Универсальные системы управления документами. Системы управления документацией: требования и реализация на практике Надежность работы системы управления документами

16.11.1998 Константин Пьянзин

Универсальные системы управления документами позволяют автоматизировать деятельность предприятия. Наверное, многие обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами.

Универсальные системы управления документами позволяют автоматизировать деятельность предприятия.

Наверное, многие обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами. Конечно, многие используют в своей работе СУБД, электронную почту, календарное планирование и тому подобные приложения. Тем не менее крайне слабая организация коллективной работы не может не удивлять.

Спустя всего несколько месяцев пользователи оказываются не в состоянии разобраться даже в файлах и документах, созданных ими самими, - что уж говорить о чужих! Поиск и обработка документа даже месячной давности требуют значительных усилий. А ведь часто документы существуют не сами по себе, а взаимосвязаны друг с другом. И эту взаимосвязь приходится восстанавливать, так сказать, на ощупь. Кроме того, пользователю важно знать не только само содержание файлов, но и кто, когда, на каком основании их разрабатывал или изменял. Поэтому крайне желательно, чтобы программное обеспечение поддерживало коллективную работу пользователей, автоматически отслеживая все их действия.

И такие решения существуют! Прежде всего мы можем здесь отметить средства коллективной работы, такие, как Lotus Notes, Novell GroupWise и Microsoft Exchange. Но если говорить откровенно, эти продукты ориентированы прежде всего на решение задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути они являются расширенными программами электронной почты и не всегда подходят для работы с крупными архивами документов. В частности, размер архивов документов в таких программах ограничен, а сервисы полнотекстового поиска, контроля версий документов и т. д. отсутствуют или имеются в зачаточном состоянии. Более глобальным решением является использование электронных систем управления документами (СУД). В англоязычной литературе они обозначаются как EDMS (Electronic Document Management System).

Прежде всего, сразу оговоримся, что подразумевается под термином "документ". Это может быть обычный текстовый файл, документ Microsoft Word, электронная таблица Excel, графический файл GIF, чертеж AutoCAD, файлы мультимедиа. Наконец, это может быть группа взаимосвязанных файлов разного формата (такую группу называют составным документом). Таким образом, легче сказать, что документом не является (и то с некоторыми оговорками): исполняемые файлы, базы данных и ряд других двоичных файлов.

В данной статье речь пойдет об универсальных системах управления документами, об их взаимосвязи с другими системами делопроизводства и средствами коллективной работы, об их роли и месте в корпоративных информационных системах (КИС). Мы затронем также вопросы архитектуры и функционирования универсальных СУД. Такая постановка задачи вызвана тем, что даже многие специалисты по информационным технологиям слабо представляют себе возможности универсальных СУД. Поскольку статья носит ознакомительный характер, то мы постараемся избежать употребления, без крайней необходимости, таких "ученых" слов, как реинжиниринг, бизнес-процессы, рубрикаторы, репозитарии и т. п., так как их использование лишь затрудняет восприятие материала, и к тому же им всегда можно найти более понятные русские аналоги.

Акцент будет делаться на универсальные СУД, представленные на российском рынке: DOCS Open компании PC DOCS, Documentum EDMS компании Documentum и DocuLive компании Siemens Nixdorf.

КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Вначале мы рассмотрим, что универсальная СУД представляет собой как продукт.

Если говорить кратко, то СУД предназначены для хранения документов, а также для поиска документов как по атрибутам, так и по содержимому. СУД отслеживает, кто и когда менял документы, контролирует версии и подверсии документов, имеет развитые средства разграничения полномочий при доступе к документам, использует проработанные механизмы интеграции с прикладными программами. Составной частью СУД являются средства организации документооборота (движения документов между пользователями), аннотирования и контроля прохождения документов. Система управления документами может поддерживать иерархическую структуру хранения данных, когда редко используемые документы переносятся с винчестеров на другие типы носителей, например на магнитооптические диски или магнитные ленты (аналог HSM в файловых системах). Важной особенностью универсальных СУД является наличие открытого программного интерфейса и множества модулей независимых производителей, значительно расширяющих функциональные возможности системы. СУД обладают и другими важными характеристиками, которых мы коснемся ниже.

Все документы, циркулирующие в организации, помимо содержания имеют такие не связанные непосредственно с содержанием атрибуты, как название, автор документа, время создания и другие. Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому. Тем не менее в пределах одного типа документов подобный набор остается неизменным. Для протоколов совещаний в качестве дополнительного атрибута может присутствовать список участников, а для приказов - фамилия исполнителя и срок исполнения.

В универсальных СУД атрибуты документа хранятся в реляционной системе управления базами данных (СУБД). Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в удобном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При внесении документа в СУД автор берет необходимый шаблон и заполняет карточку, т. е. заносит значения атрибутов, при этом карточка оказывается связана с самим документом.

В общем случае серверная часть универсальной СУД состоит из следующих логических компонентов: хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов и сервиса полнотекстовой индексации (см. Рисунок 1). Под хранилищем документов понимают обычно хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют общим понятием архива документов.

Рисунок 1. Логическая схема универсальной системы управления документами.

Для хранения атрибутов большинство систем управления документами используют популярные СУБД Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и Informix. Поскольку некоторые СУБД позволяют строить распределенные базы данных с поддержкой технологий кластеризации и тиражирования данных, то хранилище атрибутов может иметь сложную распределенную среду, удовлетворяющую требованиям к масштабированию самых взыскательных заказчиков. СУБД обеспечивает поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов большинство универсальных СУД используют файловые серверы Windows NT, NetWare, Banyan VINES и UNIX. При этом комбинации сетевых сред могут быть самыми разнообразными: ничто не мешает тому, чтобы СУБД с атрибутами документов работала под UNIX в сети TCP/IP, а документы хранились под NetWare в сети IPX/SPX. Большим преимуществом универсальных СУД является то, что документы хранятся в исходном формате, причем системы автоматически распознают более сотни форматов файлов.

Минусами подхода, при котором документы хранятся в файловой системе, оказываются ослабление безопасности и возможность несанкционированного доступа к документам. Дело в том, что системному или сетевому администратору не составит труда получить доступ к конфиденциальной информации, даже если он не является администратором СУД. Решить эту проблему можно несколькими способами, среди которых самый универсальный состоит в установке средств шифрования документов на лету.

В последнее время с выходом СУД Oracle InterOffice все большую популярность стало приобретать хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои плюсы и минусы. Плюсом является кардинальное усиление безопасности при доступе к документу, а основным минусом - низкая эффективность при большом объеме хранимой информации. Кроме того, данный подход требует использования мощных серверов с огромным объемом оперативной памяти и жестких дисков. При аварии с базой данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Применение схем, подобных HSM, оказывается невозможно. Еще один минус заключается в строгой привязке к одной конкретной СУБД.

Третий компонент - сервис полнотекстовой индексации, обычно он является необязательным. Как и следует из названия, полнотекстовая индексация предназначена для индексации содержимого документов, чтобы при необходимости пользователь мог найти документы с вхождениями указанных в строке поиска слов. Полнотекстовая индексация предъявляет высокие требования к ресурсам сервера, поэтому ее обычно выполняют в ночное время или по выходным дням. Важнейшее требование состоит в том, что сервис должен работать с документами в их исходных форматах, т. е. программный компонент должен понимать все поддерживаемые СУД форматы файлов. Еще одно требование заключается в поддержке языков, с которыми заказчику приходится работать, желательно с учетом морфологии языка, а это отнюдь не тривиальная задача.

Важно помнить, что перечисленные компоненты СУД являются логическими и могут располагаться как на разных, так и на одном сервере.

Клиентами большинства универсальных СУД могут быть ПК с Windows 95 или Windows NT. Но отдельные СУД допускают использование платформ Macintosh и UNIX.

