ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Социально-гуманитарный факультет

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»

Тема: «Объём документооборота учреждения. Учёт количества документов в организации. Этапы движения исходящих документов в организации»

Специальность: 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

выполнила:
студентка группы ГЗДУ 3-1
Калакцузова Кристина Сергеевна
номер зачётной книжки 073799

проверила:
кандидат экономических наук, доцент
Ватолина М.В.

Ростов-на-Дону
2009г.

Введение 3

Объём документооборота учреждения. Учёт количества документов в организации. 4
Этапы движения исходящих документов в организации. 7

Положение о службе документационного обеспечения управления ЗАО «Техком». 10

Заключение 18

Список используемой литературы 19

Приложение 20

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Объём документооборота учреждения. учёт количества документов в организации.

Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. Одна из важнейших функций организации работы с документами -функция учета документов.
Объем документооборота - основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени
Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может показать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течение года и другую интересующую статистику.
Для того чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогнозирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по которым возможен учет количества документов, и ставит методику проведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.
Количество размноженных документов и их тиражи служат основными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы.
Объемы выполняемых машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинописные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала.
Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архива, необходимость и целесообразность проведения работ по микрофильмированию документов.
Объем документооборота - основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.
Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется документ, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять документов.
Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях следует проводить один раз в год специально выделенной группой сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении табеля документов организации. При этом:

подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационным формам;
нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;
количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;
подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;
если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;
самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;

также самостоятельно, по учетным карточкам и журналам, следует учитывать и документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.
Учет количества документов организации в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. показателям и предоставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.

Этапы движения исходящих документов в организации.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.
Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.
Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.
На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке
Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Движение исходящих документов включает следующие этапы :
1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование (визирование) проекта документа.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа руководителем.
6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Этапы обработки исходящих документов:
1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.
2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.
3. После подписания руководителем документ регисрируется секретарем или в канцелярии.
4. Зарегистрированный документ отправляется адресату . Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.
5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело.

Положение о службе документационного обеспечения управления ЗАО «Техком»

1.Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управленияявляется самостоятельным структурным подразделением, подчинённым непосредственно директору ЗАО «Техком».

1.2 Служба документационного обеспечения управленияв своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами государственной власти и управления РФ и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и ЗАО «Техком», ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями, разработанными в ЗАО «Техком» и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления настоящим положением. Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными инструкциями.

1.3. Службу документационного обеспечения управлениявозглавляет заведующий Службой документационного обеспечения управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора ЗАО «Техком».

1.4. На должность заведующего службой документационного обеспечения управления назначается лицо, имеющее высшее проффесиональное образование и стаж работы в службах ДОУ не менее двух лет.

1.5. В структуру службы документационного обеспечения управления входят:
а) подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с
документами и внедрению технических средств;
б) рассмотрению писем (жалоб);
в) секретариат;
г) экспедиция;
д) машинописное бюро;
е) копировально-множительное бюро;
ж) архив.
1.6. Служба документационного обеспечения управления
и т.д.................

Организация работы с документами — организация документооборота, и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Из определения видно, что одной из составляющих организации работы с документами является документооборот.

Документооборот

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправления называется документооборот .

Организация движения документов — важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким , маршрут — прямым , время прохождения — минимальным . Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.

Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:

• Сократить пути прохождения документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение. Для этого необходимо тщательно продумать путь его прохождения.
• Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это условие можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов документов.
• Исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).
• Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.

Выполнение названных условий позволяет достигнуть:

• прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения дублирующих действий при подготовке и обработке документов;
• ритмичности , т.е. равномерного поступления и пропорциональной загруженности сотрудников организации.

Учет объема документооборота

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией. Например:

В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота : еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.

Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Что такое объем документооборота?

Делопроизводитель, Архангельская обл.

Ответ

Вся совокупность обработанных в организации документов (входящих, исходящих и внутренних) условно называется объемом документооборота . При этом учитываются не только подлинники документов, но и их размноженные экземпляры - копии.

