Что относится к организационно распорядительным. Оформление распорядительных документов

Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.

Организационно-распорядительные документы: классификация

Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:

1. Информационно-справочные материалы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
2. Организационные документы. Они определяют правовой статус и ключевые направления деятельности предприятия, учреждения, а также структурных подразделений. К ним относят правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
3. Распорядительные документы организации. Ими оформляются разнообразные поручения коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят решения, постановления, приказы, указы и так далее.

Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа.

Общая характеристика

Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы. Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству. Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.

Система распорядительных документов

С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления. Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее. Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.

Типы актов

Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:

Специфика

Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам. Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами. В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления. Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники. Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.

Основания

Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:

Подготовка актов

Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:

1. Изучение вопроса и разработка проекта.
2. Согласование.
3. Подписание.

Структура

В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа. К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта. Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.

Особенности составления

В зависимости от типа документа распорядительная часть может начинаться по-разному. В коллегиальном постановлении, например, начало может быть: "Постановляет". В распоряжении – "Предлагаю", а в приказе, соответственно, - "Приказываю". Эти слова печатаются прописными буквами либо строчными вразрядку. Так они зрительно отделяют констатирующую и распорядительную части. Эти слова располагают в отдельной строке с левой границы. Содержание распорядительной части начинается с новой строчки. В случае если текст предполагает указание на нескольких исполнителей либо разные по своему характеру действия, в нем используют нумерованные списки. В каждом пункте прописывается ответственное лицо, задача и срок ее реализации. В приказах в последнем разделе указывается служащий, на которого возлагается контроль исполнения документа. Распоряжения и приказы должны подписываться руководителем либо заместителем директора. Акт вступает в действие с момента его удостоверения либо доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок указывается в самом документе.

Дополнительно

Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления. Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное. Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.

Важный момент

Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным. Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован. При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются.

Унификация

Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов. В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания. Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.

Заключение

Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг. Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры. К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации. Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями. При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний.
Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации. Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.

Распорядительные документы оформляют и придают юридическую силу всем решениям руководства по управлению предприятием. О видах распорядительных документов и правилах их оформления, рассказывается в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Распорядительные документы: современная классификация

Управленческие решения руководства оформляются с помощью распорядительных документов (далее по тексту - РД). Без их подготовки и издания не обходится деятельность ни одного предприятия, не зависимо от его юридического статуса и формы собственности.

Задачи по управлению предприятием, поставленные руководством, передаются исполнителям посредством РД. Круг решаемых задач охватывает все сферы деятельности фирмы - от административно-хозяйственной до кадровой и организационно-правовой.

Реализация решений, транслируемых с помощью РД, осуществляется с с опорой на существующую в любой компании вертикаль власти - на вершине находится генеральный директор , далее идут руководители структурных подразделений, а затем - непосредственные исполнители. Юридическая сила РД обусловлена тем, что они по сути являются правовыми актами. Вопросы управления организацией - основная область функционирования данных актов.

Непосредственными адресатами РД являются структурные подразделения фирмы, филиалы, дочерние предприятия, непосредственно должностные лица и рядовые сотрудники. Все они являются объектом административно-правовых отношений.

Разумеется, что РД разного ранга и статуса обладают разной юридической силой и разной сферой применения. В современном делопроизводстве принято делить РД на следующие категории, в соответствие с их статусом:

РД федерального уровня. К ним относятся правовые акты, определяющие права и обязанности всех граждан страны, а также акты, устанавливающие правовой статус отношений между исполнительными органами и отдельными организациями и фирмами;

РД муниципального и регионального уровня;

локальные нормативные акты, регулирующие внутренние организационно-правовые вопросы в рамках одного предприятия.

В современной практике ДОУ наиболее часто встречаются РД двух основных групп: издаваемые единолично (т.е. президентом, директором, председателем и т.д.) и издаваемые коллегиально (т.е. муниципальным органом управления, советом директоров, общим собранием акционеров и т.д.). К первой группе относятся приказы, указы , распоряжения, а ко второй - постановления и решения:

Любой РД, независимо от своего статуса и сферы применения должен соответствовать нормам законодательства и не содержать положений, так или иначе вступающих в противоречие с законами Российской Федерации.

