Директор уходит в отпуск приказ. Право подписи во время отпуска директора

Вопрос о том, может ли директор, находясь в отпуске, подписывать документы, возникает очень часто. Действительно, это распространенная проблема, так как несоблюдение правил легко может привести к аннулированию документов.

Общая информация

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все работники без исключения. Это касается и руководителя предприятия. Он может оформить его через 6 месяцев после вступления в должность. Но в статье 122 ТК РФ сказано, что директор имеет право взять выходные раньше указанного срока по соглашению сторон.

О начале отпуска ему должны сообщить за 2 недели. Что касается оформления документов, то это зависит от многих факторов. Например, от того, кто конкретно в организации занимается предоставлением отпусков руководителям. Если это обязанность учредителей компании, то обязательно должен быть составлен протокол общего собрания.

В некоторых случаях (когда начальник является наемным работником), он обязан написать заявление на имя владельца, акционеров и т. д. Естественно, если руководитель является соучредителем фирмы, составлять заявление не нужно.

Также оформляется приказ, составленный в произвольной форме. Унифицированную форму документа Т-9 в данном случае использовать нельзя, так как ее должен подписывать руководитель. Если отпуска начальникам на фирме предоставляет директор, то он оформляет свой отпуск самостоятельно.

Справка: таким же образом осуществляется отзыв руководителя из отпуска. Его оформляют учредители или он сам.

Кто имеет право

Согласно законодательству у директора большое количество обязанностей, среди которых находятся:

  • представление организации перед третьими лицами;
  • оформление доверенностей на представление интересов компании;
  • заключение сделок;
  • издание приказов о назначении сотрудников, переводе, увольнении и т. д.

Если директор в отпуске, то кто подписывает документы? Ответ на этот вопрос довольно простой. В случае, когда у начальника есть заместитель, то право подписи на этот период переходит к нему. Это должно быть обозначено в трудовом соглашении. Считается, что раз эти полномочия содержатся в договоре, то составлять приказ и доверенность не нужно. Но для того, чтобы в дальнейшем не возникло проблем, лучше оформить документы. Сделать это можно один раз, чтобы при отсутствии директора его обязанности мог спокойно выполнять заместитель.

Отдельно стоит сказать о сотруднике, выполняющем обязанности директора по приглашению. Трудовое законодательство не содержит сведений о такой должности. По сути, ее не существует. Но есть такое понятие, как «временное выполнение обязанностей». То есть, пока руководитель будет находиться на отдыхе, его может заменить другой работник.

Но тогда осуществляется совмещение обязанностей и это также должно быть закреплено документально. Если на предприятии нет заместителя и лица, совмещающего обязанности, то директор лично должен передать свои полномочия третьему лицу. Для этого работника временно переводят на должность руководителя.

Есть и еще один вариант – оформление срочного соглашения. То есть, приглашают временного сотрудника, исключительно, для замещения директора на период отпуска. Сейчас подобные услуги предлагает большое количество специализированных компаний. Их работники заменяют руководителей во время длительного отсутствия на рабочем месте.

Все без исключения оформления должны быть осуществлены на основании приказа начальника. А если лицо, исполняющее обязанности директора, будет иметь дело с третьими лицами, то на него обязательно оформляется соответствующая доверенность. Нотариально заверять документ не нужно, достаточно подписи и печати директора.

Оформление

Итак, на время отпуска руководителя, его обязанности переходят к другому сотруднику. Для правильного оформления передачи полномочий нужно издать приказ со следующими сведениями:

  • срок исполнения обязанностей;
  • основания для их передачи;
  • порядок выполнения обязанностей;
  • доплаты, на которые имеет право работник.

Если есть необходимость, то в приказе можно указать конкретные полномочия лица. Например, право подписи конкретных документов, представление интересов фирмы в государственных учреждениях и т. д. Вся оформляемая документация (включая доверенность) должна соответствовать нормам, закрепленным в статьях 185 и 186 ГК РФ.

При этом если доверенность не содержит определенных сроков, следует считать ее заключенной на 1 календарный год. Но директор может отозвать ее в любой момент. Исключение составляют только специальные доверенности, аннулирование которых происходит в определенных случаях.

Каждый руководитель организации несет ответственность за свои действия согласно российскому законодательству. Когда лицо заменяет начальника, находящегося на отдыхе, вся ответственность переходит к нему вместе с полномочиями. Например, он отвечает за причиненный из-за его решений ущерб фирме.

