Переход на электронные трудовые книжки в россии. Станет ли трудовая книжка электронной

Предложения вице-премьера РФ Ольги Голодец по переводу россиян на электронные трудовые книжки‍ уже в этом году могут натолкнуться как на технические, так и на социальные сложности. Такое мнение в беседе с ФБА "Экономика сегодня" озвучил проректор Академии труда и социальных отношений Александр Сафонов .

Ольга Голодец обещает первые предложения по переводу трудовых книжек россиян в электронный формат уже в этом году

Для введения трудовых книжек в электронном формате потребуется достаточно серьезная работа – нужно специальное программное обеспечения, сервисы по хранению и защите данных работников-россиян, обучение специалистов для работы в новом формате. Кроме того, переход на электронный формат потребует существенных расходов бюджета, так что вряд ли эта задача будет решена быстро. Кроме того, до сих пор никто не объяснил целесообразность этого шага в принципе. Трудовые книжки – изобретение СССР, больше нигде в мире они не используются, а в современной пенсионной системе РФ в принципе через несколько лет они актуальность потеряют", - считает эксперт.

Вице-премьер Ольга Голодец заявила, что социальный блок правительства готовит перевод работающих россиян на электронные трудовые книжки - предложения по этой инициативе будут сформулированы уже в 2017 году. По ее словам, на первом этапе будет предоставлена опция по одновременному использованию трудовых книжек и в электронном, и в бумажном формате. Ряд ведомств уже поддержал эту идею - к примеру, министр связи и массовых коммуникаций Николай Никифоров полагает, что электронные трудовые книжки россиян могут быть интегрированы с порталом госуслуг. То есть обращаться с ними можно будет посредством компьютеров, мобильных устройств и интернета.

"С 2000 года в России действует система СНИЛС, которая отмечает занятость каждого россиянина и его трудовой стаж. То есть 17-летний период уже подтвержден для всех работавших граждан. Сегодня потерять бумажную трудовую книжку страшно тем, чей стаж превышает указанный срок – восстановить данные будет очень сложно или невозможно, так как многие предприятия и фирмы давно закрылись, а их архивы утеряны.

Ни в одной стране мира, кроме СССР, трудовые книжки никогда не были востребованы. В СССР была унифицированная система трудовых кадров – в "трудовуху" заносилось место работы человека, повышение его квалификации, награды и взыскания, а также непрерывность стажа. Для особенностей советской пенсионной системы эти данные были необходимы. В российских условиях все иначе, необходимость в трудовых книжках постепенно отпадает. Тем, кто сейчас впервые приходит на рынок труда, они вовсе без надобности", - полагает специалист.

Альтернативы трудовой книжке

По словам Голодец, переход на электронный документооборот, в том числе фиксацию стажа работающих россиян, поддерживают все - и работодатели, и профсоюзы. При этом, дескать, будет предложен очень плавный переход с бумаги на современные технологии. В Роструде отмечали, что переход на электронное делопроизводство в кадрах должен быть добровольным. При этом профсоюзы считают, что бумажная и электронная трудовые книжки должны существовать параллельно.

"Во всем мире у каждого человека при устройстве на работу просят документы об образовании, чтобы подтвердить его квалификацию. При этом кадровик делает запрос в предыдущее место работы, просит характеристику уволенного сотрудника. В условиях свободной экономики далеко не факт, что уволившись с определенной позиции одного предприятия человек, справится на аналогичной должности в другом – задачи и специфика работы могут кардинально отличаться.

В современных условиях вместо создания специального программного обеспечения правительству логичнее было бы оцифровать все имеющиеся трудовые книжки россиян, но это долго, дорого и вряд ли возможно на 100%. Потому, возможно, стоит определить переходный период, когда советский стаж и данные 1990-х годов , после чего просто отменить трудовые книжки. Едва ли трата бюджетных средств на электронный формат документов, которые через несколько десятилетий просто устареют, имеет смысл", – заключает Александр Сафонов.