Читайте также:

• Внесение изменений в распорядительные документы организаций
• Внесение изменений в распорядительные документы организации

Распорядительный документ: подготовка, составление, оформление

Инструкция по делопроизводству, которая должна быть в каждой компании, регламентирует процедуру подготовки, составления, оформления и издания РД. Каждая операция этой процедуры имеет формальные показатели ее завершенности, прописанные в данной инструкции. Кроме того, данный документ регламентирует требования к оформлению РД, обеспечивающее их юридическую силу.

Процедура подготовки и издания любого РД состоит из четырех последовательных этапов:

Этап № 1.

Формулирование задачи. На данном этапе происходит определение основного вопроса, который призван решить создаваемый документ. Очерчивается круг связанных с ним внутренних документов, изданных ранее, федеральных и региональных законодательных актов, дается определение основным терминами и понятиям.

Этап № 2.

Разработка проекта РД. В зависимости от сложности документа эту часть работы обычно берут на себя несколько специалистов или даже целый отдел. Этап проектирования РД - самый трудоемкий и ответственный. Целесообразно для выполнения этой задачи создание рабочей группы с привлечением необходимых специалистов из других отделов компании, а также ученых, политиков, практикующих политологов и социологов.

Этап № 3.

Обсуждение, внесение дополнений и утверждение проекта РД. В том случае, если разрабатываемый документ является коллегиальным, то на данном этапе в работе принимает участие весь коллегиальный орган. Если документ принимается на принципах единоначалия, то проект утверждается тем человеком, который будет его подписывать.

Этап № 4.

Иногда проект после утверждения требует внутреннего или внешнего согласования , который формально выражается в получении все необходимых согласующих виз (вышестоящих инстанций, организаций-партнеров или руководителей тех структурных подразделений, чьи интересы он затрагивает). После всех необходимых процедур РД подписывается, доводится до сведения заинтересованных сторон и вступает в силу.

Типовая структура содержательной части распорядительной деловой бумаги обычно сострит из двух разделов:

Преамбула или констатирующая часть. Здесь дается обоснование издания РД. Это может быть событие, факт или пересказ акта вышестоящей инстанции, во исполнение которого издается данный документ. В последнем случае в тексте преамбулы должна быть ссылка на этот акт.

• в приказе : приказываю;
• в распоряжении: предлагаю, обязываю;
• в решении: решает (решил);
• в постановлении : постановляет (постановил).

В том случае, если распорядительная часть содержит указание на необходимость выполнения несколько действий разными исполнителями, то она разбивается на пронумерованные арабскими цифрами пункты, каждый из которых строится по следующей схеме:

1. что сделать (подготовить, разработать, организовать);
2. кому сделать (главному бухгалтеру, руководителям структурных подразделений, директорам заводов и т.д.)
3. к каком сроку (должен быть указан срок, соответствующий объему планируемых работ, при определении срока необходимо включать в него время доведения распорядительных указаний до исполнителей). Иногда в РД указывается один общий срок для всех предписываемых действий, но чаще для каждой задачи устанавливается свой конкретный срок).

В последнем пункте решений, приказов и распоряжений следует дать указание на ответственного за исполнение данного РД.

Распорядительные документы: сферы применения

Примерами таких управленческих вопросов могут быть создание, ликвидация или организация компании, внесение изменений в устав, штатное расписание, должностные обязанности и др. Каждая из приведенных ситуаций предполагает издание РД соответствующей формы и обладающего необходимой юридической силой.

Выше уже отмечалось, что РД не должен противоречить действующим нормативно-правовым актам , но, кроме того, он должен содержать весь набор необходимых реквизитов, в состав которых входят:

1. для государственных организаций - герб РФ;
2. для все остальных - логотип компании;
3. название предприятие и его краткое наименование;
4. название РД (приказ, распоряжение и т.д.);
5. регистрационный номер РД;
6. место составления;
7. основной текст;
8. подписи сторон;
9. отметки о согласовании.

Еще раз следует подчеркнуть, что для многих РД обязательной процедурой для вступления их в юридическую силу является не только подпись, но и наличие всех необходимых согласующих виз.

Процесс согласования и визирования осуществляете до того момента, как РД будет подписан. Этим вопросом занимается непосредственно лицо, разрабатывавшее проект РД, а также руководитель структурного подразделения, отвечающего за разработку документа. Визу о согласовании должны поставить все заинтересованные стороны, вышестоящие инстанции и должностные лица, упомянутые в тексте.

