Что проверяет трудовая инспекция в. Особенности и план проверок трудовой инспекции

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.

Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам. Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

• невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
• установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
• невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
• поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
• жалоба работника на нарушение трудовых прав;
• запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
• приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Плановая проверка трудовой инспекции

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

• прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
• вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
• работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

1. Проверка кадровых документов.
2. Проверка безопасности выполняемых работ.

Проверка кадровых документов

В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

Кадровые документы, которые будут проверять:

• учредительные документы;
• коллективный договор;
• все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
• штатное расписание;
• табели учета рабочего времени;
• табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
• табели расчета зарплаты;
• больничные листы;
• график отпусков;
• личные карточки;
• приказы о назначении на должность;
• трудовые книжки;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• положение об оплате труда и премировании;
• положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

Проверка локальной внутренней документации

К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

Проверка графика отпусков

Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас. Не забывайте, что должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону. В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

Проверка выплаты зарплаты

Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

• требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
• меры безопасности при проведении работ;
• обеспечении работников средствами защиты;
• организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Срок проведения проверки

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней. Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

Компании, в которой работает хотя бы один сотрудник, нужно быть готовой к проверке трудовой инспекции. При нахождении нарушений выписываются штрафы. Если нарушения неоднократные, компанию могут временно закрыть до их устранения. Для предупреждения трат и приостановки деятельности нужно готовиться к проверкам.

Плановые и внеплановые проверки: в чем разница?

Плановая проверка осуществляется на основании плана. Она носит регулярный характер и выполняется вне зависимости от того, имеются ли жалобы на компанию. Это комплексная процедура, в ходе которой проверяются все аспекты деятельности фирмы.

Проведение внеплановой проверки обычно имеет определенные основания: жалобы трудящихся, подозрение на противозаконные действия. Процедура выполняется вне зависимости от того, когда проводилось предыдущее плановое мероприятие.

Основания для плановой и внеплановой проверки

Основания для проведения проверки изложены в статье 360 ТК РФ. Внеплановое мероприятие осуществляется при следующих обстоятельствах:

• Истек срок исполнения предписания об устранении правонарушения, выданного ранее.
• В трудовую инспекцию поступили жалобы на работодателя от сотрудников.
• Есть сведения о том, что работодатель нарушает нормы ТК РФ.
• В трудовую инспекцию поступил запрос от трудящегося на предмет проверки условий труда в компании.
• Выдан соответствующий приказ руководителя инспекции, изданный на основании запросов прокурора, поручения Правительства.

Плановая проверка осуществляется раз в 3 года. Основание ее проведения – истечение 36 месяцев с даты:

• осуществления последнего планового мероприятия;
• регистрации ИП или ЮЛ;
• подачи ИП или ЮЛ уведомления о начале работы.

ВНИМАНИЕ! График плановых проверок заранее размещается на сайте генпрокуратуры.

Что будут проверять?

В ходе мероприятия инспекторы запрашивают документацию, связанную с трудовыми взаимоотношениями. В частности, обязательно проверяют следующие бумаги:

• Трудовые договоры.
• Документы о трудовом распорядке.
• Штатное расписание.
• Внутренние акты.
• и их содержимое.
• Приказы об увольнении, приеме на должность и переводе на другое место, а также подписи сотрудников на них.
• Учет трудовых книжек.
• Приказы о сверхурочной работе, письменные согласия сотрудников.
• Бумаги, связанные с трудоустройством инвалидов, лиц, не достигших 18-ти лет.
• Выполнение норм охраны труда.
• Положение о персональных данных трудящихся.
• Документы, связанные с трудоустройством иностранцев.

Это основной перечень документации, который будет проверяться в первую очередь. При внеплановой проверке инспектор обычно запрашивает те бумаги, которые связаны с причиной жалоб на компанию.

Как подготовиться к проверке?

В статье 357 ТК РФ указаны полномочия представителей трудовой инспекции:

• Право требовать от работодателей документы и сведения, нужные для исполнения надзорных функций инспектора.
• Право изымать материалы и сырье, находящиеся на предприятии, для осуществления их анализа.

Часто инспекторы направляют запрос с требованием выслать документы. Бумаги нужно предоставлять в виде копий, заверенных подписью или печатью. Инспекторы не имеют права:

• Запрашивать те сведения, которые не относятся к предмету проверки.
• Изымать оригиналы бумаг.

Перечень основной документации, которая обычно запрашивается, изложен выше. В некоторых случаях инспекторы требуют следующие бумаги:

• Листы по расчету с сотрудниками.
• Бухгалтерские ведомости.
• Устав ЮЛ.
• Положение о ЗП.

Точный перечень бумаг определяется предметом проверки.