Электронные трудовые книжки могут в скором времени заменить в России бумажные. Пока проект находится на стадии обсуждения. Известно только то, что переходить на новую систему будут в добровольном порядке. Формат решили сменить, так как действующий неудобен и работодателям, и гражданам, и Пенсионному фонду. Что из себя будут представлять электронные книжки, зачем они нужны, какие у них плюсы и минусы, читайте в нашей рубрике "Вопрос-ответ".

Напомним, что в 2016 году Министерство труда приступило к проработке проекта введения электронного трудового договора, который будет касаться в первую очередь дистанционных работников. Такая мера должна повлиять на повышение уровня легальной занятости.

Что это такое и чем отличается от бумажного варианта?

Электронная трудовая книжка — тот же самый официальный документ. Здесь будет содержаться вся информация о сотруднике, история его должностных переходов и мест работы. Данная идея возникла потому, что бумажная форма часто приходит в негодность, теряется или даже может быть испорчена самим работником.

Документ будет представлять собой файл, хранящийся в общероссийской базе персонифицированного учета. При этом данная система будет интегрирована с государственными службами, такими как Пенсионный фонд и Управление социальной защиты населения.

Никакого кардинального отличия не будет. Суть остается та же: этот документ, хоть и в электронном виде, останется главным для каждого работающего гражданина страны. Информационный блок будет включать сведения об образовании, стаже работы, должностях и местах работы, причинах расторжения трудовых договоров.

Главное различие заключается все-таки в интеграции с другими системами.

Зачем хотят ввести?

В этом вопросе Россия далеко не впереди планеты всей — во многих европейских странах трудовые книжки перестали существовать уже давно, а заменили их электронными базами данных Пенсионных фондов и рекомендательными письмами. У бумажных книжек много минусов, среди которых риск утери или порчи, при этом восстановить документ довольно проблематично, случаи мошенничества — бланки трудовых часто подделываются, затраты организаций на хранение книжек сотрудников, расходы на кадровое делопроизводство — заверение копий, ручное заполнение. Все перечисленные проблемы должны решиться с введением электронного формата.

За и против

У новой системы есть свои плюсы и минусы. Если говорить о положительных моментах, то систему, по сути, можно будет со временем совершенствовать, например, добавить интеграцию с дополнительными системами или автозаполнение, кроме того, упростится кадровое делопроизводство. Здесь риск ошибки или опечатки, потери сведений будет сведен к минимуму. А еще больше ни один недобросовестный работодатель не сможет удерживать трудовую работника.

Среди недостатков противники новинки называют высокие затраты государства на разработку, поддержку и защиту от несанкционированного доступа к базе данных со сведениями по трудовой деятельности граждан, необходимость ввода в систему большого объема информации с бумажных документов, возможность сбоя программного обеспечения и невозможность реализовать программу в регионах, где нет доступа в интернет.

Первый виток кампании по отмене бумажных трудовых книжек датирован августом 2011 года. Если быть совсем точным, то началась она с пресс-конференции тогдашнего замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова. Чиновник заявил, что для эффективной защиты прав работников вполне достаточно «Именно трудовой договор является основным документом, фиксирующим формальное вступление в трудовые отношения. Не трудовая книжка, а именно трудовой договор. Когда поставили подписи две стороны и имеется не просто копия, а второй полноправный экземпляр этих взаимоотношений на руках у работника. И он может его в любой момент предъявить». Что касается назначения пенсии, подчеркнул он, то при этой процедуре с недавних пор оперируют данными персучета, хранящимися в электронных базах ПФР, и трудовая здесь ни при чем.