Бурное развитие Web-технологий не обошло стороной и системы управления документами. Все современные СУД позволяют работать с документами через обычные браузеры Web, а они могут быть размещены на самых разнообразных клиентских платформах; тем самым проблема работы в гетерогенной сетевой среде оказывается отчасти решена. При использовании Web-технологии у СУД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через обычный браузер Web. Недостатком доступа к документам через Web является значительно меньшая степень интеграции с прикладными программами.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ УНИВЕРСАЛЬНЫХ СУД

Помимо того, что универсальные СУД представляют собой архивы документов с мощными механизмами поиска, они обладают и рядом других ценных качеств. Все рассматриваемые ниже универсальные СУД построены по модульному принципу, а их API являются открытыми. Это позволяет добавить при необходимости новые функции или расширить уже имеющиеся, причем свои услуги и продукты будут готовы предложить вам множество третьих фирм, включая российские. Все эти продукты хорошо интегрированы с СУД.

Универсальные СУД имеют солидные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Как правило, они определяют следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):

• полный контроль над документом;
• право редактировать, но не уничтожать документ;
• право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
• право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;
• право читать документ, но не редактировать;
• право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
• полное отсутствие прав доступа к документу.

Каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история работы с документами может быть легко отслежена.

Все СУД в той или иной степени придерживаются парадигмы "шкаф - полка - папка": документ помещается в папку, она, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения неограниченно. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок, при этом исходный документ остается неизменным и хранится в определенном администратором месте. Некоторые СУД предоставляют еще более мощные средства за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы), причем эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде.

Когда с документом работают несколько пользователей или когда он проходит через процедуру согласований, очень удобным средством является использование версий и подверсий документа. Допустим, автор создал документ и передал его следующему пользователю. Этот пользователь изменил документ и создал на его основе новую версию. Затем он передал документ третьему пользователю, который создал третью версию. Спустя некоторое время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, автор решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. СУД автоматически отслеживают версии и подверсии документов, и пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является самой последней по счету или по времени.

Все эти возможности весьма ценны, но явно недостаточны для организации коллективной работы с документами. Они привязаны непосредственно к архиву и не затрагивают собственно документооборот.

Прежде чем говорить о документообороте, я бы хотел остановиться на используемых терминах. К сожалению, терминология до сих пор не устоялась, и часто под документооборотом подразумевают саму систему управления документами. Но это несколько разные понятия. Под документооборотом здесь и далее мы будем понимать средства организации движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Понятно, что под движением мы имеем в виду не физическое перемещение документов, так как они чаще всего остаются на сервере, а передачу прав на их использование с уведомлением пользователей и контролем исполнения. Модули СУД, отвечающие за документооборот, называют модулями маршрутизации документов. Используемый в англоязычной литературе термин "workflow" на самом деле гораздо шире понятия "документооборот" и часто трактуется как автоматизация деловых процессов (или бизнес-процессов). Однако в контексте работы систем управления документами его с некоторой натяжкой можно отождествить с документооборотом.

В общем случае различают свободную и жесткую маршрутизацию документов. При свободной маршрутизации любой участвующий в процессе пользователь может по своему усмотрению изменить существующий или задать новый маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго определены, и пользователи не вправе их менять. Однако такой схемой предусматривается обработка логических операций, когда маршрут может быть изменен в соответствии с некоторыми наперед заданными условиями. Например, если к пользователю Иванову пришел документ, у которого в качестве атрибута "Сумма" стоит менее 500 рублей, то документ далее пересылается в архив, а если более 500 рублей - то передается пользователю Петрову.

В некоторых универсальных СУД модуль маршрутизации входит в базовый комплект, в других его необходимо покупать отдельно. Однако даже если модуль маршрутизации входит в базовый комплект, но при этом он не подходит для решаемых задач, то полнофункциональные модули маршрутизации всегда можно приобрести у третьих фирм.

В состав большинства СУД входят утилиты для просмотра документов (viewer), понимающие многие десятки форматов файлов. Это очень удобные средства. Предположим, пользователь разрабатывает чертежи с помощью САПР AutoCAD. Устанавливать Auto-

CAD, стоящий 3000 долларов, сотруднику, занятому лишь проверкой чертежей, - слишком большая роскошь. Программа просмотра позволяет не тратиться на закупку дополнительных лицензий на AutoCAD, при этом она занимает значительно меньше места на клиентских машинах. Но, если говорить откровенно, входящие в базовый комплект СУД программы просмотра достаточно слабы, хотя и подходят для большинства офисных задач. Однако рынок предполагает множество разнообразных мощных программ просмотра, интегрируемых с СУД.

При организации коллективной работы возможность аннотирования документов оказывается обычно весьма полезна. В ряде случаев по тем или иным причинам пользователь не имеет прав на внесение изменений в документ в процессе согласования, но он бы хотел тем не менее высказать свои замечания. Как правило, подобные проблемы решаются за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда спасает положение, например замечания по поводу графического документа очень трудно иногда выразить словами. Недостатки гораздо проще было бы указать графическими средствами на самом изображении. Это позволяет сделать так называемая функция "красного карандаша". Однако только Documentum EDMS имеет подобное средство в базовом комплекте поставки. Но и пользователи других СУД не остаются внакладе, поскольку на рынке имеется немало подобных продуктов.

Важной особенностью универсальных СУД является высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования механизмов OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и других. Для работы с документами прибегать к утилитам СУД нет необходимости. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СУД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь Microsoft Word, открывая файл, увидит библиотеки и папки с документами СУД, откуда он и выбирает нужный документ (см. Рисунок 2). А при сохранении документ будет автоматически помещаться в базу СУД. То же относится и к другим офисным и ко многим специализированным (наподобие AutoCAD) программам. Благодаря интеграции СУД с прикладными программами затраты на внедрение СУД и на обучение персонала значительно снижаются.

Рисунок 2. Интеграция Microsoft Word и DOCS Open.

Помимо прочего, для универсальных СУД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почты, с программами пересылки факсов и многие другие.

Прежде чем вести речь об особенностях конкретных универсальных СУД, представленных на российском рынке, мы поговорим о том, какое место такие системы занимают в информационной инфраструктуре предприятия.

МЕСТО УНИВЕРСАЛЬНЫХ СУД

Подходов к решению проблем, связанных с управлением документами, существует множество. Помимо универсальных СУД это и средства коллективной работы, наподобие Lotus Notes; и специализированные системы управления документами, в частности финансовыми или чертежными; и, наконец, приложения в составе систем управления предприятием или корпоративных информационных систем. Чем же универсальные СУД отличаются от них? И какие они имеют преимущества или недостатки?

На самом деле постановка вопроса, какой из подходов лучше, неправильна. Для одних задач лучшим решением может оказаться использование Lotus Notes, тогда как для других - DOCS Open. Все зависит от конкретной ситуации. Важным качеством универсальных СУД является то, что они позволяют решать очень многие задачи управления документами. Но, во-первых, всех задач они не решают, а во-вторых, применение специализированных программ может оказаться дешевле и/или эффективней. Еще одной чертой универсальных СУД является то, что они могут служить связующим звеном между различными специализированными системами, создавая таким образом фундамент для организации делопроизводства всего предприятия.

При знакомстве с универсальной СУД наиболее часто задаваемый вопрос касается их отличия от программ поддержки коллективной работы, и прежде всего от Lotus Notes. Если вернуться к возможностям универсальных СУД, то можно отметить следующие свойства, отсутствующие в программах поддержки коллективной работы:

• неограниченность размера архива универсальной СУД;
• встроенная поддержка полнотекстовой индексации;
• поддержка версий и подверсий документов;
• хранение документов в архиве в исходном формате;
• ведение журналов действий пользователей.