Самые распространенные ошибки, выявляемые при проверке

Перед проверкой имеет смысл ознакомиться с распространенными нарушениями, которые допускают работодатели, и исправить их, если они имеют место в компании. Рассмотрим типичные ошибки:

• Нет всех документов, которые должны быть. К примеру, компания очень маленькая, а потому работодатель решил не заниматься с оформлением норм внутреннего распорядка. Однако данный документ необходим для организации любого размера. Часто в компании отсутствует правило выдачи расчетных документов.
• Отсутствуют трудовые книжки специалистов, которые работают в организации. Эти документы неправильно хранятся (они должны находиться в сейфе работодателя).
• Допущены неточности при оформлении трудового договора с сотрудником: отсутствует указание о размере зарплаты, нет подписи сотрудника.
• График отпусков был подписан позднее 2 недель от начала года.
• Ежегодный оплачиваемый отпуск поделен на несколько частей, но их совокупность не составляет положенных 2 недель.
• Зарплата меньше МРОТ.
• Зарплата, указанная не в рублях.
• Деньги выдают реже, чем раз в 15 дней, и отсутствует согласие сотрудника на это в письменной форме.
• Иностранцы приняты на работу по срочному договору до завершения их разрешения на труд (в этом случае предпочтительно оформление бессрочных договоров).

ВАЖНО! В рамках мероприятия проверяются не только документы. Также представители трудовой инспекции следят за своевременностью прохождения аттестаций, безопасностью трудящихся. Если того требует работа, нужно позаботиться о наличии защитных масок, перчаток и прочих защитных аксессуаров.

Как оформляются итоги проверки?

По итогам контрольного мероприятия оформляется акт в двух экземплярах. К нему могут прилагаться следующие документы:

• Протоколы анализа товара, изготавливаемого на предприятии.
• Итоги осуществленных экспертиз.
• Предписание, в котором изложено требование о ликвидации правонарушений.
• Объяснения трудящихся.
• Прочие документы, которые важны в рамках проведенной проверки.

Обычно в рамках планового мероприятия оформляется больше бумаг. Связанно это с тем, что его отличает комплексный характер: проверяются все аспекты деятельности компании.

Штрафы по итогам проведенной проверки

Что будет, если трудовая инспекция найдет правонарушения? Сначала выдается предписание. Если работодатель не устраняет нарушения в течение положенного времени, выписывается штраф или деятельность компании временно останавливается. Кто обязан его выплачивать? Все зависит от внутренних правил компании. Это может быть ИП, директор, главный бухгалтер.

Рассмотрим перечень распространенных штрафов 2017 года:

• Нарушение ТК РФ: 1 000-5 000 рублей для ЮЛ.
• Повторное правонарушение: 50 000-100 000 для ЮЛ, 5 000-10 000 рублей для ИП.
• Допуск к работе трудящегося без санитарной книжки: 10 000-20 000 рублей.
• Отсутствие трудового договора или его неверное заполнение: 50 000-100 000 рублей для ЮЛ и 5 000-10 000 рублей для ИП.
• Повторное уклонение от оформления ТД: 30 000-40 000 рублей для ИП и 100 000-200 000 рублей для ЮЛ. Для должностных лиц это грозит закрытием компании сроком до 3 лет.
• Нарушение норм охраны труда: 2 000-5 000 рублей для ИП и 50 000-80 000 рублей для ЮЛ.
• Повторное подобное правонарушение: 30 000-40 000 рублей или закрытие до 3 лет для ИП и 100 000-200 000 рублей или закрытие на срок до 3 месяцев для ЮЛ.

Чем больше ответственности лежит на руководителе или уполномоченном лице с точки зрения закона, тем больший штраф ему предъявляется.

А что на практике?

Штрафы за правонарушения немалые. Однако на практике выписываются они редко. Также редко проводится полноценная проверка трудовой инспекции. Но это не значит, что требования закона нужно игнорировать. Если инспектор найдет реальные правонарушения, наказания не избежать.

На первом этапе работодателю выдается только предписание. То есть ЮЛ или ИП предоставляется шанс на исправление. Настоящие проблемы появляются после повторного правонарушения. В этом случае придется выплачивать большой штраф. Компанию могут и вовсе закрыть.

Если к плановой проверке можно полноценно подготовиться, то внеплановое мероприятие проводится относительно внезапно. Поэтому желательно оформлять все документы правильно, заключать с каждым сотрудником трудовой договор, вводить все необходимые локальные акты. Особенно это касается организаций, которые проверяются чаще всего (к примеру, заведения общественного питания).

Система трудовых инспекторов создана государством для осуществления контроля над соблюдением трудового законодательства работодателями. Понять, что проверяет трудовая инспекция можно, ознакомившись с нормативно-правовой базой, основой которой служит конституция, Трудовой кодекс РФ, конвенция МОТ (международной организации труда) и ряд федеральных законов.

Законодательство регулирует:

• систему работы трудовых инспекторов;
• причины осуществления проверок;
• широту полномочий инспекторов;
• за нарушение законодательства;
• документацию, обязательную к предоставлению инспекции и т.д.

Исходя из правовых норм, перед государственной охраной труда ставится несколько целей.