Правительственного чиновника тогда горячо поддержал глава Комитета Госдумы по труду и социальной политике Андрей Исаев, начавший политическую деятельность во времена перестройки как анархо-синдикалист и сторонник Нестора Махно. По его мнению, трудовые книжки могут доставлять большие проблемы в конфликтных ситуациях и вреда от них больше, чем пользы. Например, работодатель может записать из-за чего работнику будет сложно найти новую работу. Или бывший работодатель возвращает трудовую, но без записи об увольнении, что тоже приводит к проблемам. В этом случае нельзя, например, встать на биржу труда или обратиться в органы социальной защиты. Комментируя грядущую новацию, депутат припомнил случай, когда запись в трудовой сыграла трагическую роль в судьбе одного молодого человека. Он, дескать, не вышел на работу по вполне уважительной для 19-летнего возраста причине – гулял ночью с девушкой, проспал, был уволен по статье. И все, пятно на всю жизнь – о нормальном трудоустройстве ему пришлось забыть. Тем самым, по мнению думского деятеля, попираются презумпция невиновности и юридические правила о недопустимости двойного наказания за одно правонарушение. То есть работодатель, не испытав однажды провинившегося человека в конкретной работе, сразу же предпочитает не иметь с ним дела. Причем негативная запись будет мешать карьере, даже если гражданин докажет через суд, что она была сделана незаслуженно и ее изменят.

В общем, бумажную трудовую книжку – документ, на который чуть ли не молились миллионы жителей Советского Союза, а позднее и Российской Федерации, и который берегли, как зеницу ока, – обвинили во всех смертных грехах, назвали «пережитком» и «архаизмом» и приговорили к высшей мере.

Обратите внимание

Некоторые эксперты усматривают взаимосвязь между новым витком «антикнижной» кампании и введением новой формы СЗВ-СТАЖ. Многие опасаются, что не только отмена, но и попытка «электронизации» трудовых книжек, учитывая разобщенность и неумение разных госведомств контактировать друг с другом и оперативно делиться данными и информацией, может вызвать хаос и неразбериху.

Отменить хождение ставшего в одночасье ненужным документа, на котором до недавнего времени был накрепко «завязан» громоздкий механизм пенсионного обеспечения, обязав всех работодателей сдать все трудовые книжки на хранение в Пенсионный фонд и «загнав» трудовой стаж всех работающих граждан в компьютерную базу для начисления пенсии в автоматическом режиме, планировалось уже в 2012 году. Не отменили. Прислушавшись к голосу собственного здравого смысла и мнению россиян. По данным соцопросов, почти половина респондентов высказались против объявления трудовой книжки персоной нон грата. Граждане опасались, что отмена приведет к уменьшению назначаемых в будущем пенсий, так как возникнет сложность с доказыванием факта работы и трудового стажа. К тому же компьютерные базы имеют свойство давать сбои. Другая половина опрошенных, кстати, не высказалась за отмену, а просто затруднилась с ответом.

Целесообразность отмены трудовых книжек

Затем вопрос целесообразности отмены трудовых книжек поднимался и затухал с десяток раз. Всплески активности на этом фронте были спорадическими и глобальных результатов, кроме послаблений для микропредприятий, не принесли. Новая пиар-кампания обещает быть более плодоносной. Правда, чиновники решили пойти на компромисс – ввести а не отменять его вовсе. Примечательно, что стартовал демарш фактически из того же эпицентра, поскольку первые яркие заявления сделал бывший руководитель Минэкономразвития России, а ныне предправления «Сбербанка» Герман Греф. Переходящее в негодование недовольство банкира вызывает то, что на заполнение бумажной трудовой книжки сегодня тратится очень много времени и сил. «Сотни тысяч человеко-часов», – конкретизировал любящий точность чиновник. Кроме того, работодатели несут гигантские расходы.

Трудовые книжки также неудобны Пенсионному фонду, которому приходится заносить сведения вручную. Наконец, это создает порой головную боль и для владельца трудовой. Ведь при утере этого документа тратится много сил и времени для того, чтобы обежать громадное количество организаций, которых давно уже может и не существовать. В результате россияне живут в условиях «хаотического законодательства», написанного еще в 20-х годах прошлого века, подытожил Греф. Однако полностью отказываться от «архаизма» чиновник не призвал, выступив за его модернизацию – перевод в электронный формат.