Например, для реализации распорядительной части документа необходимо финансовое обеспечение. В таком случае, РД поступает на согласование к руководителю финансового отдела.

Иногда возникают ситуации, когда проект документа не получает согласия одной из заинтересованных сторон. В этом случае, на его первой странице должно быть дано заключение об отказе и дано его обоснование.

Выше уже отмечалось, что РД, издаваемые коллегиально, должны быть согласованы на соответствующих заседаниях тех органов, которые их разрабатывает. В ходе обсуждения текст проект может быть изменен или дополнен.

РД вступает в законную силу только после того, как его содержание будет доведено до всех заинтересованных сторон и исполнителей.

Такое ознакомления осуществляется путем тиражирования РД и рассылки адресатам. В каждом рассылаемом экземпляре должно быть указание на дату вступления документа в силу и срок его действия.

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида доку­мента, предназначенного для документирования распорядитель­ной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначалию или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.

Органы представительной и исполнительной власти субъек­тов Федерации, а также органы представительной и исполни­тельной власти городов и районов - постановления, решения, распоряжения.

Администрация учреждений, организаций и предприятий - приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Прави­тельства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руко­водителей в пределах их полномочий и компетенции для осу­ществления исполнительной и распорядительной деятельно­сти в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение).

Подготовка распорядительных документов может быть по­ручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки слож­ных и ответственных распорядительных документов практику­ется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широ­кого круга специалистов из числа практиков и ученых. Ос­новное требование к исполнителям - компетентность, высо­кий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

Изучение управленческого вопроса;

Подготовка проекта распорядительного документа;

Согласование документа;

Подписание документа.

Изучение управленческого вопроса начинается с обеспече­ния правовой основы подготавливаемого документа - с изуче­ния действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходи­мые документальные материалы. В это время определяется не­обходимость отмены ранее действующих распорядительных до­кументов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распоряди­тельных действий, которые должны быть конкретны, не допус­кать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает воз­можные сроки исполнения и контролирующие инстанции (долж­ностные лица). Заканчивается подготовка проекта распоряди­тельного документа его перепечаткой и оформлением, соответст­вующим действующим правилам.

Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по дело­производству) обычно закреплена процедура согласования - по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (струк­турное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные за­мечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постанов­ления и решения проходят согласование на заседании колле­гиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и допол­нения. Если проект требует серьезной доработки, он выно­сится на утверждение на следующем заседании.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен - особое внимание обращает­ся на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, на­звания структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо*.

* Кузнецова Т.В Делопроизводство (Документационное обеспечение управления), - с. 114-117.

Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действую­щим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Прика­зы издаются и по административным вопросам, требующим пра­вового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух час­тей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут изда­ваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управле­ния. В инициативных приказах в констатирующей части излагают­ся цели и задачи предписываемых приказом управленческих дей­ствий, дается объяснение необходимости издания приказа. В при­казах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит на­звание вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого до­кумента. Если предписываемое действие не нуждается в разъясне­нии, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, струк­турное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В от­дельном пункте приказа называются лица, на которых возло­жен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указы­вается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяют­ся соответствующие пункты.

Пример оформления приказа см. на с. 90.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регист­рации, которая проводится отдельно от других документов. Ре­гистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание

Указание - правовой акт, издаваемый органом государствен­ного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с ор­ганизацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан­ного или вышестоящего органа управления. Право издания указа­ний принадлежит также руководителям организаций, учрежде­ний и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению рек­визитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Указание как вид документа введено в действие с 1970-х го­дов вместо применявшихся с той же целью служебных записок, служебных писем, служебных распоряжений.

Пример оформления указания см. на с. 91.

Распоряжение

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый ру­ководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также заместители первого руково­дителя, главные специалисты, руководители структурных под­разделений по оперативным вопросам хозяйственной, произ­водственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распро­страняется на узкий круг исполнителей (структурных подраз­делений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит конста­тирующей части. В таком случае текст распоряжения начина­ется непосредственно с пунктов, формулирующих распоряди­тельные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядитель­ной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯ­ЗЫВАЮ».

Пример оформления распоряжения см. на с. 92.

