Как пишется справка по месту требования. Особенности оформления справки с работы по месту требования Кто должен подписывать справку о заработной плате

Часто работникам требуется справка с места работы, являющаяся документом, который носит информационный характер. Цели заявок работников на справки могут быть различными. Справка с места работы является подтверждением того факта, что субъект, получивший справку, действительно трудоустроен в названной организации и занимает определенную должность, из чего следует, что у работника имеется определенный доход (о чем будет информировать дополнительно запрошенная справка 2-НДФЛ). Рассмотрим порядок формирования справки с места работы.

Основание для предоставления справки с места работы

Процедура составления справки с места работы

Единой унифицированной формы справки с места работы нет, она пишется в свободной форме. Поэтому предприятие самостоятельно может разработать шаблоны справок. Допускается оформление справки как в печатной форме, так и в рукописной, важно, чтобы была указана вся необходимая информация. В настоящее время справки оформляются в основном на фирменном бланке предприятия, где отражаются уже все реквизиты предприятия. Если в организации справки пишутся не на фирменном бланке, то нужно отразить следующую информацию: полное наименование, адрес местонахождения, телефон.

В справке с места работы должна быть прописана следующее:

• Информация о предприятии (полное наименование, адрес и телефон необходимы для того, если нужно будет подтвердить информацию)
• Название документа (справка) с датой выдачи и номером, номер должен быть отражен в также и в журнале регистрации исходящей документации (регистрации справок).
• Фамилия, имя, отчество работника полностью, которому выдается справка
• Должность работника, в которой он трудится
• Наименование предприятия, где он трудится (можно сокращенное наименование, так как уже должна быть отражена полная информация), местонахождение (например, если это филиал или обособленное подразделение)
• Указать дату, с которой работник трудится в организации (не обязательно, так как организация, затребовавшая справку заинтересована в том, что на данный момент работник трудится)
• При необходимости отражается размер оклада работника
• Также отмечается информация для кого оформлена справка (чаще всего пишут: «по месту требования»)
• Должность лица, выдавшего справку, его подпись и расшифровка
• Ставится печать (если у предприятия она имеется, так как с 2016 года Федеральным законом от 06.04.15 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» можно отказаться от использования круглой печати).

Справка выдается работнику, на которого оформлена справка, так как в ней отражены персональные данные работника.

Пример справки с места работы

Сроки действия справок с места работы

Сроки действия справок с места работы не оговорены в нормативных документах, но исходя из того, что работник при увольнении отрабатывает 2 недели, то организация, затребовавшая справку по истечении 14 дней со дня выдачи может затребовать новую справку.

Типичные ошибки

Ошибка №1: Работник запросил справку о том, что действительно работает в организации. Справка была выдана, но работник утверждает, что нет. Можно ли выписать дубликат?

Какие справки выдаются работникам

Как оформить справку

Какие сведения должны содержаться в справке

Как учитывать выданные справки

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ . Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

Наименование вида документа («справка»);

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Место составления документа;

Заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

Адресат;

Текст документа;

Отметка о наличии приложения (если оно имеется);

Подпись руководителя организации или его заместителя;

Оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

Место работы;

Должность или профессию (пример 1);

Стаж работы;

Размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

• Автоматическое заполнение типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Отправление документов по email прямо из системы

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Справки с места работы служат для подтверждения следующих факторов: место работы, стаж и занимаемая должность, размер заработной платы. Также этот документ может быть затребован сторонними органами или органами государственной власти для подтверждения тех или иных фактов.
Согласно ТК РФ (статья 62), не позднее 3-х дней с момента подачи письменного заявления работником, работодатель обязан выдать необходимые справки. При этом не имеет ровным счетом никакого значения, для каких целей необходима справка. Объем и характер сведений в справке в полной мере зависят от адреса предоставления.

Справка для визы

Справка с места работы понадобится для получения визы. Сегодня этот документ требует большинство консульств зарубежных стран. В этом случае документ должен отвечать некоторым критериям и содержать определенные данные.
Справка в обязательном порядке должна быть напечатана на фирменном бланке организации, на котором содержатся все контактные данные. Документ может составляться в произвольной форме, но обязательно должен содержать информацию о занимаемой должности и среднемесячной или среднегодовой заработной плате.

Документ должен быть заверен круглой печатью, подписями директора и бухгалтера. Если вы сами занимаете пост директора компании - то документ должен быть заверен вашим первым заместителем. Консульские отделы зачастую проверяют подлинность справки, поэтому стоит предоставлять только реальные документы.

