличие или отсутствие НДС.

После заполнения всех полей вам потребуется нажать вкладку «Сформировать счет на оплату» . Получившийся вариант в формате PDF можно будет сохранить на свой компьютер или распечатать его и направить по почте. Если вы заполняете его впервые и сомневаетесь как правильно его заполнить, то можно нажать на вкладку «Пример» .

Сразу после этого все поля будут автоматически заполнены. Преимущество данного сервиса перед многими другими заключается в следующем :

1. Сайт работает совершенно бесплатно без скачивания дополнительных программ.
2. В пункты можно копировать сведения с сайта компании. Данная возможность избавляет вас от необходимости делать заготовки.
3. Для того чтобы сделать счет необязательно иметь ноутбук. Подойдет любое устройство, с которого можно выйти в интернет. Например, смартфон или планшет.
4. Общая сумма и НДС подсчитываются автоматически. Вам достаточно заполнить количество и сумму за единицу товара.

Выставить-счет.рф

Благодаря данному сайту выставить-счет.рф бухгалтера компаний могут сделать большинство документов в течение короткого времени. Данный сервис имеет большое количество пользователей благодаря следующим плюсам :

1. Имеется вкладка «Справочник», в которой можно посмотреть много полезной информации.
2. Полученный вариант можно сразу отправить контрагенту по электронной почте не выходя с сайта.
3. Имеется вкладка «Выписка ЕГРЮЛ» благодаря, которой можно перейти на официальный сайт налогового органа.
4. Указанное вами число можно при помощи одного нажатия клавиши расписать прописью;
5. Возможность заполнения данных о компании по введенному ИНН.
6. Возможность отправить счет автоматически. Такая функция удобна при ежемесячной оплате. В интернете имеется не так много сервисов обладающих такой возможностью.

Минус сайта заключается в том, чтобы работать на нем комфортно нужно заплатить. Бесплатен лишь базовый функционал. За возможность отправки отчета по e-mail клиенту нужно будет заплатить 300 рублей в год. С более улучшенным функционалом представлен на сайте тариф «Комфорт».

К стандартной функциональности разработчики добавили возможность осуществления поиска по ИНН. Наличие такой функции значительно снижает время, затраченное на составление документа.

Цена за такой тариф будет в разы выше, а именно 1100 в год. Для желающих получить максимальный функционал на этом сайте предусмотрен тариф «Профи». Стоит он 2500 рублей в год. Благодаря такому тарифу пользователь получает максимальный функционал сайта. Помимо ранее указанных возможностей вы также сможете сделать резервные копии документов и их экспорт.

Данный сервис позволяет быстро и без дополнительных установок программ сделать счет на оплату, заполнить его можно в течение короткого промежутка времени без экономических знаний. Для бесплатной работы на сайте достаточно зарегистрироваться в нем .

У сервиса имеется большой функционал, выделяют следующие плюсы :

• возможность отсканировать печать и подпись, чтобы в дальнейшем они автоматически были в документе;
• автоматическая отправка платежей по вашему заданному графику;
• создание документа с логотипом компании.

Как правильно составить

Счет на оплату является простым документом. Его можно без труда заполнить даже сотрудник без экономического образования. Процесс заполнения этого документа можно условно разделить на следующие этапы :

1. Заполняются реквизиты компании, а именно наименование, ИНН, КПП, сведения о банке. Многие организации создают счет на бланке. Соответственно реквизиты заносятся автоматически.
2. Пишется название документа, его номер и дата составления.
3. Указывается информация о плательщике. Вполне хватит наличия наименования организации.
4. Заполняется наименование товара, который был поставлен, цена и количество или наименование услуги, цена и периодичность её оказания. Заполнить этот пункт можно списком, но желательно сделать таблицу. Например, в первом столбце указать порядковый номер товара. Во втором его наименование. В третьем единицу измерение товара. В четвертом количество поставленного товара. В пятом итоговую сумму по каждому столбцу. А внизу должна быть общая сумма.
5. Если компания осуществляет свою деятельность с НДС, то это обязательно указывается при заполнении. Если компания работает без него, то данную информацию можно не указывать.
6. Указать общую сумму поставленного товара или оказанной услуги цифрами и прописью.

Счет на оплату обычно заполняется в электронном виде и сразу же отправляется продавцом иной стороне сделки по электронной почте. Но рекомендуется также распечатывать экземпляр и отправлять его по почте или доставлять лично.

Кто заполняет

Счет на оплату в компании обычно делает бухгалтер . После того как деловая бумага готова, она отдается руководителю на подпись. Затем ставится печать компании и он отправляется клиенту. Важно знать о том, что печать с 2016 года ИП и юридические лица ставить не должны . Заполняется счет на обычном листке А4 или на специализированном бланке.

Конечно, второй вариант более удобный, так как не нужно каждый раз заново заполнять сведения о компании. Ошибок при таком варианте также будет гораздо меньше . Обычно у компаний или ИП уже имеется стандартный вариант заполнения документа. Меняются лишь сведения об иной стороне, цена, наименование товара или услуги и дата заполнения этого документа.

Закон не обязывает предпринимателей использовать счет на оплату. Однако, они предпочитают использовать его. Этот документ является предварительной договоренностью об уплате указанной в договоре цене за товар или услугу.

Важно знать о том, что счет не относится к бухгалтерским документам. Поэтому в случае проверки контролирующий орган не вправе его требовать.

Но тем не менее существуют моменты , когда наличие этого документа необходимо. В законе указано, что он является обязательным в следующих случаях :

1. Когда в договоре не содержится цена, подлежащая уплате клиентом продавцу. Обычно такая ситуация возникает при заключении договора на оказание услуг, связи, электроэнергии, воды и т.д. Так как невозможно определить конкретное количество потребляемых услуг.
2. При наличии аванса.
3. Если имеется освобождение от уплаты НДС.
4. Если товар предоставляет компания по агентскому договору от собственного имени. В таком случае действует единое налогообложение.

Компании, работающие с НДС согласно закону используют такой документ, как счет — фактуру. Она является финансовым документом, который подлежит обязательному заполнению. Выставляется он только после выполнения условий по договору. Счет — фактура необходима для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены. Такая деловая бумага имеет установленную законом форму.

Какие бывают ошибки

Наиболее часто в счете допускаются ошибки при указании реквизитов продавца или покупателя. При этом ошибки замечаются только после подписания этого документа обеими сторонами сделки. В таких случаях можно зачеркнуть указанную информация и указать правильные реквизиты , а также создать новый документ . При первом варианте следует указать дату внесения изменений, поставить подпись обеих сторон и печать.

Важно помнить о том, что вносить изменения в счет может только компания, изготавливающая его. При составлении сразу нескольких экземпляров может произойти момент когда конечный затеряется и не будет сохранен в электронном виде.

В таком случае на документе продавца и покупателя будут стоять разные даты. Если на одном и том же счете на оплату будут стоять разные даты с подписью обеих сторон сделки, то он не будет являться действительным.

Счет на оплату не имеет единой формы, так как законом не урегулировано его содержание. Но все же к его заполнению нужно отнестись крайне серьезно. Желательно, прописать в нем всю существенную информацию о сделке. В наши дни существует большое количество сервисов, благодаря которым можно заполнить форму за несколько минут .

Как выставить счет на оплату в 1С, можно узнать из данного видео.