К ним относится контроль:

• над исполнением работодателями трудового законодательства, включая условия труда, документооборот и т.д.;
• над обеспечением работников положенными государством выплатами, субсидиями и компенсациями, а также над выполнением обязательств по заработной плате;
• за ведением дел, касающихся несчастных случаев на рабочем месте;
• и урегулирование споров, касающихся трудовых отношений между работниками.

Кроме того, трудовая инспекция обеспечивает охрану безработных и льготных категорий граждан в части получения ими гос. поддержки и следит за выполнением обязанностей опекунскими органами.

Информационная функция также входит в область того, чем занимается трудовая инспекция, которая должна консультировать как руководителей, так и работником по вопросам, связанным с трудовым законодательством.

Система работы инспекции предполагает плановые и внеплановые проверки. Количество первых регулируется государством, и зависит от вида деятельности предприятия.

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке?

Визиты инспекторов проходят по заранее сформированному графику.

Плановые проверки делятся на несколько видов:

1. Комплексная проверка направлена на контроль исполнения фирмой трудового законодательства в полном объеме. Этот вид контроля может быть осуществлен совместно с другими государственными органами. Например, с Налоговой инспекцией или прокуратурой.
2. Документарная проверка позволяет инспекторам не выезжать на объект, а только потребовать от организации необходимые документы. Последняя обязана предоставить их в 10-дневный срок.
3. Контрольные визиты также можно отнести к плановым, так как они призваны проверить, устранены ли выявленные нарушения. Хотя такие посещения не вносятся в график, они осуществляются согласно установленному предписанием сроку.

Интересный факт: Благодаря мораторию, введенному 1.01.16 до 2019 года , часть участников малого бизнеса освобождена от плановых проверок.

Не ждать проверяющих могут предприятия, если:

• у них отсутствуют грубые нарушения;
• имеют менее 800 мл. рублей выручки в год;
• штат их сотрудников не превышает 100 человек;
• государство имеет в их уставном капитале меньше 25%;
• участие в бизнесе иностранных вложений не превышает 49 %;
• их деятельность не относится к сфере, исключенной из моратория федеральным законом №294 (социальное обслуживание, аудит, здравоохранение, образование, энергетика, энергоснабжение, бизнес, сопряженный с гос. тайной и т.д.).

Для таких предприятий закон запрещает не только очную плановую проверку, но и проверку документов.

Чем характерна внеплановая проверка трудовой инспекции, и на каких основаниях проводится?

Внеплановые визиты основываются по фактам нарушений. Основания для внеплановой проверки трудовой инспекции прописаны в постановлении правительства №875 (01.09.12).

Инспектора могут назначить проверку, в случаях, когда:

• зарплата работникам предприятия задерживается или выплачивается в объеме меньшем, чем установлено законом (см. );
• не соблюдаются нормы, предписанные для качества условий труда, что может создавать угрозу жизни или здоровья персонала;
• у инспекторов имеется приказ, составленный по поручению прокуратуры, Правительства или Президента РФ;
• в инспекцию поступила жалоба о нарушениях трудового законодательства на предприятии, или обоснованный запрос о необходимости проведения проверки;
• выявленные ранее нарушения не были устранены в установленный предписанием срок.

Чаще всего внеплановая проверка трудовой инспекции проводится по жалобе работника. Решение о её осуществлении принимается в течение месяца с момента поступления претензии. Если обращение сотрудника касается конкретного нарушения, то на предприятии проводится целевая проверка.

Интересный факт: Еслипроверка проходит по запросу сотрудника, инспектор может рассматривать только ту сферу работы предприятия, на которую была направлена жалоба. Несчастные случаи, произошедшие на работе, также воспринимаются как гарантированные предпосылки внеплановой проверки.

Запланированный визит контролирующих органов призван изучить, как в организации соблюдаются законодательные нормы, касающиеся охраны труда и трудовых отношений.

Необходимо наличие необходимой предприятию документации, а также её соответствие требованиям ТК РФ и Постановлениям Правительства, касающимся кадрового учета на предприятии. Условия работы должны быть безопасны, а персонал информирован о технике безопасности на предприятии.

Интересный факт: Внеплановая проверка может быть проведена после анализа требований к кандидатам на занятие вакантной должности на предприятии. Если инспекция посчитает, что в них содержится дискриминационная составляющая (например, ограничения по возрасту, полу и т.д.), может быть инициирован внеочередной визит проверяющих.

Порядок инспектирования

Независимо от того плановая проверка, или нет, она проходит по определенному алгоритму.

1. Уведомление.
2. Выезд специалистов и запрос документов.
3. Документирование результатов.
4. Предписание.
5. Обжалование.

Организация должна быть поставлена в известность о предстоящем визите инспектора. Если он проходит по графику, то письменное оповещение осуществляется за три дня. Для внеплановых проверок установлен срок оповещение в одни сутки.

Очная и документальная проверки могут быть как последовательными, так и поочередными. Чаще всего первоначально запрашивается пакет необходимых документов, и после их изучения производится выезд на объект.

По окончании работы проверяющий составляет акт в двух экземплярах.

Если организация не согласна с результатами, отображенными в акте, она имеет право их обжаловать.