Можно ли на основе Lotus Notes создать полноценную систему управления документами? В принципе, да, возможно, тем более что Lotus Notes имеют развитую среду разработки приложений. Кроме того, некоторые из перечисленных возможностей реализуются имеющимися на рынке приложениями для тех же Lotus Notes. Но для универсальных СУД они уже есть в комплекте! Так что, насколько такой подход будет эффективен - это еще вопрос. Lotus Notes имеют ограниченную и притом закрытую базу данных. С большими объемами информации она будет работать медленно. Тем не менее для небольших организаций с малым объемом информации, где не требуется вся мощь универсальных СУД применение Lotus Notes, Microsoft Exchange или Novell GroupWise в качестве СУД вполне оправданно. Кстати, универсальные СУД имеют, как правило, шлюзы в перечисленные программы и могут задействовать почтовые средства программ типа Lotus Notes.

Что касается специализированных систем управления документами, их можно условно разделить на две категории. Первую категорию составляют продукты, изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими системами. В основном они представлены местными разработчиками. Такие программы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т. д. К сожалению, большинство подобных приложений имеют серьезные ограничения с точки зрения их применения в корпоративной среде. Каждое из них ведет свою собственную базу данных, причем эти хранилища информации никак друг с другом не связаны. В результате затраты на поддержание общей инфраструктуры оказываются таковы, что заставляют любого непредвзятого человека усомниться в разумности подобного подхода.

Вторую категорию составляют специализированные приложения, имеющие средства интеграции с другими системами. Так, программы PDM (Product Document Management) предназначены для решения целого класса задач, связанных с проектированием изделий. С их помощью одно и то же изделие может разрабатываться сразу несколькими проектировщиками. Программы TDM (Technical Document Managenent) призваны обслуживать другой класс задач, связанных с подготовкой технической документации. В качестве примера системы категории PDM/TDM можно отметить AutoDesk WorkCenter. Разумеется, рынок предлагает и бухгалтерские, и финансовые программы, программы учета людских и материальных ресурсов с открытым интерфейсом и, самое главное, обеспечивающие интеграцию с универсальными СУД. Кстати говоря, такие приложения и модули разрабатываются не только западными, но и российскими компаниями, притом российские разработки учитывают специфику нашего делопроизводства и местные стандарты.

Если рассматривать корпоративные информационные системы и системы управления предприятием, то они обычно имеют модули для поддержки делопроизводства, но возможности многих из них весьма ограничены. Большинство универсальных СУД поддерживает интеграцию с известными системами управления предприятиями, в особенности с продуктами SAP и PeopleSoft. Беда только в том, что очень немногие отечественные предприятия согласны устанавливать КИС - пока они слишком дороги и трудно адаптируются к российским условиям.

Однако вернемся к рассмотрению универсальных СУД. В мире их имеется более десятка, но на российском рынке представлены всего три: DOCS Open компании PC DOCS, Documentum EDMS компании Documentum и DocuLive компании Siemens Nixdorf. Чтобы СУД завоевала признание на отечественном рынке, система должна иметь по крайней мере локализованный пользовательский интерфейс и сервис полнотекстового поиска с поддержкой русского языка. В представительствах западных фирм можно встретить и другие СУД, но они не локализованы и рассчитаны исключительно на английский язык.

Помимо перечисленных СУД ряд отечественных компаний продает свои собственные системы. Такие программы отвечают большинству требований, предъявляемых к СУД. Но у них есть один весьма существенный недостаток: очень малое количество наработок третьих фирм, расширяющих базовые возможности системы, а именно этим ценны Documentum EDMS, DOCS Open и DocuLive. Да и ограничений у отечественных СУД гораздо больше. Справедливости ради можно отметить, что далеко не всем требуются функциональная мощь Documentum, DOCS Open или DocuLive.

Теперь остановимся вкратце на особенностях каждой из трех универсальных СУД.

DOCS OPEN

Локализованная версия DOCS Open американской компании PC DOCS известна в России с 1995 г. До недавнего времени система DOCS Open строилась в рамках двухуровневой модели клиент-сервер (см. Рисунок 1). Новое поколение системы под наименованием DOCS Fusion соответствует трехуровневой модели с участием сервера приложений (см. Рисунок 3). В данной версии промежуточным звеном выступает сервер приложений DOCS Fusion, осуществляющий обработку запросов со стороны клиентов DOCS Fusion к архиву документов DOCS Open. Использование сервера приложения повышает производительность и масштабируемость СУД. К тому же такой подход позволяет использовать более тонкие клиенты. Клиенты предыдущих версий DOCS Open также поддерживаются, но они работают в архитектуре клиент-сервер.

Рисунок 3. Архитектура системы управления документами DOCS Fusion.

Для хранилища карточек DOCS Open/Fusion можно задействовать SQL-серверы Oracle, Microsoft SQL Server и Sybase. Хранилища документов могут быть размещены на любых сетевых файловых системах, в том числе на NetWare, Windows NT, NFS, Banyan VINES. Однако DOCS Open/Fusion ориентирована прежде всего на платформу Windows NT, и это относится не только к хранилищу документов. Во-первых, DOCS Open/Fusion может напрямую использовать базу данных пользователей NT, а, во-вторых, специальный модуль безопасности Document Sentry Agent, препятствующий доступу к документам, минуя СУД, имеется только для NT.

Сервер полнотекстовой индексации размещается исключительно на платформе Windows. В качестве модуля, отвечающего за полнотекстовую индексацию, могут быть взяты продукты компаний Verity и Fulcum. Однако эти приложения поддерживают русский язык с некоторыми ограничениями. Более требовательные заказчики могут приобрести продукт Lingvo Fulltext Retrieval российской компании ABBYY, учитывающий морфологию русского языка.

В качестве клиентских платформ для DOCS Open и DOCS Fusion в настоящее время поддерживаются Windows 95/98/NT. Для доступа к документам из браузеров Web был разработан серверный модуль CyberDOCS, осуществляющий динамическое преобразование документов в формат HTML. Сервер приложений DOCS Fusion и сервер CyberDOCS размещаются на платформе Windows NT.

Базовый комплект DOCS Open/Fusion включает модуль свободной маршрутизации DOCS Routing, программу просмотра, средства интеграции с офисными приложениями. Особый интерес представляет дополнительный модуль DOCS Unplugged для поддержки мобильных пользователей. С его помощью пользователь может забрать документы из архива DOCS Open и работать с ними, не имея связи с СУД, например в командировке. При этом в архиве документы будут заблокированы. После того как пользователь вновь подключится к СУД, документы автоматически синхронизируются с архивом.

Различные производители предлагают модули для DOCS Open, позволяющие работать с факсовыми и почтовыми программами, вводить документы со сканеров, шифровать документы, управлять технической и чертежной документацией и делать многое другое.

DOCS Open имеет прекрасную объектно-ориентированную систему для разработки приложений, а также средства организации интерфейса прикладных программ с функциями СУД.

В России внедрением DOCS Open/Fusion занимается около полутора десятков компаний, причем они не ограничиваются исключительно внедрением, а предлагают и собственные модули. Среди них мы бы хотели выделить дистрибьютора DOCS Open компанию TerraLink и Мастер-реселлера компанию "Весть", благодаря усилиям которых DOCS Open стала самой популярной универсальной СУД в нашей стране. Кстати, модуль свободной маршрутизации DOCS Routing был разработан компанией "Весть" (оригинальное название WorkRoute I), и теперь PC DOCS поставляет его в базовом комплекте DOCS Open по всему миру. Известность получили также такие отечественные разработки, интегрируемые с DOCS Open, как система документооборота Optima WorkFlow ("Оптима"), система учета договоров "АиТ:Договора" ("АиТ"), система автоматизации проектирования "Компас" ("Аскон"), система распознавания текста Fine Reader (ABBYY), система управления информацией об изделии PartY?97 ("Лоция Софт") и другие.