Справка о доходах (о заработной плате)

Справка этого типа является одним из документов, который необходим для получения банковского кредита или ссуды. Выделяют справку в свободной форме и в форме 2-НДФЛ . Справки этого типа выдаются в течение трех рабочих дней после заявления сотрудника и оформляются в установленном законом порядке.

Документ в произвольной форме имеет простую структуру и подтверждает размер ваших доходов. Если документ необходим для предоставления в банк, то он должен обязательно содержать в себе следующие сведения: размер среднемесячной заработной платы; размер выплаченной заработной платы не менее чем за полгода; размер удержаний или указание размера выданной на руки заработной платы за указанный период времени.

На справке проставляется печать организации, а также документ заверяется подписями директора и бухгалтера.
Также в документе обязательно должен присутствовать юридический адрес организации и ИНН. Если не оказалось фирменного бланка, то на документе обязательно должен быть проставлен штамп со всеми реквизитами организации.
Справка должна отражать только актуальную информацию, так как велика вероятность, что подлинность документа будет проверена.

Справки по месту требования

Это самая многочисленная категория документов. В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Поэтому заказывая справку, необходимо в обязательном порядке уточнить, куда вы ее собираетесь предоставлять. Документы этого типа в большинстве своем заполняются в свободной форме.

Обратите внимание , что документ без печати организации и подписи руководства не имеет юридической силы. Также отметка о выданной справке должна содержаться в специальном регистрационном журнале предприятия. Справка должна содержать только актуальные и объективные сведения, а если в ней есть ссылки - они должны вести на действительные и актуальные документы.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Справка с места работы предназначена для того, чтобы подтвердить фактическое место работы, должность, стаж и размер заработной платы сотрудника.

Оформляется такая справка в свободной форме. Как правило, она печатается на листе формата А4, содержит реквизиты и юридические данные компании, подписывается уполномоченным лицом и заверяется печатью. Объём указываемых в справке сведений зависит от требований тех организаций, которые её запрашивают.

В соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан выдать сотруднику справку по его письменному запросу не позднее, чем через три рабочих дня (статья 62 ТК РФ). Сотрудник не обязан называть причину предоставления справки: в таком случае в документе вместо адресата указывается «по месту требования».

Справка с места работы может потребоваться органам государственной власти или местного самоуправления, для оформления визы в другое государство, в органы социальной опеки, при обращении в суд или правоохранительные органы.

При подаче документов на визу вам может понадобиться справка с работы, оформленная на английском языке (во всём остальном она аналогична справке на русском). Если вашу поездку оплачивает кто-то из родственников, то могут потребовать доказательства финансовой состоятельности вашего «спонсора»: справку с его места работы и выписку со счёта.

Хотим предостеречь от предоставления в посольства и другие органы «липовых» справок или содержащих неверные сведения. Сотрудники визовых отделов, например, обычно проверяют указанную вами информацию, и если уличат вас в обмане, то в визе вам, скорее всего, будет отказано.

Не путайте справку с места работы с 2-НДФЛ

Не стоит путать справку с места работы и справку о доходах по форме 2-НДФЛ. Справка 2-НДФЛ — это документ, в котором отражены сведения об источнике вашего дохода, заработной плате и удержанных налогах. Выдаётся работодателем за определённый период (обычно за год).

Справка 2-НДФЛ может потребоваться наравне со справкой с места работы для оформления визы, получения кредита или в судебных разбирательствах, однако основное её назначение — это свидетельство финансового дохода и налоговых отчислений.

Каждую неделю в разделе «Вопрос-ответ» читайте актуальную информацию по различным видам справок: какие из них действительно надо оформлять и как это сделать.

При подготовке использованы данные информационно-правовой базы

Работникам периодически требуются различные документы с их места работы (как финансовые, так и кадровые): кому для получения кредита, кому для оформления визы, кому для получения различных денежных выплат, кому для подтверждения трудового стажа. Как правило, за этими документами все идут в бухгалтерию. У нас накопилась подборка писем с вопросами, касающимися выдачи справок и других документов с места работы. И мы решили ответить на самые интересные из них. Но прежде мы напомним общие положения.

По Трудовому кодексу работодатель обязан безвозмездно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (или копии), связанные с работой (Статья 62 ТК РФ), например:
- копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы;
- выписки из трудовой книжки;
- , о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у данного работодателя.
Однако этот перечень не закрытый. К нему относятся все "рабочие" документы, касающиеся конкретного сотрудника, например: приказы о снятии дисциплинарного взыскания, о премировании, документы о прохождении обязательных аттестаций, акты о несчастном случае (Определение Московского городского суда от 26.05.2011 по делу N 33-15759), графики сменности (Решение Верховного Суда Республики Карелия от 23.08.2011 N 21-163/2011) и т.д.