По окончанию срока, установленного в предписании, инспектор выезжает на предприятие повторно. Если нарушения не устранены, то на организацию накладываются штрафные санкции.

Плановая проверка не может проводиться чаще одного раза в три года. Проверяющих стоит ждать тем предприятиям, которые отработали три года (фактически или юридически) или на которых с момента предыдущего визита инспекторов прошло три года. Число внеплановых проверок законом не ограничено.

На одну проверку законом отведено двадцать рабочих дней. Период может быть продлен, если в ходе работы потребовались экспертизы или дополнительные исследования. В таком случае инспекция может проводить работы на 20 дней дольше.

Предприятия, имеющие филиалы, могут быть подвергнуты проверке, длящейся до 80 дней, так как сроки устанавливаются для каждого подразделения.

Максимальные сроки проверки трудовой инспекции для малых и микро предприятий установлен в часах (50 и 15 соответственно).

Специалисты трудовой инспекции работают на основании должностной инструкции и не имеют права выходить за её рамки.

Что позволено инспектору?

Полный объем полномочий отражен в 875 Постановлении правительства.

К основным относятся:

1. Проведение инспектирования в любое время, если у проверяющего имеется приказ и удостоверение.
2. Возможность требовать необходимые для проверки документы, как у руководителей организаций, так и от государственных органов власти.
3. Осуществлять расследования, касающиеся несчастных случаев на рабочих местах.
4. Осуществлять забор проб, если это необходимо и о произведенной работе составлен соответствующий акт.
5. Выписывать предписания по результатам выявленных нарушений, в том числе запрет на работу отдельным лицам или запрет на использование небезопасного оборудования, которые обязательны для исполнения.
6. Требовать приостановки или полного прекращения деятельности организации путем обращения в судебную инстанцию.
7. Собирать материалы относительно лиц виновных в административных нарушениях, связанных с вопросами трудовых отношений или охраны труда и направлять в правоохранительные органы или суд.
8. Выступать на судебных разбирательствах в качестве эксперта.

Что запрещено инспектору?

Специалист трудового надзора не имеет права проводить проверку без оснований и вне сферы своих полномочий.

1. Проверять организацию без специального распоряжения и удостоверения.
2. Нарушать процедуру или сроки работ.
3. Изымать с предприятия оригиналы документации.

Если специалист превышает полномочия или нарушает процедуру проверки, представитель предприятия вправе обжаловать его действия. Тогда на инспектора будет наложено взыскание или штраф.

Основной перечень документов при проверке трудовой инспекции
В обязанность представителя проверяемой организации входит предоставление документов для трудовой инспекции.

При проверке могут быть исследованы:

1. Документы, отвечающие за оформление трудовых отношений
2. (договора с работниками, трудовые книжки, личные карточки, журналы учета кадровых документов и т.д.).
3. Соответствие системы локальных актов законодательству и друг другу
4. (учредительная документация, правила, приказы и распоряжения).
5. Система приема сотрудников на работу, оформление нетрудоспособности и увольнения
6. (больничные, отчеты о медосмотрах).
7. Способы формирования оплаты труда и периодичность выплат
8. (ведомости заработной платы, расчетные листки, положения о зарплате и иных выплатах).
9. Соблюдение режима работы и компенсационные выплаты
10. (график работы и отпусков, табели учета рабочего времени и т.д.).
11. Условия труда и их соответствие нормам безопасности для сотрудников
12. (документация, определяющая нормы труда, обучения, аттестаций и т.д.).

Если документ обязателен для ознакомления работников, то подпись каждого сотрудника должна подтверждать факт его информирования.

Основные ошибки при оформлении документации и управлении предприятием связаны с невыполнением требований ТК РФ и неверном оформлении деловых бумаг.

Ошибки в трудовых договорах

Наличие письменного договора с каждым работником обязательно. Экземпляр, хранящийся у работодателя, должен быть подписан сотрудником и в обязательном порядке содержать сведения о размере заработной платы.

График отпусков

Чаще всего нарушается порядок предоставления отпуска. По закону можно разделить отпуск на несколько частей, но одна из них должна быть не меньше 14 дней. Общее количество дней отдыха не может быть меньше 28 дней. Перед началом отпуска сотрудник должен быть информирован о его наступлении за две недели. Отпускные работнику должны выплачиваться за три дня до отпуска. Ошибаются и в сроках утверждения графика – 14 дней до начала года, на который планируются отпуска.

Заработная плата

Серьезным нарушением станет заработная плата ниже установленного минимума (МРОТ). Её размер должен быть отражен в рублях. Если выплаты производятся реже, чем раз в 15 дней, необходимо письменное согласие работника. Каждая выдача должна быть подтверждена расчетным листком.

Оформление трудовых книжек

Трудовая книжка должна быть оформлена на каждого из сотрудников. Хранятся эти документы только в сейфе. Все переводы с должности на должность следует фиксировать. Каждая запись должна быть подтверждена приказом за росписью сотрудника.