В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте письма.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов . При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документ наиболее распространенного формата - А4 (210 x 297 мм), а документы другого формата -

А5 (148 x 210) учитывать по схеме:

2 документа формата А5 = 1 документу формата А4,

например:

1) поступившее на имя руководителя письмо согласно резолюции должны были исполнять четыре работника организации. Документооборот письма составил 4 документа;

2) приказ руководителя организации был передан для исполнения в семь структурных подразделений. Документооборот - 8 документов;

3) письмо было отправлено по факсу. Документооборот - 1 документ;

4) письмо было отправлено по почте в два адреса. Документооборот - 3 документа;

5) поставщикам сырья были отправлены четыре телеграммы (формат документа А5). Документооборот - 2 документа;

6) в филиал организации были отправлены две телефонограммы (формат А5). Документооборот - 1 документ.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ, при необходимости - с конкретизацией по видам документов, фамилиям исполнителей и другим признакам.

Интересная информация о внедрении системы электронного документооборота размещена здесь.

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации.

При анализе работы делопроизводственной службы обычно сравниваются показатели объема документооборота за определенный период времени: месяц, квартал, год. Объем документооборота обязательно учитывают при определении штатной численности работников делопроизводственных служб и разработке направлений совершенствования работы с документами в организации.

Дополнительную информацию см. в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 в разделе 3.4.11 «Учет и анализ объемов документооборота»).

контрольная работа

1.2 Учет объема документооборота. Правила подсчета документов

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.5 Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан за определенный период времени.

Служба ДОУ может устанавливать любую периодичность подсчета документооборота: еженедельную, ежемесячную, ежеквартальную, ежегодную.

Исходящие, входящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету.

Количество входящих и исходящих подсчитывают при первоначальной обработке или отправке документов по регистрационным формам (журналам). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки.

Каждый документ учитывается только один раз. За единицу подсчета принимается сам документ. Копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств, считают отдельно от подлинных документов. Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.

В течение последних десятилетий нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий, например: 34/106.

Результаты подсчета оформляются в виде сводки данных об объеме документооборота. Причем, может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота. Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности службы ДОУ для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.6 Величина документооборота также нужна для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

1.3 Организация работы с документами

Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Выбор формы зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.7

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация документов - контроль за исполнением;* - информационно-справочная работа; - исполнение документов и отправка.8

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. (приложение2)

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами - с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Схема движения документов

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов . 2.1 Постановка документов на контроль При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом)...

Анализ организации контроля исполнения документов

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации...

Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

На каждый документ системы качества после его утверждения заводится карточка учета, в которой приводятся номер экземпляра копии, отдел, фамилия и подпись лица, получившего копию...

Деятельность структурного подразделения железной дороги

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком...

Документирование и документооборот в организации

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации...

Документооборот организации. Виды бланков документов

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др...

Документы организации, регламентирующие электронный документооборот

На первый взгляд, работа по составлению документов, их оформлению, учету, по контролю за исполнением представляется достаточно рутинной. Однако история развития документоведения и практики делопроизводства...

Организационная структура и управление персоналом в ОАО "Сибтранснефтепродукт"

Начальник документооборота назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора Общества по представлению начальника отдела и Заместителя генерального директора по экономике и финансам...

Организационные документы в системе управления предприятием

документ реквизит бланк организационный Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления организационных документов определен ГОСТ Р 6...

К нерегистрируемым документам (документам, не подлежащим регистрации), относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты...

Организация делопроизводства в государственном учреждении

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, а также рационального распределения документопотоков...

Организация деятельности предприятия ООО "Р.И.К." кафе "Луиза"

Документооборот -- сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему...

Основы обеспечения документооборота

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 - 2003). 08 - Наименование организации...

Оформление управленческих документов

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно...

Разработка проекта совершенствования электронного документооборота медицинского учреждения (на примере ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова)

В настоящее время регламентация документирования, организации документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация...

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.6

Величина документооборота нужна для: расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства; расчета необходимой численности делопроизводственного персонала; определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:9

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

25. . Понятие «документооборот» и развитие его нормативно-методической регламентации. Ответ в 21!