По мнению системного инженера TerraLink Александра Бейдера, система DOCS Open/Fusion может успешно использоваться как небольшими компаниями, так и многонациональными корпорациями. Но все же основные преимущества DOCS Open сказываются при количестве рабочих мест более 50. Цена системы на одно рабочее место зависит от количества клиентов и заказанных модулей: в базовом комплекте она составляет 500-1000 долларов в пересчете на одно место.

DOCUMENTUM EDMS

Исключительно мощная система Documentum EDMS американской компании Documentum в локализованном виде появилась в России только осенью 1997 г. Поэтому по популярности она сильно отстает от DOCS Open. Тем не менее эта система обладает качествами, благодаря которым она вполне способна потеснить на рынке других игроков.

В отличие от остальных СУД, Documentum EDMS использует объектно-ориентированный подход и базируется на концепции обобщенного документ-объекта (Docobject). Каждый такой объект состоит из четырех частей: содержимого документа; его атрибутов; связей с другими объектами и операций, проводимых над документ-объектом, в частности маршрутов его прохождения. Такое решение позволяет очень гибко оперировать документами.

Один документ-объект может содержать несколько представлений (форматов) документа, причем система автоматически синхронизирует содержимое всех представлений при изменении одного из них. Благодаря этой особенности система позволяет клиенту просматривать и аннотировать документы в формате PDF программы Adobe Acrobat Reader и Acrobat Exchange (Acrobat Exchange входит в комплект поставки Documentum EDMS).

Documentum EDMS работает в соответствии с трехуровневой моделью "клиент - сервер приложений - база документов" (см. Рисунок 4). База документов DocBase может помещать содержимое документов как в сетевую файловую систему, так и в СУБД. Атрибуты документов база DocBase хранит под управлением одного из SQL-серверов: Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase или Informix. Следует отметить, что карточки документов в Documentum EDMS не обязательны, но для удобства их обычно используют. Более того, в зависимости от прав пользователей один и тот же документ может иметь несколько карточек, показывающих только те атрибуты, которые пользователю необходимы и разрешены.

Рисунок 4. Архитектура системы управления документами Documentum EDMS.

Ядро системы образует сервер приложений DocPage. Он отвечает за обработку запросов клиентов к архиву документов. В его состав входит и сервис полнотекстовой индексации.

Доступ к документам через браузеры Web организуется с помощью сервера RightSite. RightSite позволяет формировать страницы Web на лету (из фрагментов, хранящихся в DocBase), представлять страницы в соответствии с текущими правами доступа, поддерживать корректность ссылок и т. д.

Модуль AutoRender Pro отвечает за автоматическую генерацию PDF-версий документов. DocPage Builder представляет собой набор средств по разработке приложений для управления документами в рамках Documentum EDMS. Назначение модуля Spider состоит в обслуживании сервера RightSite.

Отличительной особенностью Documentum EDMS является наличие нескольких типов клиентских мест.

WorkSpace - средство управления для координаторов СУД, т. е. привилегированных пользователей, задача которых состоит в организации работы других пользователей и определении логики работы системы.

SmartSpace предназначен для рядовых участников делопроизводства и имеет все средства интеграции с прикладными программами.

ImageViewer рассчитан на потребителей документов, не имеющих непосредственного отношения к процессу делопроизводства. Данный клиент предоставляет возможность просмотра и аннотирования документов.

SmartSpace Intranet и ViewSpace Intranet являются аналогами Smart-Space и ImageViewer, но предназначены для работы через браузеры Web.

Documenum EDMS поддерживает клиентов на платформах Windows 95/98/NT, Macintosh и X-терминалов.

В базовую поставку Documentum EDMS входит достаточно мощный сервис жесткой маршрутизации, поэтому у заказчиков обычно не возникает желания переходить на другой продукт.

Для Documentum EDMS разработано огромное количество модулей, но, к сожалению, практически все они не локализованы. Тем не менее ситуация постепенно меняется к лучшему.

В России поставкой и внедрением данной СУД занимаются три фирмы: SWD RealTime System (г. Санкт-Петербург), системный интегратор TopS Systems Integrator и компания "Весть". Уже имеется опыт внедрения системы на уровне крупного предприятия.

По словам консультанта компании TopS Альберта Бертякова, Documentum EDMS предназначена для средних и крупных компанией, особенно со сложной гетерогенной средой. Стоимость СУД в зависимости от количества клиентов составляет от 700 до 1500 долларов в пересчете на одно рабочее место.

DOCULIVE

СУД DocuLive была первоначально разработана норвежским отделением немецкого компьютерного гиганта Siemens Nixdorf для нужд норвежской армии. Довольно неожиданно эта система была весьма высоко оценена специалистами. Локализованная версия DocuLive появилась в России летом 1998 года.

Уникальной особенностью DocuLive является то, что она поставляется в исходных кодах. И это в базовом комплекте серьезного коммерческого продукта! Исходные тексты позволяют заказчикам без проблем подстраивать систему под свои нужды, разрабатывать свои собственные компоненты и даже изменять логику работы системы.

Система DocuLive работает в соответствии с двухуровневой моделью клиент-сервер (см. Рисунок 5). Карточки документов и папок хранятся на SQL-сервере (Oracle, Microsoft, Sybase, Informix), а документы - на файловом сервере. В отличие от других систем, доступ к содержимому документов может осуществляться не только с помощью сетевой файловой системы, но и по FTP. Кроме того, документы могут храниться в базе SQL-сервера в виде двоичных объектов.

Рисунок 5. Архитектура системы управления документами DocuLive.

Для DocuLive предлагаются следующие модули, которые могут быть установлены в соответствии с пожеланиями заказчика:

• DocuLive Basic;
• DocuLive View;
• DocuLive WorkFlow;
• DocuLive Scan;
• DocuLive Full Text Search;
• DocuLive for WWW.

Базовым является модуль DocuLive Basic. Он обеспечивает описание структуры пользователей и баз данных, а также регламентирует доступ пользователей в соответствии с ролевыми назначениями. Ролевой доступ определяется в трехуровневой среде "организация - подразделение - сотрудник". Модуль формализует организационно-штатную структуру заказчика и реализует свободную схему маршрутизации документов и работ. Кроме DocuLive Basic все остальные модули являются дополнительными.

Модуль Document View предназначен для просмотра документов в стандартных форматах различных приложений. Однако выбор средств просмотра этим не ограничивается, кроме того, более мощные модули, в частности продукты компании Rasterex, предусматривают возможность аннотирования.

Модуль DocuLive WorkFlow отвечает за документооборот. Российским заказчикам предлагается использовать продукт WorkRoute II, разработанный компанией "Весть" и обеспечивающий жесткую маршрутизацию.

Дополнительный модуль DocuLive Scan служит для ввода графических изображений со сканера. В русском варианте распознавание текста осуществляется с помощью продукта Fine Reader компании ABBYY.

Модуль DocuLive Full Text Search предоставляет сервис полнотекстовой индексации. Российские заказчики могут воспользоваться продуктом Lingvo Full Text Retrieval компании ABBYY, учитывающим морфологию русского языка и поддерживающим нечеткий поиск.

За организацию работы с документами в среде Intranet/Internet отвечает модуль DocuLive for WWW.

Помимо встроенной электронной почты DocuLive имеет и шлюзы в распространенные офисные системы электронной почты.

В отличие от других СУД, на клиентских машинах DocuLive устанавливается одна-единственная программа (помимо средств интеграции с прикладными программами). Однако интерфейс, элементы меню и функции внутри этой программы меняются в зависимости от прав пользователя и установленных модулей. Клиентами DocuLive могут быть только компьютеры Wintel, вместе с тем выбор серверных платформ достаточно разнообразен. Доступ через Web может осуществляться с любого компьютера, оснащенного просмотровой программой-браузером.