Первым среагировал руководитель Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) Всеволод Вуколов. Дав понять, что судьба бумажных трудовых книжек незавидна, чиновник, однако, предложил сделать переход на электронные добровольным. Пока. По его мнению, такое нововведение позволит, в первую очередь, защитить трудовые права и вахтовиков. При этом ощутимо сократятся издержки организаций на пересылку бумажных документов. Но для этого нужно сформировать условия, при которых упростится документооборот, подчеркнул Вуколов.

Наконец, вице-премьер Ольга Голодец сообщила, что возможность использовать трудовые книжки двух форматов – бумажного и электронного – может появиться у работодателей уже в этом году. А законопроект о полномасштабном переходе на «электронку» будет разработан до конца года. Но сам переход будет плавным, поэтапным.

«Это будет очень плавный переход, так же, как мы ввели систему дистанционного труда, сегодня это записано и предусмотрено Трудовым кодексом, и теперь в развитие этой системы мы должны сделать в трудовом праве», – заметила вице-премьер, добавив, что эту идею поддерживают работодатели и проф­союзы.

Кстати, вышеупомянутый депутат Исаев предлагал в свое время растянуть этот переходный период не на какой-то определенный срок, а на всю жизнь, сделав заполнение трудовой книжки факультативным.

В Минкомсвязи России тоже поддержали эту идею. Тем более что для перевода трудовых книжек в электронный вид не нужна какая-либо особая платформа – электронные трудовые могут быть интегрированы с Порталом госуслуг, уверяет глава ведомства Николай Никифоров. Уже сейчас 52% граждан получают госуслуги в электронном виде, а скоро будет 70%, добавляет он.

В целом за переход на электронный кад­ровый документооборот выступили и в НИУ ВШЭ.

Плюсы и минусы электронной книжки

Плюсом от перехода на электронные трудовые книжки станет то, что это позволит избежать потери сведений о стаже и опыте работы. Для работодателей ведение электронных книжек будет также намного удобнее, так как хранением и заполнением ранее приходилось заниматься специальному человеку, нередко в книжках допускались ошибки – все это приводило к неэффективной трате времени и ресурсов.

А вот насчет снижения издержек – большой вопрос. По закону без электронно-цифровой подписи использовать электронный документооборот нельзя. А – удовольствие не из дешевых, и все идет к тому, что в ближайшее время она подорожает. Так что нужно либо отказаться от цифровой подписи как обязательного условия ведения электронного документооборота, либо сделать ее дешевле, иначе овчинка не будет стоить выделки.

Обратите внимание

Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с налоговой и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной. Так что, перефразируя Остапа Бендера, может быть, в данном случае выгодна все же «крестьянская лошадка», а не «железный конь»?

Но кому уж точно влетит в копеечку электронная система, так это государству. Попытка же удешевления сделает ее «проходным двором» для хакеров и прочих мошенников и превратит в свалку никому не нужной информации. Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с ФНС и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной.

Еще один нюанс состоит в том, что бумажная трудовая книжка дисциплинирует подчиненного – по закону работник, увольняющийся по собственному желанию, должен отработать две недели после подачи заявления. Пока книжка лежит у работодателя, работник это условие будет выполнять, но как только книжка станет виртуальной, отработка станет для него всего лишь «долгом вежливости», который при случае можно и не исполнять.

Наконец, с учетом наших реалий вообще сложно предположить, сколько понадобится времени для такого перехода и что произойдет с пенсией людей, попавших в «безвременье» (когда бумажные трудовые книжки уже сданы, а данные в компьютерную базу еще не внесены).

Наверняка немалое количество «неприятных сюрпризов» может произойти и с работниками, в отношении трудового стажа которых будут допущены ошибки при внесении в компьютерную базу данных. Усугубляется это тем, что четкого механизма контроля за правильностью внесения записей о трудовом стаже самими работниками и другими заинтересованными лицами законодатель, во всяком случае пока, не дает, так же как не дает механизма внесения изменений в базу на основании жалобы или заявления такого работника.

Из этой статьи вы узнаете: что такое электронная трудовая книжка и чем она отличается от бумажной; если электронные трудовые книжки введут, что произойдет с бумажными; плюсы и минусы введения электронной трудовой книжки в 2017 году; какова перспектива введения электронных трудовых книжек в России.