Директор

Если руководитель по каким-то причинам не имеет заместителя или не нашел сотрудника, способного заменить его на этой должности, он все равно имеет право уйти в отпуск. И тогда возникает вопрос, может ли директор, находясь в отпуске, подписывать какие-либо документы?

Трудовое законодательство не содержит запрета на то, чтобы работник выполнял служебные обязанности во время пребывания на отдыхе. И если директор в отпуске, то его подпись не теряет юридической силы, а значит, все документы, подписанные им в том время, являются действительными.

Но на практике подписание бумаг начальником, находившимся в отпуске, вызывает много споров. Считается, что в этом случае выполнение начальником своих обязанностей должно быть оформлено соответствующими документами. Например, отзывом из отпуска .

А вот если директор в отпуске подписывает бумаги, передав необходимые полномочия другому лицу, это будет считаться нарушением трудового законодательства. Ведь при передаче своих обязанностей он временно их теряет, поэтому не имеет права подписывать бумаги, заключать договоры и т. д. Все документы, оформленные с нарушениями, зачастую оспариваются в суде.

Итоги

Всем руководителям, находящимся на отдыхе, предварительно нужно позаботиться о том, чтобы их беспокоили только в самом крайнем случае. А для этого обязательно необходимо учесть следующие моменты:

  1. При наличии у директора заместителя все обязанности выполняет он. Необходимо не только закрепить эти условия в трудовом соглашении, но и издать соответствующий приказ.
  2. В случае отсутствия заместителя можно выбрать подходящего сотрудника из штата. Если такой человек найдется, то оформляется совмещение должностей. Исполняющий обязанности – это временный работник, который не имеет право претендовать на предоставленную ему должность.
  3. Можно пригласить специалиста со стороны. Это обойдется дороже, но зато можно не переживать о состоянии дел на фирме.
  4. Для всех лиц, замещающих начальника, следует подготовить соответствующую доверенность.
  5. Если руководитель предприятия, собираясь на отдых, не нашел человека, способного взять на себя его ответственность, он имеет право подписывать те или иные документы. Это право начальника, хотя ему придется прерывать свой отпуск.
  6. В случае, когда начальник оформляет документы, передав свои полномочия другому лицу на время его отсутствия, это нарушение закона. Такие документы оспариваются в суде, что приводит к расторжению соглашений и большим убыткам. Для нарушителя такие действия могут закончиться увольнением или штрафными санкциями.

Зная, может ли генеральный директор выполнять свою работу, находясь на отпуске, можно легко осуществить эту процедуру. Но лучше передать свои полномочия другому лицу и отдыхать. Тогда не будет никаких причин для досрочного прекращения выходных и возвращения на работу.

Вопрос

Добрый день,

Помогите, пожалуйста, разобраться:

Сотрудник принимается на работу во время очередного отпуска генерального директора.

1) Может ли генеральный директор подписать приказ о приеме, трудовой договор сотрудника после выхода из отпуска (через 2 недели) или это будет являться нарушением?

2) Может ли генеральный директор находясь официально в отпуске подписать документы?

Заранее спасибо.

Ответ

Главное:

Издать приказ о приеме на работу нужно в течение 3 дней с момента допуска к работе сотрудника (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Генеральный директор, как единоличный исполнительный орган организации, вправе подписывать необходимые документы. Но вместе с тем, чтобы избежать рисков, можно для подписания важных документов отозвать директора из отпуска с его согласия на основании ст. 125 ТК РФ или руководитель на время своего отпуска вправе передать часть своих полномочий, в том числе и право подписи конкретных документов.

Обоснование:

Издание приказа о приеме на работу после фактического допуска работника к исполнению должностных обязанностей не является нарушением законодательства. Если приказ о приеме работника на работу с 1 февраля издан 5 февраля, работодателем нарушается срок ознакомления работника с приказом о приеме его на работу, таким образом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности, предусмотренной ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Приказ издается работодателем на основании заключенного с работником трудового договора (ч. 1 ст. 68 Трудового кодекса РФ). При этом срок от даты заключения трудового договора до даты издания приказа о приеме на работу законодательством прямо не установлен. Приказ о приеме на работу должен быть объявлен работнику под роспись в течение трех календарных дней после фактического допуска к работе (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

В соответствии с ч. 2 ст. 67 ТК РФ допускается подписание трудового договора и после фактического допущения работника к исполнению трудовой функции. Следовательно, в таком случае фактический допуск работника к работе будет предшествовать изданию приказа о приеме на работу.

На основании изложенного ситуация, при которой приказ о приеме на работу издан после фактического допуска работника к работе, правомерна. При этом должен быть соблюден трехдневный срок ознакомления работника с приказом.