Предупреждаем руководителя
Если работник, которому работодатель отказался выдавать копии необходимых документов либо выдал их с опозданием , пожалуется в трудинспекцию, она может оштрафовать (Часть 1 ст. 5.27, ст. 23.12 КоАП РФ):
- организацию - на 30 000 - 50 000 руб.;
- ее руководителя (предпринимателя) - на 1000 - 5000 руб.
Штраф грозит и тогда, когда в локальных актах организации, к примеру в правилах внутреннего трудового распорядка, закреплено, что копии документов, связанных с работой, выдаются за плату. Ведь это противоречит требованиям действующего трудового законодательства (Постановление Московского городского суда от 29.08.2011 по делу N 4а-1743/11).

Теперь переходим к ответам на вопросы.

Уволившиеся сотрудники тоже имеют право получать "рабочие" документы

К нам по почте пришло письмо с заявлением от сотрудника, который уволился пару месяцев назад. Он просит предоставить ему заверенные копии приказов о приеме на работу и об увольнении, а также копию трудового договора, хотя его экземпляр отдавался ему на руки, о чем у нас есть пометка. В заявлении не указано, зачем ему нужны эти документы. Можем ли мы ему отказать, ведь он у нас уже не работает? Если нет, то можно ли отправить ему требуемые документы тоже по почте?

В настоящий момент в отношении бывших работников законодательно установлена обязанность работодателя выдавать по их запросу лишь справки о зарплате (Приложение N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н) для расчета соцстраховских пособий (Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством").
В то же время в ТК РФ не сказано, что копии документов, связанных с работой, должны выдаваться только работающим сотрудникам, то есть тем, кто на момент затребования копий состоит в трудовых отношениях с данным работодателем. Поэтому напрашивается логичный вывод: работник, независимо от того, как давно он уволился, вправе получать от своего бывшего работодателя такие документы.

Противоположный подход привел бы к повальному нарушению прав сотрудников, уволившихся некоторое время назад. Например, они не имели бы права получить с последнего места работы справку о за последние 3 месяца, а следовательно, не смогли бы регистрироваться в качестве безработных и получать пособие (Часть 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации").
Кроме того, не зря же большинство кадровых документов предписано хранить 75 лет или вообще бессрочно (Раздел 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Это сделано, в числе прочего, и для того, чтобы сотрудник, независимо от времени увольнения, мог получить с предыдущего места работы касающиеся его документы.
Подтверждают нашу позицию и в Роструде.

Из авторитетных источников
Анохин Алексей Васильевич, начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости
"Действительно, ст. 62 Трудового кодекса РФ не уточняет статус работника (бывший или работающий). Поэтому работник, уже не состоящий с работодателем в трудовых отношениях, может письменно обратиться с запросом к бывшему работодателю для выдачи ему копий документов, связанных с работой, если эти копии нужны ему для реализации его прав и законных интересов. В такой ситуации у работодателя нет достаточных правовых оснований отказать в предоставлении копий необходимых документов".

Таким образом, вы не можете отказать бывшему работнику в выдаче запрошенных им документов. Все они непосредственно связаны с его предыдущей работой, а пояснять в заявлении, для чего эти копии ему нужны, он не обязан. В том, что он, в числе прочего, просит копию трудового договора, тоже нет ничего противозаконного. Ведь свой ранее полученный экземпляр он мог за истекшее время попросту потерять.
К тому же ТК РФ не ограничивает работника в количестве обращений за копиями своих документов. Копии документов вы вполне можете отправить по почте (Определение Липецкого областного суда от 18.04.2011 N 33-1070/2011) ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, чтобы у вас были доказательства отправки.

Работник может запрашивать копии локальных актов

Наш работник написал заявление "по собственному желанию", а через пару дней письменно запросил копии приказа о премировании сотрудников за 2010 г., а также правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. Мы должны все это ему выдать?

Вначале разберемся с приказом о премировании. Вы должны выдать работнику выписку из него, где будут отражены сведения, касающиеся только его лично. В противном случае, если вы отдадите ему копию приказа в полном объеме, получится, что вы передали персональные данные других работников без их согласия третьему лицу. А это запрещено ТК РФ (Статья 88 ТК РФ; Определение Пермского краевого суда от 16.03.2011 N 33-2419).
Теперь что касается правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. В ст. 62 ТК РФ не конкретизировано, копии каких именно документов работодатель обязан выдавать сотрудникам. Нам встретилось судебное решение, где говорится, что работодатель не обязан предоставлять работнику локальные нормативные акты, ведь с ними работник должен быть ознакомлен под роспись (Определение Липецкого областного суда от 04.05.2011 N 33-1154/2011). Но мы решили узнать мнение специалиста Роструда по этому вопросу.