Особое внимание инспектора обращают на аттестации сотрудников, влияющие на безопасность работы на предприятии. Журналы техники безопасности должны быть подписаны. Лица, не прошедшие обучение, не могут быть допущены к работе.

Предписание, составленное по результатам проверки, может включать в себя штраф предприятию или его сотруднику, ответственному за возникшее нарушение.

Основные штрафы трудовой инспекции, наложенные в 2017 году

Серьезные нарушения могут грозить предприятию не только штрафом, но и запретом на ведение деятельности, по судебному решению.

Результаты проверки

Результатом проверки является акт. В нем указывается дата проведения мероприятия, основание и выявленные нарушения. Представитель организации обязан поставить на акте свою подпись. В случае несогласия этот факт указывается в акте.

После акта создается протокол или Предписание на устранение нарушений. В нем содержатся ссылки на закон, который нарушен, установлен срок для исправления. Когда нарушение устранено, инспектору следует отправить отчет.

Как узнать о плановой проверке?

Узнать о времени плановой проверки можно по графику, составленному Рострудом. Сделать это можно на его сайте rostrud.ru или сайте прокуратуры genproc.gov.ru

Поскольку о своем визите инспекторы предупреждают заранее, у предприятия есть время на подготовку к проверке трудовой инспекции.

Необходимо привести все деловые бумаги в соответствие требованиям ТК, устранить противоречия между документами, проверить наличие всех подписей сотрудников, которые требуются. Удостовериться, что на работники имеют трудовые договора, трудовые книжки, допуски к работе, прошли необходимые инструктажи и аттестации.

Особое внимание следует уделить условиям труда и привести их в соответствие законодательным нормам.

Деятельность компании должна отвечать требованиям законодательства. Трудовая инспекция осуществляет контроль соблюдения работодателями требований трудового законодательства. При проверке организации выполняется регламентированная последовательность действий. Что проверяет инспекция по труду, рассказываем в статье.

Проверка предполагает, что подпадает под нее любая норма трудового законодательства. У инспектора есть правомочие требовать ему предоставить такие акты:

Кроме того, проверить требуется положение относительно начисления заработка, личные данные каждого работника. Нужно документально доказать, что все работники прочитали указанные документы. Точный перечень актов, которые должны быть проверены, зависят от того, какое основание используется для производства проверки.

Нужно понимать, как руководство организации может подготовиться к проверочным мероприятиям. Чаще всего, происходят нарушения, связанные с применением к работодателю санкций в виде штрафов. Причиной становится отсутствие необходимой документации.

В каждой компании должны быть разработаны акты локального назначения. Это касается даже самой маленькой фирмы. К примеру, это правила внутреннего трудового распорядка или положение, где прописаны личные данные каждого сотрудника.

Кроме того, есть обязанность по выдаче расчетного листа, при этом исключением не выступает ситуация, когда расчет производится в безналичной форме. Указанные акты могут быть выданы не под подпись, но работник обладает правомочием знать о начислениях. Чтобы застраховать себя руководство фирмы, как правило, формирует журнал, где фиксируются произведенные расчеты.

Руководство организации несет обязанность относительно того, чтобы хранить трудовую документацию, в том числе, книжки. Работодатели часто допускают ошибки при формировании документации базового значения.

К примеру, когда в соглашении не фиксируется ставка, применяемая для оплаты труда, в документации не проставлена подпись сотрудника. Кроме того, график отпусков может быть подписан позднее пары недель до начала отдыха.

Также руководство организации должно позаботиться о том, чтобы все положения трудового законодательства были соблюдены. Важно проведение таких мероприятий, как аттестация, организация безопасности в месте работы. В зависимости от того, где трудится гражданин, иногда требуется соблюдать конкретные условия, использовать защитные маски, перчатки. Также к числу ошибок отнесены:

• деление времени отдыха на небольшие части, при этом ни одна из них не составляет более пары недель;
• начисляется заработок менее МРОТ;
• величина заработной платы закреплена не в рублях;
• денежные средства выдаются реже чем раз в пару недель.

Кроме того, может происходить принятие на работу иностранцев на основании срочного трудового соглашения до момента пока не завершится действие разрешения на работу. Для того, чтобы директор не был привлечен к ответственности, ему нужно оформить бессрочное трудовое соглашение.

Основания для проверки

Инспекция наделена полномочиями относительно проведения проверочных мероприятий. Это касается таких ситуаций:

• о том, что руководство компании нарушило положения трудового законодательства;
• когда написана жалоба о том, что нарушены права трудящихся, к примеру, имеет место , проведены неверные начисления зарплаты, не выплачиваются пособий или не оплачивается работа сверхурочного типа.

Также нарушения могут быть связаны с тем, что руководство фирмы отказывается составлять соглашение, неправильное оформление трудового договора, что выражено в нарушении правомочий работника. В данном акте фактические условия трудовой деятельности могут не соответствовать положениям ТК РФ.

Локальные внутренние документы

Данная разновидность документации представлена в форме коллективного соглашения, правил, действующих внутри конкретной фирмы. Также это положение, согласно которому производится оплата трудовой деятельности, выплаты премии, положения, связанные с тайнами коммерческого типа, защита данных персонального значения.