Подпунктом 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон N 14-ФЗ) закреплено, что единоличный исполнительный орган общества без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки. При этом к такому органу относится, в частности, генеральный директор ООО на основании п. 1 ст. 40 Закона N 14-ФЗ.

Следовательно, генеральный директор относится к лицам, имеющим право действовать от имени юридического лица без доверенности.

Согласно п. 2 ст. 8 Закона N 14-ФЗ помимо прав, предусмотренных Законом N 14-ФЗ, устав общества может предусматривать иные права (дополнительные права) участника общества.

Следовательно, если в уставе общества предусмотрены определенные права участника (например, заключение договоров от имени общества, право подписи банковских документов), он вправе осуществлять их независимо от того, что, будучи руководителем (работником) общества, находится в отпуске.

Кроме того, следует учитывать нормы Трудового кодекса РФ по вопросу предоставления отпусков. Так, отпуск, согласно ст. ст. 106 и 107 ТК РФ, является одним из видов времени отдыха работников, то есть времени, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.

Но вместе с тем судебная практика свидетельствует о том, что стороны иногда апеллируют к тому, чтобы признать хозяйственные договоры как договоры, подписанные неполномочным лицом, в связи с тем, что директор, подписавший их, находился в отпуске.

Смежные вопросы:


  1. Уточните, пожалуйста, какие особенности есть при заключении договора с внешним совместителем.
    ✒ При заключении трудового договора с совместителем применяются те же правила, что и при приеме работника на основную…...

  2. Работница работала по совместительству на 0,5 ставки, теперь ее принимают на полную ставку как основное место работы. Как правильно это оформить? нужно ли ее увольнять?
    ✒ По вопросу о…...

  3. Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
    ✒ В организации должны оформляться…...

  4. Добрый день, подскажите какая на сегодняшний день существует процедура закрытия ЗАО
    ✒ Общий порядок ликвидации акционерного общества регламентирован Федеральным законом от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных…...

На сколько это првильно? -" Директор НЕ ЛИШЕН права подписи на время пребывания в отпуске, и вообще, трудовой отпуск не может каким-либо образом ограничивать должностные полномочия сотрудника. Доверенность она только дополнительно наделяет другого человека определенными полномочиями, но никак не лишает доверителя его основных полномочий. "

В судебной практике отсутствует единая позиция по вопросу исполнения директором своих обязанностей (в том числе и связанных с подписанием договоров) во время отпуска.

Некоторые суды считают, что в случаях, когда на время отпуска руководителя его полномочия переданы другому лицу, сам руководитель на этот период теряет полномочия действовать от лица компании . Такая позиция изложена, в частности, в , .

Есть и другая точка зрения, в соответствии с которой сам по себе факт нахождения руководителя компании во время подписания договора в отпуске не имеет значения для действительности договора. Если нет доказательств того, что директор утратил право подписи на время отпуска (передал это полномочие другому лицу) , то сделка останется в силе (ст. 125 ТК РФ), еще не означает, что он автоматически лишается своих полномочий, предоставленных уставом.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух.

Временное исполнение обязанностей руководителя организации требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.).

Порядок замещения

Порядок временного замещения руководителя стоит прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ , ). В уставе, в частности, может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия старого (например: в случае его ареста).*

Приказ

Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника (п. 1 Порядка, утвержденного ).*

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания , утвержденныепостановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 , п. 6 ст. 169 НК РФ).

Ситуация: нужен ли отдельный приказ о временном исполнении обязанностей руководителя, если в должностной инструкции специалиста есть пункт о том, что он замещает руководителя во время его отсутствия (на время отпуска, болезни и т. п.)

Да, нужен.

Пункт в должностной инструкции специалиста о временном исполнении обязанностей руководителя во время его отсутствия не может заменить приказ о замещении. Решение о заместительстве нужно принимать в каждом конкретном случае отсутствия руководителя.

При этом необходимо:
– определить, требуется ли вообще на время отсутствия руководителя вводить заместительство (например, отсутствие руководителя может быть настолько краткосрочно, что нет необходимости в заместительстве);
– зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложить его обязанности на другого сотрудника;
– определить полномочия должностного лица (если из должностной инструкции, например, не следует, какие именно обязанности руководителя будет выполнять специалист) и установить его срок;
– решить вопросы оплаты за время замещения (если в этом есть необходимость).

Доверенность

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность . Она призвана регулировать внешние отношения организации (отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.*

Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в Гражданского кодекса РФ.

