Опись личных дел уволенных работников образец. Образец грамотного оформления личного дела сотрудника
Хранение документов в личных делах работников позволяет быстро найти нужные сведения и скорректировать их при необходимости. Также оно обеспечивает надежную защиту персональных данных. В статье - особенности ведения и образцы оформления.
Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт
Полный доступ на месяц! - Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".
Что такое личное дело сотрудника и зачем его вести?
Личное дело сотрудника – это определенный набор документов, размещенный в отдельной папке. Они содержат информацию о работнике и его трудовом стаже. Обложка папки личного дела выглядит так:
Ведение личных дел сотрудников позволяет систематизировать, обобщить и удобно хранить персональные данные. То есть оформление личного дела работника позволяет решить сразу несколько задач:
Для кого ведение личных дел работников обязательно и не обязательно
Формирование личных дел работников обязательно в организациях госсектора в целях обеспечения их деятельности. Например, на государственной гражданской службе (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
Коммерческие организации вправе вести личные дела. При этом перечень работников, на которых они составляются, и правила ведения устанавливают в локальных нормативных актах.
Важно завести личные дела на основные категории персонала:
- руководство компании (генеральный директор, его заместители и помощники);
- руководство структурных подразделений компании, а также заместители;
- ведущие специалисты подразделений;
- лица, на которых возложили полную материальную ответственность;
- лица, зачисленные в кадровый резерв для выдвижения на значимые должности;
- лица, которые обеспечивают функционирование аппарата управления деятельностью фирмы.
Но на практике компании оформляют личные дела на всех своих работников в силу факторов, перечисленных в предыдущем разделе.
Форма и состав личного дела работника 2019
На 2019 год форма папки личного дела и состав включаемых в нее документов для коммерческих организаций законодательно не установлены. Компании вправе самостоятельно разработать и закрепить перечень документов в своих локальных нормативных актах.
При этом можно руководствоваться требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» и требованиями, установленными для госслужбы.
Перечень документов для формирования личного дела работника рассмотрим в таблице 1.
Таблица 1. Перечень документов, которые можно включить в папку личного дела
|
Документы, включаемые в момент приема в штат |
Документы, включаемые в ходе трудовой деятельности |
Документы, включаемые при увольнении |
|
|
|
Но обратите внимание: в папке личного дела хранить документы, которые непосредственно не связаны с трудовой деятельностью человека, довольно рискованно. Работник вправе лишь показать эти документы. Информация, вносимая в личное дело, содержит персональные данные. Роскомнадзор может расценить хранение как нарушение правил обработки персональных данных.
Напомним, принимаемый на работу обязан показать
- паспорт;
- диплом;
- военный билет;
- другие документы.
Кадровик их проверяет и вносит необходимую информацию в личную карточку работника. Затем возвращает документы на руки сотруднику (ст. 65 ТК, пост. Пятнадцатого ААС от 14.03.2014 № А53-12557/2013).
Если фирма решила включать указанные выше документы в личные дела, следует:
- получить от работника согласие на обработку персональных данных;
- согласие на хранение копий документов (см. образец ниже), в нем нужно указать конкретную цель их хранения, а также проверить наличие нормативного обоснования для хранения (пост. Пятнадцатого ААС от 14.03.2014 № А53-12557/2013).
Бесцельное и несогласованное хранение копий документов может стать причиной наложения на компанию штрафа в размере от 30 до 50 тысяч рублей. (ст. 13.11 КоАП). Кроме того, фирму обяжут уничтожить копии (пост. ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013, от 21.04.2014 № А53-13327/2013).
Исключение из данного правила предусмотрено только в отношении государственных и муниципальных служащих. В их личные дела такие документы включают в силу закона (положение, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609).
Порядок оформления личных дел работников
Выделим три этапа формирования личного дела работника.
Шаг 1. Заполнение титульного листа или обложки папки личного дела
На ней нужно указать всю важную для поиска и идентификации информацию. Требования к оформлению титульного листа личного дела работника и образец есть в ГОСТ 17914-72 от 17.07.1972 года.
Документ предусматривает на обложке наличие строк для заполнения государственными или муниципальными архивами в момент приема дела на хранение. Эти строки можно оставить пустыми.
Обязательно указывают следующие сведения:
- полное и сокращенное название фирмы-составителя;
- наименование структурного подразделения компании, в котором трудится работник (при этом нужно оставить место для указания новых данных при переводе в другое подразделение);
- индекс по номенклатуре дел компании;
- номер личного дела работника, например, дело № 24 (индекс) - 121 (номер);
- заголовок, то есть ФИО работника;
- крайняя дата открытия персонального учета, то есть день приема на работу;
- крайняя дата закрытия, то есть день увольнения;
- количество листов в папке после ее описи и период хранения.