Трудовая книжка - важный документ, позволяющий работнику подтвердить свой стаж и места работы. Но в последнее время особенно активно обсуждается отмена данного документа и возможность подтверждения своего стажа исключительно по данным ПФР и отчислениям, сделанным работодателем. Отмена трудовой книжки влечет за собой как проблемы, так и упрощения. Как вариант, при отмене бумажной трудовой книжки предлагается ввести схожую форму учета под названием электронная трудовая книжка.

Что такое электронная трудовая книжка?

Чтобы осознать весь процесс перехода от бумажного документа к полноценному электронному аналогу, необходимо разобраться, что такое электронная трудовая книжка и чем она отличается от ныне существующей версии.

Итак, электронная книжка представляет собой полный аналог трудовой книжки на бумажном носителе, который используется в качестве регистрационного документа у работодателя, в центрах занятости для первичной регистрации.

Использование электронной версии трудовой книжки в качестве основного носителя информации о трудовой деятельности работника способствует более точной регистрации трудового ресурса в качестве сотрудника любой организации в сферах бизнеса и органах власти на территории региона проживания будущего сотрудника.

Кроме того, введение электронной трудовой книжки позволит перевести и другие документы в электронный вариант. Например, создать электронный Паспорт, электронную Пенсионную карту, электронный ИНН и прочее.

Если электронные трудовые книжки введут, что произойдет с бумажными?

Сейчас принято относится к бумажной трудовой книжке бережно, особенно при передаче работодателю. В процессе работы именно он несет ответственность за ее сохранность, ведь в случае утери, восстанавливать ее придется работнику.

А всем известно, что это очень проблематично, ведь придется собирать данные по всем предыдущим местам работы. Именно поэтому, в целях упрощения системы учета стажа работника, предлагают ввести электронную версию трудовой книжки .

Это действительно поможет иметь быстрый доступ к данным, не занимать место хранением бумажной документации. И в случае, если электронная трудовая книжка войдет в обиход, то бумажные уйдут в небытие за ненадобностью. Не придется отводить дополнительное место для хранения. Работа кадровиков будет упрощена.

Перспектива введения электронных трудовых книжек

На данный момент идет бурное обсуждение целесообразности и сопутствующих переходу проблем от бумажной к электронной версии трудовой книжки. Лишь часть работодателей в равной степени с работниками увидели в этом положительные моменты. В качестве плюсов они отмечают простоту восстановления данных в случае утери. Ведь электронная версия более защищенный вариант от потери. Защита от недобросовестных работодателей, которые могут потерять вашу трудовую книжку, указать неправильные данные или просто не производить отчисления в пенсионный фонд и другие страховые организации - так же является плюсом. Все процедуры и действия с трудовой книжкой станут более прозрачными для работника. Ну и не стоит забывать и об облегчении процедуры кадрового учета и кадровой документации, бухгалтерии.

Естественно, что при введение чего-то нового появляются люди, которые выступают против. И они тоже очень полезны, потому что именно они помогают усовершенствовать систему и учесть все возможные последствия подобных переходов от бумажной к электронной версии.

Среди противников перехода те, кто акцентирует особое внимание на недостаточной защите электронных носителей и электронных архивов, которые в современных реалиях при низком уровне безопасности довольно просто взломать. Это снижает степень безопасности и открывает доступ третьим лицам. Естественно, сэкономив на хранении бумажной документации, нужно будет потратить много средств на современную компьютерную технику для обработки и хранения информации. Но, как известно, не все организации могут позволить себе такие расходы.

Поэтому, вполне возможно первыми пойдут на это крупные организации, имеющие филиалы по всей России. Для них переход на электронный документооборот будет разумной оптимизацией работы кадровой службы.

После длительного обсуждения проекта создания электронных трудовых книжек на уровне правительства он попадет в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений на рассмотрение и одобрение. И только после этого он будет реализован на деле.