Доплата

Размер доплат устанавливается по соглашению между руководителем и сотрудником (). Он может составлять разницу в окладах генерального директора и того сотрудника, который его временно замещает (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39). При этом не имеет значения, является или нет сотрудник штатным заместителем руководителя организации (определение Верховного суда РФ от 11 марта 2003 г. № КАС 03-25).

2. Статья: Директор подписал договор, находясь в отпуске. Без мер предосторожности сделка недействительна

Сделка

Когда директор отправляется в отпуск, деятельность компании продолжается в обычном режиме. А значит, есть потребность в подписании договоров, финансовых и бухгалтерских документов. Право такой подписи есть только у единоличного исполнительного органа, то есть руководителя компании (п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Обычно во время его отпуска подписанием договоров и других документов занимается иное лицо, уполномоченное приказом временно исполнять обязанности руководителя компании. Хотя возможны ситуации, когда директор, будучи на заслуженном ежегодном отдыхе, заезжает в офис, чтобы подписать те или иные документы. Казалось бы, в этом нет ничего незаконного, ведь на время отпуска он не теряет статуса единоличного исполнительного органа. Однако у судов встречается иная позиция. Такая сделка может быть признана недействительной.*

Риски

Договор, подписанный директором-отпускником, может быть оспорен контрагентами компании или новым руководством как недействительный. Суды считают, что в случаях, когда на время отпуска руководителя его полномочия переданы другому лицу, сам руководитель на этот период теряет полномочия действовать от лица компании. Следовательно, подписанные им в этот период договоры не отвечают требованиям статьи 183 Гражданского кодекса и в силу этого являются ничтожными как противоречащие закону (статьи 183). Такая позиция изложена, в частности, в определении Высшего арбитражного суда от 23.03.07 № 2783/07 , постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.11.03 № Ф08-3617/03 .

Есть и другая точка зрения: в данном случае следует применять статьи 183 Гражданского кодекса. То есть сделка считается совершенной руководителем при отсутствии полномочий действовать от имени компании и не влечет для компании правовых последствий, если она впоследствии не одобрит данную сделку. Следовательно, если суд установит признаки последующего одобрения сделки (фактическое исполнение договора, перечисление оплаты и т. д.), то сделка будет считаться заключенной от имени организации (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 03.08.05 по делу № 09АП-7768/05-ГК).

Необходимо подчеркнуть, что вероятность признания недействительным договора, подписанного директором в отпуске, зависит от того, передал ли он свои полномочия на период отпуска другому лицу. Сам по себе факт нахождения руководителя компании во время подписания договора в отпуске не имеет значения для действительности договора. Если нет доказательств того, что директор утратил право подписи на время отпуска (передал это полномочие другому лицу), то сделка останется в силе (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 03.03.10 № Ф10-576/10). То, что руководитель компании свободен от выполнения свих трудовых обязанностей на время отпуска (ст. 125 ТК РФ), еще не означает, что он автоматически лишается своих полномочий, предоставленных уставом*. Причем бремя доказывания того факта, что директор на время отпуска лишился полномочий действовать от лица компании (права подписи договоров), лежит на лице, оспаривающем сделку (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.04.05 № Ф08-1151/2005).

Меры предосторожности

Когда руководитель компании уходит в отпуск и назначает лицо, которое временно будет исполнять его обязанности, но при этом не исключено, что руководитель и во время отпуска все-таки будет подписывать некоторые документы лично, в соответствующих приказе и доверенности лучше указать четкий закрытый перечень конкретных обязанностей, которые вправе совершать этот заместитель. Если право подписи договоров заместителю не передается, то это полномочие в перечень включать не нужно. Если контрагент впоследствии оспорит сделку, то можно будет представить эти документы, подтверждающие, что право подписи договоров заместителю не передавалось, а, следовательно, осталось у руководителя компании.

Если лицу, замещающему руководителя компании на время отпуска, все-таки необходимо предоставить полномочия на подписание договоров от имени компании, то в ситуации, когда фактически договор по каким-то причинам подписывает руководитель, лучше оформить его досрочный отзыв из отпуска в тот день, когда подписывается конкретный договор (ст. 125 ТК РФ). Для этого издается приказ об отзыве из отпуска, перерассчитываются отпускные за неиспользованные дни прерванного отпуска. После этого директор может снова уйти в отпуск, повторный уход тоже оформляется приказом. Эти приказы помогут подтвердить в случае спора, что во время подписания договора директор в отпуске не находился, следовательно, его полномочия были действующими.