В России поставкой и внедрением данной СУД занимаются три фирмы: ABBYY, "Весть", "ЭЛКО Технологии". Они проделали огромную работу по локализации и адаптации DocuLive к местным условиям.

По мнению старшего управляющего компании ABBYY Арама Пахчаняна, DocuLive рассчитана на средние и крупные предприятия с числом участников делопроизводства от нескольких десятков до многих тысяч человек. Стоимость DocuLive зависит от количества заказанных модулей и числа клиентов и составляет 400-1000 долларов на одно рабочее место.

ВНЕДРЕНИЕ СУД

Благодаря поддержке таких отраслевых стандартов, как ActiveX, OLE Automation, ODMA, ODBC, MAPI, универсальные СУД сравнительно легко интегрируются с прикладными программами. Но все же внедрение подобной системы на предприятии может оказаться далеко не простым делом. Чтобы получить ощутимую отдачу, во-первых, организацию работы с документами на предприятии следует предварительно подвергнуть тщательному анализу, а, во-вторых, процесс делопроизводства может потребоваться частично реорганизовать. Все это стоит значительных денег, порой сопоставимых с ценой СУД. Хотя перечисленные СУД являются в большей мере "коробочными" изделиями, их доводка в соответствии с требованиями заказчика требует определенных усилий. Правда, СУД легко адаптируется к разным условиям, но проблема все равно остается. Интеграторы СУД как раз и призваны решать эти задачи. Проще и дешевле иметь дело с ними, чем заниматься внедрением продукта самостоятельно или, что еще менее эффективно, пытаться разработать свою собственную систему делопроизводства, как это привыкли делать на отечественных предприятиях.

Но и выбор конкретной СУД может оказаться нелегким и потребовать привлечения специалистов. К примеру, "Весть" - компания уникальная в том смысле, что она занимается внедрением всех трех универсальных СУД. На вопрос, как они могут одновременно поставлять прямо конкурирующие системы, сотрудник "Вести" Валерий Климов ответил, что, хотя системы в некоторых областях действительно конкурируют, каждая из них имеет свою специфику. И задача заказчика (и интегратора) выбрать такую систему, чтобы она в полной мере решала поставленные задачи в области делопроизводства и при этом не была избыточной.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проблемы автоматизации делопроизводства были и всегда останутся актуальными для большинства организаций. Одним подойдет система коллективной работы, другим - специализированная СУД. Кому-то может показаться, что СУД стоят дорого. А разве рачительно использовать компьютеры в 1500 долларов в качестве печатающих машинок? Или задействовать сетевую среду, по стоимости сопоставимую с вычислительной техникой, лишь для копирования файлов? Универсальная же система управления документов позволяет решить проблему организации делопроизводства на средних и крупных предприятиях. На Западе СУД весьма популярны. Будем надеяться, что они заинтересуют и отечественные предприятия.

В этой статье мы затронули лишь малую толику возможностей универсальных СУД. Заинтересованные читатели могут обратиться к более детальному анализу этих систем. В первую очередь мы рекомендуем обратить внимание на специализированную газету "Электронный офис" компании "Весть" (http://www.vest.msk.ru/eo), посвященную проблемам управления документами, ведению архивов документов и всем смежным вопросам. Для более конкретного знакомства с заинтересовавшими его системами читатель может посетить серверы Web производителей и интеграторов СУД (см. Таблицу).

Константин Пьянзин - обозреватель LAN. С ним можно связаться по электронной почте: [email protected] .

Ресурсы Internet

Универсальные системы управления документами

Управление документами - важная составляющая общего процесса управления организацией. Система управления документами позволяет установить общие правила работы с документами и их хранения, обеспечивающие эффективную работу и системы качества, и самого предприятия.

Из статьи вы узнаете:

Что такое система управления документами

Определение термина «управление документами» содержится в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Этим регламентом управление документами определяется как совокупность последовательных и эффективных действий, направленных на создание, использование, хранение и уничтожение документов юридического лица с целью подтверждения и для обоснования проведения деловых и управленческих операций.

От качества документов, которые генерируются в организации, от того, насколько быстро и эффективно обрабатываются входящие документы, во многом зависит качество и эффективность ее деятельности. Обеспечивая качество документации и работы с ней, организуя эффективную систему управления документами, предприятие обеспечивает высокую производительность труда, качество выпускаемой продукции, предоставляемых услуг.

Область управления документами не должна ограничиваться каким-то одним или несколькими их видами. Правила и требования обработки, хранения и уничтожения для каждого вида документации должны быть единообразными. В задачи службы ДОУ должны входить контроль и обеспечение оперативного хранения той документации, которая находится в подразделениях. Сотрудники должны уметь формировать документы в дела и строго придерживаться порядка их передачи на архивное хранение.

Внедрение системы управления документами организации подразумевает высокую степень регламентации требований по работе с документами. Но следует учесть - чем строже будут выполняться установленные правила, чем больше внимания служба ДОУ будет уделять формированию, распространению и совершенствованию методологии делопроизводства , тем выше будет качество и эффективность обработки документов. Это означает, что будет сокращаться время прохождения и принятия управленческих решений и повышаться их оперативность, обеспечивая повышение производительности.

Организация оперативного управления документами

Первоначальной задачей управления документами является классификация тех видов документации, которые имеют хождение на конкретном предприятии. Это, в том числе, определяется той отраслью экономической деятельности, в которой оно работает, а также основных видов его производственной деятельности, масштабами и локальными регламентами.

Документация, входящая в систему управления документами организации, может подразделяться на следующие виды:

1. нормативная;
2. организационно-распорядительная;
3. технологическая;
4. финансово-бухгалтерская;
5. конструкторская;
6. кадровая (документы по личному составу);
7. закупочная;
8. информационно-справочная.

Эти виды объединяют все основные документы управления, обеспечивающие непрерывность, эффективность и легитимность деятельности организации.

При этом некоторые виды документов имеют свои специфические особенности составления и обработки. Эти особенности, которые нужно будет учесть при управлении документами в зависимости от их вида, также могут определяться спецификой производственной деятельности предприятия.

Обратите внимание! Особенности составления и обработки документов в организации также могут определяться и субъективными факторами - требованиями контрагентов или руководства предприятия.

Далее, разрабатывая систему управления документами в организации, необходимо определить, какие конкретно документы будут входить в каждый из перечисленных видов и какая схема управления будет использоваться при их обработке, хранении и уничтожении. Для каждой группы необходимо подобрать свои средства управления документами, обеспечивающие максимальное качество работы с ними.

С этой целью нужно определить порядок обработки документов одного наименования, выявить те группы, обработка которых осуществляется по общим алгоритмам. Это позволит для управления документами выделить и использовать только несколько однотипных схем обработки и движения, установить общие правила для каждой из этих схем.

Внедряемая на предприятии система управления документами не должна затруднять работу отдельных его служб.

Необходимо проконтролировать, насколько процесс управления документами на предприятии отвечает требованиям национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Некоторые из требований, установленных данным стандартом, могут оказаться неприменимыми к отдельным видам документации. Также нужно проверить соответствие системы управления документами тем требованиям, которые законодательство устанавливает в отношении бухгалтерской, налоговой и кадровой отчетности.

На завершающем этапе нужно будет дополнить систему управления нормативными документами теми обязательными действиями, которые предусмотрены на уровне федерального законодательства, отраслевых стандартов. При возможности, нужно выбрать такой метод выполнения требований регламентов, который в максимальной степени будет соответствовать специфике деятельности компании и ее техническим возможностям. Например, уничтожение документов небольшая компания может производить своими силами в соответствии с установленными правилами, а крупная - осуществлять эту работу на договорной основе.