Шаг 2. Наполнение папки личного дела
Согласно ГОСТ 17914-72 личные дела, как документы длительного хранения, должны иметь цельнокартонную обложку. Государственный или муниципальный архив не примет пластиковые скоросшиватели либо файлы. Папку наполняют документами, перечисленными выше. Перечень коммерческая компания определяет самостоятельно и закрепляет его локальным нормативным актом.
Шаг 3. Работа с документами
Директор компании приказом назначает ответственного специалиста для работы с документами личных дел. Ему предоставляют право оформлять личные дела, нумеровать их, делать описи, корректировать, закрывать дела и сдавать в архив.
Именно ответственный специалист ознакамливает работника под роспись с его личным делом. Как правило ознакомления производят не менее раза в календарный год.
Шаг 4. Опись полученных от работника документов
Специалист отдела кадров:
- располагает документы в соответствии с датами поступления;
- нумерует их;
- описывает;
- прошивает дело.
Документы в личном деле описывают внутренней описью (см. образец ниже). Ее размещают:
- на обороте титульного листа личного дела;
- либо подшивают в конце списка собранных документов.
Приведем образец:
Полезное видео
Опись в личном деле сотрудника, представляет собой бланк, на котором указывается перечень документов, представленных самим работником, а также собранная информация о сотруднике работодателем.
Личное дело (папка) работника содержит совокупность всей собранной информации о работнике, с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности (одним словом конфиденциальная информация).
Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. Перечень документов (бумаг), которые представляют собой личное дело сотрудника ничем не регламентирован. Лишь в государственных учреждениях перечень документов личного дела закреплен соответствующими нормативно-правовыми актами. Коммерческие компании, в том числе, если в роли работодателя выступает индивидуальный предприниматель вправе внутри компании определять и устанавливать регламент содержания личного дела. Список таких документов напрямую зависит от специализации работы сотрудника, от категории квалификации работника и т.д.
Состав личного дела:
- Документ удостоверяющий личность (внутренний паспорт, паспорт иностранного гражданина, вид на жительство, разрешение на временное проживание и другие документы) все эти документы в лично леле находятся в копии;
- Копии ИНН, СНИЛС;
- Копии документов об образовании;
- Копии свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации;
- Копия военного билета для военнообязанных;
- Копии документов о составе семьи (свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака и т.д.);
- Оригинал заявления о приеме на работу;
- Копия приказа по личному составу;
- Копия трудового договора;
- Документы внутренние, при осуществлении трудовой деятельности в данной компании (приказы о поощрения, приказы о дисциплинарном взыскании, приказы (распоряжения) о повышении квалификации, приказы о предоставление основного/дополнительного отпуска и т.д.);
- Прочие дополнительные бумаги (результаты медицинских комиссий, допуск к опасным участкам работы, документа на право пользования определенных льгот и т.д.)
- При увольнении в личное дело подшиваются бумаги (Приказ об увольнении (сокращении), заявление, если увольнение произошло в связи с неисполнением служебных обязанностей, то соответственно подшиваются документы о служебном расследовании и т.д.).
Важно знать! Трудовая книжка не хранится с прочими бумагами и соответственно не подшивается в папку личного дела, так как для хранения трудовой книжки трудовым законодательством установлены нормы и правила.
Для чего нужна внутренняя опись в личном деле и обязательна ли она
Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). Таким образом, опись является не обязательной, но в правилах по работе архива опись является обязательной для государственных организаций, для всех остальных является рекомендательной.
Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле (папке) сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. В связи с этим организации самостоятельно определяют порядок ведения личного дела работника и закрепляют по своему усмотрению либо в учетной политике предприятия, либо издается внутренний локальный нормативный акт о порядке ведения делопроизводства в отделе кадров.
Опись в личном деле сотрудника позволяет:
- легко и просто осуществлять контроль за документооборотом, касаемо личности этого сотрудника;
- предохранить от несанкционированного использования информации о сотруднике компании и его родственниках (детях, супруги/супруг; родителях, братьях/сестер).
Формирование описи личного дела работника наиболее всего удобно начинать при поступлении работника на работу. В редких случаях ее формируют, когда дело уходит в архив.
Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия
Кроме описи документов, которые содержатся в папке личного дела сотрудника, существует опись документации (нормативно-правовых актов, локальных внутренних документов, бланков учета рабочего времени на бумажном носителе и т.д.), также существует опись личных дел.