Указанная документация должна в полной мере отвечать требованиям законодательству, не должно прописываться положений, которые ухудшали бы положение сотрудника, если сравнивать с тем, что прописано в законе.

Перечисленные бумаги нужно сравнить с трудовыми соглашениями, зачастую в них прописаны разные трудовые режимы. В одно время с трудовым соглашением формируется расписание штатного типа и положение, согласно которому производится выплата зарплаты и премии.

Проверка графика отпусков

В этом случае работники трудовой инспекции должны убедиться в том, что в последнее время все лица, работающие в компании, выходили в отпуска. При этом, не нарушены графики назначения отпуска. Внимание нужно уделить тому, как производился начисление отпускных. Если гражданину не выплачена определенная сумма, нужно сделать это немедленно.

Руководство компании должно принимать во внимание то, что график выхода в отпуск, должен утверждаться не позднее чем за пару недель до завершения календарного года. Учитывать стоит и то, чтобы длительность времени отдыха не должна быть менее той, что прописана в законодательстве.

Если сотрудники инспекции выявили, что гражданин отдыхал не по графику, к руководству фирмы применяются соответствующие санкции.

Проверка выплаты зарплаты

Сотрудники трудовой инспекции проверяют моменты, связанные с начислением и выплатой оплаты труда. Законодательство говорит о том, что выплаты должны производиться не менее пары раз за месяц. В документации, которая применяется внутри компании, указывается информация относительно того, в какое время и где выдаются средства. Кроме того, важным моментом выступает то, чтобы величина заработка составляла не менее предельного значения по региону.

В ситуации, когда руководство компании выплачивает сотрудникам премии или делает надбавки, то требуется провести документальное оформление таких начислений. Гражданам, которые уволены из штата, должны быть выплачены конкретные суммы. Они определены законом.

Также проверке подлежат сведения, связанные с охраной трудовой деятельности. На руководство компании ложится обязанность относительно того, чтобы создать безопасные условия для исполнения лицом трудовых функций. Подтвердить данный факт можно при использовании инструкций или бумаг, указывающих на проведение соответствующих мероприятий. Указанная разновидность бумаг должна быть в компании, вне зависимости от того, сколько людей работает в ней и сколько людей трудоустроено.

Инспектора проверяют такие условия:

• требования, имеющие взаимосвязь с проведением обучения и инструктажа для сотрудников;
• меры безопасного исполнения трудовой функции;
• наличие у граждан средств, обеспечивающих безопасность.

Руководство периодически должно проводить . Это нужно для того, чтобы иметь возможность на законных основаниях начислять им льготы и выплаты компенсационного типа. Кроме того, все сотрудники должны в определенные сроки проходить обследования в организациях медицинского типа.

При производстве рассматриваемых мероприятий сотрудники уполномоченного органа могут не только проверять бумаги, а также проводить осмотры помещений компании и опрашивать работников.

Документы по охране труда

Инспекция труда при проведении проверочного мероприятия может истребовать документацию, связанную с охраной труда. В том числе:

Порядок проведения проверки

Предусматривается несколько этапов производства проверок:

1. Изначально фирма оповещается о том, что произойдет проверка. На трудовую инспекцию возложена обязанность относительно того, чтобы сообщать работодателю о том, что будет проведена проверка. При этом, сделать это нужно не позже чем за три дня до проверки. Это нужно сделать при помощи уведомления, которое передается под роспись.
2. Производится проверка актов посредством выезда сотрудников трудовой инспекции. Зачастую начало проверки связывается с запросом документации о проведении работ в компании. Сотрудники инспекции должны иметь при себе удостоверение, указывающее на наличие права проводить проверку.
3. У проверяющего есть правомочие относительно того, чтобы затребовать все документы, касающиеся проведения данного мероприятия. О внеплановой проверке компания уведомляется за сутки. В ходе проверки требуется соблюдать установленную длительность мероприятий. Она прописана ниже.
4. По результатам проведенных работ формируется пара экземпляров акта. Иногда документ формируется прямо на предприятии, однако, чаще всего, руководителя фирмы вызываются в трудовую инспекцию.

Когда члены комиссии выявили наличие нарушений, то в заключении прописывается:

• суть нарушения и время его совершения;
• описание действующего законодательства;
• период, предназначенный для устранения нарушения (если после повторной проверки останется нарушение, к директору применяется ответственность административного типа).

У фирмы есть правомочие относительно того, чтобы подать жалобу на результаты проверки.

Действия, которые могут быть совершены участниками комиссии, отражены в постановлении Правительства РФ под No 875. К примеру, проверочные мероприятия могут реализовываться в любое время суток. При этом обязательно нужно иметь при себе удостоверение. Кроме того, можно запрашивать бумаги, которые требуется для вынесения решения о деятельности фирмы.