Внедрение системы управления документами в организации

Чтобы система управления документами в организации действительно работала эффективно, управленческий персонал должен пройти соответствующее обучение и изучить технологию работы с документами. Эта технология во-многом будет зависеть от того, какая форма организации делопроизводства применяется на предприятии:

централизованная , при которой вся работа с документацией поручается службе ДОУ;

децентрализованная , при которой в каждом структурном подразделении имеется свой делопроизводитель, назначенный приказом;

смешанная , когда обязанности по обработке документов разделены между службой ДОУ и структурными подразделениями.

Чаще всего на практике применяется смешанная форма организации делопроизводства и управления документами, как наиболее удобная и обеспечивающая необходимую оперативность. Но это подразумевает необходимость обучения сотрудников и осуществления постоянного контроля над тем, как ими выполняются требования, установленные системой управления документацией.

Основным документом обеспечения управления документацией может стать локальный нормативный акт, которым будут установлены регламенты обработки всех групп документов, используемых в организации. Это положение или инструкция, разработанная при активном участии службы делопроизводства, будет содержать образцы документов, с которыми в качестве примера всегда может ознакомиться любой сотрудник. Использование готовых шаблонов и форм также сделает их работу более комфортной, поскольку в шаблоне уже будут отражены все требования к оформлению и структуре данного вида деловых бумаг.

Обратите внимание! Сотрудникам компании необходимо обеспечить доступ к актуальной версии локального акта, регламентирующего вопросы управления документами в организации.

Внедрение грамотного подхода может помочь обеспечить и служба управления персоналом - документы, с которыми работник будет знакомиться при приеме на работу, могут включать в себя инструкцию по работе с документацией. С новым сотрудником также может проводится вводный инструктаж, примерный перечень его вопросов представлен ниже.

Все сотрудники компании, работающие с документацией, должны иметь копию локального акта, которым определены и документально зафиксированы основные принципы политики в области управления документами.

Контроль над тем, как выполняются положения этого акта, регламентирующего процесс управления документами, может осуществлять секретарь организации или сотрудник службы ДОУ. При этом могут использоваться такие формы, как:

Контроль соблюдения правил оформления документов, их соответствия требованиям стандартов. При обнаружении несоответствия, документы должны возвращаться исполнителям на доработку и исправление. Для некоторых видов документов, перечень которых будет установлен инструкцией, подписание может осуществляться только после согласования со службой ДОУ;

Контроль исполнения документов, соблюдения сроков, установленных локальным нормативным актом или инструкцией;

Контроль над тем, как ведется делопроизводство в структурных подразделениях, как соблюдаются правила оперативного хранения документации, требования к порядку формирования дел и передаче их в архив.

Если система управления документами внедряется в крупной организации, есть смысл поручить контрольные функции специально созданной комиссии, в состав которой войдут представители службы ДОУ, секретарь, архивариус, компетентные сотрудники.

Пример приказа о создании такой комиссии приведен ниже.

«Как организовать систему управления документацией, чтобы получить максимум от того, что она может дать?» - этим вопросом в первую очередь задаются разработчики документации по стандартам и прочим регламентным документам в области деятельности, которую в целом обозначают термином «Управление документацией».

Анализируя мероприятия,необходимые для внедрения системы управления документацией, можно выделить следующие их группы:

• организационно-методические мероприятия;
• технические решения;
• принятие необходимого законодательства.

Опыт компании «ИнтерТраст» (http://www.intertrust.ru) по внедрению систем электронного документооборота показывает, что разработка технического решения, отвечающего всем традициям и требованиям законодательства, и предоставление такого решения клиенту - лишь один из этапов полноценного создания системы управления документацией. Дополнительно требуется провести ряд организационно-методических мероприятий, часть которых связана со сбором данных для настройки системы под конкретную организацию, а другая часть - с анализом деятельности и составлением необходимых регламентов. Кроме того, совершенно необходим этап обучения персонала навыкам работы с техническими средствами по разработанным регламентам и правилам.

Существует ряд документов, регламентирующих построение систем управления документацией и определяющих основные требования к ним. Один из наиболее авторитетных - международный стандарт по управлению документацией ИСО 15489 «Информация и документация - Управление документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation - Records management). Основываясь на указанном документе, можно выделить несколько основных требований к системам управления документами (они приведены во врезках), позволяющих построить эффективную систему управления документацией. Какое применение они находят в современных программных решениях, как реализуются на практике?

Адаптация продукта

Для реализации приведенных выше требований система управления документами должна обладать развитыми возможностями настройки под конкретного заказчика (это продиктовано особенностями документооборота у разных организаций). Иногда в ходе настройки программного решения сам процесс сбора необходимой информации заставляет сотрудников компании-заказчика корректировать существующее положение дел и искать пути его усовершенствования.

Рассмотрим конкретный пример - заполнение справочника «Структура организации» (рис. 1). Может возникнуть вопрос: "Что тут сложного? Ведь есть штатное расписание…" А если документооборот планируется в рамках холдинга, в который входит до 100 юридических лиц, причем ни один человек не владеет полной информацией о взаимоотношениях между этими юридическими лицами? Ситуацию может осложнять и тот факт, что должности де-юре не соответствуют должностям де-факто, а весь этот холдинг образует единую организацию, разделенную на юридические лица по неким формальным признакам. Сбор информации для описания структуры организации для целей документооборота дает возможность осознать фактическую структуру деловых отношений внутри организации и построить документооборот, соответствующий реальным нуждам сотрудников и руководства.

Рис. 1. Заполнение справочника «Структура организации».

То же самое относится к видам документов, системам нумерации и классификации. Например, последовательная нумерация документов при регистрации выполняется при помощи специальных программ-счетчиков. Вид присваиваемого номера формируется в конструкторе номера документа (именно так это реализовано в системе электронного документооборота CompanyMedia, разработанной компанией «ИнтерТраст»). Когда в одном месте собрано описание всех видов присваиваемых номеров, легко осознать необходимость введения некого внутреннего стандарта для такого номера, что в итоге приводит к созданию единой системы классификации документов внутри организации.

Технические возможности предоставления прав доступа к документам, заложенные в системе управления документами, должны позволять организовать доступ таким образом, чтобы с документом работали только те сотрудники, кому это действительно нужно, а другие просто его не видели. Так, в системе CompanyMedia при создании документа доступ к нему имеет автор и тот, кому этот документ адресован. Доступ получает делопроизводитель, который документ регистрирует. При необходимости другим сотрудникам может быть предоставлен доступ «на чтение» или «на редактирование». Все это касается текущей документации; если же речь идет о документах долгого срока действия, для организации доступа используется система назначения «читателей» и «редакторов» для специально организованной системы виртуальных папок «Каталог».

Необходимость создания настроек для базы «Каталог» (описание настроек готовит консультант «ИнтерТраст») заставляет сотрудников заказчика собрать информацию о существующих правилах предоставления доступа для их анализа и необходимого совершенствования. Кроме того, CompanyMedia поддерживает режим назначения «ролей», когда определенные функции и данные доступны сотруднику, исполняющему некоторую роль, и недоступны всем остальным. Так, право регистрировать документы имеют только сотрудники, назначенные на роль «делопроизводитель».

Сроки хранения

Определение сроков хранения документов всегда относилось к прерогативе специалистов документационного обеспечения управления, которые руководствовались законодательством (в основном «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций»).

В настоящее время система определения срока хранения значительно усложнилась. Сроки хранения могут регламентироваться и другими законами, например, «Законом о бухгалтерском учете». При введении системы управления документацией на уровне менеджмента качества необходимо учитывать интересы всех заинтересованных сторон. Законодательство определяет минимальные сроки хранения документов. Реальные же сроки хранения необходимо устанавливать по принципу риска менеджмента: «что может произойти, если документы будут утрачены?»