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (му­ниципальные органы управления, ученые и методические сове­ты, советы директоров, правления кооперативов, общие собра­ния акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, вклю­чающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, ин­декса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе дан­ного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распоря­дительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пи­шется прописными буквами. Распорядительная часть, как пра­вило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается кон­троль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписа­ния председателем и секретарем коллегиального органа, при­своения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

— Создание организации, предприятия;

— Реорганизация организации, предприятия;

— Ликвидация организации, предприятия;

— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

— Распорядительная деятельность организации, предприятия;

— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

Виды

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Функции

Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.

Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.

В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Правила оформления

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

По пожарной безопасности

Перечень документации по пожарной безопасности

Приказы пожарной безопасности

1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;

2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;

3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;

4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;

5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;

6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;

7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;

8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;

9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».

Журналы пожарной безопасности

10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;

11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;

12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;

13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;

14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;

15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».

Инструкции пожарной безопасности

16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;

17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;

18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;

19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;

20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;

21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;

22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;

23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;

24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;

25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;

26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».

27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;

28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;

29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;

30. Тестовые задания по ПТМ;

31. План противопожарных мероприятий на год;

32. Программа вводного противопожарного инструктажа.

Для защиты персональных данных

Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.

В соответствии с п. 1 ст. 23 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и п. 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 года № 228, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных требованиям настоящего Федерального закона, является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере связи и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).

Организационные меры осуществляются на предприятии независимо от того, подавалось уведомление в Роскомнадзор или нет, осуществляется обработка ПДн с использованием средств автоматизации или без их использования.

Перечень мероприятий и необходимых документов может меняться в зависимости от специфики обработки персональных данных, орг.структуры и других особенностей каждого отдельно взятого предприятия.

Читайте также: I. Особенности формирования отраслевой системы оплаты труда работников учреждений здравоохранения II. Особенности учета операций по осуществлению функций главного распорядителя, распорядителя и получателя средств федерального бюджета III Блок: 5. Особенности работы социального педагога с детьми-сиротами и детьми, оставшимися без попечения родителей. PR-мероприятия для СМИ (виды, характеристика, особенности). Абсолютная монархия в Англии. Предпосылки возникновения, общественный и государственный строй. Особенности английского абсолютизма. Абсолютная монархия в Англии. Предпосылки возникновения, общественный и государственный строй. Особенности английского абсолютизма. (лекция) Автотрансформаторы, особенности конструкции, принцип действия, характеристики Агентирование в коммерческой деятельности. Особенности оформления договорных отношений и правового регулирования. Агранулоцитоз, этиология, патогенез, виды, картина крови, клинические проявления. Панмиелофтиз, картина крови. Агрегатные состояния вещества. Характер теплового движения в этих состояниях. Особенности теплового движения в различных агрегатных состояниях вещества.

Понятие «распорядительные документы». Констатирующая и распорядительная часть распорядительная документа. Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. Документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решений. Приказы: по основной деятельности, по организационным вопросам, по личному составу. Указания. Распоряжения. Постановление. Решение.

Распорядительные документы – документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.

Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ – приказы.

ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации единолично в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различают приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издают в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и (или) введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов); при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (советов, правлений, комиссий и др.).

Приказ по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности предприятия, его материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, командирование, вынесение взысканий и поощрения.

Приказы оформляют на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Они содержат следующие обязательные реквизиты:

11 – дата документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подпись;

24 – визы согласования документа;

27 – отметка об исполнителе;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Проекты приказов составляют на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок – обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Он строится по схеме «О чем?», например:

«Об утверждении штатного расписания»

Текст приказа состоит из двух частей: вступительной и распорядительной, разделяемых словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Во вступительной части дают обоснование предписываемых действий. Если основание к изданию приказа – законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указывают его название, дату, номер:

«На основании решения Общего собрания акционеров об увеличении уставного капитала общества (протокол от 18.03.2010 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ…

Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

2. Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:

– Организация исполнения приказов;

– Организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

­ констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»

­ распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».

3. Распоряжение – документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

4. Постановление – это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.

Формуляр постановления имеет следующие обязательные реквизиты:

08 – наименование организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

5. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т. д.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем – слово РЕШИЛ на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие– исполнитель – срок исполнения.

Формуляр решения имеет следующие обязательные реквизиты:

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подпись;

25 – оттиск печати.