Если же в компании практикуется подписание директором договоров без оформления отзыва из отпуска, то самая минимальная мера, которую можно предпринять в целях безопасности, – строгое ограничение доступа сотрудников к кадровым документам компании. Это снизит риск передачи кем-то из работников контрагентам компании копии приказа об отпуске директора и возложении его полномочий на другое лицо. В таком случае контрагент не сможет использовать факт нахождения директора в отпуске как аргумент в пользу ничтожности договора.

Совет в тему

Если договор, подписанный директором в отпуске, оспорен, можно сослаться на то, что фактическая дата заключения договора не соответствует указанной в договоре.

Возможно, на договоре проставлена дата его подписания только одной из сторон, тогда как директор другой компании подписал договор позднее, после выхода из отпуска. Во всяком случае в арбитражной практике встречаются примеры, когда такая позиция срабатывала (решение Арбитражного суда Московской области от 28.12.04 по делу № А41-К1-10534/04).

М. Телегин, юрист ООО «Юрекс ЛТ»

"Зарплата", 2013, N 1


ЕСЛИ ДИРЕКТОР УХОДИТ В ОТПУСК


Груз ответственности руководителя компании огромен, по сути, он отвечает за все. Но точно так же, как и всем сотрудникам, директору положен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Директор - это наемный работник. На него распространяются все нормы трудового законодательства, в частности и об отпусках.

Общие правила предоставления отпуска


В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Отпуск должен быть запланирован заранее и отражен в унифицированной форме N Т-7 "График отпусков", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Подробнее об этом читайте в статье "График отпусков: составляем круглый год" // Зарплата, 2012, N 12.

Уведомить работника об отпуске надо не позднее чем за две недели до его начала.

Можно заранее издать приказ на отпуск. В приказе специально предусмотрена строка "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен". Смотрите образец 1 на следующей странице.

Образец 1


Приказ о предоставлении отпуска

Примечание. Кто подпишет приказ об отпуске директора

Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор. Об этом сказано в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 N 1143-ТЗ: "В процессе трудовых отношений руководитель издает (в т.ч. в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск)".

На основании приказа необходимо заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма N Т-60) и выплатить отпускные не позднее трех дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Особый статус - особый порядок планирования отпуска


Помимо Трудового кодекса, деятельность директора регулируют еще и иные законы.

Так, Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ) не запрещает в уставе организаций прописывать иной порядок предоставления отпуска руководителю (п. 3 ст. 11 Закона N 208-ФЗ). Например, генерального директора можно обязать согласовывать время начала отпуска и его продолжительность с учредителями или советом директоров.

Примечание. Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

Делегирование полномочий на время отпуска


Директор - первое лицо организации. Именно он совершает сделки от имени общества, утверждает штат, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества (п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ). Чтобы во время его отпуска жизнь в организации не остановилась, директору необходимо заранее делегировать свои полномочия.

Убываю в очередной отпуск...


Перед тем как отправиться на отдых, директор должен подписать приказ о передаче своих обязанностей. Это не кадровый приказ, а приказ по предприятию, и составить его можно в свободной форме (образец 2).

Образец 2


Приказ о делегировании полномочий


Доверяю...


Директор, являясь единоличным исполнительным органом, без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Закон об акционерных обществах тоже разрешает действовать без доверенности только лично директору (абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ).

Другие лица, которым переданы обязанности руководителя на период его ежегодного отпуска, могут действовать только на основании выданной доверенности. Этот порядок распространяется, в частности, на представление интересов организации в налоговых органах (Письмо Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227).

Требования к оформлению доверенности установлены в ст. ст. 185 - 186 Гражданского кодекса:
- доверенность от имени юридического лица подписывается его руководителем с обязательным приложением печати;
- в доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения;
- срок действия доверенности не может быть более трех лет. Если срок действия не указан, то она является действующей в течение года от даты совершения.

Также в доверенности необходимо четко прописать перечень полномочий, которые предоставляются заместителю директора (образец 3). Доверенность лучше оформить на фирменном бланке организации, где указаны ее основные реквизиты. В нотариальном оформлении доверенности нет необходимости.

Образец 3


Доверенность



Право первой подписи


Чтобы во время отсутствия директора организация могла продолжать бесперебойно работать, совершать закупки и продажи, чтобы сотрудникам вовремя выплачивали зарплату и отпускные, он должен передать заместителю право распоряжаться денежными средствами организации.

Передача права первой подписи платежных документов оформляется соответствующим приказом или доверенностью. Если в банковской карточке нет образца подписи временно замещающего сотрудника, то необходимо оформить временную карточку. Такой порядок содержится в Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".