Если первые два вида описи содержать список документов (бумаг), которые имеются внутри одного личного дела, одной папки, то вторая опись содержит список самих дел («внешняя опись дел»).
Для примера: при сдаче дел отдела бухгалтерии в архив как раз таки и формируется внутри каждой папки (внутренняя опись, которая перечисляет документы, находящиеся в этой папке), а вот, если сдаются в архив несколько папок собранных за предыдущий отчетный год, то формируется «внешняя» опись дел, сдаваемых в архив.
Опись личного дела подшита внутри папки и сдается в архив вместе с данной папкой. «Внешняя» опись, сдаваемых дел в архив находится отдельно от этих дел и составляется в трех-экземплярах:
– одна из которых находится непосредственно в отделе, который сдал дела;
– вторая опись в архиве помещается на полке, где хранятся документы предыдущего отчетного года;
– третья у заведующего архивом (ответственного за архивом).
Бланк описи личного дела работника
Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). В связи с этим организации самостоятельно разрабатывают бланк описи, либо могут воспользоваться готовым бланком, который имеется в документе «Правило работы архива» (приложение №10).
- Порядковый номер документа (бумаги);
- Дата издания документа, либо дата, когда документ был подшит в папку;
- Наименование документа;
- Каждому листу документа присваивается номер: Например, копия паспорта – лист листы 1-6, копия свидетельства о регистрации брака – лист -7 и т.д.
- В колонке описи примечание указывается дополнительная информация (срок истечения медицинской комиссии, срок окончания водительского удостоверения) или какой-то документ был вынут для проверки службой безопасности и т.д.
- Внизу бланка описи проставляется общее кол-во бумаг и общее кол-во листов в деле.
Опись личного дела подписывается сотрудником, который формировал это личное дело с указанием даты и расшифровкой ФИО и должности.
| № | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||||||||
| 1. | 23 | 22.07.2016 | Трудовой контракт (договор) | 1–4 | |||||||||||
| 2. | 113-2/147 | 22.07.2016 | Приказ «О приеме на должность …» | 5 | |||||||||||
| 3 | Б/н | 25.08.2016 | Должностная инструкция | 6–8 | |||||||||||
| 4 | б/н | 22.07.2016 | Копия паспорта | 9-13 | Вынут СБ для проверки 15.03.2017г. | ||||||||||
| 5 | б/н | 22.07.2016 | Копия военного билета | 14-20 | |||||||||||
| Итого | 5 (пять) | документов | |||||||||||||
| (цифрами и прописью) | |||||||||||||||
| Количество листов внутренней описи | 1 (один) | ||||||||||||||
| (цифрами и прописью) | |||||||||||||||
| И.о. начальника отдела кадров | Иванов | Иванов И.И. | |||||||||||||
| (подпись) | (расшифровка) | ||||||||||||||
| Дата | 21.03.2019 | ||||||||||||||
В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.
Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.
Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.
Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.
Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.
Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.
Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.
Важно! Прежде чем собирать личную информация работника следует предварительно подписать с ним заявление на то, что она дает свое .
Оформление и ведение личного дела
Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.
В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.
Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.
При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.
При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.
В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.
Документы, включаемые в личное делопроизводство
В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.
В личном деле должен присутствовать , а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.
По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его , объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также и .
Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в .
Образец заполнения титульного листа и описи личного дела
В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.
Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.
Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье. Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно.
Внутренняя опись личного дела работника: общая информация
Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.
Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:
- трудовой договор;
- автобиография;
- приказ о приеме на работу;
- копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
- приказы о повышении квалификации;
- характеристики;
- документы, связанные с аттестацией;
- иные.
Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.
Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.
Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.
Сведения, которые должны содержаться в описи
Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:
- Порядковый номер документа.
- Дата его принятия.
- Номер.
- Название.
- Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
- Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
- Количество документов, содержащихся в деле.
- Сведения о количестве листов описи.
- Должность и данные о составителе, его подпись.
- Дата, когда опись составлялась.
Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела
Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.
Внутренняя опись личного дела № 1
работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича
| № п.п. | Дата документа | Номер документа | Наименование документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 11.05.2015 | 1-ТД | Трудовой договор | 1-5 | |
| 2 | 11.05.2015 | 1-П | Приказ о приеме на работу | 6-7 | Документ предоставлен работнику 17.03.2016 на основании заявления, с целью снятия копии.
Никифоров А.Г. Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016 Никифоров А.Г. |
| 3 | 17.10.2015 | 2-О | Приказ о предоставлении отпуска | 8 | |
| 4 | 17.02.2016 | 1-ПК | Приказ о прохождении повышения квалификации | 9 | |
| 5 | и т. д. |
Итого 4 документа
Количество листов внутренней описи 1
Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.
Никифоров
Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.
Когда составлять опись документов в личном деле работника образец
В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку. Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах.
Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело». На лицевую сторону папки подклеивают обложку. На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество.
Обложка личного дела сотрудника (образец)
Какие организации обязаны вести личные дела
Вести личные дела сотрудников обязательно в отношении военнослужащих, работников государственной и муниципальной службы. Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:
- анкета при поступлении на работу;
- конкурсная документация;
- копии военного билета, паспорта и трудовой книжки и пр.
В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом.
В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований. Для облегчения их систематизации и поиска составляют внутреннюю опись личного дела.
Внутренняя опись документов личного дела содержится в каждой папке. Составьте ее сразу, как только в личное дело будут подшиты первые документы, представленные сотрудником при трудоустройстве. Приклейте ее к внутренней стороне обложки или вшейте первым листом. Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы. По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись.
Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно. Законом такие требования не установлены. Используйте от журнала «Кадровое дело».
Какие документы нужно внести в опись личного дела сотрудника
В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника. Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице:
|
Представляемые работодателю при трудоустройстве |
Копии и оригиналы документов (ст. 65 ТК РФ и другие законодательные акты) |
|
Подтверждающие факт наличия трудовых отношений |
|
|
Сопровождающие трудовую деятельность работника |
|
Важно! Сведения, которые хранят в личном деле, даже после увольнения работника, являются конфиденциальными и подпадают под действие закона о персональных данных. Доступ к личному делу должны иметь только те работники кадровой службы, которые подписали обязательство о неразглашении персональных данных. Эксперт «Системы Кадров» подскажет, как формируется личное дело сотрудника, какие документы можно хранить в личном деле , а какие запрещается законодательством о персональных данных.
Опись в личное дело работника: образец
Законом не предусмотрена унифицированная форма внутренней описи. Организация вправе самостоятельно утвердить и использовать в учетной политике и кадровом делопроизводстве собственный бланк. Как образец используйте опись документов в личном деле работника, бланк которой представлен как приложение № 27 к Правилам работы архивов организаций (приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).Когда внутренняя опись личного дела образец заполнения будет разрабатываться организацией самостоятельно, информацию вносите в табличной форме. К числу обязательных сведений относятся:
- порядковый и регистрационный номер дела;
- индекс, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
- дата документа;
- наименование (заголовок);
- номера листов дела;
- примечание.
Внутренняя опись документов личного дела
Под таблицей разместите итоговую надпись об общем количестве единиц хранения, подшитых в дело, и под ней - заверительную. В нее внесите информацию:
- общее количество листов в деле;
- лицо, ответственное за ведение дела;
- дату обновления описи.
Заверительная надпись описи личного дела сотрудника (образец)
Последним в личное дело подшивают или приклеивают с внутренней стороны заднего листа обложки лист-заверитель. В него вносят сведения об общем количестве прошитых и пронумерованных листов, данные о физическом состоянии документов, подшитых в дело.
Внутренняя опись поможет вам сформировать и синхронизировать документы в личном деле. Кроме того, с ее помощью вы упорядочите документы сотрудника и быстрее найдете нужную информацию в личном деле. Мы подготовили для вас образец описи и пояснили, как исправить ошибки.
Как заполнять образец внутренней описи личного дела работника
Внутреннюю опись документов личного дела можно заполнять и от руки, и на компьютере. При заполнении придерживайтесь следующих рекомендаций:
- Своевременно вносите записи о пополнении досье, сразу фиксируйте факты изъятия каких-либо бумаг.
- По мере формирования дела опись пополняется новыми записями. Если весь перечень невозможно разместить на одном листе - оформите дополнительные листы. Нумеруйте их отдельно от сквозной нумерации хранящихся в деле документов.
- После увольнения работника по окончании года передайте дело в архив компании по описи. Последняя запись в описи при закрытии реестра будет с реквизитами приказа об увольнении. Строки таблицы, оставшиеся пустыми, перечеркните, чтобы в них нельзя было внести какие-либо дополнения.
- Избегайте ошибок и неточностей. Если нужно внести изменения, зачеркните ошибочно внесенную запись и внесите верные сведения в новой строке.
- Соблюдайте правила хранения личных дел. С периодичностью не реже, чем раз в 3-5 лет проводите ревизию личных дел, проверяйте правильность ведения и систематизации. Результаты проверки оформляются актом произвольной формы.
Составление и правильное оформление внутренней описи личного дела сотрудника позволяет исключить утерю документов кадрового учета и обеспечивает контроль над полнотой сведений о его трудовой деятельности.