Срок проведения проверки

В законодательстве описывается срок, в течение которого сотрудники инспекции проводят проверочные мероприятия. Он равняется 20 дням. Стоит учесть, что из указанного правила есть некоторые исключения. Отнесены они к компаниям с небольшой численностью штата. В этом случае период проведения проверки составляет 50 часов. Если речь идет о микропредприятии, то срок равен 15 часам.

Важно учесть, что производства внеплановой выездной проверки указанные исключения не касаются. Для ее производства, вне зависимости от компании, применяется общий срок, не превышающий 20 дней. Учитываются только рабочие дни.

Если у организации есть филиалы, то период производства проверки определяется для каждого подразделения отдельно. Однако, общая продолжительность проверки не может быть более 60 дней. При возникновении необходимости можно продлить указанный промежуток времени, но не более 20 дней. Для предприятий с небольшой численностью – не более 15 часов.

Период проведения внеплановой и документарной проверки не может продляться.

Штрафы

Когда сотрудники инспекции по труду выявляет нарушения, то в первую очередь руководству компании объявлено предписание. Данный акт предполагает, что в установленные сроки директору следует устранить нарушения, если этого не сделать, деятельность компании будет приостановлена. Кроме того, могут применяться штрафные санкции. Мера может применяться как к самой фирме, так и к руководству, ИП.

Если имеет место нарушение трудового законодательства, то предприниматель отвечает в пределах 1 – 5 тысяч рублей, для фирм ответственность повышается до 30 – 50 тысяч. Когда данное нарушение совершается второй раз, меры наказания становятся строже. Они равняются 10-20 тысячам рублей для должностного лица, для ИП – 5-10 тысяч. Фирме придется заплатить от 50 до 100 тысяч рублей.

Если произойдет допущение человека к работе при отсутствии такого права, к примеру, когда он не оформил медкнижку, то работодателю назначают штраф в пределах 10-20 тысяч рублей. Если гражданин отрицает это, то для него санкция равна 3-5 тысячам.

Если с сотрудником не заключено трудовое соглашение, ИП платит 10 000 – 20 000 рублей, для компании штраф составляет 50 – 100 тысяч. При нарушении правил, касающихся охраны труда, штраф для предпринимателя равняется от двух до пяти тысяч рублей, для фирмы – от 50 до 80 тысяч. При повторном таком нарушении суммы вырастут. Для ИП – 30-40 тысяч рублей, для компании от ста до двухсот тысяч рублей.

За что штрафует инспекция труда, рассказывает Ю. Жижерина:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Работодатели обязаны соблюдать нормы трудового права. Государство время от времени проверяет, как выполняется эта обязанность. На практике, если у компании какой-либо формы собственности есть в штате хотя бы один человек, туда придет трудинспекция: планово, а иногда и внепланово.

Что проверяют специалисты трудовой инспекции? Основная цель проверок — контроль соблюдения предпринимателями и должностными лицами трудового законодательства. Порядок проведения и нормативы этого контроля регламентированы на законодательном уровне. В частности, этому посвящены статьи из главы 57 Трудового Кодекса.

Законодательные акты, которые контролируют выполнение норм трудправа:

• ФЗ №294 от 26.12.2008 направлен на защиту юрлиц и ИП при проверках. Он регламентирует процедуру госнадзора, устанавливает сроки проведения, содержит другую важную для предпринимателей информацию.
• Правительственное постановление № 875 от 01.09.2012 утверждает Положение о госнадзоре в области трудового права.

Основания для контроля

Надзорные мероприятия делят на две основные категории: плановые и внеплановые . Первые носят превентивный характер и зависят только от установленного законом регламента. Вторые направлены на выявление конкретных нарушений и зависят от действия работодателя или обращений физических лиц.

Плановые визиты ГИТ

Основание для плановых проверок из ГИТ служит установленная законом необходимость госнадзора за исполнением трудового законодательства. Контроль осуществляется периодически, в зависимости от категории риска, которая присвоена предприятию. Такой подход обусловлен ФЗ №294 и пунктами 17-24 Положения о надзоре по труду.

Как часто и за какой период трудовая инспекция проверяет планово:

• 1 раз в 2 года — компании из категории высокого риска.
• 1 раз в 3 года — организации, которым присвоена значительная категория риска.
• 1 раз в 5 лет — компании со средним риском.
• 1 раз в 6 лет — предприятия из категории с умеренным риском.

Юридические лица, попавшие в сегмент с низким риском, плановым проверкам не подлежат.

Внеплановые проверки

Основания для внеплановых проверок описаны в статье 360 ТК РФ. В их числе:

• Обращение в ГИТ с жалобами на нарушение трудовых норм. Например, поводом может стать задержка зарплаты или если ее уровень ниже МРОТ, пренебрежение условиями охраны труда, неправильном оформлении трудовых отношений и др.
• Окончание срока, который был установлен предыдущей проверкой для исправления выявленных недочетов.
• Инициатива Правительства, Президента или прокуратуры. При этом начальник инспекции издает соответствующий приказ.