Пример. Согласно законодательству, первичные бухгалтерские документы должны храниться пять лет. Но если они являются основанием возникновения убытков, хранить их следует 10 лет, так как по налоговому учету списание таких убытков должно проводиться в течение 10 лет. Налоговая проверка, которая имеет право затребовать эти документы, может проводиться за три предыдущих года. Если же, предположим, убытки возникли вследствие списания дебиторской задолженности (и это произошло через три года после факта затрат), то необходимый срок хранения затягивается на 16 лет! А если документов не будет - вывод налоговой инспекции о необоснованном списании расходов на себестоимость, занижение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, штрафы за неуплату налогов и пени за весь период неуплаты…

Итак, нужно четко провести границу: как по возможности раньше избавиться от документов, которые уже стали ненужными, и сохранить то, что действительно необходимо? Для этого в системе управления документами может быть реализован технический инструментарий для оперативного сбора мнений заинтересованных сторон о сроках хранения документов. Например, в системе CompanyMedia имеется база «Согласование», в которой создаются и хранятся электронные листы согласования, назначения списка согласующих, мнения согласующих. Законодательные требования и дополнительные внутренние регламенты, определяющие сроки хранения, могут быть собраны в одной из баз для хранения документов, с назначением ответственных за регулярное поддержание их в актуальном состоянии. Общую картину, касающуюся сроков хранения документов, можно просмотреть в базе данных «Номенклатура дел», в которой можно проставить ссылки на необходимые нормативные документы.

Организация архивного хранения документов в CompanyMedia построена на ежегодном (в соответствии с российскими правилами ведения делопроизводства) переводе баз текущего года в статус «Архивные», когда все данные становятся доступными только на чтение и новые документы в базу не добавляются. При появлении новых версий программы и изменении форматов хранимых документов архивные базы модифицируются наравне с действующими, что позволяет сохранять доступность и читаемость документов с течением времени.

Архитектура решения

Одна из проблем, возникающих при построении системы управления документами для территориально распределенной структуры (когда подразделения одной компании находятся в разных местах, иногда за тысячи километров друг от друга), - как исключить потерю документов при их передаче. В этом случае в системе управления документами может быть реализован такой механизм передачи данных, как реплицирование. Это специальный механизм поддержки копий баз данных, расположенных на разных серверах, в состоянии, когда их содержание идентично. Процессы передачи информации и сравнения будут продолжаться до тех пор, пока сравнительный анализ не покажет полную идентичность содержания. Сотрудники, работающие с системой, подключаются к одному из серверов и работают с одной из реплик; с точки зрения пользователя это выглядит так, как если бы все сотрудники работали с одними и теми же документами. Передача документа из физического действия превращается в предоставление доступа (к примеру, так это реализовано в системе CompanyMedia).

Основной принцип, заложенный в архитектуру CompanyMedia, - модульность (рис. 2). Виды модулей, которые могут быть включены в систему, проектируемую для конкретного заказчика, разработаны в соответствии с традициями российского делопроизводства и требованиями законодательства. Базовый модуль «CompanyMedia-Делопроизводство» включает в себя базы для регистрации и работы с группами документов: входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные. По желанию заказчика в систему могут быть добавлены модули «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Заседания», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Клиенты и контакты», «CompanyMedia-Управление персоналом» и т. д. Могут также быть разработаны дополнительные специализированные модули, например, «CompanyMedia-Обращения граждан».

Рис. 2. Архитектура CompanyMedia базируется на принципе модульности.

Разработка компании «ИнтерТраст» предоставляет нужный инструментарий для управления документацией, а в процессе внедрения специалисты компании могут разработать все необходимые инструкции и регламенты.

Из международного стандарта по управлению документацией

Достаточно ли всего этого, чтобы работа по постановке управления документацией устраивала заказчика? Как показывает практика, нет. Проблема кроется в том, что туманно формулируется как «деловые правила» (зачастую под ними подразумеваются деловые процессы в организации, которые требуют автоматизации либо перехода на другую систему, в большей степени удовлетворяющую потребности клиента).

Чтобы определить «болевые точки» заказчика, нужно обратиться к опыту его ИТ-специалистов, в частности, проанализировать, какие автоматизированные системы были ими разработаны и для решения каких задач. Чем отличаются программы, которые стихийно пишутся клиентом, от «коробочных «продуктов», разрабатываемых ИТ-компаниями? Что вынуждает доделывать и переделывать, казалось бы, высококачественные, но «самописные» программные продукты? «Самопальные» программы пишутся тогда, когда есть процесс, требующий оперативного предоставления некоего объема информации - причем специфического.

Пример. Типография работает с нестандартными заказами (сувенирная продукция). В момент оформления заказа необходимо собрать данные о ценах на исходные материалы, о технологии работы (чтобы просчитать стоимость работ), о текущей загрузке производства, чтобы назначить срок исполнения, об истории взаимоотношений (может быть, заказчик еще прошлый заказ не оплатил, или, наоборот, ему пора давать скидки?). Нужно подсчитать цену с учетом всех условий и необходимой нормы прибыли. Далее пойдет оформление макета, договора, финансовых документов и прочее. И только собрав всю информацию, можно принять решение, выполнять заказ или нет, устраивает заказчика цена или нет.

Для организации действительно качественной работы необходима не только полнофункциональная, разработанная профессионалами в соответствии с государственными стандартами система управления документами, но и работа как с финансово-бухгалтерскими системами (или ERP), так и с системами управления отношениями с заказчиками (CRM).

Почему нужны именно разные системы? Выполняя разные функции, они в комплексе решают задачи организации (ERP - получение информации о ценах, формирование финансово-бухгалтерских документов; система управления документами - передача пакета документов, необходимых для выполнения заказа, планирование его выполнения и контроль хода исполнения). Различие между системами связано с методами обработки данных. В ERP-системах данные хранятся и обрабатываются как структурированные (условно: представляемые в виде связанных таблиц). Системы управления документами работают с неструктурированными данными - текстами и разнообразными файлами, причем часть информации (реквизиты документов) может храниться в структурированном (подобном табличному) виде. Основное деление потоков информации происходит по признаку, какие именно данные нужны для данного бизнес-процесса - структурированные или неструктурированные. Работу со структурированными данными берут на себя системы управления ресурсами, неструктурированными - системы электронного документооборота.

Пример. Накладная на отгрузку товара - документ, который может участвовать в нескольких бизнес-процессах организации. Для передачи товара покупателю документ должен быть распечатан, подписан и согласован со всеми необходимыми инстанциями (например, с финансовой службой - оплачен ли данный товар, а если нет, возможен ли отпуск в кредит). На бумажном документе покупатель расписывается в получении, на нем ставятся печати, и в дальнейшем этот документ может понадобиться именно в таком виде - для предъявления судебного иска или для подачи в налоговую инспекцию. Одновременно данные о количестве и стоимости отгруженного товара и информация о покупателе нужны в структурированном виде - для подсчета складских остатков, объема продаж, расчетов с покупателями и т. д. Поэтому документ (накладную) можно зарегистрировать в системе электронных документов (СЭД) как электронный документ с хранением отсканированного образа и одновременно ввести в систему управления ресурсами в виде набора структурированных данных.

Конкретное сочетание систем определяется отраслевыми и индивидуальными особенностями бизнес-процессов и схем управления конкретного предприятия. Что мы получаем в итоге? Если при работе «самопальной» программы обеспечивалось оперативное принятие решения (например, о том, брать ли заказ, в зависимости от его цены), а после внедрения дорогостоящих ERP и СЭД принятие этого решения усложняется, у заказчика появляется ощущение, что деньги потрачены зря, хотя вся необходимая информация в системе, скорее всего, присутствует.