Кого оставить заместителем


Мы показали порядок временной передачи полномочий на примере штатного заместителя генерального директора. Рассмотрим нюансы такой замены, а также иные возможные варианты.

Штатный заместитель


В крупных и средних организациях, как правило, у директора есть штатные заместители.

Замещать обязан. Обязанность замещать руководителя на время его отсутствия прописывается и в условиях трудового договора, и в должностных инструкциях заместителя, как в образце 4.

Образец 4


Должностная инструкция заместителя директора (фрагмент)



Доплата за замену директора. Надо ли доплачивать сотруднику, который является штатным заместителем, за то время, когда он исполняет обязанности директора? Ранее такая доплата заместителю не полагалась. Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства" прямо указывало, что штатные заместители права на получение разницы в окладах не имеют. Но впоследствии именно эта норма была отменена Определением Верховного Суда РФ от 11.03.2003 N КАС03-25. Сейчас в вопросе назначения доплаты необходимо опираться на требования ч. 1 ст. 151 Трудового кодекса: "При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата".

Размер доплаты в данном случае законодательство конкретно не указывает, он устанавливается по соглашению между сторонами трудового договора. На практике обычно размер оплаты определяют как разницу между окладами директора и его заместителя. Соответствующую запись предусматривают в трудовом договоре штатного заместителя (образец 5).

Образец 5


Трудовой договор (фрагмент)



Штатного зама нет


В небольших организациях штатного заместителя может и не быть. В данном случае обязанности можно возложить на одного из руководителей структурных подразделений.

Перед изданием приказа необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (образец 6). В этом документе следует установить срок, в течение которого сотрудник будет выполнять обязанности руководителя, а также определить размер доплаты за дополнительную работу.

Образец 6


Дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент)



Закон не устанавливает конкретных квалификационных требований к временно исполняющему обязанности директора. Но в любом случае квалификация заместителя должна быть достаточно высока для того, чтобы он мог грамотно управлять предприятием, пусть даже временно.

Примечание. Кто несет ответственность в период отпуска директора
Руководитель несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ст. 277 ТК РФ). Кроме того, за убытки, причиненные обществу его виновными действиями или бездействием, директор несет гражданско-правовую ответственность (п. 2 ст. 71 Закона N 208-ФЗ и п. 2 ст. 44 Закона N 14-ФЗ). Подробнее об этом читайте в статье "Материальная ответственность руководителя компании" ("Зарплата", 2012, N 7).

Если директор не оставил заместителя, то за все происшествия, случившиеся в период его отсутствия, он сам будет нести материальную, административную и уголовную ответственность.

Он должен знать налоговое, трудовое, гражданское законодательство, внутриотраслевые стандарты, законы о рекламе, антимонопольные, лицензионные правила. Если такого сотрудника в организации нет, на должность директора можно пригласить работника со стороны и принять его по срочному трудовому договору.

Когда директор никого вместо себя не оставил


Если, уходя в отпуск, директор не передал свои полномочия другому лицу, можно говорить о том, что работа организации приостанавливается.

Безналичные платежи и наличные выплаты. Для осуществления любой денежной операции необходима подпись первого лица на платежном документе. Если директора нет и никто не обладает правом первой подписи, становится невозможным осуществление денежных переводов, получение наличных для выдачи зарплаты и т.д.

Думается, излишне предупреждать о недопустимости подделки подписи директора, о проставлении подписи авансом на пустых бланках платежных поручений, чеках (белых листах).

Кадровые действия. Поскольку некому подписать приказы о приеме, увольнении, на отпуск, на командировку и т.д., кадровая работа оказывается парализованной. Ваш сотрудник даже не сможет уйти на пенсию!

Договорная работа с партнерами. Заключение сделок и подписание контрактов окажется невозможным. Под угрозой может оказаться производственный процесс и финансовое благополучие компании.

О.Н.Русакова
Специалист по трудовому праву

Здравствуйте Татьяна, Вопрос: Генеральный директор в отпуске издан приказ о временном исполнении обязанностей на зам.ген.дира. как правильно заму подписывать документы ИО.ВРИО или по должности штатного расписания как заместитель? Заранее спасибо

Ответ

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что должности с приставкой «и. о.» не существуют. И использование данной приставки возможно только в одном исключительном случае, если данная должность (т.е. исполняющий обязанности) предусмотрена штатным расписанием.