Что проверяет ГИТ: порядок проведения

Схематично регламент проведения надзорных мероприятий можно отразить так:

Оповещение . Предупреждение о плановой проверке должно поступить на предприятие не меньше чем за 3 суток до визита инспектора. За это время вы вправе запросить детали предстоящей проверки: какой орган направляет комиссию, регламент проверки трудовой инспекции, за какой период проверяют, в каком порядке и какие мероприятия предусмотрены. Если проверка внеплановая, то закон не обязывает ГИТ оповещать. Инспекцию могут начать в тот же момент, когда проверяющий пришел в компанию. Но на практике чаще оповещают за сутки.

Проверка документов . С 2018 года проверка происходит в формате опросника. Полномочия и права инспекторов не изменились, но регламент их действий стал более структурированным: результаты контроля заносятся в проверочные листы, сформированные по темам (например, в теме «Трудовой договор» трудовая инспекция проверяет при проверке наличие контрактов, правильность их составления, своевременность подписания).

Институт профессионального кадровика записал несколько роликов о работе с проверочными листами. Посмотрите вводную часть и другие видео .

О том, какие документы проверяет трудовая инспекция далее поговорим подробно.

Составление акта с итогами . Иногда его составляют на предприятии, но чаще всего за ним нужно идти в ГИТ.

Составление предписания . Этот пункт выполняется, если есть нарушения. Документ содержит описание нарушения, дажу его совершения, ссылку на законодательный акт, срок на устранение. По окончании срока будет еще одна проверка.

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Нет фиксированного списка документов, которые в обязательном порядке запрашивает инспекция. В перечень актов, которые вы обязаны предъявить по требованию инспектора, входят:

• Трудовые договоры.
• Личные дела и личные карточки.
• Трудовые книжки и реестры их учета.
• Табель учета рабочего времени.
• Рабочий распорядок и график отпусков.
• Расчетные листы и бухгалтерские ведомости.
• ПВТР и некоторые другие локальные акты.
• Реестры ознакомления с ЛНА, кадровыми и бухгалтерскими документами.

Что проверяет трудовая инспекция при внеплановой проверке

Внеплановые проверки носят тематический характер. То есть ГИТ получает сигнал о конкретном нарушении и проводит расследование по этой теме. Например, работник пожаловался, что работодатель не произвел расчет в последний рабочий день или не отдал трудовую книжку.

Если проверка тематическая, инспектор ограничен рамками запроса. То есть в приведенном выше примере он не имеет права проверять соблюдение норм охраны труда или запрашивать документы, связанные с другими сотрудниками.

Особый случай — что проверяет трудовая инспекция при жалобе работника, который пожелал, чтобы его имя осталось неизвестным работодателю. Такое право дает труженикам статья 358 ТК РФ. В этой ситуации инспектор, чтобы сохранить инкогнито заявителя перед компанией может запросить документы нескольких сотрудников.

Как проверить регистрацию жалобы в трудовую инспекцию? Работодатель это сделать не может: ему доступно только распоряжение, которое предъявляет инспектор. А вот заявитель может отслеживать статус своего обращения через личный кабинет на сайте онлайнинспецкия.рф.

Что проверяет трудовая инспекция: границы полномочий

Пределы полномочий инспекторов зависят от типа и предмета проверки. Как уже было сказано, универсального списка проверяемых документов нет, но есть 3 главных ограничения.

Чего не может делать инспектор: 3 ограничения

1. Проверять больше, чем предусмотрено опросниками.
2. Требовать документы или информацию, которая не относится к теме проверки.
3. Изымать оригиналы документов.

Если есть нарушения, админответственность может быть применена не только на руководителя, но и на ответственных исполнителей высшего звена. Например, на главного бухгалтера. А вот рядовых сотрудников привлекать к ответственности по результатам проверки из ГИТ нельзя.

Как подготовиться: инструкция

Изучив законодательную базу, регламент проведения проверок и что проверяет ГИТ по охране труда, вы будете лучше готовы как плановым, так и внеплановым проверкам. Для дополнительной помощи приведем также своеобразный ТОП-лист «проколов» по части кадрового дела.

ТОП-лист ошибок работодателей при проверке

1. Не со всеми работниками оформлены трудовые договоры (ТД). Если на договоре нет подписи работника, он тоже считается не заключенным.
2. В ТД не прописаны обязательные параметры. Например, условия труда или зарплатная ставка.
3. Нет обязательных ЛНА. Например, правил внутреннего трудового распорядка. Или они есть, но нет свидетельств, что сотрудники ознакомлены с ними до подписания ТД.
4. Слишком поздно составлен график отпусков (меньше чем за 14 дней до начала календарного года).
5. Неправильно разбит отпуск одного или нескольких работников: все части меньше 14 дней.
6. Зарплаты выплачивается реже, чем каждые 15 дней без письменного согласия работника. Посмотрите наше видео о подготовке к кадровым проверкам.

Проверки — это всегда дополнительная нагрузка на руководителя предприятия, бухгалтерию и кадровую службу. Визит инспекторов ГИТ — не исключение. Курс от Института профессионального кадровика поможет подготовиться, уменьшить стресс и нежелательные последствия. Посмотрите видео о подготовке к кадровым проверкам или