Из авторитетных источников
Анохин А.В., Роструд
"Статья 62 ТК РФ устанавливает примерный (открытый) перечень выдаваемых документов. Единственное условие для их выдачи - документы должны быть связаны с работой данного работника.
Не исключена ситуация, когда работнику могут понадобиться и копии локальных актов (в частности, правил внутреннего распорядка), например для отстаивания своих интересов в суде. И в таком случае у работодателя не будет достаточных оснований, чтобы отказать работнику в выдаче копий таких документов.
То, что работник был ознакомлен под роспись с локальными нормативными актами, не влияет на право работника требовать их копии для защиты своих интересов".

Получается, что работник вправе требовать копии названных локальных актов. Однако есть и такие локальные акты, которые однозначно касаются не всех работников. Это, к примеру, Положение о филиале организации.

Запрос на выдачу документов должен исходить от самого работника

В организацию пришел муж сотрудницы, которая находится в декрете, и принес заявление о выдаче ему на руки копии ее трудовой книжки. Причем заявление подписано не самой работницей, а супругом и доверенности от нее у него нет. Должны ли мы выдать ему требуемую копию?

Не должны. Из ТК РФ следует, что только работник вправе требовать выдачи копий документов, связанных с его работой. Поэтому пусть муж сотрудницы принесет заявление, подписанное ею самой, а также письменную доверенность (Пункт 1 ст. 185 ГК РФ) от нее на получение копии трудовой книжки. Заверять ее у нотариуса не нужно. И пусть муж не забудет захватить паспорт, чтобы можно было проверить его личность.

В справке 2-НДФЛ секретов нет

Я работаю в бухгалтерии оборонного предприятия. К нам периодически обращаются наши сотрудники за справками 2-НДФЛ. Но дело в том, что у нас есть указание от руководства никому не давать никаких справок, чтобы (цитирую) "третьим лицам не стали известны секретные сведения, раскрывающие ведомственную принадлежность организации". Приходится всем отказывать, но мне кажется, это незаконно. Я права?

Да, вы правы на 100%. Получать от работодателя документы о работе - безусловное право работника (Статья 62 ТК РФ). Оно не может быть ограничено никакими ведомственными актами. К тому же так называемые секретные сведения раскрываются всякий раз, когда организация сдает разного рода отчетность или заключает контракты.
Кстати, помимо ТК РФ, в Налоговом кодексе тоже закреплена (Пункт 3 ст. 230 НК РФ) обязанность работодателя как налогового агента выдавать по заявлению физлица справку 2-НДФЛ (Утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@). Налоговики уже разъясняли, что налоговый агент не вправе отказать налогоплательщику в выдаче такой справки (Письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873). Однако в НК РФ не предусмотрено ни конкретных сроков для предоставления справки, ни ответственности за отказ в ее выдаче. Но все это установлено в ТК РФ и КоАП соответственно (Статья 62 ТК РФ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Работодатель не обязан выдавать характеристику

Сотрудник, уволенный полгода назад по сокращению штата, пришел к нам с письменным заявлением о выдаче характеристики. Говорит, что наконец-то нашел новую работу, но там просят представить характеристику с предыдущего места работы. Я сказала об этом его бывшему начальнику, но тот даже слышать о нем не хочет, не то что характеристику ему писать. Сказал, что организация не обязана ее выдавать. Это правда?

Да. Вопрос о выдаче характеристики решается по усмотрению работодателя. Ведь исходя из смысла ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику копии тех "рабочих" документов, которые нужны ему для реализации тех или иных прав, в данном случае - для устройства на новую работу. А характеристика не входит в число документов, по закону требуемых при приеме на работу (Статья 65 ТК РФ).
Хотя Мосгорсуд недавно в одном подобном споре указал, что работодателя можно обязать выдать работнику характеристику, если она является обязательным документом для поступления на работу, участия в конкурсе (Определение Московского городского суда от 28.04.2011 по делу N 33-12625). И тот же суд отметил, что характеристики - это документы, связанные с работой. Однако работодатель не обязан выдавать работникам только положительные характеристики (Определение Московского городского суда от 28.10.2010 по делу N 33-33920). То есть при большом желании и настойчивости работник может добиться выдачи характеристики, но какого содержания она будет - это вопрос.
Но давайте рассуждать чисто по-человечески: зачем ставить под угрозу устройство бывшего сотрудника на новую работу? Нигде не сказано, что именно непосредственный руководитель должен подписать характеристику. Пусть ее подпишет, допустим, заместитель директора компании или главный бухгалтер.