Если же должность "исполняющий обязанности руководителя" не предусмотрена в Вашем штатном расписании, то и назначение на данную должность сотрудника является весьма сомнительным. Такое вольное наименование должностей может привести к оспариванию заключенных от имени организации исполняющим обязанности руководителя сделок.

Следовательно, в соответствии с законодательством возложить на сотрудника обязанности, не предусмотренные его трудовым договором можно одним из следующих способов:

    как совмещение профессий (должностей) - выполнение работником дополнительной работы в пределах установленной продолжительности рабочего дня. При этом, в данном случае сотрудник может проставлять свою подпись, указывая должность по трудовому договору, т.к. подтверждением действительности будет служить приказ о совмещении;

При этом, согласно ГОСТ Р 6.30-2003 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению предусматривает следующее:

    как внутреннее совместительство - выполнение работником дополнительной работы в свободное от основной работы время. При этом, продолжительность рабочего времени для совместителей не может превышать четыре часа в день. В данном случае сотрудник может проставлять свою подпись и указывать должность "руководитель" в соответствии с трудовым договором по совместительству;

    как временный перевод - в этом случае для выполнения обязанностей по должности руководителя, работник должен быть временно освобожден от выполнения обязанностей по своей основной должности. В данном случае работник также сможет подписывать документы и указывать должность "руководитель", в соответствии с переводом (т.е. изменением трудовой функции).

Таким образом, ответ на Ваш вопрос будет зависеть от того каким образом на заместителя генерального директора возложены обязанности генерального директора.

Подробности в материалах Системы:

    Ситуация: Можно ли использовать должности с приставкой «и. о.»

Во время замещения руководящих сотрудников или иных специалистов в некоторых организациях при подписании документов используют приставку «и. о.» (исполняющий обязанности). Например, «и. о. главного бухгалтера», «и. о. начальника отдела» и т. п.

Вместе с тем, требования к реквизиту «Подпись» установлены , утвержденным . В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ создан не на бланке документа, и сокращенное - на документе, созданном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного ). Использование приставки «и. о.» этим нормативным актом не предусмотрено.

Таким образом, использовать должности с приставкой «и. о.» возможно.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

    Ответ: Как оформить совмещение профессий (должностей)

выполнять и основную, и свою дополнительную работу сотрудник будет в пределах установленной продолжительности рабочего дня (как правило, восемь часов в день) (иначе это будет ).

Такие требования к оформлению совмещения предусмотрены в статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

На основе заключенного дополнительного соглашения издайте приказ о совмещении профессий (должностей). Типовая форма такого документа законодательством не предусмотрена, поэтому приказ составьте в .

Договор о полной материальной ответственности

Если должность (профессия), которую будет совмещать сотрудник, предполагает непосредственное обслуживание или использование денег, товаров, а также иного имущества работодателя, то дополнительно с сотрудником ().

Доплата за совмещение

При совмещении профессий (должностей) сотруднику дополнительно к его заработку .

Досрочное прекращение совмещения

Сотрудник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении. О досрочном прекращении работы в режиме совмещения профессий (должностей) сотрудника нужно уведомить в не позднее чем за три рабочих дня. Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен письменно предупредить об этом работодателя за три рабочих дня. Такой порядок предусмотрен статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: Какую должность должен указывать сотрудник, который работает на условиях совмещения, при подписании документов: основную или по совмещению

Совмещение профессий (должностей) оформляют к трудовому договору. На основании допсоглашения издают . Никакого другого места работы у сотрудника не появляется, и новая должность ему не присваивается. Поэтому на документах, которые подписывает сотрудник, ему следует указывать свою основную должность. При этом приказ о совмещении профессий (должностей) будет являться подтверждением его полномочий в рамках совмещаемой деятельности.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей , Трудового кодекса РФ.

Иван Шкловец

    Ответ: Как оформить прием на работу совместителя

Порядок работы при совместительстве

При совместительстве сотрудник в свободное от основной работы время выполняет другую регулярную оплачиваемую работу по отдельному трудовому договору (). Совместительством можно заниматься как по месту основной работы (внутренний совместитель), так и в других организациях (внешний совместитель) ().

Продолжительность рабочего дня совместителя

Как правило, продолжительность рабочего времени для совместителей не может превышать четыре часа в день (). Но если сотрудник свободен от основной работы (в какой-либо день), то он может работать по совместительству в этот день полный рабочий день. Однако в течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность работы совместителя не должна превышать половину нормы рабочего времени за месяц (другой учетный период), установленной для соответствующей категории сотрудников. Такие ограничения установлены статьи 284 Трудового кодекса РФ.