Для решения проблемы может потребоваться интеграция систем, дополнительная настройка. Искусство внедрения даже типовых систем - это умение видеть «болевые узлы» заказчика и решать его проблемы, даже если он их еще не осознал. Вот тогда можно сказать, что при внедрении системы документооборота соблюдается первое правило менеджмента качества - клиент должен получить больше того, что он ожидает.

Как указывалось ранее, в российской терминологии в области документирования и работы с документами используют термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Хотя в соответствии с российским терминологическим стандартом в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98) эти термины являются синонимами, традиционно понимается, что делопроизводство выполняет технические функции в работе с документами, а ДОУ - вспомогательную функцию при управлении организацией.

В практике развитых стран для обозначения деятельности в этой области применяют термин «управление документами», что, несомненно, отражает возрастание роли документов в жизни современного предприятия.

Опыт стран, применяющих принципы управления документами в деятельности организаций, использован и закреплен в международном стандарте ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами», положения которого рассмотрены в пособии. В 2007 г. планируется принятие аналогичного российского стандарта по управлению документами (ГОСТ Р ИСО 15489), который будет являться переводом международного.

В стандарте ИСО 15489 управление документами - одна из функций управления и область управления, которая обеспечивает контроль создания, получения, использования и хранения в форме документов доказательств и информации о деловой активности и отдельных управленческих операциях.

В целях управления документами в организации проектируют, внедряют и поддерживают в актуальном состоянии систему управления документами.

Понятие «система» в стандарте ИСО 15489 используется в широком смысле, оно включает людей и процессы наравне с инструментами и технологиями . Для создания системы необходимо:

• организовать работу (установить полномочия, обязанности и ответственность) службы ДОУ, а также руководителей и сотрудников предприятия, создающих и использующих документы;
• оптимизировать работу с документами (их регистрацию, классификацию, включение в информационную систему, установление порядка и сроков хранения документов, обеспечение их сохранности и т.д.);
• выбрать и внедрить эффективные технологии работы с документной информацией на всех этапах ее жизненного цикла;
• разработать и утвердить локальные нормативно-методические акты, регламентирующие все участки работы со всеми видами и форматами документов предприятия.

Стандарт применим и при использовании традиционных

методов ведения «бумажного» документооборота. Но, в первую очередь, он будет полезен организациям, внедряющим технологии работы с электронными документами и системы автоматизации ДОУ.

При разработке системы управления документами учитывают цели, задачи и функции организации, ее структуру, правовую, управленческую и политическую среду. Каждую управленческую функцию, все действия и операции рассматривают с точки зрения их потребности в документах. При этом определяют требования к документам, а также когда, как и где документы включают в систему управления документами. Анализируют критические факторы и существующие недостатки, связанные с управлением документами.

В соответствии с ИСО 15489 к системе управления документами предъявляют следующие требования:

• поддерживать свойства документа (аутентичность, надежность, целостность, пригодность для использования, см. п. 1.4), необходимые для выполнения им управленческой и правовой функций;
• надежность, т.е. способность системы к длительной работе в соответствии с установленными правилами.

С этой точки зрения система должна:

• - включать все документы в той области, которую она обслуживает;
• - организовывать документы так, чтобы были отражены бизнес-процессы, в которых участвует создатель документов;
• - защищать документы от несанкционированного изменения, отбора на хранение или уничтожение;
• - быть способной выполнить функцию главного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;
• - обеспечивать доступ к относящимся к определенному вопросу документам и их метаданным;
• целостность, т.е. защищенность системы от изменений в результате несанкционированного доступа, уничтожения, изменения или удаления документов.

Это достигается применением контрольных мер (например, мониторинг доступа, верификация пользователей, мероприятия по обеспечению безопасности и т.д.), которые могут быть внутренними или внешними по отношению к системе;

• соответствие нормативно-правовым и деловым требованиям;
• полнота, т.е. управление всеми документами, образующимися во всех сферах деловой активности организации или в ее подразделении ;
• упорядоченность, т.е. должны быть регламентированы порядок и методология создания, хранения и управления документами.

Хотя описываемые в ИСО 15489 процессы работы с документами в целом реализуются и в отечественных технологиях ДОУ, принципы и методология управления документами, изложенные в этом стандарте, не только позволяют более глубоко интегрировать работу с документной информацией с управленческой процессами, но и соответствуют современным подходам к управлению предприятием. Несомненное достоинство международного стандарта - то, что он вводит единые правила работы со всеми документами, создающимися в деятельности организации, причем эти правила учитывают особенности создания, использования и хранения электронных документов и предполагают разработку и внедрение автоматизированных систем управления документами.

Контрольные вопросы

• 1. Что понимают под «управлением документами» и «системой управления документами» в международном стандарте ИСО 15489?
• 2. Какие требования к системе управления документами устанавливает стандарт ИСО 15489?

• Область применения ИСО 15489 шире, чем Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), включающей лишь организационно-распорядительные документы.

Назначени е – автоматизация всего комплекса работы с документами.

Цели: 1. Повышение производительности труда.

2. Повышение оперативности в работе с документами.

2. Расширение возможностей справочного обслуживания (вопросы, связанные с документом).

3. Улучшение качества подготовки, обработки и воспроизведения документа

4. Улучшение контроля за движением и исполнением документов.

Факторы, определяющие технологию обработки документов.

1. Вид документа (тип носителя информации, структура документа).

2. Требования жизненного цикла документа (частое копирование, частые изменения, редкое использование, секретный документ).

3. Традиции организации.

4. Текущее представление исполнителей о возможностях современных систем управления.

СУД – система управления документами.

Перед внедрением СУД должен проводиться системный анализ деятельности учреждения.

Результатом системного анализа являются:

1. Основные задачи организации

2. Уровни организационной структуры.

3. Группы пользователей и их информационные запросы.

4. Этапы жизни документов и ответственные службы.

5. Схема функционирования системы (информационные потоки).

6. Состав и структура БД, моделирующей организацию.

7. Формы предоставления входных и выходных данных.

Основные задачи СУД.

1. Классификация документов.

2. Размещение документов.

3. Предоставление пользователям интерактивного (диалогового) доступа к документам.

Конкретное содержание и важность задач СУД определяется на основе анализа модели деятельности организации - организованной совокупности взаимосвязанных процессов (деловых процессов).

Функциональная характеристика СУД.

Ввод документов в систему.

1. Документ возникает (порождается) внутри организации. Используются штатные средства (ПО для создания и обработки документов) текстовые, графические редакторы, программные компановки видео и звуков.

2. Документ поступает из внешней среды.

В электронном виде – может возникнуть необходимость конвертирования в кодировке и в формате, принятые в исполнительной СУД.

В бумажном виде.

Сканирование – получение изображений документа в электронном виде.

апапаапп

авппавпа

Распознование – с разделением текстовой и графической составляющей документа по файлам соответствующих форматов.

Ввод большого количества бумажных документов (библиотеки, издательства, архивы, налоговые).

Проблема ввода документов в СУД решается дешевле, проще и адекватнее путем реорганизации деятельности учреждения таким образом, чтобы вновь создаваемые документы формировались сразу в машинном виде.

2.33.Оперативное и архивное хранение документов (надёжность хранения, стоимость хранения, миграции документов между устройствами хранения).

Способы обеспечения надежности хранения.

1. Избыточность хранения.

2. Территориальная распределенность хранения.

3. Архивация документов.

4. Восстановление документов в случаях их непредвиденного уничтожения.

Стоимость хранения документов на устройствах различных типов.

1. Жесткие диски.

2. Оптические диски.

3. Магнитные ленты.

4. Дискеты.

5. Микрофиши.

Минимизация стоимости хранения достигается с помощью миграции документов между устройствами хранения (автоматически). Чем реже используется документ, тем на более дешевом и медленном устройстве он должен храниться.