Основные требования к бланкам предприятия. Способы расположения реквизитов (оформления) Варианты расположения реквизитов на бланке документа
Виды бланков.
Требования к бланкам документов.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланк включает только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.
Бланк придает информации официальный характер. Бланки документов предназначены для ускорения процесса создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращения трудозатрат при составлении документов, упрощения восприятия информации, повышения культуры управленческого труда, а также для быстрого установления организации – автора при работе с документами.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ изготавливается в нескольких экземплярах, то на бланке создается каждый экземпляр. Бланки изготавливаются с учетом размера полей.
Выделяют несколько способов изготовления бланков:
1. типографский;
2.с помощью средств оперативной полиграфии;
3. при помощи резинового штемпеля;
4. при помощи шаблона, введенного в память компьютера.
Гербовые бланки изготовляются только типографским способом.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
1. Общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме писем.
2. Бланк письма – используется только для писем.
3. Бланк конкретного вида документов, кроме письма – используется для изготовления документов только данного вида.
4. Бланк должностного лица – для руководителей, наделенных правом подписи.
5. Бланк структурного подразделения – для самостоятельных структурных подразделений в крупных организациях.
В формуляр общего бланка в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:
3. ограничительные линии для даты и номера документа;
4. место составления или издания документа;
5. свободное место для внесения наименования вида документа;
В формуляр бланк письма в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:
1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);
2. код организации;
3. ОГРН; эти реквизиты как правило указывают в справочных данных
4. ИНН\КПП;
6. справочные данные об организации;
7. ограничительные линии для даты и регистрационного номера;
9. при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов адресат, заголовок к тексту, текст документа.
В формуляр бланка конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:
1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);
3. наименование вида документа;
4. ограничительные линии для даты и номера документа;
5. место составления или издания документа;
6. при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов заголовок к тексту, гриф утверждения, текст документа.
Помимо вышеперечисленных видов бланков в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации - автора документа наименования структурного подразделения.
Также для руководителей, обладающих правом подписи, создаются бланки должностных лиц (касается организаций, крупных структурных подразделений). При этом наименование должности размещается ниже наименования организации - автора документа. На бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения - автора документа.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. (образцы смотрим в ГОСТ Р 6.30-2003)
При угловом варианте реквизиты бланка располагают в левом верхнем углу; при продольном – вдоль верхнего поля. Угловой вариант более экономичен. При любом варианте расположения реквизитов, реквизиты бланка, а также реквизиты адресат, гриф утверждения и наименование должности в реквизите подпись печатаются флаговым или центрированным способом:
Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Реквизит государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема) располагают над серединой реквизита наименование организации - автора документа. Реквизит эмблема организации допускается располагать на уровне реквизита наименование организации - автора документа.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты наименование организации - автора документа, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Приложение 2.2
Расположение реквизитов документов и границы зон на формате а4 продольного бланка по гост р 6.30-97
Примечания к прилож. 2.1 и 2.2: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; УЗ - гриф ограничения; 14 - адресат; /5 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; /8 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа.
Приложение 2.3
Расположение реквизитов и границ бланка с угловым расположением постоянных реквизитов
Тема 3.
ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИИ
1. Организация документооборота (общие положения)
2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов
3. Подготовка и регистрация отправляемых документов
4. Прохождение внутренних документов
5. Учет объема документооборота
6. Контроль за исполнением документов
1. Организация документооборота (общие положения)
1. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, - отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения - внутренняя документация.
3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
4. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 3.1.
Руководство организации
Руководство структурных
подразделений
Секретарь-референт
руководителя
Секретарь-референт структурного
подразделения
Исполнители
Канцелярия
Схема 3.1. Движение документов в учреждении
Поступающие документы,
Документы, отправляемые из организации,
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
Общий бланк;
Бланк письма;
Бланк конкретного вида документа.
4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа. Реквизит документа (автор, адрес, дата, заголовок и т.п.) – обязательный информационный элемент, присущий определенному виду письменного документа. Понятие формуляра соотносим с составом и расположением реквизитов документа, понятие структуры связываем с композицией самостоятельно значимых частей делового текста.
Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис. 2) их размещения.
Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение переменных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документов).
В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков включают:
общий бланк - реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;
бланк письма - реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для обозначения верхних границ зоны расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;
бланк конкретного вида документа (кроме письма) - реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над серединой реквизита 08.
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см. рисунок справа).
Флаговый вариант расположения реквизитов (рисунок слева) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа.
При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01-07, 09, 14), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дата документа» опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования. Пример такого оформления приведен слева.
Подобное оформление углового штампа экономит труд составителя документа и увеличивает размер рабочего поля формата.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09,14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков оговаривает постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6-24-го кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименования организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. 1
Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации ; 02 - герб субъекта Российской Федерации ; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) ; 04 - код организации ; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ; 07 - код формы документа ; 08 - наименование организации ; 09 - справочные данные об организации ; 10 - наименование вида документа ; 11 - дата документа ; 12 - регистрационный номер документа ; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа ; 14 - место составления или издания документа ; 15 - адресат ; 16 - гриф утверждения документа ; 17 - резолюция ; 18 - заголовок к тексту ; 19 - отметка о контроле ; 20 - текст документа ; 21 - отметка о наличии приложения ; 22 - подпись ; 23 - гриф согласования документа ; 24 - визы согласования документа ; 25 - оттиск печати ; 26 - отметка о заверении копии ; 27 - отметка об исполнителе ; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело ; 29 - отметка о поступлении документа в организацию ; 30 - идентификатор электронной копии документа .
Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен следующий состав реквизитов:
Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти; должность лица - автора документа; подпись должностного лица; вид документа; место составления (издания) документа; справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование либо аннотация документа; текст документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; отметка о наличии приложений; гриф согласования; гриф утверждения; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указания по исполнению документа; отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; отметка о конфиденциальности; отметка о поступлении документа.
При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.
К реквизитам, придающим юр.силу документу относятся:
Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Визы согласования документа
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Гриф утверждения документа
Лекция 5. Правила оформления документов.
Бланки служебных документов.
Бланк
как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается, появился в 30-х гг. XIX в. и нашел широкое применение. В настоящее время документы, отправляемые из организации, в большинстве случаев оформляются на бланках. Установлены следующие виды бланков документов:
– общий бланк;
– бланк письма;
– бланк конкретного вида документа.
Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности изготавливаются только типографским способом), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.
Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, наименование министерства или ведомства, наименование предприятия, организации, адресные данные. В бланке ограничительными отметками – черточками и уголками – отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.
^ Общий бланк , который используется для всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка писем. Вместо реквизита «Название вида документа» оставлено место для проставления названия вида документа. Вместо реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» – «Место составления или издания». Кроме того, на общем бланке не проставляется код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.
Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов (Рис.1,2). При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Вариант бланков с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое размещение наиболее рационально для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу. Продольное расположение реквизитов характерно когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, когда реквизиты оформляются на двух языках, в этом случае слева печатают реквизиты на языке субъекта РФ, справа – на русском на одном уровне.
Большинство служебных документов оформляется на листах формата А4 (210x297) и А5 (248x210) , допускается использование бланков формата А3 и А6. Бланки документов должны иметь поля: левое – 20 мм, верхнее – 20 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм. Бумага бланков должна быть белого цвета, в исключительных случаях допускаются кремовые или желтые оттенки.
Рис.1 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.
Рис. 2 Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка.
Правила оформления реквизитов документов.
Документ состоит из отдельных информационных элементов – реквизитов
(подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенном порядке, составляет формуляр
документа.
В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит – от лат. Requisitum, т. е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.
^ 1. Государственный герб Российской Федерации.
В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб изображается на бланках: Президента Р. Ф.; палат Федерального собрания; Правительства Р. Ф.; Верховного Суда Р. Ф. и т. д.
2. Герб субъекта Р. Ф.
Изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, городов, поселений, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении, регламентируется правовыми актами субъектов Федерации.
^ 3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
Эмблему предприятия – символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Она облегчает поиск документа, но заменять наименование учреждения эмблемой не допускается. Размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована, не воспроизводится при изображении на бланке герба.
^ 4. Код организации.
Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он является подтверждением правомочности организации и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращения количества ошибок, возникающих при передачи длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
^ 5. Основной государственный регистрационный номер предприятия (ОГРН) юридического лица.
6. Индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Представляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
^ 7. Код формы документа.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), проставляется, если разновидность документа включена в классификатор.
^ 8. Наименование организации.
Реквизит содержит полное название автора документа. Сверху указывается вышестоящее учреждение, под ним наименование организации, ниже структурного подразделения, должностного или физического лица. Все наименования в именительном падеже. Сокращенное название предприятия приводится ниже полного в скобках.
^ 9. Справочные данные об организации.
Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. Могут указываться банковские реквизиты.
^ 10. Наименование вида документа.
Позволяет судить о виде документа, определяет состав реквизитов, структуру текста. Проставляется на всех документах, кроме писем, и печатается прописными буквами под названием организации.
^ 11. Дата документа.
Обеспечивает юридическую силу документу, может указываться дата создания и/или подписания, утверждения события, отраженного в документе. На документе могут проставляться также даты согласования, резолюции, исполнения и др. Если документ издают 2 и более организации, то он должен иметь одну дату. При подготовке проекта документа печатают год и месяц, а число проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. Оформляется цифровым способом: 02.09.2009, словесно-цифровом: 02 сентября 2009 г.. Проставление нуля обязательно. Цифровым в обратном порядке: 2009.09.02 проставляется дата на международных документах.
^ 12. Регистрационный номер документа.
Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Регистрационный номер проставляется при регистрации документа на уровне даты. Как правило, место на бланках для даты и регистрационного номера обозначается следующим образом: _______№_____
Проставляется на документах ответах на запрос (ответных письмах, заключениях по поручениям и т.п.), дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформление: На № 02-1 3/36 от 04.03.2009, размещается под датой и номером документа.
^ 14. Место составления или издания документа.
Используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). Используются сокращения: с. Ивановка Орловского района Орловской области. Может не указываться если название территории входит в наименование организации: Орел ГАУ. Сокращение «г» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также городов, оканчивающихся на «град» и «бург».