Ограничения продолжительности рабочего времени по совместительству не нужно соблюдать, если по основному месту работы сотрудник:

    приостановил работу из-за задержки выплаты ему зарплаты ();

    отстранен от работы по состоянию здоровья с сохранением должности на срок до четырех месяцев в случаях, предусмотренных статьи 73 Трудового кодекса РФ;

    является руководителем, его заместителем, главным бухгалтером организации (обособленного подразделения) и отстранен по состоянию здоровья с сохранением должности в случае, предусмотренном статьи 73 Трудового кодекса РФ.

Документальное оформление приема на работу совместителя

При приеме на работу:

    совместитель (как внутренний, так и внешний), ;

    совместитель и организация ;

    Трудовой договор с совместителем

    При оформлении на работу совместителя (как внутреннего, так и внешнего) заключите с ним отдельный трудовой договор. В нем обязательно укажите, что выполняемая им работа является совместительством. Об этом говорится в Трудового кодекса РФ. В остальном к трудовому договору с совместителем применяются , что и к договорам, заключаемым по основному месту работы ().

    Приказ о приеме совместителя

    После того как будет заключен трудовой договор, издайте приказ о приеме на работу совместителя по унифицированной форме или , утвержденными , либо по ().

    Личная карточка совместителя

    В завершение процедуры приема на работу заведите на совместителя (как внутреннего, так и внешнего) личную карточку по () или по .

    Нина Ковязина
    заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    1. Ответ: Как оформить временный перевод сотрудника на другую работу

    Временный перевод по письменному соглашению

    Приказ о временном переводе

    Любой временный перевод (по соглашению сторон, без согласия или с согласия сотрудника) оформите приказом руководителя по унифицированной (), утвержденной , или по .

    Запись о временном переводе

    Запись о временном переводе в трудовую книжку не делайте, но ее можно внести в сотрудника ( Правил, утвержденных , указаний, утвержденных ).

    Если временная работа носит особый характер и важна для подтверждения льготного стажа сотрудника (например, временная работа врачом), то такой стаж можно будет подтвердить справкой от работодателя о выполнении соответствующей работы, дополнительным соглашением к трудовому договору о временном переводе и т. п.

    Аналогичную позицию занимают и суды (см., например, ).

    Прекращение временного перевода

    После окончания срока перевода целесообразно издать приказ о предоставлении сотруднику прежнего места работы, так как если по окончании срока перевода прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным (). Такой приказ не имеет унифицированной формы, поэтому составьте его в .

    Если же условие соглашения о временном характере перевода утратило силу и перевод считается постоянным, то для документирования данной ситуации рекомендуется оформить новое между сотрудником и работодателем об изменении характера перевода и издать соответствующий . Помимо прочего потребуется внести записи о постоянном переводе в и сотрудника ( , утвержденные ).

    Иван Шкловец
    заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

      Нормативно-правовая база: Трудовой кодекс РФ

    Статья 60_2. Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором

    С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 настоящего Кодекса). Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности). Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника. Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

    Статья 72.2. Временный перевод на другую работу

    По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года, а в случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого работника на работу. Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

    В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, голода, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работник может быть переведен без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя для предотвращения указанных случаев или устранения их последствий.

    Перевод работника без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя допускается также в случаях простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера), необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника, если простой или необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника вызваны чрезвычайными обстоятельствами, указанными в части второй настоящей статьи. При этом перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника.

    При переводах, осуществляемых в случаях, предусмотренных частями второй и третьей настоящей статьи, оплата труда работника производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.

    4. Правовая база:

    "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003"

    (утв. Росархивом)

    3.17. В состав реквизита Подпись (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

    не на бланке:

    Вице-президент Ассоциации

    региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

    или на бланке организации:

    Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

    При оформлении документа на должностном бланке должность этого лица в подписи не указывают.

    Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

    Исполнительный директор

    ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

    Директор института Личная подпись М.В. Ларин

    Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

    При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

    Заместитель директора Заместитель директора

    по научной работе по научной работе

    Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

    В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

    Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

    Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

    Личная подпись А.С. Красавин

    Личная подпись О.И. Рысков

    Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

    Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

    При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности. Например:

    И.о. генерального директора Личная подпись И.П. Петров

    Зам. генерального директора Личная подпись О.П. Поспелов

    Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. В статье 160 Гражданского кодекса Российской Федерации "Письменная форма сделки" установлено: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи... допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон".


    В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.

  • Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».

  • В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.

  • Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.
Поделиться: